記錄管理制度飼料(15篇)

記錄管理制度飼料，旨在確保飼料生產(chǎn)、儲(chǔ)存和使用的全過程得到有效監(jiān)控，提高飼料質(zhì)量，保障食品安全，降低生產(chǎn)成本，提升企業(yè)效率。

包括哪些方面

1. 飼料原料采購記錄：詳細(xì)記錄每批原料的來源、檢驗(yàn)報(bào)告、入庫日期等信息。

2. 生產(chǎn)過程記錄：涵蓋配料、混合、制粒等環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)，如配方比例、生產(chǎn)時(shí)間、設(shè)備狀態(tài)等。

3. 質(zhì)量控制記錄：包括原料及成品的檢驗(yàn)結(jié)果、不合格品處理記錄等。

4. 儲(chǔ)存管理記錄：記錄飼料的存儲(chǔ)環(huán)境、出入庫情況、保質(zhì)期等。

5. 銷售與使用記錄：跟蹤飼料銷售去向，記錄客戶反饋，確保飼料安全使用。

重要性

1. 質(zhì)量追溯：準(zhǔn)確的記錄能快速追溯到問題源頭，降低召回風(fēng)險(xiǎn)，保護(hù)企業(yè)聲譽(yù)。

2. 食品安全：詳實(shí)的記錄有助于監(jiān)控飼料質(zhì)量，防止有害物質(zhì)進(jìn)入食品鏈。

3. 效率提升：通過數(shù)據(jù)分析，優(yōu)化生產(chǎn)流程，降低成本，提高生產(chǎn)效率。

4. 法規(guī)合規(guī)：滿足國家關(guān)于飼料行業(yè)記錄管理的法規(guī)要求，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。

方案

1. 制定標(biāo)準(zhǔn)記錄格式：設(shè)定統(tǒng)一的記錄表格，明確各項(xiàng)信息填寫規(guī)范。

2. 建立電子化系統(tǒng)：采用信息化管理系統(tǒng)，實(shí)時(shí)更新記錄，便于查詢和分析。

3. 培訓(xùn)員工：定期培訓(xùn)員工正確記錄和管理記錄，確保信息準(zhǔn)確無誤。

4. 設(shè)立審核機(jī)制：定期審計(jì)記錄，檢查完整性、準(zhǔn)確性，及時(shí)糾正錯(cuò)誤。

5. 強(qiáng)化責(zé)任追究：對(duì)記錄管理不力的部門或個(gè)人，實(shí)施相應(yīng)獎(jiǎng)懲措施，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。

6. 定期回顧與改進(jìn)：根據(jù)記錄數(shù)據(jù)，定期評(píng)估并改進(jìn)生產(chǎn)流程，持續(xù)優(yōu)化管理。

通過上述方案的實(shí)施，我們的飼料記錄管理制度將更加完善，從而提升企業(yè)的管理水平，保障飼料的質(zhì)量與安全，為客戶提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)。

記錄管理制度飼料范文

第1篇 某某物業(yè)公司質(zhì)量記錄管理規(guī)定

某物業(yè)公司質(zhì)量記錄管理規(guī)定

1.0目的

規(guī)范對(duì)記錄進(jìn)行設(shè)計(jì)、編號(hào)標(biāo)識(shí)、收集、編目、查閱、申購、領(lǐng)用、歸檔、貯存、保管和處理的職責(zé)和方法,以證明各項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)符合規(guī)定的要求,并為公司管理體系的有效運(yùn)行提供可追溯性的證據(jù)。

2.0適用范圍

本規(guī)定適用于本公司所有與質(zhì)量管理工作有關(guān)的記錄的控制。

3.0職責(zé)

3.1物業(yè)品質(zhì)部職責(zé)

3.1.1質(zhì)量管理記錄控制的歸口管理部門,負(fù)責(zé)制定本制度。

3.1.2負(fù)責(zé)記錄的編號(hào)標(biāo)識(shí)、編目、申購、發(fā)放、歸檔、登記和處理;

3.1.3負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)各部門有關(guān)記錄的設(shè)計(jì)、填寫和管理;

3.1.4負(fù)責(zé)歸口管理項(xiàng)目記錄的設(shè)計(jì)、收集、歸檔、借閱管理。

3.2各單位職責(zé)

3.2.1各部門負(fù)責(zé)本部門歸口管理的記錄的設(shè)計(jì)、收集、歸檔、借閱、管理。

3.2.2負(fù)責(zé)按要求填寫各種記錄。

3.2.3負(fù)責(zé)按要求及時(shí)提供本部門的有關(guān)記錄以供查詢。

4.0控制程序

4.1記錄的設(shè)計(jì)、編號(hào)、編目管理

4.1.1設(shè)計(jì):

(1)各部門按照管理制度和自身的工作要求確定需記錄的工作項(xiàng)目,需要增加表格的由使用部門制定,填寫《質(zhì)量記錄增減申請(qǐng)表》經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核,品質(zhì)部審批和統(tǒng)一編號(hào)后遞公司領(lǐng)導(dǎo)審批,經(jīng)公司批準(zhǔn)后使用。

(2)質(zhì)量記錄是執(zhí)行有關(guān)要求、規(guī)定或制度的個(gè)體體現(xiàn),在提出增加質(zhì)量記錄表格申請(qǐng)時(shí),必須附上有關(guān)規(guī)定或制度。

(3)當(dāng)已發(fā)布的表格不能在某項(xiàng)工作中通用、兼容或空缺時(shí),使用部門可提出申請(qǐng)?jiān)鰷p質(zhì)量記錄表格,經(jīng)品質(zhì)部審核,公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可使用。

4.1.2修改:已發(fā)布的表格不能適應(yīng)工作需要,使用部門可填寫《質(zhì)量記錄更改申請(qǐng)表》提出更改申請(qǐng),并在申請(qǐng)表后附上更改后記錄表格格式樣式。

4.1.2編號(hào):記錄表格由品質(zhì)部按《文件控制程序》對(duì)各種記錄表格進(jìn)行編號(hào)。

4.1.3編目

(1)品質(zhì)部負(fù)責(zé)對(duì)記錄進(jìn)行編目,制定公司《質(zhì)量記錄一覽表》。

(2)各部門負(fù)責(zé)編制本部門的《質(zhì)量記錄一覽表》。

4.2記錄的發(fā)放、收集、歸檔保管、借閱管理

4.2.1發(fā)放、收集

(1)空白表格由物業(yè)品質(zhì)部統(tǒng)一管理,各部門根據(jù)需要填寫《質(zhì)量記錄領(lǐng)用申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后報(bào)品質(zhì)部。

(2)每月20日前,各單位遞交《質(zhì)量記錄領(lǐng)用申請(qǐng)表》,品質(zhì)部在本月結(jié)束前將記錄發(fā)放到位,申請(qǐng)單位在《質(zhì)量記錄發(fā)放記錄》上簽收后返回發(fā)放記錄。

(3)品質(zhì)部要及時(shí)掌握存記錄情況,根據(jù)庫存情況組織印刷并填寫《質(zhì)量記錄印刷申請(qǐng)表》報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后組織印刷。

4.2.2歸檔保管

(1)各部門須于每年8月前將上半年使用的記錄按規(guī)定歸檔,下半年使用的記錄于次年2月前按規(guī)定歸檔。

(2)各部門應(yīng)按記錄的分類制定記錄歸檔清單,并將歸檔清單報(bào)品質(zhì)部,歸檔記錄由各部門保管存放。

4.2.3借閱

(1)歸檔記錄借閱,由借閱人提出申請(qǐng),經(jīng)品質(zhì)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,品質(zhì)部辦理借閱手續(xù)。

(2)在工作現(xiàn)場借閱記錄應(yīng)經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱,一般情況下嚴(yán)禁將工作記錄帶出使用場所。

(3)特殊情況下要將工作記錄帶出使用場所(如外部檢查、內(nèi)外部審核等),經(jīng)記錄保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。該申請(qǐng)表由記錄保管部門負(fù)責(zé)人保存,并負(fù)責(zé)按期收回被借記錄。

(4)文件管理部門每月對(duì)文件借閱歸還情況進(jìn)行檢查,及時(shí)追回借出文件,防止文件丟失情況發(fā)生。

(5)行政人事部在有員工離職或調(diào)離工作崗位的,要及時(shí)知會(huì)相關(guān)部門查閱是否有借出文件,以便及時(shí)收回借出文件。

4.3記錄的填寫、更改、使用保管

4.3.1填寫、更改

(1)記錄應(yīng)填寫及時(shí)、清晰、準(zhǔn)確,不能隨意涂改,除備注欄外其他欄目不能出現(xiàn)空格,如有不需填寫的欄目則以自左至右的一條斜線代替填寫內(nèi)容。

(2)發(fā)現(xiàn)有隨意更改的記錄,應(yīng)追究當(dāng)事人責(zé)任。

4.3.2使用保管

(1)工作現(xiàn)場的記錄應(yīng)用按月進(jìn)行裝訂,保持文件記錄的完整、清潔。

(2)各崗位人員不得隨意將記錄表格帶出工作現(xiàn)場,如要帶出按規(guī)定4.2.3規(guī)定行。

(3)記錄按《質(zhì)量記錄一覽表》上規(guī)定的年限進(jìn)行保管。

5.0支持文件

5.1《文件控制程序》

6.0質(zhì)量記錄

6.1《質(zhì)量記錄領(lǐng)用申請(qǐng)表》wy/qr-wy-017

6.2《質(zhì)量記錄印刷申請(qǐng)表》wy/qr-wy-018

6.3《質(zhì)量記錄一覽表》wy/qr-wy-001

6.4《文件借閱登記表》wy/qr-wy-019

6.5《質(zhì)量記錄更改申請(qǐng)表》wy/qr-wy-020

6.6《質(zhì)量記錄增減申請(qǐng)表》wy/qr-wy-021

6.7《質(zhì)量記錄發(fā)放記錄》wy/qr-wy-022

第2篇 物業(yè)管理質(zhì)量記錄控制工作程序

物業(yè)管理質(zhì)量記錄控制程序

1.0目的

確保質(zhì)量記錄的完整、準(zhǔn)確、清晰,為質(zhì)量體系的有效運(yùn)行和產(chǎn)品質(zhì)量滿足規(guī)定的要求并為實(shí)現(xiàn)可追溯性、證實(shí)作用以及采取糾正措施提供客觀證據(jù)。

