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質量體系文件管理制度是企業(yè)質量管理的核心組成部分，旨在確保產品和服務的質量始終符合預定標準。這一制度主要包括以下幾個部分：
1. 文件的分類與編碼：定義各類文件的類型，如質量手冊、程序文件、作業(yè)指導書、記錄等，并設定統(tǒng)一的編碼系統(tǒng)。
2. 文件的編制：明確文件編寫的要求，包括內容格式、審批流程、更新頻率等。
3. 文件的審批與發(fā)布：規(guī)定文件的審批權限，確定發(fā)布渠道和方式。
4. 文件的控制：管理文件的版本更新、分發(fā)、回收和銷毀等。
5. 文件的使用與培訓：確保員工理解和正確使用文件，定期進行培訓。
6. 文件的審核與評審：定期對文件進行審核，確保其有效性。
包括哪些方面
質量體系文件管理制度涵蓋了從文件的產生到廢棄的全過程，具體包括：
1. 制度建設：建立文件管理組織架構，明確責任部門和人員。
2. 文件生命周期管理：從文件的起草、審查、批準、發(fā)布、更改到廢止的全程管理。
3. 文件存檔與檢索：設立文件存儲系統(tǒng)，方便快速查找和訪問。
4. 文件的合規(guī)性：確保文件內容符合相關法律法規(guī)和行業(yè)標準。
5. 文件的溝通與培訓：確保所有相關人員對文件的理解一致，提高執(zhí)行效率。
6. 文件改進機制：定期評估文件效果，及時進行修訂和完善。
重要性
質量體系文件管理制度的重要性在于：
1. 規(guī)范操作：文件提供了操作指南，確保工作標準化，減少人為錯誤。
2. 質量保證：通過文件控制，確保產品和服務質量的一致性和穩(wěn)定性。
3. 法規(guī)遵從：文件記錄了企業(yè)的質量管理過程，有利于應對法規(guī)檢查。
4. 溝通協(xié)調：統(tǒng)一的語言和標準，促進部門間和上下級間的有效溝通。
5. 追溯性：文件記錄為問題發(fā)生時的追溯提供了依據(jù)，便于找出原因，采取糾正措施。
方案
1. 建立文件管理系統(tǒng)：采用數(shù)字化工具，實現(xiàn)文件的電子化管理和在線審批，提高效率。
2. 定期審計：由質量管理部門定期進行文件審計，確保文件的有效性和適用性。
3. 培訓與教育：對新入職員工和現(xiàn)有員工進行文件管理的培訓，提高文件意識。
4. 激勵機制：獎勵對文件管理做出貢獻的員工，提高全員參與度。
5. 文件評審會議：定期召開評審會議，討論文件的修訂需求，確保文件與時俱進。
6. 反饋與改進：鼓勵員工提出對文件的改進建議，持續(xù)優(yōu)化文件管理體系。
通過以上方案的實施，企業(yè)可以構建一個高效、規(guī)范的質量體系文件管理制度，從而提升整體管理水平，確保產品質量和服務質量。
質量體系文件管理制度范文
第1篇 某某物業(yè)分公司質量體系文件管理辦法
某物業(yè)分公司質量體系文件管理辦法
1 目的
運用科學有效的管理方法,規(guī)范上海分公司、各管理處對質量體系文件的控制,從而保證質量體系的有效運行。
2 適用范圍
適用于上海分公司、各管理處對質量體系文件的建立、使用和保存等等。
3 職責
3.1 管理部質量主管負責所有質量體系文件的控制。
3.2 分公司內部使用的作業(yè)指導書由部門內部人員編制;管理處內部使用的作業(yè)指導書由相關人員編制。
3.3 管理者分代表和相關主管人員負責分公司內部使用的質量體系文件的審核和日常督促改進工作;管理者分代表和管理處主任審核管理處內部使用的質量體系文件。
3.4 分公司經理負責分公司內部和管理處內部使用的質量體系文件的批準。
4 實施程序
4.1 質量體系文件的建立
4.1.1質量手冊和程序文件。質量手冊和程序文件由總公司質量部統(tǒng)一編制發(fā)放,分公司管理處不得涂改。
4.1.2 管理處作業(yè)指導書
4.1.2.1 管理處作業(yè)指導書由管理處各部門相關人員編寫、排版、打印。
4.1.2.2相關部門主管需要對作業(yè)指導書進行會審,分管副總經理負責復審,總經理負責審批。
