公司規(guī)范化管理制度是企業(yè)運(yùn)營(yíng)的核心組成部分，它旨在確保組織的運(yùn)作有序、高效，并為員工提供清晰的行為準(zhǔn)則。這種制度通過(guò)設(shè)定明確的工作流程、職責(zé)分配、績(jī)效評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，以及獎(jiǎng)懲機(jī)制，有助于提升團(tuán)隊(duì)協(xié)作，降低管理成本，預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)，增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。
包括哪些方面
一套完整的公司規(guī)范化管理制度通常涵蓋以下幾個(gè)關(guān)鍵領(lǐng)域：
1. 組織架構(gòu)與職責(zé)：定義各個(gè)部門(mén)和崗位的職責(zé)，明確匯報(bào)關(guān)系。
2. 工作流程：詳細(xì)說(shuō)明各項(xiàng)業(yè)務(wù)的處理步驟，確保工作的標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行。
3. 員工行為規(guī)范：規(guī)定員工應(yīng)遵守的職業(yè)道德和行為準(zhǔn)則。
4. 人力資源管理：包括招聘、培訓(xùn)、績(jī)效考核、薪酬福利等政策。
5. 財(cái)務(wù)管理：制定預(yù)算、報(bào)銷、審計(jì)等財(cái)務(wù)規(guī)章制度。
6. 客戶服務(wù)與市場(chǎng)營(yíng)銷：設(shè)定服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范市場(chǎng)推廣活動(dòng)。
7. 風(fēng)險(xiǎn)管理：識(shí)別潛在風(fēng)險(xiǎn)，建立應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制。
8. 法規(guī)遵從：確保企業(yè)行為符合相關(guān)法律法規(guī)。
重要性
規(guī)范化管理制度的重要性在于：
1. 提高效率：清晰的流程和職責(zé)劃分能減少工作混亂，提高工作效率。
2. 保障公平：統(tǒng)一的考核標(biāo)準(zhǔn)和獎(jiǎng)懲機(jī)制能確保公平公正，激發(fā)員工積極性。
3. 防范風(fēng)險(xiǎn)：通過(guò)預(yù)先設(shè)定的風(fēng)險(xiǎn)管理策略，降低企業(yè)可能面臨的法律和經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。
4. 促進(jìn)企業(yè)文化：制度化的行為規(guī)范有助于塑造和傳播企業(yè)文化。
5. 提升形象：對(duì)外，規(guī)范化管理體現(xiàn)企業(yè)的專業(yè)性和穩(wěn)定性，有利于吸引客戶和合作伙伴。
方案
1. 制度制定：由各部門(mén)負(fù)責(zé)人參與，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，制定出全面、合理的規(guī)章制度。
2. 培訓(xùn)與宣導(dǎo)：定期組織員工培訓(xùn)，確保每個(gè)人都了解并理解制度內(nèi)容。
3. 執(zhí)行與監(jiān)督：管理層需嚴(yán)格執(zhí)行制度，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行及時(shí)糾正。
4. 反饋與修訂：鼓勵(lì)員工提出改進(jìn)建議，定期評(píng)估制度的有效性，適時(shí)調(diào)整優(yōu)化。
5. 文檔管理：將制度整理成文檔，便于查閱和更新，確保信息一致性。
公司規(guī)范化管理制度的建立與執(zhí)行是一個(gè)持續(xù)的過(guò)程，需要全體員工的共同參與和努力，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)長(zhǎng)期穩(wěn)定的發(fā)展。
公司規(guī)范化管理制度范文
第1篇 集團(tuán)公司規(guī)范化辦公管理工作程序
集團(tuán)公司規(guī)范化辦公管理程序
一、文書(shū)處理程序:
目的:為進(jìn)一步加強(qiáng)和健全企業(yè)綜合檔案管理工作,規(guī)范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序,以保持企業(yè)的檔案材料完整齊全,能更好的維護(hù)企業(yè)利益,反映企業(yè)的歷史面貌,記錄企業(yè)的業(yè)績(jī),為企業(yè)開(kāi)拓經(jīng)營(yíng)提供服務(wù)。
參考文件:總公司《檔案管理辦法》、《經(jīng)濟(jì)檔案管理辦法》(××字[2002]第111號(hào))
附件:《檔案庫(kù)房管理制度》
《檔案補(bǔ)充修改制度》
《檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度》
《檔案鑒定與銷毀制度》
《檔案的統(tǒng)計(jì)制度》
《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》
《工程經(jīng)濟(jì)檔案內(nèi)容及責(zé)任分工》
(一)收文:
1、上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件資料,應(yīng)由綜合辦及時(shí)分類、簽收、登記、編號(hào)。各部室直接收到和帶回的文件,應(yīng)及時(shí)送到綜合辦統(tǒng)一登記處理,各部室和個(gè)人不得自拆、自收、自辦,綜合辦及時(shí)督促催收。
2、綜合辦收到文件后,應(yīng)按照iso14001及ohsas18001的有關(guān)程序及時(shí)辦理收文手續(xù)和文件承辦單,確保做平件不隔日,急件立即辦,不得積壓。
3、文件由公司領(lǐng)導(dǎo)批辦后,按有關(guān)批示及時(shí)轉(zhuǎn)交承辦部門(mén)簽收辦理,并將承辦結(jié)果及時(shí)反饋到綜合辦,通過(guò)綜合辦反饋到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。綜合辦做好督辦事項(xiàng)的登記。
4、文件傳閱要嚴(yán)格登記手續(xù),加速公文運(yùn)轉(zhuǎn),每份文件在傳閱者手中一般不超過(guò)一天。閱文者應(yīng)在《文件承辦單》上簽字,并及時(shí)送還綜合辦。
5、涉及幾個(gè)部門(mén)合辦(合閱)的文件,要按公司領(lǐng)導(dǎo)的批示意見(jiàn)交由主辦部門(mén)組織辦理,并負(fù)責(zé)在辦完后立卷歸檔。
6、嚴(yán)格保密制度,按照文件的密級(jí)加強(qiáng)管理,按照文件規(guī)定的范圍傳閱,任何部門(mén)和個(gè)人不得丟失文件和外傳泄密,若丟失文件發(fā)生,應(yīng)立即逐級(jí)上報(bào),嚴(yán)肅處理。
(二)發(fā)文:
1、鋼結(jié)構(gòu)工程分公司公文文號(hào)主要有“××字”、“××黨字” 、“××工字” 、“××團(tuán)字”。
2、行文辦理程序包括擬稿、會(huì)簽、核稿、簽發(fā)、編印、校核、用印、登記、分發(fā)等,均要有相應(yīng)人員簽字。
3、凡以公司名義上報(bào)的各項(xiàng)請(qǐng)示報(bào)告文件以及對(duì)外發(fā)出的正式文件,均按業(yè)務(wù)性質(zhì)歸口,由主管部室的主辦人員起草擬稿,經(jīng)本部室負(fù)責(zé)人核稿報(bào)呈公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。如需其他部室會(huì)簽的文件,由主管部室會(huì)同相關(guān)部室會(huì)簽,會(huì)簽后再報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
4、擬稿需按照公司統(tǒng)一要求的格式,使用統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)文稿紙,書(shū)寫(xiě)清楚,并連同手稿、附件,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,由主管部室送綜合辦編發(fā)公文文號(hào)并打印分發(fā)。
5、文件、資料、報(bào)表的打印,要嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)定辦理,主管部室負(fù)責(zé)校對(duì),公文應(yīng)在最后打印打字員、校對(duì)員的姓名。
6、發(fā)文后,原稿連同附件交還主管部室,由專人負(fù)責(zé)保存、催辦、立卷和歸檔。
(三)歸檔:
1、公司設(shè)立檔案室,配備專職檔案管理員,其它各部室設(shè)立兼職檔案人員(各部室資料員、內(nèi)業(yè)),檔案室歸口綜合辦。
2、歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號(hào)、編目等程序,專、兼職檔案員均應(yīng)按以下步驟歸檔。
(1)收集:對(duì)經(jīng)核對(duì)已齊全的收發(fā)文件由檔案室協(xié)助立卷部門(mén)確定立卷范圍,刪除不需歸檔文件。
(2)整理:遵循文件材料自然形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。檔案室協(xié)助各部室對(duì)應(yīng)歸檔文件進(jìn)行分類,公司全部檔案共分為十一類,即:綜合類、黨群工作類、行政管理類、財(cái)務(wù)管理類、審計(jì)類、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類、建筑工程類、設(shè)備儀器類、科學(xué)技術(shù)類、建筑設(shè)計(jì)類、人事檔案類。
(3)檔案價(jià)值鑒定:對(duì)各部室分類后的文件,根據(jù)檔案保管期限規(guī)定及其各類文件內(nèi)容的重要程度進(jìn)行鑒定,確定其保存價(jià)值,分為永(y)、長(zhǎng)(c)、短(d)三種歸檔文件。
(4)排列:部室同一保管期限、同一類文件按發(fā)文時(shí)間順序排列。歸檔文件以“件”為單位,請(qǐng)示與批復(fù)可為一件。排列順序?yàn)?批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前原件在后;正文在前附件在后;文字材料在前,圖紙、照片在后。專題會(huì)議、案件處理等材料分別集中排列。
