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傳真管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的傳真收發(fā)行為，提高工作效率，保障信息安全，防止誤操作和信息泄露。其主要內(nèi)容涵蓋以下幾個方面：
1. 傳真設(shè)備的管理和維護
2. 傳真收發(fā)的審批流程
3. 信息保密和安全措施
4. 傳真記錄的保存與歸檔
5. 員工培訓(xùn)與責(zé)任規(guī)定
包括哪些方面
1. 設(shè)備管理：明確傳真機的放置位置，指定專人負責(zé)設(shè)備的日常維護和故障報修，確保設(shè)備正常運行。
2. 審批流程：設(shè)立明確的傳真發(fā)送和接收審批制度，對于敏感或重要文件，需經(jīng)部門主管或指定人員審批后方可操作。
3. 信息安全：規(guī)定禁止傳輸涉及公司機密或個人隱私的信息，對敏感內(nèi)容進行加密處理，防止信息泄露。
4. 記錄保存：建立傳真收發(fā)記錄，詳細記錄每份傳真的發(fā)送時間、接收方、內(nèi)容摘要等，便于追溯和審計。
5. 員工培訓(xùn)：定期對員工進行傳真使用規(guī)范的培訓(xùn)，增強員工的安全意識和操作技能。
6. 責(zé)任規(guī)定：明確違反規(guī)定的處罰措施，確保制度的有效執(zhí)行。
重要性
傳真管理制度的重要性不言而喻。一方面，它能規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的工作流程，提高辦公效率，減少因操作不當導(dǎo)致的時間浪費。另一方面，它能有效保護企業(yè)信息資產(chǎn)，防止重要信息在傳輸過程中被非法獲取或濫用，維護企業(yè)的競爭優(yōu)勢。遵守相關(guān)規(guī)定也有助于規(guī)避潛在的法律風(fēng)險，保護企業(yè)和員工的合法權(quán)益。
方案
1. 設(shè)立傳真使用規(guī)定：制定詳細的傳真使用手冊，明確操作步驟和注意事項，供員工參考。
2. 實施權(quán)限管理：對敏感信息的傳真操作實行權(quán)限控制，非授權(quán)人員不得擅自操作。
3. 加強監(jiān)控：通過技術(shù)手段監(jiān)控傳真設(shè)備的使用情況，及時發(fā)現(xiàn)異常行為。
4. 定期審計：定期檢查傳真記錄，核實信息的準確性，評估制度執(zhí)行效果。
5. 建立反饋機制：鼓勵員工報告任何違反規(guī)定的行為，及時糾正問題。
6. 持續(xù)改進：根據(jù)實際情況和員工反饋，適時調(diào)整和完善管理制度。
通過以上方案的實施，我們期望能構(gòu)建一個高效、安全、有序的傳真管理體系，為企業(yè)的日常運營提供有力保障。
傳真管理制度范文
第1篇 物業(yè)公司傳真機復(fù)印機計算機電腦管理制度
物業(yè)公司傳真機、復(fù)印機、計算機(電腦)管理制度
一、為確保辦公設(shè)備的正常運行和使用,必須指定專人保管、操作使用。
二、非操作人員,未經(jīng)許可不得私自操作使用。
三、為節(jié)約紙張和能源,嚴格控制復(fù)印和傳真數(shù)量,非必要不予復(fù)印和傳真。
四、一般不承接外單位及私人委托的打印、復(fù)印、傳真,特殊情況須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意,并辦理付款手續(xù)后,方可操作使用。
五、嚴格控制計算機外部軟件流入管理,嚴禁安裝游戲軟件(盤)和使用,以防電腦病毒感染。
六、計算機內(nèi)存資料注意保密,凡涉及機要文件資料須加密碼保存,未經(jīng)批準,任何人不得提取(閱)電腦內(nèi)存信息、數(shù)據(jù)資料。
七、凡內(nèi)部常用業(yè)務(wù)資料、數(shù)據(jù),必須進行備份處理,以免丟失。
八、下班工作結(jié)束后,應(yīng)做好辦公設(shè)備的日常保養(yǎng)和清潔工作,并及時處理廢棄稿件,切斷電源。
第2篇 裝飾公司電話及傳真管理制度