2.0范圍

適用于物業(yè)管理公司所有與質(zhì)量活動(dòng)有關(guān)的質(zhì)量記錄控制。

3.0職責(zé)

3.1總辦負(fù)責(zé)本程序的歸口管理。

3.2各部門負(fù)責(zé)與該部門相關(guān)的質(zhì)量記錄的收集、歸檔、貯存及保管。

4.0工作程序流程圖

責(zé)任人/支持文件

質(zhì)量記錄

總辦

總辦

質(zhì)量記錄一覽表

相關(guān)部門

相關(guān)部門

總辦

相關(guān)部門

總辦過期記錄處理登記表

質(zhì)量體系文件更改申請(qǐng)表

5.0控制要求

5.1質(zhì)量記錄的標(biāo)識(shí)和編目

5.1.1質(zhì)量記錄表格編碼按《文件控制程序》的編碼規(guī)定執(zhí)行;

5.1.2公司所有質(zhì)量記錄空白表格由總辦文件管理員統(tǒng)一管理,并編制質(zhì)量記錄清單。質(zhì)量記錄清單應(yīng)包括下述內(nèi)容:序號(hào)、質(zhì)量記錄名稱、記錄編號(hào)、保管部門、歸檔時(shí)限和保存期限。

5.2質(zhì)量記錄的填寫

質(zhì)量記錄應(yīng)填寫清晰、正確、內(nèi)容完整,填寫人、審核人、批準(zhǔn)人應(yīng)履行簽字手續(xù)。

5.3質(zhì)量記錄的收集、歸檔、貯存及保管

5.3.1質(zhì)量記錄由最終送達(dá)部門(即保管部門)定期收集,按質(zhì)量記錄清單上相關(guān)的內(nèi)容要求進(jìn)行歸檔、保管。

5.3.2各部門在接收質(zhì)量記錄時(shí),應(yīng)檢查質(zhì)量記錄項(xiàng)目填寫是否齊全、有無簽名,確保所收集的質(zhì)量記錄有效。

5.3.3各部門應(yīng)將質(zhì)量記錄保存在物業(yè)管理公司指定的文件柜中或其它適宜的地方,確保在保存期內(nèi)不會(huì)丟失、損壞及變質(zhì)。

5.3.4總辦文件管理員將質(zhì)量記錄清單發(fā)給每個(gè)部門一份,并負(fù)責(zé)檢查各部門對(duì)質(zhì)量記錄的歸檔管理是否符合規(guī)定的要求,確保質(zhì)量記錄按時(shí)歸檔,并方便存取和檢索。

5.4質(zhì)量記錄的查閱、歸檔期限、保存期

5.4.1如因工作需要,需查閱存檔的質(zhì)量記錄,應(yīng)先填寫《質(zhì)量記錄查閱審批單》,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可查閱。

5.4.2總辦根據(jù)有關(guān)規(guī)定,確定每種質(zhì)量記錄的保存期限,并詳細(xì)列入質(zhì)量記錄清單中。

5.5質(zhì)量記錄表格的增加和更改

5.5.1根據(jù)物業(yè)管理公司實(shí)際工作的需要和變化,可以增加新的質(zhì)量記錄表格,或?qū)σ巡荒軡M足要求的質(zhì)量記錄表格予以更改。由使用部門提出增加、更改申請(qǐng),填寫《文件更改申請(qǐng)表》,按《文件控制程序》中的有關(guān)規(guī)定實(shí)施更改。

5.5.2總辦文件管理員在收到增加或更改的質(zhì)量記錄表格后,應(yīng)更改質(zhì)量記錄清單中的相應(yīng)內(nèi)容,并與更改后的質(zhì)量記錄表格一起發(fā)給各部門文件管理員,同時(shí)收回作廢的質(zhì)量記錄清單。

5.6質(zhì)量記錄的處理

對(duì)超過保存期限的質(zhì)量記錄,由各部門提出,并填寫《過期質(zhì)量記錄處理登記表》,報(bào)物業(yè)總經(jīng)理審批后,由相關(guān)部門銷毀。

6.0相關(guān)文件

6.1 《文件控制程序》

7.0質(zhì)量記錄

7.1 質(zhì)量記錄清單

7.2 《過期質(zhì)量記錄處理登記表》

7.3 《文件更改申請(qǐng)表》

第3篇 物業(yè)公司質(zhì)量記錄控制管理工作程序

物業(yè)公司質(zhì)量記錄控制管理程序

1.0目的

為證明項(xiàng)目質(zhì)量符合要求和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行提供客觀證據(jù).

2.0適用范圍

適用于質(zhì)量管理體系及產(chǎn)品、項(xiàng)目所要求記錄的控制。

3.0職責(zé)

辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門產(chǎn)生的質(zhì)量記錄的標(biāo)識(shí)、貯存、保護(hù)、檢索、保存期限和處置予以控制。

1.0過程識(shí)別

擬定目錄--設(shè)計(jì)/選擇--表式--標(biāo)識(shí)--分發(fā)--運(yùn)作--收集--分類整理--保管--移交/歸檔--處理

5.0 行為準(zhǔn)則:

a)運(yùn)作過程中記錄應(yīng):及時(shí)準(zhǔn)確、內(nèi)容齊全、手續(xù)完備;

b)各種記錄標(biāo)識(shí)應(yīng)具有唯一性;

c)按規(guī)定及時(shí)收集,保證其連續(xù)性、完整性;

d)保管應(yīng)分類、編號(hào)并擬列目錄/清單,便于檢索;

e)保管和儲(chǔ)存條件要適宜,保證干燥通風(fēng),有防護(hù)措施;

f)體系記錄保存日期為三年,工程質(zhì)量記錄竣工移交長期保存.

6.0 程序要求:

6.1 記錄的分類管理

6.1.1 體系運(yùn)行記錄包括:管理評(píng)審記錄、內(nèi)容審核記錄、工程要求評(píng)審記錄、供方評(píng)審記錄、培訓(xùn)記錄、工程施工及交付記錄等,由工程科歸口管理,有關(guān)責(zé)任部門分別管理.

6.1.2各種檢驗(yàn)和驗(yàn)證記錄、不合格項(xiàng)及糾正記錄、管理部作業(yè)記錄等,由各管理處分別收集、匯總、保管。

6.2 記錄編目、編號(hào)

記錄表式作為一種特殊文件,執(zhí)行《文件控制程序》中編目標(biāo)識(shí)規(guī)定;收集后由責(zé)任部門依次編號(hào),確保唯一性.

6.3 記錄填寫

記錄應(yīng)在過程活動(dòng)中及時(shí)、真實(shí)的形成,字跡清晰,不準(zhǔn)涂改,保證易于識(shí)別,且內(nèi)容齊全,各種審核手續(xù)齊備.

如因筆誤需修改,應(yīng)采用單杠劃去,在其上/下方寫出更改內(nèi)容,由更改責(zé)任人簽字或蓋章.

6.4 記錄的保管、儲(chǔ)存和檢索

各部門形成的記錄,由本單位專人負(fù)責(zé)保管,分類存放.

保存環(huán)境條件應(yīng)干燥通風(fēng),裝袋/裝盒.列出記錄清單以利于檢索,有必要時(shí)可設(shè)卷內(nèi)目錄.

各種記錄需移交或歸檔保存的,應(yīng)按公司要求定期移交主管部門或歸檔保存.存儲(chǔ)時(shí)間較長(一年以上)的,存放記錄處所必須干燥通風(fēng),有防潮、防霉、防鼠、防破損措施.

接著外來傳真件,應(yīng)先復(fù)印,復(fù)印件連同傳真件一并存放.

6.5 記錄保存期及處置

體系記錄保存期為三年,需移交或存查的記錄長期保存.

不需保存或到保存期的記錄,應(yīng)填寫記錄處理申請(qǐng)單,保管理者代表批準(zhǔn),由專人負(fù)責(zé)銷毀(視不同情況可焚燒,粉碎或作紙廠原料等).

6.5 記錄復(fù)印、借閱、修改

記錄復(fù)印、借閱原則上當(dāng)天送還,如外單位復(fù)印、借閱或超過一天難以送還的應(yīng)進(jìn)行借閱登記.無論借閱或復(fù)印需經(jīng)管理者代表批準(zhǔn).

記錄作為一種特殊文件,修改時(shí)應(yīng)執(zhí)行《文件控制程序》中有關(guān)規(guī)定.

