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索證索票管理制度是一項旨在確保企業(yè)經營活動合法合規(guī)、財務記錄準確無誤的重要管理措施。它主要涉及采購、銷售、庫存等業(yè)務環(huán)節(jié)，涵蓋了發(fā)票的接收、審核、保管、使用和核銷等一系列流程。
包括哪些方面
1. 發(fā)票接收與審核：規(guī)定企業(yè)在接收供應商提供的發(fā)票時，需進行嚴格的合法性檢查，包括發(fā)票的真實有效性、內容的準確性等。
2. 索證程序：詳細說明在采購過程中，如何向供應商索取相關憑證，如合同、驗收單等，確保交易的透明度。
3. 保管制度：設定發(fā)票及憑證的存儲方式、期限和責任人，防止遺失或損壞。
4. 使用與核銷：規(guī)定發(fā)票的開具、使用和核銷流程，確保財務數(shù)據(jù)的完整性和準確性。
5. 監(jiān)控與審計：設立內部監(jiān)控機制，定期進行內部審計，以檢查索證索票制度的執(zhí)行情況。
重要性
索證索票管理制度對于企業(yè)的運營至關重要：
1. 遵守法律法規(guī)：確保企業(yè)符合稅務法規(guī)，避免因發(fā)票問題引發(fā)的法律風險。
2. 提升財務管理：通過嚴謹?shù)陌l(fā)票管理，提高財務數(shù)據(jù)的可靠性，為決策提供準確依據(jù)。
3. 防止欺詐：有效防止內部欺詐行為，保護企業(yè)資產安全。
4. 提高審計效率：完善的索證索票流程有助于外部審計的順利進行，降低審計成本。
方案
1. 建立嚴格的發(fā)票審核流程，由財務部門負責，配備專門的審核人員，對所有發(fā)票進行逐一核查。
2. 實施電子化管理，利用erp系統(tǒng)進行發(fā)票和憑證的電子存儲，提高管理效率，減少人為錯誤。
3. 定期對員工進行索證索票制度的培訓，強化其合規(guī)意識，明確職責和操作步驟。
4. 設立舉報機制，鼓勵員工報告任何違反制度的行為，確保制度的有效執(zhí)行。
5. 定期進行內部審計，對發(fā)票管理情況進行評估，及時發(fā)現(xiàn)并糾正問題。
通過上述方案，企業(yè)可以構建一個健全的索證索票管理制度，促進業(yè)務流程的規(guī)范化，增強企業(yè)的內部控制能力，保障企業(yè)的健康發(fā)展。
索證索票管理制度范文
第1篇 幼兒園索證索票進貨查驗采購記錄管理制度
幼兒園索證索票、進貨查驗及采購記錄管理制度
為規(guī)范食品采購索證索票、進貨查驗和采購記錄行為,保障公眾餐飲安全,依據(jù)相關法律、法規(guī)及規(guī)章,制定本管理制度。
一、指定經培訓合格的專(兼)職人員負責食品、食品添加劑及食品相關產品(一次性餐用具等食品容器、包裝材料和食品用工具、一次性餐巾紙、洗滌劑、消毒劑等)采購索證索票、進貨查驗和采購記錄。專(兼)職人員應當掌握餐飲服務食品安全法律知識、餐飲服務食品安全基本知識以及食品感官鑒別常識。
二、采購食品、食品添加劑及食品相關產品,應當?shù)阶C照齊全的食品生產經營單位或批發(fā)市場采購,并應當索取、留存有供貨方蓋章(或簽字)的購物憑證。購物憑證應當包括供應者名稱、供應日期和產品名稱、數(shù)量、送貨購買日期等內容。長期定點采購的,與供應商簽訂包括保證食品安全內容的采購供應合同。
三、從生產加工單位或生產基地直接采購時,應當查驗、索取并留存加蓋有供貨方公章的許可證、營業(yè)執(zhí)照和產品合格證明文件復印件;留存蓋有供貨方公章(或簽字)的每筆購物憑證或每筆送貨單。
