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項目資料管理制度是企業(yè)管理的重要組成部分，它涵蓋了項目從啟動到結(jié)束過程中產(chǎn)生的所有文檔、數(shù)據(jù)和信息的管理流程。這一制度旨在確保信息的準確、完整、安全和有效利用，以支持項目的順利進行和后期的復盤分析。
包括哪些方面
1. 資料分類與編碼：建立統(tǒng)一的資料分類標準，對各類文件進行編號，便于查找和管理。
2. 資料收集與整理：明確資料的來源，規(guī)定收集頻率和方式，保證資料的及時性。
3. 資料存儲與保護：規(guī)定存儲設(shè)備和方式，確保資料的安全性和完整性。
4. 資料審批與更新：設(shè)立審批流程，及時更新過期或錯誤信息。
5. 資料訪問與使用：設(shè)定權(quán)限，控制資料的訪問和使用，防止未經(jīng)授權(quán)的泄露。
6. 資料歸檔與銷毀：明確歸檔標準和期限，規(guī)范銷毀程序，避免信息冗余或遺失。
7. 資料審計與監(jiān)控：定期進行資料管理的審查，確保制度的有效執(zhí)行。
重要性
項目資料是項目執(zhí)行的“記憶”，其管理的重要性體現(xiàn)在以下幾個方面：
1. 決策依據(jù)：準確、完整的資料為項目決策提供可靠信息。
2. 責任追溯：資料記錄有助于明確責任歸屬，減少糾紛。
3. 知識積累：資料積累成為企業(yè)知識庫，促進項目經(jīng)驗的傳承。
4. 合規(guī)性：符合法律法規(guī)要求，防止因資料管理不當引發(fā)的法律風險。
5. 效率提升：良好的資料管理提高工作效率，減少重復勞動。
方案
1. 制定詳細流程：編寫詳細的資料管理流程手冊，明確各環(huán)節(jié)責任人。
2. 引入it系統(tǒng)：利用項目管理軟件，自動化處理資料的收集、存儲、審批等任務。
3. 培訓與教育：定期對員工進行資料管理培訓，提高全員意識。
4. 設(shè)立專職崗位：配置專門的資料管理員，負責日常管理和監(jiān)督。
5. 定期評估與改進：每季度進行一次資料管理評估，根據(jù)反饋持續(xù)優(yōu)化制度。
通過上述方案的實施，企業(yè)將建立起一套有效的項目資料管理制度，從而提升項目管理水平，確保項目的高效運行。
項目資料管理制度范文
第1篇 工程項目資料管理細則
工程項目資料管理細則
1、要建立完善的臺帳,所謂完善就是要分類別、分部位、分項,臺帳全面了,才能更好的進行資料管理
2、最好要懂工程,懂工程臺帳才能分細,才不會亂,我這兒的資料員就不懂工程,資料有的地方亂,我也沒法說
3、現(xiàn)在一般每個單位都有貫標制度,要把貫標制度貫徹到日常資料管理中來
4、對于資料要分階段進行定期整理,對于已具備中間驗收條件的,整理好后,分類集中存放,對于正在施工的,整理后做到有序擺放,心中有數(shù)
5、對于日常試驗、測量發(fā)放的資料要進行專人、分類、定點存放,以免在后期資料竣工整理時,此部分資料不全
6、資料管理要固定專人,不要隨便調(diào)整
7、檔案管理要盡量顧及到當?shù)貦n案管理部門的規(guī)章制度,為最后檔案交出墊定基礎(chǔ)。
資料管理也是工程精細化管理的一個重要方面,希望我們通過互相學習,能夠提高自身素質(zhì)。
1、首先需要了解有關(guān)質(zhì)量驗收規(guī)范,操作規(guī)程及施工工藝。
