會(huì)議室使用管理制度旨在規(guī)范公司內(nèi)部會(huì)議室的使用流程，提高會(huì)議效率，確保公司資源的有效利用。它涵蓋了以下幾個(gè)方面：
1. 會(huì)議室預(yù)約管理
2. 會(huì)議室使用規(guī)定
3. 設(shè)備管理和維護(hù)
4. 衛(wèi)生與環(huán)境保持
5. 應(yīng)急處理與責(zé)任分配
包括哪些方面
1. 預(yù)約制度：詳細(xì)規(guī)定了如何申請(qǐng)、取消和調(diào)整會(huì)議室的時(shí)間，以及優(yōu)先級(jí)規(guī)則。
2. 使用規(guī)定：明確了會(huì)議期間的行為準(zhǔn)則，如禁止大聲喧嘩、保持整潔等。
3. 設(shè)備管理：規(guī)定了設(shè)備的使用、保養(yǎng)和故障報(bào)告流程。
4. 環(huán)境維護(hù)：強(qiáng)調(diào)了會(huì)議前后需保持會(huì)議室的清潔，以及設(shè)施的完好。
5. 應(yīng)急處理：制定了遇到突發(fā)情況時(shí)的應(yīng)對(duì)策略，如設(shè)備故障、會(huì)議沖突等。
重要性
會(huì)議室作為公司內(nèi)部溝通交流的重要場(chǎng)所，其有效管理直接影響到工作效率和團(tuán)隊(duì)協(xié)作。良好的會(huì)議室管理制度可以：
1. 避免資源浪費(fèi)：通過(guò)合理的預(yù)約機(jī)制，防止會(huì)議室空置或過(guò)度使用。
2. 提升會(huì)議質(zhì)量：明確的使用規(guī)定保證會(huì)議有序進(jìn)行，減少干擾。
3. 保障設(shè)備安全：定期維護(hù)和及時(shí)報(bào)修，確保設(shè)備正常運(yùn)行。
4. 維護(hù)公司形象：整潔的環(huán)境和專(zhuān)業(yè)的設(shè)施展示公司的管理水平。
方案
1. 預(yù)約系統(tǒng)：建立在線預(yù)約平臺(tái)，員工需提前預(yù)訂，系統(tǒng)自動(dòng)審核并通知使用者。
2. 規(guī)則執(zhí)行：設(shè)立專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議室管理，監(jiān)督使用情況，違規(guī)者將受到相應(yīng)處罰。
3. 設(shè)備培訓(xùn)：為員工提供設(shè)備操作培訓(xùn)，確保他們能正確使用和保養(yǎng)設(shè)備。
4. 清潔計(jì)劃：設(shè)定每日清潔時(shí)間，必要時(shí)進(jìn)行臨時(shí)清掃，保持會(huì)議室衛(wèi)生。
5. 應(yīng)急響應(yīng)：設(shè)立應(yīng)急聯(lián)系人，一旦發(fā)生問(wèn)題，立即協(xié)調(diào)解決，確保會(huì)議不受影響。
通過(guò)以上措施，我們將實(shí)現(xiàn)會(huì)議室的高效有序使用，促進(jìn)公司內(nèi)部的溝通與協(xié)作，進(jìn)一步提升整體運(yùn)營(yíng)效率。
會(huì)議室使用管理制度范文
第1篇 創(chuàng)業(yè)園會(huì)議室使用管理辦法
科技創(chuàng)業(yè)園會(huì)議室使用管理辦法
為滿(mǎn)足企業(yè)人員培訓(xùn)、宣傳推廣等需求,保證創(chuàng)業(yè)園各部門(mén)正常辦公秩序,特制定會(huì)議室使用管理辦法:
1、會(huì)議室的配套服務(wù)由創(chuàng)業(yè)辦提供,企業(yè)使用會(huì)議室須提前兩天向創(chuàng)業(yè)板提出申請(qǐng),并填寫(xiě)《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》,如有變更需及時(shí)通知?jiǎng)?chuàng)業(yè)辦,以便統(tǒng)一安排協(xié)調(diào);
2、會(huì)議室實(shí)施統(tǒng)一管理、有償服務(wù),適當(dāng)收費(fèi)。會(huì)議橫幅、會(huì)標(biāo)、鮮花或圖象資料、錄像設(shè)備、放映設(shè)備、電腦筆記本等由使用單位自行準(zhǔn)備或向園區(qū)辦租用,園區(qū)辦協(xié)助安裝與調(diào)試;
