收發(fā)文管理制度試行
包括哪些方面
1. 收文管理： - 文檔接收與登記 - 文檔分類與初步處理 - 文檔流轉(zhuǎn)與審批 - 文檔歸檔與保存
2. 發(fā)文管理： - 文件起草與審核 - 文件審批與簽發(fā) - 文件分發(fā)與傳遞 - 文件存檔與版本控制
3. 管理責(zé)任： - 各部門職責(zé)劃分 - 人員權(quán)限設(shè)定 - 工作流程監(jiān)控 - 違規(guī)行為處理
4. 制度保障： - 法規(guī)遵循 - 內(nèi)部培訓(xùn)與指導(dǎo) - 制度修訂與更新 - 技術(shù)支持與安全防護(hù)
重要性
收發(fā)文管理是企業(yè)內(nèi)部信息流通的核心環(huán)節(jié)，直接影響到?jīng)Q策效率、工作協(xié)調(diào)及合規(guī)性。有效的收發(fā)文制度能夠確保： - 提高工作效率，減少信息延誤與混亂 - 保障企業(yè)機(jī)密，防止信息泄露 - 加強(qiáng)內(nèi)部控制，降低法律風(fēng)險(xiǎn) - 促進(jìn)各部門溝通協(xié)作，提高整體運(yùn)營(yíng)效能
方案
1. 建立收文流程： - 設(shè)立專門的收文點(diǎn)，統(tǒng)一接收內(nèi)外部文件 - 實(shí)行電子化登記，記錄文件來源、內(nèi)容摘要、接收時(shí)間等信息 - 根據(jù)文件性質(zhì)，分配至相應(yīng)部門進(jìn)行處理
2. 完善發(fā)文程序： - 明確文件起草人與審核人，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤 - 通過電子審批系統(tǒng)，加快文件簽發(fā)速度 - 使用內(nèi)部郵件系統(tǒng)，確保文件及時(shí)送達(dá) - 對(duì)重要文件，實(shí)施版本控制，防止使用過期版本
3. 規(guī)范管理責(zé)任： - 每個(gè)部門指定專人負(fù)責(zé)收發(fā)文工作 - 根據(jù)職務(wù)和崗位，設(shè)定不同人員的訪問權(quán)限 - 定期審計(jì)收發(fā)文流程，確保制度執(zhí)行到位
4. 制度建設(shè)與維護(hù)： - 參照相關(guān)法律法規(guī)，確保制度合法合規(guī) - 定期對(duì)員工進(jìn)行收發(fā)文制度培訓(xùn) - 針對(duì)實(shí)際情況，適時(shí)調(diào)整和完善制度 - 引入信息安全技術(shù)，保護(hù)文檔安全
本收發(fā)文管理制度試行版旨在提升企業(yè)的文檔管理水平，通過持續(xù)改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)高效、安全的信息流通。各相關(guān)部門需嚴(yán)格執(zhí)行，共同構(gòu)建良好的企業(yè)信息環(huán)境。
收發(fā)文管理制度試行范文
第1篇 鄉(xiāng)黨委政府收發(fā)文管理制度
鄉(xiāng)黨委、政府收發(fā)文管理制度
收文、發(fā)文是機(jī)關(guān)日常管理的基本要求,是為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策、正確指導(dǎo)工作提供服務(wù)的重要途徑。為規(guī)范管理、提高效率,特制定本制度。
一、鄉(xiāng)黨委、鄉(xiāng)政府收文、發(fā)文由辦公室內(nèi)勤負(fù)責(zé)。
二、收文、發(fā)文按類別進(jìn)行登記,急件要注明簽收的具體時(shí)間,轉(zhuǎn)交領(lǐng)導(dǎo)的收文必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽收,無領(lǐng)導(dǎo)簽收文件必須按類歸檔,年終交檔案室存檔。
三、領(lǐng)導(dǎo)閱完文件歸還辦公室必須登記歸還日期。
四、領(lǐng)導(dǎo)有批示文件列入督辦項(xiàng)目,單獨(dú)歸檔保存。