2、掌握當?shù)亟ㄔO(shè)主管部門對工程資料的相關(guān)規(guī)定。
3、如果是新手,可找一份相同類型且已通過質(zhì)監(jiān)站驗收工程的資料作為參考。
4、對于質(zhì)量保證資料,則必須符合規(guī)范規(guī)定,特別是材料的見證取樣檢測應重視,如:砼砂漿試塊的強度及送檢數(shù)量;鋼材的檢測報告與出廠合格證須對應;水泥的送檢日期應與出廠合格證日期相吻合,等等,以上這些,相關(guān)規(guī)范均有明確規(guī)定。
5、分部分項工程及檢驗批應在工程開工時劃分好,可與現(xiàn)場監(jiān)理溝通后予以明確。
6、此外工程資料應隨工程施工進展情況及時跟上,不能拖延,否則不但延誤竣工交付日期,還將造成一定的經(jīng)濟損失,尤其是質(zhì)保資料,事后補救將相當困難。
其實做資料很簡單,幾年前我也是做資料的,對于資料個人觀點如下:
1)對于初做的可能有點難,一旦做過、整理過竣工資料就簡單了,其實倒過來就容易了,就是先進行歸檔目錄的確定,如我們這邊歸檔目錄包括:管理文件、設(shè)計變更依據(jù)、測量資料、原材料質(zhì)保單、復試資料、試驗資料、施工原始記錄、打樁記錄、隱蔽工程、工程質(zhì)量評定表、竣工文件,然后每個目錄里根據(jù)檔案管要求分別收集入冊,我那還保存有那本目錄書呢,如管理文件包括施工合同、預算、施工組織、開(竣)工報告等等。
2)如果不熟悉施工的,那就直接看一遍施組吧,熟悉的就更好了,然后對照資料表式要求(我們用市政95表式)和整工程施工內(nèi)容進行:單位、分部、分項工程劃分,即可知道本項目有幾個單位、幾個分部和多少個分項。對總的內(nèi)容有個了解。做起來就會得心應手。
3)接下來就是做資料了,很簡單,和監(jiān)理溝通好,只要他不老是向你要你先不做就行,做起來很快只要有現(xiàn)場施工日記(主要是用日期,一定要與試塊等日期對應起來)和施工圖紙就行了。就是向表格里輸字了,一樣的表的話,就在電腦里稍個幾個數(shù)就ok了。
4)還有外場測量資料,我以前全部一個人做的,拿一份圖紙就ok了,比如放樁位吧,把圖紙復個幾份,就在上邊填數(shù)字,不過在電腦里就更方便了,改起來方便啊。
5)其實資料難的另一部分就是試驗和原材料,以前有人要我去檢查資料,我去就只看他們試驗資料和原材料,其它都好作,就試驗和原材料易出問題,你想啊現(xiàn)在施工地方性材料砂、石等質(zhì)保單不齊、人員機械證沒有、儀器沒校驗證、試驗沒報告、鋼材質(zhì)保單對不起來等,這東西問題多了。呵呵,所以我覺得就這部分有點難度。
1、要建立一個完善的工程資料臺帳。
2、在整理資料的時候一定要按照各個分部、分項工程進行,并且要分類保管。
3、有關(guān)于計量的資料,尤其是工程量的確認;要監(jiān)理簽字的一定要在每個工序完成的時候進行簽認,并進行保管。
4、對于現(xiàn)場原始記錄,要及時復印,并把原件保管好。在施工過程中要材以完成的資料時可以看復印件。
5、作資料一定要及時,不要拖拉;質(zhì)檢資料一定要及時找監(jiān)理簽認。
6、在資料盒上粘貼盒內(nèi)的資料類別;每盒資料內(nèi)有附有資料清單。
第2篇 建筑項目資料員管理職責
項目資料員管理職責
1、負責質(zhì)量體系文件及質(zhì)量記錄的統(tǒng)一管理工作;
2、負責對各種有效(或作廢)文件、圖冊及質(zhì)量記錄進行標識,并作好登記手續(xù);
