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文檔管理制度是企業(yè)運營中不可或缺的一環(huán)，它涵蓋了從文件的創(chuàng)建、審批、存儲、檢索到銷毀的全過程。這一制度不僅涉及紙質(zhì)文檔，也包括電子文檔，旨在確保信息的安全、完整和有效利用。
包括哪些方面
1. 文檔分類與編碼：建立統(tǒng)一的文檔分類標(biāo)準(zhǔn)，便于管理和檢索。
2. 制度流程：定義文檔的生命周期，包括創(chuàng)建、審批、發(fā)布、更新、歸檔和銷毀等環(huán)節(jié)。
3. 權(quán)限管理：明確不同角色對文檔的訪問、修改和審批權(quán)限。
4. 安全保護(hù)：設(shè)置安全措施，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問、篡改和丟失。
5. 存儲與備份：規(guī)定文檔的存儲方式和備份策略，保證數(shù)據(jù)安全。
6. 記錄與審計：記錄文檔操作日志，便于追蹤和審計。
7. 培訓(xùn)與執(zhí)行：定期培訓(xùn)員工，確保制度的執(zhí)行和理解。
重要性
1. 保障信息安全：有效的文檔管理能防止敏感信息泄露，維護(hù)企業(yè)利益。
2. 提高效率：清晰的流程和權(quán)限劃分使工作更加高效，減少因信息混亂導(dǎo)致的時間浪費。
3. 法規(guī)遵從：符合行業(yè)法規(guī)和內(nèi)部政策，避免法律風(fēng)險。
4. 知識傳承：文檔是企業(yè)知識的重要載體，良好的管理制度有助于知識的積累和傳承。
5. 決策支持：準(zhǔn)確、及時的文檔信息為管理層決策提供依據(jù)。
方案
1. 制定詳細(xì)規(guī)章制度：結(jié)合企業(yè)實際，制定全面、具體的文檔管理規(guī)章制度。
2. 引入技術(shù)手段：利用文檔管理系統(tǒng)，自動化處理文檔流程，提高管理效率。
3. 建立培訓(xùn)機(jī)制：定期組織文檔管理培訓(xùn)，提升員工意識和技能。
4. 持續(xù)優(yōu)化：根據(jù)使用反饋和業(yè)務(wù)變化，不斷調(diào)整和完善管理制度。
5. 設(shè)立監(jiān)督機(jī)制：設(shè)立專門的文檔管理部門，負(fù)責(zé)制度的執(zhí)行和監(jiān)督。
通過上述方案，企業(yè)能夠構(gòu)建起一套行之有效的文檔管理制度，從而提升信息管理的專業(yè)水平，促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展。
文檔管理制度重要性范文
第1篇 某某公司文檔資料統(tǒng)一管理的制度
某公司文檔資料統(tǒng)一管理的制度
一、檔案資料的管理規(guī)定
1.為保證所有文件、合同、各類檔案資料能全面地保存并管理,同時也方便各部門有效地使用所有資料,公司的文檔資料實行統(tǒng)一管理制度。
2.由運營中心負(fù)責(zé)公司所有文檔資料保存和管理工作。
3.各部門例會和重要會議均要有會議紀(jì)要并提交運營中心。
4.所有業(yè)務(wù)合同原件一式三份,一份交客戶,另兩份分別由業(yè)務(wù)部、財務(wù)部存檔,各業(yè)務(wù)部每月整理匯總合同清單。
5.圖書資料由各部門自己保管,但各部門需向運營中心提交清單,并在每次新增資料后及時向運營中心提交新增的資料清單。
二、文檔資料的主要范圍
1、公司所有重要文件包括決議、通知、通報、請示、報告、批復(fù)、公司信函、會議紀(jì)要、公告等;
2、公司的各種規(guī)劃、計劃、總結(jié)等資料;
3、各部門例會和重要會議的會議紀(jì)要;
4、員工個人檔案(員工信息表、個人簡厲、體檢表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷復(fù)印件及其它相關(guān)重要證件的復(fù)印件)以及員工獎罰記錄、考勤記錄、借用設(shè)備記錄、績效考核等資料;
5、員工提案、述職報告等文字材料。
三、文檔資料的調(diào)用原則及規(guī)定
1、調(diào)用文檔要嚴(yán)格按照分級調(diào)用相關(guān)文檔的原則。
2、調(diào)用本部門文檔,須經(jīng)本部門經(jīng)理申批。
3、調(diào)用外部門文檔,經(jīng)雙方經(jīng)理同意并填寫有關(guān)調(diào)用文檔表格方可調(diào)用。
4、未經(jīng)批準(zhǔn)任何人不得擅自越級或跨部門調(diào)用文檔,違者按情節(jié)輕重予以處罰。
第2篇 文檔管理制度范本
文 檔 管 理 制 度
文 檔 管 理 制 度
1、秘書科負(fù)責(zé)文書檔案的立卷歸檔工作,每個季度的第一個月完成上季度的立卷歸檔任務(wù)。
2、凡歸檔的文件資料必須完整齊全,遵循文件的形成規(guī)律,進(jìn)行科學(xué)的分類、編目、登記和必需的加工整理。
3、檔案的查(借)閱必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),使用檔案者必須愛護(hù)檔案,不得擅自抽拆、涂改、勾劃、污損檔案。
4、借出使用的檔案必須妥善保管,不得帶入公共場所。
5、不得向無關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容。
6、文檔必須排列整齊,編號準(zhǔn)確。并做好防霉、防蟲、防火、防盜等工作。確保檔案齊全。
第3篇 文檔管理員崗位職責(zé)
1.在辦公室主任領(lǐng)導(dǎo)下,負(fù)責(zé)檔案管理工作。認(rèn)真執(zhí)行檔案工作法律法規(guī),負(fù)責(zé)對各門類檔案形成中的業(yè)務(wù)指導(dǎo),監(jiān)督和檢查。
2.負(fù)責(zé)組織全站檔案的收集、鑒定、保管、利用和編制等工作。
