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文件控制管理制度是指一套旨在有效管理和控制企業(yè)內(nèi)部各類文件的規(guī)則和程序，它涵蓋了文件的創(chuàng)建、審批、存儲、檢索、更新、廢棄等全過程。這一制度旨在確保文件信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，提高工作效率，防止信息失真或丟失，同時滿足法規(guī)遵從性和審計需求。
包括哪些方面
1. 文件分類與編碼：明確各類文件的分類標(biāo)準(zhǔn)，制定統(tǒng)一的文件編碼系統(tǒng)，便于識別和管理。
2. 文件審批流程：規(guī)定文件從起草到發(fā)布的審批流程，確保文件內(nèi)容的合法性和有效性。
3. 文件版本控制：管理文件的不同版本，保證使用的是最新且正確的版本。
4. 文件存儲與備份：規(guī)定文件的存儲方式和期限，設(shè)定定期備份機(jī)制，防止數(shù)據(jù)丟失。
5. 文件訪問權(quán)限：設(shè)定不同層級員工對文件的訪問權(quán)限，保護(hù)敏感信息。
6. 文件變更管理：建立文件修改、更新的審批流程，記錄變更歷史。
7. 文件廢棄與銷毀：制定文件廢棄標(biāo)準(zhǔn)和銷毀程序，保障信息安全。
8. 文件檢索與利用：優(yōu)化文件檢索系統(tǒng)，提高員工查找和使用文件的效率。
9. 文件培訓(xùn)與意識：定期進(jìn)行文件管理培訓(xùn)，提高員工對文件控制重要性的認(rèn)識。
重要性
文件控制管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個方面：
1. 維護(hù)信息準(zhǔn)確性：通過規(guī)范文件的生命周期管理，確保信息的準(zhǔn)確無誤，減少因錯誤信息導(dǎo)致的決策失誤。
2. 提升工作效率：高效的文件檢索和利用能節(jié)省時間，提高工作效率。
3. 保障信息安全：嚴(yán)格的訪問權(quán)限控制和廢棄銷毀機(jī)制，防止敏感信息泄露。
4. 法規(guī)遵從：符合iso9001等質(zhì)量管理體系的要求，滿足法規(guī)對文件管理的規(guī)定。
5. 支持審計與追溯：完整的文件記錄便于審計和問題追溯，提升企業(yè)透明度。
方案
為實(shí)施有效的文件控制管理制度，建議采取以下措施：
1. 制定詳細(xì)文件管理政策：明確管理目標(biāo)、原則和責(zé)任，形成書面文件指導(dǎo)實(shí)踐。
2. 建立電子文檔管理系統(tǒng)：采用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文件的電子化管理，提高效率。
3. 設(shè)立專門的文件管理部門：負(fù)責(zé)文件管理的日常運(yùn)營，協(xié)調(diào)各部門工作。
4. 定期審計與評估：定期檢查文件管理制度的執(zhí)行情況，及時調(diào)整和完善。
5. 強(qiáng)化培訓(xùn)與溝通：定期組織培訓(xùn)，確保員工理解并遵守文件管理制度，加強(qiáng)跨部門協(xié)作。
6. 激勵與獎懲：設(shè)立激勵機(jī)制，表彰遵守制度的員工，對違反規(guī)定的進(jìn)行適度處罰。
通過上述措施，企業(yè)可以構(gòu)建起一個高效、安全、合規(guī)的文件控制管理體系，從而更好地服務(wù)于業(yè)務(wù)運(yùn)營和戰(zhàn)略目標(biāo)。
文件控制管理制度范文
第1篇 物業(yè)綜合管理體系文件控制程序
物業(yè)綜合管理體系文件的控制程序
1.目的:按綜合管理體系的要求對文件進(jìn)行有效的控制。
2.范圍:所有綜合管理體系文件
3.職責(zé):
4.操作程序:
工作流程圖說明記錄
1、綜合管理體系文件要加蓋受控文件印章。
2、文件的發(fā)放由品質(zhì)管理部統(tǒng)一負(fù)責(zé),并在《文件發(fā)放(回收)登記表》中登記備案。
3、當(dāng)綜合管理體系文件持有者調(diào)離崗位或離開公司時需辦理交還手續(xù)。
4、綜合管理體系文件的修改,由建議人填寫《文件更改申請表》,上報主管領(lǐng)導(dǎo)。
5、主管領(lǐng)導(dǎo)簽署審核意見后至品質(zhì)管理部
6、品質(zhì)管理部根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的修訂意見,將全部受控的原綜合管理體系文件實(shí)施文字處理。
7、手冊的更改采用換頁形式。
8、修訂完成后的綜合管理體系文件由品質(zhì)管理部按規(guī)定范圍重新發(fā)放。
9、對于失效的文件由品質(zhì)管理部及時收回,并在《文件銷毀審批表》予以記錄。
10、若因任何原因而保留失效文件時應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)標(biāo)識。
11、對于作廢文件由相關(guān)部門填寫《文件銷毀審批表》,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后,由品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)統(tǒng)一銷毀?！段募l(fā)放(回收)登記表》c_4.2.3-01-f01-01
《文件更改申請表》c_4.2.3-01-f03-01
《文件銷毀審批表》 c_4.2.3-01-f07-01
第2篇 物業(yè)質(zhì)量管理體系文件控制程序
物業(yè)質(zhì)量管理體系文件控制程序
1 目的
對與公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制,確保各相關(guān)場所使用文件為有效版本。
2 范圍
適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件控制。
3 職責(zé)
3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布質(zhì)量手冊和程序文件。
3.2副總經(jīng)理負(fù)責(zé)綜合部質(zhì)量手冊和程序文件的貫徹落實(shí)。
3.3管理者代表負(fù)責(zé)審核質(zhì)量手冊和程序文件。
3.4物業(yè)部是文件的主責(zé)部門并負(fù)責(zé)組織對現(xiàn)有體系文件的定期評審及修改和資源提供。
3.5各部門負(fù)責(zé)相關(guān)文件的編制、使用和保管。
3.6各部門資料員負(fù)責(zé)本部門與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的收集、整理和歸檔等。
4 程序
4.1 文件分類及保管
4.1.1 質(zhì)量手冊和程序文件由綜合部備案保存。
4.1.2 第三級文件可分為兩類:
a)部門崗位職責(zé),由各相關(guān)部門自行保存并報綜合部備案存檔;
b)其他質(zhì)量文件:可以是針對特定產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同編制的質(zhì)量計劃其他標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等,文件的組成應(yīng)適合于其特有的活動方式。由各相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門保存、使用。
4.1.3 公司級管理性文件,如各種行政管理制度、部分外來的管理性文件,包括與質(zhì)量管理體系有關(guān)的政策,法規(guī)文件等及管理標(biāo)準(zhǔn)(部門管理制度等)部門質(zhì)量記錄文件等,由綜合部保存。
4.1.4 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)規(guī)范等),由工程科保存。
4.2 文件的編號
4.2.1 質(zhì)量管理體系文件的編號
a)質(zhì)量手冊:
質(zhì)量手冊縮寫代號:zlsc一版次,手冊中各章以章節(jié)號區(qū)分。
例如:zlsc一2001a,表示公司質(zhì)量手冊20__年第a版。
b)程序文件縮寫代號: c_一版次,程序中各章以章節(jié)號區(qū)分。
例如:c_41一2001a,表示公司第四章第一個程序文件2001年第a版。
c)質(zhì)量記錄:主要使用部門代碼一質(zhì)量手冊中的文件章節(jié)號一記錄編號
例如:bg一5.6一01,表示物業(yè)部在程序文件中第5.6章《管理評審控制程序》中的第1個質(zhì)量記錄文件。
c)各部門其他質(zhì)量文件:部門代碼-文件順序號-年號
例如:gc-05-2001,表示工程科于2001年發(fā)放的第5號文件。
4.2.2 各部門代號規(guī)定如下:
物業(yè)部:bg;工程科:gc;服務(wù)中心:fw。
4.3 文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放
文件發(fā)布前應(yīng)得到批準(zhǔn),以確保文件是適宜的和充分的:
質(zhì)量手冊由物業(yè)部負(fù)責(zé)組織編寫,由管理者代表審核,上報總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布,由綜合部負(fù)責(zé)登記、發(fā)放;
程序文件由各部門負(fù)責(zé)組織編寫,由管理者代表審核,上報總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布,由綜合部負(fù)責(zé)登記、發(fā)放;
各部門崗位質(zhì)量職責(zé)由各部門經(jīng)理組織編寫、匯總,由管理者代表審核,報總經(jīng)理批準(zhǔn),綜合部負(fù)責(zé)登記、發(fā)放;
應(yīng)確保文件使用的各場所都得到相應(yīng)文件的適用版本。文件的發(fā)放、回收要填寫《文件發(fā)放、回收記錄》。
4.4文件的受控狀況
文件分為受控和非受拄兩大類,凡與質(zhì)量體系運(yùn)行緊密相關(guān)的文件應(yīng)為受控文件,由各主管部門按規(guī)定執(zhí)行。所有受控文件必須在該文件封面右上角加蓋表明其受控狀態(tài)的印章,并注明分發(fā)號。
4.5文件的更改
a)質(zhì)量手冊由物業(yè)部組織更改,填寫《文件更改申請》,經(jīng)管理者代表審核,上報總經(jīng)理批準(zhǔn)后更改,由綜合部發(fā)放。物業(yè)部應(yīng)保留文件更改內(nèi)容的記錄;
b)其他文件的更改由各相應(yīng)主管部門填寫《文件更改申請單》,經(jīng)原審批部門審批,再由各相應(yīng)部門指定人員進(jìn)行更改、發(fā)放、處理。如果指定其他部門審批時,該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料;