裝飾工程公司電話及傳真管理制度
1、原則上不準許撥打長途電話,如有特殊情況并經(jīng)過總經(jīng)辦或部門經(jīng)理準許后,方可撥打,需登記通話時間,并從每月工資中扣除;
2、嚴禁用公司電話打信息臺、私話、或聯(lián)系私人業(yè)務(wù);
3、接聽電話時,應(yīng)使用普通話:“您好,祥和園裝飾工程公司!”如當事人不在,應(yīng)告知對方,“請問有什么事,需要我?guī)椭蜣D(zhuǎn)告嗎”如對方有事需轉(zhuǎn)告,應(yīng)做好相關(guān)記錄,以便查詢;
4、在接聽內(nèi)部和外部電話時,如當事人不在,應(yīng)做好電話記錄并及時轉(zhuǎn)告,以免影響正常工作;
5、原則上公司傳真由專人指定接收及發(fā)送,涉及到機密內(nèi)容應(yīng)妥善保管;
6、在接發(fā)傳真時,應(yīng)做好登記工作,并及時把傳真內(nèi)容交由當事人,如當事人不在,應(yīng)保存好傳真文件。
7、各部門及分公司對本部的電話和傳真機應(yīng)保持暢通、完好,有問題及時維修,以免影響工作。
第3篇 公司電話傳真管理制度-5
公司電話、傳真管理制度5
為規(guī)范各部門電話與傳真的使用,保證業(yè)務(wù)的正常開展,特制訂本制度。
第一章需求申報
第一條各部門電話與傳真的需求申報由該部門經(jīng)理負責(zé)。
第二條部門經(jīng)理填寫“辦公用品需求申請表”,根據(jù)表格規(guī)定的內(nèi)容填寫。
第三條部門經(jīng)理負責(zé)將填寫完畢的“辦公用品需求申請表”呈報中心總監(jiān),中心總監(jiān)從中心的實際需求角度考慮后批示。
第四條部門經(jīng)理負責(zé)將中心總監(jiān)批示的表格送交人力資源部經(jīng)理。
第五條人力資源部經(jīng)理對表格的內(nèi)容進行初審,呈報總經(jīng)理進行批示。
第六條總經(jīng)理同意采購,由人力資源部經(jīng)理指派行政專員負責(zé)詢價、采購。
第二章使用管理
第七條各部門電話與傳真的使用由該部門經(jīng)理或由部門經(jīng)理指定人員負責(zé)。
第八條上班時間禁止利用公司電話進行聊天、炒股等非業(yè)務(wù)活動。
第九條各部門電話與傳真在不使用長途功能時要調(diào)至“加鎖”狀態(tài),鑰匙由部門經(jīng)理或其指定人員保管。部門經(jīng)理出差要及時移交他人保管,但直接責(zé)任由部門經(jīng)理承擔(dān)。
第十條員工因業(yè)務(wù)需打長途電話時,要在“長途電話記錄”上簽字,并經(jīng)部門經(jīng)理或部門經(jīng)理指定的電話人簽字同意。
第十一條員工因私需打長途電話應(yīng)向部門經(jīng)理或其指定人員說明,并在“長途電話記錄”上簽字,經(jīng)部門經(jīng)理或部門經(jīng)理指定的人員簽字同意。費用由員工本人承擔(dān),由人力資源部在其當月工資內(nèi)扣除。
第十二條員工所發(fā)傳真應(yīng)使用公司統(tǒng)一的封面與格式,內(nèi)容應(yīng)經(jīng)部門經(jīng)理審核無誤后再傳真,部門經(jīng)理不在可以直接由中心總監(jiān)進行審核。公司員工不能將未經(jīng)審核的文件傳真出去,否則,造成的后果完全由當事人本人承擔(dān)。
第十三條各部門應(yīng)在每月25日將本部門的“長途電話記錄”送交人力資源部。
第十四條人力資源部負責(zé)將各部門的“長途電話記錄”備案,并根據(jù)記錄內(nèi)容,計算員工應(yīng)當扣減的話費。
第三章維修與報停
第十五條各部門電話與傳真的報停由部門經(jīng)理或其指定人員負責(zé)。
第十六條電話或傳真出現(xiàn)故障,部門經(jīng)理或其指定人員應(yīng)馬上通知人力資源部,由人力資源部安排專業(yè)人員進行維修。部門非專業(yè)人員維修導(dǎo)致機器報廢或主要部件人為損壞的,由當事人與該部門經(jīng)理共同承擔(dān)責(zé)任。
