公司記錄管理制度

公司記錄管理制度是企業(yè)管理的核心組成部分，它旨在確保企業(yè)運(yùn)營的透明度、合規(guī)性和效率。通過有效的記錄管理，企業(yè)能夠追蹤業(yè)務(wù)流程，驗(yàn)證交易的準(zhǔn)確性，防止欺詐行為，同時(shí)也為決策制定提供可靠的信息依據(jù)。此外，良好的記錄管理有助于滿足法律要求，保護(hù)企業(yè)免受潛在的法律糾紛，同時(shí)也有助于提高內(nèi)部審計(jì)和外部審計(jì)的效率。

包括哪些方面

公司記錄管理制度涵蓋以下幾個(gè)關(guān)鍵領(lǐng)域：

1. 記錄分類與編碼：明確各類文件的分類標(biāo)準(zhǔn)，如財(cái)務(wù)記錄、人力資源記錄、項(xiàng)目文件等，并建立統(tǒng)一的編碼系統(tǒng)，便于檢索和存檔。

2. 記錄的創(chuàng)建與審批：規(guī)定記錄的制作、修改、審核流程，確保記錄的真實(shí)性和完整性。

3. 存儲(chǔ)與保管：規(guī)定記錄的存儲(chǔ)介質(zhì)、期限、安全措施，防止記錄的丟失或損壞。

4. 訪問與使用：設(shè)定記錄的訪問權(quán)限，控制敏感信息的傳播，同時(shí)保證員工在需要時(shí)能獲取相關(guān)信息。

5. 銷毀與歸檔：設(shè)立合理的銷毀政策，避免過期記錄占用資源，同時(shí)對(duì)具有長期保存價(jià)值的記錄進(jìn)行妥善歸檔。

6. 記錄審計(jì)：定期進(jìn)行記錄審查，檢查記錄的準(zhǔn)確性和合規(guī)性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正問題。

重要性

1. 法律合規(guī)：遵守相關(guān)法律法規(guī)，如《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》、《檔案法》等，避免因記錄管理不當(dāng)引發(fā)的法律責(zé)任。

2. 業(yè)務(wù)連續(xù)性：確保關(guān)鍵信息的保存，即使面臨突發(fā)事件，也能迅速恢復(fù)業(yè)務(wù)運(yùn)行。

3. 內(nèi)部控制：通過記錄管理，強(qiáng)化內(nèi)部控制，降低運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)，提升企業(yè)治理水平。

4. 決策支持：準(zhǔn)確、全面的記錄為管理層提供實(shí)時(shí)、可靠的決策依據(jù)，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

5. 企業(yè)文化：良好的記錄管理制度有助于培養(yǎng)員工的責(zé)任心和專業(yè)素養(yǎng)，塑造有序的企業(yè)文化。

方案

1. 制定記錄管理政策：由高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，明確記錄管理的目標(biāo)、原則和責(zé)任部門。

2. 建立記錄管理系統(tǒng)：結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，選擇合適的電子或紙質(zhì)記錄管理系統(tǒng)，確保記錄的安全存儲(chǔ)和高效檢索。

3. 培訓(xùn)與宣傳：定期對(duì)員工進(jìn)行記錄管理培訓(xùn)，提高員工的認(rèn)識(shí)和操作技能，同時(shí)通過內(nèi)部通訊、海報(bào)等方式加強(qiáng)宣傳。

4. 監(jiān)督與評(píng)估：設(shè)立專門的監(jiān)督機(jī)制，定期檢查記錄管理的執(zhí)行情況，對(duì)存在問題進(jìn)行整改，并根據(jù)反饋不斷優(yōu)化制度。

5. 持續(xù)改進(jìn)：隨著業(yè)務(wù)發(fā)展和法規(guī)變化，適時(shí)調(diào)整記錄管理制度，保持其適應(yīng)性和有效性。

公司記錄管理制度的建立健全，既是企業(yè)規(guī)范化運(yùn)作的基礎(chǔ)，也是提升企業(yè)核心競爭力的關(guān)鍵。只有通過持續(xù)的努力和完善，才能真正發(fā)揮其在企業(yè)管理中的重要作用。

公司記錄管理制度范文

第1篇 _建筑公司記錄管理制度

建筑公司記錄管理制度

1.目的

對(duì)公司管理體系記錄進(jìn)行有效控制,客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確地反映體系運(yùn)行的有效性,用來證明符合綜合管理標(biāo)準(zhǔn)的要求。

2.范圍

適用于公司的綜合管理體系運(yùn)行記錄的控制。

3.相關(guān)文件

3.1《文件控制管理程序》

4.定義

5.職責(zé)

5.1責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)

本制度的責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)為總工程師,其職責(zé)為:負(fù)責(zé)本制度實(shí)施的監(jiān)督指導(dǎo)。

5.2責(zé)任部門

本制度的責(zé)任部門是辦公室,其職責(zé)為:負(fù)責(zé)本制度實(shí)施的監(jiān)督檢查,負(fù)責(zé)建立公司質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全記錄總清單,實(shí)施動(dòng)態(tài)管理。