4.1.2.3 質量主管對文件進行編號及排版檢查,并辦理《作業(yè)指導書審批單》。
a.編號方法為:
wi-sh(___)-__-___
順序號
文件類別號
上海分公司___管理處代碼
作業(yè)指導書代碼
文件類別號有九類,分別為:fa(物業(yè)管理方案)、zh(綜合管理)、gc(房屋、設施、設備)、ag(消防、安管、車輛管理)、hj(環(huán)境管理)、kh(客戶服務、
社區(qū)文化)、jy(經營、財務管理)、bm(部門工作指導)、st(食堂)。
b.排版格式見總公司《體系文件控制程序》。
4.1.2.4對于分公司各個部門的編號劃分:33-01為綜合部,33-02為管理部,33-03為市場部,33-04為工程部,33-05為財務部,33-06為凱迪克大廈管理處。
4.1.3 物業(yè)管理方案
4.1.3.1《物業(yè)管理方案》由各項目管理處負責編寫。
4.1.3.2管理者分代表負責《物業(yè)管理方案》的審核,總經理復審后報總公司主管領導批準。
4.1.3.3質量主管對《物業(yè)管理方案》進行編號、排版和打印。
4.2 質量體系文件的修改
4.2.1 在質量體系文件的建立過程中,對審核和批準不通過的質量體系文件要進行修改或重新編寫。
4.2.2 對投入使用的質量體系文件修改需經過審批,審批權限參照文件建立審批權限。
4.2.3 文件修改時,由提出人填寫《體系文件修改申請單》,經原文件審批人員審批后,由質量主管將修改的內容加到正式文件中。
4.2.4 文件內容修改后,對修改某頁要將修改狀態(tài)在《文件修改狀態(tài)頁》中注明。
4.2.5 當文件修改超過5次或修改內容較多時,應換版。
4.3 質量體系文件的使用
4.3.1 作業(yè)指導書的編制人員負責向文件執(zhí)行人員進行文件解讀和培訓,并對文件實施的情況進行檢查,質量主管負責建立《體系文件目錄》。
4.3.2 所有質量體系文件在使用中要保持版面清潔。
4.4 質量體系文件的發(fā)放
4.4.1 質量體系文件發(fā)放方式:質量體系文件發(fā)放給相關業(yè)務部門時,質量主管先將質量體系文件目錄發(fā)放給各部門主管,讓其自行選擇本部門需使用的文件,而后質量主管將其選定的文件內容復印發(fā)放給相關部門。
4.4.2 質量體系文件的發(fā)放需建立相應的《受控文件發(fā)放記錄表》,由領用人簽名登記。
4.4.3 除外來文件以外,發(fā)放到各部門的質量體系文件需在文件每頁的右上方(表格除外)加蓋紅色受控文件章。
4.5 質量體系文件的借閱
4.5.1除公司領導外,其他人員借閱質量體系文件均需經過質量主管的批準,并填寫《文件借閱登記表》。
4.5.2借出和歸還文件時,必須辦理清點手續(xù),由質量主管和借閱者當面核對清楚。
4.5.3未經批準不得對質量體系文件進行復制。
4.5.4文件如有丟失、損壞,需立即采取相應措施,并追究當事者責任。
4.6 質量體系文件的保存
4.6.1 管理處作業(yè)指導書保存一份原件,作業(yè)指導書的電子文檔要做備份。
4.6.2質量手冊、程序文件及管理處作業(yè)指導書原件存放于管理部文件架內,應排列整齊,以便查找。發(fā)放到各部門的質量體系文件由各部門自行保存,不得遺失。
4.6.3 文件存放應做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。
4.6.4 作廢的質量手冊、程序文件要交還總公司質量部,不得自行銷毀。
4.6.5分公司、各管理處的作業(yè)指導書因不適用或因其它原因作廢的,可直接銷毀,
但須保存一份加蓋作廢章的作廢文件原件。對作廢文件保存2年后可銷毀,并建立《作廢文件保存清單》。
5 質量要求
所有質量體系文件都必須按照《體系文件控制程序》的規(guī)定進行管理。管理處的作業(yè)指導書還需按照本文件的規(guī)定進行控制。
6監(jiān)督檢查
總經理負責按照《體系文件控制程序》和本文件的要求對質量體系文件的控制進行監(jiān)督和檢查。
7改進分析