第十七條各部門長途電話或傳真需要報停時,應(yīng)由部門經(jīng)理或其指定人員提前三天通知人力資源部經(jīng)理,由人力資源部指定行政專員處理。
第十八條本制度由人力資源部負責(zé)解釋,總經(jīng)理批準即日實施。
第4篇 售樓處傳真機電話管理制度
售樓處傳真機、電話管理制度
一、售樓處所有電話由辦公室統(tǒng)一管理,對可拔長途及特殊功能電話實行嚴格管理,任何人因工作需要須用此類電話應(yīng)報副總監(jiān)批準到辦公室登記方可使用。
二、員工不得利用辦公電話進行與業(yè)務(wù)無關(guān)的聊天或閑談,被發(fā)現(xiàn)者將受到行政處罰50元/次。
三、傳真機由辦公室委托銷售副總監(jiān)管理使用,對外發(fā)送傳真應(yīng)先到副總監(jiān)處登記發(fā)送時間、接收人及文件大致內(nèi)容,經(jīng)副總監(jiān)簽批后再行發(fā)送。
第5篇 公司電話傳真管理制度
為規(guī)范各部門電話與傳真的使用,保證業(yè)務(wù)的正常開展,特制訂本制度。第一章需求申報
第一條 各部門電話與傳真的需求申報由該部門經(jīng)理負責(zé)。
第二條 部門經(jīng)理填寫“辦公用品需求申請表”,根據(jù)表格規(guī)定的內(nèi)容填寫。
第三條 部門經(jīng)理負責(zé)將填寫完畢的“辦公用品需求申請表”呈報中心總監(jiān),中心總監(jiān)從中心的實際需求角度考慮后批示。
第四條 部門經(jīng)理負責(zé)將中心總監(jiān)批示的表格送交人力資源部經(jīng)理。
第五條 人力資源部經(jīng)理對表格的內(nèi)容進行初審,呈報總經(jīng)理進行批示。
第六條 總經(jīng)理同意采購,由人力資源部經(jīng)理指派行政專員負責(zé)詢價、采購。第二章使用管理
第七條 各部門電話與傳真的使用由該部門經(jīng)理或由部門經(jīng)理指定人員負責(zé)。
第八條 上班時間禁止利用公司電話進行聊天、炒股等非業(yè)務(wù)活動。
第九條 各部門電話與傳真在不使用長途功能時要調(diào)至“加鎖”狀態(tài),鑰匙由部門經(jīng)理或其指定人員保管。部門經(jīng)理出差要及時移交他人保管,但直接責(zé)任由部門經(jīng)理承擔(dān)。
第十條 員工因業(yè)務(wù)需打長途電話時,要在“長途電話記錄”上簽字,并經(jīng)部門經(jīng)理或部門經(jīng)理指定的電話人簽字同意。
第十一條 員工因私需打長途電話應(yīng)向部門經(jīng)理或其指定人員說明,并在“長途電話記錄”上簽字,經(jīng)部門經(jīng)理或部門經(jīng)理指定的人員簽字同意。費用由員工本人承擔(dān),由人力資源部在其當月工資內(nèi)扣除。
第十二條 員工所發(fā)傳真應(yīng)使用公司統(tǒng)一的封面與格式,內(nèi)容應(yīng)經(jīng)部門經(jīng)理審核無誤后再傳真,部門經(jīng)理不在可以直接由中心總監(jiān)進行審核。公司員工不能將未經(jīng)審核的文件傳真出去,否則,造成的后果完全由當事人本人承擔(dān)。
第十三條 各部門應(yīng)在每月25日將本部門的“長途電話記錄”送交人力資源部。
第十四條 人力資源部負責(zé)將各部門的“長途電話記錄”備案,并根據(jù)記錄內(nèi)容,計算員工應(yīng)當扣減的話費。第三章維修與報停
第十五條 各部門電話與傳真的報停由部門經(jīng)理或其指定人員負責(zé)。
第十六條 電話或傳真出現(xiàn)故障,部門經(jīng)理或其指定人員應(yīng)馬上通知人力資源部,由人力資源部安排專業(yè)人員進行維修。部門非專業(yè)人員維修導(dǎo)致機器報廢或主要部件人為損壞的,由當事人與該部門經(jīng)理共同承擔(dān)責(zé)任。
第十七條 各部門長途電話或傳真需要報停時,應(yīng)由部門經(jīng)理或其指定人員提前三天通知人力資源部經(jīng)理,由人力資源部指定行政專員處理。
第十八條 本制度由人力資源部負責(zé)解釋,總經(jīng)理批準即日實施。
