物業(yè)文件管理制度15篇

物業(yè)文件管理制度是物業(yè)管理中不可或缺的一環(huán)，旨在確保各類文件的安全、完整和有效利用。它涵蓋了文件的收集、分類、存儲(chǔ)、檢索、更新、銷毀等多個(gè)環(huán)節(jié)，旨在提升物業(yè)管理效率，保障業(yè)主權(quán)益，并符合法律法規(guī)要求。

包括哪些方面

1. 文件分類與編碼：制定統(tǒng)一的文件分類標(biāo)準(zhǔn)，如財(cái)務(wù)文件、工程文件、客戶服務(wù)文件等，并進(jìn)行編號(hào)，便于管理和查找。

2. 文件收集與歸檔：明確文件的來(lái)源，規(guī)定文件的接收、登記、審核流程，確保文件的真實(shí)性和完整性。

3. 文件存儲(chǔ)與保護(hù)：規(guī)定物理存儲(chǔ)的環(huán)境條件，如溫度、濕度控制，以及電子文件的備份策略，防止數(shù)據(jù)丟失。

4. 文件檢索系統(tǒng)：建立快速有效的檢索系統(tǒng)，使員工能迅速找到所需文件。

5. 文件使用與借閱：設(shè)定文件使用權(quán)限，規(guī)范借閱流程，防止信息泄露。

6. 文件更新與廢棄：明確文件修訂的程序和周期，對(duì)過(guò)期或無(wú)用文件進(jìn)行安全銷毀。

7. 法規(guī)遵從性：確保文件管理符合相關(guān)法規(guī)，如檔案法、信息安全法等。

8. 培訓(xùn)與監(jiān)督：定期培訓(xùn)員工，提高其文件管理意識(shí)，實(shí)施監(jiān)督機(jī)制，保證制度執(zhí)行。

重要性

物業(yè)文件管理制度的重要性不言而喻：

1. 提升效率：規(guī)范化的文件管理能減少尋找文件的時(shí)間，提高工作效率。

2. 保障信息安全性：防止文件遺失或被未經(jīng)授權(quán)的人員訪問(wèn)，維護(hù)信息安全。

3. 法律合規(guī)：確保物業(yè)管理活動(dòng)符合法律法規(guī)，降低法律風(fēng)險(xiǎn)。

4. 決策依據(jù)：完整的文件記錄為物業(yè)決策提供數(shù)據(jù)支持，提高決策質(zhì)量。

5. 業(yè)主服務(wù)：及時(shí)、準(zhǔn)確的文件提供，提升業(yè)主滿意度，增強(qiáng)物業(yè)信譽(yù)。

方案

1. 制定詳細(xì)的操作手冊(cè)：明確每個(gè)步驟的具體操作方法，確保員工能正確執(zhí)行。

2. 引入數(shù)字化管理系統(tǒng)：利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文件的電子化管理，提高檢索效率，減少紙質(zhì)文件的存儲(chǔ)空間需求。

3. 設(shè)立專職人員：配置專門的文件管理人員，負(fù)責(zé)文件的日常管理工作。

4. 定期審計(jì)：定期對(duì)文件管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)調(diào)整優(yōu)化。

5. 持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)實(shí)際情況和反饋，不斷更新和完善文件管理制度，使之更加適應(yīng)物業(yè)管理的需求。

通過(guò)上述方案的實(shí)施，物業(yè)文件管理制度將更加完善，有助于提升物業(yè)管理的規(guī)范化水平，保障物業(yè)運(yùn)營(yíng)的高效和穩(wěn)定。

物業(yè)文件管理制度范文

第1篇 物業(yè)公司文件、資料管理制度作業(yè)指導(dǎo)書

物業(yè)公司作業(yè)指導(dǎo)書--文件、資料管理制度

1目的

規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動(dòng)以及適用外來(lái)文件的控制要求,確保公司各項(xiàng)工作正常開展和保存必要的證據(jù)。

2適用范圍

適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來(lái)文件的管理。

3職責(zé)

3.1各職能部門負(fù)責(zé)工作文件的編寫、收集和存檔。

3.2綜合管理部負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。

3.3辦公室負(fù)責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。

3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。

4相關(guān)文件

《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4

5工作程序和管理辦法

5.1文件的產(chǎn)生

5.1.1各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。

5.1.2總經(jīng)理助理對(duì)文件進(jìn)行審核。

5.1.3總經(jīng)理審批通過(guò)的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。

5.1.4辦公室對(duì)生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。

5.2文件、資料的類別

5.2.1受控文件

a)內(nèi)業(yè)資料;

b)圖紙資料;

c)按照質(zhì)量體系的控制要求進(jìn)行管理的文件;

d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來(lái)文件;

e)與服務(wù)過(guò)程有關(guān)的合同協(xié)議;

f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財(cái)產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財(cái)產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

5.2.2非受控文件

與公司經(jīng)營(yíng)和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對(duì)其進(jìn)行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:

a)內(nèi)行文、外行文:1

b)未被質(zhì)量體系引用的外來(lái)文件:2

c)與服務(wù)過(guò)程無(wú)關(guān)的合同協(xié)議:3

d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī):4

e)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件:5

f)照片、錄像帶:6

g)電腦貯存:7

5.3文件、資料目錄的索引號(hào)

_-_._-__

文件盒編號(hào)

同號(hào)柜序列號(hào)

文件柜編號(hào)

文件類別編碼

5.4文件、資料歸檔與管理

5.4.1各職能部門對(duì)各種工作文件進(jìn)行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。

5.4.2辦公室負(fù)責(zé)文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

5.4.3辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件、資料的管理和保護(hù),文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放,對(duì)于需存檔的文件、資料要及時(shí)存檔,并建立[存檔備案資料目錄](méi)(qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號(hào)、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說(shuō)明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號(hào)范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時(shí)易于識(shí)別和檢索,便于對(duì)文件資料的保管。

5.5文件、資料的發(fā)放

5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號(hào)等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對(duì)發(fā)放的文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和

檢查。

5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過(guò)程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時(shí)應(yīng)立即追回,同時(shí)作好文件的補(bǔ)救工作。

5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還

5.6.1借閱者應(yīng)在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細(xì)注明文件、資料的編號(hào)和圖號(hào),并按時(shí)歸還和辦理歸還手續(xù)

5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。

5.6.3借閱的文件、資料歸還時(shí),辦公室應(yīng)對(duì)文件資料是否完好進(jìn)行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應(yīng)闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。

5.6.4機(jī)密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定

a)a級(jí)機(jī)密文件資料:公司年度計(jì)劃、公司年終報(bào)告總結(jié)及公司章程、董事會(huì)決議,公司財(cái)務(wù)報(bào)表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

b)b級(jí)機(jī)密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營(yíng)專項(xiàng)審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

c)c級(jí)機(jī)密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并向辦公室聯(lián)系辦理。

d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級(jí)機(jī)密和c級(jí)機(jī)密文件、資料。

e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場(chǎng)所的文件。

f)外來(lái)單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國(guó)家執(zhí)法部門,如公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應(yīng)檢驗(yàn)和登記來(lái)訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請(qǐng)示后親自辦理。

g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。

5.7文件的復(fù)制、破損和丟失

5.7.1未經(jīng)允許,不得隨意復(fù)印公司的文件資料,如因工作需要復(fù)印文件,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),并在[文件復(fù)印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復(fù)印文件的名稱,復(fù)印數(shù)量,并簽名。

5.7.2文件使用人應(yīng)對(duì)文件妥善保管,當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用或丟失時(shí),應(yīng)填寫[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準(zhǔn),辦理更換手續(xù)。補(bǔ)發(fā)新文件時(shí)應(yīng)收回破損文件,并應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào),新的分發(fā)號(hào)延續(xù)原來(lái)文件分發(fā)號(hào)。