c)所有被更改的原文件必須由相應(yīng)主管部門收回,以確保有效文件的唯一性。
d)應(yīng)能識別所有文件的修訂狀態(tài),如采用控制清單、修訂一覽表及標(biāo)識的方式等。
4.6文件的領(lǐng)用
a)文件使用者應(yīng)填寫《文件發(fā)放、回收記錄》,經(jīng)相應(yīng)主管部門負(fù)責(zé)人審批方可領(lǐng)用。
b)因破損而重新領(lǐng)用的新文件,分發(fā)號不變,并收回相應(yīng)舊文件;因丟失而補(bǔ)發(fā)的文件,應(yīng)給予新的分發(fā)號,并注明已丟失的文件的分發(fā)號失效;發(fā)放部門作好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。
4.7文件的保存、作廢與銷毀
4.7.1 文件的保存
a)與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件都必須易于識別、清晰可辯、分類存放在干燥通風(fēng),安全的地方;
b)各部門文件由本部門資料員保管。綜合部每季度對各部門文件保管情況進(jìn)行檢查。
c)對受控文件,各部門資料員應(yīng)及時填寫本部門使用文件的《部門受控文件清單》。每三個月應(yīng)將清單副本報綜合部備案,如內(nèi)容沒有變化,應(yīng)通知物業(yè)部;
d)任何人不得在受控文件上亂涂畫改,不準(zhǔn)私自外借,確保文件的清晰、易于識別和檢索。
4.7.2文件的作廢與銷毀
a)所有失效或作廢文件由相關(guān)部門資料員及時從所有發(fā)放或使用場所撤出,并標(biāo)注作廢字樣,確保防止作廢文件的非預(yù)期使用;
b)為某種原因需保留的任何已作廢的文件,都應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識;
c)對要銷毀的作廢文件,由相關(guān)部門填寫《文件銷毀申請》,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后,由物業(yè)部授權(quán)相關(guān)部門銷毀。
4.7.3文件的復(fù)制
復(fù)制與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件,由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人按規(guī)定權(quán)限審批后向資料管理人復(fù)制。復(fù)制的受控文件必須由資料管理人登記編號。
4.8 外來文件的控制
4.8.1 收到外來文件的部門,需識別其適用性,并控制分發(fā)以確保其有效。
4.8.2 工程科負(fù)責(zé)收集相關(guān)國家、行業(yè)、國際標(biāo)準(zhǔn)的最新版本,統(tǒng)一編號、加蓋受空印章,分發(fā)到相關(guān)部門使用,并把舊標(biāo)準(zhǔn)收回。
4.8.3 各部門要把上述標(biāo)準(zhǔn)及其他與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來文件填入部門受控文件清單,并報物業(yè)部備案。
4.9 每年半年由物業(yè)部組織對現(xiàn)有質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行定期評審,各部門結(jié)合平時使用情況進(jìn)行適時評審,必要時予以修改,執(zhí)行4.5條款規(guī)定。
4.10 對承載媒體不是紙張的文件的
控制,也應(yīng)參照上述規(guī)定執(zhí)行。
4.11 作為質(zhì)量記錄的文件應(yīng)執(zhí)行《質(zhì)量記錄控制程序》。
5 相關(guān)文件
5.1《質(zhì)量記錄控制程序》。
6 質(zhì)量記錄
6.1《文件發(fā)放、回收記錄》。
6.2《部門受控文件清單》。
6.3《文件更改申請》。
第3篇 物業(yè)公司質(zhì)量管理體系文件控制程序
物業(yè)公司質(zhì)量管理體系文件控制程序
1.目的
對質(zhì)量管理體系的文件進(jìn)行統(tǒng)一的管理與有效的控制,以確保使用質(zhì)量管理體系文件的部門均能得到相應(yīng)文件的有效版本。
2.范圍
本程序適用于對公司質(zhì)量管理體系文件的控制。
3.職責(zé)
3.1質(zhì)量手冊、程序文件由總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3.2管理者代表批準(zhǔn)其他文件。
3.3全面質(zhì)量管理辦公室組織人員進(jìn)行質(zhì)量管理體系文件的編寫。
3.4全面質(zhì)量管理辦公室負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系文件的歸口管理。
4.工作內(nèi)容
4.1編寫與審批
4.1.1質(zhì)量手冊,全面質(zhì)量管理辦公室負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員編寫,管理者代表負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊的審核,總經(jīng)理負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊的批準(zhǔn)。
4.1.2程序文件,管理者代表負(fù)責(zé)程序文件的審核,總經(jīng)理負(fù)責(zé)程序文件的批準(zhǔn)。
4.1.3服務(wù)工作規(guī)范,各部門負(fù)責(zé)審核,由管理者代表批準(zhǔn)。
4.2文件的標(biāo)識
4.2.1編號
4.2.1.1記錄表格除注明名稱外,在右上方注明標(biāo)準(zhǔn)要素號加j及序號,如《收發(fā)文登記表》4.2.3-j-01;
4.2.1.2程序文件和工作規(guī)范的編號直接寫上要素號;
4.2.1.3如某要素有多個文件時,在后面加注序號,如《裝修監(jiān)管工作規(guī)范》7.5.1-04。
4.2.2封面標(biāo)識
4.2.2.1版本使用英文字母:a版表示第一版;b版表示第二版,以下類推;
4.2.2.2分發(fā)號,分發(fā)文件時注明分發(fā)號碼。
4.2.3頁眉和頁腳
右邊:文件版本號+修改次數(shù),如:a/0、a/1、b/0、b/1;左邊:
文件類型,如:質(zhì)量手冊、程序文件、服務(wù)工作規(guī)范;頁面底端
居中:頁碼,如:1。
4.3文件受控
4.3.1受控文件,發(fā)給本組織成員的體系文件均為受控文件,在封面上蓋受控文件印章;
4.3.2非受控文件,發(fā)給本組織外的質(zhì)量手冊為非受控文件,不收回,不負(fù)責(zé)修改。
4.4文件發(fā)放與回收
4.4.1文件的發(fā)放、回收都需要填寫《收發(fā)文件登記表》。
4.4.2如文件分為兩層發(fā)放,每一層都需要填寫《收發(fā)文件登記表》。
4.5文件保管與復(fù)印
4.5.1受控文件不得借用、外傳,更不能丟失損壞,如丟失損壞須向文件管理部門申請補(bǔ)發(fā)。
4.5.2使用人一旦離開公司,應(yīng)將其文件交回公司。
4.5.3分發(fā)給各部門的體系文件,各部門負(fù)責(zé)人為保管第一責(zé)任人,應(yīng)按規(guī)定做好部門內(nèi)部文件發(fā)放范圍的控制,須復(fù)印文件時,必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后才可復(fù)印,并將分發(fā)號填寫在《收發(fā)文件登記表》中。
4.6文件評審與修改
4.6.1文件每年在管理評審會上進(jìn)行評審,必要時做出修改決定。
4.6.2文件需要更改時,應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人書面向全面質(zhì)量管理辦公室反映。
4.6.3全面質(zhì)量管理辦公室根據(jù)評審會決議及部門負(fù)責(zé)人的反映情況,組織人員對文件進(jìn)行修改,修改內(nèi)容由管理者代表批準(zhǔn)。
4.6.4修改方式
4.6.4.1大改,即絕大部分內(nèi)容需要修改時,由全面質(zhì)量管理辦公室組織相關(guān)人員進(jìn)行換版修改;
4.6.4.2中改,即某一文件局部需要修改時,由全面質(zhì)量管理辦公室組織人員進(jìn)行修改,并將修改的某一頁印成新的文件頁,頁眉左上方注明修改次數(shù);
4.6.4.3小改,即原文件個別內(nèi)容需要修改時,由文件使用人按《文件更改通知單》要求,直接在原文上改。
4.6.5小改與中改在文件發(fā)放時,需填寫《文件更改通知單》。
4.7文件作廢
4.7.1凡經(jīng)修改后無效的文件一律作廢,由部門進(jìn)行作廢處理。
4.7.2如作廢文件須留做參考,一定要在該文件封面上蓋上作廢留用章。
4.8外來文件
4.8.1全面質(zhì)量管理辦公室負(fù)責(zé)收集物業(yè)管理的有關(guān)法律法規(guī),進(jìn)行集中保管,并在文件上加蓋公章,供公司員工借閱。
4.8.2全面質(zhì)量管理辦公室每年將收集的適用的法律法規(guī)文件編成《外來文件清單》,以提供員工借閱時的檢索,并以此作為有效版本的控制手段。
5.相關(guān)文件
無
6.記錄表格
6.1《收發(fā)文件登記表》(4.2.3-j-01)
6.2《文件更改通知單》(4.2.3-j-02)
6.3《外來文件清單》(4.2.3-j-03)
第4篇 物業(yè)管理公司體系文件控制程序
物業(yè)管理公司體系文件控制程序
1.目的
為質(zhì)量管理體系文件編制、更改、審批、分發(fā)和作廢處理提供指引,保證文件受控。
2.范圍
適用公司各管理處/部門對質(zhì)量管理體系文件的管理和控制。
3.職責(zé)
3.1 相關(guān)部門/崗位職責(zé)
部門/崗位工作內(nèi)容頻次/時間
總經(jīng)理審批《質(zhì)量手冊》2個工作日
管理者代表審核《質(zhì)量手冊》、審批程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書和《體系文件下發(fā)明細(xì)》2個工作日
品質(zhì)管理部經(jīng)理審核程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、《體系文件下發(fā)明細(xì)》,審批質(zhì)量記錄表格5個工作日
管理處/部門負(fù)責(zé)人審核本管理處/部門職員提出的文件編制/更改申請
負(fù)責(zé)保管本管理處/部門領(lǐng)用的體系文件2個工作日
持續(xù)