3、協(xié)助技術(shù)負責人對各業(yè)務口的質(zhì)量記錄進行檢查;
4、負責外界對項目以及項目對外的各種文件資料的收發(fā)工作;
5、根據(jù)項目經(jīng)理的指示,組織有關(guān)人員對文件進行傳閱學習。負責文件資料的日常保存,掌握文件資料的去向;
6、對各種文件、資料及質(zhì)量記錄進行有效性標識;
7、助項目總工對各業(yè)務口的內(nèi)業(yè)工作進行檢查、評議,督促整改;
8、根據(jù)569#文件的要求對技術(shù)資料進行分類整理、編目、存檔,參加竣工資料的編制工作;
9、參加項目工作會議,做好會議紀要;
10、負責保管項目資料標識、修改章。
第3篇 市檔案館工程項目資料管理制度
市檔案館工程項目資料管理制度
為加強本項目施工技術(shù)管理,完善工程質(zhì)量技術(shù)資料的收集、存檔工作,保證工程竣工結(jié)算及工程交工驗收的順利進行,根據(jù)《××市建設(shè)工程文件材料整理和檔案移交工作辦法》,及公司有關(guān)文件資料檔案工作的有關(guān)規(guī)定,特制定本辦法。望項目各有關(guān)人員密切配合,共同遵照執(zhí)行。
一、工程技術(shù)資料填寫的要求
1、相關(guān)文件
《建筑工程竣工驗收統(tǒng)一用表填表說明》(××市檔案館)
《建筑工程文件歸檔整理規(guī)范》(gb/t50328-2001)
2、資料填寫內(nèi)容必須真實可靠、數(shù)據(jù)準確、資料的形成與工程形象進度同步。資料所記載的內(nèi)容必須與實際圖物相符,并按規(guī)定已通過了一定的審批、檢查、驗收程序,負有責任的各方在資料指定位置上簽署意見,簽名或蓋章并注明時間。
3、作為工程檔案,必須用黑色簽字筆或碳素鋼筆及單面黑色復寫紙書寫,要求字體端正、清晰易辨、嚴禁涂改。
二、主要工程技術(shù)資料填寫要求及責任人
1、工程基線復核單、單位工程座標定位測量記錄、垂直度觀測記錄、建筑物沉降觀測記錄,由測量人員按單位工程分層數(shù)填寫,交項目總工核定。要求所填數(shù)字準確無誤,所繪簡圖上各測點應編號,表中應有測量者、校核者簽名。由測量員交項目資料員一式四份(含原件二份)。
2、質(zhì)量、安全整改通知單由質(zhì)量安全組填寫,令工長限期整改,復檢無誤后,將結(jié)果記錄在上。由質(zhì)量員、安全員交項目資料員一式三份(含原件一份)。
3、隱蔽工程驗收記錄,由負責所辦隱蔽工程內(nèi)容的工長在下一道工序施工前辦理。隱蔽記錄上應有施工部位及隱蔽項目,重點寫出施工及修改依據(jù)、質(zhì)量情況,必要時繪出簡圖。并須報質(zhì)檢員驗收簽字、經(jīng)項目自檢合格后,由各相關(guān)工長向監(jiān)理公司工地代表簽字及蓋章認可。資料填報及所有簽字蓋章完畢后交項目資料員一式四份(含原件二份)。
4、檢驗批驗收記錄,由各主管工長負責填寫,要求填寫規(guī)范,簽字蓋章齊全,由各主管工長向監(jiān)理公司工地代表簽字及蓋章認可。資料填報及所有簽字蓋章完畢后交項目資料員一式四份(含原件二份)。
5、各分項工程施工安全質(zhì)量技術(shù)交底卡,由負責施工的工長填寫。主要是對施工工藝、質(zhì)量標準、技術(shù)安全措施、施工規(guī)范要求、對新結(jié)構(gòu)、新規(guī)范、新技術(shù)以及圖紙會審提出的有關(guān)問題,解決方法等進行詳細且有針對性的技術(shù)交底,填寫要具體,交接手續(xù)應及時且要齊全,所有交底必須要有交底人、接受交底人(接受交底人必須是經(jīng)各分包或民建隊書面指定的各班組長)的簽名及交接時間,以明確責任,班組所有人員必須逐一簽字,不得找人代簽。本交底一式四份,交項目資料員二份。