5.8文件、資料的更新

文件增加條款和更新時(shí)應(yīng)及時(shí)更換,保證在使用處獲得有效版本。

5.9文件的作廢與銷毀

5.9.1內(nèi)容不適用于公司運(yùn)行或超過(guò)有效期限的文件,經(jīng)過(guò)總經(jīng)理過(guò)期審批后給予作廢或銷毀處理。

5.9.2在分發(fā)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過(guò)程中文

件破損嚴(yán)重和丟失的,應(yīng)向上級(jí)匯報(bào),經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。

5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時(shí)需兩個(gè)人進(jìn)行,一人實(shí)施,一人監(jiān)督。

5.9.4辦公室對(duì)于作廢和銷毀的文件,應(yīng)在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號(hào)、版本號(hào)和分發(fā)號(hào)作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。

6使用的記錄表格

序號(hào)名稱編號(hào)存放地點(diǎn)存放時(shí)間

1[印制文件登記表]qr-wd01-02-01辦公室一年

2[存檔備案資料目錄](méi)qr-wd01-02-02辦公室長(zhǎng)期

3[文件分發(fā)登記表]qr-wd01-02-03辦公室一年

4[文件、資料借閱登記表]qr-wd01-02-04辦公室一年

5[文件復(fù)印登記表]qr-wd01-02-05辦公室一年

6[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表]qr-wd01-02-06辦公室一年

7[作廢、銷毀文件登記表]qr-wd01-02-07辦公室一年

起草人:審核人:審批人:

第2篇 z物業(yè)公司文件資料管理制度

1、目的

規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動(dòng)以及適用外來(lái)文件的控制要求,確保公司各項(xiàng)工作正常開展和保存必要的證據(jù)。

2、適用范圍

適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來(lái)文件的管理。

3、職責(zé)

3.1 各職能部門負(fù)責(zé)工作文件的編寫、收集和存檔。

3.2 綜合管理部負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。

3.3 辦公室負(fù)責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。

3.4 辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。

4、相關(guān)文件

《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4

5、工作程序和管理辦法

5.1 文件的產(chǎn)生

5.1.1 各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。

5.1.2總經(jīng)理助理對(duì)文件進(jìn)行審核。

5.1.3總經(jīng)理審批通過(guò)的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。

5.1.4辦公室對(duì)生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。

5.2文件、資料的類別

5.2.1 受控文件

a)內(nèi)業(yè)資料;

b)圖紙資料;

c)按照質(zhì)量體系的控制要求進(jìn)行管理的文件;

d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來(lái)文件;

e)與服務(wù)過(guò)程有關(guān)的合同協(xié)議;

f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財(cái)產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財(cái)產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序]( q/ph-qp-4.2.3)。

5.2.2非受控文件

與公司經(jīng)營(yíng)和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對(duì)其進(jìn)行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:

a)內(nèi)行文、外行文: 1

b)未被質(zhì)量體系引用的外來(lái)文件: 2

c)與服務(wù)過(guò)程無(wú)關(guān)的合同協(xié)議: 3

d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī): 4

e)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件: 5

f)照片、錄像帶:6

g)電腦貯存:7

5.3文件、資料目錄的索引號(hào)

_-_._-__

文件盒編號(hào)

同號(hào)柜序列號(hào)

文件柜編號(hào)

文件類別編碼

5.4文件、資料歸檔與管理

5.4.1各職能部門對(duì)各種工作文件進(jìn)行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。

5.4.2辦公室負(fù)責(zé)文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

5.4.3辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件、資料的管理和保護(hù),文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放,對(duì)于需存檔的文件、資料要及時(shí)存檔,并建立[存檔備案資料目錄](méi)(qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號(hào)、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說(shuō)明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號(hào)范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時(shí)易于識(shí)別和檢索,便于對(duì)文件資料的保管。

5.5 文件、資料的發(fā)放

5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號(hào)等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對(duì)發(fā)放的文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查。

5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過(guò)程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時(shí)應(yīng)立即追回,同時(shí)作好文件的補(bǔ)救工作。

5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還

5.6.1借閱者應(yīng)在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細(xì)注明文件、資料的編號(hào)和圖號(hào),并按時(shí)歸還和辦理歸還手續(xù)

5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。

5.6.3借閱的文件、資料歸還時(shí),辦公室應(yīng)對(duì)文件資料是否完好進(jìn)行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應(yīng)闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。

5.6.4機(jī)密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定

a)a級(jí)機(jī)密文件資料:公司年度計(jì)劃、公司年終報(bào)告總結(jié)及公司章程、董事會(huì)決議,公司財(cái)務(wù)報(bào)表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

b)b級(jí)機(jī)密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營(yíng)專項(xiàng)審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

c)c級(jí)機(jī)密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并向辦公室聯(lián)系辦理。

d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級(jí)機(jī)密和c級(jí)機(jī)密文件、資料。

e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場(chǎng)所的文件。

f)外來(lái)單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國(guó)家執(zhí)法部門,如公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應(yīng)檢驗(yàn)和登記來(lái)訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請(qǐng)示后親自辦理。

g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1 、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。

5.7 文件的復(fù)制、破損和丟失

5.7.1未經(jīng)允許,不得隨意復(fù)印公司的文件資料,如因工作需要復(fù)印文件,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),并在[文件復(fù)印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復(fù)印文件的名稱,復(fù)印數(shù)量,并簽名。

5.7.2文件使用人應(yīng)對(duì)文件妥善保管,當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用或丟失時(shí),應(yīng)填寫[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準(zhǔn),辦理更換手續(xù)。補(bǔ)發(fā)新文件時(shí)應(yīng)收回破損文件,并應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào),新的分發(fā)號(hào)延續(xù)原來(lái)文件分發(fā)號(hào)。

5.8 文件、資料的更新

文件增加條款和更新時(shí)應(yīng)及時(shí)更換,保證在使用處獲得有效版本。

5.9 文件的作廢與銷毀

5.9.1內(nèi)容不適用于公司運(yùn)行或超過(guò)有效期限的文件,經(jīng)過(guò)總經(jīng)理過(guò)期審批后給予作廢或銷毀處理。

5.9.2在分發(fā)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過(guò)程中文件破損嚴(yán)重和丟失的,應(yīng)向上級(jí)匯報(bào),經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。

5.9.3 作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時(shí)需兩個(gè)人進(jìn)行,一人實(shí)施,一人監(jiān)督。

5.9.4辦公室對(duì)于作廢和銷毀的文件,應(yīng)在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號(hào)、版本號(hào)和分發(fā)號(hào)作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。

6、使用的記錄表格

序號(hào)

名稱

編號(hào)

存放地點(diǎn)

存放時(shí)間

1

[印制文件登記表]

qr―wd01―02―01

辦公室

一年

2

[存檔備案資料目錄](méi)

qr―wd01―02―02

辦公室

長(zhǎng)期

3

[文件分發(fā)登記表]

qr―wd01―02―03

辦公室

一年

4

[文件、資料借閱登記表]

qr―wd01―02―04

辦公室

一年

5

[文件復(fù)印登記表]

qr―wd01―02―05

辦公室

一年

6

[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表]

qr―wd01―02―06

辦公室

一年

7

[作廢、銷毀文件登記表]

qr―wd01―02―07

辦公室

一年

起草人: 審核人: 審批人:

日期: 日期: 日期:

第3篇 某物業(yè)公司文件檔案管理制度怎么寫

物業(yè)公司文件檔案管理制度

(一)意義

(二)文件檔案的類別與形式公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。

1. 公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等2.公司董事會(huì)文件:董事會(huì)構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會(huì)決議、記要等3.公司管理制度:公司運(yùn)營(yíng)、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程4.公司財(cái)務(wù)資料:各類總、分帳冊(cè)、報(bào)表、單據(jù)、憑賬、報(bào)告等