五、發(fā)文分別按黨委、政府發(fā)文標(biāo)號(hào)登記,發(fā)文內(nèi)容必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字。
六、做好日常保密工作,密級(jí)文件、報(bào)表等隨時(shí)由辦公室報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審閱保存。
七、妥善保存帶有密級(jí)的文件,未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不準(zhǔn)將涉密文件帶出機(jī)關(guān)或復(fù)印保存。工作中需查閱各種文書、專業(yè)檔案材料,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
八、未經(jīng)批準(zhǔn),不得擅自復(fù)印、超范圍傳閱帶有密級(jí)的文件。要按程序傳閱審批,并及時(shí)將文件交檔案員保存。
九、上行文由主管領(lǐng)導(dǎo)審閱后,報(bào)書記或鄉(xiāng)長(zhǎng)審閱,辦公室安排報(bào)送。
十、下發(fā)文件由主管領(lǐng)導(dǎo)審批,辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。
十一、反映全鄉(xiāng)工作的信息、簡(jiǎn)報(bào)等稿件,報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審閱后上報(bào)。
十二、所發(fā)的各種公文,要按正規(guī)的格式擬稿,并進(jìn)行全面校對(duì)檢查,以確保正確無誤。
十三、辦公室對(duì)所接受的文件要及時(shí)簽收、登記、分類,并提出擬辦意見,交領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門傳閱,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批示的傳閱件要及時(shí)送承辦人或部門,傳閱件要適時(shí)收回,進(jìn)行立卷歸檔等工作。
第2篇 某公司收發(fā)文管理規(guī)定
公司收發(fā)文管理規(guī)定
1.文件是經(jīng)營(yíng)信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。公司的每一位員工都負(fù)有文件管理的責(zé)任或義務(wù)。
2.本公司對(duì)外文件之收發(fā)的責(zé)任者為指定專人----行政文員統(tǒng)一辦理,她是各級(jí)文件管理的直接承擔(dān)者。附《收、發(fā)文登記表》
3.行政文員在收文后必須先根據(jù)文件的分類及時(shí)編號(hào)、登記,并在公文上附《公文處理單》,分送有關(guān)部門或人員傳閱承辦,同時(shí)請(qǐng)傳閱人或承辦人在《收文簽字簿》上簽收,行政文員對(duì)有回復(fù)要求的文件須跟蹤閱辦人及時(shí)反饋閱辦結(jié)果,并對(duì)文本進(jìn)行復(fù)印和留檔。
4.公司的各類文件均屬內(nèi)部機(jī)密文件,行政文員不得截留、泄露和私自外帶,違者予以警告、經(jīng)濟(jì)處罰、除名或追究法律責(zé)任。屬一般業(yè)務(wù)便函,只要在《收文登記簿》上登記即可,直接分送有關(guān)人員閱辦。
5.本公司對(duì)外之發(fā)送文函按性質(zhì)訂立參見《文檔管理制度》。
6.文件傳真的發(fā)文工作亦由行政文員負(fù)責(zé),需發(fā)文者將文稿經(jīng)主管人員簽字后交文印室登記發(fā)文摘要、分類編號(hào)、發(fā)送后歸還原稿人。凡對(duì)外報(bào)送的業(yè)務(wù)資料、協(xié)議等重要文件皆須復(fù)印備份存檔。
7.對(duì)一些機(jī)密文件,需在文件頁(yè)首加蓋印章,以防止隨意傳播。
8.每月未,行政文員應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊(cè)。每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的確無使用價(jià)值之文、報(bào)刊可作一次銷毀,報(bào)行政管理部備查。附《檔案資本銷毀情況記錄表》。