5.3相關(guān)部門

本制度的相關(guān)部門是公司各職能部門,其職責(zé)為:建立本部門綜合管理記錄清單,本部門工作記錄清單,實(shí)施動(dòng)態(tài)管理;負(fù)責(zé)本部門記錄的編制、標(biāo)識(shí)、貯存、保管。

5.4執(zhí)行層

本制度的執(zhí)行層是項(xiàng)目部,其職責(zé)為:建立本項(xiàng)目綜合管理記錄清單,本項(xiàng)目各相關(guān)工作記錄清單,實(shí)施動(dòng)態(tài)管理;負(fù)責(zé)本部門記錄的編制、標(biāo)識(shí)、貯存、保管。

6.工作程序

6.1記錄的分類和范圍

記錄分為三類:

環(huán)境因素識(shí)別評(píng)價(jià)記錄;危險(xiǎn)源識(shí)別和重大危險(xiǎn)源評(píng)價(jià)記錄;法律法規(guī)獲取識(shí)別記錄;目標(biāo)、指標(biāo)記錄;環(huán)境/職業(yè)健康安全管理方案記錄;培訓(xùn)記錄;產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)記錄;與產(chǎn)品有關(guān)要求記錄;采購控制記錄;過程確認(rèn)記錄;監(jiān)視和測量設(shè)備控制記錄;不合格品控制記錄;分部分項(xiàng)工程驗(yàn)收記錄;內(nèi)外信息交流、協(xié)商產(chǎn)生的各種記錄;文件控制記錄;運(yùn)行控制所需的各種記錄;應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)記錄;監(jiān)視測量記錄;事故事件調(diào)查處理記錄;不符合糾正和預(yù)防措施記錄;記錄管理的記錄;內(nèi)審、管理評(píng)審記錄等。

6.2記錄的媒介形式

記錄的媒介形式為紙上表格和文字的形式,也可用其他形式,如采用磁帶、磁盤、照片、膠片等。

6.2記錄的標(biāo)識(shí)與編目

6.2.1為便于記錄的檢索和管理,每一種記錄應(yīng)有唯一的編號(hào)。

6.2.1.1對(duì)于與管理體系運(yùn)行有關(guān)的記錄,其編號(hào)格式為:

md/jl-___-__

記錄順序號(hào)

綜合管理標(biāo)準(zhǔn)號(hào)

記錄拼音縮寫

明大公司代號(hào)

同時(shí)為滿足記錄標(biāo)識(shí)唯一性原則,記錄上還應(yīng)注明:記錄編制部門、編制日期、發(fā)生同類記錄的次數(shù)及本記錄總頁數(shù)和當(dāng)前頁號(hào)(發(fā)生同類記錄的次數(shù)編號(hào)在記錄表格no:處填寫)。

6.2.1.2對(duì)于上級(jí)規(guī)定的建筑工程施工技術(shù)資料有關(guān)的記錄,仍沿用原統(tǒng)一表式編號(hào)。

6.2.2編目

記錄保管部門應(yīng)將記錄分類保存,進(jìn)行編目,以便存取和檢索。

6.4記錄填寫

記錄應(yīng)做到保持清晰、數(shù)據(jù)真實(shí),并按要求正確填寫,且不應(yīng)涂改,文字表達(dá)準(zhǔn)確、簡練、內(nèi)容要完整,簽證手續(xù)要齊全。

6.5記錄的收集、貯存、保護(hù)、保存期限、移交和歸檔的控制。

6.5.1綜合管理體系運(yùn)行有關(guān)的記錄,由相應(yīng)部門保存,保存期限為三年。

6.5.2工程竣工后,由項(xiàng)目部編制竣工技術(shù)資料,交工程部審核后,移交使用單位。,由公司工程部負(fù)責(zé)歸檔。竣工技術(shù)資料應(yīng)長期保存。

6.5.3對(duì)于記錄的保護(hù),項(xiàng)目部應(yīng)做到裝袋或裝盒,防污、防潮、防火;檔案保管應(yīng)滿足檔案管理的環(huán)境條件,利于檢索和貯存,并注意做好防火、防盜、防蟲蛀鼠咬、防潮等工作。

6.5.4采用其他媒介形式的記錄,也應(yīng)有相應(yīng)的儲(chǔ)存條件,如軟盤應(yīng)注意防潮、防壓、防光、防磁,以避免儲(chǔ)存內(nèi)容丟失,必要時(shí)可復(fù)制備份。

6.6記錄的查閱、借閱

因工作需要查閱歸檔后的記錄,查閱人員需填寫《文件查閱、借閱、銷毀申請(qǐng)表》,經(jīng)保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱或借閱。

6.7記錄處置的控制

6.7.1各部門保管的綜合管理體系運(yùn)行的記錄超過保管期時(shí),由本部門填寫《文件查閱、借閱、銷毀申請(qǐng)表》,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷毀。

6.7.2歸檔的記錄,按照《企業(yè)檔案管理辦法》有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。

6.8辦公室每季度對(duì)各部門和項(xiàng)目部的質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理記錄的控制情況進(jìn)行一次檢查工作