5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分配記錄、獎(jiǎng)懲記錄、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄《勞動(dòng)合同》等6.公司經(jīng)營(yíng)策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場(chǎng)分析、各種調(diào)查分析、營(yíng)銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等7.公司客戶名冊(cè):客戶名冊(cè)、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊(cè)及記錄等8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項(xiàng)對(duì)外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報(bào)價(jià)體系等9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過(guò)程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來(lái)傳真、往來(lái)函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計(jì)成果等

11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、顧問(wèn)服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購(gòu)買的政策法規(guī)、公司各類剪報(bào)等

12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購(gòu)買、訂購(gòu)的各種圖書、雜志

13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報(bào)告、批復(fù)、外來(lái)文函

14.公司宣傳資料:公司對(duì)外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等。

第4篇 物業(yè)公司文件資料管理制度

1、目的

規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動(dòng)以及適用外來(lái)文件的控制要求,確保公司各項(xiàng)工作正常開展和保存必要的證據(jù)。

2、適用范圍

適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來(lái)文件的管理。

3、職責(zé)3.1 各職能部門負(fù)責(zé)工作文件的編寫、收集和存檔。

3. 2 綜合管理部負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。

3. 3 辦公室負(fù)責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。

3. 4 辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。

4、相關(guān)文件

《文件控制程序》q/ph-qp-

4.2.3

《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-

4.2.4

5、工作程序和管理辦法

5.1 文件的產(chǎn)生

5.1.1 各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。

5.1.2總經(jīng)理助理對(duì)文件進(jìn)行審核。

5.1.3總經(jīng)理審批通過(guò)的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。

5.1.4辦公室對(duì)生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。

5.2文件、資料的類別

5.2.1 受控文件

a)內(nèi)業(yè)資料;

b)圖紙資料;

c)按照質(zhì)量體系的控制要求進(jìn)行管理的文件;

d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來(lái)文件;

e)與服務(wù)過(guò)程有關(guān)的合同協(xié)議;

f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財(cái)產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財(cái)產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.

5.4)。

管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序]( q/ph-qp-

4.2.3 )。

5.2.2 非受控文件

與公司經(jīng)營(yíng)和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對(duì)其進(jìn)行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:

a)內(nèi)行文、外行文: 1b)未被質(zhì)量體系引用的外來(lái)文件: 2c)與服務(wù)過(guò)程無(wú)關(guān)的合同協(xié)議: 3d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī): 4e)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件: 5f)照片、錄像帶:6g)電腦貯存:7

5.3文件、資料目錄的索引號(hào)

-.-

文件盒編號(hào)

同號(hào)柜序列號(hào)

文件柜編號(hào)

文件類別編碼

5.4文件、資料歸檔與管理

5.4.1各職能部門對(duì)各種工作文件進(jìn)行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。

5.4.2辦公室負(fù)責(zé)文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

5.4.3辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件、資料的管理和保護(hù),文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放,對(duì)于需存檔的文件、資料要及時(shí)存檔,并建立[存檔備案資料目錄](méi)(qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號(hào)、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說(shuō)明。

并在檔案柜上貼好存放文件的索引號(hào)范圍。

確保調(diào)用、借閱文件、資料時(shí)易于識(shí)別和檢索,便于對(duì)文件資料的保管。

5.5 文件、資料的發(fā)放

5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號(hào)等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對(duì)發(fā)放的文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查。

5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過(guò)程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時(shí)應(yīng)立即追回,同時(shí)作好文件的補(bǔ)救工作。

5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還

5.6.1 借閱者應(yīng)在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細(xì)注明文件、資料的編號(hào)和圖號(hào),并按時(shí)歸還和辦理歸還手續(xù)

5.6.2 借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。

5.6.3 借閱的文件、資料歸還時(shí),辦公室應(yīng)對(duì)文件資料是否完好進(jìn)行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應(yīng)闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。

5.6.4 機(jī)密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定

a)a級(jí)機(jī)密文件資料:公司年度計(jì)劃、公司年終報(bào)告總結(jié)及公司章程、董事會(huì)決議,公司財(cái)務(wù)報(bào)表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

b)b級(jí)機(jī)密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營(yíng)專項(xiàng)審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

c)c級(jí)機(jī)密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并向辦公室聯(lián)系辦理。

d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級(jí)機(jī)密和c級(jí)機(jī)密文件、資料。

e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場(chǎng)所的文件。

f)外來(lái)單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國(guó)家執(zhí)法部門,如公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應(yīng)檢驗(yàn)和登記來(lái)訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請(qǐng)示后親自辦理。

g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按

5.5.1 、

5.5.2和

5.5.3條款執(zhí)行。

5.7 文件的復(fù)制、破損和丟失

5.7.1 未經(jīng)允許,不得隨意復(fù)印公司的文件資料,如因工作需要復(fù)印文件,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),并在[文件復(fù)印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復(fù)印文件的名稱,復(fù)印數(shù)量,并簽名。

5.7.2 文件使用人應(yīng)對(duì)文件妥善保管,當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用或丟失時(shí),應(yīng)填寫[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準(zhǔn),辦理更換手續(xù)。

補(bǔ)發(fā)新文件時(shí)應(yīng)收回破損文件,并應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào),新的分發(fā)號(hào)延續(xù)原來(lái)文件分發(fā)號(hào)。

5.8 文件、資料的更新

文件增加條款和更新時(shí)應(yīng)及時(shí)更換,保證在使用處獲得有效版本。

5.9 文件的作廢與銷毀

5.9.1 內(nèi)容不適用于公司運(yùn)行或超過(guò)有效期限的文件,經(jīng)過(guò)總經(jīng)理過(guò)期審批后給予作廢或銷毀處理。

5.9.2 在分發(fā)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過(guò)程中文件破損嚴(yán)重和丟失的,應(yīng)向上級(jí)匯報(bào),經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。

5.9.3 作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。

文件銷毀處理時(shí)需兩個(gè)人進(jìn)行,一人實(shí)施,一人監(jiān)督。

5.9.4 辦公室對(duì)于作廢和銷毀的文件,應(yīng)在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號(hào)、版本號(hào)和分發(fā)號(hào)作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。

6、使用的記錄表格

序號(hào)

名稱

編號(hào)

存放地點(diǎn)

存放時(shí)間

1

[印制文件登記表]

qr―wd01―02―01

辦公室

一年2

[存檔備案資料目錄](méi)

qr―wd01―02―02

辦公室

長(zhǎng)期

3.[文件分發(fā)登記表]

qr―wd01―02―03

辦公室

一年

4

[文件、資料借閱登記表]

qr―wd01―02―04

辦公室

一年

5[文件復(fù)印登記表]

qr―wd01―02―05

辦公室

一年

6

[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表]

qr―wd01―02―06

辦公室

一年

7

[作廢、銷毀文件登記表]

qr―wd01―02―07

辦公室

一年

日期: 日期: 日期:

第5篇 某物業(yè)公司文件檔案管理制度格式怎樣的

物業(yè)公司文件檔案管理制度

(一)意義

(二)文件檔案的類別與形式公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。

1. 公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等2.公司董事會(huì)文件:董事會(huì)構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會(huì)決議、記要等3.公司管理制度:公司運(yùn)營(yíng)、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程4.公司財(cái)務(wù)資料:各類總、分帳冊(cè)、報(bào)表、單據(jù)、憑賬、報(bào)告等

5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分配記錄、獎(jiǎng)懲記錄、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄《勞動(dòng)合同》等6.公司經(jīng)營(yíng)策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場(chǎng)分析、各種調(diào)查分析、營(yíng)銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等7.公司客戶名冊(cè):客戶名冊(cè)、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊(cè)及記錄等8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項(xiàng)對(duì)外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報(bào)價(jià)體系等9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過(guò)程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來(lái)傳真、往來(lái)函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計(jì)成果等