3.負(fù)責(zé)收集各科室文書檔案材料,整理歸檔,并定期做好文件資料清理、立卷裝訂、鑒定及銷毀工作。
4.收集整理圖書資料,及時做好新書索引目錄,認(rèn)真做好借閱登記。
5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度和檔案
第4篇 文檔管理專員崗位職責(zé)內(nèi)容
1.負(fù)責(zé)對驗收文檔進(jìn)行檢查并根據(jù)其正確性與完整性對其分類。
2.負(fù)責(zé)公司文件(紙面文件與電子文件)、監(jiān)控維護(hù)文檔、各種合同的歸檔和查詢。
3.負(fù)責(zé)建立檔案借用登記、回收、保密等管理制度。
第5篇 公司文檔管理細(xì)則
1 產(chǎn)生目的
為保證公司文件的完整,便于查找利用,特制定本規(guī)則。
2 適用范圍
適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。
3 正文
3.1 文件資料的收集
3.1.1 收集范圍
凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、電報、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集,具體包括以下各項:
3.1.1.1 上級來文
(1) 上級機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料及上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件;
(2) 上級領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料。
3.1.1.2公司文件材料
(1) 會議文件,包括本公司重要會議形成的文件和領(lǐng)導(dǎo)的講話稿等;
(2) 公司發(fā)布(包括轉(zhuǎn)發(fā))的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿;
(3) 公司的請示與上級批復(fù)文件,下級單位的請示與公司的批復(fù)文件;
(4) 公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結(jié)、報告;
(5) 反映公司業(yè)務(wù)活動和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料;
(6) 公司檢查下級單位工作,調(diào)查研究形成的重要文件材料;
(7) 公司的統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析材料(包括計算機(jī)盤片等)、財務(wù)報表、憑證、帳簿、審計等文件材料;
(8) 公司黨、團(tuán)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料;
(9) 公司領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動中形成的重要信件、電報、電話記錄;從外單位帶回公司有關(guān)的未經(jīng)文書處理登記的文件材料;
(10)公司基本建設(shè)工程施工竣工、購置大中型設(shè)備的文件材料,公司直接管理的科研、建設(shè)項目的科技文件材料;
(11)公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件材料;
(12)公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽(yù)獎勵證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;
(13)公司制定的工作條例、章程、規(guī)則等文件材料;
(14)公司干部任免(包括備案)、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、黨員、團(tuán)員、干部、員工名冊、報表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、退職、退休等工作及干部獎懲等文件材料;
(15)公司員工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)組織介紹信及存根;
(16)公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊;
(17)公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本;
(18)公司簽訂的各種合同、協(xié)議等材料;
(19)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等;
(20)各種普查工作中形成的文件材料。
3.1.2 收集中應(yīng)注意的問題
3.1.2.1 公務(wù)電報要同其他文件材料一起收集立卷。
3.1.2.2 正文和附件要同時收集。
3.1.2.3 一般文件只存印本和完稿,其它底稿不必存檔,但特別重要的文件例外。
3.1.2.4 作者、時間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁殘缺的文件,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要補(bǔ)充完整后再立卷歸檔。
3.1.2.5 有領(lǐng)導(dǎo)重要批示意見的文件處理單,應(yīng)隨文件一起存檔。
3.1.2.6 有請示無批復(fù)的文件,應(yīng)當(dāng)查明原因,采取補(bǔ)救措施補(bǔ)齊,沒有書面文件的,應(yīng)注明情況,并加蓋公章。
