項(xiàng)目文件管理制度是指一套系統(tǒng)性的規(guī)則和流程，用于規(guī)范項(xiàng)目執(zhí)行過程中產(chǎn)生的各類文檔的管理，包括但不限于項(xiàng)目計(jì)劃書、進(jìn)度報(bào)告、會(huì)議記錄、需求分析、設(shè)計(jì)圖紙、測試報(bào)告等。這套制度旨在確保文件的安全、完整、有效，以便于團(tuán)隊(duì)協(xié)作、決策制定和項(xiàng)目審計(jì)。
包括哪些方面
1. 文件分類與編碼：明確各類文件的分類標(biāo)準(zhǔn)，為每個(gè)文件分配唯一的編碼，便于檢索和管理。
2. 文件創(chuàng)建與審批：規(guī)定文件的創(chuàng)建流程，包括內(nèi)容編寫、審核、批準(zhǔn)和版本控制。
3. 存儲(chǔ)與備份：設(shè)定文件存儲(chǔ)的位置、格式和備份策略，確保文件安全。
4. 訪問權(quán)限：設(shè)定不同角色對文件的訪問權(quán)限，保護(hù)敏感信息。
5. 文件更新與版本控制：規(guī)定文件修訂的程序，追蹤文件變更歷史。
6. 文件分發(fā)與分享：規(guī)范文件的內(nèi)部和外部分發(fā)，確保信息準(zhǔn)確無誤。
7. 文件歸檔與銷毀：明確文件的保存期限和銷毀標(biāo)準(zhǔn)，符合法規(guī)要求。
重要性
項(xiàng)目文件管理制度的重要性不言而喻：
1. 提高效率：有序的文件管理能減少查找文件的時(shí)間，提高團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率。
2. 保障質(zhì)量：嚴(yán)格的審批流程確保文件內(nèi)容的質(zhì)量和準(zhǔn)確性。
3. 風(fēng)險(xiǎn)控制：防止信息泄露，保護(hù)公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)。
4. 法規(guī)遵從：符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)要求，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。
5. 項(xiàng)目審計(jì)：完整的文件記錄為項(xiàng)目審計(jì)和評估提供依據(jù)。
方案
1. 制定詳細(xì)文件管理政策：明確文件管理的目標(biāo)、原則和責(zé)任部門。
2. 建立電子化管理系統(tǒng)：利用現(xiàn)代技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文件的數(shù)字化管理和在線協(xié)作。
3. 培訓(xùn)與宣導(dǎo)：定期對員工進(jìn)行文件管理培訓(xùn)，強(qiáng)化制度意識(shí)。
4. 定期審查與改進(jìn)：定期評估制度執(zhí)行情況，及時(shí)調(diào)整和完善。
5. 設(shè)立監(jiān)督機(jī)制：設(shè)立專門的監(jiān)督小組，確保制度的執(zhí)行和遵守。
通過上述方案，我們可以構(gòu)建一個(gè)高效、安全的項(xiàng)目文件管理體系，提升項(xiàng)目執(zhí)行的規(guī)范性和效率，為公司的長期發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
項(xiàng)目文件管理制度范文
第1篇 某物業(yè)項(xiàng)目文件收發(fā)管理規(guī)定
物業(yè)項(xiàng)目文件收發(fā)管理規(guī)定
1.0目的
規(guī)范文件收發(fā)管理工作,確保文件傳遞的安全性,避免文件丟失,使文件經(jīng)辦責(zé)任能安全及時(shí)收到文件。
2.0適用范圍
__集團(tuán)下屬各物業(yè)公司。
3.0職責(zé)
3.1公司總部負(fù)責(zé)確定意見征詢頻率,一般情況下每月征詢一次,特殊情況另行書面通知。
3.2服務(wù)中心、管理處或項(xiàng)目物業(yè)部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)意見征詢工作的組織與實(shí)施。
3.3品質(zhì)部負(fù)責(zé)意見征詢結(jié)果的審核、統(tǒng)計(jì)、總結(jié)與通報(bào),并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。
3.4被征詢對象包括有項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、負(fù)責(zé)人助理、行政部、人事部、營銷部、策劃部、機(jī)電部、綠化部、園建、機(jī)電、土建、財(cái)務(wù)等部門及因工作需要征詢的其他單位或個(gè)人。
4.0概念