6、工程質(zhì)量自檢、互檢、交接檢記錄,由工長及班組長負責填寫,并有交接雙方及有關(guān)檢查人員簽字,質(zhì)量檢查評語,并經(jīng)質(zhì)檢員及工程技術(shù)負責人簽字核實,由質(zhì)檢員交項目資料員一式三份(含原件一份)。
7、材料合格證:主要包括鋼材、水泥、砂石、砌體、外墻磚、樓梯磚、防水材料、半成品(如欄桿)、涂料等材料,由負責提供材料的供應商隨進場材料同時供應,由項目材料員負責收集。一般應提供一式二份原件,若提供復印件或抄件,必須注明原件存放處并加蓋供應商公章,項目材料員必須在材質(zhì)或檢查報告上加蓋材料方章,注明工程名稱、材料名稱、規(guī)格、進場數(shù)量、使用部位、經(jīng)辦人等內(nèi)容,資料內(nèi)容必須齊全。由材料員交項目資料員一式四份(含原件二份)。
8、鋼筋原材、焊接試驗報告,砼、砂漿試塊強度報告(包括同條件養(yǎng)護試塊及拆模強度試塊強度報告),砂漿、砼配合比設(shè)計報告,水泥、砂石檢驗報告及其它材料復檢報告均由試驗員提供,各施工工長負責提供使用部位,設(shè)計要求,構(gòu)件名稱等有關(guān)數(shù)據(jù),試件組數(shù)應符合施工驗收規(guī)范的有關(guān)規(guī)定(注:實行100%有見證送檢,其中另加5%的質(zhì)監(jiān)站監(jiān)督抽檢)。鋼筋焊接試驗報告還必須加蓋方章(注明焊接人員姓名及操作證號),由試驗員交項目資料員一式四份(含原件二份,如果有)。
9、鋼材力學、工藝性能試驗報告,鋼筋進場應按直徑分批檢驗,檢驗內(nèi)容包括查對標志.外觀并按現(xiàn)行國家有關(guān)標準規(guī)定抽取試件,作力學、工藝性能試驗(必須見證取樣),合格后才可用于工程上。鋼材力學、工藝性能試驗報告,要求使用部位要填寫清楚,按試驗結(jié)果判定鋼材等級,如須降級用或改變使用部位應注明.由試驗員交項目資料員一式四份(含原件二份,如果有)。
10、水泥物理性能檢驗報告:水泥性能指標必須符合gb75-92及其它規(guī)范標準.進場的水泥須做到檢驗合格后使用,杜絕使用無試驗和偽劣水泥,防止發(fā)生工程質(zhì)量事故.水泥物理性能檢驗報告,由試驗員交項目資料員一式四份(含原件二份,如果有)。
11、砼質(zhì)量攪拌記錄,由試驗員按砼申請報告單向攪拌站索取,由試驗員交項目資料員一式四份(含原件二份)。
12、施工日記:必須以單位工程逐日填寫,并應填寫如下內(nèi)容:天氣情況,工程進展情況及施工部位,因設(shè)計與現(xiàn)場不符,由設(shè)計單位或建設(shè)單位在現(xiàn)場解決的設(shè)計問題和對施工圖修改記錄,勞動力調(diào)配.材料設(shè)備供應情況,質(zhì)量安全技術(shù)管理情況及各種事故情況及原因分析,處理記錄,停水停電待料等意外情況記錄及所采取的措施,與本工程有關(guān)的其他情況。工程完工交項目資料員存檔。項目的施工日志由項目總工填寫。
13、各分項工程、分部工程驗收記錄由項目總工根據(jù)檢驗批如實填寫,向監(jiān)理公司工地代表簽字蓋章齊全后交項目資料員一式四份原件。