3.1.2.7 用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫的文件底稿,應(yīng)退回文件撰稿單位復(fù)制。
3.1.2.8 經(jīng)多方查找,證明確實已丟失的文件,應(yīng)用公用信箋寫上文件名稱,注明丟失原因,加蓋公章,替代所丟文件歸檔。
3.2 立卷歸檔
3.2.1 公文立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映公司的主要情況,以便于保管和利用。
3.2.2 文件材料的分類
應(yīng)先按文件材料的重要性,在收藏時間上分為永久、長期、短期三種,然后依據(jù)事先編好的立卷類目,從文件材料的聯(lián)系中采取相應(yīng)的措施進(jìn)行分門別類。
3.2.3 立卷分工
3.2.3.1 各單位形成的文件,自行立卷;
3.2.3.2 下級單位報來的重要的、批辦了的文件,由承辦單位立卷;
3.2.3.3 上級單位頒發(fā)的專業(yè)性文件,由承辦單位立卷;非專業(yè)性文件,由辦公室立卷。
3.2.4 歸檔
3.2.4.1 各單位于 月底前將上年度文件材料立卷完畢,交檔案室統(tǒng)一存檔(人事檔案、財務(wù)檔案、科技檔案等有特殊要求的,由其職能部門負(fù)責(zé)管理)。
3.2.4.2 各種文件、資料,按一定的特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化,必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內(nèi)文件目錄。
3.2.4.3 不同價值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理,單獨立卷。
3.2.4.4 卷必須整齊,底圖一律按要求存放,以便保管、查閱。
3.3 檔案保管
3.3.1 檔案必須入框上架,科學(xué)排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。
3.3.2 膠片、照片、磁帶要專柜密封保管,膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。
3.3.3 底圖入庫要認(rèn)真檢查,平放或卷放。
3.3.4 庫藏檔案要定期核對,做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時修補(bǔ)或復(fù)制。
3.4 檔案借閱
3.4.1 借閱檔案必須當(dāng)面查點清楚,并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護(hù),不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還。
3.4.2 借出的檔案要注意保密,不得將檔案帶入宿舍或公共場所,不得讓無關(guān)人員翻閱。
3.4.3 借閱時間最長不得超過一個月,卻因工作需要到期不能歸還者,要說明情況,辦理續(xù)借手續(xù)。
3.4.4 歸還檔案時,由檔案管理人員當(dāng)面查點清楚,并在借閱登記簿上及時注銷。
3.4.5 凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料,必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。
3.4.6 底圖一般不予外借。
3.5 檔案銷毀
對于過期并失去保存價值的文件材料,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以定期銷毀。
3.6 檔案統(tǒng)計
3.6.1 銷毀秘密公文,應(yīng)進(jìn)行登記,有2人監(jiān)督,保證不丟失、不漏銷。
3.6.2 要及時對檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計。
3.6.3 除按上級主管部門的要求及時填報統(tǒng)計資料外,還應(yīng)做好檔案統(tǒng)計的基礎(chǔ)工作。
3.6.4 統(tǒng)計數(shù)字要準(zhǔn)確真實。
3.6.5 對永久、長期、短期保存的文件資料分別進(jìn)行統(tǒng)計,以便反映檔案的不同價值和庫存發(fā)展趨勢。
3.7 檔案保密
3.7.1 檔案工作人員要嚴(yán)守機(jī)密,檔案存放要單獨設(shè)鎖,無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。
3.7.2 不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問題。
3.7.3 檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場所。
第6篇 文檔檔案管理制度
一、文檔是單位的重要資料,加強(qiáng)文檔的管理,是保障和促進(jìn)各項生產(chǎn)經(jīng)營活動的有序開展,實現(xiàn)文檔管理的程序化、規(guī)范化,為使文檔管理達(dá)到高效、安全的目的,特制定本制度。
二、文檔管理應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)(專職文秘),文件管理員必須作好文卷歸檔,存放保管和遵守單位有關(guān)文件使用的管理規(guī)定。
三、文件管理員應(yīng)按以下程序工作
1、文件收集:堅持隨時對收集的文件進(jìn)行歸檔,保證文件資料的完整,對已辦理完畢的文件應(yīng)及時收回存檔;對會議文件要及時整理,單位對外發(fā)文件報送材料要留好底稿和正本。
2、文件保管
收集時應(yīng)按文件收發(fā)的單位、性質(zhì)分類,再根據(jù)時間先后排列存檔備查。
3、文件收發(fā)
文件收文應(yīng)填寫收文的表格,注明文件名稱、發(fā)文單位、發(fā)文時間、收文時間、收文人簽名。
