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信息資料管理制度檢查是企業(yè)運營中不可或缺的一環(huán)，旨在確保信息資源的有效管理，防止數據丟失、泄露，提升工作效率，并保障企業(yè)的信息安全。
包括哪些方面
1. 信息分類與編碼：建立統(tǒng)一的信息分類標準，對各類資料進行編碼，便于檢索和管理。
2. 存儲與備份：規(guī)定信息存儲的硬件和軟件要求，設定定期備份機制，以防止數據丟失。
3. 訪問權限控制：明確員工對信息資料的訪問權限，防止未經授權的訪問和濫用。
4. 安全防護：制定安全策略，包括防火墻、加密技術、病毒防護等，確保信息資料的安全。
5. 使用與更新：規(guī)定信息資料的使用流程，及時更新過期或無效的信息。
6. 監(jiān)控與審計：實施信息使用監(jiān)控，定期進行審計，檢查制度執(zhí)行情況。
7. 法規(guī)遵守：確保信息資料管理符合相關法律法規(guī)要求，如數據保護法等。
重要性
信息資料管理制度的有效執(zhí)行對企業(yè)至關重要：
1. 保障信息安全：防止敏感信息泄露，維護企業(yè)競爭力。
2. 提升效率：有序的資料管理有助于快速找到所需信息，提高工作效率。
3. 遵守法規(guī)：避免因違規(guī)操作導致的法律風險，維護企業(yè)聲譽。
4. 支持決策：準確、全面的信息能為管理層決策提供有力支持。
方案
1. 制定詳細的信息資料管理政策：明確各崗位職責，詳細規(guī)定操作流程。
2. 培訓與教育：定期組織員工培訓，增強信息安全意識，理解并遵守制度。
3. 技術支持：投資合適的it系統(tǒng)，實現(xiàn)信息資料的自動化管理。
4. 持續(xù)改進：定期評估制度執(zhí)行效果，根據反饋調整和完善制度。
5. 強化監(jiān)督：設立專門的管理部門，負責監(jiān)督制度執(zhí)行，處理違規(guī)行為。
通過以上措施，企業(yè)可以構建一個高效、安全、合規(guī)的信息資料管理體系，為日常運營和長期發(fā)展奠定堅實基礎。
信息資料管理制度檢查范文
第1篇 社區(qū)衛(wèi)生中心信息資料管理制度
南調社區(qū)衛(wèi)生服務中心信息資料管理制度
社區(qū)衛(wèi)生檔案及信息對指導社區(qū)衛(wèi)生服務工作、規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務中心運作起著重要作用,是開展好社區(qū)衛(wèi)生服務工作的重要保證,是建設社區(qū)衛(wèi)生信息管理工作的重要環(huán)節(jié)。根據社區(qū)衛(wèi)生服務中心的工作實際,特制定以下管理規(guī)定。
1、社區(qū)衛(wèi)生檔案的內容:建立統(tǒng)一的社區(qū)衛(wèi)生調查表、居民個人健康檔案、家庭病床病歷、殘疾人及精神病人防治資料等社區(qū)衛(wèi)生服務臺賬資料。
2、社區(qū)衛(wèi)生檔案的內容必須登記詳細、真實,項目齊全,編寫清楚規(guī)范,隨工作開展及時收集、整理,并按類型歸檔。
3、社區(qū)衛(wèi)生檔案必須進行嚴格管理,確定專(兼)職衛(wèi)生檔案管理人員,專柜保存,對衛(wèi)生檔案的編寫、收集、歸檔實行專人負責制。
4、嚴格按照國家和地方有關衛(wèi)生檔案、文件的管理規(guī)定,對社區(qū)衛(wèi)生檔案進行管理和利用。在社區(qū)衛(wèi)生檔案的利用上,本著充分保護患者隱私的原則,嚴格檔案的借入借出,對借出時間期限做出明確規(guī)定,責任者的簽章手續(xù)必須齊全。
5、對收集的社區(qū)衛(wèi)生檔案必須實行定期審查制度,要求收集齊全、完整,對于不符合要求的,一律退回責任人進行改正、補齊,問題嚴重者可令其重做,不符合要求者,不能驗收歸檔。
6、社區(qū)衛(wèi)生檔案資料必須真實地反映情況,具有永久和長期保存價值的資料必須完整、準確、系統(tǒng),責任者的簽章手續(xù)必須齊全。
7、對社區(qū)衛(wèi)生檔案資料涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等,應按有關規(guī)定予以處罰,對因此觸犯國家有關法律法規(guī)、造成損害患者權益的后果,由直接責任人承擔。
8、配有社區(qū)衛(wèi)生服務計算機信息系統(tǒng)的中心要有專兼職專業(yè)人員作為系統(tǒng)的維護人員,負責日常維護工作,并有相關的管理制度。
9、各系統(tǒng)工作點,必須有明確的計算機操作規(guī)程、使用方法及注意事項,使用人員必須熟知有關事項,切實掌握使用要領。
10、根據上級要求及時、準確、規(guī)范上報有關信息。
第2篇 監(jiān)理信息資料管理作業(yè)指導書（二）
監(jiān)理信息資料管理作業(yè)指導書(2)
2協(xié)助做好工程檔案資料的管理工作
2.1在業(yè)主與勘察、設計、施工單位簽訂合同時,明確對工程檔案資料的套數、費用、質量要求和移交時間的要求;
2.2協(xié)助業(yè)主監(jiān)督和檢查各單位收集和整理本單位形成的工程檔案資料,并按要求完成立卷工作;
2.3工程檔案驗收的主要內容包括:
工程檔案是否齊全、系統(tǒng)、完整;
工程檔案是否整理立卷,立卷是否符合國家規(guī)范的相關規(guī)定;
工程檔案的內容是否真實,準確地反映工程建設活動和工程實際狀況;
工程檔案簽章手續(xù)是否完備,竣工圖編制是否符合要求。
2.4協(xié)助業(yè)主在工程竣工驗收前按《城市建設檔案管理規(guī)定》及時向城建檔案管理部門報送工程檔案。
2.5協(xié)助業(yè)主及時獲得《上海市建設項目(工程)檔案驗收合格證》。
2.6做好監(jiān)理資料管理及歸檔工作,施工階段監(jiān)理資料應包括下列內容:
施工合同文件及委托監(jiān)理合同;
勘察設計文件;
監(jiān)理規(guī)劃;
監(jiān)理實施細則;
分包單位資格報審表;
設計交底與圖紙會審會議紀要;.