14、圖紙、設(shè)計變更發(fā)放由項目資料員統(tǒng)一進行發(fā)放,并作好記錄,所有圖紙、設(shè)計變更、來函必須發(fā)放項目副經(jīng)理以便指導施工,項目相關(guān)管理人員領(lǐng)取圖紙、設(shè)計變更后要對圖紙及時進行標注并妥善保管,不得遺失,要確保圖紙、變更的完整性。
15、資料的交接必須辦理好交接簽字手續(xù),以備查驗。
; 三、外部文件的處理
1、原則上,外部文件的收發(fā)工作由項目資料員統(tǒng)一負責。
2、對外來所有文件均需辦理收文卡,并報項目領(lǐng)導審批后進行處理。資料員對外來文件進行處理時,需嚴格保證及時,避免在工程施工中造成不必要的損失。
3、對材料報驗及實驗報告向監(jiān)理公司的報驗工作,由項目實驗員依據(jù)監(jiān)理公司要求進行報驗工作。項目質(zhì)檢組負責報驗前的檢查工作。若材料的報驗過程中出現(xiàn)問題,需及時上報項目領(lǐng)導進行處理。
4、對于進場設(shè)備、機械的報驗,由項目機電工長根據(jù)監(jiān)理公司要求填寫報驗手續(xù)后,交項目資料員統(tǒng)一向監(jiān)理公司進行報送。
5、對分包文件的處理由項目資料員統(tǒng)一負責。
四、分包資料的管理
1、分包資料的管理由項目資料員在分包進場時,對各分包分別進行交底,明確資料填寫要求及資料填寫執(zhí)行標準及統(tǒng)一用語等。
2、項目總包管理人員(暫為項目經(jīng)理及項目副經(jīng)理)應協(xié)助項目資料員進行分包資料的管理,做到及時準確的收集資料。
3、分包資料的收集整理由分包單位負責,完工時交總包單位匯總后上報。
4、分包單位施工過程中的報審資料,由分包單位進行填寫,并加蓋紅章后報總包單位,總包單位負責向監(jiān)理公司上報。
5、分包單位完工時,應保證上交總包單位一式五套完整工程資料原件。其原件的要求同前。
五、工程技術(shù)資料填寫統(tǒng)一用語
1、工程名稱:××××××××××
2、設(shè)計單位:×××××××建筑設(shè)計研究院
3、建設(shè)單位:×××××房地產(chǎn)有限公司
4、監(jiān)理單位:×××××建設(shè)監(jiān)理有限公司
5、施工單位:×××××建設(shè)工程有限責任公司
6、工程隊別(或施工班組) :填寫一線作業(yè)班組.如:___班
7、施工部位:必須填寫棟號、軸線、標高。
8、單位填寫采用國際單位,書寫采用英文縮寫,如: m2,m3,t,kg等。
9、資料原則上均采用手寫,所有簽名必須由本人用黑色簽字筆簽字。
10、施工部位層段位置的填寫與設(shè)計圖紙一致,填寫時需按軸線+層數(shù)+標高。結(jié)構(gòu)施工中填寫的層數(shù)是指本自然層底板結(jié)構(gòu),其余與自然層一致。
11、當同一層結(jié)構(gòu)需分幾個檢驗批驗收時,幾個驗收部位務必閉合。
六、對內(nèi)資料發(fā)放部門
(一)、項目生產(chǎn)會議紀要:
勞務隊、會議相關(guān)分包單位、項目部內(nèi)部傳閱
(二)、分包協(xié)調(diào)會議紀要
勞務隊、會議相關(guān)分包單位、項目部內(nèi)部傳閱
(三)、技術(shù)交底會議紀要
勞務隊、會議相關(guān)分包單位、項目部內(nèi)部傳閱
(四)、設(shè)計圖紙、變更