文件發(fā)文應(yīng)填寫發(fā)文的表格,注明發(fā)文名稱、發(fā)文時間、發(fā)文人簽名、收文人簽名。
四、文件存放和銷毀
1、文件應(yīng)有一個安全的存放之外,最好配備專門的文件柜。
2、文件的存放和提取應(yīng)由專職人員負(fù)責(zé)。
3、專職人員應(yīng)做好防火、防潮、防蟲、防塵、防損等方面工作。
4、文件裝訂存檔(每年一次):將文件分類后按時間和來文單位順序排列,編上頁碼,做好文件目錄后裝訂,和收發(fā)文登記表格放在一起,以便查找。
5、文件銷毀:單位年終進(jìn)行文件銷毀工作,對無歸檔存放價值的文件、材料,上級指定需要銷毀的文件,其他無存檔價值的文書。對需要銷毀的文件應(yīng)統(tǒng)一填寫銷文登記表,由站長簽字同意后方可銷毀,銷毀文件時由分管站長在場監(jiān)銷。
五、文件借閱
1、本單位人員借閱文件,文件管理員應(yīng)制定表格,注意借閱人姓名,注明歸還時間,借閱人簽名。交待紀(jì)律,保證文件不丟失,不得轉(zhuǎn)借他人,愛護(hù)文件注意清潔,在規(guī)定時間內(nèi)歸還。
2、外單位人員借閱文件,須持有介紹信,經(jīng)站長同意后方可借閱。
3、文件管理員應(yīng)遵守文件保密規(guī)定,不能借閱的文件嚴(yán)禁借閱。
六、處理
對違反本制度的行為,按照車站《職工獎懲實施細(xì)則》處理。
第7篇 公司文檔資料管理規(guī)定
公司文檔資料的管理規(guī)定
1、公司的文檔是公司的軟性資產(chǎn),對文檔的管理,要做到處理及時,卷宗規(guī)范,確保安全;
2、公司各部門負(fù)責(zé)管理與該部門有關(guān)的文件,如:銷售部門負(fù)責(zé)營銷檔案、客房往來資料、設(shè)計師、裝飾公司檔案(含協(xié)議)、市場訊息檔案等;財務(wù)部負(fù)責(zé)各類財務(wù)單據(jù)、銷售合同及其他檔案(如執(zhí)行價格、發(fā)放薪資依據(jù)文件);渠道部負(fù)責(zé)分銷商的檔案、分銷政策性文件等;辦公室負(fù)責(zé)行政、人事、綜合類檔案;
3、公司文件由辦公室起草,發(fā)文程序為:擬稿、自審、報經(jīng)理或副總經(jīng)理審核簽發(fā)、打印、發(fā)文、催辦、立卷歸檔;
4、對內(nèi)發(fā)文應(yīng)有統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)與編號,要求文字精準(zhǔn)、條理清晰、層次分明、結(jié)構(gòu)緊密;
5、公司的收文程序為:收文、報送(分發(fā))、催辦、立卷、歸檔;
6、公司收文由辦公室負(fù)責(zé),依據(jù)事件大小、緊急程序進(jìn)行歸類,報送經(jīng)理閱示或發(fā)放各部門處理,重要文件轉(zhuǎn)辦公室存檔;
7、文檔按照機(jī)密程度,分為“秘密”、“機(jī)密”、“決密”三個檔次,撰稿人應(yīng)依據(jù)機(jī)密程度確定報送范圍,秘密文件的報(發(fā))送由專人進(jìn)行,確保發(fā)送未超出報送范圍;
8、機(jī)密文件應(yīng)確保其安全性,文檔管理人員及所有接觸文檔的人員對其負(fù)有保密的義務(wù),造成資料外泄的,公司將依據(jù)事件影響追究當(dāng)事人的責(zé)任;
9、禁止員工查閱、借閱與本職工作、自身權(quán)益無關(guān)的文檔,特殊情況經(jīng)公司經(jīng)理、副總經(jīng)理批準(zhǔn)后方得查閱,借閱文檔必須及時歸還;
10、辦公室、公司各部門應(yīng)將文檔分類立卷歸宗,方便調(diào)閱;
11、文檔的銷毀要列出銷毀清單,報請公司副總經(jīng)理、經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀;
12、移交檔案應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù),確保檔案資料的完整。
第8篇 工程項目監(jiān)理文檔管理規(guī)定
工程項目監(jiān)理文檔管理辦法
為了加強(qiáng)我監(jiān)理部科技檔案的科學(xué)管理。并使其納入標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化的軌道。根據(jù)部、廳科技檔案工作的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本工程項目的實際情況,特制定如下管理辦法:
1、在正副總監(jiān)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下,由綜合組負(fù)責(zé)監(jiān)理部文檔管理工作。
2、檔案管理人員應(yīng)不斷加強(qiáng)科技檔案工作專業(yè)知識的學(xué)習(xí)。認(rèn)真做好科技文件的形成積累、立卷歸檔和修改、補(bǔ)充工作。
3、及時對往來文件進(jìn)行登記。并建立收文閱辦制度。
4、嚴(yán)格執(zhí)行文檔借閱制度。未經(jīng)同意。不準(zhǔn)私自外借。努力做好文檔的保密工作。
5、在文件資料日常管理工作中。遵循文件資料類別(合同類、圖紙類、文件類、原始記錄及月報類)進(jìn)行分類、編號、保存。并建立文件清單。
6、年終時應(yīng)及時對本年度所有文件資料進(jìn)行清理、統(tǒng)計工作。
7、加強(qiáng)對各承包人文檔工作進(jìn)行督促、檢查和指導(dǎo)。
8、工程竣工時嚴(yán)格按照國家科技檔案案卷質(zhì)量要求分綜合類、工程質(zhì)量類、工程進(jìn)度類、工程費用類、合同管理類、監(jiān)理月報、照片和錄像七項對監(jiān)理文件資料進(jìn)行組卷上報。
9、未盡事宜,按業(yè)主有關(guān)技術(shù)檔案的編制、審查、歸檔辦法執(zhí)行。