4.1征詢意見設(shè)為五個(gè)等級,分別為很滿意、滿意、一般、不滿意和很不滿意,評價(jià)為很滿意、滿意視為滿意;評價(jià)為一般、不滿意及很不滿意視為不滿意。
4.2在《意見征詢表統(tǒng)計(jì)結(jié)果表》內(nèi),用數(shù)字作為評標(biāo)注,分別為:5-很滿意;4-滿意;3-一般;2-不滿意;1-很不滿意;0-未作評價(jià)。
4.3單項(xiàng)滿意率=評價(jià)為滿意的單位數(shù)量/被征詢單位總數(shù)。
4.4項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人是指主管項(xiàng)目的物業(yè)公司副總監(jiān)督/經(jīng)理、服務(wù)中心經(jīng)理/主任或項(xiàng)目物業(yè)部主管負(fù)責(zé)人。
4.5意見征詢表編號:項(xiàng)目拼音第一個(gè)字母縮寫+年號+兩位數(shù)月份+三位數(shù)流水號,如yw,表示__銀灣六月份序號為001的意見征詢表,序號不能重復(fù)。
4.6綜合滿意率=單項(xiàng)滿意率加權(quán)平均值。
5.0操作規(guī)程
5.1每月10號前發(fā)出《意見征詢表》,在《意見征詢表發(fā)放記錄》表上做好發(fā)放登記工作;發(fā)放前填寫好《意見征詢表發(fā)放記錄》表的項(xiàng)目、征詢表編號、部門、被征詢?nèi)撕汀兑庖娬髟儽怼繁淼木幪?、?xiàng)目、被征詢部門和被征詢?nèi)撕皖A(yù)計(jì)收回日期項(xiàng);發(fā)放時(shí)填寫好送達(dá)人姓名和送達(dá)日期,并請被征詢部門簽收及注明簽收日期。
5.2公司主張發(fā)放《意見征詢表》時(shí),及時(shí)請被征詢?nèi)藢ξ宜疚飿I(yè)工作給予評價(jià)和提出具體意見,由征詢?nèi)颂顚懞煤笳埍徽髟內(nèi)撕灻_認(rèn)。
5.3 如因各種原因被征詢?nèi)瞬荒芗皶r(shí)提供意見或簽收時(shí),被征詢?nèi)嘶虿块T在簽收表格時(shí)要提醒具體收回日期,一般不超過3個(gè)工作日后收回。
5.4收回《意見征詢表》時(shí),收表人負(fù)責(zé)審核記錄是否有項(xiàng)缺,無誤后連同填寫好《意見征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄》表一并遞項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人審閱,一般情況下《意見征詢表》發(fā)放人、收回人和《意見征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄》的被征詢?nèi)朔答佉庖姍诘奶顚懭藶橥蝗?便于跟蹤和準(zhǔn)確的填寫被征詢?nèi)怂答佉庖姟?/p>
5.5對于評價(jià)為一般或以下,但被征詢?nèi)擞治刺岢鼍唧w意見的征詢表,回收人應(yīng)主動(dòng)聯(lián)系被征詢?nèi)?了解不滿意的原由并在征詢表上做好記錄。
5.6項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人根據(jù)收回《意見征詢表》填寫結(jié)果,批示相關(guān)意見并組織跟進(jìn)處理。
5.7項(xiàng)目物業(yè)行政人員負(fù)責(zé)收回《意見征詢表》的統(tǒng)計(jì)工作,填寫好《意見征詢表統(tǒng)計(jì)結(jié)果》后遞項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人審閱。
5.8 項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人確定《意見征詢表》跟進(jìn)責(zé)任人,由跟進(jìn)責(zé)任人督促相關(guān)部門按項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人的批示和被征詢?nèi)怂答伒囊庖姼M(jìn)處理,跟進(jìn)處理結(jié)束后回復(fù)跟進(jìn)責(zé)任人。跟進(jìn)責(zé)任人根據(jù)各部門回復(fù)情況填寫《意見征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄》的跟進(jìn)處理情況欄,并在回訪時(shí)回復(fù)被征詢?nèi)恕?/p>
5.9 回訪形式分面談交流回訪和電話回訪兩種形式,回訪后將《意見征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄》遞項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人批示。
5.10所有《意見征詢表》收回后都應(yīng)填寫《意見征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄》跟進(jìn)征詢結(jié)果。
