合同章管理制度(3篇)

合同章管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，旨在規(guī)范企業(yè)印章的使用，確保合同的有效性和合法性。其主要內(nèi)容包括印章的制作、保管、使用、登記和責任追究等方面。

包括哪些方面

1. 印章制作：明確印章的規(guī)格、樣式、制作流程，以及審批權(quán)限。

2. 印章保管：規(guī)定印章的存放地點、保管人員，以及安全措施。

3. 印章使用：設定印章使用的審批程序，明確何種情況下可以使用合同章。

4. 登記制度：建立印章使用記錄，詳細記錄每一次印章的使用情況。

5. 責任追究：對于違反規(guī)定的使用行為，設定相應的處罰措施。

重要性

合同章是企業(yè)對外簽訂合同的法律憑證，其使用不當可能導致合同效力爭議，甚至引發(fā)法律糾紛。因此，建立健全的合同章管理制度，能夠保障企業(yè)的合法權(quán)益，防止合同欺詐，維護企業(yè)信譽，降低經(jīng)營風險。

方案

1. 制定詳盡的印章管理制度文件：由法務部門主導，結(jié)合公司實際情況，制定具體的操作規(guī)程。

2. 建立印章審批流程：所有合同章的使用必須經(jīng)過相關部門負責人和高級管理層的審批。

3. 設立專門的印章保管人：指定責任心強的員工負責印章的保管，確保印章的安全。

4. 實行印章使用登記：每次使用合同章都需填寫使用記錄，包括使用時間、用途、經(jīng)辦人等信息。

5. 定期審計：財務或?qū)徲嫴块T定期對印章使用情況進行審計，檢查制度執(zhí)行情況。

6. 培訓與教育：定期組織員工培訓，強化印章管理意識，明確違規(guī)后果。

7. 法律咨詢：必要時，尋求專業(yè)法律顧問的意見，確保制度的合法性和有效性。

在執(zhí)行過程中，應密切關注制度的實際運行效果，適時進行調(diào)整和完善，以適應企業(yè)發(fā)展的需要。通過強化內(nèi)部監(jiān)督和員工教育，提高全員對合同章管理制度的重視程度，確保制度的有效實施。

合同章管理制度范文

第1篇 合同章使用管理制度范例

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合同專用章管理【1】

第一章 總 則

第一條 為了規(guī)避公司在經(jīng)營管理活動中的風險,維護公司利益,根據(jù)國家有關印章使用管理規(guī)定,結(jié)合公司實際情況特制定本管理辦法,旨在規(guī)范公司合同專用章的管理。

第二條 具備下列條件之一的方可發(fā)放合同專用章:

(一)對外聯(lián)系購銷、加工任務較多的部門;

(二)取得授權(quán)委托具獨立經(jīng)營資格的企業(yè)非法人分支機構(gòu)。

第三條 本規(guī)定適用于 集團有限責任公司(以下簡稱集團公司)及下屬企業(yè)或部室對合同專用章的管理。

第二章 管理、監(jiān)督機構(gòu)

第四條 具備本管理規(guī)定第二條條件的部門、分支機構(gòu)為合同專用章的管理部門,實行合同專用章專責人保管制度,由企業(yè)的負責人授權(quán)合同專用章專責人,出具書面的授權(quán)委托書。企業(yè)建立《合同專用章管理表》,專人領取和歸還印章情況在表上予以記錄。被授權(quán)人員工作變動的應辦理用章的交接手續(xù)。

第五條 集團公司法律事務室負責對企業(yè)合同專用章的管理情況進行監(jiān)督,定期或不定期檢查合同專用章使用管理情況。企業(yè)應積極配合,提供相關記錄和材料。

第三章 用章的流程及檔案保管

第六條 合同專用章的用章申請審批權(quán)由企業(yè)依據(jù)合同的審批權(quán)限授權(quán)相關負責人員。超越授權(quán)范圍的,將追究負責人和使用人的責任。申請人依據(jù)已獲審批的《用章審批登記表》到用章管理員處辦理用章。