施工組織設計(方案)報審表;
工程開工/復工報審表及工程暫停令;
測量核驗資料;
工程進度計劃;
工程材料、構配件、設備的質量證明文件;
檢查試驗資料;
工程變更資料;
隱蔽工程驗收資料;
工程計量單和工程款支付證書;
監(jiān)理工程師通知單;
監(jiān)理工作聯(lián)系單;
報驗申請表;
會議紀要;
來往函件;
監(jiān)理日記;
監(jiān)理月報;
質量缺陷與事故的處理文件;
分部工程、單位工程等驗收資料;
索賠文件資料;
竣工結算審核意見書;
工程項目施工階段質量評估報告等專題報告;
監(jiān)理工作總結。
附錄1監(jiān)理信息分類編碼體系表
文件夾號文件類號文件類名是否傳閱及傳閱范圍
監(jiān)a-01號a01工程開工/復工報審表總監(jiān)、總監(jiān)代表、各專業(yè)負責人
a02施工組織設計(方案)報審表全體人員(總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應專業(yè)負責人、相應專業(yè)監(jiān)理工程師)
a03分包單位資質報審表總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應專業(yè)負責人、相應專業(yè)監(jiān)理工程師
a06監(jiān)理工程師通知單回復總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應專業(yè)負責人、相應專業(yè)監(jiān)理工程師
a16質量缺陷與事故處理文件全體人員
監(jiān)a-02號a04a施工單位質保體系、施工人員報驗申請表全體人員
a04b測量放線報驗申請表否
a04c土建工程報驗申請表否
a04d機電安裝工程報驗申請表否
監(jiān)a-03號a05工程款支付報審表否
a07工程臨時延期申請否
a08費用索賠申請表否
a10工程竣工報驗表否
a11施工進度計劃審表否
a12承包單位申請表否
監(jiān)a-04號a09工程材料、構配件、設備報審表否
a13施工配合單位資質報審表總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應專業(yè)負責人、相應專業(yè)監(jiān)理工程師
a19施工設備報審表全體人員
監(jiān)a-05號a14工程變更單總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應專業(yè)負責人、相應專業(yè)監(jiān)理工程師
a15工程量簽證單否
a16材料認證單否
監(jiān)a-06號a17施工單位完成情況周報全體人員
a18施工單位完成情況月報全體人員
監(jiān)b-07號b01監(jiān)理工程師通知單總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應專業(yè)負責人、相應專業(yè)監(jiān)理工程師
b02工程暫停令全體人員
b03費用索賠審批表否
b04工程臨時延期審批表否
b05工程最終延期審批表否
b06監(jiān)理工作聯(lián)系單全體人員
監(jiān)b-08號b07監(jiān)理工作專題/考察報告否
b08工程質量評估/考察報告否
b09監(jiān)理單位工程質量合格證明書全體人員
監(jiān)b-09
號b10監(jiān)理工作報告(月報、周報)全體人員
b11監(jiān)理工作總結報告全體人員
監(jiān)c-10
號c01巡視、旁站檢查記錄表否
c02實測、實量記錄表否
c03監(jiān)理日記否
c04工程照片及聲像資料否
監(jiān)d-12號d01監(jiān)理規(guī)劃全體人員
d02監(jiān)理細則總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應專業(yè)負責人、相應專業(yè)監(jiān)理工程師
監(jiān)d-13
號d03工程例會紀要全體人員
d04專題會議紀要總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應專業(yè)負責人、相應專業(yè)監(jiān)理工程師
監(jiān)e-14
號e01工程施工招標文件、合同文件、工程預算書總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應專業(yè)負責人、相應專業(yè)監(jiān)理工程師
e02勘察文件、紅線、水準點測繪及地下管線資料總監(jiān)、總監(jiān)代表、測量/土建專業(yè)負責人、測量/土建專業(yè)監(jiān)理工程師
e03設計文件、施工圖紙、設計修改通知單總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應專業(yè)負責人、相應專業(yè)監(jiān)理工程師
e05環(huán)境監(jiān)測、沉降測量否
監(jiān)f-15
號f01監(jiān)理項目部函件全體人員
f02建設單位函件總監(jiān)/總監(jiān)代表指定
f03承包單位函件總監(jiān)/總監(jiān)代表指定
f04質量監(jiān)督部門函件總監(jiān)/總監(jiān)代表指定
f05相關單位召開的會議紀要總監(jiān)/總監(jiān)代表指定
監(jiān)g-16
號g01公司貫標工作文件全體人員
g02公司技術性文件全體人員
g03公司法規(guī)性文件全體人員
g04公司管理性文件全體人員
g05監(jiān)理項目部內部管理文件全
體人員
h01工程外部文件總監(jiān)/總監(jiān)代表指定
注:本信息分類表適用于一般項目,特殊項目可以以上述分類為依據,作更適應于項目的增減和變更。
附錄2監(jiān)理項目部監(jiān)理工作臺帳目錄