9.文件管理應(yīng)參見《文檔管理制度》規(guī)定辦理。對(duì)公司所有訂閱的報(bào)刊由專項(xiàng)負(fù)責(zé)人將重要信息摘錄后交行政文員按分類歸檔,必須做好登記造冊(cè)工作。每月未,將收、發(fā)文整理裝訂成冊(cè)。
10.每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的確無用之文、報(bào)刊可作一次銷毀,行政人事部定期檢查檔案保管狀況,對(duì)破損的檔案進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制或作其它技術(shù)處理。節(jié)
第3篇 某設(shè)備公司收發(fā)文管理規(guī)定
設(shè)備公司收發(fā)文管理規(guī)定
第一條 為規(guī)范公司公文的收發(fā),提高工作效率,特制定本規(guī)定。
第二條 公文的承辦和簽發(fā)
(一)以公司名義上報(bào)的文件、呈批件等由各部門擬稿、會(huì)簽,交辦公室統(tǒng)一登記送審;
(二)屬?zèng)Q策性問題或涉及方面較多的由總經(jīng)理或董事長(zhǎng)簽發(fā);
(三)屬?zèng)Q策后分管職責(zé)范圍內(nèi)的,由公司的主管副總簽發(fā)。
(四)以公司名義發(fā)出的下達(dá)文件(如通知、函),承辦程序與上同,由權(quán)責(zé)主管簽發(fā)。
第三條 辦文程序
(一)辦文程序?yàn)?擬稿、會(huì)簽、核稿、審批、簽發(fā)、打印、核對(duì)、封發(fā)。
(二)凡公文應(yīng)由部室文件起草人校核署名,注明起草年月日,部門負(fù)責(zé)人審閱簽字,送有關(guān)部室會(huì)簽。文件一律經(jīng)辦公室核稿后呈領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、編號(hào)登記。打印出來的文件由擬稿人核對(duì),上報(bào)的公文由辦公室復(fù)核后封發(fā),所發(fā)文件保留二份連同底稿一起送存檔案室。
(三)公司與有關(guān)部門聯(lián)合行文,由經(jīng)辦部門起草,辦公室核稿后呈領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、編號(hào)登記。打印出來的文件由擬稿人核對(duì),上報(bào)的公文由辦公室復(fù)核后封發(fā),所發(fā)文件保留二份連同底稿一起送存檔案室。
(四)以公司名義的行政發(fā)文程序參見《行政管理流程規(guī)定》中的《行政發(fā)文流程》。
第四條 公文收發(fā)、傳閱
(一)辦公室指定專人負(fù)責(zé)文件的收、發(fā)、編號(hào)、登記、傳遞、歸檔保管工作,各項(xiàng)工作具體要求是:
(1)分類:應(yīng)按文件的內(nèi)容分類(暫分為營(yíng)銷類、技術(shù)質(zhì)量類、行政人事類、生產(chǎn)管理類),送公司領(lǐng)導(dǎo)的文件分夾送閱。
(2)編號(hào)、登記:一般按文件的密級(jí)和已有的編號(hào)登記。
(3)傳遞:文件一般先遞送公司領(lǐng)導(dǎo),公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于送閱的文件必須盡快閱批,后遞送有關(guān)部室。領(lǐng)導(dǎo)和部室不得抽走文件。遇特殊情況或急辦件,可直接先送有關(guān)部室或相關(guān)的公司領(lǐng)導(dǎo),送閱文件者均不能壓拖文件,做到當(dāng)日送急件,當(dāng)日轉(zhuǎn)簽。轉(zhuǎn)簽要根據(jù)文件內(nèi)容及時(shí)送相關(guān)部門辦理。
(4)歸檔、保管:按公司現(xiàn)行檔案管理規(guī)定執(zhí)行。
(二)文件在各部室的傳閱時(shí)間不得超過兩天。