5.11 每月25日前,項(xiàng)目物業(yè)行政人員負(fù)責(zé)收集齊《意見征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄》,匯同《意見征詢表》和《意見征詢表統(tǒng)計(jì)結(jié)果》復(fù)印件遞總公司品質(zhì)部。
5.12品質(zhì)部在收到《意見征詢表》、《意見征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄》和《意見征詢表統(tǒng)計(jì)結(jié)果》后,對收到記錄進(jìn)行審核,對于未達(dá)公司要求的給出意見。
5.13品質(zhì)部負(fù)責(zé)對被征詢項(xiàng)目進(jìn)行電話回訪,了解對所提意見跟進(jìn)處理情況是否滿意,回訪率不應(yīng)低于25%。
5.14每月28日前,將《意見征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄》遞公司總經(jīng)理審閱,并附《意見征詢表》和《意見征詢表統(tǒng)計(jì)結(jié)果》。
5.15每月28日前,填寫好《項(xiàng)目意見征詢報(bào)告》遞物業(yè)公司總經(jīng)理批示。經(jīng)批示后遞集團(tuán)總裁審閱,并附《意見征詢表統(tǒng)計(jì)結(jié)果》。
6.0記錄文件管理及存檔
6.1《意見征詢表發(fā)放記錄》由征詢單位存檔。
6.2《意見征詢表》經(jīng)品質(zhì)部審核和公司總經(jīng)理審閱后返回征詢單位存檔。
6.3《意見征詢結(jié)果統(tǒng)計(jì)表》原件由意見征詢單位存檔,并復(fù)印送品質(zhì)部備案。
6.4《意見征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄》經(jīng)品質(zhì)部審核和公司總經(jīng)理審閱后返回征詢單位存檔。
6.5《項(xiàng)目意見征詢報(bào)告》經(jīng)公司總經(jīng)理批示,集團(tuán)總裁審閱后由品質(zhì)部存檔。
7.0相關(guān)支持文件
7.1《顧客滿意的監(jiān)視和測量控制程序》
7.2《服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)視和測量控制程序》
7.3《意見征詢工作流程圖》
8.0相關(guān)質(zhì)量記錄
8.1意見征詢表發(fā)放記錄wy/qr-wy-011
8.2意見征詢表wy/qr-wy-012
8.3意見征詢結(jié)果統(tǒng)計(jì)表wy/qr-wy-013
8.4意見征詢結(jié)果跟進(jìn)記錄wy/qr-wy-014
8.5項(xiàng)目意見征詢報(bào)告wy/qr-wy-015
第2篇 工程項(xiàng)目文件管理程序2
工程項(xiàng)目文件管理程序2
對項(xiàng)目經(jīng)理部質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系及職業(yè)安全衛(wèi)生管理體系所要求的文件予以有效控制,確保各相關(guān)場所都能得到有關(guān)文件的現(xiàn)行版本。
1 職責(zé)
項(xiàng)目經(jīng)理部辦公室是文件控制活動(dòng)的主責(zé)部門。負(fù)責(zé)質(zhì)量/環(huán)境及職業(yè)安全衛(wèi)生管理手冊、程序文件、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的管理以及施工圖紙、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程等外來技術(shù)文件和有關(guān)工程施工管理方面的法律法規(guī)的收集、識(shí)別和管理,負(fù)責(zé)各職能部門所收集的有關(guān)經(jīng)營管理、質(zhì)量管理、環(huán)境保護(hù)、職業(yè)安全衛(wèi)生等法律法規(guī)的統(tǒng)一管理和發(fā)放;負(fù)責(zé)外來和內(nèi)部行政文件的管理。負(fù)責(zé)建立文件清單。
項(xiàng)目經(jīng)理部安全監(jiān)察科負(fù)責(zé)有關(guān)環(huán)境保護(hù)、職業(yè)安全衛(wèi)生方面的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程等文件的擬定、收集和識(shí)別。
項(xiàng)目經(jīng)理部質(zhì)量保證科負(fù)責(zé)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、程序文件、規(guī)程、規(guī)范等文件的擬定、收集和識(shí)別。
項(xiàng)目經(jīng)理部經(jīng)營科負(fù)責(zé)有關(guān)經(jīng)營管理方面的法律法規(guī)的擬定、收集和識(shí)別。