第9篇 煤礦調(diào)度文檔管理制度范本
(一)為明確工作職責(zé),理順工作程序,規(guī)范調(diào)度文檔管理,根據(jù)《煤礦安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化基本要求及評分方法(試行)》調(diào)度和地面設(shè)施管理制度建設(shè)的要求,制定本制度。
(二)調(diào)度文檔管理分為圖表、臺賬、記錄簿、電子顯示屏和牌板等。
1. 圖表:
調(diào)度室各種圖表必須及時填繪和修訂,與實際情況相符合,圖表必須歸檔管理。
2. 臺賬:
(1)綜合臺賬應(yīng)當(dāng)記錄當(dāng)班生產(chǎn)計劃完成情況、安全生產(chǎn)情況,重點工程和重點
工作調(diào)度情況,安全生產(chǎn)中出現(xiàn)的問題和處理情況,領(lǐng)導(dǎo)值班、下井帶班及入井人數(shù)情況,領(lǐng)導(dǎo)交辦工作及落實情況等。
(2)綜合臺賬應(yīng)內(nèi)容完整,數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,賬面整潔,字跡工整。
(3)按日原煤產(chǎn)量、月及年累計完成量、綜合進(jìn)尺、開拓進(jìn)尺、日月年累計完成進(jìn)尺,分項或統(tǒng)一建立統(tǒng)計臺賬。
3. 記錄簿:
建立調(diào)度值班記錄、領(lǐng)導(dǎo)值班及下井帶班記錄(由帶班領(lǐng)導(dǎo)填寫)、調(diào)度員交接班記錄、安全生產(chǎn)例會記錄、生產(chǎn)安全事故(突發(fā)事件)分析統(tǒng)計記錄,存檔管理。
4. 電子顯示屏:
(1)電子顯示屏應(yīng)正常顯示調(diào)度統(tǒng)計報表、重點安全生產(chǎn)信息;
(2)主要設(shè)備和重點安全生產(chǎn)環(huán)節(jié)視頻監(jiān)控;
(3)煤礦安全監(jiān)測監(jiān)控系統(tǒng)、井下人員定位系統(tǒng)等終端顯示;
(4)顯示的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確,實時集中監(jiān)控。
(三)調(diào)度文檔內(nèi)容齊全,數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,賬面整潔,記錄規(guī)范,值班記錄無涂改。(四)檔案資料,應(yīng)有專人管理。
(五)調(diào)度文檔的保存期限:
1. 班、日調(diào)度記錄,月度及年度生產(chǎn)總結(jié),調(diào)度臺賬保存 1 年以上。
2. 調(diào)度日報、旬報、文字分析,上級通知、通報、傳真電文保存 1 年以上。
3. 死亡事故和重大非傷亡事故記錄,作為永久保存材料。
(六)各項生產(chǎn)數(shù)據(jù)和事故傷亡情況,未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得擅自對外公布。(七)立卷時應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的作者、標(biāo)題、日期等項目填寫清楚,裝
訂整齊、牢固,填寫備考表,注明保管期限。
(八)對超過保存期限的檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)鑒定,報礦分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷毀。
第10篇 管理處文檔管理員崗位職責(zé)與素質(zhì)要求
管理處文檔管理員崗位職責(zé)及素質(zhì)要求
a、崗位職責(zé)
_對管理處客戶主管負(fù)責(zé)并匯報工作;
_負(fù)責(zé)部門內(nèi)文秘及內(nèi)外信息的收集、傳遞工作;
_協(xié)助客戶主管進(jìn)行文件資料、辦公用品、檔案管理;
_負(fù)責(zé)檔案和資料的收集、整理、歸檔;
_負(fù)責(zé)對本崗位qhse管理體系的運行績效進(jìn)行測量及考評;
_負(fù)責(zé)做好自身承擔(dān)的qhse管理方面的工作,完成本部門的各項工作目標(biāo)。
b、素質(zhì)要求
_大學(xué)?？苹蛞陨蠈W(xué)歷;
_持物業(yè)管理員上崗證;
_具有較強(qiáng)的文字處理能力,2年以上工作經(jīng)驗;
_熟悉iso9001、iso14001、ohsas18001管理體系方面的基礎(chǔ)知識;
_熟練操作辦公自動化軟件;
_熟悉文檔管理工作。
第11篇 文檔資料管理制度范本
為了使拌和站資料管理實現(xiàn)正規(guī)化,并切實加強(qiáng)檔案資料的管理工作,特制定本制度。
一、文件收發(fā)
1、建立收文登記制度。對上級機(jī)關(guān)發(fā)來的文件和市直有關(guān)部門文件及其他兄弟單位來文都要進(jìn)行收文登記。
2、收文登記主要包括以下內(nèi)容:收文日期、來文機(jī)關(guān)、文件名稱、文件字號、發(fā)文日期及閱文簽字等。
3、文件管理人員要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示,將文件送交承辦人,承辦人要在收文登記簿上簽字登記以備查找;承辦人按文件要求完成后,要及時將文件交還保管人員保存。
4、拌和站對外發(fā)出的文件要建立發(fā)文登記,發(fā)文登記內(nèi)容包括:發(fā)文時間、發(fā)文機(jī)關(guān)、文件名稱、文件字號、發(fā)文范圍等。
5、對拌和站擬稿發(fā)出的文件、專題材料都要將文件原稿和一份正式文件存入檔案。
二、檔案資料管理