7.0 相關(guān)文件

《文件控制程序》

《管理策劃控制程序》

《改進(jìn)管理程序》

8.0 記錄

質(zhì)量記錄清單

文件發(fā)放回收記錄

文件借閱、復(fù)印記錄

文件銷毀申請(qǐng)/記錄處理申請(qǐng)單

第4篇 物業(yè)管理公司質(zhì)量記錄控制程序

物業(yè)管理公司質(zhì)量記錄的控制程序

1.0目的

運(yùn)用質(zhì)量記錄以保證服務(wù)質(zhì)量達(dá)到規(guī)定的要求,為確認(rèn)質(zhì)量體系的有效運(yùn)行提供可追溯性依據(jù)。

2.0適用范圍

適用于本公司與質(zhì)量活動(dòng)有關(guān)的質(zhì)量記錄的控制。

3.0職責(zé)

3.1各部門文件管理員負(fù)責(zé)按程序?qū)Ρ静块T的質(zhì)量記錄進(jìn)行控制。

3.2辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各部門質(zhì)量記錄的控制情況進(jìn)行指導(dǎo)、檢查。

4.0工作程序

4.1質(zhì)量記錄的分類

本公司所有與質(zhì)量體系有關(guān)的質(zhì)量記錄分為質(zhì)量體系實(shí)施方面的質(zhì)量記錄和質(zhì)量體系驗(yàn)證方面的質(zhì)量記錄兩大類。

4.1.1《管理評(píng)審報(bào)告》、《內(nèi)部質(zhì)量體系審核報(bào)告》、《合同評(píng)審記錄》、《員工培訓(xùn)記錄》、《不合格/糾正預(yù)防措施報(bào)告》等屬質(zhì)量體系實(shí)施方面的質(zhì)量記錄。

4.1.2《入庫單》、《回訪記錄》等屬服務(wù)質(zhì)量驗(yàn)證方面的質(zhì)量記錄。

4.2質(zhì)量記錄表格的編碼

見《文件編碼規(guī)定》。

4.3質(zhì)量記錄的填寫

質(zhì)量記錄應(yīng)填寫清晰、正確、內(nèi)容完整、填寫人、審核人、批準(zhǔn)人應(yīng)履行簽字手續(xù)。

4.4質(zhì)量記錄的收集、歸檔

4.4.1質(zhì)量記錄的收集保管由各部門文件管理員負(fù)責(zé),并依據(jù)《質(zhì)量記錄表格清單》相關(guān)的內(nèi)容要求進(jìn)行歸檔。

4.4.2各項(xiàng)質(zhì)量記錄要求清晰、完整、簽字手續(xù)齊全,在保存的有效期內(nèi)不得有破損和殘缺。

4.5質(zhì)量記錄的保存

4.5.1各部門的質(zhì)量記錄由文件管理員負(fù)責(zé)保存,期限按《質(zhì)量記錄表格清單》的要求進(jìn)行,貯存地應(yīng)保持干燥通風(fēng),并采取適當(dāng)?shù)姆雷o(hù)措施。

4.5.2質(zhì)量記錄還可以用磁盤方式貯存。

4.6質(zhì)量記錄的查閱

4.6.1如因工作需要,需查閱存檔的質(zhì)量記錄時(shí),應(yīng)先填寫《質(zhì)量記錄查閱審批表》,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以查閱存檔的質(zhì)量記錄。

4.6.2在合同規(guī)定或用戶要求情況下,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可以查閱記錄。

4.6.3文件保管人員負(fù)責(zé)辦理查閱手續(xù)。

4.7失效及過期質(zhì)量記錄處理

對(duì)過期的質(zhì)量記錄或需銷毀的記錄,應(yīng)由保管部門及時(shí)進(jìn)行銷毀。

5.0相關(guān)文件

5.1《質(zhì)量手冊(cè)》

5.2《質(zhì)量記錄表格清單》

5.3《文件和資料控制程序》

5.4《質(zhì)量記錄查閱審批表》

第5篇 物業(yè)管理公司質(zhì)量記錄控制程序-13

物業(yè)管理公司質(zhì)量記錄控制程序(13)

1.0目的:

為規(guī)范質(zhì)量記錄的控制與管理,確保質(zhì)量記錄的完整、有效、清晰,以便為管理體系的有效運(yùn)行提供客觀證據(jù)。

2.0適用范圍

本公司各類質(zhì)量記錄的管理。

3.0職責(zé):

3.1綜合管理部負(fù)責(zé)公司質(zhì)量記錄的統(tǒng)一管理和控制。

3.2各部門負(fù)責(zé)相關(guān)質(zhì)量記錄的控制。

4.0程序:

4.1質(zhì)量記錄的分類。

4.1.1管理體系實(shí)施方面的記錄,包括有:

內(nèi)部管理體系審核記錄;合同評(píng)審的記錄;材料、服務(wù)、工程等分包方檔案;設(shè)備管理記錄;測(cè)量器具的檢定記錄;糾正與預(yù)防措施記錄;客戶投訴處理記錄;員工培訓(xùn)記錄;質(zhì)量策劃記錄等。

4.1.2管理服務(wù)質(zhì)量驗(yàn)證方面的記錄,包括有:

管理評(píng)審記錄;進(jìn)貨物資驗(yàn)證記錄;服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)記錄;服務(wù)的標(biāo)識(shí)和可追溯性記錄。

4.2程序:

1、使用鋼筆或黑水筆填寫;2、填寫工整、清晰;3、按欄目填寫,若某項(xiàng)不必填寫,應(yīng)劃-號(hào);4、填寫人簽名,并標(biāo)明填寫日期,必要時(shí)標(biāo)明填寫時(shí)間;5、質(zhì)量記錄存放地點(diǎn)的干燥、清潔、安全,防止質(zhì)量記錄被污損、遺失。

1、經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),本公司人員可以借閱存檔的質(zhì)量記錄。

2、質(zhì)量記錄的借閱期一般以三天為限,文件保管人員辦理借閱手續(xù)并監(jiān)督借閱人員歸還。文件歸還時(shí),確保完整無缺。

超過有效保存期的質(zhì)量記錄,由文件保管人員向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)過期情況,記錄類別、名稱、日期、數(shù)量并進(jìn)行適當(dāng)處理。。

5.0支持性工具

《質(zhì)量記錄目錄》

編制:審核:批準(zhǔn):日期:

第6篇 物業(yè)管理手冊(cè)－記錄控制程序

物業(yè)管理手冊(cè):記錄控制程序

1、目的

對(duì)記錄進(jìn)行有效控制,為服務(wù)質(zhì)量符合規(guī)定要求和管理體系有效運(yùn)行提供證據(jù)。

2、適用范圍

適用于對(duì)管理體系運(yùn)行中記錄的控制。

3、職責(zé)

3.1品質(zhì)部負(fù)責(zé)對(duì)公司各種記錄的管理、監(jiān)督和歸檔工作。

3.2各相關(guān)部門負(fù)責(zé)對(duì)本部門記錄進(jìn)行收集、整理和保管工作。

4、程序

4.1記錄的格式

4.1.1各部門提出本部門質(zhì)量記錄格式,經(jīng)品質(zhì)部編號(hào)后備案。

4.1.2品質(zhì)部根據(jù)實(shí)際情況統(tǒng)一確定記錄的格式和編號(hào),經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后執(zhí)行。

4.1.3質(zhì)量記錄的修改,由各責(zé)任部門提出申請(qǐng)、并設(shè)計(jì)新的質(zhì)量記錄格式,經(jīng)品質(zhì)部編號(hào)后備案,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后執(zhí)行。

4.1.4記錄的編號(hào)按《文件控制程序》中相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,每一種質(zhì)量記錄表格均應(yīng)有唯一的名稱,并通過對(duì)質(zhì)量記錄表格的編號(hào)加以識(shí)別。

4.2記錄的填制要求

4.2.1記錄、表格填寫必須用鋼筆或中性筆,統(tǒng)一為黑色字體,內(nèi)容完整、真實(shí)。

4.2.2記錄填寫應(yīng)及時(shí)、真實(shí)、內(nèi)容完整、字跡清晰,不得隨意涂改;如因某種原因不能填寫的項(xiàng)目,應(yīng)采用“-”劃去,各相關(guān)欄目簽名應(yīng)簽全名。

4.2.3修改要用“-”劃去,在其上方更改并由更改人簽上姓名和日期。

4.3記錄的收集和保存

4.3.1各相關(guān)部門每月26日前將本月《服務(wù)過程檢驗(yàn)單》、《空置房屋檢驗(yàn)單》和根據(jù)《業(yè)主回訪單》、《業(yè)主投訴處置單》等情況進(jìn)行匯總填寫的《月管理目標(biāo)、指標(biāo)完成情況統(tǒng)計(jì)分析》交品質(zhì)部。

4.3.2品質(zhì)部每月28日前根據(jù)《服務(wù)過程檢驗(yàn)單》、《品質(zhì)部抽檢單》和《月管理目標(biāo)、指標(biāo)完成情況統(tǒng)計(jì)分析》填寫《月管理目標(biāo)、指標(biāo)檢驗(yàn)匯總分析》,并發(fā)放到各相關(guān)部門。

4.3.3各相關(guān)部門根據(jù)上月《月管理目標(biāo)、指標(biāo)檢驗(yàn)匯總分析》填寫《不合格項(xiàng)糾正(預(yù)防)措施》于每月5日前交品質(zhì)部。

4.3.4接待專員或接待主管每月月底前將本月《維修任務(wù)單》交相關(guān)客服主管入檔保存。

4.3.5各部門人員的《工作日志》由各部門第一責(zé)任人負(fù)責(zé)進(jìn)行收集、保存。

4.3.6各部門負(fù)責(zé)對(duì)本部門所有記錄進(jìn)行裝訂和歸檔管理。記錄可以以磁盤、電子文檔等媒體方式保存或傳遞。

4.3.7記錄的保存期限及保存地點(diǎn)見附錄。

4.4記錄的查閱

4.4.1如需查閱公司保存的記錄時(shí),經(jīng)相關(guān)責(zé)任人同意,填制《記錄查閱單》后方可查閱,其內(nèi)容包括:查閱人、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間、歸還時(shí)間、記錄編號(hào)等。