11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、顧問(wèn)服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購(gòu)買的政策法規(guī)、公司各類剪報(bào)等

12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購(gòu)買、訂購(gòu)的各種圖書、雜志

13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報(bào)告、批復(fù)、外來(lái)文函

14.公司宣傳資料:公司對(duì)外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等。

第6篇 大廈物業(yè)客服部文件管理制度規(guī)定

大廈物業(yè)客服部文件管理制度及規(guī)定

1、制度

1.1客服部文員負(fù)責(zé)客服部所有文件(通知、制度、命令、公函、總結(jié)、報(bào)告、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、政府紀(jì)要、政府法規(guī)等)的收集存檔和保管。

1.2文員、助理負(fù)責(zé)各部門文件及資料(技術(shù)圖紙、說(shuō)明書、手冊(cè)、業(yè)戶檔案、車輛檔案、工作聯(lián)絡(luò)單、通知、報(bào)告、公函、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等)的收集、存檔和保管。

1.3任何人員借閱上述文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。

1.4秘密文件要妥善保管,不準(zhǔn)散播其內(nèi)容,未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),不準(zhǔn)翻閱,不準(zhǔn)復(fù)印,不準(zhǔn)帶離辦公室。

1.5員工個(gè)人檔案、材料屬秘密材料的,他人無(wú)權(quán)翻閱,保管人員也不準(zhǔn),禁止將這些資料擅自給他人過(guò)目。

1.6文件資料等要進(jìn)行字母順序還是按內(nèi)容、按時(shí)間等形式分類,其目的都要使查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚地標(biāo)明。

1.7要經(jīng)常進(jìn)行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對(duì)過(guò)期的文件資料要及時(shí)清理,無(wú)保存必要的材料,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)可做銷毀處理。

1.8文件具有較強(qiáng)的嚴(yán)肅性和權(quán)威性,一經(jīng)發(fā)文必須執(zhí)行。

1.9文件一經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),任何人不得擅自更改。

1.10文件分發(fā)傳遞必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。

1.11各部門對(duì)需要辦理的文件,應(yīng)當(dāng)認(rèn)真辦理,不得延辦、誤辦或推諉,對(duì)辦理完畢的文件,承辦人應(yīng)填寫結(jié)果和報(bào)告。

2、規(guī)定

為加強(qiáng)文件管理,準(zhǔn)確傳遞文件,提高辦公效率,特制定本規(guī)定。

2.1外部來(lái)文的有關(guān)規(guī)定:

⑴各上級(jí)機(jī)關(guān)、政府部門及其他單位來(lái)文,統(tǒng)一由辦公室簽收;

⑵對(duì)收到的外來(lái)文件,應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分類、登記和分發(fā)傳遞;

⑶外來(lái)文件原則上先送總經(jīng)理閱批;

⑷根據(jù)總經(jīng)理批示,逐一傳遞各部門經(jīng)理傳閱;

⑸根據(jù)總經(jīng)理批示,送達(dá)文件辦理部門,并催促辦理;

⑹承辦過(guò)程中若有疑問(wèn),應(yīng)及時(shí)請(qǐng)示,報(bào)告解決;

⑺文件閱畢或辦畢,閱文人及承辦人應(yīng)填寫承辦結(jié)果和報(bào)告,連同原文退回秘書處存檔。

2.2對(duì)外行文有關(guān)規(guī)定:

⑴部門對(duì)外的報(bào)告、請(qǐng)示和業(yè)務(wù)事項(xiàng)聯(lián)系的文件,均必須送總經(jīng)理審閱后,方可外發(fā)。

⑵對(duì)外行文,領(lǐng)導(dǎo)批轉(zhuǎn)后,原件由部門文員留存、歸檔。

⑶對(duì)外行文,統(tǒng)一由部門文員負(fù)責(zé)進(jìn)行編號(hào)、登記和外發(fā)事項(xiàng)。

2.3內(nèi)部行文

2.3.1公司內(nèi)部一般性業(yè)務(wù)往來(lái)文件(包括聯(lián)絡(luò)單),由各部起草,部門經(jīng)理簽閱。

2.3.2公司內(nèi)部文件(包括聯(lián)絡(luò)單),由各部收集、存檔和保管,必須保證完整性及連續(xù)性,以便備查。

2.4不論外部行文或內(nèi)部行文,一律由秘書、文員、內(nèi)勤傳遞。

第7篇 某物業(yè)公司文件檔案管理制度

物業(yè)公司文件檔案管理制度

(一)意義

(二)文件檔案的類別與形式

公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。

1.公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等

2.公司董事會(huì)文件:董事會(huì)構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會(huì)決議、記要等

3.公司管理制度:公司運(yùn)營(yíng)、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程

4.公司財(cái)務(wù)資料:各類總、分帳冊(cè)、報(bào)表、單據(jù)、憑賬、報(bào)告等

5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分配記錄、獎(jiǎng)懲記錄、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄《勞動(dòng)合同》等

6.公司經(jīng)營(yíng)策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場(chǎng)分析、各種調(diào)查分析、營(yíng)銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等

7.公司客戶名冊(cè):客戶名冊(cè)、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊(cè)及記錄等

8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項(xiàng)對(duì)外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報(bào)價(jià)體系等

9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過(guò)程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來(lái)傳真、往來(lái)函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等

10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計(jì)成果等

11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、顧問(wèn)服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購(gòu)買的政策法規(guī)、公司各類剪報(bào)等

12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購(gòu)買、訂購(gòu)的各種圖書、雜志

13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報(bào)告、批復(fù)、外來(lái)文函

14.公司宣傳資料:公司對(duì)外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等。

第8篇 方中物業(yè)文件管理制度

1.目的

為了使公司各部門文件管理規(guī)范化、系統(tǒng)化,加強(qiáng)文件起草的準(zhǔn)確性和文件執(zhí)行的有效性,特制定本制度。

2.適用范圍

本制度適用于方正物業(yè)管理公司各部門及下屬公司。

3.文件的類別、定義

3.1類別:

3.1.1公文按文種分為:管理制度、管理辦法、請(qǐng)示、報(bào)告、通知、申請(qǐng)、通報(bào)、決定、會(huì)議紀(jì)要、傳真、工作聯(lián)系函等。

3.2定義:

3.2.1對(duì)公司范圍內(nèi)的工作事務(wù)制訂帶有約束性的規(guī)章制度,用管理制度或管理規(guī)定。 規(guī)定某些事項(xiàng)的工作流程或各部門的職責(zé)、職權(quán)的規(guī)章制度文件用管理辦法。

3.2.2向集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、::公司領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)或匯報(bào)工作時(shí),用請(qǐng)示或報(bào)告文種。同一級(jí)別請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí),可用申請(qǐng);經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示文件,可用傳真。

3.2.3上級(jí)部門向下級(jí)部門傳達(dá)重要情況,用通報(bào)或決定。

3.2.4對(duì)公司內(nèi)部公布制度、辦法及其它需要周知和共同執(zhí)行的事項(xiàng)、計(jì)劃、規(guī)定等,用通知。

3.2.5與集團(tuán)兄弟公司進(jìn)行工作接洽,需對(duì)方給以反饋時(shí),要求填寫中頤集團(tuán)工作聯(lián)絡(luò)函。

3.2.6對(duì)周例會(huì)、總結(jié)計(jì)劃會(huì)、部門工作溝通會(huì)等會(huì)議的內(nèi)容綱要,規(guī)定事項(xiàng)和工作指示等,用會(huì)議紀(jì)要,并發(fā)給相關(guān)與會(huì)人員。

4、文件格式

4.1規(guī)章制度格式:由首頁(yè)表頭+正文+頁(yè)數(shù)組成。

4.1.1首頁(yè)表頭格式:

說(shuō)明:首頁(yè)的表頭包括右上角注釋、公司商標(biāo)、權(quán)責(zé)單位、總頁(yè)數(shù)、生效日期、替代文件、編號(hào)、擬稿人、審核人、審批人、主題、歸檔密級(jí)。