品質(zhì)管理部保管體系文件正本及培訓(xùn)
檢查監(jiān)督各管理處/部門體系文件受控、執(zhí)行情況5個工作日內(nèi)
及時
各部門對本部門員工進(jìn)行培訓(xùn)及文件控制、執(zhí)行文件發(fā)放后7個工作日內(nèi)培訓(xùn)
3.2 文件編制、更改、審核、審批權(quán)限
文件類別編制權(quán)限更改權(quán)限審核權(quán)限審批權(quán)限
質(zhì)量手冊品質(zhì)部經(jīng)理部門主管以上人士管理者代表總經(jīng)理
程序文件具有相關(guān)技能人士公司任一職員品質(zhì)部經(jīng)理管理者代表
作業(yè)指導(dǎo)文件具有相關(guān)技能人士公司任一職員品質(zhì)部經(jīng)理管理者代表
質(zhì)量記錄表格具有相關(guān)技能人士公司任一職員品質(zhì)部人員品質(zhì)部經(jīng)理
體系文件下發(fā)明細(xì)品質(zhì)部人員品質(zhì)部人員品質(zhì)部經(jīng)理管理者代表
注:1、審核、審批人不得與編制/更改人相同,但審核、審批人可為同一人;
2、品質(zhì)管理部經(jīng)理編制或更改的程序文件、作業(yè)指導(dǎo)文件及表格,須由管理者代表審核和審批。
4.方法和過程控制
4.1重要說明:為進(jìn)一步明確質(zhì)量管理體系文件的受控狀態(tài),受控章在文件左上角的為體系文件正本,受控章在文件右上角的為體系文件副本。授控章由品質(zhì)管理部統(tǒng)一控制管理
4.2體系文件的版本控制
4.2.1 未經(jīng)修改的文件版本號為a/0,修改一次版本號升為a/1,當(dāng)版本號從a/9升級時,則升為b/0,依此類推。當(dāng)對體系文件進(jìn)行全面修改時,即使修改次數(shù)未達(dá)到9次,版本也要全面改版(如從a→b、b→c……)。
4.2.2 文件頁數(shù)超過1頁以上,則文件修改時只更改修訂頁的版本號,如文件某一頁的版本號升至a/9,則該頁再次修改升級時,文件全部頁的版本號升為b/0。
4.2.3 若文件更改后增加或減少頁數(shù),則各頁均按原最高版本號的頁統(tǒng)一升級為相同的版本號。
4.3體系文件的編制、更改
4.3.1 文件的編制和更改需按《體系文件控制細(xì)則》規(guī)定的格式和編號方法進(jìn)行。
4.3.2 動議編制/更改文件需填寫《文件編制/更改申請表》,經(jīng)管理處/部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后,報品質(zhì)管理部。集中編制/更改時可只填寫一個編制/更改申請表,經(jīng)管理者代表審批。
4.3.3體系文件通過審批后,最遲自文件標(biāo)明的生效日期開始生效執(zhí)行。
4.4體系文件的分發(fā)
4.4.1新編或更改的體系文件,由品質(zhì)管理部加蓋紅色受控印章后,填寫《文件發(fā)放簽收表》,按《體系文件下發(fā)明細(xì)》分發(fā)給相關(guān)部門(零星編制或修改的質(zhì)量記錄表格可通過內(nèi)部郵件系統(tǒng)發(fā)送到各部門,不須填寫《文件發(fā)放簽收表》,作廢表格不須交回品質(zhì)管理部)。
4.4.2各部門領(lǐng)回體系文件后須在七個工作日內(nèi)完成更換并將舊文件加蓋作廢章后送交品質(zhì)管理部。品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)對各部門作廢體系文件進(jìn)行抽查。作廢文件正本由品質(zhì)管理部保存至少三年。
4.4.3新部門成立時,應(yīng)及時到品質(zhì)管理部申請領(lǐng)取體系文件。
4.4.4各管理處/部門因現(xiàn)場懸掛等原因需增加持有體系文件時,需填寫《文件發(fā)放簽收表》,經(jīng)品質(zhì)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后領(lǐng)取。
4.5體系文件的培訓(xùn)
4.5.1新編或更改的體系文件發(fā)放后,品質(zhì)管理部須對各部門相關(guān)業(yè)務(wù)塊主辦以上人員及相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)(零星更改的表格除外)。
4.5.2新編或更改的體系文件執(zhí)行前,管理處/部門應(yīng)將所有新增或更改的文件內(nèi)容對相關(guān)崗位人員進(jìn)行培訓(xùn)。
4.5.3新管理處/部門成立后,品質(zhì)管理部須對全體人員進(jìn)行培訓(xùn)、考核。
4.6體系文件的作廢處理
4.6.1作廢文件均須加蓋作廢章。如發(fā)現(xiàn)文件名、編號均相同的文件,應(yīng)以最近生效日期或最高版本號區(qū)別新舊文件。
4.6.2如文件不適用需取消,須填寫《文件編制/更改申請表》,按原審批程序報批后報廢。
4.7體系文件的查閱、借閱
4.7.1非本公司人員不得查閱、借閱體系文件。特殊情況需經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)。
4.7.2查閱的體系文件不得帶離辦公區(qū)域。借閱須填寫《文件借閱登記表》,經(jīng)管理處/部門經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn),并不得帶離本管理處/部門管理服務(wù)區(qū)域。如有污損或遺失,須報部門經(jīng)理處理,并向品質(zhì)管理部申請補(bǔ)發(fā)。
4.7.3隔夜借出須管理處/部門經(jīng)理批準(zhǔn),外借時間最長不得超過3天。
4.8體系文件的保管和保密
4.8.1管理處/部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本管理處/部門保管體系文件,并對結(jié)果負(fù)責(zé)。
4.8.2依據(jù)《體系文件下發(fā)明細(xì)》的文件接受人負(fù)責(zé)對相應(yīng)體系文件進(jìn)行保管。
4.8.3任何人不得復(fù)印、泄露體系文件,不得擅自攜帶體系文件外出。
4.8.4體系文件發(fā)生丟失和短缺時,除追究責(zé)任外,重新辦理領(lǐng)用手續(xù),品質(zhì)部在補(bǔ)發(fā)文件上給予新分發(fā)號,并注明原文件分發(fā)號作廢,并將作廢文件的分發(fā)號通知相關(guān)部門/管理處。
5.支持性文件
tjvkwy4.2.3-z01-01《體系文件控制細(xì)則》
6.質(zhì)量記錄表格
tjvkwy4.2.3-z01-f1 《文件編制/更改申請表》
tjvkwy4.2.3-z01-f2《文件發(fā)放簽收表》
tjvkwy4.2.3-z01-f3《文件借閱登記表》
tjvkwy4.2.3-
z01-f4 《體系文件下發(fā)明細(xì)》
第5篇 物業(yè)管理公司文件控制程序-13
物業(yè)管理公司文件控制程序(13)
1.0目的:
規(guī)范管理體系文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、更改、處置等過程,確保文件的有效版本和得到有效控制。
2.0適用范圍:
適用于本公司管理體系文件的控制。
3.0職責(zé)
3.1綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)公司管理體系文件的控制。
3.2各部門負(fù)責(zé)本部門管理體系文件的控制。
3.3工程技術(shù)部負(fù)責(zé)小區(qū)圖紙、技術(shù)圖樣的管理與控制。
3.4綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)管理體系文件原件、質(zhì)量記錄表格原件的保存。
4.0程序
4.1本公司文件分為以下四個層次:
第一層次質(zhì)量手冊
第二層次程序文件
第三層次作業(yè)指導(dǎo)書
第四層次質(zhì)量記錄表格、資料(包括圖紙、技術(shù)圖樣等)。
4.2文件的編制、審核與批準(zhǔn)
4.2.1與管理體系有關(guān)的所有文件需按規(guī)定程序進(jìn)行審批才能生效執(zhí)行。
4.3受控文件的發(fā)布
4.3.1各部門認(rèn)為受控文件不合理或因條件發(fā)生變化,使原文件不適用而需要更改時,申請部門填寫《文件更改通知單》提交綜合事務(wù)部,綜合事務(wù)部把該文件提交原審核部門重新審核,并得到批準(zhǔn)。
4.3.2綜合事務(wù)部對文件進(jìn)行統(tǒng)一編號,具體方法見《文件編號規(guī)則》。
4.3.3綜合事務(wù)部將文件發(fā)送至審核部門審核以及批準(zhǔn)部門批準(zhǔn)。在審核及批準(zhǔn)過程中若未通過,文件自動返回編制部門繼續(xù)修改。
4.3.4文件分受控文件和非受控文件兩類。受控文件需加蓋藍(lán)色受控文件章,非受控文件加蓋紅色非受控文件章,作廢文件加蓋紅色作廢章。沒有管理者代表批準(zhǔn),公司員工不得任意復(fù)制和外傳。
4.3.5綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)發(fā)放文件,并收回作廢文件,接收文件人在《文件發(fā)放回收記錄》簽收。
4.3.6綜合事務(wù)部在相關(guān)文件上做好修改記錄。每修改一次,改次狀態(tài)號遞增1次。若質(zhì)量管理體系文件有三分之一的修改時,版本號從a、b、c……遞增。
4.4受控文件的回收及處理
4.4.1綜合事務(wù)部在發(fā)放新文件的同時,應(yīng)回收相應(yīng)作廢文件。如文件持有部門不能提交舊版本文件時,應(yīng)提交書面原因方可發(fā)放新版。
4.4.2綜合事務(wù)部對收回的作廢文件予以統(tǒng)一處理。
4.5文件原件的管理
4.5.1新制文件發(fā)放完成后,綜合事務(wù)部將相應(yīng)《文件更改通知單》、《文件發(fā)放回收記錄》及文件原件配對后保存。
4.5.2新制文件發(fā)放完成后,綜合事務(wù)部將相應(yīng)記錄與舊版文件原件配對保存,作廢文件原件蓋作廢章后,做相應(yīng)處理。
4.5.3公司文件和資料原件及作廢版本原件一般不予借閱,若需借閱,應(yīng)經(jīng)管理者代表書面同意,且借閱時間以一周為限。借閱文件部門應(yīng)正確使用、妥善保管,防止被誤用或丟失、污損。
4.6受控文件在以下情況可以非受控方式發(fā)布,綜合事務(wù)部不負(fù)責(zé)對其進(jìn)行更新:
4.6.1因宣傳等原因,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn),受控文件可以非受控方式對外發(fā)布。
4.6.2因培訓(xùn)等原因,經(jīng)綜合事務(wù)部批準(zhǔn),受控文件可以非受控方式在公司內(nèi)部發(fā)布。