1、原始記錄是設(shè)備管理和維修工作的基礎(chǔ)之一,是了解設(shè)備狀況、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、建立帳卡表冊和進(jìn)行經(jīng)濟(jì)技術(shù)分析的依據(jù)。必須重視此項工作的填寫、收集、整理和保存。
2、機(jī)械設(shè)備的數(shù)據(jù)管理是一項基礎(chǔ)工作,它來源于原始資料。為了提高設(shè)備資產(chǎn)的運作效益,必須按時分類、收集匯總一些數(shù)據(jù)供分析研究,并及時采取積極措施,保證投入產(chǎn)出效益目標(biāo)的實現(xiàn)。數(shù)據(jù)管理包括列表登記、統(tǒng)計分析、上報考核等方面,應(yīng)做到定期歸類整理。數(shù)據(jù)要完整準(zhǔn)確,報表要及時齊全。
3、機(jī)械管理基本數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備以下內(nèi)容:1、管理號碼;2、設(shè)備名稱;3、型號規(guī)格;4、技術(shù)狀況;5、保管單位;6、本季運轉(zhuǎn)小時;7、原值;8、凈值;9、組資日期;10、生產(chǎn)廠家;11、本機(jī)編號;12、出廠日期;13、外型尺寸;14、整機(jī)重量;15、動力機(jī)名稱;16、動力機(jī)型號;17、動力機(jī)規(guī)格;18、動力機(jī)生產(chǎn)廠;19、動力機(jī)出廠日期;20、動力機(jī)編號;21、工點。上述數(shù)據(jù)4、6、8、21項為動態(tài)數(shù)據(jù),其它為靜態(tài)數(shù)據(jù)。
4、及時上報的報表:《設(shè)備臺帳》(包括自有配屬的設(shè)備和內(nèi)租、外租的設(shè)備以及協(xié)作隊伍的設(shè)備,分別建帳管理)、《機(jī)械增減情況表》、《機(jī)械事故統(tǒng)計表》、《機(jī)械保養(yǎng)、修理計劃報表》、《機(jī)械保養(yǎng)、修理完成情況報表》。
5、建立檔案目錄,主要分設(shè)備文件材料、設(shè)備檔案、設(shè)備技術(shù)資料三個方面,以便查找、使檔案資料更好地為工作服務(wù)。
6、建立和認(rèn)真執(zhí)行文件借閱制度和文件保密制度,確保文件安全。
第12篇 文檔檔案管理制度范本
一、文檔是單位的重要資料,加強(qiáng)文檔的管理,是保障和促進(jìn)各項生產(chǎn)經(jīng)營活動的有序開展,實現(xiàn)文檔管理的程序化、規(guī)范化,為使文檔管理達(dá)到高效、安全的目的,特制定本制度。
二、文檔管理應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)(專職文秘),文件管理員必須作好文卷歸檔,存放保管和遵守單位有關(guān)文件使用的管理規(guī)定。
三、文件管理員應(yīng)按以下程序工作
1、文件收集:堅持隨時對收集的文件進(jìn)行歸檔,保證文件資料的完整,對已辦理完畢的文件應(yīng)及時收回存檔;對會議文件要及時整理,單位對外發(fā)文件報送材料要留好底稿和正本。
2、文件保管
收集時應(yīng)按文件收發(fā)的單位、性質(zhì)分類,再根據(jù)時間先后排列存檔備查。
3、文件收發(fā)
文件收文應(yīng)填寫收文的表格,注明文件名稱、發(fā)文單位、發(fā)文時間、收文時間、收文人簽名。
文件發(fā)文應(yīng)填寫發(fā)文的表格,注明發(fā)文名稱、發(fā)文時間、發(fā)文人簽名、收文人簽名。
四、文件存放和銷毀
1、文件應(yīng)有一個安全的存放之外,最好配備專門的文件柜。
2、文件的存放和提取應(yīng)由專職人員負(fù)責(zé)。
3、專職人員應(yīng)做好防火、防潮、防蟲、防塵、防損等方面工作。
4、文件裝訂存檔(每年一次):將文件分類后按時間和來文單位順序排列,編上頁碼,做好文件目錄后裝訂,和收發(fā)文登記表格放在一起,以便查找。
5、文件銷毀:單位年終進(jìn)行文件銷毀工作,對無歸檔存放價值的文件、材料,上級指定需要銷毀的文件,其他無存檔價值的文書。對需要銷毀的文件應(yīng)統(tǒng)一填寫銷文登記表,由站長簽字同意后方可銷毀,銷毀文件時由分管站長在場監(jiān)銷。
五、文件借閱
1、本單位人員借閱文件,文件管理員應(yīng)制定表格,注意借閱人姓名,注明歸還時間,借閱人簽名。交待紀(jì)律,保證文件不丟失,不得轉(zhuǎn)借他人,愛護(hù)文件注意清潔,在規(guī)定時間內(nèi)歸還。
2、外單位人員借閱文件,須持有介紹信,經(jīng)站長同意后方可借閱。
3、文件管理員應(yīng)遵守文件保密規(guī)定,不能借閱的文件嚴(yán)禁借閱。
六、處理
對違反本制度的行為,按照車站《職工獎懲實施細(xì)則》處理。
第13篇 知名房地產(chǎn)公司客戶文檔管理規(guī)范辦法
知名房地產(chǎn)公司客戶文檔管理規(guī)范
日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人
1.目的
加強(qiáng)客戶文檔管理,對所有涉及具體客戶的文檔資料管理實施有效的指導(dǎo)和監(jiān)督。
2.適用范圍
深圳區(qū)域各公司開發(fā)樓盤項目的具體客戶實物資料的管理,包括住宅及商鋪的資料,載體包括紙質(zhì)、電子、照片、錄音、錄像等。
3.術(shù)語和定義
3.1.銷售資料:指房產(chǎn)銷售過程中與具體客戶發(fā)生的所有相關(guān)資料的總稱。包括排號協(xié)議、認(rèn)購書、銷售變更審批資料、房屋歷史銷售記錄等。
3.2.簽約資料:指客戶購買房產(chǎn)與我公司簽訂房地產(chǎn)買賣合同及補(bǔ)充協(xié)議、與銀行簽訂按揭合同及補(bǔ)充協(xié)議等過程中產(chǎn)生的相關(guān)資料及附件的總稱。