(5)裝訂:文件按“件”裝訂,永久、長(zhǎng)期保存的文件要去掉金屬物,用檔案局指定的裝訂材料裝訂,不得壓字。
(6)編號(hào):歸檔文件按文件編號(hào),在文件首頁(yè)上端空白處加蓋歸檔章,填寫(xiě)年度、室編件號(hào)、機(jī)構(gòu)、保管期限等,以固定文件位置。
(7)編目:歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號(hào)順序裝盒,并逐件編制歸檔文件目錄和盒內(nèi)備考表,經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核簽字后,檔案室檢查驗(yàn)收,辦理檔案移交手續(xù)。
3、歸檔范圍內(nèi)的公文材料(詳見(jiàn)附件《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》)應(yīng)保證其全面性、有序性和保密性,且文件材料必須準(zhǔn)確地反映出公文的形成過(guò)程和公司在經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)中的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。
4、由綜合辦負(fù)責(zé)對(duì)公司日常經(jīng)濟(jì)管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價(jià)值的公文、材料、領(lǐng)導(dǎo)批示(包括各種圖、文、影像資料)等整理(立卷)、歸檔并負(fù)責(zé)妥善保管證件及文件。
5、重要會(huì)議形成的公文,包括錄音帶、錄像帶、照片等有關(guān)材料,由綜合辦負(fù)責(zé)收集并整理、歸檔。
6、公司在各經(jīng)營(yíng)管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門(mén)按其業(yè)務(wù)范圍(責(zé)任分工詳見(jiàn)附件《工程經(jīng)濟(jì)檔案內(nèi)容及責(zé)任分工》),由各部室兼職檔案人員按有關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)收集、整理、核對(duì),并于每年度3月底前將上年度內(nèi)形成的應(yīng)歸檔的文件材料分類立卷,由部門(mén)經(jīng)理審核簽字后向檔案室移交,歸檔備查。
7、當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由財(cái)務(wù)部保管一年。保管期滿后,由財(cái)務(wù)部編織會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核簽字后,歸檔備查。
8、工程項(xiàng)目檔案應(yīng)與竣工驗(yàn)收同步完成立卷,由技質(zhì)部負(fù)責(zé)組織鑒定歸檔工作。
9、設(shè)備儀器檔案在開(kāi)箱驗(yàn)收后,由主管部室審定,隨即歸檔。
10、人事檔案中工資審定、職稱評(píng)
審、入黨入團(tuán)等材料須經(jīng)上級(jí)批復(fù)后,10~20天內(nèi)由有關(guān)部室編制人事檔案零散材料移交單后,隨時(shí)歸檔。
11、凡可利用現(xiàn)代化辦公手段進(jìn)行計(jì)算機(jī)存檔的文件(如:工程設(shè)計(jì)圖紙、財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)備份、會(huì)議資料影音文件等),各部室應(yīng)按季度上報(bào)綜合辦,由綜合辦統(tǒng)一刻錄光盤(pán)備份存檔。
12、涉及多部室聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部室整理歸檔,其他部室保存復(fù)印件或其他形式的公文副本。
(四)利用:歸檔后的文件應(yīng)編制檔案總目錄和檔案分類目錄等其他檢索工具,以備借閱(有關(guān)規(guī)定詳見(jiàn)附件《檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度》)。
(五) 統(tǒng)計(jì):詳見(jiàn)附件《檔案的統(tǒng)計(jì)制度》。
(六)保管:做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。
(七)銷毀:詳見(jiàn)附件《檔案鑒定與銷毀制度》。
二、印信管理程序:
1、分公司印鑒、介紹信及營(yíng)業(yè)執(zhí)照由綜合辦保管和使用,一切用印、開(kāi)具介紹信、使用營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件及復(fù)印件都要通過(guò)綜合辦。
2、綜合辦要確保印信工作的正常開(kāi)展,防止濫用和出現(xiàn)漏洞,加強(qiáng)對(duì)印鑒、介紹信及營(yíng)業(yè)執(zhí)照的管理。
3、印信工作要根據(jù)情況、內(nèi)容、范圍并且經(jīng)過(guò)相應(yīng)的批準(zhǔn)手續(xù)及用印登記,方能辦理。
4、分公司法人章由財(cái)務(wù)部保管,除與財(cái)務(wù)工作有關(guān)的用印外,其他用印需到綜合辦辦理有關(guān)用印手續(xù)。
5、需使用營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件或復(fù)印件的部室,應(yīng)向綜合辦辦理有關(guān)審批及登記手續(xù)。營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件借出原則上不得復(fù)印,并應(yīng)及時(shí)歸還。復(fù)印件應(yīng)加蓋公司公章并注明“僅限于……使用”字樣。
6、介紹信開(kāi)出,內(nèi)容要明確具體,要填寫(xiě)有效期限、介紹信編號(hào)及持有人姓名,介紹信正文與存根應(yīng)一致,如介紹信開(kāi)出后未用,應(yīng)交回綜合辦,附于存根備查。
7、介紹信持有人將介紹信遺失應(yīng)及時(shí)報(bào)告,涉及重要事項(xiàng),還應(yīng)通知前往辦事的單位,以防事故。
8、須嚴(yán)格遵守紀(jì)律不得開(kāi)假證明和空白介紹信,如確因特殊情況需持空白介紹信外出辦事,須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
9、各部室印鑒(包括合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、采購(gòu)專用章等),應(yīng)由各部室專人保管,部門(mén)經(jīng)理監(jiān)督,加蓋印章亦應(yīng)履行相應(yīng)審批及登記手續(xù)。
10、如工作業(yè)務(wù)需要加蓋總承包公司印鑒時(shí),需由部門(mén)經(jīng)理填寫(xiě)《用印審批表》,報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后,方可到總承包公司辦公室辦理有關(guān)用印手續(xù)。
11、印鑒不準(zhǔn)出室,不得借給他人使用,各印鑒保管部室要及時(shí)清洗保養(yǎng),以確保蓋印清晰。
12、公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要牢固加鎖,不能隨意放置。如因管理不善,造成事故,要視情況追究責(zé)任。
三、公函郵寄程序:
1、公司公函(包括財(cái)務(wù)匯票、工程檔案、合同文本等)需使用ems(郵政特快專遞)郵寄的,由綜合辦統(tǒng)一辦理。
2、一般公函(對(duì)時(shí)間及安全系數(shù)要求不高的),本著降低成本減少辦公費(fèi)用的原則,由各部室按平信自行郵寄。
3、公函辦理ems郵寄時(shí),經(jīng)手人要嚴(yán)格登記手續(xù),綜合辦應(yīng)及時(shí)處理,保證當(dāng)日遞送,不得拖延。
4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對(duì)外發(fā)出的各種信函,因私郵寄不予辦理。
四、辦公設(shè)備及用品使用程序:
范圍:公司的辦公設(shè)備是指辦公使用的計(jì)算機(jī)及其外設(shè)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等為固定資產(chǎn)管理的設(shè)備。辦公用品是指辦公用復(fù)印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。
目的:為了節(jié)約開(kāi)支杜絕浪費(fèi),確保公司辦公設(shè)備及辦公用品的合理使用。
參考文件:總公司《行政辦公設(shè)備管理規(guī)定》(××字[2002]第125號(hào))
1、辦公設(shè)備由綜合辦根據(jù)需要,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一購(gòu)置。
2、辦公設(shè)備由綜合辦會(huì)同采購(gòu)部統(tǒng)一編號(hào)、建帳管理,各使用部門(mén)負(fù)責(zé)日常維護(hù)和保養(yǎng)。
3、辦公設(shè)備損壞由綜合辦查明原因,聯(lián)系維修,并建立相應(yīng)的維修臺(tái)帳。
4、辦公設(shè)備報(bào)廢需由綜合辦會(huì)同財(cái)務(wù)部共同確認(rèn),殘?bào)w由綜合辦處置。
5、辦公設(shè)備使用要嚴(yán)格按照操作規(guī)程嚴(yán)禁自行拆卸部件。
6、辦公用品由綜合辦統(tǒng)一購(gòu)置管理。
7、辦公用品要根據(jù)實(shí)際工作需要,于每周的周二上午按照部門(mén)所需,由專人一次性集中辦理領(lǐng)用手續(xù)。
8、特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一購(gòu)置。
9、綜合辦根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批后的采購(gòu)清單進(jìn)行辦公用品的購(gòu)置,并將采購(gòu)物品分類進(jìn)帳。
五、圖書(shū)購(gòu)置、借閱程序:
1、圖書(shū)資料由各部室經(jīng)理編制購(gòu)書(shū)計(jì)劃,報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),由各部室自行購(gòu)置。
2、購(gòu)置圖書(shū)后,購(gòu)置人應(yīng)持圖書(shū)及發(fā)票到綜合辦辦理圖書(shū)入庫(kù)及借閱手續(xù),由綜合辦在發(fā)票聯(lián)簽字后方可到財(cái)務(wù)部辦理有關(guān)報(bào)銷手續(xù)。