[右上角注釋]:要求注明發(fā)文單位及規(guī)章制度的形式。(如公司發(fā)的管理制度,為“方正物業(yè)公司管理制度”;如公司發(fā)的管理辦法,為“方正物業(yè)公司管理辦法”,依此類推。)

[公司商標(biāo)]:要求所有的文件首頁(yè)必須加上公司的商標(biāo)。

[權(quán)責(zé)單位]:行文部門名稱(以便文件閱讀者可將有關(guān)信息反饋給行文部門)。

[總頁(yè)數(shù)]:共多少頁(yè)(含附件)。

[生效日期]:文件自何時(shí)起生效。

[替代文件]:被新文件取代的原文件編號(hào)。

[編號(hào)]:由發(fā)文單位代號(hào)、年度及三位序數(shù)組成。

發(fā)文單位代號(hào)一般為各發(fā)文單位的第一個(gè)字起頭。公司部門代號(hào):行政人事部-“人字”、客戶服務(wù)部-“客字”、財(cái)務(wù)部-“財(cái)字”、物業(yè)管理部-“物字”、安全管理部-“安字”、管理處-“管字”。

如:行政人事部2006年制定的第一項(xiàng)管理制度編號(hào)為:人字(06)001;

[擬稿人]:擬稿人簽名。

[審核人]:審核人簽名。

[審批人]:審批人簽名。

[主題]:文件的題目。

[歸檔密級(jí)] 根據(jù)文件的保密程度,分為普通、機(jī)密、絕密。密級(jí)以上文件在未歸入行政人事部前的保密工作由行文部門負(fù)責(zé),密級(jí)以上文件的查閱須經(jīng)行政人事部同意、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱。

4.1.2.正文基本要求

正文通常包括的內(nèi)容:目的+適用范圍+內(nèi)容+附件。

[目的]:制定文件的原因及意義。

[適用范圍]:收文單位及執(zhí)行對(duì)象。

[內(nèi)容]:文件具體內(nèi)容。如遇電子版與原件內(nèi)容不符,以審批人簽名的原件為準(zhǔn)。

[附件]:文件中提及的表格、流程圖或其它。

4.1.3.字體、字符與行間距

[字體] 為使文件有統(tǒng)一的格式,要求使用同一大小的字符與字體。這樣可以避免文件在不同電腦系統(tǒng)或不同文字處理器之間相互傳送時(shí)無(wú)法顯現(xiàn)。

表頭內(nèi)字體大小及字間距必須按照本制度電子版的表頭復(fù)制。

內(nèi)容可使用字體:宋體。

可使用字號(hào):正文使用小四號(hào)字。

行間距:1.5倍行距。

頁(yè)尾:每頁(yè)頁(yè)尾設(shè):第幾頁(yè),共幾頁(yè)。

4.1.4.條款的編排序號(hào)

1.

1.1.

1.2.

2.

2.1.

2.1.1.

…… 以此類推

4.2 其它公文格式

除規(guī)章制度外,公司其它各類公文如請(qǐng)示、報(bào)告、通知、申請(qǐng)、通報(bào)、決定、會(huì)議紀(jì)要、傳真、工作聯(lián)系函等,均統(tǒng)一采用集團(tuán)公司規(guī)定的公文格式(見附件)印發(fā)。

5、文件處理

5.1擬稿與審核。

5.1.1擬稿要符合國(guó)家的方針政策、法律法規(guī)及集團(tuán)公司、公司有關(guān)規(guī)定;情況真實(shí),觀點(diǎn)明確,文字精煉,條理清楚,層次分明,用詞準(zhǔn)確、規(guī)范,簡(jiǎn)明扼要;人、地、物名及引文和時(shí)間等,要具體、準(zhǔn)確。

5.1.2擬稿部門負(fù)責(zé)人要對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行審稿以及對(duì)文件格式進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。

5.1.3規(guī)章制度文件除經(jīng)擬稿部門初審后,均需送行政部人事部與總經(jīng)理審核。

5.2簽發(fā)。

5.2.1公司規(guī)章制度文件經(jīng)審批后由行政人事部統(tǒng)一編號(hào)發(fā)放

,并設(shè)立 “文件發(fā)放登記表”進(jìn)行發(fā)放登記。

5.2.2公司其它各類工作聯(lián)絡(luò)函、請(qǐng)示、報(bào)告、通知、通報(bào)、批復(fù)、決定、決議、會(huì)議紀(jì)要、等,由擬稿部門或單位下發(fā)、登記與存檔。

5.2.3秘密公文不得復(fù)印,摘抄、轉(zhuǎn)發(fā),傳遞時(shí)必須采取相應(yīng)保密措施。

5.2.4所有文件一經(jīng)簽發(fā)即為有效。對(duì)已簽發(fā)的文件,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意,對(duì)公文內(nèi)容不得自行修改。

6、宣貫執(zhí)行

6.1.1公司文件發(fā)放后,各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)在本部門內(nèi)部組織學(xué)習(xí)宣貫,并落實(shí)執(zhí)行。重要文件學(xué)習(xí)完后必須組織學(xué)習(xí)者簽名。

6.1.2文件的學(xué)習(xí)與執(zhí)行由行政人事部負(fù)責(zé)抽查。

7、文件的保管、歸檔與作廢

7.1規(guī)章制度及公司重要公文,由行政人事部負(fù)責(zé)保管。設(shè)立文件目錄方便查索,并將“文件發(fā)放登記表”、文件目錄、文件原件連同電子版一起存檔,建立臺(tái)帳。

7.2一般往來(lái)公文由各部門負(fù)責(zé)人保管,并定期整理,設(shè)立目錄,方便查索。

7.3各部門的以下文件須交行政人事部備案:

7.3.1因特殊情況接收并已自行處理的外來(lái)文件。

7.3.2重要會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要、::規(guī)范、決定等未編號(hào)文件。

7.3.3政府頒布的法律、法規(guī)、行業(yè)管理辦法等文件。

7.4文件的作廢:當(dāng)新修訂文件下發(fā)后,被替代文件同時(shí)作廢。收文單位在收到新修訂文件后須及時(shí)將被替代文件銷毀。

7.5所有文件均列入責(zé)任人離任交接的一項(xiàng)重要內(nèi)容進(jìn)行檢查。

8、集團(tuán)文件與外來(lái)文件

8.1對(duì)于集團(tuán)公司下發(fā)的文件及外來(lái)文件均由行政人事部負(fù)責(zé)接收,其收文的處理程序?yàn)?收文、分文、傳送、歸檔。

第9篇 物業(yè)客戶服務(wù)部文件表單管理制度

物業(yè)客戶服務(wù)部文件與表單管理制度

1]所有文件與表單應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后方可正式啟用。

2]文件與表單應(yīng)配印公司標(biāo)識(shí)。

3]所有文件與表單應(yīng)有統(tǒng)一格式與編號(hào)。

4]文件與表單應(yīng)裱有封面,記錄文件名稱,使用日期,使用部門。

5]表單記錄字體書寫應(yīng)認(rèn)真規(guī)范,易于識(shí)別,書面保持整潔;任何表單條目都應(yīng)有填寫人簽字、填寫日期、直接上級(jí)主管閱簽。

6]文字勘誤應(yīng)使用專用勘誤章修改。

7]文件修改、補(bǔ)充應(yīng)作說(shuō)明及版號(hào)。

8]表單使用完畢后應(yīng)整理工整,按保存期限妥善保管。

第10篇 物業(yè)管理公司文件管理制度

第一節(jié) 總則

一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理,做好公司文件管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本制度。

二、公司文件是傳達(dá)方針政策,發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、指導(dǎo)商洽工作、報(bào)告情況、交流信息的重要工具。因此,必須認(rèn)真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務(wù)。