勞務隊、鋼筋翻樣、相關(guān)工長、預算、測量組、質(zhì)檢組、內(nèi)業(yè)組、經(jīng)理室、總工室
(五)、項目管理辦法
勞務隊、相關(guān)分包單位、施工組、質(zhì)檢組、內(nèi)業(yè)組、各相關(guān)部門、經(jīng)理室、總工室
(六)、總階計劃、月計劃、周計劃
勞務隊、相關(guān)分包單位、施工組、質(zhì)檢組、內(nèi)業(yè)組、各相關(guān)部門、經(jīng)理室、總工室
(七)、發(fā)分包商函件
相關(guān)分包商、抄送監(jiān)理、業(yè)主、項目留底、施工組、經(jīng)理室、總工室
(八)、發(fā)甲方文件
業(yè)主、華西監(jiān)理、項目留底
七、其它注意事項
1、凡提供資料的部門及責任人,必須按施工工序及時向項目質(zhì)檢員或資料員提供工程上的一切資料,質(zhì)檢人員及時按分工檢查資料,收集整理齊全后,移交項目資料員,并向項目總工匯報。
2、凡所提供資料未按要求填寫或手續(xù)不齊、模糊不清、有缺漏項等,資料員有權(quán)拒絕接收,并限期整改。
3、對項目發(fā)放的圖紙.設(shè)計變更.圖紙會審等有關(guān)工程技術(shù)資料,以及項目內(nèi)部形成的會議紀要.生產(chǎn)計劃等資料,各有關(guān)人員必須嚴格按照iso9001要求,裝訂成冊,妥善保管,直至工程完工。
4、施工人員因工作調(diào)離本項目,須將其簽收的有關(guān)工程資料以書面形式移交接收人,并將移交清單交項目資料核實后,方可離場。
5、所有資料的提供者與接收者必須履行交接簽字工作,并將收發(fā)文登記表裝釘成冊妥善保管。若因交接不清發(fā)生資料遺失,由各相關(guān)責任人負責補齊資料并追究相關(guān)責任。
6、項目總工將定期或不定期對工程資料進行檢查。
第4篇 工程項目資料管理措施目標設(shè)計
工程項目資料管理措施及目標設(shè)計
[1資料管理措施
1設(shè)專職資料員負責收發(fā)圖紙、技術(shù)文件等,并建立相應臺帳。工程所有技術(shù)、試驗、材料、生產(chǎn)管理人員必須相互配合,按要求進行資料的收集整理。在收集整理過程中,要及時發(fā)現(xiàn)資料中的問題,做交圈檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
2收集、整理的資料要妥善保存,防止丟失和損壞,并隨時整理,做到和施工進度同步到位。
3技術(shù)資料收集整理與工資、獎金掛鉤,獎優(yōu)罰劣。
4技術(shù)人員要在使用砂漿、混凝土的前十天書面申請砂漿及混凝土配合比,申請單上要填寫清楚施工部位、名稱、工程量、強度等級,以免影響資料填寫不清,造成不合格資料。
5資料收集、整理由技術(shù)部負責,每月分兩次進行資料檢查。
[2資料目標設(shè)計
1目的:為了加強施工技術(shù)資料的管理,推行技術(shù)資料的管理,推行技術(shù)資料標準化、規(guī)范化,實現(xiàn)技術(shù)資料目標管理。
2意義:技術(shù)資料目標設(shè)計是技術(shù)資料的編制計劃,是組織指導施工過程中技術(shù)資料收集、整理以及編制工作的重要文件。
[3技術(shù)資料目標設(shè)計編制依據(jù)
1本工程的施工圖紙。
2安徽省及合肥市的有關(guān)規(guī)定。
3國家有關(guān)規(guī)范、規(guī)程進行。