3、圖書(shū)資料應(yīng)由綜合辦加蓋公司公章、編寫(xiě)圖書(shū)書(shū)號(hào)及進(jìn)行圖書(shū)資料的登記。
4、綜合辦應(yīng)按照iso14001及ohsas18001的有關(guān)程序,在相關(guān)圖書(shū)資料上加蓋“有效版本”章。
5、借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)圖書(shū),因個(gè)人原因損壞、丟失圖書(shū)資料的要照價(jià)賠償。
六、信息傳遞程序:
1、公司上下級(jí)、各部室之間的情況交流,信息溝通,在企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行中起著重要意義。
2、對(duì)于總公司下行的信息(包括fa_、e-mail、電話通知、信函等)由綜合辦統(tǒng)一查收,并做好記錄,報(bào)呈公司領(lǐng)導(dǎo)后下發(fā)相關(guān)部室承辦。
3、各部室要認(rèn)真對(duì)待與上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)以及有關(guān)單位之間的聯(lián)系,接到有關(guān)信息后,應(yīng)立即作好記錄,將記錄內(nèi)容及時(shí)傳達(dá)到有關(guān)部門(mén)和人員,并及時(shí)處理有關(guān)事項(xiàng)。
4、各部室間的信息溝通可通過(guò)會(huì)議、簡(jiǎn)報(bào)、個(gè)別交流等多種形式進(jìn)行。
第2篇 公司規(guī)范化辦公工作程序管理規(guī)定
公司規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定
規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定
一、文書(shū)處理程序:
目的:為進(jìn)一步加強(qiáng)和健全企業(yè)綜合檔案管理工作,規(guī)范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序,以保持企業(yè)的檔案材料完整齊全,能更好的維護(hù)企業(yè)利益,反映企業(yè)的歷史面貌,記錄企業(yè)的業(yè)績(jī)文秘資源網(wǎng),為企業(yè)開(kāi)拓經(jīng)營(yíng)提供服務(wù)。
參考文件:總公司《檔案管理辦法》、《經(jīng)濟(jì)檔案管理辦法》(××字[2002]第111號(hào))
附件:《檔案庫(kù)房管理制度》
《檔案補(bǔ)充修改制度》
《檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度》
《檔案鑒定與銷毀制度》
《檔案的統(tǒng)計(jì)制度》
《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》
《工程經(jīng)濟(jì)檔案內(nèi)容及責(zé)任分工》
(一)收文:
1、上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件資料,應(yīng)由綜合辦及時(shí)分類、簽收、登記、編號(hào)。各部室直接收到和帶回的文件,應(yīng)及時(shí)送到綜合辦統(tǒng)一登記處理,各部室和個(gè)人不得自拆、自收、自辦,綜合辦及時(shí)督促催收。
2、綜合辦收到文件后,應(yīng)按照iso14001及ohsas18001的有關(guān)程序及時(shí)辦理收文手續(xù)和文件承辦單,確保做到平件不隔日,急件立即辦,不得積壓。
3、文件由公司領(lǐng)導(dǎo)批辦后,按有關(guān)批示及時(shí)轉(zhuǎn)交承辦部門(mén)簽收辦理,并將承辦結(jié)果及時(shí)反饋到綜合辦,通過(guò)綜合辦反饋到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。綜合辦做好督辦事項(xiàng)的登記。
4、文件傳閱要嚴(yán)格登記手續(xù),加速公文運(yùn)轉(zhuǎn),每份文件在傳閱者手中一般不超過(guò)一天。閱文者應(yīng)在《文件承辦單》上簽字,并及時(shí)送還綜合辦。
5、涉及幾個(gè)部門(mén)合辦(合閱)的文件,要按公司領(lǐng)導(dǎo)的批示意見(jiàn)交由主辦部門(mén)組織辦理,并負(fù)責(zé)在辦完后立卷歸檔。
6、嚴(yán)格保密制度,按照文件的密級(jí)加強(qiáng)管理,按照文件規(guī)定的范圍傳閱,任何部門(mén)和個(gè)人不得丟失文件和外傳泄密,若丟失文件發(fā)生,應(yīng)立即逐級(jí)上報(bào),嚴(yán)肅處理。
(二)發(fā)文:
1、鋼結(jié)構(gòu)工程分公司公文文號(hào)主要有“××字”、“××黨字” 、“××工字” 、“××團(tuán)字”。
2、行文辦理程序包括擬稿、會(huì)簽、核稿、簽發(fā)、編印、校核、用印、登記、分發(fā)等,均要有相應(yīng)人員簽字。
3、凡以公司名義上報(bào)的各項(xiàng)請(qǐng)示報(bào)告文件以及對(duì)外發(fā)出的正式文件,均按業(yè)務(wù)性質(zhì)歸口,由主管部室的主辦人員起草擬稿,經(jīng)本部室負(fù)責(zé)人核稿報(bào)呈公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。如需其他部室會(huì)簽的文件,由主管部室會(huì)同相關(guān)部室會(huì)簽,會(huì)簽后再報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
4、擬稿需按照公司統(tǒng)一要求的格式,使用統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)文稿紙,書(shū)寫(xiě)清楚,并連同手稿、附件,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,由主管部室送綜合辦編發(fā)公文文號(hào)并打印分發(fā)。
5、文件、資料、報(bào)表的打印,要嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)定辦理,主管部室負(fù)責(zé)校對(duì),公文應(yīng)在最后打印打字員、校對(duì)員的姓名。
6、發(fā)文后,原稿連同附件交還主管部室,由專人負(fù)責(zé)保存、催辦、立卷和歸檔。
(三)歸檔:
1、公司設(shè)立檔案室,配備專職檔案管理員,其它各部室設(shè)立兼職檔案人員(各部室資料員、內(nèi)業(yè)),檔案室歸口綜合辦。
2、歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號(hào)、編目等程序,專、兼職檔案員均應(yīng)按以下步驟歸檔。
(1)收集:對(duì)經(jīng)核對(duì)已齊全的收發(fā)文件由檔案室協(xié)助立卷部門(mén)確定立卷范圍,刪除不需歸檔文件。
(2)整理:遵循文件材料自然形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。檔案室協(xié)助各部室對(duì)應(yīng)歸檔文件進(jìn)行分類,公司全部檔案共分為十一類,即:綜合類、黨群工作類、行政管理類、財(cái)務(wù)管理類、審計(jì)類、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類、建筑工程類、設(shè)備儀器類、科學(xué)技術(shù)類、建筑設(shè)計(jì)類、人事檔案類。
(3)檔案價(jià)值鑒定:對(duì)各部室分類后的文件,根據(jù)檔案保管期限規(guī)定及其各類文件內(nèi)容的重要程度進(jìn)行鑒定,確定其保存價(jià)值,分為永(y)、長(zhǎng)(c)、短(d)三種歸檔文件。
(4)排列:部室同一保管期限、同一類文件按發(fā)文時(shí)間順序排列。歸檔文件以“件”為單位,請(qǐng)示與批復(fù)可為一件。排列順序?yàn)?批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前原件在后;正文在前附件在后;文字材料在前,圖紙、照片在后。專題會(huì)議、案件處理等材料分別集中排列。
(5)裝訂:文件按“件”裝訂,永久、長(zhǎng)期保存的文件要去掉金屬物,用檔案局指定的裝訂材料裝訂,不得壓字。
(6)編號(hào):歸檔文件按文件編號(hào),在文件首頁(yè)上端空白處加蓋歸檔章,填寫(xiě)年度、室編件號(hào)、機(jī)構(gòu)、保管期限等,以固定文件位置。
(7)編目:歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號(hào)順序裝盒,并逐件編制歸檔文件目錄和盒內(nèi)備考表,經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核簽字后,檔案室檢查驗(yàn)收,辦理檔案移交手續(xù)。
3、歸檔范圍內(nèi)的公文材料(詳見(jiàn)附件《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》)應(yīng)保證其全面性、有序性和保密性,且文件材料必須準(zhǔn)確地反映出公文的形成過(guò)程和公司在經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)中的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。
4、由綜合辦負(fù)責(zé)對(duì)公司日常經(jīng)濟(jì)管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價(jià)值的公文、材料、領(lǐng)導(dǎo)批示(包括各種圖、文、影像資料)等整理(立卷)、歸檔并負(fù)責(zé)妥善保管證件及文件。
5、重要會(huì)議形成的公文,包括錄音帶、錄像帶、照片等有關(guān)材料,由綜合辦負(fù)責(zé)收集并整理、歸檔。
6、公司在各經(jīng)營(yíng)管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門(mén)按其業(yè)務(wù)范圍(責(zé)任分工詳見(jiàn)附件《工程經(jīng)濟(jì)檔案內(nèi)容及責(zé)任分工》),由各部室兼職檔案人員按有關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)收集、整理、核對(duì),并于每年度3月底前將上年度內(nèi)形成的應(yīng)歸檔的文件材料分類立卷,由部門(mén)經(jīng)理審核簽字后向檔案室移交,歸檔備查。