(三)在文件傳遞過程中必須進(jìn)行分類登記核對(duì)手續(xù)。
(四)涉及部室業(yè)務(wù)的文件,由該部室閱存留底,如須歸檔的文件,可申請(qǐng)復(fù)印一份留底。
第五條 文件的編號(hào)
公司發(fā)文,一定要由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號(hào):
(一)以公司名義對(duì)外發(fā)文,一律用永冠字(__年)___號(hào);
(二)公司監(jiān)事會(huì)發(fā)文,用永冠監(jiān)字(__年)___號(hào);
(三)董事會(huì)發(fā)文,用永冠董字(__年)___號(hào);
(四)其他管理部門的發(fā)文,用永冠_字(__年)___號(hào)。
第六條 辦文中注意事項(xiàng)
(一)起草公文應(yīng)按照黨政分別行文的原則正確使用文種。
(二)起草公文要符合黨和國(guó)家的方針、政策和上級(jí)有關(guān)規(guī)定,力求內(nèi)容確實(shí)、觀點(diǎn)明確、用詞簡(jiǎn)練、標(biāo)點(diǎn)正確。
(三)起草公文必須使用公司規(guī)定稿紙,不得用鉛筆、圓珠筆書寫,最好提供電腦打印稿。
(四)電腦打印文檔要統(tǒng)一格式:打印用a4紙,字體為宋體,標(biāo)題字號(hào)為二號(hào),正文字號(hào)為小四號(hào),行距為20磅。具體格式要求可由總經(jīng)理辦公室另行發(fā)文規(guī)定。
(五)紅頭文件,只適用于需遵照?qǐng)?zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命等,其他文件一般用公司信箋印發(fā)。
(六)報(bào)告和請(qǐng)示要嚴(yán)格區(qū)分。凡向政府相關(guān)部門報(bào)送的文件,只主報(bào)一個(gè)上收機(jī)關(guān),如需報(bào)送其他相關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān),可用并報(bào)或抄報(bào)形式。請(qǐng)示的事項(xiàng),應(yīng)一文一事,明確提出自己的建議和意見,對(duì)某些意見不一致的問題,應(yīng)如實(shí)反映,便于上級(jí)機(jī)關(guān)審定。上級(jí)的文件或呈批件、上級(jí)機(jī)關(guān)批示或批文后的工作,由經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)聯(lián)系并送公司領(lǐng)導(dǎo)閱后存檔。
(七)公文辦理完畢后,承辦人員應(yīng)根據(jù)文書立卷要求,把公文原稿和有關(guān)材料整理好,交檔案人員歸檔。辦公室送閱的文件,傳遞人員不得隨意抽取和保存存檔材料。
(八)精簡(jiǎn)文件,提高辦文質(zhì)量和效率,要嚴(yán)格控制發(fā)文范圍和發(fā)文數(shù)量,可發(fā)可不發(fā)的文件,堅(jiān)決不發(fā);能用電話或當(dāng)面商談解決的問題,不要行文;該發(fā)的文件,應(yīng)盡量事先商定,取得一致意見,加快辦文速度。
(九)以黨總支名義行文按《中國(guó)**黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l 例》執(zhí)行。
第七條 本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)制訂并解釋,報(bào)總經(jīng)理審核批準(zhǔn),自公布之日起施行,修改亦同。
第八條 本辦法施行后,既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定自行終止。
第4篇 企業(yè)公司收發(fā)文管理制度
企業(yè)集團(tuán)收發(fā)文管理制度
一、收文
1、登記:所有外來文件由行政部統(tǒng)一在文件上編寫總流水號(hào),按流水號(hào)、接收日期、文件標(biāo)題、發(fā)文單位、附件、傳閱去向等項(xiàng)目登記在《收發(fā)文件清單》上。