4.7文件的評審
4.7.1文件體系的評審內(nèi)容,包括文件體系的適宜性、充分性、有效性。
4.7.2對文件體系提出增加、更改、刪除要求的,由綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)按本程序?qū)嵤?/p>
4.8外來文件的控制
4.8.1外來文件是指非本公司發(fā)放的文件和資料,包括國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)條例、技術(shù)文件等。
4.8.2相關(guān)部門收到外來文件后,如該文件內(nèi)容涉及到物業(yè)服務(wù)及質(zhì)量管理體系且公司準(zhǔn)備采用時,接收部門將此文件送到綜合事務(wù)部備案,由管理者代表批準(zhǔn),列入《外來文件目錄》。
4.8.3外來文件原件由綜合事務(wù)部保存。作廢外來文件原件由綜合事務(wù)部加蓋作廢章后另行處理。
4.8.4各部門需要外來文件,可到綜合事務(wù)部查詢、借閱或復(fù)制,復(fù)制的外來文件登記并加蓋受控文件章。
4.8.5綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)其版本更新,每三個月對外來文件進(jìn)行更新一次,可通過各種途徑了解外來文件的版本情況,并及時獲取外來文件的最新版本。
4.9資料的控制
4.9.1圖紙、技術(shù)圖樣由管理處負(fù)責(zé)建檔、編號,并及時到綜合事務(wù)部蓋受控章。
4.9.3資料發(fā)生更改時應(yīng)加蓋修改章,當(dāng)圖紙修改超過使用規(guī)定時加蓋作廢章并收回存檔。
4.10質(zhì)量記錄表格的控制
4.10.1各部門組織設(shè)計制定或更改本部門的記錄表格。
4.10.2各部門將新制訂或更改的記錄表格原件及《文件更改通知單》報綜合事務(wù)部。
5.0支持性工具
《文件發(fā)放回收記錄》、《文件更改通知單》、《受控文件目錄》、《文件目錄單》
編制:審核:批準(zhǔn):日期:
第6篇 物業(yè)管理手冊－文件控制程序
物業(yè)管理手冊:文件控制程序
1、目的
對與管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制,確保服務(wù)過程中使用的文件為有效版本。
2、適用范圍
適用于與公司管理體系有關(guān)的文件控制。
3、職責(zé)
3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布管理體系文件。
3.2管理者代表負(fù)責(zé)審定管理體系文件。
3.3管理部負(fù)責(zé)對行政管理性文件的管理與控制。
3.4品質(zhì)部負(fù)責(zé)對管理體系文件的審核、管理與控制。
3.5工程部負(fù)責(zé)技術(shù)性文件的管理與控制。
3.6各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)與管理體系相關(guān)文件的管理與控制。
4、程序
4.1文件分類及保管
4.1.1公司內(nèi)部使用的文件:各種行政管理制度,由管理部負(fù)責(zé)保管;管理體系文件由品質(zhì)部負(fù)責(zé)保管;建筑單位移交的全部圖紙、文件資料和生產(chǎn)設(shè)備的圖紙等技術(shù)性文件,由工程部負(fù)責(zé)保管。具體執(zhí)行《技術(shù)資料、圖紙、文件分類管理辦法》的相關(guān)規(guī)定。
4.1.2外來文件,如與物業(yè)管理行業(yè)相關(guān)的國家和地方性政策、法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)等文件資料,由管理部負(fù)責(zé)保管。
4.1.3對于上述文件,各部門如有借用,需填寫借閱清單。
4.2文件的編號
4.2.1管理手冊編號
4.2.1.1文件號:jw/qem-ххх-2005
“jw”:河南__物業(yè)管理有限公司
“qem”:管理手冊
“ххх”:管理手冊編號
“2005”:管理手冊版本發(fā)布年份
4.2.1.2版本號:х/a
“х”:修訂次,以阿拉伯?dāng)?shù)字順序0、1、2、3……表示
“a”:版本狀態(tài),英文大寫字母順序a、b、c……表示
4.2.2作業(yè)指導(dǎo)書編號
4.2.2.1文件號:jw/wi-ххх-2005
“wi”:作業(yè)指導(dǎo)書
“ххх”:作業(yè)指導(dǎo)書編號
4.2.2.2版本號同管理手冊
4.2.3記錄編號:jw/jl-х.х-ххх
“jl”:記錄
“х.х”:記錄隸屬章節(jié)號
“ххх”:記錄編號
4.3文件的編寫、審核、審定和批準(zhǔn)
4.3.1管理手冊由編寫小組編寫,品質(zhì)部審核,管理者代表審定,總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.3.2作業(yè)指導(dǎo)書由各部門組織編寫,品質(zhì)部審核,管理者代表審定,總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.4文件的發(fā)放和回收
4.4.1公司內(nèi)部的發(fā)放范圍以適用部門和人員為原則,嚴(yán)格控制文件的濫發(fā),以便于管理和防止泄密,且保證為有效版本。
4.4.2公司的管理體系文件均為“受控文件”,并制作《受控文件清單》予以控制。但為了讓顧客或上級機(jī)關(guān)了解公司的管理體系,一般只提供《管理手冊》的“非受控版本”。同時按照本章節(jié)4.4.3的規(guī)定發(fā)放。
4.4.3品質(zhì)部應(yīng)在《受控版本文件分發(fā)及回收單》和《非受控版本文件分發(fā)單》上詳細(xì)記錄發(fā)放情況,便于追溯管理。
4.4.4受控版本文件和非受控版本文件應(yīng)蓋有“受控版本”或“非受控版本”印章。
4.4.5作廢/失效的受控版本文件回收后應(yīng)及時處理,留作資料的在封面上加蓋“作廢”章。
4.4.6非受控版本文件無需更換新的版本和回收。
4.5文件的保存、修訂、作廢與銷毀
4.5.1文件的保存和修訂
4.5.1.1各部門文件由本部門保管并填寫《文件保管清單》。
4.5.1.2任何人不得私自涂改、外借受控文件。
4.5.1.3文件修訂,填寫《文件修訂單》,經(jīng)管理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)后,品質(zhì)部負(fù)責(zé)修訂、換頁。
4.5.2文件的作廢與銷毀
4.5.2.1各部門應(yīng)按照體系的要求及時撤出失效或作廢的文件,由品質(zhì)部加蓋“作廢”印章。
4.5.2.2要銷毀的作廢文件,由相關(guān)部門填寫《文件銷毀申請》,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后,由品質(zhì)部監(jiān)督相關(guān)部門銷毀。
4.6借閱管理體系有關(guān)的文件時,應(yīng)填寫《文件借閱記錄》,由相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后方可借閱,并登記備案。
4.7品質(zhì)部每季度對各部門文件的保管及有效性進(jìn)行檢查并填制《品質(zhì)部抽檢單》。
4.8本程序產(chǎn)生的記錄按《記錄控制程序》規(guī)定執(zhí)行。
5、相關(guān)文件
5.1《記錄控制程序》
5.2《技術(shù)資料、圖紙、文件分類管理辦法》
6、相關(guān)記錄
6.1《受控版本文件分發(fā)及回收單》jw/jl-4.2.3-001
6.2《非受控版本文件分發(fā)單》jw/jl-4.2.3-002
6.3《文件保管清單》jw/jl-4.2.3-003
6.4《文件修訂單》jw/jl-4.2.3-004
6.5《文件銷毀申請》jw/jl-4.2.3-005
6.6《文件借閱記錄》jw/jl-4.2.3-006
6.7《受控文件清單》jw/jl-4.2.3-007
6.8《品質(zhì)部抽檢單》jw/jl-5.4.5-003
第7篇 《hse作業(yè)計劃書》編制舉例—管理制度和文件控制（4）
應(yīng)包括管理制度和文件控制。
基層組織應(yīng)結(jié)合作業(yè)項(xiàng)目要求,收集整理應(yīng)執(zhí)行的相關(guān)hse管理的規(guī)章制度,并列出清單。對作業(yè)有特殊要求或根據(jù)風(fēng)險管理要求,應(yīng)寫明需要制定完善的相關(guān)管理制度(包括相關(guān)崗位職責(zé)和操作規(guī)程)。如本項(xiàng)目或作業(yè)過程涉及的崗位職責(zé)、操作規(guī)程和工作許可已注明在《hse作業(yè)指導(dǎo)書》(有效文本)中,那么只提供《hse作業(yè)指導(dǎo)書》中的有關(guān)崗位目錄即可。
應(yīng)有本作業(yè)項(xiàng)目相關(guān)文件以及受控文件保管人清單,并建立控制文件程序或辦法。對《hse作業(yè)計劃書》的批準(zhǔn)、呈報及發(fā)放范圍,應(yīng)按《hse作業(yè)計劃書批準(zhǔn)登記表》的格式登記,見附錄4。
第8篇 物業(yè)管理文件控制程序
物業(yè)管理公司文件控制程序
1.0目的
對質(zhì)量體系文件的編寫、審批、發(fā)放、更改、保管和作廢等全過程進(jìn)行控制,確保公司所有受控的場合使用的均為相應(yīng)文件和資料的有效版本。
2.0適用范圍
適用于公司質(zhì)量體系和相關(guān)的外來文件(如強(qiáng)制執(zhí)行文件或參考標(biāo)準(zhǔn)、合同、用戶提供的圖紙等)的控制。
3.0引用文件及術(shù)語(略)
4.0職責(zé)
4.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)《質(zhì)量手冊》、《程序文件》、《部門工作手冊》,管理者代表負(fù)責(zé)審核。
4.2品質(zhì)督察部負(fù)責(zé)對全公司有關(guān)質(zhì)量體系的文件的總體控制。
4.3品質(zhì)督察部負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊、程序文件的發(fā)放控制和正本保管。
4.4各部門負(fù)責(zé)人或指定一名文件管理人員負(fù)責(zé)對本部門有關(guān)質(zhì)量體系文件的管理。
5.0工作程序
5.1文件和資料的分類
本公司有關(guān)質(zhì)量體系的文件和資料分受控文件和非受控文件兩種。受控文件是指受更改控制的文件,本公司質(zhì)量體系文件和與質(zhì)量體系相關(guān)的外來文件均為受控文件;非受控文件是不受更改控制的文件,如為了投標(biāo)等其他目的而分發(fā)的質(zhì)量體系文件。
a.