4.4.2查閱的文件必須保證其完好無損,歸還時(shí)應(yīng)辦理相應(yīng)手續(xù)。

4.5記錄的保護(hù)、銷毀

4.5.1記錄必須實(shí)施專人管理,每月月底進(jìn)行整理一次,保證其完好性。

4.5.2記錄保存時(shí)間見附表,超過年限時(shí)由相關(guān)部門填制《記錄銷毀單》,并報(bào)管理者代表批準(zhǔn)后由品質(zhì)部負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀,銷毀單內(nèi)容包括:銷毀的文件名稱、件數(shù)、編號(hào)、銷毀人、監(jiān)毀人、審批人等。

4.6品質(zhì)部每季度對(duì)各部門的填寫和保管情況進(jìn)行抽查并填制《品質(zhì)部抽檢單》

5、相關(guān)文件

5.1《文件控制程序》

6、相關(guān)記錄

6.1《記錄查閱單》jw/jl-4.2.4-001

6.2《記錄銷毀單》jw/jl-4.2.4-002

6.3《品質(zhì)部抽檢單》jw/jl-5.4.5-003

6.4《業(yè)主投訴處置單》jw/jl-7.2-002

第7篇 物業(yè)管理質(zhì)量體系文件：質(zhì)量記錄控制程序

物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件:質(zhì)量記錄控制程序

1.0目的

證明產(chǎn)品滿足規(guī)定要求的程度以及質(zhì)量體系有效運(yùn)行的證據(jù)。

2.0適用范圍

適用于服務(wù)質(zhì)量記錄、質(zhì)量體系運(yùn)行記錄以及分承包方的質(zhì)量記錄。

3.0職責(zé)

各部門負(fù)責(zé)標(biāo)識(shí)、收集、編目、歸檔、存貯、保管、處理本部門的質(zhì)量記錄。

4.0工作程序

4.1證實(shí)質(zhì)量體系有效運(yùn)行的所有記錄都要進(jìn)行標(biāo)識(shí)、收集、編目、歸檔、存貯、保管及處理。

4.1.1分供方提供的記錄也應(yīng)納入管理范圍。

4.1.2各部門對(duì)接口部門提供的記錄也應(yīng)納入管理范圍。

5.2質(zhì)量記錄的載體可以是書面的,也可以是磁帶、磁盤、膠片、照片以及硬拷貝、電子媒體等。

5.3各部門要根據(jù)自己的實(shí)際情況規(guī)定各種記錄的最低保存期。

5.4所有的記錄要按各類形存檔,記錄夾上要有記錄標(biāo)識(shí)和種類的目錄或存檔方式的說明。

5.5對(duì)于保存期內(nèi)的記錄要妥善保管,封裝時(shí)要作出標(biāo)識(shí)。

5.6各部門要編制自己的《質(zhì)量記錄清單》。

5.7行政部保留各部門現(xiàn)行記錄總覽表以及其記錄的空白格式,當(dāng)有任何更改時(shí)應(yīng)隨時(shí)更新該總覽表。

5.8質(zhì)量記錄的填寫要求

5.8.1操作人員填寫記錄要清晰及時(shí),不能超過已完成的活動(dòng)2個(gè)小時(shí)。

5.8.2不能隨意涂改質(zhì)量記錄,如涂改則要在涂改處寫上涂改者姓名、日期,否則無效。

5.9各部門各自編制所負(fù)責(zé)的《質(zhì)量記錄清單》,按《文件和資料的編號(hào)規(guī)則》進(jìn)行標(biāo)識(shí)。

5.10各部門每月上旬按《質(zhì)量記錄清單》收集上月的質(zhì)量記錄,并編目、存放。

5.11質(zhì)量記錄由各部門貯存在適宜的環(huán)境中,防止損壞、變質(zhì)和丟失。

5.12質(zhì)量記錄的查閱由部門主管控制,借閱者要登記在《借閱登記簿》上,在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還。

5.13在合同有要求時(shí),質(zhì)量記錄可提供給顧客及其代表查閱。

5.14增加質(zhì)量記錄的內(nèi)容、格式更改。

5.14.1若取消或增加記錄時(shí),應(yīng)向管理者代表提出申請(qǐng),參照《文件和資料控制程序》。

5.14.2若記錄的格式有改變時(shí),應(yīng)到資料室撤換舊的表格。

5.14.3管理者代表不定期對(duì)各部門的記錄現(xiàn)行狀態(tài)進(jìn)行抽查,以確保現(xiàn)場使用的是最新的記錄格式,以及其記錄的管理,保存的情況良好。

6.0相關(guān)文件

6.1《文件和資料的控制程序》

6.1《文件和資料的編號(hào)規(guī)則》

7.0相關(guān)記錄

7.1《質(zhì)量記錄清單》

7.2《借閱登記簿》

編寫: 審批:

第8篇 物業(yè)管理質(zhì)量記錄控制程序

物業(yè)管理公司質(zhì)量記錄控制程序

1.0 目的

對(duì)質(zhì)量管理體系所要求的記錄予以控制。

2.0 適用范圍

適用于為證明服務(wù)符合要求和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的記錄。

3.0 職責(zé)

3.1 品質(zhì)督察部負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系記錄的監(jiān)督與控制。

3.2 各部門負(fù)責(zé)本部門質(zhì)量記錄填寫、收集分類,并按期歸檔。

4.0 工作程序

4.1 各部門資料員負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門的質(zhì)量記錄。

4.2 質(zhì)量記錄的標(biāo)識(shí)、編號(hào)

質(zhì)量記錄的標(biāo)識(shí)、編號(hào)按《文件控制程序》執(zhí)行。

4.3 質(zhì)量記錄填寫

4.3.1 質(zhì)量記錄填寫要及時(shí)、真實(shí)、內(nèi)容完整、字跡清晰,不得隨意涂改;如因某種原因不能填寫的項(xiàng)目,應(yīng)能說明理由,并將該項(xiàng)用單杠劃去,各相關(guān)欄目負(fù)責(zé)人簽名不允許空白。

4.3.2 如因筆誤或計(jì)算錯(cuò)誤要修改原數(shù)據(jù),應(yīng)采用單杠劃去原數(shù)據(jù),在其上方寫上更改后的數(shù)據(jù),加蓋或簽上更改人的印章或姓名及日期。

4.4 質(zhì)量記錄的保存、保護(hù)

4.4.1 各部門的資料員必須把所有質(zhì)量記錄分類,依日期順序整理好,存放于通風(fēng),干燥的地方,所有的質(zhì)量記錄保持清潔,字跡清晰。各部門按規(guī)定的期限保存記錄。

4.4.2 品質(zhì)督察部編制《質(zhì)量記錄一覽表》,將公司所有與質(zhì)量管理體系運(yùn)行有關(guān)的記錄匯總,包括名稱、編號(hào)、保存期、保存地點(diǎn)等內(nèi)容,并匯集備案記錄的原始樣本。各部門應(yīng)填寫本部門的《質(zhì)量記錄清單》,并匯總本部門的質(zhì)量記錄原始樣本。

4.5 質(zhì)量記錄發(fā)放、借閱

a. 各部門填寫《文件發(fā)放/回收登記表》,向品質(zhì)督察部領(lǐng)用所需記錄空白表;

b. 各部門保管的質(zhì)量記錄應(yīng)便于檢索,需借閱要經(jīng)相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并填寫《文件借閱/銷毀申請(qǐng)登記表》,由記錄管理人登記備案。

4.6 質(zhì)量記錄的銷毀處理

質(zhì)量記錄如超過保存期或其他特殊情況需要銷毀時(shí),由主管人員填寫《文件借閱/銷毀申請(qǐng)登記表》,交行政部審核,報(bào)管理者代表批準(zhǔn),由授權(quán)人執(zhí)行銷毀。

4.7 記錄格式

4.7.1 各部門的質(zhì)量記錄格式,由各部門負(fù)責(zé)人組織編制,管理處負(fù)責(zé)人審批,交品質(zhì)督察部確認(rèn)、備案。

4.7.2 各相關(guān)部門可根據(jù)工作需要提出記錄格式設(shè)計(jì)更改,執(zhí)行《文件控制程序》有關(guān)文件更改的規(guī)定。

5.0 相關(guān)文件

5.1《文件控制程序》

6.0 質(zhì)量記錄

6.1《質(zhì)量記錄歸檔清單》。

6.2《文件發(fā)放/回收登記表》

6.3《文件借閱/銷毀申請(qǐng)登記表》

6.4《質(zhì)量記錄一覽表》

6.5《質(zhì)量記錄清單》

第9篇 質(zhì)量記錄的管理程序規(guī)程

質(zhì)量記錄的管理程序

1.目的

明確質(zhì)量記錄收集、傳遞、標(biāo)識(shí)、歸檔、查閱、保管和處理要求。

2.適用范圍

適用于公司質(zhì)量體系文件涉及的質(zhì)量記錄的管理。

3.職責(zé)

3.1iso9000工作小組建立并保存質(zhì)量記錄清單。

3.2公司各部門負(fù)責(zé)本部門質(zhì)量記錄的標(biāo)識(shí)、整理、歸檔、查閱、保管和處理。

4.相關(guān)文件

4.1質(zhì)量手冊(cè)4.16質(zhì)量記錄

4.2iso9002標(biāo)準(zhǔn)4.16質(zhì)量記錄

5.工作程序

5.1質(zhì)量記錄編號(hào)方法為:qr-程序文件編號(hào)-質(zhì)量記錄序號(hào)-版號(hào),例如某一質(zhì)量記錄編號(hào)為:qr-6.2-01-a,qr為質(zhì)量記錄英文縮寫,6.2為程序文件序號(hào),01為質(zhì)量記錄序號(hào),a為該質(zhì)量記錄的版號(hào)。