7、當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由財(cái)務(wù)部保管一年。保管期滿后,由財(cái)務(wù)部編織會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核簽字后,歸檔備查。
8、工程項(xiàng)目檔案應(yīng)與竣工驗(yàn)收同步完成立卷,由技質(zhì)部負(fù)責(zé)組織鑒定歸檔工作。
9、設(shè)備儀器檔案在開(kāi)箱驗(yàn)收后,由主管部室審定,隨即歸檔。
10、 人事檔案中工資審定、職稱評(píng)審、入黨入團(tuán)等材料須經(jīng)上級(jí)批復(fù)后,10~20天內(nèi)由有關(guān)部室編制人事檔案零散材料移交單后,隨時(shí)歸檔。
11、 凡可利用現(xiàn)代化辦公手段進(jìn)行計(jì)算機(jī)存檔的文件(如:工程設(shè)計(jì)圖紙、財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)備份、會(huì)議資料影音文件等),各部室應(yīng)按季度上報(bào)綜合辦,由綜合辦統(tǒng)一刻錄光盤(pán)備份存檔。
12、 涉及多部室聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部室整理歸檔,其他部室保存復(fù)印件或其他形式的公文副本。
(四)利用:歸檔后的文件應(yīng)編制檔案總目錄和檔案分類目錄等其他檢索工具,以備借閱(有關(guān)規(guī)定詳見(jiàn)附件《檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度》)。
(五)統(tǒng)計(jì):詳見(jiàn)附件《檔案的統(tǒng)計(jì)制度》。
(六)保管:做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。
(七)銷毀:詳見(jiàn)附件《檔案鑒定與銷毀制度》。
二、印信管理程序:
1、分公司印鑒、介紹信及營(yíng)業(yè)執(zhí)照由綜合辦保管和使用,一切用印、開(kāi)具介紹信、使用營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件及復(fù)印件都要通過(guò)綜合辦。
2、綜合辦要確保印信工作的正常開(kāi)展,防止濫用和出現(xiàn)漏洞,加強(qiáng)對(duì)印鑒、介紹信及營(yíng)業(yè)執(zhí)照的管理。
3、印信工作要根據(jù)情況、內(nèi)容、范圍并且經(jīng)過(guò)相應(yīng)的批準(zhǔn)手續(xù)及用印登記,方能辦理。
4、分公司法人章由財(cái)務(wù)部保管,除與財(cái)務(wù)工作有關(guān)的用印外,其他用印需到綜合辦辦理有關(guān)用印手續(xù)。
5、需使用營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件或復(fù)印件的部室,應(yīng)向綜合辦辦理有關(guān)審批及登記手續(xù)。營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件借出原則上不得復(fù)印,并應(yīng)及時(shí)歸還。復(fù)印件應(yīng)加蓋公司公章并注明“僅限于……使用”字樣。
6、介紹信開(kāi)出,內(nèi)容要明確具體,要填寫(xiě)有效期限、介紹信編號(hào)及持有人姓名,介紹信正文與存根應(yīng)一致,如介紹信開(kāi)出后未用,應(yīng)交回綜合辦,附于存根備查。
7、介紹信持有人將介紹信遺失應(yīng)及時(shí)報(bào)告,涉及重要事項(xiàng),還應(yīng)通知前往辦事的單位,以防事故。
8、須嚴(yán)格遵守紀(jì)律不得開(kāi)假證明和空白介紹信,如確因特殊情況需持空白介紹信外出辦事,須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
9、各部室印鑒(包括合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、采購(gòu)專用章等),應(yīng)由各部室專人保管,部門(mén)經(jīng)理監(jiān)督,加蓋印章亦應(yīng)履行相應(yīng)審批及登記手續(xù)。
10、如工作業(yè)務(wù)需要加蓋總承包公司印鑒時(shí),需由部門(mén)經(jīng)理填寫(xiě)《用印審批表》,報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后,方可到總承包公司辦公室辦理有關(guān)用印手續(xù)。
11、印鑒不準(zhǔn)出室,不得借給他人使用,各印鑒保管部室要及時(shí)清洗保養(yǎng),以確保蓋印清晰。
12、公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要牢固加鎖,不能隨意放置。如因管理不善,造成事故,要視情況追究責(zé)任。
三、公函郵寄程序:
1、公司公函(包括財(cái)務(wù)匯票、工程檔案、合同文本等)需使用ems(郵政特快專遞)郵寄的,由綜合辦統(tǒng)一辦理。
2、一般公函(對(duì)時(shí)間及安全系數(shù)要求不高的),本著降低成本減少辦公費(fèi)用的原則,由各部室按平信自行郵寄。
3、公函辦理ems郵寄時(shí),經(jīng)手人要嚴(yán)格登記手續(xù),綜合辦應(yīng)及時(shí)處理,保證當(dāng)日遞送,不得拖延。
4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對(duì)外發(fā)出的各種信函,因私郵寄不予辦理。
四、辦公設(shè)備及用品使用程序:
范圍:公司的辦公設(shè)備是指辦公使用的計(jì)算機(jī)及其外設(shè)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等為固定資產(chǎn)管理的設(shè)備。辦公用品是指辦公用復(fù)印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。
目的:為了節(jié)約開(kāi)支杜絕浪費(fèi),確保公司辦公設(shè)備及辦公用品的合理使用。
參考文件:總公司《行政辦公設(shè)備管理規(guī)定》(××字[2002]第125號(hào))
1、辦公設(shè)備由綜合辦根據(jù)需要,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一購(gòu)置。
2、辦公設(shè)備由綜合辦會(huì)同采購(gòu)部統(tǒng)一編號(hào)、建帳管理,各使用部門(mén)負(fù)責(zé)日常維護(hù)和保養(yǎng)。
3、辦公設(shè)備損壞由綜合辦查明原因,聯(lián)系維修,并建立相應(yīng)的維修臺(tái)帳。
4、辦公設(shè)備報(bào)廢需由綜合辦會(huì)同財(cái)務(wù)部共同確認(rèn),殘?bào)w由綜合辦處置。
5、辦公設(shè)備使用要嚴(yán)格按照操作規(guī)程嚴(yán)禁自行拆卸部件。
6、辦公用品由綜合辦統(tǒng)一購(gòu)置管理。
7、辦公用品要根據(jù)實(shí)際工作需要,于每周的周二上午按照部門(mén)所需,由專人一次性集中辦理領(lǐng)用手續(xù)。
8、特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一購(gòu)置。
9、綜合辦根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批后的采購(gòu)清單進(jìn)行辦公用品的購(gòu)置,并將采購(gòu)物品分類進(jìn)帳。
五、圖書(shū)購(gòu)置、借閱程序:
1、圖書(shū)資料由各部室經(jīng)理編制購(gòu)書(shū)計(jì)劃,報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),由各部室自行購(gòu)置。
2、購(gòu)置圖書(shū)后,購(gòu)置人應(yīng)持圖書(shū)及發(fā)票到綜合辦辦理圖書(shū)入庫(kù)及借閱手續(xù),由綜合辦在發(fā)票聯(lián)簽字后方可到財(cái)務(wù)部辦理有關(guān)報(bào)銷手續(xù)。
3、圖書(shū)資料應(yīng)由綜合辦加蓋公司公章、編寫(xiě)圖書(shū)書(shū)號(hào)及進(jìn)行圖書(shū)資料的登記。
4、綜合辦應(yīng)按照iso14001及ohsas18001的有關(guān)程序,在相關(guān)圖書(shū)資料上加蓋“有效版本”章。
5、借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)圖書(shū),因個(gè)人原因損壞、丟失圖書(shū)資料的要照價(jià)賠償。
六、信息傳遞程序:
1、公司上下級(jí)、各部室之間的情況交流,信息溝通,在企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行中起著重要意義。
2、對(duì)于總公司下行的信息(包括fa_、e-mail、電話通知、信函等)由綜合辦統(tǒng)一查收,并做好記錄,報(bào)呈公司領(lǐng)導(dǎo)后下發(fā)相關(guān)部室承辦。
3、各部室要認(rèn)真對(duì)待與上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)以及有關(guān)單位之間的聯(lián)系,接到有關(guān)信息后,應(yīng)立即作好記錄,將記錄內(nèi)容及時(shí)傳達(dá)到有關(guān)部門(mén)和人員,并及時(shí)處理有關(guān)事項(xiàng)。
4、各部室間的信息溝通可通過(guò)會(huì)議、簡(jiǎn)報(bào)、個(gè)別交流等多種形式進(jìn)行。
5、公司建立健全呈閱件制度,各部室可采用呈閱件的形式向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作,提出建議。綜合辦應(yīng)加強(qiáng)呈閱件的管理,做到件件有落實(shí),事事有回音。
第3篇 公司規(guī)范化辦公程序管理規(guī)定
公司規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定
規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定
一、文書(shū)處理程序:
目的:為進(jìn)一步加強(qiáng)和健全企業(yè)綜合檔案管理工作,規(guī)范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序,以保持企業(yè)的檔案材料完整齊全,能更好的維護(hù)企業(yè)利益,反映企業(yè)的歷史面貌,記錄企業(yè)的業(yè)績(jī),為企業(yè)開(kāi)拓經(jīng)營(yíng)提供服務(wù)。
參考文件:總公司《檔案管理辦法》、《經(jīng)濟(jì)檔案管理辦法》(××字[2002]第111號(hào))
附件:《檔案庫(kù)房管理制度》
《檔案補(bǔ)充修改制度》
《檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度》
《檔案鑒定與銷毀制度》
《檔案的統(tǒng)計(jì)制度》
《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》
《工程經(jīng)濟(jì)檔案內(nèi)容及責(zé)任分工》
(一)收文:
1、上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件資料,應(yīng)由綜合辦及時(shí)分類、簽收、登記、編號(hào)。各部室直接收到和帶回的文件,應(yīng)及時(shí)送到綜合辦統(tǒng)一登記處理,各部室和個(gè)人不得自拆、自收、自辦,綜合辦及時(shí)督促催收。
2、綜合辦收到文件后,應(yīng)按照iso14001及ohsas18001的有關(guān)程序及時(shí)辦理收文手續(xù)和文件承辦單,確保做到平件不隔日,急件立即辦,不得積壓。
3、文件由公司領(lǐng)導(dǎo)批辦后,按有關(guān)批示及時(shí)轉(zhuǎn)交承辦部門(mén)簽收辦理,并將承辦結(jié)果及時(shí)反饋到綜合辦,通過(guò)綜合辦反饋到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。綜合辦做好督辦事項(xiàng)的登記。
4、文件傳閱要嚴(yán)格登記手續(xù),加速公文運(yùn)轉(zhuǎn),每份文件在傳閱者手中一般不超過(guò)一天。閱文者應(yīng)在《文件承辦單》上簽字,并及時(shí)送還綜合辦。
5、涉及幾個(gè)部門(mén)合辦(合閱)的文件,要按公司領(lǐng)導(dǎo)的批示意見(jiàn)交由主辦部門(mén)組織辦理,并負(fù)責(zé)在辦完后立卷歸檔。
6、嚴(yán)格保密制度,按照文件的密級(jí)加強(qiáng)管理,按照文件規(guī)定的范圍傳閱,任何部門(mén)和個(gè)人不得丟失文件和外傳泄密,若丟失文件發(fā)生,應(yīng)立即逐級(jí)上報(bào),嚴(yán)肅處理。
(二)發(fā)文:
1、鋼結(jié)構(gòu)工程分公司公文文號(hào)主要有“××字”、“××黨字” 、“××工字” 、“××團(tuán)字”。
2、行文辦理程序包括擬稿、會(huì)簽、核稿、簽發(fā)、編印、校核、用印、登記、分發(fā)等,均要有相應(yīng)人員簽字。
3、凡以公司名義上報(bào)的各項(xiàng)請(qǐng)示報(bào)告文件以及對(duì)外發(fā)出的正式文件,均按業(yè)務(wù)性質(zhì)歸口,由主管部室的主辦人員起草擬稿,經(jīng)本部室負(fù)責(zé)人核稿報(bào)呈公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。如需其他部室會(huì)簽的文件,由主管部室會(huì)同相關(guān)部室會(huì)簽,會(huì)簽后再報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
4、擬稿需按照公司統(tǒng)一要求的格式,使用統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)文稿紙,書(shū)寫(xiě)清楚,并連同手稿、附件,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,由主管部室送綜合辦編發(fā)公文文號(hào)并打印分發(fā)。
5、文件、資料、報(bào)表的打印,要嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)定辦理,主管部室負(fù)責(zé)校對(duì),公文應(yīng)在最后打印打字員、校對(duì)員的姓名。
6、發(fā)文后,原稿連同附件交還主管部室,由專人負(fù)責(zé)保存、催辦、立卷和歸檔。
(三)歸檔:
1、公司設(shè)立檔案室,配備專職檔案管理員,其它各部室設(shè)立兼職檔案人員(各部室資料員、內(nèi)業(yè)),檔案室歸口綜合辦。
2、歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號(hào)、編目等程序,專、兼職檔案員均應(yīng)按以下步驟歸檔。
(1)收集:對(duì)經(jīng)核對(duì)已齊全的收發(fā)文件由檔案室協(xié)助立卷部門(mén)確定立卷范圍,刪除不需歸檔文件。
(2)整理:遵循文件材料自然形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。檔案室協(xié)助各部室對(duì)應(yīng)歸檔文件進(jìn)行分類,公司全部檔案共分為十一類,即:綜合類、黨群工作類、行政管理類、財(cái)務(wù)管理類、審計(jì)類、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類、建筑工程類、設(shè)備儀器類、科學(xué)技術(shù)類、建筑設(shè)計(jì)類、人事檔案類。
(3)檔案價(jià)值鑒定:對(duì)各部室分類后的文件,根據(jù)檔案保管期限規(guī)定及其各類文件內(nèi)容的重要程度進(jìn)行鑒定,確定其保存價(jià)值,分為永(y)、長(zhǎng)(c)、短(d)三種歸檔文件。
(4)排列:部室同一保管期限、同一類文件按發(fā)文時(shí)間順序排列。歸檔文件以“件”為單位,請(qǐng)示與批復(fù)可為一件。排列順序?yàn)?批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前原件在后;正文在前附件在后;文字材料在前,圖紙、照片在后。專題會(huì)議、案件處理等材料分別集中排列。
(5)裝訂:文件按“件”裝訂,永久、長(zhǎng)期保存的文件要去掉金屬物,用檔案局指定的裝訂材料裝訂,不得壓字。
(6)編號(hào):歸檔文件按文件編號(hào),在文件首頁(yè)上端空白處加蓋歸檔章,填寫(xiě)年度、室編件號(hào)、機(jī)構(gòu)、保管期限等,以固定文件位置。
(7)編目:歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號(hào)順序裝盒,并逐件編制歸檔文件目錄和盒內(nèi)備考表,經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核簽字后,檔案室檢查驗(yàn)收,辦理檔案移交手續(xù)。
3、歸檔范圍內(nèi)的公文材料(詳見(jiàn)附件《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》)應(yīng)保證其全面性、有序性和保密性,且文件材料必須準(zhǔn)確地反映出公文的形成過(guò)程和公司在經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)中的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。
4、由綜合辦負(fù)責(zé)對(duì)公司日常經(jīng)濟(jì)管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價(jià)值的公文、材料、領(lǐng)導(dǎo)批示(包括各種圖、文、影像資料)等整理(立卷)、歸檔并負(fù)責(zé)妥善保管證件及文件。
5、重要會(huì)議形成的公文,包括錄音帶、錄像帶、照片等有關(guān)材料,由綜合辦負(fù)責(zé)收集并整理、歸檔。
6、公司在各經(jīng)營(yíng)管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門(mén)按其業(yè)務(wù)范圍(責(zé)任分工詳見(jiàn)附件《工程經(jīng)濟(jì)檔案內(nèi)容及責(zé)任分工》),由各部室兼職檔案人員按有關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)收集、整理、核對(duì),并于每年度3月底前將上年度內(nèi)形成的應(yīng)歸檔的文件材料分類立卷,由部門(mén)經(jīng)理審核簽字后向檔案室移交,歸檔備查。
7、當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由財(cái)務(wù)部保管一年。保管期滿后,由財(cái)務(wù)部編織會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核簽字后,歸檔備查。
8、工程項(xiàng)目檔案應(yīng)與竣工驗(yàn)收同步完成立卷,由技質(zhì)部負(fù)責(zé)組織鑒定歸檔工作。
9、設(shè)備儀器檔案在開(kāi)箱驗(yàn)收后,由主管部室審定,隨即歸檔。
10、 人事檔案中工資審定、職稱評(píng)審、入黨入團(tuán)等材料須經(jīng)上級(jí)批復(fù)后,10~20天內(nèi)由有關(guān)部室編制人事檔案零散材料移交單后,隨時(shí)歸檔。
11、 凡可利用現(xiàn)代化辦公手段進(jìn)行計(jì)算機(jī)存檔的文件(如:工程設(shè)計(jì)圖紙、財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)備份、會(huì)議資料影音文件等),各部室應(yīng)按季度上報(bào)綜合辦,由綜合辦統(tǒng)一刻錄光盤(pán)備份存檔。
12、 涉及多部室聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部室整理歸檔,其他部室保存復(fù)印件或其他形式的公文副本。
(四)利用:歸檔后的文件應(yīng)編制檔案總目錄和檔案分類目錄等其他檢索工具,以備借閱(有關(guān)規(guī)定詳見(jiàn)附件《檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度》)。
(五)統(tǒng)計(jì):詳見(jiàn)附件《檔案的統(tǒng)計(jì)制度》。
(六)保管:做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。