一、監(jiān)理項目部監(jiān)理工作依據:
1.公司企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照復印件
2.公司監(jiān)理單位資質等級證書復印件
3.委托監(jiān)理合同復印件
4.監(jiān)理項目登記表復印件
二、監(jiān)理項目部質量保證體系:
1.監(jiān)理項目部組織機構圖
2.總監(jiān)理工程師任命書
3.總監(jiān)理工程師授權書
三、監(jiān)理項目部資料管理工作
1.本監(jiān)理項目部監(jiān)理信息分類編碼系統(tǒng)
2.文件發(fā)放登記表
3.文件借閱登記表
4.文件更改通知單
5.文件銷毀登記表
6.文件歸檔登記表
7.質量記錄借閱登記表
8.收發(fā)文登記簿
四、監(jiān)理項目部資源管理工作
1.監(jiān)理人員情況一覽表
2.監(jiān)理人員資質、資格、專業(yè)培訓證書
3.監(jiān)理人員考勤表
4.監(jiān)理項目部設施清單
五、監(jiān)理項目部監(jiān)理服務工作
1.聯(lián)合監(jiān)理服務驗證報告
2.建設單位提供財產登記表
六、監(jiān)理項目部監(jiān)理服務質量分析和改進工作
1.不合格服務評審處置表
第3篇 監(jiān)理信息資料管理作業(yè)指導書（一）
監(jiān)理信息資料管理作業(yè)指導書(1)
監(jiān)理信息資料管理的好壞直接反映項目部的信息化水平,是項目管理成功與否的關鍵之一,公司在總結1998年以來貫標管理積累的經驗,于2001年頒布的《監(jiān)理信息管理作業(yè)指導書》,規(guī)范了監(jiān)理信息管理工作。為了做好項目部信息管理工作,首先必須根據業(yè)主委托的監(jiān)理工作范圍和內容,建立以監(jiān)理項目部為處理核心的信息資料管理中心,協(xié)調項目業(yè)主、承建商,監(jiān)理三者之間信息流通,收集來自外部環(huán)境各類信息,全面、系統(tǒng)處理后,供參建各方處理造價、進度、質量事務時使用,為整個項目建設服務。
信息資料管理的日常工作包括:負責規(guī)劃建立項目信息資料管理系統(tǒng),收集信息、信息加工整理和儲存,信息資料檢索和傳遞,實現(xiàn)監(jiān)理工作本身的自動化,標準化,規(guī)范化,系統(tǒng)化的管理,并推動整個項目信息資料收集、處理效率。同時上海市建筑科學研究院研制開發(fā)了已在全國范圍推廣使用的《工程項目監(jiān)理》軟件系統(tǒng),能最大限度利用先進的管理工具-計算機來完成信息管理各個環(huán)節(jié)工作。
1規(guī)劃建立項目信息資料管理系統(tǒng)
信息是不斷流動的,在建設過程中各個環(huán)節(jié)都有參建各方處理事務的信息產生,只建立監(jiān)理內部的信息流程是沒有效率的,也不可能收集和處理好監(jiān)理工作所需要信息,因此必需規(guī)劃整個項目信息資料管理系統(tǒng),確定監(jiān)理信息分類編碼體系表(詳見附1),對業(yè)主、承包商、監(jiān)理、外部信息進行統(tǒng)一分類,明確各方在信息資料收集方面的職責,同時滿足各方在信息資料使用方面要求。
1.1信息收集
1.1.1收集項目決策文件及有關資料
項目決策文件包括了建設規(guī)模、建設布局、質量、進度、投資控制基本要求等基礎性依據,是監(jiān)理和參建各方對工程實施控制的重要文件,其中包含了許多設計文件的重要依據,指導著整個項目運作方向。
1.1.2設計文件及有關資料的收集
工程設計文件不僅是施工的依據,而且是監(jiān)理進行質量、進度、投資控制的重要依據,設計過程中所收集到一些基礎性資料對編制和審核施工組織設計、施工方案有很大幫助。在收集工程設計文件的同時,應收集:
初步設計資料。收集初步設計資料重點在:工程項目目的和任務,工程的規(guī)模,總體規(guī)劃,主要建筑物位置,結構形式和設計尺寸,各種建筑物材料用量,主要技術經濟指標;
技術設計資料。技術設計是對初步設計更進一步深化,其中許多資料是對初步設計資料補充和修正。因此重點收集和核對這些修正和補充資料;
施工圖設計資料:施工圖作為設計單位最終輸出產品,直接指導項目施工。對施工圖及其有關文件收集和管理,是設計資料信息管理的工作重點。所收集信息包括:施工總平面圖,建筑物施工平面圖和剖面圖、安裝施工詳圖,各種專門工程的施工圖以及各種設備和材料的明細表等。在收集設計資料時要收集與設計圖紙和技術說明書同時輸出的概預算資料。
1.1.3設備及材料采購工作信息收集
對設備及材料采購工作應事先明確其種類、數量、技術性能以及驗收標準、交貨時間、地點和方式等;
對設備及材料供應商應事先收集其資質情況、營業(yè)執(zhí)照、生產許可證、生產能力和單位信譽,對特種設備的供應和安裝單位還應收集和審查其設計資格證書或安裝資格證書;
對關鍵設備的生產加工還應掌握供應商的制造設備、檢測設備、試驗方法、標準和頻率等制造信息,對上崗操作人員應收集和審查其技能、培訓記錄和相關證書以及制造和裝配場所的時間、溫度、濕度、壓力、清潔度等內容;
對涉及到高精確度安裝的設備和材料,對零部件的定位質量及其連接和裝配精度的設計要求、安裝要求、成品保護措施和專業(yè)工具等信息的收集和協(xié)調工作。
1.1.4招投標文件及其有關資料收集
工程監(jiān)理合同管理對象不僅是業(yè)主與承包商最終簽訂的合同協(xié)議書,招投標過程形成的一些文件同樣對業(yè)主和承包商有約束力。其中大量有用信息,要在施工期間合同管理過程予以應用。所需收集的信息如下:
業(yè)主全部要約條件:業(yè)主所提供的材料供應、設備供應、水電供應、施工道路,臨時房屋、征地情況、通訊條件等等;
承包商全部承諾條件:承包商投入人力、機械方面情況,工期保證,質量保證,投資保證,施工措施,安全保證等。