項(xiàng)目經(jīng)理部工程科負(fù)責(zé)施工圖紙、設(shè)計(jì)變更等外來技術(shù)文件和有關(guān)工程施工管理方面的法律法規(guī)的收集、識(shí)別。
項(xiàng)目經(jīng)理部各專業(yè)分公司負(fù)責(zé)施工技術(shù)措施的編制和管理工作。
2 程序
2.1文件的分類
內(nèi)部文件:手冊、程序文件、管理制度、施工技術(shù)措施以及公司內(nèi)部編制的行政文件等;
一定途徑獲得的外來文件:上級、業(yè)主或其他相關(guān)單位提供的文件,包括施工圖紙、設(shè)計(jì)變更等;
公開途徑獲得的外來文件:法律、法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程、圖集等。
2.2文件的編制、收集、審批和發(fā)布
文件發(fā)布前應(yīng)得到審批,以確保文件的充分性與適宜性。編制文件的職能部門保留文件原稿。
質(zhì)量/環(huán)境及職業(yè)安全衛(wèi)生管理手冊、程序文件執(zhí)行公司統(tǒng)一規(guī)定。
管理性文件和技術(shù)性文件以及一定途徑獲得的外來文件由項(xiàng)目經(jīng)理部各職能部門編制、收集,相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審核,主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
施工技術(shù)措施由各專業(yè)分公司負(fù)責(zé)編制,工程科、質(zhì)量保證科、安全監(jiān)察科進(jìn)行匯簽。
有關(guān)工程施工質(zhì)量管理方面的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程、圖集以及法律法規(guī)等,由質(zhì)量保證科負(fù)責(zé)擬定、收集和識(shí)別,建立文件清單,經(jīng)項(xiàng)目總工審批后報(bào)項(xiàng)目部辦公室,實(shí)施動(dòng)態(tài)管理。
有關(guān)職業(yè)安全衛(wèi)生方面的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程等,由安全監(jiān)察科負(fù)責(zé)擬定、收集和識(shí)別,經(jīng)項(xiàng)目總工審批后項(xiàng)目部辦公室統(tǒng)一進(jìn)行購買、管理。
有關(guān)經(jīng)營管理方面的法律法規(guī)由經(jīng)營科負(fù)責(zé)擬定、收集和識(shí)別,建立文件清單,經(jīng)項(xiàng)目項(xiàng)目副經(jīng)理審批后項(xiàng)目部辦公室統(tǒng)一進(jìn)行購買、管理。
行政文件的管理,執(zhí)行《山西電建三公司公文管理規(guī)定》。外來行政文件由辦公室負(fù)責(zé)登記接收,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,進(jìn)行傳閱、轉(zhuǎn)發(fā);內(nèi)部行政文件,由各職能部門擬定,辦公室審核,主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)發(fā)布。
有關(guān)環(huán)境保護(hù)方面的法律法規(guī),由安全監(jiān)察科根據(jù)公司生產(chǎn)和服務(wù)過程對法律法規(guī)的適用性進(jìn)行識(shí)別和確認(rèn),并將其有關(guān)要求摘錄轉(zhuǎn)化,形成文件,由項(xiàng)目總工程師審批后,轉(zhuǎn)發(fā)給各有關(guān)職能部門及相關(guān)場所。
法律法規(guī)等文件可從專業(yè)報(bào)刊、網(wǎng)站和國家有關(guān)主管部門等渠道獲取。
文件編號:
行政文件編號,由項(xiàng)目經(jīng)理部辦公室按《山西電建三公司公文管理規(guī)定》統(tǒng)一進(jìn)行編號。
手冊、程序文件以及各類管理性文件和技術(shù)性文件編號:
其中:工程代號用兩位數(shù)字表示,工程開工前由公司經(jīng)營管理部通知經(jīng)理工作部檔案室工程開工時(shí)間,由經(jīng)理工作部以文件形式確定和頒布工程代號。
類型代號指文件資料的類型,用兩位字母表示。
文件序號指文件資料在同一年度內(nèi)的順序流水號。
產(chǎn)生年份指文件產(chǎn)生、年度,用四位數(shù)字表示。
文件的登記發(fā)放:
行政文件由項(xiàng)目部辦公室按照《山西電建三公司公文管理規(guī)定》進(jìn)行登記、傳閱和發(fā)放。
質(zhì)量/環(huán)境及職業(yè)安全衛(wèi)生管理手冊、程序文件、施工技術(shù)措施、施工圖紙、圖集、設(shè)計(jì)變更以及企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等,由工程科負(fù)責(zé)登記、進(jìn)行編號、發(fā)放,并建立現(xiàn)行有效文件清單,并及時(shí)分發(fā)到各相關(guān)場所。