本文件的使用過程中如發(fā)現(xiàn)不適用的應及時修改,以保證質量體系文件控制的有效性。
8記錄、標識
8.1 《作業(yè)指導書審批單》
8.2 《文件借閱登記表》
8.3 《受控文件發(fā)放記錄表》
8.4 《作廢文件保存清單》
8.5 《文件修改狀態(tài)頁》
8.6 《體系文件目錄》
8.7 《體系文件修改申請單》
第2篇 物業(yè)質量體系文件-出入口管理辦法
物業(yè)管理有限公司質量管理體系文件
--出入口管理辦法
1.目的
對小區(qū)(大廈)出入口進行有效控制,維護管理服務區(qū)域的正常秩序。
2.范圍
適用于公司各部門。
3.職責
職務/崗位工作內容
部門負責人負責出入口安全管理工作的全面指導、監(jiān)督和檢查。
安全主管/主辦負責出入口安全工作的具體組織、落實、培訓考核。
安全班長負責出入口安全工作的巡查及監(jiān)督。
安全管理員負責出入口安全工作的具體實施。
4.方法和過程控制
4.1 對普通來訪人員的管理
4.1.1 各管理處根據(jù)各自物業(yè)的特點,在確保管理服務區(qū)域安全的情況下,可選擇以下對普通來訪人員的管理辦法:
a.凡進入封閉或半封閉式管理服務區(qū)域的來訪者,必須問明其來意,并與業(yè)主(用戶)取得聯(lián)系,經業(yè)主(用戶)同意,并在《來訪人員情況登記表》上登記后方可讓其進入。離開時,封閉式管理服務區(qū)域需登記離去時間,半封閉式管理服務區(qū)域可根據(jù)情況不做記錄。
b.對開放式管理的管理服務區(qū)域的來訪者,可不登記,但安全員及控制中心必須密切注意其行為,對行跡可疑的人員,安全員要及時采取妥善的方法進行盤問、控制,確保轄區(qū)安全。
4.1.2 禁止所有推銷、收廢品、發(fā)廣告及無明確探訪對象的外來人員進入管理服務區(qū)域。制止任何人員攜帶易燃、易爆、劇毒等危險品進入管理服務區(qū)域。
4.1.3如來訪人員在業(yè)主(用戶)家超時停留,出入口崗或中心應通知相關崗位核實情況,如發(fā)生異常情況及時按《突發(fā)事件處理程序》處理。
4.1.4 管理服務區(qū)域內的所有設施、游樂場地,只為住戶開放,安全員應禁止外來人員使用,避免其損壞公共設施,破壞衛(wèi)生環(huán)境。
4.1.5安全員對來訪人員進行合理有效的管理,在管理中發(fā)生爭執(zhí)或沖突,應及時通知中心或上級協(xié)調解決,同時注意保護現(xiàn)場。
4.2 執(zhí)行公務人員的管理
4.2.1 執(zhí)行公務的執(zhí)法人員因公進入管理服務區(qū)域,相應崗位的安全員應請其出示證件,予以登記,并立即通知管理處負責人,負責人接獲此信息后立即致電對方單位核實身份,同時安排人員陪同前往。
4.2.2 執(zhí)行公務人員對管理服務區(qū)域業(yè)主房屋進行搜查應請其出示執(zhí)行部門開具的搜查證,需要查扣業(yè)主物品的應請其列出清單雙方簽字確認。
4.2.3 外地執(zhí)法人員進入管理服務區(qū)域,除上述內容外,還必須有本市執(zhí)法部門陪同及本地相應部門的證明,并需登記陪同人員的證件,予以核實后方可放行。
4.2.4 執(zhí)行公務的其它部門的國家公務員進入管理服務區(qū)域也須登記,并了解公干的目的,由管理處安排人員陪同前往。
4.2.5執(zhí)行公務人員因公務保密或其他特殊原因不能明示公干目的時,當值安全員必須及時聯(lián)系部門經理,由部門經理或其指定授權人視具體情況處理。
4.3 物資放行的管理
4.3.1物資搬運時,須到管理處或授權部門辦理申請手續(xù),申請人需按要求填寫《物資搬運放行條》,寫明物資名稱、數(shù)量和本人資料。若非物主本人辦理,需物主提供書面委托書或物主電話委托,由搬運人在《物資搬運放行條》上簽名,經手人員除查驗申辦人的身份證外,還須與物主本人聯(lián)系確認。在裝修入伙期間,屬施工方工具材料的可由裝修負責人或申辦人員辦理,經手人員須查驗身份證及臨時出入證或業(yè)主委托書。