業(yè)主方施工過程信息資料收集
業(yè)主作為工程項目建設的組織者,在施工中要按照合同文件規(guī)定提供相應的條件,并要不時表達對工程各方面的意見和看法,下達某些指令;
業(yè)主負責部份材料的供應時,需提供材料的品種、數量、質量、價格、提貨地點、提貨方式等信息;
業(yè)主在建設過程中對各種有關進度、質量、投資、合同等方面的意見和看法,同時也應及時提供甲方的上級單位對工程建設的各種意見和指令。
1.1.5承包商施工過程信息資料收集
承包商在施工中,現(xiàn)場所發(fā)生的各種情況均包含了大量的內容,承包商自身必須掌握和收集這些內容。經收集和整理后,匯集成豐富的信息資料;
承包商在施工中必須經常向有關單位,包括上級部門、設計單位、監(jiān)理單位及其它方面發(fā)出某些文件,傳達一定的內容。如向監(jiān)理單位報送施工組織設計,報送各種計劃、單項工程施工措施、月支付申請表、各種工程項目自檢報告、質量問題報告、有關的意見等等。
1.1.6監(jiān)理單位施工過程信息資料收集
工地日記,主要包括:現(xiàn)場監(jiān)理人員的日報表;現(xiàn)場每日的天氣記錄;監(jiān)理工作記要;其它有關情況與說明等。現(xiàn)場每日的天氣記錄主要內容為:當天的最高、最低氣溫;當天的降雨、降雪量;當天的風力及天氣狀況;因氣候原因當天損失的工作時間等;
周報,總監(jiān)理工程師應每周向工程項目業(yè)主負責人匯報一周內所有發(fā)生的重大事件;
月報,總監(jiān)理工程師應每月向業(yè)主匯報下列情況:工程施工進度狀況(與合同規(guī)定的進度作比較);工程款支付情況;工程進度拖延的原因分析;工程質量情況與工程進展中主要困難與問題;監(jiān)理工作總結等;
總監(jiān)理工程師對承包單位的指示,主要內容為:正式函件;日常指示,如在每日的工地協(xié)調會中發(fā)出的指示;在施工現(xiàn)場發(fā)出的指示等;
工程質量記錄:主要包括試驗結果記錄及樣本記錄等。
1.1.7收集工地會議信息
工地會議是監(jiān)理組織協(xié)調工作的一種重要方法,會議中包含著大量的監(jiān)理信息。工地會議系屬監(jiān)理工程師行政管理的一部分,它包括開工前的第一次工地會議、工地例會、專題工地例會及現(xiàn)場協(xié)調會。
1.2信息資料的加工整理和儲存
監(jiān)理工程師在施工過程中,依據當時收集到的信息所作的決策或決定有如下幾個方面:
1.2.1依據進度控制信息,對施工進度狀況的意見和指示。監(jiān)理工程
師每月、每季度都要對工程進度進行分析對比并作出綜合評價,包括當月整個工程各方面實際量,實際完成數量與合同規(guī)定的計劃數量之間的比較。如果某一部分拖后,應分析其原因、存在的主要困難和問題,提出如何解決的意見。
1.2.2依據質量控制信息,對工程質量情況的意見和指示。監(jiān)理工程師應當系統(tǒng)地將當月施工中的各種質量情況,包括現(xiàn)場檢查監(jiān)理中發(fā)現(xiàn)的各種問題、施工中出現(xiàn)的重大事故,對各種情況、問題、事故的處理等情況,除在月報中進行階段性的歸納和評價外,如有必要可進行專門的質量定期情況報告。
1.2.3依據造價控制信息,對工程結算情況的意見和指示。工程價款結算一般按月進行,要對投資完成情況進行統(tǒng)計、分析,在統(tǒng)計分析的基礎上作一些短期預測,以便對業(yè)主在組織資金方面提出咨詢意見。
1.2.4依據合同管理信息,對索賠的處理意見。在工程施工中,由于甲方的原因或客觀條件使乙方遭受損失,乙方提出索賠要求;或乙方由于違約使工程遭受損失,甲方提出索賠要求。監(jiān)理工程師可對索賠提出處理意見。
1.2.5信息的儲存是將信息保留進來以備將來應用。對有價值的原始資料、資料及經過加工整理的信息,要長期積累以備查閱。信息儲存的方式主要有三種,紙、膠卷和軟盤。
1.2.6建立監(jiān)理工作臺帳,做好監(jiān)理工作臺帳的管理和審核工作
1.3信息資料的檢索和傳遞
無論是存入檔案庫還是存入計算機內存的信息、資料,為了查找的方便,在入庫前都要擬定一套科學的查找方法和手段,作好編目分類工作。健全的檢索系統(tǒng)可以使報表、文件、資料、人事和技術檔案既保存完好,又查找方便。否則會使資料雜亂無章,無法利用。
第4篇 合同管理工程信息資料管理監(jiān)理措施
合同管理、工程信息資料管理的監(jiān)理措施
一、合同管理的目標
合同管理的目標是對項目的建設實施進行管理,由于監(jiān)理單位不是項目建設的實施者,所以對項目的建設實施進行管理就是對項目的實施合同進行管理,即根據監(jiān)理合同的要求,對工程承包合同的規(guī)劃、簽訂、履行、變更和解除進行監(jiān)督,對合同雙方的爭議進行調解和處理,以保證合同的依法簽訂和全面履行。
二、合同管理的依據
由于本工程實施施工過程的監(jiān)理,因此,監(jiān)理方合同管理主要涉及建設單位與承建單位、總包單位與分包單位,建設單位與材料設備供應單位之間的合同。合同管理是建設監(jiān)理的主要工作之一,其主要依據:《合同法》、《建筑法》《建設工程監(jiān)理規(guī)范》、監(jiān)理委托合同以及建設工程施工合同(包括施工招標文件、工程量清單、中標通知書、中標單位投標商務標等)等。
三、合同管理的措施
(一)合同工作的重點
①做好合同總體規(guī)劃:
a、通過各類合同主控項目總體目標的實現(xiàn)。最大限度滿足業(yè)主的目標及目標的確定性,業(yè)主對監(jiān)理工程師和承包商的信任程度,業(yè)主的管理風格。
b、多方面考慮承包商的能力、資信、企業(yè)規(guī)模、管理水平,在本項目中的目標與動機,目前經營狀態(tài),類似工程經驗,承受和抗御風險的能力。