三、公司全體員工都應(yīng)發(fā)揚(yáng)深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結(jié)合實(shí)際、實(shí)事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng),努力提高文件質(zhì)量和處理效率。

四、文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全,嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限和要求完成。公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。

第二節(jié) 文件分類

一、規(guī)定。

發(fā)布重要的行政規(guī)章制度,采取重大的強(qiáng)制性行政措施,用規(guī)定。

二、決定、決議。

對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排,用決定。

經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)并要求貫徹的事項(xiàng),用決議。

三、通知。

轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)文件,批轉(zhuǎn)下級(jí)文件,要求下級(jí)辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng),用通知。

四、通報(bào)。

表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要信息,用通報(bào)。

五、請(qǐng)示、報(bào)告。

向上級(jí)請(qǐng)求批示與批準(zhǔn),用請(qǐng)示。

向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議,用報(bào)告。

六、批復(fù)。

答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)用批復(fù)。

七、函。

商洽工作、詢問(wèn)問(wèn)題、向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等,用函。

八、會(huì)議紀(jì)要。

傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神,要求與會(huì)者共同遵守的,用會(huì)議紀(jì)要。

第三節(jié)文件格式

一、文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、正文、 、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(bào)(送)單位(部門)等部份組成。

二、文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要概括文件的主要內(nèi)容。

三、發(fā)文字號(hào)包括代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。

四、公司發(fā)文代號(hào)分為四種:

①發(fā)、②人發(fā)、③客發(fā)。

冠以上述發(fā)文代號(hào)的內(nèi)發(fā)文件應(yīng)對(duì)全公司具有效力,對(duì)外發(fā)文應(yīng)代表公司的整體意志。

發(fā)文一般應(yīng)該是對(duì)公司各方面事務(wù)具有一定指導(dǎo)性或約束力的事項(xiàng)的宣告,日常的程序性、流程性文件則應(yīng)以工單、請(qǐng)示、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)等形式流轉(zhuǎn)。力避隨意發(fā)文。

發(fā)用于公司及各部門的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào);

人發(fā)、客發(fā)分別用于人力資源部的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文及客戶服務(wù)中心的對(duì)外發(fā)文,文件由發(fā)文部門自行編號(hào),總經(jīng)辦統(tǒng)一認(rèn)定。

(公司其他部門均以發(fā)的代號(hào)發(fā)文,以②、③代號(hào)發(fā)文,須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。)

五、文件必須蓋章或簽字。

六、密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密。

七、緊急程度分為特急、急、平。

八、文件內(nèi)容要求事實(shí)清楚、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、用語(yǔ)準(zhǔn)確。

九、發(fā)文單位必須注明全稱。

十、多頁(yè)文件應(yīng)標(biāo)明頁(yè)碼。

十一、文字從左至右橫寫、橫排,左側(cè)留裝訂位。

十二、文件紙一般使用a4型。

第四節(jié)收文

一、收文一律使用《收文簿》。

二、外單位來(lái)文均由行政部指定專人收文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一拆封、登記,根據(jù)文件屬性及時(shí)分送相關(guān)部門。

第五節(jié)辦文

一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。

二、辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。

三、協(xié)辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。

四、文件的催辦由總經(jīng)辦負(fù)責(zé),防止漏辦或延誤。

五、嚴(yán)格按照時(shí)限要求完成。

六、文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續(xù),防止文件遺失。

七、文件辦理完畢后,統(tǒng)一交由總經(jīng)辦指定專人保管、立卷歸檔。

第六節(jié)發(fā)文

一、發(fā)文一律使用《公司發(fā)文稿紙》。

二、發(fā)文程序如下:公司內(nèi)部發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理核準(zhǔn)→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案對(duì)外發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準(zhǔn)→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案第七節(jié)其他

一、時(shí)限要求:

1、特急:限4個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。

2、急:限8個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。

3、平:限16個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。

二、文件的保密要求:

1、絕密文件:閱后應(yīng)立即退回發(fā)文部門,并由發(fā)文部門保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。

2、機(jī)密文件:閱后應(yīng)立即保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。

3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內(nèi)。

三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。

第11篇 某物業(yè)部文件檔案管理制度

物業(yè)部文件檔案管理制度

一、物業(yè)部服務(wù)中心管理員專職負(fù)責(zé)服務(wù)中心所有文件(通知、命令、公函、總結(jié)、報(bào)告、通報(bào)、會(huì)議記要等)及資料(技術(shù)圖紙、手冊(cè)、個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工檔案、市府法規(guī)、車輛檔案、戶口檔案等)的存檔,收集和保管。

二、任何人借閱上述文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。

三、屬機(jī)密文件的要妥善保管,不準(zhǔn)散播內(nèi)容,不準(zhǔn)給未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的人員翻閱,不準(zhǔn)復(fù)印,不準(zhǔn)帶離辦公室。

四、員工個(gè)人檔案屬秘密材料,他人無(wú)權(quán)翻閱,保管人員也不得將這些資料擅自給他人過(guò)目。

五、文件資料要進(jìn)行合理歸檔,歸檔要注意整齊,歸檔前要先把資料分類,無(wú)論是按字母順序,還是按內(nèi)容,按時(shí)間等形式分類,其目的都是為了查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚標(biāo)明。

六、要經(jīng)常進(jìn)行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對(duì)過(guò)期的文件資料要急時(shí)清理,無(wú)保存必要的材料,經(jīng)物業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可做銷毀處理。

第12篇 物業(yè)公司文件資料管理制度作業(yè)指導(dǎo)書

物業(yè)公司作業(yè)指導(dǎo)書--文件、資料管理制度1目的規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動(dòng)以及適用外來(lái)文件的控制要求,確保公司各項(xiàng)工作正常開展和保存必要的證據(jù)。

2適用范圍適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來(lái)文件的管理。

3職責(zé)3.1各職能部門負(fù)責(zé)工作文件的編寫、收集和存檔。

3. 2綜合管理部負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。

3. 3辦公室負(fù)責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。

3. 4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。

4相關(guān)文件《文件控制程序》q/ph-qp-

4.2.3 《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-

4.2.4 5工作程序和管理辦法

5.1文件的產(chǎn)生

5.1.1各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。

5.1.2總經(jīng)理助理對(duì)文件進(jìn)行審核。

5.1.3總經(jīng)理審批通過(guò)的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。

5.1.4辦公室對(duì)生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。

5.2文件、資料的類別

5.2.1 受控文件a)內(nèi)業(yè)資料;

b)圖紙資料;

c)按照質(zhì)量體系的控制要求進(jìn)行管理的文件;

d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來(lái)文件;

e)與服務(wù)過(guò)程有關(guān)的合同協(xié)議;

f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財(cái)產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財(cái)產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.