4.3.2經手人還須與管理處出納員核對,追收尚未交納的各項費用并簽字認可;出納不當班或外出時,應將尚未交納費用的住戶及其費用清單交管理處或中心值班人員,由委托人(主辦以上人員)簽字認可,手續(xù)完善后方可放行。
4.3.3 由安全員核實所搬貨物與申請內容是否相符。安全員負責記錄、核對搬運車輛的牌號、司機身份證號或駕駛證號、姓名、單位或住址等并請其簽字,手續(xù)完善后予以放行。
4.4 施工人員的管理
4.4.1 所有施工人員憑管理處簽發(fā)的《人員臨時出入卡》進出管理服務區(qū)域。
4.4.2 安全員在檢查《人員臨時出入卡》時應核對房號、相片、施工人員姓名、證件有效期及管理處公章。
4.4.3 若出入證丟失或過期,施工人員應到管理處補辦證件或延期后方可進入施工現(xiàn)場。
4.4.4 所有施工裝修人員必須嚴格按照《裝修管理責任書》的內容進行操作。如有違章,安全員有權進行制止或停水停電,需延時加班的裝修須經管理處同意后方可進行。
4.4.5管理服務區(qū)域內政府配套公共設備設施施工,施工人員應在管理處辦理相應手續(xù),經部門經理或相關專業(yè)人員同意后方可施工。
4.4.6服務供方人員進入管理服務區(qū)域,需穿制服、佩帶工作證方可進入。
4.5 公司內部人員的管理
4.5.1 公司員工憑工牌進入管理服務區(qū)域,應自覺服從安全員的治安管理,身份核實后,可不作登記。
4.5.2公司員工在管理服務區(qū)域內各項活動要嚴格遵守各項規(guī)章制度,使用指定的員工通道和專用電梯。
4.6 參觀人員的管理
4.6.1 所有的參觀人員必須經管理處同意后方可進入,同時管理處須派人陪同。
4.6.2 引導進入管理服務區(qū)域的參觀人員注重禮儀,愛護環(huán)境,愛護公物。
4.6.3 勸止參觀人員在管理服務區(qū)域內的高聲談論,引導其自覺遵守公共秩序。
4.6.4 請參觀人員在指定范圍內活動,按指定路線行走,未經允許應阻止攝像和照相。
4.7 特殊來訪人員的管理
4.7.1 認真、細致、全面的做好接待工作。
4.7.2 各崗位安全員統(tǒng)一佩帶白手套,來訪者經過崗位時致軍禮。
4.7.3 注重儀容儀表,禮節(jié)禮貌,保持良好的軍人姿態(tài)。
4.8 對推銷、發(fā)廣告人員的管理
4.8.1 凡推銷人員、廣告人員進入管理服務區(qū)域必須事先與顧客有約,并進行登記后方可進入。
4.8.2可從尊重顧客的角度,采取跟蹤、尾隨的方法,觀察其行為,如有違規(guī),立即進行糾正或勸其離開管理服務區(qū)域。
4.8.3 對推銷、廣告人員,懷疑其具有違法嫌疑時,可對其身份進行驗證或向對方單位進行證實,如沒有合法身份,可交派出所處理。
4.8.4 對每一位外來人員都應友善、禮貌的對待,盡量避免發(fā)生糾紛與沖突,若出現(xiàn)處理不了的情況,應立
即請班長或主管進行協(xié)助調解,把糾紛控制在可處理范圍。
5.質量記錄和表格
gzwy7.5.1-a01-02-f1《物資搬運放行條》
gzwy7.5.1-a01-02-f2 《來訪人員情況登記表》
gzwy7.5.1-a01-02-f3 《人員臨時出入卡》
第3篇 物業(yè)公司質量體系文件管理工作程序
物業(yè)公司質量體系文件管理程序
1.0目的
對質量管理體系文件予以控制,確保在使用時可獲得有關版本的適用體系文
件。
2.0適用范圍
適用于公司質量管理體系文件的控制。
3.0職責
3.1總經理負責對公司質量管理體系文件的評審和批準。
3.2管理者代表負責對公司質量管理體系文件的總體控制。
3.3辦公室負責組織質量管理體系文件的建立、整理、發(fā)放、使用、保管以及更改控制。
3.4各部門負責管理本部門持有的質量管理體系文件,并確保體系文件的有效使用。
4.0 過程識別
5.0 行為準則
a)文件應清晰,便于識別,發(fā)布前得到批準;
b)外來文件應識別并控制其發(fā)放;
c)使用文件場所都應得到相關文件的有效版本;
d)對作廢文件做出標識或隔離,防止非預期使用;
e)手冊(含程序)發(fā)布或換版時應先評審、批準后發(fā)布;
f)文件現(xiàn)行及更改狀態(tài)確?？勺R別.