5.2iso9000工作小組建立并保存公司質(zhì)量記錄清單,質(zhì)量記錄清單包括質(zhì)量記錄編號(hào)、名稱、保管部門、保存期限等內(nèi)容。其中一般質(zhì)量記錄保存一年,重要質(zhì)量記錄保存三年至永久。

5.3各部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)收集本部門質(zhì)量記錄,每月整理、歸檔。

5.4來自分承包方的質(zhì)量記錄由相關(guān)部門整理、歸檔。

5.5借閱質(zhì)量記錄時(shí)要辦理借閱手續(xù),填寫《質(zhì)量記錄借閱登記表》,一般質(zhì)量記錄部門經(jīng)理批準(zhǔn),重要質(zhì)量記錄由管理者代表批準(zhǔn)后辦理借閱。

5.6當(dāng)合同有要求時(shí),在商定期內(nèi)質(zhì)量記錄可提供給客戶或其代表評(píng)價(jià)查閱。

5.7質(zhì)量記錄應(yīng)儲(chǔ)存于干燥通風(fēng)的地方,并保證防火、防水、防蛀。

6.支持性文件和質(zhì)量記錄

6.1質(zhì)量記錄清單

6.2質(zhì)量記錄借閱登記表

第10篇 公司管理手冊(cè)記錄控制程序

公司管理手冊(cè):記錄控制程序

1.目的

對(duì)記錄進(jìn)行控制和管理,以提供體系符合要求及管理體系有效運(yùn)行的客觀證據(jù),還為有追溯性要求的場合和采取糾正措施及預(yù)防措施提供依據(jù)。

2.范圍

適用于為證明管理體系有效運(yùn)行的記錄的控制。

3.職責(zé)

3.1辦公室是記錄的歸口管理部門,負(fù)責(zé)記錄的編號(hào)、備案及監(jiān)督檢查工作。

3.2相關(guān)部門按規(guī)定要求做好記錄,對(duì)其真實(shí)性、可靠性負(fù)責(zé),并負(fù)責(zé)收集匯總成冊(cè)、歸檔貯存及保管。

4.程序

4.1記錄的分類

4.1.1管理體系運(yùn)行中的記錄。

4.1.2與產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的記錄。

4.1.3來自供方和相關(guān)方的記錄。

4.1.4其它管理活動(dòng)記錄。

4.2記錄的格式

4.2.1各部門的記錄的格式,由部門負(fù)責(zé)人組織制定,交辦公室備案。

4.2.2各相關(guān)部門可根據(jù)工作需要提出記錄格式設(shè)計(jì)更改,定好格式后到辦公室重新備案。

4.3記錄的填寫要求

4.3.1記錄填寫要及時(shí)、真實(shí)、內(nèi)容完整、字跡清晰、幅面清潔,不得隨意涂改;各相關(guān)欄目負(fù)責(zé)人簽名,應(yīng)簽全名;記錄應(yīng)有可追溯性。

4.3.2如因筆誤或計(jì)算錯(cuò)誤要修改原數(shù)據(jù),應(yīng)采用單杠劃去原數(shù)據(jù),在其上方寫上更改后的數(shù)據(jù),并加蓋或簽上更改人的印章或姓名及日期。

4.4記錄的標(biāo)識(shí)編號(hào)按《文件控制程序》執(zhí)行。

4.5記錄的保存、保護(hù)

4.5.1各部門的記錄應(yīng)在每個(gè)月底依日期順序整理好,按規(guī)定的期限保存記錄,需要交歸口部門保存的記錄,應(yīng)填寫《記錄歸檔登記表》。

4.5.2辦公室保存歸檔記錄,記錄的貯存由櫥、柜、排架等形式存放,存放要具有通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防塵、防污染等條件,以防止損壞、變質(zhì)和丟失。

4.5.3辦公室負(fù)責(zé)編制《記錄清單》,將本企業(yè)所有記錄匯總,標(biāo)識(shí)出名稱、編號(hào)、保存期、管理(或使用)部門等內(nèi)容,交管理者代表審核后備案。

4.6記錄的查閱和復(fù)制

4.6.1查閱或復(fù)制記錄,應(yīng)經(jīng)記錄管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

4.6.2所有記錄的原件一律不外借。

4.7由辦公室負(fù)責(zé)每季度對(duì)各部門記錄的的填寫保存情況進(jìn)行檢查。

4.8記錄的銷毀處理

超過保存期的記錄,由辦公室或文件保管部門填寫《文件(記錄)銷毀申請(qǐng)單》,管理者代表批準(zhǔn)后指定專人監(jiān)銷。

5.相關(guān)文件

《文件控制程序》

6.記錄

6.1《記錄清單》

6.2《記錄歸檔登記表》

6.3《文件(記錄)銷毀申請(qǐng)單》

北京___公司

第11篇 化工公司質(zhì)量記錄管理工作程序

化工公司質(zhì)量記錄管理程序

1.目的

對(duì)質(zhì)量記錄進(jìn)行控制和管理,旨在提供產(chǎn)品質(zhì)量或法律法規(guī)達(dá)到規(guī)定要求和質(zhì)

量管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。

2.適用范圍

適用于本公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的所有質(zhì)量記錄的控制。

3.職責(zé)

iso辦公室制定本程序,相關(guān)部門配合執(zhí)行。

4.定義

4.1質(zhì)量記錄:是指本公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的證據(jù),如某產(chǎn)品的檢驗(yàn)記錄等。

5.作業(yè)內(nèi)容

5.1iso辦公室負(fù)責(zé)建立質(zhì)量記錄一覽表,包括名稱、保存期限、保存地點(diǎn)等。

5.2質(zhì)量記錄的表格格式版本的更改與作廢按《文件管理程序》執(zhí)行。

5.3質(zhì)量記錄要求字跡端正清楚、內(nèi)容詳盡真實(shí)、項(xiàng)目填寫齊全、數(shù)據(jù)可靠,各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)本部門的質(zhì)量記錄的真實(shí)性和完整性負(fù)責(zé),且應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門質(zhì)量記錄的定期收集、分類編目、歸檔保管和查閱處理以及保存等。

5.4質(zhì)量記錄保存時(shí)須注意防潮、防霉、防火、防蟲、防鼠以及防止丟失。

5.5因工作需要,非本部門人員查閱本部門質(zhì)量記錄時(shí),需經(jīng)部門主管批準(zhǔn)。

5.6非本公司人員查閱本公司記錄時(shí),須管理者代表以上負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可。

5.7質(zhì)量記錄保存期滿后,由各部門負(fù)責(zé)銷毀,并做銷毀記錄在工作記錄上。

6.附件

6.1附件一、質(zhì)量記錄一覽表

7.參考文件

7.1文件管理程序

第12篇 質(zhì)量管理體系現(xiàn)場填寫審核記錄要求

質(zhì)量管理體系現(xiàn)場審核記錄填寫要求

質(zhì)量管理體系現(xiàn)場審核記錄中應(yīng)描述從4.1到8.5.3的全部條款,當(dāng)組織對(duì)某一條款刪減時(shí),在現(xiàn)場審核記錄中應(yīng)標(biāo)出條款刪減的編號(hào)并說明原因,不能漏審條款?，F(xiàn)場審核記錄所填寫的內(nèi)容包括:現(xiàn)場審核到的符合和不符合質(zhì)量管理體系要求的客觀事實(shí),能夠?yàn)檎J(rèn)證機(jī)構(gòu)評(píng)價(jià)組織質(zhì)量體系運(yùn)行的有效性提供證據(jù),具體要求如下:

4.1質(zhì)量體系總要求

簡要介紹組織按標(biāo)準(zhǔn)要求建立了文件化的質(zhì)量體系,體系中所確定的過程及內(nèi)審、管理評(píng)審、持續(xù)改進(jìn)實(shí)施的符合性。該條款也可以在各條款審?fù)曛缶C合描述。

4.2.1文件要求總則

質(zhì)量體系文件層次,質(zhì)量手冊(cè),質(zhì)量程序文件數(shù)量,作業(yè)文件數(shù)量,質(zhì)量記錄數(shù)量。

4.2.2質(zhì)量手冊(cè)

簡要介紹質(zhì)量手冊(cè)中對(duì)有關(guān)條款的刪減及其符合性,過程描述的符合性,是否引用程序文件。

4.2.3文件控制

審核到的“文件控制程序”及是否符合“標(biāo)準(zhǔn)”要求;抽查質(zhì)量體系文件是否經(jīng)審批,是否有受控標(biāo)識(shí)(抽數(shù)量不少于3個(gè));需要文件的部門和場所是否得到適用文件的有效版本;外來文件是否有識(shí)別標(biāo)識(shí)并受到控制,是否發(fā)放到需要的部門和場所;文件更改控制的符合性;作廢文件控制的符合性。

4.2.4記錄的控制

審核到的“質(zhì)量記錄控制程序”及是否符合“標(biāo)準(zhǔn)”要求;抽查到的質(zhì)量記錄名稱、保存期限,以及質(zhì)量記錄控制符合與不符合質(zhì)量體系要求的客觀證據(jù)。

5.1管理承諾

最高管理者如何作出管理承諾,包括:顧客要求,適用的法律法規(guī)要求、國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),方針、目標(biāo)、管理評(píng)審、資源保障。

5.2以顧客為關(guān)注焦點(diǎn)

