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立卷整理歸檔制度是企業(yè)管理中不可或缺的一部分，它涵蓋了企業(yè)的各類文件資料，包括但不限于合同文檔、財(cái)務(wù)報(bào)表、項(xiàng)目報(bào)告、員工檔案等。這些文件不僅記錄了企業(yè)運(yùn)營的點(diǎn)滴，也是法律糾紛和審計(jì)審查的重要依據(jù)。
內(nèi)容是什么
立卷整理歸檔制度主要包括以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：
1. 文件分類：依據(jù)文件性質(zhì)和使用頻率，將其分為永久保存、長(zhǎng)期保存和短期保存三類。
2. 文件編碼：為每個(gè)文件賦予唯一的編碼，便于檢索和管理。
3. 文件收集：及時(shí)收集各部門產(chǎn)生的文件，確保完整無遺漏。
4. 文件整理：按照時(shí)間、項(xiàng)目或部門等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行有序排列。
5. 文件存儲(chǔ)：選擇合適的物理或電子存儲(chǔ)方式，確保文件安全。
6. 文件檢索：建立高效檢索系統(tǒng)，方便快速查找所需文件。
7. 文件銷毀：對(duì)過期或不再需要的文件，按規(guī)定程序進(jìn)行安全銷毀。
規(guī)范
實(shí)施立卷整理歸檔制度需遵循以下規(guī)范：
1. 制定詳細(xì)的文件管理政策，明確責(zé)任部門和人員。
2. 定期培訓(xùn)員工，提高其文件管理意識(shí)和技能。
3. 設(shè)立文件安全保密制度，防止信息泄露。
4. 建立文件審計(jì)機(jī)制，定期檢查文件管理情況。
5. 遵守相關(guān)法律法規(guī)，如《檔案法》等，確保文件管理合規(guī)。
重要性
立卷整理歸檔制度對(duì)于企業(yè)管理至關(guān)重要：
1. 提升效率：規(guī)范化的文件管理能減少尋找文件的時(shí)間，提高工作效率。
2. 保障權(quán)益：完善的歸檔制度能保護(hù)企業(yè)權(quán)益，防止因文件丟失或損壞導(dǎo)致的損失。
3. 防范風(fēng)險(xiǎn)：及時(shí)有效的文件處理有助于規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)對(duì)審計(jì)或訴訟。
4. 傳承知識(shí)：保存的歷史文件為企業(yè)提供了寶貴的知識(shí)庫，有利于經(jīng)驗(yàn)傳承和決策參考。
立卷整理歸檔制度是企業(yè)管理的基石，它不僅維護(hù)了企業(yè)日常運(yùn)營的順暢，也為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
立卷整理歸檔制度范例范文
第1篇 立卷整理歸檔制度范例
一、文書立卷整理是機(jī)關(guān)文書工作的一項(xiàng)基本制度。本所文書立卷工作由內(nèi)勤人員進(jìn)行負(fù)責(zé)。
二、本所檔案應(yīng)編制整理類目,認(rèn)真執(zhí)行檔案管理辦法規(guī)定。
三、檔案質(zhì)量應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià)值,一事(問題)一件,便于保管和利用。
1、歸檔文件、材料的種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整,字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予以復(fù)制;
2、歸檔文件以件為單位,一般以每份文件為一件,文件正本定稿為一件,正文與附件為一件,原件與復(fù)制為一件,轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件,報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件,來文與復(fù)文可為一件;
3、盒內(nèi)文件材料應(yīng)按先批復(fù)后請(qǐng)示,先正件后附件,先印件后定稿的次序排列;
4、盒卷內(nèi)文件應(yīng)除去金屬物,已破損的應(yīng)予以修整,托裱整齊,逐件用縫紉機(jī)裝訂并依次編頁號(hào)或件號(hào);
5、填寫盒內(nèi)目錄和備考表應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定,用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰;
6、聲像檔案應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)中心內(nèi)容和責(zé)任者。
7、實(shí)物檔案應(yīng)用文字標(biāo)出授獎(jiǎng)單位、獲獎(jiǎng)名稱、日期、單位和載體種類;
8、會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門收集齊全,按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表分類整理立卷,裝訂成冊(cè),并在每?jī)?cè)封皮上注明保管期限,在財(cái)務(wù)部門管理一年后移交檔案室,并編寫會(huì)計(jì)檔案案卷目錄和移交清單一式兩份;
9、基建檔案由基建部門收集整理,按分類組合案卷編制目錄和移交清單一式兩份,工程完工驗(yàn)收后移交檔案室;
四、文書書寫要求
1、書寫材料應(yīng)用碳素墨水、藍(lán)黑墨水,除特殊行業(yè)規(guī)定外不能使用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等。
2、文字書寫一律從左至右橫寫。
第2篇 立卷歸檔制度范例
立卷歸檔工作是文書處理過程的最后環(huán)節(jié),是檔案工作的基礎(chǔ),為了使案卷更好的利用,發(fā)揮其作用,便于管理和查找,特作如下規(guī)定:
一、歸檔時(shí)間:
各部門要在每年12月份把文字材料,移交本機(jī)關(guān)檔案人員。
二、歸檔要求:
1、凡是本機(jī)關(guān)在貫徹執(zhí)行黨的路線、方針、政策和年度工作活動(dòng)中形成的各類文件材料都應(yīng)歸檔立卷。
2、歸檔的文件材料,應(yīng)保持它們之間的歷史聯(lián)系,并根據(jù)其性質(zhì)區(qū)分保存價(jià)值,分類整理,確定保管期限立卷。案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切,以便保管和利用。
3、具有永久和長(zhǎng)期保管價(jià)值的案卷內(nèi)“備考表”必須按要求填寫。
4、對(duì)需要?dú)w檔的案卷,在裝訂必須認(rèn)真檢查。園珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙的材料一律不得歸卷,有者必須用鋼筆重新抄寫或復(fù)印。裝訂做到結(jié)實(shí)、整齊、美觀,便于長(zhǎng)久保管。
5、每年的文件材料,要在第二年的四月末前裝訂成冊(cè)。
第3篇 公文立卷歸檔制度
1、根據(jù)《檔案法》和有關(guān)規(guī)定,公文辦完后。各科室兼職檔案員應(yīng)當(dāng)在檔案室指導(dǎo)下,按要求將公文原稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。聯(lián)合行文,由主辦部門負(fù)責(zé)立卷歸檔,其他部門保存復(fù)制件。
2、歸檔范圍:凡是本機(jī)關(guān)辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種形式和載體的文件材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、錄音、錄像、照片(包括底片)等均應(yīng)歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的各種材料。
3、歸檔時(shí)間:辦理完畢的文件,應(yīng)當(dāng)?shù)诙?月底以前經(jīng)過整理立卷送交檔案室歸檔。逾期不交者,責(zé)任自負(fù)。
4、歸檔的各種材料應(yīng)收集齊全、完整。各科室與檔案室在交接案卷時(shí),雙方要認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì),并嚴(yán)格履行交接簽字手續(xù)。