技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程等,由質(zhì)量保證科統(tǒng)一進(jìn)行登記造冊,進(jìn)行有效標(biāo)識(shí)、發(fā)放到各相關(guān)場所,以確保其使用場所都能及時(shí)使用到現(xiàn)行有效的版本。
各職能部門自行編制、接收與專業(yè)有關(guān)的管理性文件和技術(shù)性文件,由本部門負(fù)責(zé)登記、發(fā)放。
文件發(fā)放前由部門負(fù)責(zé)人審批發(fā)放范圍,填寫文件發(fā)放審批單和文件發(fā)放記錄單,履行發(fā)放手續(xù),進(jìn)行發(fā)放,確保質(zhì)量/環(huán)境管理體系及職業(yè)安全衛(wèi)生管理體系的關(guān)鍵崗位和相關(guān)場所都獲得有關(guān)文件的現(xiàn)行有效版本。
文件更改、作廢和銷毀:
文件的更改可采用修改頁或換頁的方式進(jìn)行。
文件的更改應(yīng)由原文件編制部門提出更改意見,說明更改原因。文件更改的審批必須由該文件的原審批部門進(jìn)行審批,如果指定其他部門審批,必須獲得審批所依據(jù)的有關(guān)資料。
文件的更改經(jīng)批準(zhǔn)后,該文件管理部門負(fù)責(zé)按原文件發(fā)放范圍發(fā)出文件更改通知單。原文件持有者接到文件更改通知單后,應(yīng)及時(shí)按要求實(shí)施修改,并對修改的及時(shí)性、正確性負(fù)責(zé)。要將文件更改通知單附在文件后,作為文件修改的依據(jù),確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識(shí)別。
法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程等外來文件,各職能部門應(yīng)及時(shí)跟蹤掌握其更新信息,進(jìn)行重新識(shí)別和確認(rèn)。質(zhì)量管理部要及時(shí)發(fā)布現(xiàn)行有效文件清單,以防止文件的非預(yù)期使用。
文件失效作廢時(shí),應(yīng)由原文件管理部門下發(fā)通知,宣布該文件作廢。文件持有者接到作廢通知后,應(yīng)及時(shí)撒出作廢文件并予以銷毀。需要保留的作廢文件應(yīng)加蓋作廢章進(jìn)行標(biāo)識(shí),防止作廢文件的誤用。
文件保管、移交和歸檔:
各職能部門、專業(yè)分公司收到文件后,應(yīng)注意妥善保管和使用,并將質(zhì)量/環(huán)境及職業(yè)安全衛(wèi)生法律法規(guī)等要求傳達(dá)給全體員工和其他相關(guān)方。要做好文件編目,確保文件保持清晰,易于識(shí)別和檢索。
項(xiàng)目經(jīng)理部質(zhì)量保證科組織竣工資料的整理、移交工作,辦理移交手續(xù)。
需要?dú)w檔的文件,由文件管理部門按檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編目、歸檔。
各部門根據(jù)職責(zé)范圍各自保存相應(yīng)的文件,保存期限按各自文件規(guī)定的保存期限執(zhí)行。
3 記錄
文件資料接收審批表
文件發(fā)放審批表
文件發(fā)放記錄單
文件資料回收記錄單
表1文
件資料接收審批表
序號文件名稱文件編號文件類別來文單數(shù)量接收日期接收人
表2文件發(fā)放審批表
文件發(fā)放范圍以√為準(zhǔn) 發(fā)放份數(shù): 編制
日期
文件名稱: 批準(zhǔn)
日期
發(fā)放范圍發(fā)放份數(shù)發(fā)放范圍發(fā)放份數(shù)備注
項(xiàng)目經(jīng)理項(xiàng)目副經(jīng)理
項(xiàng)目總工質(zhì)量保證科
工程科安全監(jiān)察科
經(jīng)營科供應(yīng)科
第3篇 工程項(xiàng)目文件資料管理規(guī)定
1、內(nèi)容
工程項(xiàng)目文件資料管理包括整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過程中的文書資料、工程技術(shù)資料、施工資料、科研項(xiàng)目資料,竣工圖等。
2、由資料員負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件資料的統(tǒng)一管理并督促其他各部門對相應(yīng)的文件資料進(jìn)行收集、整理。
3、文書與資料處理要點(diǎn)
1) 項(xiàng)目文書處理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、簽發(fā)、用印、傳遞、立卷、歸檔與銷毀等程序。