文件內(nèi)容:
按本單位情況制定的質(zhì)量方針、目標(biāo)和適用標(biāo)準(zhǔn)描述的質(zhì)量體系;
描述各職能部門為實(shí)施質(zhì)量體系要素所開展的活動;
詳細(xì)的工作文件,包括各類工作規(guī)程、表格、報告等。
本公司質(zhì)量體系文件包括質(zhì)量手冊、程序文件和其他質(zhì)量文件,其層次結(jié)構(gòu)如下圖:
質(zhì)量手冊
(第一級文件)
程序文件
(第二級文件)
其他質(zhì)量文件
(第三級文件)
b. 質(zhì)量體系相關(guān)的外來文件包括政府部門或上級管理機(jī)構(gòu)發(fā)布的各類強(qiáng)制性法律、法規(guī)、條例,須引用或參考的標(biāo)準(zhǔn)、合同、用戶提供的圖樣和技術(shù)要求,詳細(xì)的工作文件等。
5.2質(zhì)量體系文件的控制
5.2.1編制與審批
a.質(zhì)量手冊和程序文件由品質(zhì)督察部負(fù)責(zé)編寫,由管理者代表組織相關(guān)部門及有關(guān)人員對初稿進(jìn)行討論后,《質(zhì)量手冊》、《程序文件》由管理者代表負(fù)責(zé)最終審核、總經(jīng)理批準(zhǔn);
b.工作規(guī)程由各部門負(fù)責(zé)人組織編寫,管理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。
c.質(zhì)量文件頁面編排:
――紙張:標(biāo)準(zhǔn)a4紙,頁面設(shè)置為:頁邊距上為2.3厘米,下為2厘米,左為2.5厘米,右為2.5厘米。頁眉頁腳均為1.5厘米。
――版式:標(biāo)題,居中,小二號楷體,;正文,首行縮進(jìn)二字符,小四楷體。
5.2.2標(biāo)識與編碼
a. 受控的質(zhì)量手冊、程序文件和工作手冊封面加蓋“受控文件”專用印章,但正本(原稿)上不需蓋章;非受控的質(zhì)量體系文件封面均加蓋“非受控文件”專用印章;
b. 質(zhì)量手冊編碼
cshy/qm/ -01
序號
質(zhì)量手冊代號
加州城市花園公司代號
a)程序文件編碼
cshy/ qp/-□□
順序號
程序文件代號
公司代號
b)作業(yè)文件編碼
cshy/qw/-□□-□□
順序號
部門代碼
公司代號/作業(yè)文件
d)外來文件編碼
外來文件用其原編號作為文件編碼。
e)質(zhì)量記錄編碼
□□-qr-□□
順序號
質(zhì)量記錄
部門代碼
f) 部門記錄編碼:
□□- □□□□-□□
順序號
年號
部門代碼
g) 部門代碼:
_z―行政部
pz―品質(zhì)督察部
kh―客戶服務(wù)部
rl―人力資源部
gc―工程維修部
ba―保安部
cw―財務(wù)部
sc―市場拓展部
5.2.3復(fù)制
受控文件未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)制,質(zhì)量手冊和程序文件的復(fù)印由各部門文件控制員填寫《受控文件復(fù)印申請表》,經(jīng)品質(zhì)督察部確認(rèn)后執(zhí)行;工作手冊的復(fù)印由使用人向部門文件管理員申請,經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),由部門文件管理員負(fù)責(zé)執(zhí)行。
5.2.4發(fā)放與保管
a. 受控文件的發(fā)放與保管
――質(zhì)量手冊:品質(zhì)督察部向有關(guān)部門或人員發(fā)放,并做好發(fā)放記錄;
――程序文件和工作手冊:由品質(zhì)督察部填寫《文件發(fā)放/回收記錄》發(fā)放到有關(guān)的場所和人員,并做好簽收記錄;
――工作手冊:工作手冊正本由品質(zhì)督察部保存,各部門持有的工作手冊由其部門文件管理員負(fù)責(zé)保存,并保證相關(guān)場所或人員現(xiàn)場使用的文件是最新有效版本;
b. 文件破損嚴(yán)重影響使用或不慎遺失時,應(yīng)重新辦理申領(lǐng)手續(xù),由品質(zhì)督察部文件管理員填寫《受控文件復(fù)印申請表》后按5.2.3執(zhí)行補(bǔ)發(fā);
c. 文件管理員在發(fā)放文件時,應(yīng)注意文件分發(fā)號的確定
受控文件的分發(fā)號按照文件的發(fā)放順序,由文件管理員確定,要求每份文件只有一個對應(yīng)的分發(fā)號。
d. 非受控文件的發(fā)放由有需要的部門提出書面申請,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后,由文件管理員做發(fā)放登記。
5.2.5更改
a.各級人員在工作實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)有必要對受控文件作出修改,需填寫《文件修改申請單》報原文件編制部門/人員或所在部門負(fù)責(zé);
b.修改建議被采納實(shí)施時,原文件編制部門的文件管理員須將《文件修改申請單》復(fù)印一份交品質(zhì)督察部備案;
c.文件的更改由原文件編制部門或人員負(fù)責(zé)執(zhí)行,必要時應(yīng)附有更改說明;
d.更改后的文件按本程序5.2.1條款審核、批準(zhǔn),并注明生效日期;
e.更改后的文件按本程序5.2.2條款標(biāo)識、編碼后,按5.2.3、5.2.4條款復(fù)制和發(fā)放,同時收回舊版文件并作出“作廢文件”標(biāo)識或銷毀;
f.修改頁應(yīng)反映出最新狀態(tài),文件每頁的修改狀態(tài)通過阿拉伯?dāng)?shù)字(1、2、3……)表示,每頁修改一次,其編號就隨著變更一次,當(dāng)修改狀態(tài)變更到第10次或質(zhì)量體系文件作重大變更時,該文件需換版,版本狀況用英文大寫字母(a、b、c……)表示。
5.3外來文件的控制
5.3.1評審
對為顧客提供服務(wù)所需的外來文件如政府部門或上級管理機(jī)構(gòu)發(fā)布的強(qiáng)制性各類法律、法規(guī)、條例,須引用或參考的標(biāo)準(zhǔn)、合同、用戶提供的圖樣和技術(shù)要求、詳細(xì)的工作文件等,在使用前由品質(zhì)督察部主管進(jìn)行評審后使用,各部門填寫《部門使用外來文件清單》。
5.3.2標(biāo)識
品質(zhì)督察部文件管理員在批準(zhǔn)后的《外來文件一覽表》上加蓋受控文件專用印章。
5.3.3發(fā)放與保管
品質(zhì)督察部的文件管理員負(fù)責(zé)外來文件的發(fā)放和保管,必要時也可張貼在有關(guān)的作業(yè)場所,但須做好發(fā)放登記。
5.3.4 外來文件如需復(fù)印,須填寫《受控文件復(fù)印申請表》,經(jīng)品質(zhì)督察部批準(zhǔn),由文件管理員負(fù)責(zé)復(fù)印和登記。
5.3.5 更改
文件管理員收到新版的外來文件后應(yīng)及時將其發(fā)放到相關(guān)部門、場所。若新版文件是舊版文件的替代,則收回舊版文件,若新版文件是舊版文件的補(bǔ)充,則將新、舊版文件存放在一起。
5.4公開文件的控制
5.4.1每份公開文件(如用戶須知、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)項(xiàng)目清單等)上均應(yīng)有版本號和生效日期,版本號用英文大寫字母(a、b、c……)表示。
5.4.2由文件管理員負(fù)責(zé)做好公開文件的發(fā)放登記。
5.4.3公開文件的內(nèi)容每發(fā)生一次更改,版本號和生效日期隨之變更一次。文件管理員負(fù)責(zé)對有固定張貼、發(fā)放地點(diǎn)的公開文件進(jìn)行更換,同時管理處必須發(fā)出公開告示,確保更改后的公開文件內(nèi)容能及時傳達(dá)給用戶及有關(guān)人員。
5.5質(zhì)量記錄的控制見《質(zhì)量記錄控制程序》。
6.0相關(guān)文件
6.1 《質(zhì)量記錄控制程序》
6.2 《受控文件清單》
6.3 《文件發(fā)放/回收登記表》
6.4 《文件修改申請單》
6.5 《外來文件清單》
第9篇 物業(yè)公司文件控制管理工作程序
1.0 目的
對麗江花園物業(yè)管理公司質(zhì)量管理體系所要求的文件進(jìn)行控制,確保在使用處獲得適用文件的有關(guān)版本。
2.0 適用范圍
適用于麗江花園物業(yè)管理公司與質(zhì)量管理體系要求有關(guān)的文件的控制。
3.0 職責(zé)
3.1麗江花園物業(yè)管理公司與管理體系有關(guān)的文件由行政部歸口管理。
3.2技術(shù)部負(fù)責(zé)與維護(hù)有關(guān)的和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)有關(guān)的技術(shù)性文件和資料的受控發(fā)放。
3.3配套服務(wù)部負(fù)責(zé)與服務(wù)有關(guān)的文件受控發(fā)放。
3.4各有關(guān)部門負(fù)責(zé)本部門文件管理。
4.0 定義
4.1文件的分類
按文件的來源分為:
4.1.1 內(nèi)部文件:麗江花園物業(yè)管理公司內(nèi)部形成的管理文件,包括質(zhì)量管理體系文件和對內(nèi)、對外的管理公文。
質(zhì)量管理體系文件還可分成:
a)質(zhì)量手冊,第一層次文件,代碼為(a);
b)程序文件,第二層次文件,代碼為(b);
c) 作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程(規(guī)定),第三層次文件,代碼為(c);
d)質(zhì)量記錄(為特殊類型文件),代碼為(d)。
4.1.2 外來文件:
a) 國家、行業(yè)、企業(yè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程等;
b) 主管部門的公文;
c) 顧客提供的基礎(chǔ)資料等;
d) 計算機(jī)應(yīng)用軟件。
4.1.3 成果文件:麗江花園物業(yè)管理公司內(nèi)部形成的與維護(hù)和服務(wù)有關(guān)的技術(shù)性文件,包括質(zhì)量計劃、綱要、成果報告、圖紙圖片等。
4.2按受控狀態(tài)分為:
4.2.1 受控文件
即列入《受控文件清單》的文件,這些文件的批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、報廢、回收等必須按本程序規(guī)定的要求進(jìn)行控制。
4.2.2 非受控文件
未列入《受控文件清單》的文件。
5.0 工作程序
5.1文件的編號與標(biāo)識
5.1.1 質(zhì)量管理體系文件按《文件編號規(guī)定》進(jìn)行編號和標(biāo)識。
5.1.2 管理性公文按《文件編號規(guī)定》進(jìn)行編號和標(biāo)識。
5.1.3 與維護(hù)和服務(wù)有關(guān)的文件按《文件編號規(guī)定》進(jìn)行編號和標(biāo)識。
5.1.4 外來文件沿用原文的編號,加蓋“外來文件”章。
5.2文件編寫
5.2.1 質(zhì)量管理體系文件由各使用部門編寫,行政部匯總。
5.2.2 管理性公文由行政部組織編寫。
5.3文件的審批
5.3.1 質(zhì)量手冊由管理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5.3.2 程序文件由行政部審核,管理者代表批準(zhǔn)。
5.3.3 作業(yè)指導(dǎo)書文件由行政部組織相關(guān)部門審定,由管理者代表批準(zhǔn)。
5.3.4 與維護(hù)和服務(wù)有關(guān)的成果性文件由技術(shù)部和配套服務(wù)部經(jīng)理審批。