3.3.辦證資料:指客戶委托我公司辦理房地產(chǎn)證、藍(lán)印戶口提交資料以及我公司辦理此項業(yè)務(wù)過程中發(fā)生的簽收、送達(dá)、郵寄等證明及備案資料。
3.4.入伙資料:指房產(chǎn)入伙辦理流程中形成的所有記錄的總稱。
3.5.維修資料:指房產(chǎn)在保修期內(nèi)進(jìn)行維修的所有記錄。
3.6.賠付資料:指反映客戶提出索賠及退/換房要求及公司處理情況的相關(guān)資料,其中包括客戶的書面申請、面談記錄;公司領(lǐng)導(dǎo)審批意見、處理意見知會或協(xié)議書以及賠付手續(xù)完善情況(如客戶身份證和收條復(fù)印件等)。
3.7.訴訟資料:指公司在與客戶進(jìn)行訴訟活動過程中產(chǎn)生的法律文書的總稱。
3.8.商鋪租賃資料:指客戶向我公司租賃商鋪過程中產(chǎn)生的所有資料的總稱。
3.9.其他資料:不能歸入以上各類的、與具體客戶相關(guān)的資料。
4.職責(zé)
4.1.各公司總經(jīng)理辦公室是客戶文檔的主管部門。
4.1.1.負(fù)責(zé)定期整理各部門移交公司的客戶文檔。
4.1.2.負(fù)責(zé)公司保存的客戶文檔的借閱管理。
4.1.3.負(fù)責(zé)檢查各責(zé)任部門日?？蛻粑臋n管理情況。
4.2銷售經(jīng)營部
4.2.1負(fù)責(zé)與客戶相關(guān)的銷售資料的日常管理
4.2.2負(fù)責(zé)客戶簽約資料及辦證資料的日常管理
4.2.3負(fù)責(zé)入伙資料的收集及管理
4.2.4按期向總經(jīng)理辦公室移交以上資料。
4.3客戶服務(wù)中心(未設(shè)此部門的公司由相應(yīng)職能部門代為履行此職責(zé))
4.3.1負(fù)責(zé)維修資料及賠付資料的日常管理和按時移交。
4.3.2負(fù)責(zé)監(jiān)督物業(yè)公司移交重要的客戶資料。
4.4法律室(未設(shè)此部門的公司由相應(yīng)職能部門代為履行此職責(zé))
4.4.1負(fù)責(zé)訴訟資料的收集及按時移交。
4.5財務(wù)管理部
4.5.1負(fù)責(zé)與具體客戶有關(guān)的購房、退房相關(guān)的財務(wù)憑證資料的管理。
4.6公司各部門
有義務(wù)收集并移交相關(guān)工作文檔。
5.工作程序
5.1.客戶資料的管理原則及基本要求:
5.1.1.衡量客戶文檔資料準(zhǔn)確完備的原則
a)準(zhǔn)確。是指產(chǎn)權(quán)來源清楚,證件手續(xù)齊備,符合法律政策、記錄與實際相符。
b)完整。包含兩方面內(nèi)容,一是各種表冊資料無缺項;二是各種證件、證明材料無遺漏。
c)及時?？蛻糍Y料隨產(chǎn)權(quán)的轉(zhuǎn)移變更,房屋、產(chǎn)權(quán)情況經(jīng)常進(jìn)行更新,隨時反映發(fā)生了的產(chǎn)權(quán)情況,使之符合現(xiàn)狀。
5.1.2.客戶資料按房產(chǎn)建檔,一戶一檔。
5.1.3.如同一客戶購置多套房產(chǎn),需要在各檔間建立參照,明確關(guān)系。
5.1.4.客戶資料按集中管理原則,各責(zé)任部門定期移交總經(jīng)理辦公室。
5.1.5.客戶資料的密級統(tǒng)一定為公司c級文檔,特殊資料有必要提高密級的,由經(jīng)辦部門與總經(jīng)理辦公室共同確定。
5.1.6.負(fù)有日常管理責(zé)任的部門必須安排專人負(fù)責(zé)客戶資料日常管理和移交,所有資料必須以部門為單位管理,不得留存在個人手中。
5.2.銷售資料的管理及移交
5.2.1.各項目銷售組負(fù)責(zé)銷售過程中客戶資料的收集及管理,包括排號協(xié)議、認(rèn)購書、客戶提交的個人資料,以及換房、折扣、延遲付款等銷售過程中發(fā)生的審批資料。
5.2.2.當(dāng)客戶簽訂認(rèn)購書后,項目銷售組必須于五個工作日內(nèi)將資料整理并移交銷售經(jīng)營部客戶事務(wù)組。
5.2.3.必要時,銷售現(xiàn)場留存復(fù)印件以備查考。
5.3.簽約、辦證及入伙資料的管理及移交:
5.3.1.銷售經(jīng)營部客戶事務(wù)組負(fù)責(zé)入伙前客戶資料的管理,包括:銷售現(xiàn)場移交的銷售資料、房地產(chǎn)買賣合同簽署資料、按揭合同資料、入伙通知送達(dá)資料、本套房屋歷史銷售記錄、入伙時簽訂的各類補(bǔ)充協(xié)議等客戶資料,一戶一檔。
5.3.2.客戶事務(wù)組于項目入伙集中入伙工作完畢一個月后統(tǒng)一整理移交總經(jīng)理辦公室。
5.3.3.集中入伙期后,每季度統(tǒng)一將所有程序均已完備的資料移交總經(jīng)理辦公室。
5.4.維修資料、賠付資料及客服工作中相關(guān)資料的管理及移交:
5.4.1.客戶服務(wù)中心負(fù)責(zé)客戶房產(chǎn)維修及賠付工作,在日常客戶服務(wù)工作過程中形成的、與具體客戶相關(guān)的資料一并歸檔。
5.4.2.客服中心每半年定期將客戶資料移交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理。
5.4.3.必要時客戶服務(wù)中心留存復(fù)印件以備查考。
5.5.訴訟資料的管理及移交:
5.5.1.與具體客戶相關(guān)的訴訟資料由法律室負(fù)責(zé)收集管理,在結(jié)案后統(tǒng)一移交總經(jīng)理辦公室管理。
5.5.2.訴訟資料單獨分類建檔,結(jié)案證明資料(判決書、仲裁書、調(diào)解書等)需復(fù)印歸入客戶檔案,并在客戶文檔中建立指引,明確檔案間的關(guān)系。
5.6.商鋪資料的管理及移交:
5.6.1.商鋪租賃資料:
a)包括:租賃預(yù)訂協(xié)議、正式租賃合同、租賃人身份或公司營業(yè)證明、營業(yè)計劃等資料,出租事務(wù)辦理完畢,資料統(tǒng)一移交總經(jīng)理辦公室管理,后期新形成的資料由銷售經(jīng)營部商業(yè)組負(fù)責(zé)定期移交。