2、傳閱:由行政部填寫《文件閱辦單》將登記后的文件按輕重緩急、保密程度在文件處理卡片上簽署傳閱對(duì)象分送有關(guān)負(fù)責(zé)人傳閱,及時(shí)分發(fā)、及時(shí)收回歸檔。
二、發(fā)文
1、公司文件的擬定簽發(fā),對(duì)內(nèi)外具有指令性和權(quán)威性。
2、擬稿:公司文件一般由各部門在職責(zé)范圍內(nèi)自行起草,要對(duì)文件內(nèi)容負(fù)責(zé)。文件內(nèi)容涉及跨部門事務(wù),須經(jīng)部門間協(xié)調(diào)后方可發(fā)文。如事關(guān)公司的重大內(nèi)外決策業(yè)務(wù)往來的文件,由董事長(zhǎng)指定專人負(fù)責(zé)起草。
3、核稿:公文起草后,由擬稿部門經(jīng)理審核簽字,如公文內(nèi)容涉及其他部門事務(wù),須由有關(guān)部門共同審核簽字;會(huì)簽由主管副總會(huì)簽。事關(guān)公司重大內(nèi)外決策、業(yè)務(wù)往來文件,由董事長(zhǎng)簽發(fā)。
4、簽發(fā):凡以公司名義行文的,須經(jīng)行政部經(jīng)理、董事長(zhǎng)簽發(fā)后,方可交付打印,屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)需以部門名義獨(dú)立行文的,部門經(jīng)理簽發(fā)即可。
5、打印:在擬稿、核稿、簽發(fā)手續(xù)齊備后,交行政部審核登記,標(biāo)明文號(hào),密級(jí)和分發(fā)范圍。董事長(zhǎng)直接簽發(fā)的特殊公文,但要補(bǔ)辦登記手續(xù),按審核份數(shù)打印。
6、蓋章:文件打印校對(duì)完畢后,按公司的《印鑒管理制度》加蓋公章。
7、存檔:公司所有文件均須存檔一份,發(fā)文部門也須自留一份備查。
8、傳遞:保密文件的傳遞,按密級(jí)和分類范圍由行政部分發(fā)。一般公文的傳遞由各部門自行送達(dá)。
三、傳真
1、由前臺(tái)統(tǒng)一收、發(fā)傳真,并記錄到《傳真接收、發(fā)送記錄表》上。
2、發(fā)送傳真要統(tǒng)一用公司傳真紙。
第5篇 會(huì)館收發(fā)文管理制度
休閑會(huì)館收發(fā)文管理制度
1.公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、印刷、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序;
2.收文,由文秘簽收登記,總經(jīng)理的收文由總經(jīng)理簽收,屬領(lǐng)導(dǎo)親收件,一律交收件人親自拆封;
3.公文登記后,由總經(jīng)理室根據(jù)總經(jīng)理的指示,轉(zhuǎn)交各位領(lǐng)導(dǎo)傳閱,如需轉(zhuǎn)變有關(guān)部門閱辦,應(yīng)由人事員送交,并經(jīng)登記,簽收后才可送交;
4.閱讀文件應(yīng)按規(guī)定范圍,秘密級(jí)以上文件須到人力資源部閱讀,因工作需要借閱文件應(yīng)辦理手續(xù),用完后及時(shí)退還,秘密級(jí)以上文件,各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員均不得攜離辦公室;
5.各部門或個(gè)人對(duì)承辦的公文,必須認(rèn)真負(fù)責(zé),按規(guī)定期限迅速辦理,不得拖延積壓;
6.各部門均應(yīng)實(shí)行公文催辦制度。負(fù)責(zé)辦理公文的人員,對(duì)自己經(jīng)手處理的公文,應(yīng)件件有落實(shí),事事有下文,轉(zhuǎn)辦要及時(shí),催辦有結(jié)果,防止積壓誤事;
7.公文辦完后,應(yīng)根據(jù)文書立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定及時(shí)將公文定稿,正本和有關(guān)材料整理立卷,當(dāng)年文件應(yīng)于第二年第三季度移交完成;