2) 項(xiàng)目經(jīng)理部的文件收、發(fā)由項(xiàng)目資料員統(tǒng)一登記,視公文內(nèi)容和性質(zhì),準(zhǔn)確及時(shí)交項(xiàng)目經(jīng)理、業(yè)主、監(jiān)理和其他有關(guān)部門批示或辦理。
3) 對于不符合國家有關(guān)法令、法規(guī)與違反制度的文件,可拒收或不予辦理。
4) 按照iso9002標(biāo)準(zhǔn)對項(xiàng)目的文件資料進(jìn)行管理,做好文件受控管理工作。對于涉及有關(guān)項(xiàng)目成本、技術(shù)、質(zhì)量及其它必須保密的公文與技術(shù)資料,未經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理同意,任何人不準(zhǔn)借閱。對于上級有關(guān)印有密級的文件,項(xiàng)目不準(zhǔn)擅自翻印。
4、文件往來與信息傳遞
1) 外發(fā)出的所有文件,都納入編號系統(tǒng)并實(shí)行分級管理,并將來函的收入文件也納入編號系統(tǒng),以便統(tǒng)一管理。
2) 文件簽發(fā)分三級管理
① 一級文件:必須由項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目副經(jīng)理簽發(fā),所有經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審閱的施工組織設(shè)計(jì);季、月度計(jì)劃;重要的會(huì)議記錄[[(必須由參加會(huì)議各方對整理后的《會(huì)議紀(jì)要》簽名后有效)。
② 二級文件:備忘錄,整改通知;業(yè)務(wù)聯(lián)系單;催款通知;技術(shù)核定單等。(須由業(yè)主和監(jiān)理部門負(fù)責(zé)人簽字后方有效)
③ 三級文件: 會(huì)議通知等。
3) 文件的分發(fā)與傳遞
① 一級文件由項(xiàng)目部辦公室分發(fā);二級文件由各部門自行分發(fā)。
② 外來文件,必須由項(xiàng)目部辦公室統(tǒng)一收文,逐一處理,原則上各部門不直接收文。
③ 有關(guān)工程的傳真文件統(tǒng)一由項(xiàng)目部辦公室收文、編號并分送有關(guān)部門。
4) 發(fā)文規(guī)則
① 所有文件使用統(tǒng)一文稿紙,由辦公室印制。
② 文件署名簽發(fā)必須用鋼筆書寫,不使用原珠筆或鉛筆。
5) 歸檔時(shí)間
施工過程中的各種資料在施工過程中由資料員收集,工程竣工后一個(gè)月內(nèi)由資料員提供竣工資料,歸檔。
6) 檔案的借閱
為充分發(fā)揮工程檔案作用,因工作需要在工作時(shí)間隨時(shí)可借閱。但需辦理借閱手續(xù),檔案不得帶出本項(xiàng)目。
7) 檔案的檢查、核對及移交
工程檔案定期進(jìn)行檢查核對,做到帳物相符,待工程竣工后,工程評定結(jié)束,按有關(guān)規(guī)定向有關(guān)檔案管理部門移交。
第4篇 工程項(xiàng)目文件資料管理制度
工程項(xiàng)目文件資料的管理包括公司發(fā)文、項(xiàng)目對外收發(fā)文、418#文件所覆蓋的技術(shù)資料、其他質(zhì)量記錄等四個(gè)方面的內(nèi)容。
項(xiàng)目資料員在項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下,具體負(fù)責(zé)文件資料的管理工作。
項(xiàng)目各專業(yè)工程師及資料員必須具有資料員上崗證。
管理目標(biāo)是技術(shù)資料真實(shí)同步,達(dá)到長城杯的資料要求;非技術(shù)資料編目清晰,便于查閱。
文件資料的日常管理制度
一、文件資料的歸檔應(yīng)做到分類保存、編目清晰、標(biāo)識(shí)明確、裝訂整齊。資料的填寫應(yīng)做到字跡工整、簽字齊全,符合《北京市建筑安裝施工技術(shù)資料管理規(guī)定》的要求。
二、項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)定期檢查各專業(yè)工程師內(nèi)業(yè)資料的收集整理工作,檢查資料員的資料歸檔工作,不定期進(jìn)行內(nèi)業(yè)工作評比、獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。
三、418#文件涵蓋的技術(shù)資料要求:
1、項(xiàng)目總工組織各專業(yè)工程師和資料員學(xué)習(xí)418#文件。
2、各專業(yè)技術(shù)資料由本專業(yè)工程師負(fù)責(zé)收集整理。每月月底將本月技術(shù)資料移交項(xiàng)目資料員。