第七條《用章審批登記表》包括用章日期、用章單位、用章內(nèi)容、批準用章人、經(jīng)手人、蓋章人等內(nèi)容,必須逐項登記字跡要清楚。

合同專用章的管理人應對《用章審批登記表》上記載內(nèi)容予以認真核對,確認無誤后方可蓋章,并將用章記錄在《用章登記簿》上登記。

第八條 對須經(jīng)過多部門會簽的合同,憑會簽表并在《用章登記簿》登記,可使用合同專用章,會簽表復印件應保存?zhèn)浒浮?/p>

第九條 禁止在空白文本或空白合同書上預蓋合同專用章。

第十條 所有用印申請審批流程必須按以上流程嚴格執(zhí)行,特殊緊急事項需要用章的,如單位領導均外出,用章人可通過電話或其他方式向有用印審批權(quán)限的領導口頭請示核準后,用章管理人方可用章,事后用章人應補齊用章審批手續(xù)。

第十一條 合同專用章管理人不在崗時,印章保管部室負責人應指定一名臨時用章管理人,臨時用章管理人除按照用章程序在合同上用章外,應于《用章審批登記表》的蓋章經(jīng)手人處簽名備查。

第十二條 蓋章完畢后,印章保管人應將《用章審批登記表》、《用章登記簿》或相關文件審批表復印件等資料存檔以備檢查。

第十三條 一般情況下,不得將印章攜帶出單位外使用。如確需在單位外用印時,必須經(jīng)企業(yè)負責人批準,辦理印章出借手續(xù),并由印章管理人員或企業(yè)負責人指定的專人到場監(jiān)印。

第四章 附 則

第十四條 用章管理人應妥善保管合同專用章,不得擅自出借、攜帶外出。

所有人員都必須嚴格依照本管理辦法規(guī)定程序使用印章,不得越權(quán)審批,未經(jīng)批準,不得擅自使用。違反本管理規(guī)定造成損失的,企業(yè)有權(quán)給予處分,并要求責任人員賠償造成的損失。

第十五條 合同專用章發(fā)生遺失、損毀、被盜等情況時,用章管理人應即日向辦公室書面報告,若外出或下班的,應先口頭報告,事后提交書面報告,辦公室收到報告后應即時向企業(yè)負責人匯報,并及時采取補救措施,依法公告作廢,用章管理人有過錯的,企業(yè)有權(quán)給予處分,并要求其承擔造成企業(yè)損失的賠償責任。

第十六條 本管理辦法由集團公司法律事務室負責解釋,從20 年 月 日起施行。

公司合同管理制度【2】

第一章 總 則

第一條 為了實現(xiàn)依法治理企業(yè),促進公司對外經(jīng)濟活動的開展,規(guī)范對外經(jīng)濟行為,提高經(jīng)濟效益,防止不必要的經(jīng)濟損失,根據(jù)國家有關法律規(guī)定,特制定本管理辦法。

第二條 凡以公司名義對外發(fā)生經(jīng)濟活動的,應當簽訂經(jīng)濟合同。

第三條 訂立經(jīng)濟合同,必須遵守國家的法律法規(guī),貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價有償?shù)脑瓌t。