(七)銷毀:詳見(jiàn)附件《檔案鑒定與銷毀制度》。
二、印信管理程序:
1、分公司印鑒、介紹信及營(yíng)業(yè)執(zhí)照由綜合辦保管和使用,一切用印、開(kāi)具介紹信、使用營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件及復(fù)印件都要通過(guò)綜合辦。
2、綜合辦要確保印信工作的正常開(kāi)展,防止濫用和出現(xiàn)漏洞,加強(qiáng)對(duì)印鑒、介紹信及營(yíng)業(yè)執(zhí)照的管理。
3、印信工作要根據(jù)情況、內(nèi)容、范圍并且經(jīng)過(guò)相應(yīng)的批準(zhǔn)手續(xù)及用印登記,方能辦理。
4、分公司法人章由財(cái)務(wù)部保管,除與財(cái)務(wù)工作有關(guān)的用印外,其他用印需到綜合辦辦理有關(guān)用印手續(xù)。
5、需使用營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件或復(fù)印件的部室,應(yīng)向綜合辦辦理有關(guān)審批及登記手續(xù)。營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件借出原則上不得復(fù)印,并應(yīng)及時(shí)歸還。復(fù)印件應(yīng)加蓋公司公章并注明“僅限于……使用”字樣。
6、介紹信開(kāi)出,內(nèi)容要明確具體,要填寫(xiě)有效期限、介紹信編號(hào)及持有人姓名,介紹信正文與存根應(yīng)一致,如介紹信開(kāi)出后未用,應(yīng)交回綜合辦,附于存根備查。
7、介紹信持有人將介紹信遺失應(yīng)及時(shí)報(bào)告,涉及重要事項(xiàng),還應(yīng)通知前往辦事的單位,以防事故。
8、須嚴(yán)格遵守紀(jì)律不得開(kāi)假證明和空白介紹信,如確因特殊情況需持空白介紹信外出辦事,須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
9、各部室印鑒(包括合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、采購(gòu)專用章等),應(yīng)由各部室專人保管,部門(mén)經(jīng)理監(jiān)督,加蓋印章亦應(yīng)履行相應(yīng)審批及登記手續(xù)。
10、如工作業(yè)務(wù)需要加蓋總承包公司印鑒時(shí),需由部門(mén)經(jīng)理填寫(xiě)《用印審批表》,報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后,方可到總承包公司辦公室辦理有關(guān)用印手續(xù)。
11、印鑒不準(zhǔn)出室,不得借給他人使用,各印鑒保管部室要及時(shí)清洗保養(yǎng),以確保蓋印清晰。
12、公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要牢固加鎖,不能隨意放置。如因管理不善,造成事故,要視情況追究責(zé)任。
三、公函郵寄程序:
1、公司公函(包括財(cái)務(wù)匯票、工程檔案、合同文本等)需使用ems(郵政特快專遞)郵寄的,由綜合辦統(tǒng)一辦理。
2、一般公函(對(duì)時(shí)間及安全系數(shù)要求不高的),本著降低成本減少辦公費(fèi)用的原則,由各部室按平信自行郵寄。
3、公函辦理ems郵寄時(shí),經(jīng)手人要嚴(yán)格登記手續(xù),綜合辦應(yīng)及時(shí)處理,保證當(dāng)日遞送,不得拖延。
4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對(duì)外發(fā)出的各種信函,因私郵寄不予辦理。
四、辦公設(shè)備及用品使用程序:
范圍:公司的辦公設(shè)備是指辦公使用的計(jì)算機(jī)及其外設(shè)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等為固定資產(chǎn)管理的設(shè)備。辦公用品是指辦公用復(fù)印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。
目的:為了節(jié)約開(kāi)支杜絕浪費(fèi),確保公司辦公設(shè)備及辦公用品的合理使用。
參考文件:總公司《行政辦公設(shè)備管理規(guī)定》(××字[2002]第125號(hào))
1、辦公設(shè)備由綜合辦根據(jù)需要,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一購(gòu)置。
2、辦公設(shè)備由綜合辦會(huì)同采購(gòu)部統(tǒng)一編號(hào)、建帳管理,各使用部門(mén)負(fù)責(zé)日常維護(hù)和保養(yǎng)。
3、辦公設(shè)備損壞由綜合辦查明原因,聯(lián)系維修,并建立相應(yīng)的維修臺(tái)帳。
4、辦公設(shè)備報(bào)廢需由綜合辦會(huì)同財(cái)務(wù)部共同確認(rèn),殘?bào)w由綜合辦處置。
5、辦公設(shè)備使用要嚴(yán)格按照操作規(guī)程嚴(yán)禁自行拆卸部件。
6、辦公用品由綜合辦統(tǒng)一購(gòu)置管理。
7、辦公用品要根據(jù)實(shí)際工作需要,于每周的周二上午按照部門(mén)所需,由專人一次性集中辦理領(lǐng)用手續(xù)。
8、特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一購(gòu)置。
9、綜合辦根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批后的采購(gòu)清單進(jìn)行辦公用品的購(gòu)置,并將采購(gòu)物品分類進(jìn)帳。
五、圖書(shū)購(gòu)置、借閱程序:
1、圖書(shū)資料由各部室經(jīng)理編制購(gòu)書(shū)計(jì)劃,報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),由各部室自行購(gòu)置。
2、購(gòu)置圖書(shū)后,購(gòu)置人應(yīng)持圖書(shū)及發(fā)票到綜合辦辦理圖書(shū)入庫(kù)及借閱手續(xù),由綜合辦在發(fā)票聯(lián)簽字后方可到財(cái)務(wù)部辦理有關(guān)報(bào)銷手續(xù)。
3、圖書(shū)資料應(yīng)由綜合辦加蓋公司公章、編寫(xiě)圖書(shū)書(shū)號(hào)及進(jìn)行圖書(shū)資料的登記。
4、綜合辦應(yīng)按照iso14001及ohsas18001的有關(guān)程序,在相關(guān)圖書(shū)資料上加蓋“有效版本”章。
5、借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)圖書(shū),因個(gè)人原因損壞、丟失圖書(shū)資料的要照價(jià)賠償。
六、信息傳遞程序:
1、公司上下級(jí)、各部室之間的情況交流,信息溝通,在企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行中起著重要意義。
2、對(duì)于總公司下行的信息(包括fa_、e-mail、電話通知、信函等)由綜合辦統(tǒng)一查收,并做好記錄,報(bào)呈公司領(lǐng)導(dǎo)后下發(fā)相關(guān)部室承辦。
3、各部室要認(rèn)真對(duì)待與上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)以及有關(guān)單位之間的聯(lián)系,接到有關(guān)信息后,應(yīng)立即作好記錄,將記錄內(nèi)容及時(shí)傳達(dá)到有關(guān)部門(mén)和人員,并及時(shí)處理有關(guān)事項(xiàng)。
4、各部室間的信息溝通可通過(guò)會(huì)議、簡(jiǎn)報(bào)、個(gè)別交流等多種形式進(jìn)行。
5、公司建立健全呈閱件制度,各部室可采用呈閱件的形式向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作,提出建議。綜合辦應(yīng)加強(qiáng)呈閱件的管理,做到件件有落實(shí),事事有回音。
第4篇 公司規(guī)范化管理辦法
公司規(guī)范化管理實(shí)施細(xì)則
第一條 規(guī)范化管理概念
我們所稱的規(guī)范化管理,是指根據(jù)本公司的章程的業(yè)務(wù)發(fā)展需要,合理地制定公司的組織規(guī)程和基本制度以及各類管理事務(wù)的作業(yè)流程(包括各類報(bào)表、圖表、公司的ci規(guī)范等等),以形成統(tǒng)一、規(guī)范和相對(duì)穩(wěn)定的管理體系,通過(guò)對(duì)該體系的實(shí)施和不斷完善,達(dá)成公司管理動(dòng)作的井然有序、協(xié)調(diào)高效之目的。
第二條 規(guī)范化管理意義
(一)逐步將公司的管理工作納入法制管理的軌道,減少工作中的盲目性、隨意性;
(二)明確界定各管理層上下之間、橫向之間的責(zé)權(quán)關(guān)系,減少摩擦,提高工作效率;
(三)系統(tǒng)地開(kāi)發(fā)和建立公司的管理軟件,使公司管理水平的提高和管理經(jīng)驗(yàn)的積累有一個(gè)基本生長(zhǎng)點(diǎn);
(四)為全面實(shí)施電腦化管理奠定基礎(chǔ)。
第三條 規(guī)范化管理內(nèi)容
(一)制定各類規(guī)范管理文件,包括:
1.基本制度;
2.作業(yè)程序;
3.圖表報(bào)表;
4.ci規(guī)范。
(二)對(duì)上述規(guī)范管理文件付諸實(shí)施并定期修改完善。
基本制度--是指在公司章程的規(guī)定范圍內(nèi),對(duì)公司的基本組織規(guī)程和各業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理制度所作的基本規(guī)定,如各機(jī)構(gòu)分工規(guī)定、責(zé)權(quán)劃分、人事管理制度、行政管理制度財(cái)務(wù)管理制度、業(yè)務(wù)管理制度、信息統(tǒng)計(jì)制度等等。
作業(yè)程序--是指在公司各類動(dòng)態(tài)管理事務(wù)的工作流程所作的基本描述和規(guī)定,例如:公司投資立項(xiàng)程序、報(bào)關(guān)程序、新進(jìn)人員試用程序等等。
圖表報(bào)表--是指對(duì)公司各類圖表、有的格式、內(nèi)容、編號(hào)、流向、存檔、審核等進(jìn)行規(guī)范化處理和運(yùn)作。
ci規(guī)范--是指對(duì)公司外在形象的統(tǒng)一設(shè)計(jì)和規(guī)定,如信封、便箋、包裝袋、招牌、廣告等等。