3、項(xiàng)目資料員負(fù)責(zé)技術(shù)資料的整理、歸檔工作,資料歸檔時(shí)應(yīng)按《北京市建筑安裝施工技術(shù)資料管理規(guī)定》的標(biāo)準(zhǔn)來做。::如果技術(shù)資料不符合要求,資料員做以詳細(xì)記錄交給專業(yè)工程師,專業(yè)工程師應(yīng)及時(shí)補(bǔ)齊。
四、為了加強(qiáng)項(xiàng)目管理,除了418#文件的規(guī)定之外,其它質(zhì)量記錄由資料員統(tǒng)一管理。
五、各業(yè)務(wù)口收集、整理本專業(yè)質(zhì)量記錄,定期報(bào)送資料員處。資料員進(jìn)行分類歸檔。
公司發(fā)文管理制度
一、對公司發(fā)文進(jìn)行分類收存,類別為黨群類和行政類,行政類分為質(zhì)量體系文件和非質(zhì)量體系文件兩類。
二、公司發(fā)文由項(xiàng)目資料員統(tǒng)一接收,留下分類收文登記。
三、項(xiàng)目資料員在接到文件后,根據(jù)文件歸屬類別是行政文件還是黨群文件,附上文件和資料傳閱學(xué)習(xí)單后分別送項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目書記。項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目書記學(xué)習(xí)之后,在文件就資料傳閱學(xué)習(xí)單上簽署意見,并決定該文件的學(xué)習(xí)或傳閱的科室及人員范圍,由資料員送各相關(guān)業(yè)務(wù)人員學(xué)習(xí)。各相關(guān)業(yè)務(wù)人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)文件內(nèi)容,并在文件和資料傳閱學(xué)習(xí)單上簽名。
四、所要求的人員進(jìn)行傳閱或?qū)W習(xí)后,項(xiàng)目的文件資料由資料員統(tǒng)一進(jìn)行歸檔管理。黨群類和行政類文件分別存放,資料盒內(nèi)應(yīng)編制文件目錄,以便于查閱。
五、作廢文件必須進(jìn)行標(biāo)識(shí),并單獨(dú)存放,同時(shí)在原收文記錄上標(biāo)明作廢存放處或銷毀日期。
六、質(zhì)量體系投入運(yùn)行后設(shè)立的項(xiàng)目經(jīng)理部,要及時(shí)到企管部申請領(lǐng)用《質(zhì)量手冊》、《質(zhì)量體系文件匯編》和《現(xiàn)行有效的受控的質(zhì)量體系文件和資料目錄清單》,并按該目錄清單中所列出的文件和資料找有關(guān)部室補(bǔ)發(fā)。
七、項(xiàng)目經(jīng)理部調(diào)出人員不允許帶走文件和資料,到新的崗位后,需要時(shí)再要求配發(fā)。《質(zhì)量手冊》、《質(zhì)量體系文件匯編》的持有人變更后,繼任人應(yīng)及時(shí)安排到企管部辦理文件執(zhí)有變更手續(xù)。
項(xiàng)目對外收發(fā)文管理制度
一、項(xiàng)目對外發(fā)文應(yīng)由室主任審核,項(xiàng)目經(jīng)理審批簽發(fā)。對業(yè)主發(fā)文應(yīng)該用微機(jī)打印,發(fā)文格式執(zhí)行《北京中鐵建筑工程公司ci手冊vi分冊工程項(xiàng)目部分(試行)》的要求。
二、建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位及其他外部單位對項(xiàng)目的發(fā)文,屬于技術(shù)文件的,由項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人統(tǒng)一保存。屬于合同類文件的,由成本經(jīng)理統(tǒng)一保存,并根據(jù)文件內(nèi)容組織責(zé)任人員進(jìn)行學(xué)習(xí)。
公司發(fā)文管理制度
一、對公司發(fā)文進(jìn)行分類收存。類別為黨群類和行政類,行政類分為質(zhì)量體系文件和非質(zhì)量體系文件兩類。
二、公司發(fā)文由項(xiàng)目資料員統(tǒng)一接收,留下分類收文登記。
三、項(xiàng)目資料員在接到文件后,根據(jù)文件歸屬類別是行政文件還是黨群文件,附上文件和資料傳閱學(xué)習(xí)單后分別送項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目書記。項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目書記學(xué)習(xí)之后,在文件就資料傳閱學(xué)習(xí)單上簽署意見,并決定該文件的學(xué)習(xí)或傳閱的科室及人員范圍,由資料員送各相關(guān)業(yè)務(wù)人員學(xué)習(xí)。各相關(guān)業(yè)務(wù)人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)文件內(nèi)容,并在文件和資料傳閱學(xué)習(xí)單上簽名。