5.4)。

管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-

4.2.3 )。

5.2.2 非受控文件與公司經(jīng)營(yíng)和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對(duì)其進(jìn)行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:a)內(nèi)行文、外行文:1b)未被質(zhì)量體系引用的外來(lái)文件:2c)與服務(wù)過(guò)程無(wú)關(guān)的合同協(xié)議:3d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī):4e)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件:5f)照片、錄像帶:6g)電腦貯存:7

5.3文件、資料目錄的索引號(hào)-.-文件盒編號(hào)同號(hào)柜序列號(hào)文件柜編號(hào)文件類別編碼

5.4文件、資料歸檔與管理

5.4.1各職能部門對(duì)各種工作文件進(jìn)行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。

5.4.2辦公室負(fù)責(zé)文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

5.4.3辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件、資料的管理和保護(hù),文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放,對(duì)于需存檔的文件、資料要及時(shí)存檔,并建立[存檔備案資料目錄](méi)(qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號(hào)、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說(shuō)明。

并在檔案柜上貼好存放文件的索引號(hào)范圍。

確保調(diào)用、借閱文件、資料時(shí)易于識(shí)別和檢索,便于對(duì)文件資料的保管。

5.5文件、資料的發(fā)放

5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號(hào)等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對(duì)發(fā)放的文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查。

5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過(guò)程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時(shí)應(yīng)立即追回,同時(shí)作好文件的補(bǔ)救工作。

5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還

5.6.1 借閱者應(yīng)在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細(xì)注明文件、資料的編號(hào)和圖號(hào),并按時(shí)歸還和辦理歸還手續(xù)

5.6.2 借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。

5.6.3 借閱的文件、資料歸還時(shí),辦公室應(yīng)對(duì)文件資料是否完好進(jìn)行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應(yīng)闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。

5.6.4 機(jī)密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定a)a級(jí)機(jī)密文件資料:公司年度計(jì)劃、公司年終報(bào)告總結(jié)及公司章程、董事會(huì)決議,公司財(cái)務(wù)報(bào)表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

b)b級(jí)機(jī)密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營(yíng)專項(xiàng)審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

c)c級(jí)機(jī)密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并向辦公室聯(lián)系辦理。

d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級(jí)機(jī)密和c級(jí)機(jī)密文件、資料。

e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場(chǎng)所的文件。

f)外來(lái)單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國(guó)家執(zhí)法部門,如公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應(yīng)檢驗(yàn)和登記來(lái)訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請(qǐng)示后親自辦理。

g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按

5.5.1、

5.5.2和

5.5.3條款執(zhí)行。

5.7文件的復(fù)制、破損和丟失

5.7.1 未經(jīng)允許,不得隨意復(fù)印公司的文件資料,如因工作需要復(fù)印文件,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),并在[文件復(fù)印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復(fù)印文件的名稱,復(fù)印數(shù)量,并簽名。

5.7.2 文件使用人應(yīng)對(duì)文件妥善保管,當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用或丟失時(shí),應(yīng)填寫[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準(zhǔn),辦理更換手續(xù)。

補(bǔ)發(fā)新文件時(shí)應(yīng)收回破損文件,并應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào),新的分發(fā)號(hào)延續(xù)原來(lái)文件分發(fā)號(hào)。

5.8文件、資料的更新文件增加條款和更新時(shí)應(yīng)及時(shí)更換,保證在使用處獲得有效版本。

5.9文件的作廢與銷毀

5.9.1 內(nèi)容不適用于公司運(yùn)行或超過(guò)有效期限的文件,經(jīng)過(guò)總經(jīng)理過(guò)期審批后給予作廢或銷毀處理。

5.9.2 在分發(fā)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過(guò)程中文件破損嚴(yán)重和丟失的,應(yīng)向上級(jí)匯報(bào),經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。

5.9.3 作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。

文件銷毀處理時(shí)需兩個(gè)人進(jìn)行,一人實(shí)施,一人監(jiān)督。

5.9.4 辦公室對(duì)于作廢和銷毀的文件,應(yīng)在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號(hào)、版本號(hào)和分發(fā)號(hào)作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。

6使用的記錄表格序號(hào)名稱編號(hào)存放地點(diǎn)存放時(shí)間1[印制文件登記表]qr-wd01-02-01辦公室一年2[存檔備案資料目錄](méi)qr-wd01-02-02辦公室長(zhǎng)期3[文件分發(fā)登記表]qr-wd01-02-03辦公室一年4[文件、資料借閱登記表]qr-wd01-02-04辦公室一年5[文件復(fù)印登記表]qr-wd01-02-05辦公室一年6[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表]qr-wd01-02-06辦公室一年7[作廢、銷毀文件登記表]qr-wd01-02-07辦公室一年起草人:審核人:審批人:日期:日期:日

第13篇 物業(yè)管理公司文件管理制度（9）

物業(yè)管理公司文件管理制度(九)

1、凡上級(jí)和外單位發(fā)來(lái)的文件、信函、電報(bào)、內(nèi)刊等由公司綜合部簽收、拆封、蓋上日戳、分類編號(hào)、登記收文薄、填寫公文處理單,送綜合部經(jīng)理審閱后,再送公司領(lǐng)導(dǎo)批閱。

2、經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批閱的文件,綜合部要及時(shí)收回,按批示迅速準(zhǔn)確地送閱和傳遞。

3、各部門接文件后,要當(dāng)日閱辦,并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示及文件要求,主動(dòng)辦理。屬于各部門聯(lián)合承辦的,主辦部門要主動(dòng)做好協(xié)同工作,協(xié)辦部門要積極配合。

4、綜合部對(duì)發(fā)送的文件、信函、電報(bào)都要隨時(shí)查詢催辦,防止辦文拖期。

5、各部門在文件承辦后,要將辦理結(jié)果寫在文件處理欄內(nèi),簽署承辦結(jié)果、承辦人姓名、時(shí)間或字號(hào),將文件退交公司綜合部,立卷、歸檔。

6、上級(jí)下達(dá)的業(yè)務(wù)性文件,承辦單位辦完后,需要留存的,公司綜合部經(jīng)理簽批后可以復(fù)印留用。

7、各部門收到上級(jí)主管部門直接下達(dá)的文件或參加有關(guān)會(huì)議收到會(huì)議文件,均需交公司綜合部統(tǒng)一登記,并按文件處理程序閱辦。

第14篇 物業(yè)行政文件、資料管理制度作業(yè)指導(dǎo)書

物業(yè)行政管理作業(yè)指導(dǎo)書:文件、資料管理制度

1 目的

規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動(dòng)以及適用外來(lái)文件的控制要求,確保公司各項(xiàng)工作正常開展和保存必要的證據(jù)。

2適用范圍

適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來(lái)文件的管理。

3 職責(zé)

3.1 各職能部門負(fù)責(zé)工作文件的編寫、收集和存檔。

3.2 綜合管理部負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。

3.3 辦公室負(fù)責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。

3.4 辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。

4相關(guān)文件

《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4

5工作程序和管理辦法

5.1 文件的產(chǎn)生

5.1.1 各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。

5.1.2總經(jīng)理助理對(duì)文件進(jìn)行審核。

5.1.3總經(jīng)理審批通過(guò)的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。

5.1.4辦公室對(duì)生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。

5.2文件、資料的類別

5.2.1 受控文件

a) 內(nèi)業(yè)資料;

b)圖紙資料;

c) 按照質(zhì)量體系的控制要求進(jìn)行管理的文件;

d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來(lái)文件;

e)與服務(wù)過(guò)程有關(guān)的合同協(xié)議;

f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財(cái)產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財(cái)產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序]( q/ph-qp-4.2.3)。

5.2.2非受控文件

與公司經(jīng)營(yíng)和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對(duì)其進(jìn)行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:

a)內(nèi)行文、外行文: 1

b) 未被質(zhì)量體系引用的外來(lái)文件: 2

c) 與服務(wù)過(guò)程無(wú)關(guān)的合同協(xié)議: 3

d) 未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī): 4

e) 行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件: 5

f) 照片、錄像帶:6

g) 電腦貯存:7

5.3文件、資料目錄的索引號(hào)

_-_._-__

文件盒編號(hào)

同號(hào)柜序列號(hào)

文件柜編號(hào)

文件類別編碼

5.4文件、資料歸檔與管理

5.4.1各職能部門對(duì)各種工作文件進(jìn)行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。

5.4.2辦公室負(fù)責(zé)文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

5.4.3 辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件、資料的管理和保護(hù),文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放,對(duì)于需存檔的文件、資料要及時(shí)存檔,并建立[存檔備案資料目錄](méi)(qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號(hào)、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說(shuō)明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號(hào)范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時(shí)易于識(shí)別和檢索,便于對(duì)文件資料的保管。

5.5 文件、資料的發(fā)放

5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號(hào)等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對(duì)發(fā)放的文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查。

5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過(guò)程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時(shí)應(yīng)立即追回,同時(shí)作好文件的補(bǔ)救工作。