8.各級(jí)管理人員調(diào)動(dòng)時(shí),應(yīng)將文件(含保密記錄本)清理移交,凡參加會(huì)議帶回的文件,應(yīng)及時(shí)送文秘登記保管;
9.沒有存查必要的公文,經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),由總經(jīng)理室定期銷毀,銷毀秘密公文,要進(jìn)行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失,不漏銷,秘密級(jí)以上文件,不準(zhǔn)作廢品處理,一律集中按有關(guān)規(guī)定處理。
10.會(huì)館內(nèi)部任何部門、任何人員規(guī)章制度、培訓(xùn)教程、崗位職責(zé)等項(xiàng)目的下發(fā),必須上報(bào)總經(jīng)辦文員,以統(tǒng)一格式統(tǒng)一編號(hào)下發(fā),不得私自下發(fā)各種規(guī)章制度等。
第6篇 物業(yè)公司收發(fā)文及檔案管理行政工作制度
物業(yè)公司行政工作制度:收發(fā)文及檔案管理
3收發(fā)文及檔案管理
3.1文件定義
3.1.1本規(guī)定所提的文件是指:證照、合同、函件、圖紙、傳真、以部門/管理處/物管公司名義發(fā)出的電子郵件等文件。
3.1.2公司正式文件不可以電子郵件方式傳遞,即收到和發(fā)出的電子郵件不具有法律效力。
3.2收發(fā)文管理
3.2.1收文
3.2.1.1收到的文件(包括通過前臺(tái)之外來文件,以及內(nèi)部各部門/管理處文件(密件除外),由物管公司秘書或各管理處行政人員負(fù)責(zé)收文登記;另物管公司秘書必須在項(xiàng)目管理中心內(nèi)部網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行收文登記。無具體收文部門的文件,由資源部負(fù)責(zé)收文登記。
3.2.1.2收文登記后,及時(shí)報(bào)公司總經(jīng)理/管理處主任或授權(quán)人簽署意見,再轉(zhuǎn)交收件人/跟進(jìn)人處理。無總經(jīng)理/管理處主任簽署意見的文件,可不予處理。
3.2.1.3文件執(zhí)行或處理完畢后,由收件物管公司秘書/管理處行政人員存檔,重要的文件正文(如有)物管公司秘書須定期交到檔案室歸檔。
3.2.1.4管理處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫《收文登記表》。
3.3發(fā)件
3.3.1起草:由需要發(fā)件的部門/管理處起草文件。
3.3.2編號(hào):對(duì)外公文由物管公司秘書上公司網(wǎng)登記索取編號(hào)。管理處內(nèi)部發(fā)文由管理處行政人員負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號(hào)及填寫《發(fā)文登記表》。
3.3.3打印:由發(fā)文部門/管理處負(fù)責(zé)。
3.3.4校對(duì)、簽署
由發(fā)文部門/管理處負(fù)責(zé),部門/管理處/物管公司歸檔的文件需有發(fā)件人、管理處主任及物管公司總經(jīng)理的簽名;以管理處名義發(fā)出的電子郵件,則打印后由管理處主任簽名,留作歸檔。
3.3.5申請(qǐng)蓋章
由物管公司秘書負(fù)責(zé)申請(qǐng)蓋物管公司公章,按項(xiàng)目中心有關(guān)圖章的管理規(guī)定執(zhí)行,文件的審批件由項(xiàng)目中心行政及信息管理部負(fù)責(zé)歸檔。
3.3.6發(fā)出:由發(fā)件部門/管理處負(fù)責(zé),并作出發(fā)文、簽收登記。
3.3.7內(nèi)部傳閱
收件人依據(jù)傳閱批示盡快傳閱,不應(yīng)拖延。傳閱并簽名后的文件,交回歸檔。
3.3.8歸檔
具有保存價(jià)值的文件物管公司秘書應(yīng)及時(shí)移交給項(xiàng)目中心資源部檔案室;其他文件由物管公司秘書和各管理處行政人員負(fù)責(zé)保管和處理,做好文件類別、保存份數(shù)、存放方式和存放地址等情況的登記。