第四條 本辦法所包括的合同有設計、銷售、采購、借款、維修、保險等方面的合同,不包括勞動合同。

第五條 除即時清結(jié)者外,合同均應采用書面形式,有關修改合同的文書、圖表、傳真件等均為合同的組成部分。

第六條 國家規(guī)定采用標準合同文本的則必須采用標準文本。

第七條 公司由法律顧問根據(jù)總經(jīng)理的授權(quán),全面負責合同管理工作,指導、監(jiān)督有關部門的合同訂立、履行等工作。

第二章 合同的訂立

第八條 與外界達成經(jīng)濟往來意向,經(jīng)協(xié)商一致,應訂立經(jīng)濟合同。

第九條 訂立合同前,必須了解、掌握對方的經(jīng)營資格、資信等情況,無經(jīng)營資格或資信的單位不得與之訂立經(jīng)濟合同。

第十條 除公司法定代表人外,其他任何人必須取得法定代表人的書面授權(quán)委托方能對外訂立書面經(jīng)濟合同。

第十一條 對外訂立經(jīng)濟合同的授權(quán)委托分固定期限委托和業(yè)務委托兩種授權(quán)方式,法定代表人特別指定的重要人員采用固定期限委托的授權(quán)方式,其他一般人員均采用業(yè)務委托的授權(quán)方式。

第十二條 授權(quán)委托事宜由公司法律顧問專門管理,需授權(quán)人員在辦理登記手續(xù),領取、填寫授權(quán)委托書,經(jīng)公司法定代表人簽字并加蓋公章后授權(quán)生效。

第十三條 符合以下情況之一的,應當以書面形式訂立經(jīng)濟合同:

1. 單筆業(yè)務金額達一萬元的;

2. 有保證、抵押或定金等擔保的;

3. 我方先予以履行合同的;

4. 有封樣要求的;

5. 合同對方為外地單位的;

第十四條 經(jīng)濟合同必須具備標的(指貨物、勞務、工程項目等),數(shù)量和質(zhì)量,價款或者酬金,履行的期限、地點、和方式,違約責任等主要條款方可加蓋公章或合同章。經(jīng)濟合同可訂立定金、抵押等擔保條款。

第十五條 對于合同標的沒有國家通行標準又難以用書面確切描述的,應當封存樣品,有合同雙方共同封存,加蓋公章或合同章,分別保管。

第十六條 合同標的額不滿一萬元,按本辦法第十三條規(guī)定應當訂立而不能訂立書面合同的,必須事先填寫非書面合同代用單,注明本辦法所規(guī)定的合同主要條款,注明不能訂立書面合同的理由,并經(jīng)總經(jīng)理批準同意,否則該業(yè)務不能成立。

第十七條 每一合同文本上或留我方地合同文本上必須注明合同對方的單位名稱、地址、聯(lián)系人、電話、銀行賬號,如不能一一注明,須經(jīng)公司總經(jīng)在我方所留的合同上簽字同意。

第十八條 合同文本擬定完畢,憑合同流轉(zhuǎn)單據(jù)按規(guī)定的流程經(jīng)各業(yè)務部門、法律顧問、財務部門等職能部門負責人和公司總經(jīng)理審核通過后加蓋公章或合同專用章方能生效。

第十九條 公司經(jīng)理對合同的訂立具有最終決定權(quán)。

第二十條 流程中各審核意見簽署于合同流轉(zhuǎn)單據(jù)及一份合同正本上,合同流轉(zhuǎn)單據(jù)作為合同審核過程中的記錄和憑證由印章保管人在合同蓋章后留存并及時歸檔。

第二十一條 對外訂立的經(jīng)濟合同,嚴禁在空白文本上蓋章并且原則上先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章,嚴禁我方簽字后以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章;如有例外需要,須總經(jīng)理特批。

第二十二條 單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。

第二十三條 合同蓋章生效后,應交由合同管理員按公司確定的規(guī)范對合同進行編號并登記。

第二十四條 合同文本原則上我方應持單份,至少應持二份,合同文本及復印件由財務部、辦公室、法律顧問、具體業(yè)務部門等各部門分存,其中元件由財務部門和辦公室留存。

第二十五條 非書面合同代用單也視作書面合同,統(tǒng)一予以編號。

第三章 合同的履行

第二十六條 合同依法訂立后,即具有法律效力,應當實際、全面地履行,

第二十七條 業(yè)務部門和財務部門應根據(jù)合同編號各立合同臺帳,每一合同設一臺帳,分別按業(yè)務進展情況和收付款情況一事一記。

第二十八條 有關部門在合同履行中遇履約困難或違約等情況應及時向公司總經(jīng)理匯報并通知法律顧問。

第二十九條 財務部門依據(jù)合同履行收付款工作,對具有下列情形的業(yè)務,應當拒絕付款:

1. 應當訂立書面合同而未訂立書面合同,且未采用非書面合同代用單的;

2. 收款單位與合同對方當事人名稱不一致的。

第三十條 付款單位與合同對方當事人名稱不一致的,財務部門應當督促付款單位出具代付款證明。

第三十一條 在合同履行過程中,合同對方所開具的發(fā)票必須先由具體經(jīng)辦人員審核簽字認可,經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后,再轉(zhuǎn)財務審核付款。

第三十二條 合同履行過程中有關人員應妥善管理合同資料,對工程合同的有關技術資料、圖表等重要原始資料應建立出借、領用制度,以保證合同的完整性。

第四章 合同的變更和解除

第三十三條 變更或解除合同必須依照合同的訂立流程經(jīng)業(yè)務部門、財務部門、法律顧問等相關職能部門負責人和公司總經(jīng)理審核通過方可。

第三十四條 我方變更或解除和同地通知或雙方的協(xié)議應當采用書面形式,并按規(guī)定經(jīng)審核后加蓋公章或合同專用章。

第三十五條 有關部門收到對方要求變更或解除合同的通知必須在三天內(nèi)向公司總經(jīng)理匯報并通知法律顧問。

第三十六條 變更或解除合同的通知和回復應符合公文收發(fā)的要求,掛號寄發(fā)或由對方簽收,掛號或簽收憑證作為合同組成部分交由辦公室保管。

第三十七條 變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力,納入本辦法規(guī)定的管理范圍。

第三十八條 合同變更后,合同編號不予改變。

第五章 其他

第三十九條 合同作為公司對外經(jīng)濟活動的重要法律依據(jù)和憑證,有關人員應保守合同秘密。

第四十條 業(yè)務部門、財務部門應當根據(jù)所立合同臺帳,按公司的要求,定期或不定期匯總各自的工作范圍內(nèi)的合同訂立或履行情況,由法律顧問據(jù)此統(tǒng)計合同訂立和履行的情況,并向總經(jīng)理匯報。

第四十一條 各有關人員應定期將履行完畢或不再履行的合同有關資料(包括與有關的文書、圖表、傳真件以及合同流轉(zhuǎn)單等)按合同編號整理,由法律顧問確認后交檔案管理人員存檔,不得隨意處置、銷毀、遺失。

第四十二條 公司定期對合同管理工作進行考核,并逐步將合同簽約率、合同文本質(zhì)量、合同履行情況、合同臺帳記錄等納入公司對員工和部門的工作成績考核范圍。

第六章 責任

第四十三條 凡因未按規(guī)定處理合同事宜、未及時匯報情況和遺失合同有關資料而給公司造成損失的,追究其經(jīng)濟和行政責任。

第四十四條 因故意或重大過失而給公司造成重大損失的,移送有關國家機關追究其法律責任。

第七章 附則

第四十五條 本辦法適用于偉凡公司本部和各部門。

第四十六條 本辦法解釋權(quán)歸公司總經(jīng)理。

第四十七條 本辦法自下發(fā)之日起生效實施。

第2篇 z公司合同章管理制度

公司合同章管理制度就在下面,請看:

某公司印章管理制度【1】

印章是公司經(jīng)營管理活動中行使職權(quán),明確公司各種權(quán)利義務關系的重要憑證和工具,印章的管理應做到分散管理、相互制約,為明確使用人與管理人員的責權(quán),特做如下公司印章使用與管理條例:

1.印章定義:

公司印章主要指:公章、法人私章、合同章、財務章等各職能部門章。

2.各類印章管理的范疇:

印章的管理涉及范疇:刻印、使用、廢止、更換。

3. 各類印章的具體管理條例:

3.1 刻印:

3.1.1新公司成立,基本印章(公章、合同章、法人私章、財務章)的刻制,應由指定的印章管理人員負責刻制,后交由人事行政部備案,并從刻制之日起執(zhí)行相關使用條例。

3.1.2因業(yè)務發(fā)展需要申請各職能部門專用章時,由需求部門填寫《印章制發(fā)申請表》經(jīng)總經(jīng)理核準后送交人事行政部門刻制。

3.2使用:

3.2.1任何部門在啟用印章前,均需與公司(人事行政部)辦理領取手續(xù),接受相應的責權(quán)告知,簽定《印章簽收手續(xù)》并備案。(已經(jīng)開始使用的需自通知當日補辦理領取手續(xù))

3.2.2公章:公章由公司經(jīng)理或各分公司經(jīng)理保管。各部門有需蓋公章的文件、通知等,須先到人事行政部處領取并填寫《印章使用申請表》,經(jīng)由分公司經(jīng)理核準蓋章并在《印章使用申請表》中簽批,蓋章后經(jīng)手人需將簽批申請表交由人事行政部,并在《印章使用登記薄》簽字。人事行政部需將《印章使用申請表》與《印章使用登記薄》同期留檔。

3.2.3合同章:合同章由財務部保管。主要用于公司簽訂各類合同使用專用章,蓋章前須先到人事行政部處領取并填寫《印章使用申請表》,經(jīng)由公司或分公司經(jīng)理審批,財務經(jīng)理審核后蓋章并在《印章使用申請表》中簽批,經(jīng)手人需將簽批后申請表交由人事行政部并在《印章使用登記薄》簽字。人事行政部需將《印章使用申請表》與《印章使用登記薄》同期留檔。

3.2.4 法人私章:法人私章由分公司出納保管,主要用于銀行匯票、現(xiàn)金支票等業(yè)務,使用時憑審批的支付申請或取匯款憑證方可蓋章。

3.2.5財務章:由財務部經(jīng)理(或負責人)保管,主要用于銀行匯票、現(xiàn)金支票等需要加蓋銀行預留印鑒等業(yè)務或發(fā)票上使用,發(fā)票專用章主要用于發(fā)票蓋章。

3.2.6其他職能部門章: 其他職能部門章,主要適用于各部門內(nèi)部使用,已經(jīng)刻制的職能部門章,需由部門負責人進行保管并嚴格該章的使用辦法。

3.3廢止、更換:

3.3.1廢止或繳銷的印章應由保管人員填寫《廢止申請單》,并呈分公司經(jīng)理核準后交由分公司人事行政部交由總部人事行政負責人統(tǒng)一廢止或繳銷。

3.3.2遺失印章時應由印章保管人員填寫《廢止申請單》,并呈分公司經(jīng)理核準后,簽批遺失處理及處罰辦法后,交由人事行政部按批示處理,如是遺失公司基本印章時必需登報申明。

3.3.3更換印章時應由印章保管人員依公司文件填寫《廢止申請單》,并呈分公司經(jīng)理核準后,交由人事行政部按批示處理。如有需要須填寫《印章制發(fā)申請表》申請新的印章。

4. 印章保管人的責權(quán)范疇:

對于公司主要印章管理,采用的是分散管理相互監(jiān)督的辦法。人事行政部主要職責是對印章的使用進行合理性管理,而印章保管人具有使用、監(jiān)督、保管等多重責任與權(quán)力,具體劃分如下:

4.1職能部門印章保管人對印章具有獨立使用權(quán)力,同時負全部使用責任。

4.2公章的保管人無獨立使用權(quán)力,但具有監(jiān)督及允許使用權(quán)力,因此公章的保管人對公章的使用結(jié)果負主要責任,經(jīng)手人則負部分責任,而對未經(jīng)由負責人或保管人(分公司經(jīng)理)簽批的公章使用經(jīng)手人負主要責任,保管人負部分責任。