四、所要求的人員進(jìn)行傳閱或?qū)W習(xí)后,項(xiàng)目的文件資料由資料員統(tǒng)一進(jìn)行歸檔管理。黨群類和行政類文件分別存放,資料盒內(nèi)應(yīng)編制文件目錄,以便于查閱。
五、作廢文件必須進(jìn)行標(biāo)識(shí),并單獨(dú)存放,同時(shí)在原收文記錄上標(biāo)明作廢存放處或銷毀日期。
六、質(zhì)量體系投::入運(yùn)行后設(shè)立的項(xiàng)目經(jīng)理部,要及時(shí)到企管部申請領(lǐng)用《質(zhì)量手冊》、《質(zhì)量體系文件匯編》和《現(xiàn)行有效的受控的質(zhì)量體系文件和資料目錄清單》,并按該目錄清單中所列出的文件和資料找有關(guān)部室補(bǔ)發(fā)。
七、項(xiàng)目經(jīng)理部調(diào)出人員不允許帶走文件和資料,到新的崗位后,需要時(shí)再要求配發(fā)。《質(zhì)量手冊》、《質(zhì)量體系文件匯編》的持有人變更后,繼任人應(yīng)及時(shí)安排到企管部辦理文件執(zhí)有變更手續(xù)。
項(xiàng)目對外收發(fā)文管理制度
一、項(xiàng)目對外發(fā)文應(yīng)由室主任審核,項(xiàng)目經(jīng)理審批簽發(fā)。對業(yè)主發(fā)文應(yīng)該用微機(jī)打印,發(fā)文格式執(zhí)行《北京中鐵建筑工程公司ci手冊vi分冊工程項(xiàng)目部分(試行)》的要求。
第5篇 萬科地產(chǎn)項(xiàng)目文件管理辦法
vk地產(chǎn)項(xiàng)目文件管理辦法
1.項(xiàng)目經(jīng)理部文件按照下列分類方式進(jìn)行存檔整理:
第一冊:公司管理規(guī)范
工程管理規(guī)范一套
工程管理指導(dǎo)書
第二冊:施工合同
第三冊:物資合同
第四冊:公司來文
第五冊:政府來文
第六冊:施工單位來文
第七冊:監(jiān)理公司來文
監(jiān)理合同
監(jiān)理人員登記表及資格證書
監(jiān)理規(guī)劃
監(jiān)理細(xì)則
監(jiān)理例會(huì)紀(jì)要
監(jiān)理月報(bào)及審核意見
其他來文
第八冊:施工組織設(shè)計(jì)
施工方案
第九冊:設(shè)計(jì)變更
建筑設(shè)計(jì)變更及圖紙會(huì)審紀(jì)要
結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)變更
水電設(shè)計(jì)變更
第十冊:工程簽證
第十一冊:限價(jià)單/零星工程
第十二冊:計(jì)劃管理
項(xiàng)目發(fā)展計(jì)劃(營銷部門編制)
總進(jìn)度控制計(jì)劃及評審記錄
施工圖紙交付計(jì)劃
分判商進(jìn)場計(jì)劃
樣板確認(rèn)計(jì)劃
甲供材料進(jìn)場計(jì)劃
資金使用計(jì)劃
總進(jìn)度計(jì)劃(施工單位)
月計(jì)劃(施工單位)
周計(jì)劃(施工單位)
第十三冊:工程質(zhì)量記錄
第十四冊:材料設(shè)備管理
樣板登記一覽表
收(調(diào))料單
設(shè)備調(diào)試驗(yàn)收記錄
第十五冊:交工前樓宇檢查記錄
第十六冊:項(xiàng)目經(jīng)理部發(fā)文
報(bào)公司文件
發(fā)公司有關(guān)部門協(xié)辦單
發(fā)總包、分包、監(jiān)理
報(bào)政府文件
其他發(fā)文
第十七冊:進(jìn)度款支付
工程進(jìn)度款審批單
物資進(jìn)度款審批單
扣款通知單
獎(jiǎng)/罰款通知單
第十八冊:會(huì)議紀(jì)要
公司每月工程例會(huì)紀(jì)要
公司現(xiàn)場工作協(xié)調(diào)會(huì)紀(jì)要
甲方召集專題會(huì)議紀(jì)要
項(xiàng)目經(jīng)理部內(nèi)部會(huì)議紀(jì)要
第十九冊:工程交工資料(甲方)
甲方交工資料目錄(檔案館編制)
各種甲方交工資料
如:開竣工報(bào)告
中間驗(yàn)收資料
工程報(bào)建資料
第二十冊:驗(yàn)收報(bào)告
材料進(jìn)場驗(yàn)收報(bào)告
工程驗(yàn)收報(bào)告(不需政府參與的驗(yàn)收)
履約評定表
2.項(xiàng)目經(jīng)理部收文嚴(yán)格按照公司的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,項(xiàng)目秘書收文后轉(zhuǎn)交項(xiàng)目經(jīng)理助理,由經(jīng)理助理判斷執(zhí)行及傳閱人員,傳閱后須在傳閱文件上簽字并交項(xiàng)目秘書存檔;
3.項(xiàng)目經(jīng)理部發(fā)文需按照發(fā)文格式擬稿,由項(xiàng)目秘書統(tǒng)一編號并存檔。
4.項(xiàng)目經(jīng)理部印章由項(xiàng)目秘書統(tǒng)一管理,使用印章必須登記。印章形式見《項(xiàng)目經(jīng)理部印章》