3.3.9管理處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫管理處的《發(fā)文登記表》。
3.4文件保管及處理
3.4.1物管公司秘書及各管理處行政人員負(fù)責(zé)文件的保管工作。
3.4.2管理處秘書/各管理處行政人員將所有收、發(fā)的文件按不同的類別進(jìn)行分類,具體類別根據(jù)各自的具體情況制定,做到科學(xué)、系統(tǒng)、方便查閱和處理。并需將各自的文件分類的類別規(guī)則,每年一次或有改變時(shí)報(bào)物管公司資源部備案。
3.4.3文件必須存放在文件柜等安全的地方,不得隨意或雜亂地堆放。
3.4.4定期組織清理文件(每年的6月和12月)。由各管理處指定專人負(fù)責(zé),根據(jù)文件的內(nèi)容和重要性,界定文件的存放期限和處理方法,例如:
3.4.4.1對(duì)于保管期限已到的文件,集中銷毀,并做好注銷的登記手續(xù),包括文件名稱、文件日期、來文單位/收文單位、文件編號(hào)、存放期限、注銷日期、注銷負(fù)責(zé)人、注銷批準(zhǔn)人(管理處主任/物管公司經(jīng)理)等;
3.4.4.2對(duì)于保管期限未到、但不是經(jīng)常使用的文件,按類別進(jìn)行釘裝、打包,集中存放到另外指定的位置上;
3.5檔案管理
3.5.1文件的移交
3.5.1.1對(duì)于各部門/管理處在工作中形成的、具有保存價(jià)值的文件材料應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)由物管公司秘書移交至項(xiàng)目管理中心檔案室,具體移交期限如下:
3.5.1.2重要文件如公司/管理處證書、合同、及其他法律文件,應(yīng)在辦妥后一周內(nèi)由物管公司秘書移交項(xiàng)目管理中心檔案室。
3.5.1.3一般工作性文件,可按工作進(jìn)度作階段性定期移交。
3.5.1.4文件移交人將符合歸檔條件的文件整理后,填寫申請(qǐng),交到項(xiàng)目管理中心檔案管理員處,檔案管理員清點(diǎn)無誤后,予以簽名確認(rèn)。
3.5.2檔案的保管
公司的檔案由資源部指定專人進(jìn)行保管,一般雇員不得私自保留檔案。資源部根據(jù)公司檔案編號(hào)的規(guī)則,將文件進(jìn)行編號(hào),分類存放。
3.5.3檔案信息的使用
3.5.3.1復(fù)印檔案
公司規(guī)定可按暨定的權(quán)限進(jìn)行復(fù)印檔案,但必須填寫《檔案復(fù)印記錄表》。如所復(fù)印的文件屬公司證照類,由物管公司秘書統(tǒng)一向項(xiàng)目中心行政及信息管理部辦理。
3.5.3.2檔案原件的借用
1)原則上公司檔案原件不外借,但因工作需要必須外借的檔案原件(例如辦理公司年審所需資料等),可憑政府部門的通知填寫《檔案原件借用申請(qǐng)表》,交物管公司經(jīng)理簽批后由物管公司秘書向項(xiàng)目中心行政及信息管理部借出。
2)檔案原件外借期一般不得超過一個(gè)月。如因工作需要未能及時(shí)歸還的,須將其原因和檔案的存放地點(diǎn)知會(huì)項(xiàng)目中心檔案管理員,并由檔案管理員作出追蹤。
3)檔案借用人應(yīng)有高度責(zé)任感,保持檔案的整潔和完整,不得涂污及損壞。
3.5.3.3檔案原件的歸還
1)借用人將檔案歸還時(shí),須經(jīng)項(xiàng)目中心檔案管理員檢查所歸還之檔案是否完整,并簽名確認(rèn)。
2)檔案管理員將《檔案原件借用申請(qǐng)表》復(fù)印件退回借用人,證明已歸還檔案,完檔案歸還手續(xù)。
3.5.3.4檔案原件的處理
由物管公司秘書統(tǒng)一交項(xiàng)目中心檔案室存檔。
4月報(bào)制度
4.1月報(bào)制度:每月25日前,各管理處以規(guī)定書面格式上報(bào)該管理處各部門工作情況至物管公司秘書。
4.2香港月報(bào)制度:每月28日前,各管理處以規(guī)定書面格式上報(bào)該管理處工作狀況至物管公司秘書及項(xiàng)目。