4.3財務章的保管人無獨立使用權(quán)力,但具有監(jiān)督及允許使用權(quán)力,因此財務章的保管人對財務章的使用結(jié)果負主要責任,經(jīng)手人則負部分責任,而對未經(jīng)由保管人(財務負責人)簽批的公章使用經(jīng)手負主要責任,保管人負部分責任。

4.4 法人私章的保管者是出納,即是保管者又是使用者,但其無獨立使用權(quán)力,需依據(jù)財務部負責人審批的支付申請或取匯款憑證方可使用,否則負全部責任。

4.5公司嚴禁公章、合同章、法人私章獨立帶離公司使用,因此保管人如遇需帶公章、合同章外出辦事使用時,需與辦事人一同前往或指派代表一同前往。如遇要辦理工商等年檢等事務,需將表格帶回公司蓋章。

4.7 公司高、中層領導,因異地執(zhí)行重大項目或完成重要業(yè)務,需要攜帶公司印章出差的,須經(jīng)公司董事長或總經(jīng)理審批并及時歸還。

4.8 如遇個人需開具個人相關證明,需由部門負責人以上擔保簽批后方能使用,但如涉及到個人經(jīng)濟擔保與證明時,原則上一律不予證明,其不良結(jié)果由簽批人與保管人以情節(jié)共同負責。

4.9 所有印章的使用,必須嚴格執(zhí)行公司的公章使用章程,做好申請和使用登記。公司印章只適用于與公司相關業(yè)務,不得從事有損公司利益之行為。

4.10印章使用申請人及管理負責人要嚴格按照上述規(guī)定申請使用印章,如出現(xiàn)問題,后果自負。給公司造成重大損失的,公司將依法追究其法律責任。

關于公司各項公章使用管理制度【2】

一、公章使用管理制度

1、公章由企業(yè)總經(jīng)理指定專人負責管理,并掌握使用。使用公章一律登記,要由經(jīng)辦人簽字。

2、以公司名義上報、外送、下發(fā)的文件、資料、報表等,經(jīng)總經(jīng)理審閱批準后方可加蓋公章并嚴格登記手續(xù)。

3、企業(yè)公章不外借,主管人不在時由總經(jīng)理指定人代管,雙方做好交接手續(xù)。

4、企業(yè)員工因取款、取物、掛失、駕駛員辦證等,需用單位介紹信,由總經(jīng)理批準并嚴格登記手續(xù)。

5、任何人不得以任何借口要求在空白書面上加蓋公章。

6、凡私蓋公章或利用公章舞弊者,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)給予嚴厲懲處。

二、合同章使用管理制度

1、合同專用章由財務部專人保管,任何部門、人員不得借用、代用合同章,違反規(guī)定造成的后果,由印章保管人負責;發(fā)生遺失,應及時報告處理。

2、凡在授權(quán)范圍內(nèi)洽談的合同,經(jīng)總經(jīng)理同意方可成立。經(jīng)法定代表人或法人代表審核、簽字后,在財務部蓋章,并嚴格按照登記手續(xù)進行登記備案。

3、未經(jīng)總經(jīng)理批準,沒有法定代表人或法人代表審核、簽字或者空白合同上不得加蓋合同專用章,否則由當事人承擔一切經(jīng)濟損失,并追究其刑事責任。

4、凡私蓋合同專用章或利用合同專用章營私舞弊者,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)給予嚴厲懲處。

三、財務專用章、法人章使用管理制度

1、財務專用章和法人章要由財務負責人負責保管并掌握使用。

2、財務專用章和法人章不能交給銀行出納員自行保管和使用。

3、除正常的財務需要用財務專用章和法人章外,其他事項需用必須經(jīng)過財務負責人報請公司總經(jīng)理批準并征得法人本人同意后方可使用并嚴格登記手續(xù)。凡私蓋章者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)給予嚴厲懲處。