第四條 規(guī)范化管理組織
(一)由公司主要高層領(lǐng)導(dǎo)組成規(guī)范化管理委員會(huì),其職責(zé)如下:
1.為公司的規(guī)范化管理提出指導(dǎo)性意見(jiàn),確定基本原則,并確定規(guī)范化管理工作小組的人員的構(gòu)成;
2.定期聽(tīng)取規(guī)范化工作小組的工作進(jìn)展匯報(bào),提出指導(dǎo)意見(jiàn);
3.討論通過(guò)各類規(guī)范管理文件,并簽發(fā)實(shí)施;
4.負(fù)責(zé)解釋和仲裁在執(zhí)行規(guī)范管理文件時(shí)出現(xiàn)的糾紛沖突;
5.每年組織一次對(duì)規(guī)范管理文件的修訂,通過(guò)對(duì)規(guī)范管理文件的不斷修改補(bǔ)充,使本公司的各項(xiàng)管理工作日趨完善。
規(guī)范化管理委員會(huì)由下述人員構(gòu)成:
a主任:由公司董事長(zhǎng)兼任。
委員:由總裁、財(cái)務(wù)總監(jiān)、執(zhí)委主任、副總裁構(gòu)成。
b主任:由公司總經(jīng)理兼任。
委員:由副總經(jīng)理、辦公室主任、各部門(mén)經(jīng)理兼任。
c主任:由廠長(zhǎng)兼任。
委員:由副廠長(zhǎng)各部門(mén)負(fù)責(zé)人兼任。
(二)規(guī)范化管理委員會(huì)下設(shè)工作小組,具體完成規(guī)范管理文件的擬定、修改和監(jiān)督執(zhí)行,該小組以執(zhí)委會(huì)人員為主,吸收職能部門(mén)經(jīng)理和有關(guān)業(yè)務(wù)骨干參加人員構(gòu)成如下:
組長(zhǎng)由執(zhí)委主任兼任。
組員由執(zhí)委各室骨干、各職能部門(mén)經(jīng)理和有關(guān)業(yè)務(wù)骨干構(gòu)成。
第五條 規(guī)范化管理文件的實(shí)施循環(huán)圖(見(jiàn)圖17.4.1)
所有的規(guī)范管理文件討論通過(guò)并付諸實(shí)施后并非一成不變,它必須根據(jù)實(shí)施效果以及公司的業(yè)務(wù)發(fā)展進(jìn)行pdca的循環(huán)。
第5篇 z公司規(guī)范化辦公程序若干管理規(guī)定
規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定
一、文書(shū)處理程序:
目的:為進(jìn)一步加強(qiáng)和健全企業(yè)綜合檔案管理工作,規(guī)范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序,以保持企業(yè)的檔案材料完整齊全,能更好的維護(hù)企業(yè)利益,反映企業(yè)的歷史面貌,記錄企業(yè)的業(yè)績(jī),為企業(yè)開(kāi)拓經(jīng)營(yíng)提供服務(wù)。
參考文件:總公司《檔案管理辦法》、《經(jīng)濟(jì)檔案管理辦法》(××字[2002]第111號(hào))
附件:《檔案庫(kù)房管理制度》
《檔案補(bǔ)充修改制度》
《檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度》
《檔案鑒定與銷毀制度》
《檔案的統(tǒng)計(jì)制度》
《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》
《工程經(jīng)濟(jì)檔案內(nèi)容及責(zé)任分工》
(一)收文:
1、上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件資料,應(yīng)由綜合辦及時(shí)分類、簽收、登記、編號(hào)。各部室直接收到和帶回的文件,應(yīng)及時(shí)送到綜合辦統(tǒng)一登記處理,各部室和個(gè)人不得自拆、自收、自辦,綜合辦及時(shí)督促催收。
2、綜合辦收到文件后,應(yīng)按照iso14001及ohsas18001的有關(guān)程序及時(shí)辦理收文手續(xù)和文件承辦單,確保做到平件不隔日,急件立即辦,不得積壓。
3、文件由公司領(lǐng)導(dǎo)批辦后,按有關(guān)批示及時(shí)轉(zhuǎn)交承辦部門(mén)簽收辦理,并將承辦結(jié)果及時(shí)反饋到綜合辦,通過(guò)綜合辦反饋到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。綜合辦做好督辦事項(xiàng)的登記。
4、文件傳閱要嚴(yán)格登記手續(xù),加速公文運(yùn)轉(zhuǎn),每份文件在傳閱者手中一般不超過(guò)一天。閱文者應(yīng)在《文件承辦單》上簽字,并及時(shí)送還綜合辦。
5、涉及幾個(gè)部門(mén)合辦(合閱)的文件,要按公司領(lǐng)導(dǎo)的批示意見(jiàn)交由主辦部門(mén)組織辦理,并負(fù)責(zé)在辦完后立卷歸檔。
6、嚴(yán)格保密制度,按照文件的密級(jí)加強(qiáng)管理,按照文件規(guī)定的范圍傳閱,任何部門(mén)和個(gè)人不得丟失文件和外傳泄密,若丟失文件發(fā)生,應(yīng)立即逐級(jí)上報(bào),嚴(yán)肅處理。
(二)發(fā)文:
1、鋼結(jié)構(gòu)工程分公司公文文號(hào)主要有“××字”、“××黨字” 、“××工字” 、“××團(tuán)字”。
2、行文辦理程序包括擬稿、會(huì)簽、核稿、簽發(fā)、編印、校核、用印、登記、分發(fā)等,均要有相應(yīng)人員簽字。
3、凡以公司名義上報(bào)的各項(xiàng)請(qǐng)示報(bào)告文件以及對(duì)外發(fā)出的正式文件,均按業(yè)務(wù)性質(zhì)歸口,由主管部室的主辦人員起草擬稿,經(jīng)本部室負(fù)責(zé)人核稿報(bào)呈公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。如需其他部室會(huì)簽的文件,由主管部室會(huì)同相關(guān)部室會(huì)簽,會(huì)簽后再報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
4、擬稿需按照公司統(tǒng)一要求的格式,使用統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)文稿紙,書(shū)寫(xiě)清楚,并連同手稿、附件,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,由主管部室送綜合辦編發(fā)公文文號(hào)并打印分發(fā)。
5、文件、資料、報(bào)表的打印,要嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)定辦理,主管部室負(fù)責(zé)校對(duì),公文應(yīng)在最后打印打字員、校對(duì)員的姓名。
6、發(fā)文后,原稿連同附件交還主管部室,由專人負(fù)責(zé)保存、催辦、立卷和歸檔。
(三)歸檔:
1、公司設(shè)立檔案室,配備專職檔案管理員,其它各部室設(shè)立兼職檔案人員(各部室資料員、內(nèi)業(yè)),檔案室歸口綜合辦。
2、歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號(hào)、編目等程序,專、兼職檔案員均應(yīng)按以下步驟歸檔。
(1)收集:對(duì)經(jīng)核對(duì)已齊全的收發(fā)文件由檔案室協(xié)助立卷部門(mén)確定立卷范圍,刪除不需歸檔文件。
(2)整理:遵循文件材料自然形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。檔案室協(xié)助各部室對(duì)應(yīng)歸檔文件進(jìn)行分類,公司全部檔案共分為十一類,即:綜合類、黨群工作類、行政管理類、財(cái)務(wù)管理類、審計(jì)類、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類、建筑工程類、設(shè)備儀器類、科學(xué)技術(shù)類、建筑設(shè)計(jì)類、人事檔案類。
(3)檔案價(jià)值鑒定:對(duì)各部室分類后的文件,根據(jù)檔案保管期限規(guī)定及其各類文件內(nèi)容的重要程度進(jìn)行鑒定,確定其保存價(jià)值,分為永(y)、長(zhǎng)(c)、短(d)三種歸檔文件。
(4)排列:部室同一保管期限、同一類文件按發(fā)文時(shí)間順序排列。歸檔文件以“件”為單位,請(qǐng)示與批復(fù)可為一件。排列順序?yàn)?批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前原件在后;正文在前附件在后;文字材料在前,圖紙、照片在后。專題會(huì)議、案件處理等材料分別集中排列。
(5)裝訂:文件按“件”裝訂,永久、長(zhǎng)期保存的文件要去掉金屬物,用檔案局指定的裝訂材料裝訂,不得壓字。
(6)編號(hào):歸檔文件按文件編號(hào),在文件首頁(yè)上端空白處加蓋歸檔章,填寫(xiě)年度、室編件號(hào)、機(jī)構(gòu)、保管期限等,以固定文件位置。
(7)編目:歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號(hào)順序裝盒,并逐件編制歸檔文件目錄和盒內(nèi)備考表,經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核簽字后,檔案室檢查驗(yàn)收,辦理檔案移交手續(xù)。
3、歸檔范圍內(nèi)的公文材料(詳見(jiàn)附件《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》)應(yīng)保證其全面性、有序性和保密性,且文件材料必須準(zhǔn)確地反映出公文的形成過(guò)程和公司在經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)中的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。
4、由綜合辦負(fù)責(zé)對(duì)公司日常經(jīng)濟(jì)管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價(jià)值的公文、材料、領(lǐng)導(dǎo)批示(包括各種圖、文、影像資料)等整理(立卷)、歸檔并負(fù)責(zé)妥善保管證件及文件。
5、重要會(huì)議形成的公文,包括錄音帶、錄像帶、照片等有關(guān)材料,由綜合辦負(fù)責(zé)收集并整理、歸檔。