b)商鋪資料建檔編號按5.10.1執(zhí)行,統(tǒng)一排列在各項目住宅資料后。
c)出租的商鋪一旦出售,出租期的所有資料一律作為客戶資料的一個屬類裝訂成冊,歸入客戶檔案,出租資料目錄中備注相關(guān)檔案編號。
5.6.2.商鋪出租報表、臺帳等綜合性資料單獨分類編號,由銷售經(jīng)營部商
業(yè)組負(fù)責(zé)管理,財務(wù)管理部監(jiān)督。
5.7.其他資料的管理要求:
5.7.1.在工作中形成的所有與客戶相關(guān)的資料,各部門及各位職員有義務(wù)主動移交總經(jīng)理辦公室,以保證客戶資料真實和完整。
5.7.2.存于公司財務(wù)管理部的與客戶購房、退房相關(guān)的財務(wù)憑證資料按會計檔案的統(tǒng)一管理辦法執(zhí)行。
5.8.非針對具體業(yè)主的資料的管理
此類資料分為兩類:
5.8.1.常規(guī)資料,如入伙通知書、工程質(zhì)量保修書、住宅使用說明書、對全體業(yè)主的公告、認(rèn)購書范本、房地產(chǎn)買賣合同及補(bǔ)充協(xié)議范本等作為項目文檔的一大類,按項目分類保存。
5.8.2.重大投訴及事件的處理過程資料按專題建檔,一事一檔,主要責(zé)任部門負(fù)責(zé)資料的收集及管理,事件結(jié)束后整理移交總經(jīng)理辦公室。
5.9.各責(zé)任部門日常客戶文檔的管理要求:
各責(zé)任部門未到移交時間的客戶資料必須安排專人、檔案專用裝具妥善保管,可按資料類型分別存檔,并建立目錄,按公司秘密信息管理規(guī)范的要求嚴(yán)格控制傳播范圍。
5.10.公司客戶檔案的整理要求:
客戶資料移交公司后,統(tǒng)一按以下要求整理立卷:
5.10.1.客戶文檔的編號規(guī)則:
具體房號:按項目實際命名房號表示,包括苑名、棟號、單元號、房間號等,可以用漢字、字母或數(shù)字綜合表示,具體形式不作規(guī)定,但各公司自行編號的形式必須一致。
5.10.2.客戶文檔的屬類及整理要求:
為規(guī)范客戶的整理要求,文檔實體分為六組整理:
a)銷售、簽約、辦證及入伙資料(必備):裝訂成冊,并按固定目錄格式建立檔案目錄。
b)維修/賠付資料:按戶整理為活頁形式,按次數(shù)編寫順序號,建立目錄。
c)其他資料:包括訴訟結(jié)案資料等其他經(jīng)營管理中與具體客戶發(fā)生的資料?；铐撔问秸?編寫順序號,并建立目錄。其中訴訟結(jié)案資料后要標(biāo)注具體案件卷宗的編號,以建立參照。
d)出租期資料:如是租賃商鋪轉(zhuǎn)為出售,出租期資料單獨為一組,裝訂成冊。
e)銷售歷史資料:指此房產(chǎn)在出售給最終客戶前發(fā)生的所有銷售情況的記錄,包括認(rèn)購書、房產(chǎn)沒收審批、撻定等資料,按發(fā)生時間順序整理并裝訂成冊。
5.10.3.總經(jīng)理辦公室根據(jù)客戶資料移交情況,安排檔案集中整理,并負(fù)責(zé)移交后的資料管理工作。
5.10.4.公司客戶檔案統(tǒng)一編制案卷目錄,并注明保存地點。
5.10.5.所有資料封面均要標(biāo)注密級標(biāo)識及保管理期限:
深圳市__房地產(chǎn)有限公司 級文件 保存
內(nèi)部資料,嚴(yán)禁外傳建檔日期:
5.11.客戶資料的借閱管理:
5.11.1.建立查閱、借閱登記制度,公司內(nèi)部調(diào)檔查閱,必須由統(tǒng)一進(jìn)行登記,未經(jīng)許可,一律不得帶出檔案室。
5.11.2.外單位人員查閱客戶文檔,必須出具公、檢、法工作人員證件及協(xié)助調(diào)查通知書,并經(jīng)法律室批準(zhǔn)后方能查閱,并要做好登記工作。
5.11.3.確保檔案資料安全,未經(jīng)許可,無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案庫房。
5.12.客戶資料的管理期限及銷毀制度
5.12.1.客戶資料屬于公司永久保存的檔案,一般不予銷毀。
6.支持性文件
第14篇 某區(qū)財政局文檔管理辦法
一、為了規(guī)范財經(jīng)檔案管理行為,實現(xiàn)文檔管理的規(guī)范性、完整性和科學(xué)性,更好地為財政工作服務(wù)。
依據(jù)國家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》和《區(qū)管委會文書處理部門整理歸檔制度》,結(jié)合我局實情,特制訂本制度。
二、本制度所稱文檔是指區(qū)財政局在業(yè)務(wù)管理工作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表和聲像、電子材料等。
第15篇 機(jī)要文檔管理員職責(zé)范例
機(jī)要文檔管理員職責(zé)
職責(zé)范圍:
1、協(xié)助經(jīng)理日常工作
2、監(jiān)督各處計劃完成狀況
3、建立、歸檔資料
工作內(nèi)容:
1、建立住戶檔案,做好住戶的驗房、入住、車輛、寵物及常住人員的檔案。
2、建立部門的人員檔案,辦公用品、勞保用品的管理。
3、客戶、公司內(nèi)部上、下行文件的草擬、發(fā)放、收檔、復(fù)印、打印工作。
4、部門各處的崗位責(zé)任,工作程序、標(biāo)準(zhǔn)、控制表格的歸檔和整理。
5、特別管理維修處的設(shè)備檔案和臺帳。
6、建立公司的鑰匙柜,嚴(yán)格執(zhí)行鑰匙的發(fā)放、回歸程序。
7、協(xié)助部門主管檢查本部的工作計劃落實情況。
8、整理本部門每月、每年的收入和支出狀況。
9、協(xié)助總務(wù)建立固定資產(chǎn),辦公用品及易耗物品帳目,對以上物品的進(jìn)、耗、轉(zhuǎn)、存、報廢進(jìn)行憑證處理和電腦化制度比較。
10、每月匯總盤點和制表提供數(shù)據(jù)給部門經(jīng)理。
11、保護(hù)客人隱私