3、企業(yè)應(yīng)保持會(huì)議室清潔衛(wèi)生,會(huì)議室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁任意張貼、嚴(yán)禁自帶多汁水果(如西瓜)及其他易污染環(huán)境物品,如需自帶物品,需經(jīng)過(guò)園區(qū)辦同意;
4、企業(yè)應(yīng)注意安全,合理使用電器設(shè)備,禁止帶入易燃、易爆等危險(xiǎn)物品,清除火災(zāi)隱患,并做好防盜工作,確保會(huì)議安全;
5、企業(yè)愛(ài)護(hù)室內(nèi)設(shè)施、物品,會(huì)議室內(nèi)的茶杯、桌椅等物品,不得帶出室外。凡在使用中損壞室內(nèi)物品的,應(yīng)照價(jià)賠償;
6、使用完畢后,企業(yè)應(yīng)及時(shí)告知園區(qū)辦,以便打掃清理,并立即歸還所借儀器、設(shè)備等;
7、當(dāng)企業(yè)使用會(huì)議室發(fā)生矛盾時(shí),應(yīng)服從創(chuàng)業(yè)辦安排,原則上先預(yù)定先使用,先上級(jí)部門(mén)后下級(jí)部門(mén)。
第2篇 會(huì)議室使用管理制度
會(huì)議室是公司舉行會(huì)議、接待外賓和客戶(hù)的場(chǎng)所,為加強(qiáng)其使用管理,特制定本制度
⑴會(huì)議室由行政部歸口管理
⑵各部門(mén)需要使用會(huì)議室須事先向行政辦公室提出使用申請(qǐng)。會(huì)議室拘役申請(qǐng)方法如下:
①各部門(mén)有重要會(huì)議需要使用大會(huì)議室時(shí),需由會(huì)議主管部門(mén)事先填寫(xiě)〈會(huì)議申請(qǐng)單〉經(jīng)行政辦公室主管批準(zhǔn)方可使用
②審核之后的申請(qǐng)單需貼于會(huì)議室門(mén)口,會(huì)議完畢后由行政辦公室人員將此單收走
③其他部門(mén)如有重要會(huì)議與此預(yù)約相沖突時(shí),由行政辦公室協(xié)調(diào)解決
⑶會(huì)議室只限公司內(nèi)部各部門(mén)和子公司使用,外單位借用會(huì)議室需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并到行政辦公室辦理借用手續(xù)。任何部門(mén)和子公司無(wú)權(quán)將會(huì)議室借給外單位使用
⑷各部門(mén)和子公司使用會(huì)議室需經(jīng)行政辦公室同意,領(lǐng)取會(huì)議嗣后要鑰匙
⑸會(huì)議室布置前必須考慮周詳,根據(jù)布置任務(wù)來(lái)確定執(zhí)行人員,并做好明確分工
⑹會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)要做好清潔保護(hù)工作
⑺會(huì)議室一切公物未經(jīng)行政辦公室主管許可,不得隨意搬離辦公室
⑻愛(ài)護(hù)會(huì)議室的設(shè)施,保持會(huì)議室清潔
附表:
會(huì)議室使用申請(qǐng)表 附表11-7
年 月 日
日期
時(shí)間
會(huì)議名稱(chēng)
主持人
地點(diǎn)
人數(shù)
備注
——
——
申請(qǐng)使用單位
管理單位
名稱(chēng)
填表人
主管
管理人
事務(wù)科長(zhǎng)
副經(jīng)理
會(huì)議室使用登記簿 附表11-8
時(shí)刻
日期
7
8
9
10
11
12
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14
15
16
17
18
19
20
備注
1日
2日
3日
4日
5日
第3篇 會(huì)議室使用管理制度(范本)
一、會(huì)議室使用細(xì)則
