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原始記錄管理制度是企業(yè)管理體系的重要組成部分，它涵蓋了企業(yè)日常運營中的各種記錄，如生產(chǎn)數(shù)據(jù)、財務報表、客戶溝通記錄等。這些記錄不僅是業(yè)務活動的直接反映，也是企業(yè)決策、審計、追溯問題、改進管理的基礎。
包括哪些方面
原始記錄管理制度主要包括以下幾個方面：
1. 記錄定義與分類：明確何種活動需要記錄，將記錄分為生產(chǎn)、財務、人力資源、市場營銷等多個類別。
2. 記錄格式與標準：設定統(tǒng)一的記錄格式，確保信息完整、準確、清晰。
3. 記錄的收集與保存：規(guī)定記錄的收集方式、保存期限和存儲條件，確保記錄的安全和可訪問性。
4. 記錄的審核與審批：設立審核流程，保證記錄的真實性、合法性。
5. 記錄的使用與更新：規(guī)定記錄的查閱權(quán)限，以及如何根據(jù)實際情況更新和修訂記錄。
6. 記錄的銷毀：明確超出保存期限的記錄銷毀程序，防止敏感信息泄露。
重要性
原始記錄管理制度的重要性體現(xiàn)在：
1. 法規(guī)遵從：滿足法律法規(guī)對企業(yè)記錄管理的要求，避免因記錄不合規(guī)導致的法律風險。
2. 決策支持：為管理層提供準確的數(shù)據(jù)支持，便于制定戰(zhàn)略和決策。
3. 質(zhì)量保證：通過記錄追溯，及時發(fā)現(xiàn)問題，提高產(chǎn)品和服務質(zhì)量。
4. 風險控制：記錄的完整性有助于預防和應對潛在風險，如財務欺詐、數(shù)據(jù)泄露等。
5. 持續(xù)改進：通過對歷史記錄的分析，識別改進點，推動企業(yè)持續(xù)優(yōu)化。
方案
實施有效的原始記錄管理制度，可以采取以下策略：
1. 制定詳細的操作手冊：提供清晰的指導，確保員工了解記錄管理的各個環(huán)節(jié)。
2. 培訓與教育：定期進行記錄管理培訓，提升員工的記錄意識和技能。
3. 技術(shù)支持：利用數(shù)字化工具，如erp系統(tǒng)，自動化記錄生成、存儲和檢索，減少人為錯誤。
4. 監(jiān)督與評估：設立內(nèi)部審計機制，定期檢查記錄管理的執(zhí)行情況，及時調(diào)整和完善制度。
5. 激勵機制：鼓勵員工遵守記錄管理制度，將記錄管理納入績效考核，獎勵優(yōu)秀表現(xiàn)。
在實際操作中，企業(yè)需結(jié)合自身業(yè)務特點，靈活調(diào)整上述方案，以實現(xiàn)高效、合規(guī)的原始記錄管理。
原始記錄管理制度要求范文
第1篇 金屬公司原始記錄統(tǒng)計臺帳統(tǒng)計報表管理制度
金屬制品公司原始記錄、統(tǒng)計臺帳、統(tǒng)計報表管理制度
一、總則
為妥善保存原始記錄、統(tǒng)計臺帳、統(tǒng)計報表,并規(guī)范原始記錄、統(tǒng)計臺帳、統(tǒng)計報表的標識、收集、編目、歸檔、貯存、保管和處理工作,特制訂本制度。
二、適用范圍
適用于各部門原始記錄、統(tǒng)計臺帳、統(tǒng)計報表的保存控制,也包括分供方的原始記錄。
三、原始記錄、統(tǒng)計臺帳、統(tǒng)計報表種類、收集、標識
1.原始記錄、統(tǒng)計臺帳、統(tǒng)計報表的形式由使用部門根據(jù)自身的需要制定,經(jīng)工程部長審核其可行性后,交廠務經(jīng)理審批其是否能正式使用。
2.對于已超出保存期的原始記錄,由各相關(guān)責任部門負責銷毀,工程部有權(quán)檢查其是否按規(guī)定實行。
3.原始記錄、統(tǒng)計臺帳、統(tǒng)計報表的保管方式要便于存取和檢索,保管設施應提供適宜的環(huán)境,以防止損壞、變質(zhì)和丟失。
4.工程部規(guī)定原始記錄、統(tǒng)計臺帳、統(tǒng)計報表原始記錄、統(tǒng)計臺帳、統(tǒng)計報表的保存期。
5.各部門需查閱原始記錄、統(tǒng)計臺帳、統(tǒng)計報表時,需向廠務經(jīng)理提出書面申請,經(jīng)批準后,再向相關(guān)記錄的部門負責人借記錄查閱,各部門做好查閱記錄。