6、公司在各經(jīng)營(yíng)管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門(mén)按其業(yè)務(wù)范圍(責(zé)任分工詳見(jiàn)附件《工程經(jīng)濟(jì)檔案內(nèi)容及責(zé)任分工》),由各部室兼職檔案人員按有關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)收集、整理、核對(duì),并于每年度3月底前將上年度內(nèi)形成的應(yīng)歸檔的文件材料分類立卷,由部門(mén)經(jīng)理審核簽字后向檔案室移交,歸檔備查。
7、當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由財(cái)務(wù)部保管一年。保管期滿后,由財(cái)務(wù)部編織會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核簽字后,歸檔備查。
8、工程項(xiàng)目檔案應(yīng)與竣工驗(yàn)收同步完成立卷,由技質(zhì)部負(fù)責(zé)組織鑒定歸檔工作。
9、設(shè)備儀器檔案在開(kāi)箱驗(yàn)收后,由主管部室審定,隨即歸檔。
10、 人事檔案中工資審定、職稱評(píng)審、入黨入團(tuán)等材料須經(jīng)上級(jí)批復(fù)后,10~20天內(nèi)由有關(guān)部室編制人事檔案零散材料移交單后,隨時(shí)歸檔。
11、 凡可利用現(xiàn)代化辦公手段進(jìn)行計(jì)算機(jī)存檔的文件(如:工程設(shè)計(jì)圖紙、財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)備份、會(huì)議資料影音文件等),各部室應(yīng)按季度上報(bào)綜合辦,由綜合辦統(tǒng)一刻錄光盤(pán)備份存檔。
12、 涉及多部室聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部室整理歸檔,其他部室保存復(fù)印件或其他形式的公文副本。
(四)利用:歸檔后的文件應(yīng)編制檔案總目錄和檔案分類目錄等其他檢索工具,以備借閱(有關(guān)規(guī)定詳見(jiàn)附件《檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度》)。
(五)統(tǒng)計(jì):詳見(jiàn)附件《檔案的統(tǒng)計(jì)制度》。
(六)保管:做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。
(七)銷毀:詳見(jiàn)附件《檔案鑒定與銷毀制度》。
二、印信管理程序:
1、分公司印鑒、介紹信及營(yíng)業(yè)執(zhí)照由綜合辦保管和使用,一切用印、開(kāi)具介紹信、使用營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件及復(fù)印件都要通過(guò)綜合辦。
2、綜合辦要確保印信工作的正常開(kāi)展,防止濫用和出現(xiàn)漏洞,加強(qiáng)對(duì)印鑒、介紹信及營(yíng)業(yè)執(zhí)照的管理。
3、印信工作要根據(jù)情況、內(nèi)容、范圍并且經(jīng)過(guò)相應(yīng)的批準(zhǔn)手續(xù)及用印登記,方能辦理。
4、分公司法人章由財(cái)務(wù)部保管,除與財(cái)務(wù)工作有關(guān)的用印外,其他用印需到綜合辦辦理有關(guān)用印手續(xù)。
5、需使用營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件或復(fù)印件的部室,應(yīng)向綜合辦辦理有關(guān)審批及登記手續(xù)。營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件借出原則上不得復(fù)印,并應(yīng)及時(shí)歸還。復(fù)印件應(yīng)加蓋公司公章并注明“僅限于……使用”字樣。
6、介紹信開(kāi)出,內(nèi)容要明確具體,要填寫(xiě)有效期限、介紹信編號(hào)及持有人姓名,介紹信正文與存根應(yīng)一致,如介紹信開(kāi)出后未用,應(yīng)交回綜合辦,附于存根備查。
7、介紹信持有人將介紹信遺失應(yīng)及時(shí)報(bào)告,涉及重要事項(xiàng),還應(yīng)通知前往辦事的單位,以防事故。
8、須嚴(yán)格遵守紀(jì)律不得開(kāi)假證明和空白介紹信,如確因特殊情況需持空白介紹信外出辦事,須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
9、各部室印鑒(包括合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、采購(gòu)專用章等),應(yīng)由各部室專人保管,部門(mén)經(jīng)理監(jiān)督,加蓋印章亦應(yīng)履行相應(yīng)審批及登記手續(xù)。
10、如工作業(yè)務(wù)需要加蓋總承包公司印鑒時(shí),需由部門(mén)經(jīng)理填寫(xiě)《用印審批表》,報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后,方可到總承包公司辦公室辦理有關(guān)用印手續(xù)。
11、印鑒不準(zhǔn)出室,不得借給他人使用,各印鑒保管部室要及時(shí)清洗保養(yǎng),以確保蓋印清晰。
12、公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要牢固加鎖,不能隨意放置。如因管理不善,造成事故,要視情況追究責(zé)任。
三、公函郵寄程序:
1、公司公函(包括財(cái)務(wù)匯票、工程檔案、合同文本等)需使用ems(郵政特快專遞)郵寄的,由綜合辦統(tǒng)一辦理。
2、一般公函(對(duì)時(shí)間及安全系數(shù)要求不高的),本著降低成本減少辦公費(fèi)用的原則,由各部室按平信自行郵寄。
3、公函辦理ems郵寄時(shí),經(jīng)手人要嚴(yán)格登記手續(xù),綜合辦應(yīng)及時(shí)處理,保證當(dāng)日遞送,不得拖延。
4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對(duì)外發(fā)出的各種信函,因私郵寄不予辦理。
四、辦公設(shè)備及用品使用程序:
范圍:公司的辦公設(shè)備是指辦公使用的計(jì)算機(jī)及其外設(shè)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等為固定資產(chǎn)管理的設(shè)備。辦公用品是指辦公用復(fù)印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。
目的:為了節(jié)約開(kāi)支杜絕浪費(fèi),確保公司辦公設(shè)備及辦公用品的合理使用。
參考文件:總公司《行政辦公設(shè)備管理規(guī)定》(××字[2002]第125號(hào))
1、辦公設(shè)備由綜合辦根據(jù)需要,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一購(gòu)置。
2、辦公設(shè)備由綜合辦會(huì)同采購(gòu)部統(tǒng)一編號(hào)、建帳管理,各使用部門(mén)負(fù)責(zé)日常維護(hù)和保養(yǎng)。
3、辦公設(shè)備損壞由綜合辦查明原因,聯(lián)系維修,并建立相應(yīng)的維修臺(tái)帳。
4、辦公設(shè)備報(bào)廢需由綜合辦會(huì)同財(cái)務(wù)部共同確認(rèn),殘?bào)w由綜合辦處置。
5、辦公設(shè)備使用要嚴(yán)格按照操作規(guī)程嚴(yán)禁自行拆卸部件。
6、辦公用品由綜合辦統(tǒng)一購(gòu)置管理。
7、辦公用品要根據(jù)實(shí)際工作需要,于每周的周二上午按照部門(mén)所需,由專人一次性集中辦理領(lǐng)用手續(xù)。
8、特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一購(gòu)置。
9、綜合辦根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批后的采購(gòu)清單進(jìn)行辦公用品的購(gòu)置,并將采購(gòu)物品分類進(jìn)帳。
五、圖書(shū)購(gòu)置、借閱程序:
1、圖書(shū)資料由各部室經(jīng)理編制購(gòu)書(shū)計(jì)劃,報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),由各部室自行購(gòu)置。
2、購(gòu)置圖書(shū)后,購(gòu)置人應(yīng)持圖書(shū)及發(fā)票到綜合辦辦理圖書(shū)入庫(kù)及借閱手續(xù),由綜合辦在發(fā)票聯(lián)簽字后方可到財(cái)務(wù)部辦理有關(guān)報(bào)銷手續(xù)。
3、圖書(shū)資料應(yīng)由綜合辦加蓋公司公章、編寫(xiě)圖書(shū)書(shū)號(hào)及進(jìn)行圖書(shū)資料的登記。
4、綜合辦應(yīng)按照iso14001及ohsas18001的有關(guān)程序,在相關(guān)圖書(shū)資料上加蓋“有效版本”章。
5、借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)圖書(shū),因個(gè)人原因損壞、丟失圖書(shū)資料的要照價(jià)賠償。
六、信息傳遞程序:
1、公司上下級(jí)、各部室之間的情況交流,信息溝通,在企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行中起著重要意義。
2、對(duì)于總公司下行的信息(包括fa_、e-mail、電話通知、信函等)由綜合辦統(tǒng)一查收,并做好記錄,報(bào)呈公司領(lǐng)導(dǎo)后下發(fā)相關(guān)部室承辦。
3、各部室要認(rèn)真對(duì)待與上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)以及有關(guān)單位之間的聯(lián)系,接到有關(guān)信息后,應(yīng)立即作好記錄,將記錄內(nèi)容及時(shí)傳達(dá)到有關(guān)部門(mén)和人員,并及時(shí)處理有關(guān)事項(xiàng)。
4、各部室間的信息溝通可通過(guò)會(huì)議、簡(jiǎn)報(bào)、個(gè)別交流等多種形式進(jìn)行。
5、公司建立健全呈閱件制度,各部室可采用呈閱件的形式向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作,提出建議。綜合辦應(yīng)加強(qiáng)呈閱件的管理,做到件件有落實(shí),事事有回音。