5.3.5 管理性公文由相關(guān)部門起草,主管領(lǐng)導(dǎo)審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5.4文件的發(fā)布與發(fā)放
5.4.1 文件一經(jīng)批準(zhǔn),即可進(jìn)行發(fā)布和發(fā)放。發(fā)布可以采用會議(即發(fā)布會)和非會議兩種形式。
5.4.2 質(zhì)量管理體系文件、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程由行政部按《文件發(fā)放計劃審批表》發(fā)放。
5.4.3 技術(shù)類文件由技術(shù)部按《文件發(fā)放計劃審批表》發(fā)放。
5.4.4 服務(wù)類文件由配套服務(wù)部按《文件發(fā)放計劃審批表》發(fā)放。
5.4.5 文件的發(fā)放應(yīng)確定文件發(fā)放范圍,確保與質(zhì)量管理體系運(yùn)行有關(guān)的場所,在使用處可獲得適用文件的有關(guān)版本。
5.4.6 各發(fā)放文件部門作好《文件發(fā)放、回收登記表》的記錄工作。
5.4.7 各單位相關(guān)部門的文件管理人員在收到和領(lǐng)取文件后,應(yīng)及時分發(fā)到位。文件收取人在《文件發(fā)放、回收登記表》上簽收。
5.4.8麗江花園物業(yè)管理公司所有對外發(fā)布的文件均由行政部審定發(fā)放,重要文件需總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)放。
5.5文件的更改
5.5.1 質(zhì)量管理體系文件需要更改時,應(yīng)由提出文件修改部門填寫《文件更改申請表》,說明更改原因,對重要的更改應(yīng)附充分理由和證據(jù)。
5.5.2 《文件更改申請表》的審批按文件審批條款進(jìn)行,經(jīng)批準(zhǔn)后,由行政部填寫《文件更改通知單》。
5.5.3 更改采用換頁法或劃改法。劃改就是在原文件需修改處修改。更改后的文件應(yīng)在文件修改記錄上予以記錄。
5.5.4 文件更改的具體程序是:
行政部將《文件更改通知單》,按原文件發(fā)放范圍發(fā)至各單位相關(guān)人員,并按通知單及時更改本單位使用文件,在通知單上做好記錄。
5.6文件的換版與作廢
5.6.1 文件經(jīng)多次更改或文件需進(jìn)行大幅度修改時,應(yīng)進(jìn)行換版。換版由行政部組織。
5.6.2 作廢的文件由行政部文件管理員負(fù)責(zé)收回,并在《文件發(fā)放、回收登記表》上做好記錄,在作廢文件上加蓋“作廢”印章,待統(tǒng)一銷毀。
5.6.3 由行政部填寫《文件銷毀申請表》,批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。銷毀由行政部執(zhí)行,需兩人在場見證。需留用的作廢文件,填寫《文件留用申請表》,經(jīng)行政部批準(zhǔn)后,加蓋“保留資料”印章方可留用。留用的文件應(yīng)單獨(dú)存放,以免混用。
5.7文件的管理
5.7.1 存檔文件應(yīng)保存在通風(fēng)、干燥的環(huán)境中并做好防火、防蟲、防潮工作,以免破損。
5.7.2 臨時借閱文件應(yīng)由借閱者填寫《文件借閱登記表》,經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。借閱者應(yīng)在指定日期歸還。
5.7.3 行政部定期(一年一次)發(fā)布《受控文件清單》,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后,下發(fā)各單位。
5.7.4 各部門依據(jù)《受控文件清單》和實(shí)際情況,實(shí)時更新本部門的《受控文件清單》。
5.8外來文件的發(fā)放
麗江花園物業(yè)管理公司所有外來文件均由行政部負(fù)責(zé)收集匯總,并記錄于《外來文件登記表》中,其包括:國家、地方、行業(yè)技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程等文件,經(jīng)過鑒定和確認(rèn)其有效版本后,列入《受控文件清單》,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,按文件的發(fā)布與發(fā)放的路徑發(fā)放。
6.0相關(guān)文件
6.1《文件編號規(guī)定》 rgpm
第10篇 公司管理手冊文件控制程序
公司管理手冊:文件控制程序
1.目的
對與管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制,確保有關(guān)作業(yè)場所使用的文件為有效版本。
2.范圍
適用于與管理體系有關(guān)文件的控制。
3.職責(zé)
3.1辦公室是文件的歸口管理部門,負(fù)責(zé)文件的發(fā)放、更改、控制和管理工作。
3.2管理者代表負(fù)責(zé)組織管理手冊的編制和審核,總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布。
3.3各職能部門負(fù)責(zé)相關(guān)文件的編制和審核,由管理者代表或總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3.4辦公室負(fù)責(zé)與管理體系有關(guān)的外來文件的收集、整理和歸檔工作。
4.管理程序
4.文件分類及保管
4.1文件的分類見下表(略)
4.2.3各部門代號如下:營銷部:y_技檢部:jj
物資部:wz生產(chǎn)部:sc辦公室:bg
4.3文件的編寫與審批
4.3.1辦公室負(fù)責(zé)組織管理手冊的編寫,管理者代表負(fù)責(zé)審核,總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)。
4.3.2各部門工作手冊,包括工藝文件,采購文件,檢驗(yàn)和試驗(yàn)規(guī)范,工序操作規(guī)范,設(shè)備維護(hù)和操作規(guī)范,崗位職責(zé),培訓(xùn)計劃等,由部門負(fù)責(zé)人組織編寫,管理者代表或總經(jīng)理審批。
4.4文件的受控與發(fā)放
4.4.1文件分為受控和非受控兩大類,皆由辦公室(以下稱文件管理部門)統(tǒng)一歸口管理。
a)管理體系文件皆為受控文件,在企業(yè)內(nèi)部由文件管理部門按規(guī)定發(fā)放,文件的持有者,應(yīng)確保僅在企業(yè)內(nèi)部使用。對受控文件,應(yīng)編寫分發(fā)號,加蓋受控印章,登記發(fā)放,便于追溯。
b)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),有關(guān)管理體系文件可作為非受控文件,提供給招標(biāo)單位,咨詢單位以及其它公共關(guān)系等對外交流的單位和個人。非受控文件,登記發(fā)放即可。
4.4.2文件領(lǐng)用人應(yīng)填寫《文件領(lǐng)用登記表》后領(lǐng)用。
4.4.3文件管理部門應(yīng)確保使用文件的各場所及時得到相關(guān)文件的有效版本。
4.4.4當(dāng)文件使用人的文件破損嚴(yán)重,影響使用時,應(yīng)到文件管理部門辦理更換手續(xù),交回破損文件,補(bǔ)發(fā)新文件,新文件的頒發(fā)號仍沿用原文件頒發(fā)號。
4.4.5當(dāng)文件使用人將文件丟失,應(yīng)辦理申請領(lǐng)用手續(xù),但必須在領(lǐng)用申請中作出說明(必要時應(yīng)做出檢討),補(bǔ)發(fā)文件時,應(yīng)給予新的分發(fā)號,并注明丟失的分發(fā)號作廢。
4.5文件的更改
4.5.1文件需更改時,應(yīng)由文件管理部門負(fù)責(zé)管理,由文件更改提出人或更改提出部門的負(fù)責(zé)人填寫《文件更改申請單》;說明更改的原因和內(nèi)容,對重要的更改(如技術(shù)參數(shù))還應(yīng)附有充分的證據(jù)。
4.5.2文件更改應(yīng)經(jīng)原審批部門審批,若指定其他部門審批時,該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料。
4.5.3文件更改批準(zhǔn)后,應(yīng)注明更改標(biāo)識和更改生效時間,并按《文件領(lǐng)用登記表》中的名單,及時發(fā)放更改后的文件,同時收回作廢的舊文件,以確保有效文件的唯一性。
4.6文件的換版和作廢
4.6.1文件經(jīng)多次更改或文件需進(jìn)行大幅度修改時,應(yīng)進(jìn)行換版,原版次文件作廢,換發(fā)新版本;
4.6.2作廢文件由文件管理部門依據(jù)《文件領(lǐng)用登記表》及時從該文件持有者或使用場所撤出,加蓋作廢印章,防止作廢文件的非預(yù)期使用;
4.6.3為某種原因需要保留的任何已作廢的文件,應(yīng)由文件管理部門加蓋作廢保留印章,統(tǒng)一由文件管理部門管理,供查閱;
4.6.4對應(yīng)銷毀的作廢文件,如換版后的舊的作廢文件、已損壞的作廢的舊文件、超過保存期的文件等,由文件管理部門填寫《文件(記錄)銷毀申請單》,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后監(jiān)銷。
4.7文件的管理
4.7.1文件管理部門應(yīng)編制全公司的《受控文件清單》。
4.7.2文件應(yīng)分類存放在干燥通風(fēng)和安全的地方,由文件管理部門監(jiān)督實(shí)施。
4.7.3任何人不得在受控文件上亂涂亂改,確保文件的清晰易于識別和檢索。
4.7.4需臨時借閱的文件,借閱者應(yīng)填寫《文件借閱登記表》,由文件管理員(兼職)負(fù)責(zé)收回;原版文件一律不外借,防止文件丟失或損壞。
4.7.5文件管理部門負(fù)責(zé)組織,在每年管理體系內(nèi)審前,全面評審在用文件的有效性、適宜性和充分性,同時檢查各部門在用文件是否受控。
4.8外來文件的控制
4.8.1辦公室負(fù)責(zé)收集有關(guān)產(chǎn)品的國家標(biāo)準(zhǔn),行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的最新版本,加蓋受控印章,分發(fā)到相關(guān)部門使用,并把舊標(biāo)準(zhǔn)收回,加蓋作廢保留印章。
4.8.2辦公室負(fù)責(zé)收集合同法、勞動法、產(chǎn)品質(zhì)量法、相關(guān)環(huán)保法規(guī)等與管理體系有關(guān)的政策、法規(guī)文件的最新版本,加蓋受控印章,以備查閱。
4.8.3各部門直接引用的各類外來文件,應(yīng)識別其適用性和有效性,經(jīng)該部門主管審核后方可使用,屬受控文件。
4.9對承載媒體不是紙張的文件的控制,也應(yīng)參照上述規(guī)定執(zhí)行。
4.10環(huán)境管理法律法規(guī)的控制執(zhí)行《法律法規(guī)及其他要求控制程序》。
5.相關(guān)文件
5.1《記錄控制程序》
5.2《法律法規(guī)及其他要求控制程序》
6.記錄
6.1《文件領(lǐng)用登記表》
6.2《文件更改申請單》
6.3《受控文件清單》
6.4《文件借閱登記表》
6.5《文件(記錄)銷毀申請單
北京___公司
第11篇 成本管理體系文件控制工作程序
成本管理體系文件控制程序
1、目的
文件是實(shí)施并保持成本管理體系的基礎(chǔ)和依據(jù),對文件進(jìn)行控制是為了讓管理者使用唯一有效版本文件,防止誤用文件,以促進(jìn)成本管理體系的有效運(yùn)行。
2、范圍
本程序適用于本公司成本管理體系要求有關(guān)的所有文件。
3、職責(zé)
3.1成本部是文件控制的歸口管理部門,負(fù)責(zé)公司體系文件的控制與管理。