四、從流通經營單位(商場、超市、批發(fā)零售市場等)批量或長期采購時,應當查驗并留存加蓋有公章的營業(yè)執(zhí)照和食品流通許可證等復印件;留存蓋有供貨方公章(或簽字)的每筆購物憑證或每筆送貨單。
五、從流通經營單位(商場、超市、批發(fā)零售市場等)少量或臨時采購時,應當確認其是否有營業(yè)執(zhí)照和食品流通許可證,留存蓋有供貨方公章(或簽字)的每筆購物憑證或每筆送貨單。
六、從農貿市場采購的,應當索取并留存市場管理部門或經營戶出具的加蓋公章(或簽字)的購物憑證;從個體工商戶采購的,應當查驗并留存供應者蓋章(或簽字)的許可證、營業(yè)執(zhí)照或復印件、購物憑證和每筆供應清單。
七、從食品流通經營單位(商場、超市、批發(fā)零售市場等)和農貿市場采購畜禽肉類的,應當查驗動物產品檢疫合格證明原件;從屠宰企業(yè)直接采購的,應當索取并留存供貨方蓋章(或簽字)的許可證、營業(yè)執(zhí)照復印件和動物產品檢疫合格證明原件。
八、采購乳制品的,應當查驗、索取并留存供貨方蓋章(或簽字)的許可證、營業(yè)執(zhí)照、產品合格證明文件復印件。
九、實行統(tǒng)一配送的,由企業(yè)總部統(tǒng)一查驗、索取并留存供貨方蓋章(或簽字)的許可證、營業(yè)執(zhí)照、產品合格證明文件,建立采購記錄;各門店應當建立并留存日常采購記錄;門店自行采購的產品,應當嚴格落實索證索票、進貨查驗和采購記錄制度。
十、批量采購進口食品、食品添加劑的,應當索取口岸進口食品法定檢驗機構出具的與所購食品、食品添加劑相同批次的食品檢驗合格證明的復印件。
十一、采購集中消毒企業(yè)供應的餐飲具的,應當查驗、索取并留存集中消毒企業(yè)蓋章(或簽字)的營業(yè)執(zhí)照復印件、蓋章的批次出廠檢驗報告(或復印件)。
十二、食品、食品添加劑及食品相關產品采購入庫前,餐飲服務提供者應當查驗所購產品外包裝、包裝標識是否符合規(guī)定,與購物憑證是否相符,并建立采購記錄。采購記錄應當如實記錄產品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產批號、保質期、供應單位名稱及聯(lián)系方式、進貨日期等。
十三、按產品類別或供應商、進貨時間順序整理、妥善保管索取的相關證照、產品合格證明文件和進貨記錄,不得涂改、偽造,其保存期限不得少于2年。
十四、不得采購《食品安全法》第二十八條規(guī)定禁止生產經營的食品和《農產品質量安全法》第三十三條規(guī)定不得銷售的食用農產品。
第2篇 采購食品索證索票管理制度范本
一、采購員要認真學習《中華人民共和國國食品安全法》和《餐飲服務食品安全監(jiān)督管理辦法》、《餐飲服務食品采購索證索票管理規(guī)定》,認真落實采購食品索證索票管理制度。
二、采購食品應查驗、索取并留存供貨者加蓋公章或蓋章的許可證、營業(yè)執(zhí)照、產品生產批次檢驗合格報告、購物憑證或每筆供應清單。
三、采購乳制品、肉制品、水產制品、食用油、調味品、酒類飲料、冷食制品、食品添加劑及相關部門規(guī)定必須索證索票的其他食品,要按照國家有關規(guī)定向供貨方索取食品的檢驗合格證明和化驗單,并注意檢查核對合格證明中記載的產品名稱、生產日期、批號等必須與產品相符,不得涂改、偽造。
四、索取的檢驗合格證明由采購部門妥善保存,以備查驗。