四、各部門要做好原始記錄、統(tǒng)計臺帳、統(tǒng)計報表的填寫和呈報工作,原始記錄、統(tǒng)計臺帳、統(tǒng)計報表的填寫應準確,干凈。不得在原始記錄、統(tǒng)計臺帳、統(tǒng)計報表上隨便涂寫。如記錄時出現(xiàn)錯誤,在錯誤處劃一杠,再填寫正確數(shù)據(jù),任何人不得隨意更改、涂寫原始記錄、統(tǒng)計臺帳、統(tǒng)計報表,以保證原始記錄、統(tǒng)計臺帳、統(tǒng)計報表的有效性。
批準審核編制
日期日期日期
第2篇 醫(yī)院原始記錄管理制度
醫(yī)院原始記錄管理制度
原始記錄是用以記載和證明經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)生執(zhí)行和完成情況的書面證明,是作為檢查和考核經(jīng)濟活動和重要依據(jù),也是進行會計核算的基礎,為了正確地反映經(jīng)濟業(yè)務和明確各方面及個人的經(jīng)濟責任,特制定本制度:
一、原始記錄的內(nèi)容
1、材料物資方面的原始記錄
醫(yī)用衛(wèi)生材料及低值易耗品的驗收領用單;
總務倉庫的其他材料及低值易耗品的驗收領用單;
藥庫藥品的領用單;
藥房消耗日報表;
各類材料,藥品盤點報告單
2、勞動方面的原始記錄
職工人數(shù)的記錄;
職工調(diào)動、考勤的記錄;
工資結(jié)算的記錄;
獎金測算的記錄。
3、設備使用方面的原始記錄
醫(yī)療儀器設備的固定資產(chǎn)驗收單、領用單;
圖書及其他設備的固定資產(chǎn)驗收單、領用單;
房屋建筑物固定資產(chǎn)驗收單、領用單;
各類固定資產(chǎn)登記卡,設備報廢單,調(diào)撥單;
固定資產(chǎn)盤點報告單;
固定資產(chǎn)報損報廢審批單。
4、費用開支的原始記錄
水、電費結(jié)算單;
領款收據(jù);
勞務以及辦公費開支;
零星維修結(jié)算表。
5、財務管理方面的原始記錄
借款借據(jù)。
收款收據(jù)
二、原始記錄的填制方法、格式
序號 項目內(nèi)容 管理部門 記錄格式 應具備內(nèi)容
1 醫(yī)用衛(wèi)生材料
藥劑科
單據(jù)式記錄單
日期、品種、
規(guī)格、數(shù)量、
單價、總金額、經(jīng)辦人、驗收人、審批人
2 低值易耗品
藥劑科
信息科
總務科
單據(jù)式記錄單
3 醫(yī)療藥品
藥劑科
日報表式記錄單
4 專業(yè)圖書資料
圖書室
單據(jù)式記錄單
5 借款借據(jù)
借款人
單據(jù)式記錄單
6 收款收據(jù)工資計算表
收款人
制表人
單據(jù)式記錄單
7 行政家具設備
總務科
單據(jù)式記錄單
始憑證的審核
原始記錄是財務科最基礎的核算資料,財務科確定由審核員對各種原始記錄的正確性、真實性和手續(xù)的完備性等進行審核,稽核員每月進行抽查,每月與各管理部門進行帳實核對。
原始記錄填制人的責任
各管理部門的專職原始記錄員,應按原始記錄的格式的各項內(nèi)容如實填寫,不能遺漏,對各項經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生情況及時做好記錄工作,所有記錄的數(shù)據(jù)必須如實反映,計算準確,不得弄虛作假,原始記錄填制人對填制的業(yè)務內(nèi)容負責。
原始記錄簽署、傳遞匯集
衛(wèi)生材料領用單,圖書設備等固定資產(chǎn)單據(jù),一般由經(jīng)辦人員填寫,經(jīng)部門負責人簽署意見,專職記錄簽章后及時送財務科審核,然后入帳。
藥品的入庫、領用,由藥庫會計,根據(jù)發(fā)票驗收,及領料單,單據(jù)送財務科審核,無誤后,登記入帳。
總務材料的領用,由經(jīng)辦人填寫后,科主任簽署意見,經(jīng)專職記錄員匯總后每月交財務科審核,審核無誤后列報支出。
借款單和領款單的填制,一般由經(jīng)辦人填寫,經(jīng)院長審批后,報財務科審核,無誤后付款。
第3篇 永安地產(chǎn)原始記錄管理制度
安永地產(chǎn)原始記錄管理制度
為了規(guī)范會計核算工作,強化內(nèi)部會計管理,提高會計工作質(zhì)量水平。根據(jù)《會計基礎工作規(guī)范》及本公司的具體情況,特制定本制度。