[4編制數(shù)量及標準
1數(shù)量:城建檔案館:一套建設(shè)單位:兩套施工單位:一套
2標準:
內(nèi)容齊全、真實、字跡清楚;表格使用正確,填寫格式符合要求;簽字手續(xù)齊全,橫向豎向交圈;及時收集整理,分門別類裝訂組冊。
第5篇 工程項目資料管理制度圖書
文件和資料的管理
1、由項目部辦公室負責管理性文件的收發(fā)、傳閱、編制清單歸類保存。
由項目技術(shù)負責人負責施工圖、技術(shù)核定單、變更通知單的收發(fā),負責編制目錄,分發(fā)清單,所有施工圖的持有人應對圖紙的修改,變更及時標識。
2、所有文件資料由文件批準人決定發(fā)放范圍和份數(shù),文件發(fā)放人應填寫《文件和資料發(fā)放登記表》,按發(fā)放范圍和數(shù)量發(fā)放文件,并做好編號及登記。
3、文件領(lǐng)用人在收到文件和資料時,應在文件發(fā)放的表格上登記簽字。
4、在發(fā)放過程中,文件使用部門應及時撤出作廢/失效文件。
5、當文件使用人的文件破損嚴重,影響使用時,應向文件發(fā)放部門辦理更換手續(xù),交回破損文件,補發(fā)新文件、編號不變,文件發(fā)放部門應將原破損文件收回處理。
6、文件使用人文件丟失后,應向文件發(fā)放部門辦理補領(lǐng)手續(xù),在補領(lǐng)申請時必須作出書面說明,文件發(fā)放部門在補發(fā)文件時應重新進行分發(fā)編號,并注明作廢。
7、在用有效文件控制清單
項目部辦公室負責編制管理性《有效文件控制清單》,項目工程部負責編制技術(shù)性《有效文件控制清單》,以識別和管理在用有效文件及現(xiàn)行修訂狀態(tài)。
8、文件和資料的更改
a.當文件和資料需要更改時,應由文件更改人或更改部門填寫《文件和資料更改申請表》,說明更改的理由依據(jù)和更改內(nèi)容,如更改涉及其它部門時,應重新會審。
b.文件更改原則上應由原審批人審批,當原審批人不在或需指定其它人員審批時,則該人應得到相應的授權(quán)書和文件審批所需的有關(guān)背景資料。
c.經(jīng)更改審批的文件,由審批人填寫《文件和資料更改通知單》,并發(fā)至有關(guān)部門。
d.文件持有人根據(jù)《文件和資料更改通知單》的指令,直接在文件的相應處進行更改,但應確保內(nèi)容的正確、清晰,并將《文件更改通知單》附于文件后或收回原文件,并做好發(fā)放登記。
e.文件更改后,文件更改部門應將更改內(nèi)容審批件存檔備查。
f.文件更改應做好記錄和標識。
9、作廢的文件應加蓋“作蓋”印章,已作廢、失效的文件應在文件的使用場合中撤出。
10、文件和資料的保管
a.文件和資料持有人應妥善保管好所用的文件資料,防止丟失、損壞,若損壞丟失應向主管領(lǐng)導報告,批準后按二.5和二.6辦理。
b.文件資料的存檔按公司檔案管理辦法規(guī)定辦理。
c.文件管理人在調(diào)離崗位或存檔時,必須移交全部文件,并作好文件移交記錄。
11、文件和資料的使用控制
a.文件和資料需要時,由需要人填寫《文件和資料復印審批表》,應經(jīng)主管部門或部門負責人批準,規(guī)定復印的份數(shù)、編號,發(fā)放應做好記錄和登記。
b.需要臨時借閱文件的人員應填寫《文件和資料借閱申請單》,經(jīng)文件管理部門負責人批準后方可借閱,借閱后必須及時歸還,文件一般情況下不外借,如確需外借,需經(jīng)主管領(lǐng)導批準。