最高管理者如何了解到顧客的要求,如何確保滿足顧客的要求。

5.3質(zhì)量方針

質(zhì)量方針內(nèi)容是否包括對(duì)滿足要求和持續(xù)改進(jìn)的承諾;制訂的指導(dǎo)思想;如何貫徹實(shí)施;是否對(duì)適宜性進(jìn)行定期評(píng)審。

5.4.1質(zhì)量目標(biāo)

質(zhì)量目標(biāo)是否分解,是否包括產(chǎn)品要求的內(nèi)容,并可測(cè)量。

5.2.4質(zhì)量管理體系策劃

質(zhì)量體系策劃方案或質(zhì)量體系建立工作計(jì)劃;質(zhì)量體系變更時(shí)是否策劃,以保持質(zhì)量體系的完整性。

5.5.1職責(zé)和權(quán)限

組織內(nèi)各級(jí)人員的職責(zé)是否有明確規(guī)定,各級(jí)人員是否清楚這種規(guī)定。

5.5.2管理者代表

是否指定了管理者代表,管理者代表是否清楚自己的職責(zé)。

5.5.3內(nèi)部溝通

為保證質(zhì)量體系有效運(yùn)行,組織采取哪些內(nèi)部溝通方式,如:會(huì)議、簡報(bào)等。

5.6管理評(píng)審

管理評(píng)審的時(shí)間間隔是否符合要求,管理評(píng)審的時(shí)間和主持者;管理評(píng)審的內(nèi)容(評(píng)審輸入);管理評(píng)審提出的問題(評(píng)審輸出);對(duì)問題的原因分析,采取、實(shí)施的改進(jìn)、糾正或預(yù)防措施及有效性證實(shí)(8.5.1、8.5.2、8.5.3)。

6.1資源的提供

組織為實(shí)施、保持和持續(xù)改進(jìn)質(zhì)量體系確定并提供哪些資源。

6.2人力資源(能力、意識(shí)和培訓(xùn))

是否規(guī)定了從事影響產(chǎn)品質(zhì)量工作人員的“資格、能力要求”;依據(jù)所規(guī)定的“能力要求”對(duì)人員進(jìn)行了能力評(píng)定;對(duì)未滿足能力要求的人員采取、實(shí)施了哪些措施(如培訓(xùn)等);采取措施有效性評(píng)價(jià)的證據(jù);抽查了哪些人員的培訓(xùn)記錄或資格證書。

6.3基礎(chǔ)設(shè)施

組織為保證產(chǎn)品符合要求,具備哪些設(shè)施、設(shè)備和支持性服務(wù)設(shè)施,并對(duì)其進(jìn)行維護(hù)的客觀證據(jù)。

6.4工作環(huán)境

為保證產(chǎn)品質(zhì)量是否確定了工作環(huán)境的要求,對(duì)工作環(huán)境符合性實(shí)施了現(xiàn)場審核的客觀證據(jù)。

7.1產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的策劃

對(duì)產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同是否進(jìn)行了策劃,策劃結(jié)果的證據(jù)。

7.2.1與產(chǎn)品有關(guān)的要求的確定

組織采取了哪些方式以確定顧客的要求和適用的法律、法規(guī)要求,如:市場調(diào)研、走訪顧客等。

7.2.2與產(chǎn)品有關(guān)的要求的評(píng)審

抽查了哪些顧客合同的評(píng)審記錄(抽樣量不少于3個(gè),少于3個(gè)應(yīng)說明原因),合同評(píng)審的日期和合同簽訂日期,參加評(píng)審者,評(píng)審內(nèi)容;口頭合同執(zhí)行情況;合同變更的執(zhí)行情況。

7.2.3顧客溝通

組織采取了哪些與顧客溝通的方式;組織在產(chǎn)品提供之前、提供之中、提供之后與顧客溝通的客觀證據(jù);將顧客反饋的質(zhì)量信息為持續(xù)改進(jìn)提供機(jī)會(huì)(8.5.1)。

7.3設(shè)計(jì)和開發(fā)

設(shè)計(jì)和開發(fā)策劃、設(shè)計(jì)和開發(fā)評(píng)審、設(shè)計(jì)和開發(fā)驗(yàn)證、設(shè)計(jì)和開發(fā)確認(rèn)、設(shè)計(jì)和開發(fā)更改的控制符合和不符合質(zhì)量體系要求的客觀證據(jù)。

7.4.1采購過程

是否制定了選擇、評(píng)價(jià)和重新評(píng)價(jià)供方的準(zhǔn)則,抽查了哪些供方的什么評(píng)價(jià)記錄(抽樣量不少于3個(gè),少于3個(gè)應(yīng)說明原因)

7.4.2采購信息

采購文件是否規(guī)定了產(chǎn)品的規(guī)格、型號(hào)、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求等內(nèi)容,組織如何保證采購文件所規(guī)定的要求是充分與適宜的。

7.4.3采購產(chǎn)品的驗(yàn)證

采購產(chǎn)品驗(yàn)證的執(zhí)行情況。

7.5.1生產(chǎn)和服務(wù)提供

組織質(zhì)量體系所覆蓋產(chǎn)品生產(chǎn)過程所需的控制文件和實(shí)施過程控制的證據(jù);使用的生產(chǎn)設(shè)備和設(shè)備的維護(hù)情況;現(xiàn)場使用的測(cè)量設(shè)備;關(guān)鍵過程控制情況;放行和內(nèi)、外部交付活動(dòng)實(shí)施的符合性及售后服務(wù)的實(shí)施情況。對(duì)28f類和有現(xiàn)場安裝過程的企業(yè)審核時(shí),審核施工(安裝)過程的記錄應(yīng)清楚地描述:施工現(xiàn)場的過程控制符合或不符合質(zhì)量體系要求的客觀證據(jù),從審核記錄中能清楚地看出審核員審核了施工(安裝)現(xiàn)場。

7.5.2生產(chǎn)和服務(wù)提供過程的確認(rèn)(特殊過程)

組織確認(rèn)了哪些過程為特殊過程;特殊過程能力評(píng)定準(zhǔn)則和進(jìn)行了評(píng)價(jià)的客觀證據(jù)(包括工藝、設(shè)備和操作者資格);實(shí)施過程監(jiān)控的客觀證據(jù)。

7.5.3標(biāo)識(shí)和可追溯性

在生產(chǎn)現(xiàn)場和庫房審核該條款時(shí),應(yīng)記錄審核到的產(chǎn)品名稱、標(biāo)識(shí)方法、標(biāo)識(shí)內(nèi)容等;以及采取了哪些可追溯性標(biāo)識(shí)方法。

7.5.4顧客財(cái)產(chǎn)

如果組織沒有顧客提供產(chǎn)品時(shí),審核記錄中在相關(guān)部門對(duì)該要素要有說明,如:“無顧客提供產(chǎn)品”,并在審核計(jì)劃和審核報(bào)告矩陣表中有相應(yīng)的安排和標(biāo)識(shí),不能漏審條款。

7.5.5產(chǎn)品防護(hù)

產(chǎn)品搬運(yùn)、包裝、貯存和交付過程中實(shí)施防護(hù)的客觀證據(jù)。

7.6監(jiān)視和測(cè)量裝置

的控制

檢驗(yàn)、測(cè)量和試驗(yàn)設(shè)備控制符合與不符合質(zhì)量體系要求的客觀證據(jù)。

8.1測(cè)量、分析和改進(jìn)-總則

為保證產(chǎn)品和質(zhì)量體系符合性及持續(xù)改進(jìn)的有效性進(jìn)行策劃的證實(shí)材料;采用了哪些統(tǒng)計(jì)技術(shù)。

8.2.1顧客滿意

顧客反饋的質(zhì)量信息或顧客滿意調(diào)查表或市場調(diào)研證實(shí)材料等及對(duì)顧客滿意度分析評(píng)價(jià)的證據(jù)和分析評(píng)價(jià)的頻次和方法。利用分析結(jié)果為持續(xù)改進(jìn)和采取預(yù)防措施提供機(jī)會(huì)(8.4、8.5.1、8.5.3)。

8.2.2內(nèi)部審核

審核到的“內(nèi)部審核控制程序”及是否符合“標(biāo)準(zhǔn)”要求;內(nèi)審計(jì)劃和實(shí)施內(nèi)審記錄,內(nèi)審不合格報(bào)告,審核報(bào)告是否對(duì)質(zhì)量體系運(yùn)行的有效性進(jìn)行了綜合評(píng)價(jià);審核員的獨(dú)立性、公正性。對(duì)發(fā)現(xiàn)的不合格是否進(jìn)行了原因分析,采取、實(shí)施了糾正和預(yù)防措施,并驗(yàn)證其實(shí)施效果。(8.5.2)。

8.2.3過程的監(jiān)視和測(cè)量

對(duì)關(guān)鍵過程進(jìn)行控制的客觀證據(jù),或主管(負(fù)責(zé))部門對(duì)執(zhí)行部門進(jìn)行定期檢查的客觀證據(jù),或?qū)嵤┕ば驅(qū)徍说目陀^證據(jù)。

8.2.4產(chǎn)品的監(jiān)視和測(cè)量

進(jìn)貨檢驗(yàn)、過程檢驗(yàn)、最終檢驗(yàn)符合與不符合質(zhì)量體系要求的客觀證據(jù)包括:檢驗(yàn)規(guī)范及編制依據(jù)、檢驗(yàn)記錄及對(duì)“規(guī)范”的符合性、檢驗(yàn)員資格等。