五、不得采購腐敗變質、摻雜摻假、發(fā)霉生蟲、有毒有害、質量不新鮮的食品,以及無產地、無廠名、無生產日期、無保質期、標識不清及超過保質期限的食品。
六、不得采購無許可證的食品生產經營者供應的食品、不采購不能提供檢驗報告或者檢驗報告復印件的食品。
七、生肉禽類應索取畜牧部門的檢疫合格證,不采購沒有檢疫合格證明的肉類以及來自非定點屠宰企業(yè)的生豬肉。
八、建立食品采購臺賬,在驗收食品時,核驗所購食品與購物憑證是否相符,并做好臺帳記錄。
九、采購食品索取的有關資料和購貨憑證應按品種、進貨時間先后次序進行整理,妥善保存?zhèn)洳?其保存期限不得少于2年。
十、購物憑證是指能夠進行食品溯源所的有效憑證,包括發(fā)票、收據(jù)、供貨清單、信譽卡等。
第3篇 保健食品安全管理制度 索證索票制度
為了確保本企業(yè)經營行為的合法性,把好保健品購進質量關,根據(jù)《中華人民共和國國食品安全法》及其實施條例、《保健食品管理辦法》等法律、法規(guī),制定本制度。
1、業(yè)務部嚴格執(zhí)行企業(yè)制定的保健食品購進程序,確保從合法的企業(yè)購進合法和質量可靠的保健食品。
2、業(yè)務部負責企業(yè)和品種的資料索取工作,建立首營企業(yè)和首營品種初審工作;并加強合同管理,建立合同檔案,簽訂的購貨合同必須注明相應的質量條款。
3、審批首營企業(yè)和首營品種的必備材料:
3.1、首營企業(yè)的審核要求必須提供加蓋供貨單位原印章的、有效的、《衛(wèi)生許可證》或《食品流通許可證》、《營業(yè)執(zhí)照》復印件,以及企業(yè)質量認證情況的有關證明;銷售人員需提供加蓋企業(yè)原印章和企業(yè)法定代表人印章或簽字的委托授權書,并標明委托授權范圍及有效期限,銷售人員身份證復印件,并對銷售人員及其身份證原件進行審核;還應提供供貨單位發(fā)票、銷售清單式樣和加蓋的印章式樣(復印件)。
3.2、首營品種必須有《保健食品注冊批件》(《保健食品批準證書》)、《產品檢驗報告書》,保健食品的包裝、標簽、說明書,以及該產品所對應生產企業(yè)的《衛(wèi)生 許可證》和《保健食品 gmp證書》。
3.3、首營企業(yè)和首營品種還同時必須向國家食品藥品監(jiān)督管理局或省食品藥品監(jiān)督管理部門官方網站上進行核查。因網上信息更新不及時核查不清時應電話查詢。查詢后應在首營審批表上作好查詢記錄。
4、保健食品安全管理員負責對業(yè)務部門填報的表格及資料進行審核后,報安全管理負責人審批。
5、首營企業(yè)及首營品種的審核以資料的審核為主,對首營企業(yè)的審批如依據(jù)所報送的資料無法做出準確判斷時,業(yè)務部應會同保健食品安全管理員對首營企業(yè)進行實地考察。并由保健食品安全管理員根據(jù)考察情況形成書面考察報告。再上報審批。
6、首營企業(yè)和首營品種必須經審核批準后,方可開展業(yè)務往來并購進保健品;首營企業(yè)和首營品種的審批要在 2 天內完成。
7、保健食品安全管理員負責將審核批準的“首營企業(yè)審批表”、“首次經營其他類審批表”及報批資料等存檔備查,并將審批后的企業(yè)名稱輸入微機。建立合格供貨方檔案。資料不全或未經審批,一律不準錄入。
8、購進保健食品應有合法票據(jù),按規(guī)定做好購進記錄,做到票、帳、貨相符,購進記錄保存期不得少于二年。
第4篇 化妝品索證索票管理制度(范本)
化妝品是大多數(shù)女性最求的對象,下面qiquha小編整理了化妝品索證索票管理制度,歡迎閱讀!