12、記錄
文件和資料發(fā)放登記表
文件和資料收到登記表
文件和資料更改申請表
文件和資料更改通知單
文件和資料復印審批表
文件和資料存檔(移交)記錄
文件和資料補領(lǐng)審批表
有效文件控制清單
文件和資料借閱申請單
(摘錄)
第6篇 g工程項目資料管理制度
1、由項目部辦公室負責管理性文件的收發(fā)、傳閱、編制清單歸類保存。
由項目技術(shù)負責人負責施工圖、技術(shù)核定單、變更通知單的收發(fā),負責編制目錄,分發(fā)清單,所有施工圖的持有人應對圖紙的修改,變更及時標識。
2、所有文件資料由文件批準人決定發(fā)放范圍和份數(shù),文件發(fā)放人應填寫《文件和資料發(fā)放登記表》,按發(fā)放范圍和數(shù)量發(fā)放文件,并做好編號及登記。
3、文件領(lǐng)用人在收到文件和資料時,應在文件發(fā)放的表格上登記簽字。
4、在發(fā)放過程中,文件使用部門應及時撤出作廢/失效文件。
5、當文件使用人的文件破損嚴重,影響使用時,應向文件發(fā)放部門辦理更換手續(xù),交回破損文件,補發(fā)新文件、編號不變,文件發(fā)放部門應將原破損文件收回處理。
6、文件使用人文件丟失后,應向文件發(fā)放部門辦理補領(lǐng)手續(xù),在補領(lǐng)申請時必須作出書面說明,文件發(fā)放部門在補發(fā)文件時應重新進行分發(fā)編號,并注明作廢。
7、在用有效文件控制清單
項目部辦公室負責編制管理性《有效文件控制清單》,項目工程部負責編制技術(shù)性《有效文件控制清單》,以識別和管理在用有效文件及現(xiàn)行修訂狀態(tài)。
8、文件和資料的更改
a.當文件和資料需要更改時,應由文件更改人或更改部門填寫《文件和資料更改申請表》,說明更改的理由依據(jù)和更改內(nèi)容,如更改涉及其它部門時,應重新會審。
b.文件更改原則上應由原審批人審批,當原審批人不在或需指定其它人員審批時,則該人應得到相應的授權(quán)書和文件審批所需的有關(guān)背景資料。
c.經(jīng)更改審批的文件,由審批人填寫《文件和資料更改通知單》,并發(fā)至有關(guān)部門。
d.文件持有人根據(jù)《文件和資料更改通知單》的指令,直接在文件的相應處進行更改,但應確保內(nèi)容的正確、清晰,并將《文件更改通知單》附于文件后或收回原文件,并做好發(fā)放登記。
e.文件更改后,文件更改部門應將更改內(nèi)容審批件存檔備查。
f.文件更改應做好記錄和標識。
9、作廢的文件應加蓋“作蓋”印章,已作廢、失效的文件應在文件的使用場合中撤出。
10、文件和資料的保管
a.文件和資料持有人應妥善保管好所用的文件資料,防止丟失、損壞,若損壞丟失應向主管領(lǐng)導報告,批準后按二.5和二.6辦理。
b.文件資料的存檔按公司檔案管理辦法規(guī)定辦理。
c.文件管理人在調(diào)離崗位或存檔時,必須移交全部文件,并作好文件移交記錄。
11、文件和資料的使用控制
a.文件和資料需要時,由需要人填寫《文件和資料復印審批表》,應經(jīng)主管部門或部門負責人批準,規(guī)定復印的份數(shù)、編號,發(fā)放應做好記錄和登記。
b.需要臨時借閱文件的人員應填寫《文件和資料借閱申請單》,經(jīng)文件管理部門負責人批準后方可借閱,借閱后必須及時歸還,文件一般情況下不外借,如確需外借,需經(jīng)主管領(lǐng)導批準。