1、會(huì)議室由總務(wù)處負(fù)責(zé)管理、使用登記與調(diào)度、設(shè)備維護(hù)等相關(guān)事宜,未經(jīng)允許不得擅自使用、不得擅自挪用會(huì)議室多媒體設(shè)備和桌椅等物品。本管理辦法所指的會(huì)議室包括:1212波司登培訓(xùn)教室(大會(huì)議室)、1221會(huì)議室1、1312培訓(xùn)教室、1321會(huì)議室4、1319會(huì)議室5、1406黨員活動(dòng)室(四樓)、1408會(huì)議室。
2、會(huì)議室實(shí)行提前預(yù)約制度。為避免會(huì)議發(fā)生沖突,相關(guān)人員(部門(mén))使用會(huì)議室,須提前3天通知總務(wù)處,填寫(xiě)<會(huì)議室使用申請(qǐng)表>,以便統(tǒng)一安排。臨時(shí)召開(kāi)的緊急會(huì)議需用會(huì)議室時(shí),要及時(shí)向總務(wù)處提出申請(qǐng)并在會(huì)后進(jìn)行補(bǔ)辦相關(guān)登記。各部門(mén)使用會(huì)議室使用時(shí)領(lǐng)取會(huì)議室鑰匙。
3、各部門(mén)申請(qǐng)使用會(huì)議室時(shí),需明確使用時(shí)間、參加會(huì)議人數(shù)等,如有需總務(wù)處協(xié)辦的事項(xiàng)請(qǐng)?zhí)崆白⒚?總務(wù)處可根據(jù)實(shí)際情況做好相關(guān)工作的的準(zhǔn)備工作。如需使用會(huì)議室的設(shè)備,應(yīng)提前向總務(wù)處說(shuō)明,以便提前準(zhǔn)備,確保會(huì)議順利進(jìn)行。
4、如遇會(huì)議之間發(fā)生沖突,要堅(jiān)持局部服從整體的原則,學(xué)校會(huì)議優(yōu)先于部門(mén)會(huì)議,部門(mén)會(huì)議之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。
5、使用會(huì)議室的部門(mén),必須愛(ài)護(hù)會(huì)議室的設(shè)施,保持會(huì)議室清潔。用后應(yīng)及時(shí)整理:檢查安全(電源),關(guān)好窗、空調(diào),鎖好門(mén),將鑰匙交還總務(wù)處。
6、開(kāi)會(huì)期間,請(qǐng)愛(ài)惜會(huì)議室的設(shè)備及物品,自覺(jué)保持衛(wèi)生,禁止吸煙,禁止亂扔紙屑,盡量保持室內(nèi)清潔。
7、會(huì)議結(jié)束后,使用人應(yīng)進(jìn)行必要的檢查,關(guān)閉會(huì)議室內(nèi)各種電器設(shè)備的電源,特別注意必須等待投影儀散熱,指示燈變紅后方可切斷電源,關(guān)好門(mén)窗。相關(guān)人員及時(shí)整理會(huì)議場(chǎng)地,如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或公務(wù)損壞及時(shí)報(bào)至總務(wù)處,及時(shí)維修,確保其他會(huì)議的準(zhǔn)時(shí)進(jìn)行。安全責(zé)任人為申請(qǐng)者所屬處室主任或系部主任。
8、與會(huì)人員要愛(ài)護(hù)會(huì)議室內(nèi)的公共設(shè)施,損壞賠償,任何部門(mén)和個(gè)人未經(jīng)總務(wù)處同意不得將會(huì)議室的各種設(shè)施拿出會(huì)議室或轉(zhuǎn)做他用。
9、平時(shí)衛(wèi)生由學(xué)校衛(wèi)生員每天早晨負(fù)責(zé)打掃。會(huì)議室活動(dòng)結(jié)束后,由學(xué)校衛(wèi)生員對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清掃和整理,將移動(dòng)的桌椅及時(shí)放回原位(必要時(shí)請(qǐng)相關(guān)部門(mén)協(xié)助幫忙),以方便其他部門(mén)使用。
10、當(dāng)組織活動(dòng)或培訓(xùn)時(shí),由活動(dòng)的組織者臨時(shí)負(fù)責(zé)會(huì)議室衛(wèi)生及設(shè)備安全。任課教師使用會(huì)議室,要安排學(xué)生課后做衛(wèi)生。
二、本規(guī)定由總務(wù)處制定,經(jīng)審批后自頒布之日起執(zhí)行。