5.6 文件資料的調(diào)用、借閱與歸還

5.6.1借閱者應(yīng)在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細(xì)注明文件、資料的編號(hào)和圖號(hào),并按時(shí)歸還和辦理歸還手續(xù)

5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。

5.6.3借閱的文件、資料歸還時(shí),辦公室應(yīng)對(duì)文件資料是否完好進(jìn)行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應(yīng)闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。

4機(jī)密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定

a) a級(jí)機(jī)密文件資料:公司年度計(jì)劃、公司年終報(bào)告總結(jié)及公司章程、董事會(huì)決議,公司財(cái)務(wù)報(bào)表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

b)b級(jí)機(jī)密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營(yíng)專項(xiàng)審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

c)c級(jí)機(jī)密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并向辦公室聯(lián)系辦理。

d) 行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級(jí)機(jī)密和c級(jí)機(jī)密文件、資料。

e) 業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場(chǎng)所的文件。

f)外來(lái)單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國(guó)家執(zhí)法部門,如公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應(yīng)檢驗(yàn)和登記來(lái)訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請(qǐng)示后親自辦理。

g) 以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1 、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。

5.7文件的復(fù)制、破損和丟失

5.7.1未經(jīng)允許,不得隨意復(fù)印公司的文件資料,如因工作需要復(fù)印文件,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),并在[文件復(fù)印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復(fù)印文件的名稱,復(fù)印數(shù)量,并簽名。

5.7.2 文件使用人應(yīng)對(duì)文件妥善保管,當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用或丟失時(shí),應(yīng)填寫[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準(zhǔn),辦理更換手續(xù)。補(bǔ)發(fā)新文件時(shí)應(yīng)收回破損文件,并應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào),新的分發(fā)號(hào)延續(xù)原來(lái)文件分發(fā)號(hào)。

5.8 文件、資料的更新

文件增加條款和更

新時(shí)應(yīng)及時(shí)更換,保證在使用處獲得有效版本。

5.9 文件的作廢與銷毀

5.9.1內(nèi)容不適用于公司運(yùn)行或超過(guò)有效期限的文件,經(jīng)過(guò)總經(jīng)理過(guò)期審批后給予作廢或銷毀處理。

5.9.2 在分發(fā)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過(guò)程中文件破損嚴(yán)重和丟失的,應(yīng)向上級(jí)匯報(bào),經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。

5.9.3 作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時(shí)需兩個(gè)人進(jìn)行,一人實(shí)施,一人監(jiān)督。

5.9.4 辦公室對(duì)于作廢和銷毀的文件,應(yīng)在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號(hào)、版本號(hào)和分發(fā)號(hào)作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。

6 使用的記錄表格

序號(hào)名稱編號(hào)存放地點(diǎn)存放時(shí)間

1[印制文件登記表] qr-wd01-02-01辦公室一年

2[存檔備案資料目錄](méi) qr-wd01-02-02辦公室長(zhǎng)期

3[文件分發(fā)登記表] qr-wd01-02-03辦公室一年

4[文件、資料借閱登記表] qr-wd01-02-04辦公室一年

5[文件復(fù)印登記表]qr-wd01-02-05辦公室一年

6[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表] qr-wd01-02-06辦公室一年

7[作廢、銷毀文件登記表] qr-wd01-02-07辦公室一年

起草人: 審核人:審批人:

第15篇 物業(yè)管理公司文件管理制度-6

物業(yè)管理公司文件管理制度6

第一節(jié)總則

一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理,做好公司文件管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本制度。

二、公司文件是傳達(dá)方針政策,發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、指導(dǎo)商洽工作、報(bào)告情況、交流信息的重要工具。因此,必須認(rèn)真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務(wù)。

三、公司全體員工都應(yīng)發(fā)揚(yáng)深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結(jié)合實(shí)際、實(shí)事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng),努力提高文件質(zhì)量和處理效率。

四、文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全,嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限和要求完成。公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。

第二節(jié)文件分類

一、規(guī)定。發(fā)布重要的行政規(guī)章制度,采取重大的強(qiáng)制性行政措施,用規(guī)定。

二、決定、決議。對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排,用決定。經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)并要求貫徹的事項(xiàng),用決議。

三、通知。轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)文件,批轉(zhuǎn)下級(jí)文件,要求下級(jí)辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng),用通知。

四、通報(bào)。表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要信息,用通報(bào)。

五、請(qǐng)示、報(bào)告。向上級(jí)請(qǐng)求批示與批準(zhǔn),用請(qǐng)示。向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議,用報(bào)告。

六、批復(fù)。答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)用批復(fù)。

七、函。商洽工作、詢問(wèn)問(wèn)題、向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等,用函。

八、會(huì)議紀(jì)要。傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神,要求與會(huì)者共同遵守的,用會(huì)議紀(jì)要。

第三節(jié)文件格式

一、文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(bào)(送)單位(部門)等部份組成。

二、文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要概括文件的主要內(nèi)容。

三、發(fā)文字號(hào)包括代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。

四、公司發(fā)文代號(hào)分為四種:①___發(fā)、②___人發(fā)、③___客發(fā)。冠以上述發(fā)文代號(hào)的內(nèi)發(fā)文件應(yīng)對(duì)全公司具有效力,對(duì)外發(fā)文應(yīng)代表公司的整體意志。

發(fā)文一般應(yīng)該是對(duì)公司各方面事務(wù)具有一定指導(dǎo)性或約束力的事項(xiàng)的宣告,日常的程序性、流程性文件則應(yīng)以工單、請(qǐng)示、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)等形式流轉(zhuǎn)。力避隨意發(fā)文。

___發(fā)用于公司及各部門的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào);___人發(fā)、___客發(fā)分別用于人力資源部的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文及客戶服務(wù)中心的對(duì)外發(fā)文,文件由發(fā)文部門自行編號(hào),總經(jīng)辦統(tǒng)一認(rèn)定。(公司其他部門均以___發(fā)的代號(hào)發(fā)文,以②、③代號(hào)發(fā)文,須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。)

五、文件必須蓋章或簽字。

六、密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密。

七、緊急程度分為特急、急、平。

八、文件內(nèi)容要求事實(shí)清楚、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、用語(yǔ)準(zhǔn)確。

九、發(fā)文單位必須注明全稱。

十、多頁(yè)文件應(yīng)標(biāo)明頁(yè)碼。

十一、文字從左至右橫寫、橫排,左側(cè)留裝訂位。

十二、文件紙一般使用a4型。

第四節(jié)收文

一、收文一律使用《收文簿》。

二、外單位來(lái)文均由行政部指定專人收文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一拆封、登記,根據(jù)文件屬性及時(shí)分送相關(guān)部門。

第五節(jié)辦文

一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。

二、辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。

三、協(xié)辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。

四、文件的催辦由總經(jīng)辦負(fù)責(zé),防止漏辦或延誤。

五、嚴(yán)格按照時(shí)限要求完成。

六、文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續(xù),防止文件遺失。

七、文件辦理完畢后,統(tǒng)一交由總經(jīng)辦指定專人保管、立卷歸檔。

第六節(jié)發(fā)文

一、發(fā)文一律使用《___公司發(fā)文稿紙》。

二、發(fā)文程序如下:

公司內(nèi)部發(fā)文:

擬稿人→部門經(jīng)理核準(zhǔn)→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案

對(duì)外發(fā)文:

擬稿人→部門經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準(zhǔn)→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案

第七節(jié)其他

一、時(shí)限要求:

1、特急:限4個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。

2、急:限8個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。

3、平:限16個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。

二、文件的保密要求:

1、絕密文件:閱后應(yīng)立即退回發(fā)文部門,并由發(fā)文部門保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。

2、機(jī)密文件:閱后應(yīng)立即保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。

3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內(nèi)。

三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。