8.3不合格品控制

審核到的“不合格品控制程序”及是否符合“標(biāo)準(zhǔn)”要求;不合格品控制符合與不符合要求的客觀證據(jù)。

8.4數(shù)據(jù)分析

對(duì)顧客滿意度、產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程(包括進(jìn)貨檢驗(yàn)、產(chǎn)品加工、過程檢驗(yàn)、最終檢驗(yàn))所產(chǎn)生數(shù)據(jù)進(jìn)行分析的客觀證據(jù),并利用數(shù)據(jù)分析結(jié)果為持續(xù)改進(jìn)和采取預(yù)防措施提供機(jī)會(huì)(8.5.1、8.5.3)。

8.5.1持續(xù)改進(jìn)

組織通過管理評(píng)審和數(shù)據(jù)分析等活動(dòng)進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)和有效性評(píng)價(jià)的客觀證據(jù);是否開展了質(zhì)量改進(jìn)活動(dòng)及實(shí)施證據(jù)。

8.5.2糾正措施

審核到的“糾正措施控制程序”及是否符合“標(biāo)準(zhǔn)”要求;組織通過對(duì)不合格進(jìn)行原因分析,采取、實(shí)施糾正措施并驗(yàn)證其有效行的客觀證據(jù)。

8.5.3預(yù)防措施

審核到的“預(yù)防措施控制程序”及是否符合“標(biāo)準(zhǔn)”要求;組織通過管理評(píng)審或過程監(jiān)控或數(shù)據(jù)分析等活動(dòng)對(duì)潛在的不合格進(jìn)行原因分析,采取、實(shí)施預(yù)防措施并驗(yàn)證其有效行的客觀證據(jù)。

第13篇 后勤集團(tuán)記錄管理規(guī)定

后勤集團(tuán)記錄管理規(guī)定

為能真實(shí)地反映本單位工作滿足顧客需求的程度,為采取糾正、預(yù)防和改進(jìn)措施提供信息,并為集團(tuán)和本單位工作運(yùn)行的有效性和有追溯性要求的場合提供客觀證據(jù),集團(tuán)在工作運(yùn)行中所發(fā)生的各種記錄,均應(yīng)有效地進(jìn)行管理,特制訂本規(guī)定。

一、定義

記錄是闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件。

二、適用范圍

本規(guī)定適用于集團(tuán)所有發(fā)生記錄的單位、部門和員工。

三、職責(zé)

1.集團(tuán)質(zhì)量檢驗(yàn)部負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)《控制程序文件》中需要的記錄表格,并由集團(tuán)管理者代表審批。

2.各單位負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)本單位《工作指導(dǎo)書》中需要的記錄表格,并由本單位負(fù)責(zé)人審批,并報(bào)集團(tuán)質(zhì)量檢驗(yàn)部備案。

3.各單位負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)本單位運(yùn)行中所需要的各種記錄,并由單位負(fù)責(zé)人審批。

4.修改記錄時(shí),應(yīng)向?qū)徟颂岢錾暾?qǐng),經(jīng)審批人審核批準(zhǔn)后方可修改。

5.修改后的記錄,必須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審批后方可使用。

6.各單位應(yīng)每半年統(tǒng)計(jì)一次記錄的發(fā)生情況,并認(rèn)真填寫《記錄清單》。

四、記錄的分類

1.質(zhì)量管理體系運(yùn)行的記錄:

集團(tuán)《控制程序文件》中記錄樣冊(cè)里的全部記錄;

各單位《工作指導(dǎo)書》中記錄樣冊(cè)里的全部記錄。

2.各單位工作運(yùn)行中確認(rèn)的各種記錄。

五、記錄的標(biāo)識(shí)

1.與質(zhì)量管理體系運(yùn)行有關(guān)的記錄,其標(biāo)識(shí)方式按照集團(tuán)《記錄控制程序》文件中4.2、4.4條款執(zhí)行。

2.工作運(yùn)行中的記錄,各單位應(yīng)規(guī)定統(tǒng)一的編號(hào)方法。

3.非表格化且不便于編號(hào)標(biāo)識(shí)的記錄,可用記錄名稱形式標(biāo)識(shí)。

六、記錄的使用要求

1.經(jīng)審批確認(rèn)的各種記錄,要發(fā)至相應(yīng)崗位。各單位要保證在工作場所使用的記錄表格為有效格式。

2.工作場所使用的各種記錄,應(yīng)由崗位工作人員填寫,別人不得代填。

3.填寫記錄時(shí)應(yīng)認(rèn)真、及時(shí),不得發(fā)生補(bǔ)填、提前填寫等現(xiàn)象。記錄填寫要完整,填寫內(nèi)容要真實(shí),不得缺項(xiàng),不得作假,字跡應(yīng)清晰,簽署要齊全(姓名、日期)。

七、記錄的保存

1.各單位應(yīng)由專人負(fù)責(zé)本單位質(zhì)量管理體系運(yùn)行和有關(guān)工作運(yùn)行的記錄的檢查、收集。

2.對(duì)收集的記錄應(yīng)進(jìn)行整理、分類歸檔。

3.記錄要存放在適宜的地點(diǎn),防止記錄的損壞或丟失。

4.借閱記錄時(shí)要有登記,并及時(shí)歸還。

5.按照規(guī)定的記錄保存期限,定期清理到期的記錄。

6.需要銷毀的記錄,經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,方可辦理回收、銷毀手續(xù)。

八、附則

1.本規(guī)定的擬訂、修改和解釋由集團(tuán)質(zhì)量檢驗(yàn)部負(fù)責(zé)。

2.本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。集團(tuán)辦字〔2004〕6號(hào)《關(guān)于下發(fā)z后勤集團(tuán)生產(chǎn)運(yùn)行記錄管理暫行規(guī)定的通知》及《z后勤集團(tuán)生產(chǎn)運(yùn)行記錄管理暫行規(guī)定》同時(shí)廢止。

第14篇 成本管理體系記錄控制工作程序

成本管理體系記錄控制程序

1、目的

記錄是證實(shí)成本管理、成本水平和成本發(fā)生過程符合要求及成本管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)性文件,對(duì)記錄進(jìn)行控制是為了更有效地開展分析、采取糾正和預(yù)防措施以及為保持和改進(jìn)成本管理體系有效性提供信息。

2、范圍

本程序適用于本公司與成本管理體系的運(yùn)行和成本水平、成本發(fā)生過程的控制有關(guān)的所有記錄。

3、職責(zé)

3.1成本部是記錄控制的歸口管理部門,負(fù)責(zé)全公司成本記錄的策劃、建立以及對(duì)各部門和單位記錄的檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)的管理與控制。

3.2各部門和單位負(fù)責(zé)本部門和本單位記錄的管理與控制。

3.3實(shí)施記錄的有關(guān)人員應(yīng)按規(guī)定填寫記錄,并對(duì)記錄的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性、充分性負(fù)責(zé)。

4、工作程序

4.1記錄一般分為:

a)與成本管理體系運(yùn)行有關(guān)的記錄;

b)與成本水平和成本發(fā)生過程控制有關(guān)的記錄。

4.2記錄表格的設(shè)計(jì)

4.2.1成本部應(yīng)組織有關(guān)部門和單位對(duì)本公司成本管理體系運(yùn)行和成本水平以及成本發(fā)生過程的控制都需要建立哪些記錄進(jìn)行識(shí)別和策劃,并提出《記錄表格清單》。

4.2.2成本部負(fù)責(zé)制定《記錄表格設(shè)計(jì)規(guī)范》以確保全公司所有記錄表格的統(tǒng)一性和規(guī)范性。

4.2.3各部門和單位應(yīng)依據(jù)《記錄表格清單》,結(jié)合本部門或本單位、本專業(yè)和成本管理活動(dòng)實(shí)際的情況,按照《記錄表格設(shè)計(jì)規(guī)范》,自行設(shè)計(jì)記錄表格。表格設(shè)計(jì)完成后,其表格的形式及內(nèi)容應(yīng)報(bào)成本部進(jìn)行審查,經(jīng)審查通過后,成本部應(yīng)形成全公司的《記錄表格樣冊(cè)》,各部門和單位應(yīng)按樣冊(cè)規(guī)定的表式制備記錄表格。

4.2.4記錄表格的修改應(yīng)執(zhí)行4.2.3條規(guī)定,并調(diào)整《記錄表格樣冊(cè)》,作廢的記錄表格應(yīng)全部收回。

4.3記錄的標(biāo)識(shí)

4.3.1記錄應(yīng)有唯一性的準(zhǔn)確標(biāo)識(shí),以保持可追溯性。各部門和單位應(yīng)按以下編號(hào)規(guī)則正確實(shí)施記錄的編號(hào):

例:《文件發(fā)放登記表》的編號(hào)為:××3.4.2-01其中:××――××機(jī)械制造有限公司;3.4.2――cca2102:2005成本管理體系標(biāo)準(zhǔn)條款號(hào);01――第1號(hào)記錄表。

4.3.2記錄的名稱應(yīng)準(zhǔn)確概括其活動(dòng)內(nèi)容,不得重名,各部門和單位在策劃和設(shè)計(jì)表格時(shí)應(yīng)予以注意。

4.4記錄的填寫

4.4.1各部門和單位實(shí)施記錄的人員應(yīng)認(rèn)真填寫記錄,確保理解記錄表格中所要求的填寫內(nèi)容,字跡應(yīng)清晰可辨,所記錄的活動(dòng)應(yīng)真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、記錄完整、全面、充分、記錄的傳遞、送達(dá)和收取應(yīng)做到及時(shí)。