c、工程的類型、規(guī)模、技術復雜程度、設計準確程度、工程質量要求和工程范圍的確定性、計劃性,各類合同招標時間及工期的限制,工程風險程度,工程資源(如資金、材料、設備等)供應及限制條件。
d、環(huán)境因素,(包括法律環(huán)境、市場競爭程度、材料價格因素、地質、氣候、自然、現(xiàn)場條件的確定性,獲得額外資源的可能性等)。
e、考慮與業(yè)主簽約的承包商的數量及發(fā)包形式,結合各類合同的特征,向業(yè)主推薦合同計價方式。
②進行合同分析,對各類合同條款進行分類研究,提出合同的缺陷和特點,將實現(xiàn)過程中可能引起合同變化的事件加以分析,便于采取相應措施。
③健全合同管理臺帳,建立合同目錄,編碼。
④做好合同履行的監(jiān)督檢查。
⑤做好施工索賠管理。
(二)合同工作的索賠管理
①協(xié)助審查業(yè)主簽約的各類合同,將合同條款中不明確的概念予以明確,減少索賠事件發(fā)生的可能性。
②協(xié)助業(yè)主執(zhí)行公正、科學的原則,要求合同各方嚴格按合同辦事,維護雙方的合法利益,保證工程質量、進度、投資目標的實現(xiàn)。
③在合同實施中,嚴格控制工程變更,監(jiān)理工程師要依據設計文件和工程現(xiàn)場條件作出正確決定,嚴格控制可能引起施工索賠的工程變更,并按工程變更處理程序規(guī)定及時處理,涉及工期費用索賠的工程變更,必須通過業(yè)主的認可,總監(jiān)才以簽認。
④總監(jiān)參與本工程合同總體規(guī)劃及合同管理制度建立。負責草擬合同條款,會簽、協(xié)商、修改、審批,協(xié)助業(yè)主、承包商的簽署,并做好合同保管等工作制度及流程。
⑤合同執(zhí)行情況的跟蹤管理和分析報告。
⑥協(xié)助業(yè)主處理與項目實施中有關的施工索賠,調解合同糾紛。
(三)合同爭議的調解
在合同的履行過程中,根據相關條款,監(jiān)督合同各方是否按合同履行各自的權利和義務,在維護業(yè)主方利益的同時,維護承包單位的合法正當權益。同時,加強事先控制的原則,避免合同爭端的產生;
項目監(jiān)理機構接到合同爭議的調解要求后應進行一定調查取證工作,在爭議調解過程中,除已達到了施工合同規(guī)定的暫停履行合同的條件之外,項目監(jiān)理機構應要求施工合同的雙方繼續(xù)履行施工合同。
在總監(jiān)理工程師簽發(fā)合同爭議處理意見后,建設單位或承包單位在施工合同規(guī)定的期限內未對合同爭議處理決定提出異議,在符合施工合同的前提下,此意見應成為最后的決定,雙方必須執(zhí)行。
在合同爭議調解無效的情況下,監(jiān)理機構應根據實際情況收集齊全相關的數據資料,為合同仲裁提供客觀、詳實的依據。
四、信息管理的工作內容和方法
1、監(jiān)理資料的提供
(1)階段性資料的提供:我們針對在監(jiān)理工作中涉及到工程控制目標內容產生的資料,工程變更形成的資料等及時向業(yè)主提供,以便業(yè)主掌握工程施工動態(tài)狀況。
(2)工程竣工驗收,施工階段監(jiān)理工作結束后,我們將根據監(jiān)理合同的約定提供完整的監(jiān)理資料。
2、監(jiān)理資料的管理
我公司將建立信息管理體系,使項目建設信息收集及時,儲存規(guī)范,傳遞迅捷,使用方便。
(1)信息管理的工作內容
1)建立由業(yè)主項目負責人,現(xiàn)場代表、總監(jiān)、設計負責人、施工項目負責人組成的工程信息管理領導機構,使工程建設各類信息有一個處理平臺。
2)監(jiān)理機構內形成各類監(jiān)理人員的信息反饋及傳遞渠道確保有效信息的執(zhí)行、應用。
3)做各類信息的收集、歸類和管理,作為項目控制的基礎。
(2)信息管理的主要方法
1)建立信息有編碼系統(tǒng)(專業(yè)、控制內容)
2)明確信息流程(反映各單位,各部門間)
3)制定信息采集制度(責任到人,確保信息的全面、真實性)
4)利用高效的信息處理手段,為監(jiān)理工程師決策提供依據,全面控制工程總體及階段性目標。
5)利用工地例會、監(jiān)理月報、工程實施中的現(xiàn)場考評向業(yè)主如實報告項目建設信息。
(3)信息管理的措施
總監(jiān)對監(jiān)理資料的管理全面負責,并指定一名監(jiān)理員具體實施,根據本工程建設進展各階段監(jiān)理工作結束后及時整理歸檔?？刂票O(jiān)理資料的質量要求,做到內容真實、準確,與工程實際相符合,對施工單位提交的工程技術資料嚴格審查(包括原始憑證、各種檢驗資料、竣工圖紙)。做好監(jiān)理資料歸檔的立卷、卷內文件的排列、案卷的編目及檔案的提交簽收,為項目交付使用后業(yè)主的管理及保修階段的監(jiān)理服務工作打好基礎。
3、監(jiān)理資料的歸檔
建設項目的監(jiān)理工作中,要涉及并產生大量的信息與檔案資料,有些是監(jiān)理工作的依據,有些是監(jiān)理工作中形成的文件。我們對監(jiān)理工作中的資料管理主要包括兩大方面,第一方面要對施工單位的資料管理工作進行監(jiān)督,要求施工人員及時記錄,收集并存檔需要保存的資料與檔案。第二方面是監(jiān)理機構本身應該進行的資料與檔案管理工作。
根據《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》(gb/t50328-2001)的規(guī)定和溫州市城建檔案管理有關規(guī)定,我們將以下資料在竣工驗收前提交委托人(見監(jiān)理資料原件附錄a移交清單)附后。
根據《建設工程委托監(jiān)理合同》(示范文本)的約定,在竣工驗收合格后5天內我們將協(xié)助委托人(業(yè)主
第5篇 工程監(jiān)理信息資料管理規(guī)程
一、資料類信息管理
施工階段信息的管理可從施工準備階段、施工期,竣工保修期三個子階段分別進行。
(一)施工準備階段
工程準備階段文件,如立項文件、建設用地、征地、拆遷文件、開工審批文件。