化妝品索證索票管理
第一章 總則
第一條 為規(guī)范化妝品生產經營行為,保證化妝品的質量安全,保障消費者健康,根據(jù)《國務院關于加強食品等產品安全監(jiān)督管理的特別規(guī)定》、《化妝品衛(wèi)生監(jiān)督條例》及其實施細則等有關法規(guī),制定本規(guī)定。
第二條 在中國境內從事化妝品生產經營的企業(yè)應當按照本規(guī)定加強和規(guī)范索證索票和臺賬管理。
第三條 化妝品生產經營企業(yè)應當建立索證索票制度,認真查驗供應商及相關質量安全的有效證明文件,留存相關票證文件或復印件備查,加強臺賬管理,如實記錄購銷信息。
第四條 化妝品生產經營企業(yè)應當由相關部門或專人負責索證索票和臺賬管理工作,相關人員應當經過培訓。
第二章 索證索票管理
第五條 生產企業(yè)索證至少應當包括以下內容:
(一)國內生產企業(yè)或供應商的營業(yè)執(zhí)照;
(二)原料、包裝材料生產企業(yè)的其他資質證明;
(三)原料、包裝材料的檢驗合格證明;
(四)涉及商標、條形碼印刷的供應商印刷許可證和條形碼印刷許可證。
不能提供原件的,可以提供復印件。但復印件應加蓋國內生產企業(yè)或供應商的公章并存檔備查。
第六條 生產企業(yè)索票應當索取供貨商出具的正式銷售發(fā)票及相關憑證,注明原料、包裝材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產日期/批號、保質期、單價、金額、銷貨日期、以及原料、包裝材料供應商的住所和聯(lián)系方式等信息。
第七條 經營企業(yè)索證至少應當包括以下內容:
(一)化妝品生產企業(yè)或供應商的營業(yè)執(zhí)照;
(二)化妝品生產企業(yè)衛(wèi)生許可證;
(三)化妝品行政(衛(wèi)生)許可批件或備案憑證、國產非特殊化妝品備案登記憑證;
(四)化妝品檢驗報告或合格證明;
(五)進口化妝品的有效檢驗檢疫證明。
不能提供原件的,可以提供復印件。但復印件應加蓋化妝品生產企業(yè)或供應商的公章并存檔備查。
第八條 經營企業(yè)索票至少應當向供貨商索取正式銷售發(fā)票及相關憑證,注明化妝品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產日期/批號、保質期、單價、金額、銷貨日期以及生產企業(yè)或供應商的名稱、住所和聯(lián)系方式。
第九條 實行統(tǒng)一購進、統(tǒng)一配送、統(tǒng)一管理的化妝品連鎖經營企業(yè),可由總部統(tǒng)一索取查驗相關證、票并存檔,建立電子化檔案,提供各連鎖經營企業(yè)使用,各連鎖經營企業(yè)應能夠通過電子化手段從經營終端進行查詢索證索票情況。加盟連鎖的,應當由總部提供統(tǒng)一的索證索票復印件并加蓋總部公章。
第十條 索證索票應當按供應商名稱或者化妝品種類建檔備查,相關檔案應當妥善保存,保存期應當比產品有效期延長6個月,鼓勵有條件的化妝品生產經營企業(yè)實行電子化管理。
第三章 臺賬管理
第十一條 化妝品生產經營企業(yè)應當實行臺賬管理,建立購貨臺賬和銷售臺賬。
第十二條 購貨臺賬按照每次購入的情況如實記錄,內容包括:名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產日期/批號、保質期限、產地、購進價格、購貨日期、供應商名稱及聯(lián)系方式等信息。
第十三條 購貨臺賬按照供應商、供貨品種、供貨時間順序等分類管理。
第十四條 銷售臺賬應詳細記錄化妝品的產品流向。內容包括產品名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產日期/批號、保質期限、產地、銷售價格、銷售日期、庫存等內容,或保留載有相關信息的銷售票據(jù)。
第十五條 購貨臺賬和銷售臺賬應當妥善保存,保存期應當比產品有效期延長6個月。