4.4.2記錄的填寫不得涂抹、省略。

4.4.3記錄不許修改,但可勘誤。

4.5記錄的貯存

4.5.1記錄的貯存應(yīng)有適宜的貯存條件,做到專柜存放,專人管理,并建立《記錄保管臺(tái)帳》。

4.5.2記錄的貯存應(yīng)有防潮、防盜、防火、防霉?fàn)€、防蟲蛀等措施。

4.6記錄的檢索

4.6.1對(duì)歸檔保存或以其他方式保存的記錄應(yīng)進(jìn)行編目和分類,便于檢索,查閱時(shí)應(yīng)易查找,借閱時(shí)應(yīng)辦理借閱手續(xù)。

4.6.2當(dāng)公司外部組織(包括:政府機(jī)構(gòu)、行業(yè)協(xié)會(huì)、上級(jí)主管部門、顧客等)要求提供記錄時(shí),應(yīng)在商定的期限內(nèi)按時(shí)向其代表提供所要查閱的記錄。

4.7記錄的保護(hù)

各部門和單位應(yīng)保護(hù)好記錄,妥善保管,確保不丟失、損壞和變質(zhì)。

4.8記錄的保存限期

4.8.1上級(jí)有規(guī)定或有要求的按上級(jí)規(guī)定或要求的保存期限執(zhí)行。

4.8.2供方的評(píng)價(jià)記錄應(yīng)保存到與其終止合同為止。

4.8.3成本管理體系運(yùn)行的記錄一般保存3-5年。

4.8.4與會(huì)計(jì)有關(guān)的記錄按會(huì)計(jì)制度執(zhí)行。

4.8.5記錄具體的保存限期應(yīng)由成本部根據(jù)本公司產(chǎn)品特點(diǎn)、法規(guī)要求及合同要求另行規(guī)定。

4.9記錄處置

成本部對(duì)已超過保存期限或已作廢的記錄,應(yīng)及時(shí)收回并銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)辦理審批手續(xù),做好記錄,按規(guī)定的方式和程序進(jìn)行銷毀,并注意防止保密內(nèi)容的泄露。

4.10國家及行業(yè)規(guī)定的記錄表格,應(yīng)按其有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

5、相關(guān)/支持性文件

5.1《記錄表格設(shè)計(jì)規(guī)范》

6、記錄

6.1《記錄保管臺(tái)帳》

6.2《記錄表格清單》

6.3《記錄借閱登記表》

6.4《記錄表格的建立和修改審批表》

第15篇 cca2102:2008《成本管理體系要求》記錄控制標(biāo)準(zhǔn)解釋

cca2102:2008《成本管理體系要求》標(biāo)準(zhǔn)解釋:記錄控制

標(biāo)準(zhǔn)條文

組織應(yīng)建立并保持必要的記錄,以提供為證實(shí)成本水平、成本發(fā)生過程和成本管理體系活動(dòng)滿足要求所需的證據(jù)。

組織應(yīng)編制、實(shí)施和保持文件化的程序,對(duì)記錄予以控制,并確保記錄:

a)信息真實(shí)、準(zhǔn)確、全面和及時(shí);

b)保持清晰、易于識(shí)別和檢索;

c)標(biāo)識(shí)完整和唯一;

d)有適宜的貯存環(huán)境、條件和方法;

e)得到適當(dāng)?shù)谋Ｗo(hù),防止損壞、泄露和丟失;

f)保存到規(guī)定的期限,并按規(guī)定要求進(jìn)行處置。

對(duì)空白記錄表格的控制,屬文件控制范疇,應(yīng)按4.3.3的要求進(jìn)行控制。

目的和意圖

為了控制成本管理體系活動(dòng)和成本水平的證據(jù),證實(shí)成本管理活動(dòng)的有效性和成本水平滿足要求,保持成本的可追溯性,本要素條款規(guī)定了對(duì)記錄進(jìn)行管理和控制的要求。

理解要點(diǎn)

●記錄(cca2101:2008標(biāo)準(zhǔn)第2.8.6條)是闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件。記錄是特殊類型的文件,是成本管理體系文件的一種,它致力于提供成本管理和成本水平符合要求以及成本管理體系有效運(yùn)行的證據(jù),其本身可以是書面的,也可以貯存在任何媒體上。記錄表格就是記錄信息的承載媒體。

注1:記錄可用于為可追溯性提供文件,并提供驗(yàn)證、預(yù)防措施和糾正措施的證據(jù)。

注2:通常記錄不需要控制版本,但記錄表格需要控制版本。

●記錄主要用于為可追溯性提供文件,并提供驗(yàn)證、預(yù)防措施和糾正措施的證據(jù)。成本方面的記錄通常包括:與成本管理體系有關(guān)的記錄,如評(píng)審記錄、成本放行記錄、內(nèi)部審核記錄、業(yè)績?cè)u(píng)價(jià)記錄、培訓(xùn)記錄、文件發(fā)放記錄等;與成本水平有關(guān)的記錄,如成本核算記錄、成本報(bào)表、分析報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳冊(cè)等。

●組織應(yīng)建立并保持必要的記錄,以提供為證實(shí)成本水平、成本發(fā)生過程和成本管理體系活動(dòng)滿足要求所需的證據(jù),保持成本方面的可追溯性(可以追溯成本的發(fā)生過程和歷史情況)以及利用記錄開展成本分析、預(yù)測(cè)和研究。

●記錄可以是文字的也可以是多媒體的。

●對(duì)于記錄表格應(yīng)該理解為依據(jù)性的文件,因?yàn)楸砀裰懈鳈诘奶顚懸笫翘畋淼囊罁?jù);表格填寫后應(yīng)該理解為證據(jù)。成本管理體系所要求的記錄是指已形成(記載了活動(dòng)事項(xiàng)和數(shù)據(jù))的記錄,而不是空表格。

●組織應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)的要求編制、實(shí)施和保持《記錄控制程序》,其內(nèi)容可包括:記錄控制的職責(zé)和權(quán)限、記錄的分類和范圍、記錄的設(shè)計(jì)和審批、記錄的填寫和標(biāo)識(shí)、記錄的收集和整理、記錄的歸檔和保存、記錄的查閱和復(fù)制、記錄的作廢和處理等。組織應(yīng)按程序的要求對(duì)成本管理體系所需的記錄予以控制并確保記錄:

a)信息真實(shí)、準(zhǔn)確、全面和及時(shí);

――真實(shí):記錄的信息應(yīng)反映客觀事實(shí)、沒有虛假成分,記錄不得修改,但可勘誤。

――準(zhǔn)確:數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、語言準(zhǔn)確、計(jì)量單位準(zhǔn)確、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)準(zhǔn)確、欄目填寫準(zhǔn)確。

――全面:記錄的內(nèi)容應(yīng)全面(包括:所記錄的時(shí)間、地點(diǎn)、人物和事件)。

――及時(shí):在過程中記錄或事后及時(shí)記錄,不能靠回憶來補(bǔ)記錄。

b)保持清晰、易于識(shí)別和檢索;

――清晰:不能涂抹、不能弄臟、不能省略、不能修改、字跡工整、邏輯準(zhǔn)確。

――識(shí)別:正確標(biāo)識(shí),并能正確識(shí)別。

――檢索:檢索迅速、準(zhǔn)確、及時(shí)提供。

c)標(biāo)識(shí)完整和唯一;

――記錄名稱、記錄編號(hào)、用量序號(hào)等標(biāo)識(shí)應(yīng)完整,不可省略。

――記錄標(biāo)識(shí)應(yīng)是唯一的。

d)有適宜的貯存環(huán)境、條件和方法;

――組織對(duì)已形成的成本記錄在定期收集和整理的基礎(chǔ)上應(yīng)做到歸檔保存,并應(yīng)滿足文檔和財(cái)務(wù)檔案管理的要求。

――對(duì)已保存的記錄應(yīng)做到分類編目,專柜存放,專人管理。

――對(duì)記錄的貯存應(yīng)有適宜的環(huán)境以及保持防火、防潮、防霉變、防蟲蛀等措施和條件。

e)得到適當(dāng)?shù)谋Ｗo(hù)防止損壞、泄露和丟失;

記錄在填寫、使用和傳遞過程中應(yīng)得到適當(dāng)?shù)谋Ｗo(hù),防止損壞和丟失,對(duì)有保密信息的記錄還應(yīng)防止保密信息的泄露。

f)保存到規(guī)定的期限,并按規(guī)定要求進(jìn)行處置。

――組織為有效提供滿足顧客、適用的法律法規(guī)和其他要求,在成本管理體系中應(yīng)規(guī)定記錄的保存期限,并在保存期限內(nèi)保護(hù)好記錄。

――一般情況下與成本管理體系運(yùn)行有關(guān)記錄的保存期限按體系規(guī)定執(zhí)行;與成本核算有關(guān)的記錄(包括財(cái)務(wù)憑證、帳冊(cè)、報(bào)表等)的保存期限按會(huì)計(jì)制度或準(zhǔn)則執(zhí)行;有法律法規(guī)要求的記錄其保存期限按法律法規(guī)要求執(zhí)行;與顧客有關(guān)的記錄其保存期限按顧客要求執(zhí)行;與組織改善成本水平有關(guān)的記錄(如成本動(dòng)量、標(biāo)準(zhǔn)成本、預(yù)算等記錄)可能需要永久保存。

●對(duì)空白記錄表格的控制,屬文件控制范疇,應(yīng)按4.3.3的要求進(jìn)行控制。

●記錄和文件的區(qū)別(見下表):

記錄和文件的區(qū)別

與其他要素條款間的相互關(guān)系

成本管理體系所有要素條款的實(shí)施和運(yùn)行都有可能產(chǎn)生記錄,以提供成本管理體系有效運(yùn)行和成本水平得到有效控制的證據(jù)。因此,所有要素條款都需要按本要素條款的要求對(duì)記錄進(jìn)行控制。