1、施工準備階段即建設工程合同簽定到項目開工前期這個階段,應該組建工程信息合理的流程,確定合理的信息源,規(guī)范各方的信息行為,建立必要的信息秩序。
2、監(jiān)理大綱、施工圖設計及施工圖預算,特別要重視結構特點、工程難度、要點、特點,掌握工業(yè)工程的工藝流程特點、設備特點,了解工程預算體系(按單位工程、分部工程、分項工程分解);了解施工合同。
3、施工單位項目經理部組成,進場人員資質;進場設備的規(guī)格型號、保修記錄;施工場地的準備情況;施工單位質量保證體系及施工單位的施工組織設計,特殊工程的技術方案,施工進度網絡計劃圖表;進場材料、構件管理制度;安全保安制度;數據和信息管理制度;檢測和檢驗、試驗程序和設備;施工單位和分包單位的資質等施工單位信息。
4、施工圖的會審和交底記錄;開工前的監(jiān)理交底記錄;對施工單位提交的施工組織設計按照項目監(jiān)理部要求進行修改的情況;施工單位提交的動工報告及實際準備情況。
5、本工程需遵循的相關建筑法律、法規(guī)和規(guī)范、規(guī)程,有關質量檢驗、控制的方法法規(guī)和質量評定標準。
(二)施工期資料
工程施工期,信息來源比較穩(wěn)定,主要是施工過程中隨時產生的數據。
1、施工單位動態(tài)信息。包括人員、設備、水、電、氣等能源的信息。
2、施工期氣象信息。每天不同時段動態(tài)信息,特別在氣候對施工質量影響較大的情況下,更要收集氣象數據。
3、建筑原材料、半成品、成品、構配件等工程物資的進場、加工、保管、使用等信息。
4、施工單位管理信息。項目經理部管理程序;質量、進度、投資的事前、事中、事后控制措施;數據采集來源及采集、處理、儲存、傳遞方式;工序間交接制度;事故處理制度;施工組織設計和技術方案執(zhí)行情況;工地文明施工及安全措施情況。
5、施工中需要執(zhí)行的國家和地方規(guī)范、規(guī)程、標準;施工合同執(zhí)行情況。
6、工程數據信息。如地基驗槽及處理記錄,工序間交接記錄,隱蔽工程驗收記錄等。
7、建筑材料必試項目有關信息。如水泥、砂石、鋼筋、外加劑、砼、防水材料、回填土、飾面板等執(zhí)行《建筑資料管理規(guī)程》相應條款。
8、設備安裝的試運和測試項目有關信息。如電氣接地電阻、絕緣電阻測試,管道通水、通風試驗,消防警報等。
9、施工索賠相關信息。索賠程序、索賠依據、索賠證據、索賠處理意見等。
10、各種監(jiān)理文件資料類信息。如監(jiān)理規(guī)劃;監(jiān)理月報;監(jiān)理會議紀要;監(jiān)理工程師簽發(fā)、簽署、簽批的各類表格、文件;分包資質;各類合同及管理文件;各類監(jiān)理工作總結類文件等。
(三)竣工及保修期資料
1、監(jiān)理文件:如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、有關質量問題和質量事故的相關記錄、監(jiān)理工作總結以及監(jiān)理過程中各種控制和審批文件等。
2、施工資料:按建筑安裝工程歸類。
3、竣工圖:按建筑安裝工程歸類。
4、竣工驗收資料:如工程竣工總結、竣工驗收備案表、電子擋案等。
5、在竣工后保修期:監(jiān)理單位按照《建筑工程文件歸檔整理規(guī)范》收集監(jiān)理文件,并協(xié)助業(yè)主督促施工單位完善全部資料的收集、匯總和歸類整理。
(四)各類生產數據類信息的管理
此類信息主要指各類表格為主要體現(xiàn)形式的文件,包括對進度、投資、質量控制及合同管理等各種信息,是監(jiān)理工程師在施工階段實施工程項目管理過程中產生的第一手資料,其內容直接反映了監(jiān)理的控制力度與深度。我公司對各種表格的填寫與應用均有具體詳細的要求,每位監(jiān)理人員必須執(zhí)行。
(五)各類協(xié)調、溝通類信息資料管理
監(jiān)理工程師作為現(xiàn)場的唯一管理者,面對參建各方以及生產中的各個環(huán)節(jié),必須隨時、隨地地進行各種協(xié)調與溝通,以便及時解決各類問題、處理各種情況,保證項目按計劃順利實施。其結果必將產生大量的信息。而監(jiān)理工程師在現(xiàn)場的常規(guī)并最有效的協(xié)調、溝通方式有監(jiān)理例會、專題工地會議。
(六)規(guī)劃、細則、總結、報告類資料管理
1、監(jiān)理規(guī)劃:指導性文件,應由時效性,編制后按公司要求審查、報建設單位。
2、監(jiān)理實施細則:具體指導工作性文件,應實用,由專業(yè)工程師編制,總監(jiān)審批。
3、監(jiān)理月報:監(jiān)理月報為項目監(jiān)理部每月向業(yè)主呈交的一份當月工作總結報告,將本工程項目進展情況及項目管理情況向業(yè)主做全面匯報。
4、各項監(jiān)理工作總結:監(jiān)理工作總結分為工程竣工總結、專題總結、月報總結三類。
(七)資料的日常管理
1、管理的主要內容
建立信息分類編碼體系:監(jiān)理文件檔案資料分類存放;監(jiān)理文件檔案資料收、發(fā)文與登記;監(jiān)理文件檔案資料傳閱;監(jiān)理文件檔案借閱、更改與作廢。
2、主要管理方法
監(jiān)理分類、編碼體系的建立與使用。信息的統(tǒng)一分類編碼對于項目管理意義重大。在整個項目實施過程中,會不斷產生大量信息,如果不對它們進行分類、編碼,就無法使用它們,無法使這些信息發(fā)揮作用,尤其是有多個主體單位參加建設,這些單位之間的溝通就是信息傳遞的過程,統(tǒng)一的信息分類與編碼就相當于參建單位擁有共同的語言,這樣在信息處理工作量巨大的建設工程管理過程中,使參建各方都能將源自不同單位的信息直接存儲于本系統(tǒng)中,再在本系統(tǒng)中進行進一步的處理,達到迅速、有效的交換、處理、儲存、查詢各類信息的目的。
(八)文件歸檔