3.2各部門和單位的管理文件由各部門和單位管理與控制。
3.3各類文件的使用人員負(fù)責(zé)正確使用和維護(hù)文件。
4、工作程序
4.1文件的分類:
成本管理體系文件包括:
a)綱領(lǐng)性文件:成本管理手冊;
b)程序性文件:各種控制程序;
c)控制成本水平和發(fā)生過程的文件:各種規(guī)章制度、各種定額或標(biāo)準(zhǔn)成本、成本預(yù)算、成本計劃、成本控制方案等。
上述三個層次文件的關(guān)系見《成本管理手冊》第3.4.1.4條。
4.2文件的編制
4.2.1文件的編制應(yīng)按規(guī)定的職責(zé)進(jìn)行,成本管理體系綱領(lǐng)性文件和程序性文件由成本部組織編制,控制成本水平和發(fā)生過程的文件由相應(yīng)的職能部門和單位負(fù)責(zé)編制。
4.2.2文件的編制應(yīng)注意:
a)與成本管理體系要求的其他文件相適應(yīng),注意與其他文件的相容性,不得與其他文件相抵觸或矛盾;
b)所編制的文件內(nèi)容應(yīng)盡可能全面、系統(tǒng),該說的一定要說到;
c)所編制的文件一定要結(jié)合本公司的實(shí)際情況,注意文件的可操作性;
d)所編制的文件,不得與成本管理標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)法律法規(guī)相抵觸;
e)成本管理體系文件必須覆蓋和符合所依據(jù)的成本管理標(biāo)準(zhǔn);
f)文件作為成本管理活動的依據(jù),其內(nèi)容必須科學(xué)合理并確保文件的適用性。
4.3文件的評審
4.3.1文件的編寫完成后和在實(shí)施過程中必須進(jìn)行評審,確保其充分性和適宜性。文件的評審應(yīng)由文件的批準(zhǔn)人或文件主管部門組織進(jìn)行,并做好《文件評審記錄》。
4.3.2對文件評審的結(jié)果,可確定是否需要修改和補(bǔ)充或更新文件,如果需要修改文件,修改后必須再次得到批準(zhǔn)。
4.3.3文件評審的方式可采用會議評審,也可采用會簽評審。
4.4文件的批準(zhǔn)
4.4.1文件的批準(zhǔn)應(yīng)按授權(quán)范圍進(jìn)行,總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)《成本管理手冊》,體系負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)批準(zhǔn)程序文件,第三層控制成本水平和發(fā)生過程的文件及其他文件應(yīng)由相應(yīng)層次的授權(quán)人批準(zhǔn)。
4.4.2未得到有關(guān)授權(quán)人批準(zhǔn)的文件屬無效文件,一律不得使用,使用文件的部門/單位和各類人員在使用文件之前應(yīng)首先確認(rèn)文件批準(zhǔn)的有效性。
4.4.3文件批準(zhǔn)的方式應(yīng)以授權(quán)人員的簽字為準(zhǔn)。
4.4.4對外來文件,相關(guān)授權(quán)人員也應(yīng)進(jìn)行批準(zhǔn),批準(zhǔn)時應(yīng)主要考慮文件的適用性。
4.5文件的發(fā)放
4.5.1文件的發(fā)放由各文件管理部門進(jìn)行,其發(fā)放的范圍應(yīng)得到批準(zhǔn),并嚴(yán)格按已批準(zhǔn)的發(fā)放范圍進(jìn)行發(fā)放,確保使用成本管理體系文件的各場所都能及時得到文件的有效版本。
4.5.2受控文件的發(fā)放,由各部門的文件管理人員填寫《文件發(fā)放登記表》,并注明分發(fā)的受控號,文件的領(lǐng)用人應(yīng)在《文件發(fā)放登記表》中簽字領(lǐng)取,便于追溯。
4.5.3文件代收人員領(lǐng)取文件后應(yīng)及時將文件送達(dá)到有關(guān)人員,以防止因文件影響成本管理活動。
4.6文件的使用
4.6.1文件使用部門及文件持有人,在使用文件時應(yīng)全面理解,正確使用,使文件真正發(fā)揮指導(dǎo)和規(guī)范成本管理活動和成本管理行為的作用。
4.6.2文件在使用時各部門和單位及各類人員必須按《現(xiàn)行受控文件清單》中所規(guī)定的文件范圍使用文件,并識別是否是現(xiàn)行修訂狀態(tài)的有效版本,清單以外的文件不得使用。
4.6.3文件在使用過程中各部門和單位及各類人員應(yīng)保護(hù)和貯存好文件,以防止文件的損壞、丟失,當(dāng)所使用的文件損壞嚴(yán)重,影響使用時,文件持有人或文件管理員應(yīng)到文件管理部門辦理更換手續(xù),交回破損的文件,補(bǔ)發(fā)新文件,其分發(fā)號可繼續(xù)沿用原分發(fā)號,文件管理部門在補(bǔ)發(fā)新文件時仍執(zhí)行4.5.2條規(guī)定。
4.6.4文件管理部門對已收回的破損文件的處理,按4.9條規(guī)定執(zhí)行。
4.6.5當(dāng)文件使用部門/單位和使用人員不慎丟失文件后,應(yīng)按4.6.3條有關(guān)規(guī)定辦理補(bǔ)發(fā)手續(xù),但責(zé)任人必須做出書面檢討或說明原因。若文件管理部門在補(bǔ)發(fā)文件時,給出新的分發(fā)控制號,應(yīng)注明丟失文件的分發(fā)號作廢,必要時將丟失的文件通知有關(guān)部門和單位。
4.6.6文件在使用過程中,如果發(fā)現(xiàn)文件不適用或不可操作時,有關(guān)部門/單位和人員應(yīng)予以記錄,并與文件管理部門聯(lián)系更改,可按4.7條有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.7文件的更改
4.7.1文件的更改,應(yīng)由文件的使用部門或文件管理部門提出,并說明更改原因,報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。具體實(shí)施由文件的主管部門組織進(jìn)行,并做好《文件更改記錄》。
4.7.2文件更改的批準(zhǔn),原則上應(yīng)由原批準(zhǔn)人批準(zhǔn),如原批準(zhǔn)人不在時,可由接替其職務(wù)的人員進(jìn)行批準(zhǔn),但必須掌握原批準(zhǔn)依據(jù)的有關(guān)背景資料。
4.7.3文件更改后,由文件管理員進(jìn)行換頁處理,并注明更改狀態(tài)標(biāo)識和生效日期。對重要更改,由文件主管部門領(lǐng)導(dǎo)召開相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會議,闡明更改內(nèi)容和性質(zhì),并將更改后的精神層層傳達(dá)到各使用人。
4.7.4文件更改后,文件主管部門應(yīng)及時修訂《現(xiàn)行受控文件清單》中的更改狀態(tài),確保各使用場合能識別文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài),防止誤用文件。
4.8文件的換版
4.8.1文件可多次更改(修訂狀態(tài)從0-9),當(dāng)文件需進(jìn)行大幅度更改時,應(yīng)進(jìn)行換版,原版次文件作廢,換發(fā)新版本文件。
4.8.2換版后的文件仍按4.7.2條規(guī)定進(jìn)行審批,其發(fā)放仍按4.5.2條規(guī)定執(zhí)行。
4.8.3換版后的文件發(fā)放時,應(yīng)收回原版次的作廢文件,并按4.9條有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.9文件的作廢與處理
4.9.1作廢的文件應(yīng)由文件管理部門按《文件發(fā)放登記表》中的發(fā)放狀態(tài)收回,并填寫《作廢文件登記表》,確保從所有使用場所收回所有失效和/或作廢的文件,以防止失效和/或
作廢文件的非預(yù)期使用。
4.9.2對收回的失效和/或作廢的文件,文件管理部門應(yīng)統(tǒng)一銷毀,并作好《文件銷毀記錄》。
4.9.3對需要作為歷史資料保留的作廢文件,應(yīng)由文件管理部門加蓋“作廢保留文件”印章進(jìn)行標(biāo)識。對作廢保留的文件只能用于資料參考或追溯歷史情況,不能用于指導(dǎo)成本管理活動和向高層領(lǐng)導(dǎo)提供決策的依據(jù)。
4.10文件的管理
4.10.1文件應(yīng)有唯一性的準(zhǔn)確標(biāo)識,以確保有效使用。各部門和單位應(yīng)按以下編號規(guī)則正確實(shí)施文件編號。
注:文件類號:sc――成本管理手冊
c_――程序文件
gz――規(guī)章制度
ys――預(yù)算
de――定額
jh――計劃
fa――方案
例:《文件控制程序》的編號為:××/c_-01-2006其中:××――××機(jī)械制造有限公司;c_――程序文件;01――第1號程序文件;2006――2006年版。
4.10.2文件的底稿及打印件均應(yīng)歸檔保存,文件管理員應(yīng)填寫《文件檔案登記表》。為防止電子版文件丟失,所有電子版文件均應(yīng)有備份,并進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識。
4.10.3使用文件的人員在借閱有關(guān)文件時,應(yīng)辦理借閱手續(xù),經(jīng)有關(guān)人員批準(zhǔn)后方可借閱,并保證在規(guī)定的期限內(nèi)歸還所借閱的文件,到期未歸還的,應(yīng)由文件管理員負(fù)責(zé)收回,原版文件一律不得外借,以防止其丟失或損壞。
4.10.4為提供信任向外部(包括:政府機(jī)構(gòu)、行業(yè)協(xié)會、上級主管部門、顧客等)提供文件,以證實(shí)本公司成本管理和成本保證能力時,文件主管部門只提供《成本管理手冊》,不得提供程序性和控制成本水平及發(fā)生過程的文件,若必須提供第二層和第三層文件時,應(yīng)由體系負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。當(dāng)所提供的受控文件修改時,也應(yīng)按4.9.1條規(guī)定收回作廢文件,更換新文件。
4.10.5各部門和單位應(yīng)建立本部門/單位的《現(xiàn)行受控文件清單》,報成本部。成本部負(fù)責(zé)建立并定期公布全公司的《現(xiàn)行受控文件清單》,并在清單中標(biāo)明所有文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài),以確保各部門和各類人員能識別文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài),并按規(guī)定的文件范圍使用現(xiàn)行文件的有效版本。
4.10.6受控文件應(yīng)加蓋“受控文件”印章作為受控的標(biāo)識,非受控文件可不作非受控標(biāo)識,但仍然按規(guī)定進(jìn)行編號。
4.10.7文件復(fù)制(包括:復(fù)印、拷貝等),必須經(jīng)本部門/單位或文件主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并按批準(zhǔn)的份數(shù)復(fù)制。受控文件的復(fù)制必須重新加蓋“受控文件”印章,復(fù)制件的發(fā)放,也應(yīng)按4.5.2條規(guī)定執(zhí)行。
4.10.8各部門和單位使用的有效文件,應(yīng)保持清晰可辯,標(biāo)識正確,易于識別,存貯應(yīng)便于檢索,可利用文件的目錄和文件的編號進(jìn)行分類,確保使用時能快速查找。
4.10.9文件主管部門和各部門/單位的文件管理員應(yīng)按規(guī)定檢查各類現(xiàn)行文件的有效性,并填寫《文件有效性檢查記錄》,發(fā)現(xiàn)問題,及時處理。