1.原始記錄的內(nèi)容主要包括原始憑證和記賬憑證
原始憑證包括憑證的名稱,填制憑證的日期,填制憑證單位的名稱或者填制人的姓名,經(jīng)辦人的簽名或蓋章,接受憑證單位的名稱,經(jīng)濟業(yè)務的內(nèi)容,經(jīng)濟業(yè)務的數(shù)量、單價和金額等基本要素。
記賬憑證包括填制憑證的日期,憑證的名稱和編號,經(jīng)濟業(yè)務的摘要應記會計科目、方向及金額,記賬符號,所附原始憑證的張數(shù)、填制,人員、稽核人員、記賬人員和會計主管人員的簽名或印章。
2.原始記錄填制方法的基本要求
真實可靠、內(nèi)容完整、填制及時、書寫清楚、順序使用、審核無誤、分類正確、連續(xù)編號。
原始憑證填制的具體要求:從外單位取得的原始憑證,必須蓋有填制單位的公章;從個人取得的原始憑證,必須有填制人員的簽名或者蓋章;凡有大寫和小寫金額的原始憑證,大寫與小寫金額必須相符;購買實物的原始憑證,必須有驗收證明;一式幾聯(lián)的原始憑證,必須注明各聯(lián)的用途,并且只能以一聯(lián)用作報銷憑證;一式幾聯(lián)的發(fā)票和收據(jù),必須用雙面復寫,或本身具備復寫功能,并連續(xù)編號,作廢時應加蓋“作廢”戳記。,連同存根一起保存;職工公出借款的收據(jù),必須附記賬憑證之后;經(jīng)上級有關(guān)部門批準的經(jīng)濟業(yè)務,應將批準文件作為原始憑證附件;發(fā)現(xiàn)原始憑證有錯誤的,應當由開出單位重開或者更正。
記賬憑證填制的具體要求除結(jié)賬和更正錯誤,記賬憑證必須附有原始憑證并注明所附原始憑證的張數(shù);一張原始憑證所列的支出需要有兩個以上的單位共同負擔時,應當由保存該原始憑證的單位開給其他應負擔單位原始憑證分割單;記賬憑證需順序編號;填制記賬憑證時如果發(fā)生錯誤,應當重新填制;實行會計電算化的機制記賬憑證應當符合對記賬憑證的一般要求,并認真審核,做到會計科目使用正確,數(shù)字準確無誤;準確編制會計分錄并保證借貸平衡;摘要應與原始憑證內(nèi)容一致,能準確反映經(jīng)濟業(yè)務的主要內(nèi)容,表述簡短精練。
3.原始記錄的格式
原始記錄的格式應盡量采用通用格式,對于本單位的專用憑證,應根據(jù)實際需要確定。原始憑證的格式:根據(jù)內(nèi)部需要,自制有費用報銷單、工程付款進度表、辦公用品領用表、工資結(jié)轉(zhuǎn)明細表、短期借款利息預提明細表等。
4.原始記錄的審核
由會計審核人員按原始記錄填制要求進行審核。
5.原始記錄填制人的責任
對原始記錄中原始憑證、記賬憑證的真實性、合法性、公允性負會計責任。
6.原始記錄的管理、傳遞、匯集
第一,會計憑證應當及時傳遞,不得積壓;
第二,會計憑證登記完畢后,應當按照分類和編號順序保管,不得散亂丟失;
第三,記賬憑證應當連同所附原始憑證或者原始憑證匯總表,按照編號順序,折疊整齊,按期裝訂成冊,并加具封面,注明單位名稱、年度、月份和起訖日期、憑證種類、起訖號碼,由裝訂人在裝訂線封簽名或蓋章。對于數(shù)量過多的原始憑證,可以單獨裝訂保管,在封面上注明記賬憑證日期、編號、種類,同時在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號。各種經(jīng)濟合同、存出保證金收據(jù)以及涉外文件等重要原始憑證,應當另編目錄,單獨登記保管,并在有關(guān)的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號。
第四,原始憑證不得外借,其他單位如因特殊原因需要使用原始憑證時,經(jīng)本單位會計機構(gòu)負責人、會計主管人員批準,可以復制。向外單位提供原始憑證復制件,應當在專設的登記簿上登記,并由提供人員和收取人員共同簽名或者蓋章。
第五,從外單位取得的原始憑證如有遺失,應當取得原開出單位蓋有公章的證明,并注明原來憑證的號碼、金額和內(nèi)容等,由經(jīng)辦單位會計結(jié)構(gòu)負責人、會計主管人員和單位領導人批準后,才能代作原始憑證。如果確實無法取得證明的,如火車、輪船、飛機票等憑證,由當事人寫出詳細情況,由經(jīng)辦單位會計結(jié)構(gòu)負責人、會計主管人員和單位領導人批準后,代作原始憑證。