應按照國家及北京市有關規(guī)定或要求進行監(jiān)理文件的歸檔、組卷、驗收、移交等;歸檔保存應嚴格按照保存原件為主、復印件為輔和按照一定順序歸檔的原則。
更改、作廢:原則上應由信息部門指定的責任人進行,涉及審批責任的,還需經相關審批責任人簽子認可,更改后的新文件及時取代原文件,對于作廢的文件應考慮日后的可追溯需求。
二、監(jiān)理資料的歸檔管理
1、監(jiān)理資料歸檔的內容
監(jiān)理合同、項目監(jiān)理規(guī)劃及實施細則、監(jiān)理月報及會議紀要、分部工程質量報驗簽認單、質量事故的處理資料、監(jiān)理工作總結。
2、監(jiān)理檔案組卷方法
以單位工程按歸檔的內容進行組卷;卷內文件應按專業(yè)和形成資料的時間排序并編寫卷內目錄;封面、移交目錄、審核備考表的格式見北京市資料管理規(guī)程附錄c;檔案的規(guī)格、圖紙的折疊與裝訂應按照北京市城建檔案館的統(tǒng)一規(guī)定。
三、監(jiān)理檔案的驗收、移交、管理
由總監(jiān)理工程師負責,于工程竣工驗收后三個月內將監(jiān)理檔案送公司總工程師審閱,并與檔案管理人員辦理移交手續(xù)。存檔的監(jiān)理資料需要借閱時,應辦理借閱和歸還手續(xù)。一般工程建設監(jiān)理檔案保存期至少為工程保修期結束后一年,超過保修期的監(jiān)理檔案,應經總監(jiān)理工程師批準后銷毀,但應有記錄。
四、北京市建設檔案館有要求時,應按有關規(guī)定或要求執(zhí)行。
施工單位和監(jiān)理單位用表按《工程建設監(jiān)理規(guī)程》dbj01-41-2002、《建筑安裝工程資料管理規(guī)
第6篇 調度中心文件信息資料管理制度
一、文件、信息、資料的登記:
接收上級的來電、文件、傳真及各礦上傳或報送的資料應立即登記,認真填寫《文件信息接收報送登記表》。
二、文件、信息、資料的報送:
1、每天白班收到上級來電、文件、傳真等,應立即送局辦公室。
2、每天白班收到各礦上傳的文件、傳真或其它資料,應于當天下班前送局辦公室。
3、每天夜班收到上級下發(fā)的文件、傳真,應立即把相關內容電話通知分管領導,按分管領導的指示及時或于第二天早8:30分之前報送到局辦公室。
4、每天夜班收到各礦報送的文件、傳真、資料等,應于第二天早8:30分之前報送到局辦公室。
三、文件、資料的傳達:
1、以傳真電文形式下傳:電話通知各礦調度員接收傳真,記錄接收人姓名,填寫《轉發(fā)文件(傳真)登記簿》。
2、復印文件(傳真)形式下發(fā):電話通知各礦來局調度中心取文件,記錄接收通知人姓名,填寫《發(fā)放文件(傳真)登記簿》。要求來取人員簽字。
四、文件、資料的存檔:
將存檔文件按要求填寫文件索引目錄,以電子文檔形式保存,然后將文件分類保存至檔案柜。
五、文件、資料的梳理、存檔、報送職責:
1、各類表格、記錄的內容由當班相關人員填寫。
2、每天接收各礦井(公司)向局上報的資料,由當班相關人員負責梳理、匯總、報送、存檔。
第7篇 某管理處租售業(yè)務信息資料管理規(guī)范
物業(yè)作業(yè)指導書
--管理處租售業(yè)務信息資料管理規(guī)范
1目的
對租售信息的傳遞與更新過程,以及租售中心及各部門租售業(yè)務資料的管理進行規(guī)范。
2范圍
適用于租售中心全體及各部門租售人員。
3職責
3.1租售中心及各部門租售人員負責信息的收集、整理和傳遞.
3.2租售中心負責公司各類租售信息的匯總、分析和對外發(fā)布。
4方法和過程控制
4.1租售信息報送
4.1.1管理處當日所登記的委托、交易、撤單業(yè)務,需及時記錄,并在一個工作日內報送租售中心;如連續(xù)半個月都沒有任何業(yè)務發(fā)生,要在當月15日、30日前發(fā)知會到租售中心。
4.1.2租售中心每半個月統(tǒng)計租售交易信息,并掛到內部信息網上。
4.1.3租售中心每周將各管理處上報信息登記,有效信息在外部信息網上發(fā)布。
4.2租售資料保管
4.2.1管理處所填寫的初始租售資料,應明確專人嚴格保管,除上級領導、財務管理部和租售中心工作人員外,不得提供他人使用或借閱。
4.2.2在進行委托登記時,租售人員必須注意登記資料的保管,避免客戶看到其它相關資料。租售人員應熟記委托記錄,當有業(yè)主或客戶前來咨詢時,要口述房屋委托情況,不可將重要資料出示給客戶。
4.2.3對已失效的租售資料,各部門需至少再保存二年。
4.3租售信息表格的填寫
4.3.1在填寫租售信息電子文檔時,填入的信息用宋體11號字,表格格式不得改動。
4.3.2表格內的編號為八位:__aabccc-_為年度代碼;a為管理處代碼;b為表格代碼;c為業(yè)務發(fā)生的序號,初始序號為001。
4.3.3管理處代碼:花城-01;城花-02。
4.3.4業(yè)務表格代碼:出租-1;轉讓-2;客戶委托-3;交易-4;撤單-5。
4.3.5日期填寫的格式:例如2003年10月1日,寫為。
4.3.6戶型填寫的格式:幾房幾廳幾衛(wèi),復式戶型并需注明。
4.3.7附屬設施欄主要填寫室內是否含裝修、家電、家私。
4.3.8各部門應對所有租售合約統(tǒng)一編號保存,編號規(guī)則如下:部門簡稱+[年份]序號,例如花城[2001]001。
4.3.9備注:物業(yè)類型(高層、多層、別墅等)、有無留鑰匙、另要補充的內容。
4.3.10價格:售價和月租在登記時,要了解客戶的心理價位,如報最低價需注明。
4.3.11付清/供樓以及原價需填寫。
4.3.12房號:標明具體房號-_苑_幢_號。
4.3.13撤單表內的撤單類別,分為業(yè)主撤單和客戶撤單兩類,根據撤單類別填寫其中一種。后面對應的原編號,填寫相應原表內的編號。
4.3.14郵件發(fā)送業(yè)務表格時,要把所發(fā)內容用顏色區(qū)分:新增或新更改的統(tǒng)一用紅色字體,對房源和客戶信息中非本期成交或撤單的統(tǒng)一用藍色字體,其它格式不變。但在更新信息傳遞時,要將相應字體顏色調換。