4.10.10各部門和單位對現(xiàn)行文件的使用、歸檔、保存、借閱、復(fù)制、銷毀和向外部提供等環(huán)節(jié),應(yīng)注意文件的保密性,對文件的保密內(nèi)容不得向外透漏,必要時應(yīng)在文件上進(jìn)行密級標(biāo)識。
4.11外來文件的控制
文件的歸口主管部門和各類文件的管理部門及單位應(yīng)確保識別外來文件,必要時對外來文件進(jìn)行標(biāo)識。直接引用的外來文件,如標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)等,應(yīng)由文件歸口管理部門的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,方可使用。對外來文件的發(fā)放、作廢、處理和管理可參照4.5條、4.9條和4.10條規(guī)定執(zhí)行。
4.12對提供信任的客觀證據(jù)文件――記錄的控制,應(yīng)按《記錄控制程序》執(zhí)行。
4.13文件是信息及其承載媒體,這種媒體可以是紙張、計算機(jī)磁盤、光盤、照片、樣件、電子媒體或他們的組合。
5、相關(guān)/支持性文件
5.1《記錄控制程序》
6、記錄
6.1《文件發(fā)放登記表》
6.2《文件評審記錄》
6.3《現(xiàn)行受控文件清單》
6.4《文件更改記錄》
6.5《文件銷毀記錄》
6.6《作廢文件登記表》
6.7《文件歸檔登記表》
6.8《文件有效性檢查記錄》
第12篇 cca2102:2008《成本管理體系要求》文件控制標(biāo)準(zhǔn)解釋
cca2102:2008《成本管理體系要求》標(biāo)準(zhǔn)解釋:文件控制
標(biāo)準(zhǔn)條文
組織應(yīng)編制、實(shí)施和保持文件化的程序,對成本管理體系所要求的文件予以控制,并確保:
a)文件在發(fā)布前得到評審和批準(zhǔn),并確認(rèn)其適宜性、可行性和充分性;
b)對文件進(jìn)行定期評審,必要時予以更新,并再次得到批準(zhǔn);
c)識別、獲得和使用現(xiàn)行文件的最新版本;
d)從使用處及時收回作廢和/或失效的文件,防止這些文件的非預(yù)期使用,需要保留這些文件時,應(yīng)對這些文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識;
e)對需要保密的成本水平文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識,并規(guī)定這些文件的保密要求;
f)外來文件得到識別并分發(fā)到使用處。
目的和意圖
成本管理體系文件的控制重點(diǎn)是讓所有執(zhí)行文件的部門和人員都能確保使用現(xiàn)行有效版本的成本管理體系文件,以防止誤用作廢和/或失效的文件。本要素條款規(guī)定了對成本管理體系文件進(jìn)行重點(diǎn)管理和控制的要求。
理解要點(diǎn)
●文件控制是指對文件的編制、評審、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、更新、再次批準(zhǔn)、標(biāo)識、回收和作廢等全過程的管理和控制。文件控制的目的就是為了防止文件的非預(yù)期使用。因?yàn)?文件是成本管理體系活動的依據(jù),如果管理者在從事成本管理工作或開展成本管理活動的過程中用錯了文件(依據(jù)錯了),那么這些工作或活動就一定錯了。所以,組織必須對成本管理體系文件進(jìn)行控制。
●記錄是一種特殊類型的文件,這種特殊性表現(xiàn)在當(dāng)空白的記錄表格未填寫時,表格欄是填寫表格的依據(jù),是一般的文件;當(dāng)記錄表格被填寫后,作為證明活動過程或結(jié)果的證據(jù)時,是記錄的范疇。作為記錄應(yīng)按4.3.4記錄控制的要求予以控制。
●按本標(biāo)準(zhǔn)的要求,組織應(yīng)編制、實(shí)施和保持《文件控制程序》,對成本管理體系文件予以控制。《文件控制程序》的基本內(nèi)容通常包括:文件控制的目的、文件控制的范圍、文件控制的職責(zé)和權(quán)限、文件的標(biāo)識、編制、評審、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、復(fù)制、歸檔、借閱等要求以及文件的修改或更新、文件的作廢與換版、文件的日常管理、外來文件的控制等(需要時)。(不限于此)
●對成本管理體系所要求的文件的控制,組織應(yīng)確保:
a)文件在發(fā)布前得到評審和批準(zhǔn),并確認(rèn)其適宜性、可行性和充分性;
――為什么文件在發(fā)布前要得到評審對成本管理體系文件進(jìn)行評審的目的就是集思廣益找問題、堵漏洞,使文件更充分、更適合于組織的實(shí)際情況,為領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)發(fā)布文件提供條件。通過對文件的評審,可以使參加評審的人員加深對文件的理解,達(dá)成共識,便于文件的貫徹執(zhí)行。
――文件評審的方式可分為:會議評審、會簽評審、起草人自審三種情況。
――為什么文件在發(fā)布前要得到批準(zhǔn)組織采用批準(zhǔn)的形式使成本管理體系文件生效(有效)。因此,文件批準(zhǔn)的目的就是使文件生效,未經(jīng)批準(zhǔn)的文件屬于無效文件。授權(quán)人員在批準(zhǔn)文件過程中可以對該文件進(jìn)行發(fā)布前的最后審查把關(guān),并以批準(zhǔn)的形式確保文件的適宜性和充分性。文件被批準(zhǔn)是權(quán)威性的具體體現(xiàn),可以強(qiáng)制文件的貫徹執(zhí)行,用批準(zhǔn)的形式還可以分清和追溯發(fā)布文件的責(zé)任人。確認(rèn)文件得到批準(zhǔn)的形式按照國際慣例就是授權(quán)人員的親筆簽字。如果在文件中看不到授權(quán)人員的親筆簽字,就可以認(rèn)為該文件未被批準(zhǔn),屬無效文件。而在我國的組織中文件經(jīng)常是以蓋公章的形式進(jìn)行批準(zhǔn)(如“紅頭”文件),往往看不到授權(quán)人員的親筆簽字,這樣就需要追溯和確認(rèn)其文件的底稿,驗(yàn)證其是否經(jīng)過了授權(quán)人員的親筆簽字,如果追溯不到授權(quán)人員的親筆簽字,就應(yīng)視為其文件未被批準(zhǔn)。
――文件批準(zhǔn)的方式是授權(quán)人員手簽。
――文件評審和批準(zhǔn)的重要性是確保其充分性(完整、全面、系統(tǒng)、不遺漏)與適宜性(適合于組織的實(shí)際情況,并具有可操作性和易操作性)。
b)對文件進(jìn)行定期評審,必要時予以更新,并再次得到批準(zhǔn);
――文件在使用過程中可能存在不充分或不適宜等問題,通過定期評審的方式以發(fā)現(xiàn)并消除這些問題。
――必要時(如果文件存在的問題較多或不適用時,也就是說不對文件進(jìn)行修改或更新就會影響成本管理體系的有效性時)應(yīng)修改或更新文件。
――對已修改或更新的文件應(yīng)再次得到批準(zhǔn)(持續(xù)使文件有效)。
――對文件的修改應(yīng)由原審批部門或批準(zhǔn)人進(jìn)行審批。若改變原審批部門或批準(zhǔn)人時,必須獲得原審批的背景資料。
――對文件的修改或更新,應(yīng)明確其原因、方式、步驟、內(nèi)容和性質(zhì),并保持記錄。
c)識別、獲得和使用現(xiàn)行文件的最新版本;
――所有使用文件的場所或工作人員必須得到文件(將文件發(fā)放至使用處或向文件主管部門索取)。
――必須得到文件的現(xiàn)行有效版本。
――文件的版號和修改號是識別文件的現(xiàn)行版本和現(xiàn)行修訂狀態(tài)的標(biāo)識,我們可以采用這種標(biāo)識方式(如“a/0”為a版第0次修改)對文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)進(jìn)行識別,以確保獲得文件的現(xiàn)行版本。文件的版號和修改號標(biāo)識應(yīng)得到控制,在對文件進(jìn)行更改或更新時應(yīng)相應(yīng)改變其原有的版號和修改號,以體現(xiàn)文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài),否則標(biāo)識將失去意義,無法識別。
――可采用《現(xiàn)行受控文件清單》的方式對文件的現(xiàn)行版本進(jìn)行控制。組織為確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別,除了正確地制定《文件編號規(guī)則》和實(shí)施唯一性標(biāo)識外,還應(yīng)編制和定期公布《現(xiàn)行受控文件清單》,并在清單中標(biāo)明現(xiàn)行修訂狀態(tài)(有效版本的修改號),以便文件使用人能及時識別文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)和確保使用清單中所規(guī)定的文件,達(dá)到防止誤用文件的目的。
――要求現(xiàn)行版本的目的是防止使用失效版本的文件,使活動的依據(jù)產(chǎn)生錯誤。
――保持文件發(fā)放或文件領(lǐng)用的記錄,記錄中應(yīng)體現(xiàn)文件名稱、文件編號、版號/修改號、分發(fā)號、領(lǐng)用人簽字、發(fā)放時間等信息。
d)從使用處及時收回作廢和/或失效的文件,防止這些文件的非預(yù)期使用,需要保留這些文件時,應(yīng)對這些文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識;
――按文件的發(fā)放記錄或文件使用記錄第一時間收回作廢文件。
――確保文件持有人使用唯一(分發(fā)號)的有效文件,防止作廢文件的非預(yù)期使用。
――當(dāng)作廢文件需要保留時,應(yīng)采用加蓋“作廢保留文件”印章的形式進(jìn)行標(biāo)識,防止作廢文件的非預(yù)期使用。對作廢保留文件只能用于追溯歷史情況和在研究、策劃和制定有關(guān)文件時的參考,不得用于指導(dǎo)成本管理與控制活動和成本水平的實(shí)現(xiàn)
e)對需要保密的成本水平文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識,并規(guī)定這些文件
的保密要求;
――由于競爭的需要,組織的許多成本管理體系文件需要保密,通常情況下這些需要保密的文件都是與成本水平有關(guān)的文件,如成本目標(biāo)、成本動量標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)成本、成本計劃等。
――組織應(yīng)對需要保密的文件提出保密的要求,作出規(guī)定,并按規(guī)定對這些文件進(jìn)行保密的標(biāo)識和管理,以防止保密信息的泄露。
f)外來文件得到識別并分發(fā)到使用處。
――外來文件是指組織應(yīng)執(zhí)行或參照執(zhí)行的來自組織外部的文件。如與成本有關(guān)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)(國際、國家、行業(yè)、協(xié)會和地方標(biāo)準(zhǔn)等)、政府有關(guān)部門的行政文件、行業(yè)協(xié)會的管理文件、上級主管部門的管理文件、顧客提供的規(guī)范性文件、供方提供的相關(guān)文件以及其他相關(guān)方提供的文件等。
――組織應(yīng)對這些外來文件進(jìn)行識別,控制其分發(fā)范圍,跟蹤修訂狀態(tài),并確保在使用處可獲得適用文件的有效版本。
與其他要素條款間的相互關(guān)系