6.0 程序
6.1 文件分類
6.1.1 質量管理體系文件包含手冊、管理制度、技術文件、質量記錄表式等由辦公室負責組織編寫、修改和管理;
6.1.2 行政管理文件包括外來文件和本公司文件由辦公室報批并控制分發(fā).
6.2 文件編目及標識
6.2.1 為確保文件的唯一性,公司做出規(guī)定:
a)質量手冊:鄭州-y_-2002表示:××市××公司質量手冊20__年版.每頁a-0表示a版第0次修改.
b)質量記錄:jl-8.3-01表示質量手冊中第8.3不合格的控制要素中第一個記錄.
6.3 文件控制
-編制文件應收集企業(yè)背景資料并按iso9000系列標準要求編審;
-所有支持體系過程的文件發(fā)布前得到批準,確保適應性;
-文件發(fā)放由主管部門登記編號并用分發(fā)/回收記錄控制發(fā)放;
-文件印制或復印應確保清晰、易于辨別,并注明其版本或修訂狀態(tài);
-手冊管理執(zhí)行質量手冊管理規(guī)定;
-主管部門擬列文件總清單,便于檢索和控制文件有效性;
-文件發(fā)放時在可能情況下及時收回作廢/失效文件,包括圖紙,確保使用場所持有文件的唯一性和有效性;
-用于參改的作廢文件或備用文件做出標識或單獨存放.
6.4 文件更改
6.4.1 質量手冊程序修改,由主管部門填寫《文件更改申請單》任管理者代表審核后報總經理批準,手冊修改量大可采取換頁、修改頁數(shù)超過三分之一應重新?lián)Q版印發(fā).換版應評審后由總經理批準.
6.4.2 技術文件、管理文件更改和換文由管理者代表或主管副總經理批準,如需改換文件修改部門,該部門應獲得文件編制的原背景資料.
6.5 文件使用與保管
1)文件領用時,領用人應在分發(fā)記錄上簽字;
2)文件分發(fā)范圍由主管領導審批;
3)文件使用中不得損壞、亂涂或私自修改,保證文件清晰易于識別;
4)妥善保管文件,放在通風、干燥、安全的地方;
5)文件可以是書面,如有條件也可使用電子媒體,但注意留有備份;
6)文件作廢銷毀應有管理者代表批準.
7.0 相關文件
7.1 記錄控制程序
7.2 管理策劃控制程序
7.3 產品實現(xiàn)策劃(施工組織設計)管理程序
8.0 記錄
8.1 文件發(fā)放回收記錄
8.2 部門要控文件清單
8.3 文件更修改申請單
第4篇 物業(yè)公司質量體系文件和資料管理作業(yè)規(guī)程
物業(yè)公司質量體系文件和資料管理標準作業(yè)規(guī)程
1.0目的
規(guī)范質量體系文件和資料的管理,確保質量體系文件和資料使用的有效性。
2.0適用范圍
適用與質量體系文件、相關外來文件的管理。
3.0職責
品質拓展部負責質量體系文件和資料的管理。
4.0要點和實施
4.1質量體系文件的編寫、審核、批準、發(fā)布、發(fā)放按《質量體系文件編制標準作業(yè)規(guī)程》執(zhí)行。
4.2質量體系文件的使用。
4.2.1品質/拓展部應確保凡授權范圍內的人員均能及時得到有效版本的文件。
4.2.2各部門及所有工作人員應確保不持有、不使用作廢/失效的文件。
4.2.3文件的持有部門和持有人員不得將持有的文件轉借、復印或作非授權的涂改。
4.3質量體系文件的保管。
4.3.1文件的保管環(huán)境應適宜于防止文件的丟失、損壞和涂改。
4.3.2文件保管方法應便于存取查閱。
4.3.3應保持文件夾的完整、齊全。
4.3.4文件的持有部門或持有人員應持有經批準的帶現(xiàn)行更改狀況的有效文件的清單,以便于了解文件變動的情況和檢索。
4.4質量體系文件更改的控制。
4.4.1文件的更改必須由文件的原編寫部門負責填寫相關表格,經文件原審核人和批準人審核、批準后方可進行更改。若原審核人、批準人發(fā)生變動,則應由其職務的接任人負責審核、批準。文件更改的內容由文件原編寫部門擬定。