4.4租售信息以年度為單位保存,在下年開始時,啟用新表格,相應序號、合同號從001開始登記。對于跨年度仍然有效的委托,要順延至下一年度,但原編號不變。
4.5各部門租售人員崗位若發(fā)生變動,必須及時通知租售中心,并完善各項交接手續(xù)(須有租售中心人員監(jiān)督),前任租售人員應對新租售人員進行必要的培訓,以保證租售工作的連續(xù)性。
4.6部門每季度應對本部門租售業(yè)務工作情況進行分析總結,并將分析報告報租售中心。
5.支持性質量記錄表格
__wy7.5.1-g06-01-f1《房屋出租登記表》
__wy7.5.1-g06-01-f2《房屋轉讓登記表》
__wy7.5.1-g06-01-f3《客戶委托登記表》
__wy7.5.1-g06-01-f4《房屋交易登記表》
__wy7.5.1-g06-01-f5《撤單記錄表》
第8篇 物業(yè)公司租售業(yè)務信息資料管理規(guī)范
物業(yè)公司租售業(yè)務信息、資料管理規(guī)范
1.目的
對租售信息的傳遞與更新過程,以及租售中心及各部門租售業(yè)務資料的管理進行規(guī)范。
2.范圍
適用于租售中心全體及各部門租售人員。
3.職責
3.1租售中心及各部門租售人員負責信息的收集、整理和傳遞;
3.2租售中心負責公司各類租售信息的匯總、分析和對外發(fā)布。
4.方法和過程控制
4.1租售信息報送
4.1.1管理處當日所登記的委托、交易、撤單業(yè)務,需及時記錄,并在一個工作日內報送租售中心;如連續(xù)半個月都沒有任何業(yè)務發(fā)生,要在當月15日、30日前發(fā)知會到租售中心。
4.1.2租售中心每半個月統(tǒng)計租售交易信息,并掛到內部信息網上。
4.1.3租售中心每周將各管理處上報信息登記,有效信息在外部信息網上發(fā)布。
4.2租售資料保管
4.2.1管理處所填寫的初始租售資料,應明確專人嚴格保管,除上級領導、財務管理部和租售中心工作人員外,不得提供他人使用或借閱。
4.2.2在進行委托登記時,租售人員必須注意登記資料的保管,避免客戶看到其它相關資料。租售人員應熟記委托記錄,當有業(yè)主或客戶前來咨詢時,要口述房屋委托情況,不可將重要資料出示給客戶。
4.2.3對已失效的租售資料,各部門需至少再保存二年。
4.3租售信息表格的填寫
4.3.1在填寫租售信息電子文檔時,填入的信息用宋體11號字,表格格式不得改動。
4.3.2表格內的編號為八位:__aabccc-_為年度代碼;a為管理處代碼;b為表格代碼;c為業(yè)務發(fā)生的序號,初始序號為001。
4.3.3管理處代碼(同郵箱編碼):天景-01;威登-02;荔景-03;萬景-04;桂苑-05;城花-06;福景-07;俊園-08;彩園-09;花城-10;金色-11;溫馨-12。
4.3.4業(yè)務表格代碼:出租-1;轉讓-2;客戶委托-3;交易-4;撤單-5。
4.3.5日期填寫的格式:例如:2001年10月1日,寫為。
4.3.6戶型填寫的格式:幾房幾廳幾衛(wèi),復式戶型并需注明。
4.3.7附屬設施欄主要填寫室內是否含裝修、家電、家私。
4.3.8各部門應對所有租售合約統(tǒng)一編號保存,編號規(guī)則如下:部門簡稱+[年份]序號,例如:天景[2001]001。
4.3.9備注:物業(yè)類型(高層、多層、別墅等)、有無留鑰匙、另要補充的內容。
4.3.10價格:售價和月租在登記時,要了解客戶的心理價位,如報最低價需注明。
4.3.11付清/供樓以及原價需填寫。
4.3.12房號:標明具體房號-_苑_幢_號。
4.3.13撤單表內的撤單類別,分為業(yè)主撤單和客戶撤單兩類,根據撤單類別填寫其中一種。后面對應的原編號,填寫相應原表內的編號。
4.3.14郵件發(fā)送業(yè)務表格時,要把所發(fā)內容用顏色區(qū)分:新增或新更改的統(tǒng)一用紅色字體,對房源和客戶信息中非本期成交或撤單的統(tǒng)一用藍色字體,其它格式不變。但在更新信息傳遞時,要將相應字體顏色調換。
4.4租售信息以年度為單位保存,在下年開始時,啟用新表格,相應序號、合同號從001開始登記。對于跨年度仍然有效的委托,要順延至下一年度,但原編號不變。
4.5各部門租售人員崗位若發(fā)生變動,必須及時通知租售中心,并完善各項交接手續(xù)(須有租售中心人員監(jiān)督),前任租售人員應對新租售人員進行必要的培訓,以保證租售工作的連續(xù)性。
4.6部門每季度應對本部門租售業(yè)務工作情況進行分析總結,并將分析報告報租售中心。
5.質量記錄表格
vkwy7.5.1-g06-01-f1《房屋出租登記表》
vkwy7.5.1-g06-01-f2《房屋轉讓登記表》
vkwy7.5.1-g06-01-f3《客戶委托登記表》
vkwy7.5.1-g06-01-f4《房屋交易登記表》
vkwy7.5.1-g06-01-f5《撤單記錄表》
第9篇 物業(yè)管理公司信息資料管理員崗位職責
物業(yè)管理有限公司信息資料管理員崗位職責
a.負責公司各類相關信息的匯總、傳遞、反饋等工作。負責公司行政會議的會議記錄和公司大事記錄,組織撰寫公司級的各類文稿(包括年工作總結、上報材料、請示、報告、會議紀要等)。
b.負責公司各類文字資料、質量記錄的編目、檢查、發(fā)放、歸檔、分類工作。
c.編制存放目錄索引,包括體系文件質量記錄、圖文資料、住戶檔案、員工檔案、小區(qū)竣工資料、往來文件等。
d.負責電腦文檔建立管理工作,資料須按文件類別設立相應的子目錄,分類保存各類文件,重要文件須以軟盤備份(如合同、協(xié)議書等)。
e.負責公司各類通知、簡報等信息的接收,負責各類信息的真實性、及時性和完整性,重要信息隨時發(fā)送;每周信息經過整理后在周四晚20:00以前上報;對過去各類主要信息進行必要的跟蹤并及時上報。
f.負責公司資料室管理,報刊雜志訂閱、資料借閱、資料室開放以及公司文檔管理。