4、任何人不得以任何借口在空白書面上加蓋財務專用章和法人章。

四、現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)帳收(付)訖章使用管理制度

1、現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)帳收(付)訖章由出納員負責保管并掌握使用。

2、現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)帳收(付)訖章只有在現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)帳收訖或付訖時使用。

3、不得在空白書面上加蓋現(xiàn)金、銀行收(付)訖章,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),嚴厲懲處并承擔經(jīng)濟損失。

五、發(fā)票專用章使用管理制度

發(fā)票專用章由會計人員負責保管并掌握使用,發(fā)票專用章用于加蓋增值稅專用發(fā)票,財務部門在收到貨款,驗證購貨方“一般納稅人資格證書”后給其開具增值稅專用發(fā)票并蓋發(fā)票專用章。

第3篇 某企業(yè)合同章管理辦法

企業(yè)合同章管理

對任何企業(yè)來講,都需要具有公章,而公章作為公司進行公務活動,行使職權(quán)的重要標志,一定要加強管理。為了加強公司公章的管理,確保公章的正確使用,需要制定公章管理使用管理制度。

一、職責

(一)公司法人、總經(jīng)理或授權(quán)副總經(jīng)理經(jīng)理負責行政公章的使用審批工作。

(二)公司法人、總經(jīng)理或授權(quán)副總經(jīng)理或授權(quán)業(yè)務經(jīng)理負責授權(quán)范圍內(nèi)的業(yè)務公章及合同專用章的使用審批工作。

(三)公章管理員具有以下職能:

1、負責公章的保管。

2、負責設立公章使用登記臺帳。

3、負責公章使用的審核工作。

4、負責制定所保管公章的使用程序。

二、使用規(guī)定

(一)公司的公章主要包括公司行政公章、合同專用章、財務專用章、法人名章專項業(yè)務章。

(二)公章的保管

1、行政公章由人事行政部管理并有專人負責管理。

2、合同專用章、財務專用章由財務部專人負責管理。

3、專項業(yè)務章(各部門用章等)由各專業(yè)部門指定專人負責管理。

3、法人章工作用個人名章兩枚,分別由公司指定人事行政部、財務部專人負責管理。

(三)未經(jīng)股東會和法定代表人授權(quán)及批準,任何部門和個人不得擅自刻制公司印章。公章的刻制,必須符合國務院頒布的有關公章刻制的規(guī)定,并經(jīng)唐山市公安局備案。

(四)公章的使用由各保管人員設立使用登記臺帳,嚴格審批和登記制度。使用《公章審批單》。

(五)公章一般不得攜帶外出使用,如遇特殊情況,需攜帶公章外出,必須經(jīng)分管領導批準,并由公章保管人攜章隨同。

(六)公章使用(公司紅頭文件除外),必須見《公章審批單》批準后公章管理人員方可蓋章,公章管理人員應嚴格履行登記手續(xù),因使用公章不當造成損失的,應追究其相應責任。

(七)公章管理人員如工作變動,應及時上繳公章,由重新確定的公章管理人員另行辦理接收公章手續(xù),不得私自轉(zhuǎn)交他人。

(八)以公司名義簽定的合同、協(xié)議、訂購單等,由各專業(yè)人員審核并會簽(合同、協(xié)議會簽單),公司領導批準后方可蓋章。

(九)私人取物、取款、掛失、辦理各種證明,需用單位介紹信時,由人事行政部嚴格審批,符合要求后辦理并登記。

(十)任何公章管理員不得在當事人或委托人所持空白格式化文件上加蓋公章。

(十一)對調(diào)出,解除、終止勞動關系人員要求出示相關證明的,必須持有效證件材料,經(jīng)人事行政部經(jīng)理審批后,方可蓋章。

(十二)印章應及時維護、確保公章清晰、端正。

(十三)公章如有不慎丟失,保管人員及時向主管領導報告,并向公章備案單位報失。