4.4.2文件更改應由品質/拓展部通知的形式發(fā)布,以使文件夾的持有部門和持有人了解文件的更改內容和更改后的標識。
4.4.3通知僅下達給公司持有該文件受控文本的部門和人員進行更改,但程序文件和質量手冊換版時,則應將換版后的文件送達第三方認證機構。
4.4.4問更改的方式。
文件更改的方式在《文件更改申請表》上予以規(guī)定,并且由品質/拓展部進行。更改的方式可以采用劃改、換頁或換版的方式進行,但劃改時,應能辨認更改前的內容。
4.4.5文件更改的標識和記錄
文件更改后應在文件的版本標識、修改狀態(tài)標識上予以識別,在文件更改記錄上及時予以記錄,以便核對、識別。
4.4.6文件的換版。下列情況之一,文件應予以換版:
(1)同一文件多次更改(如同一文件已更改5次以上)時;
(2)同一文件一次更改內容較多時。
4.5作廢/失效質量體系文件處置。
4.5.1品質/拓展部應在更換新頁或新版的同時,撤回舊頁或舊版本文件。
4.5.2撤出的舊頁或舊版本文件,品質/拓展部資料管理員應在《作廢/失效文件清單》上予以記錄,并在每頁上加蓋藍色“作廢”或“失效”印章。
4.5.3作廢/失效文件在適當?shù)臅r間(如一年)集中銷毀的方式應考慮方便、適用、可行。銷毀前在《作廢/失效文件清單》上予以記錄。
4.5.4留作資料以供法律/累計知識需要的作廢文件,應經管理者代表同意,并在其每頁上加蓋藍色“參考”印章。
4.6外來文件的管理。
4.6.1外來文件包括:
(1)本行業(yè)強制執(zhí)行的法律、法規(guī)、條例;
(2)本公司選定執(zhí)行的國家或行業(yè)標準;
(3)業(yè)主或其他單位提供的有關物業(yè)管理的來文、來函。
4.6.2屬于本程序前條的第1、2項的外來文件一律應處于受控狀態(tài),既在其封面或首頁上加蓋藍色“受控文件”的印章。需分發(fā)的,還應編號并辦理發(fā)放簽收。
4.6.3對于外來文件,品質/拓展部資料管理員應建立收/發(fā)臺帳,以便追溯其來源和分布。
4.7文件的歸檔。
4.7.1質量體系文件和外來文件一律應歸檔。
4.7.2歸檔文件一律為正本且不加蓋受控狀態(tài)標識和編號(外來文件除外)。
4.7.3文件的發(fā)布、更改、處理的相關表格應隨正本一起歸檔。
4.7.4文件的更改通知、更改換頁、換版的文件一律歸檔。
4.7.5品質/拓展部應按本規(guī)程文件更改條款規(guī)定,對歸檔文件實施更改。但原歸檔文件不撤出,僅加蓋“作廢”或“參考”藍色印章。
4.8文件的補發(fā)按《質量體系文件編制標準作業(yè)規(guī)程》的相關規(guī)定執(zhí)行。
4.9質量體系文件的借閱。
4.9.1公司外部人員需借閱文件時應符合下列條件之一:
(1)是公司的服務對象;
(2)是公司的主管上級;
(3)是公司的承包方;
(4)按法律、法規(guī)或合同規(guī)定提供借閱的需方。
4.9.2公司可以借閱的文件應不涉及公司人事、商業(yè)和技術機密,但上款第4項的除外。
4.10人員離開公司或工作崗位發(fā)生變化時,品質/拓展部負責回收所發(fā)文件,并在文件發(fā)放簽收-記錄中注明回收原因和時間。
4.11公開文件的控制。
4.11.1凡公開的文件如向業(yè)主或住戶提交或發(fā)布的程序、手冊、規(guī)定、收費標準等均屬受控文件范圍。
4.11.2凡公開的文件均應注明文件編碼、版本號、生效日期。
4.11.3負責實施公開文件的部門應指定專業(yè)人員負責此項工作。
4.11.4凡公開的文件夾發(fā)生更改時,應以原公開的形式,在原發(fā)放或公布的范圍內今年性更改,以便更改的內容為業(yè)主或住戶所了解。
4.11.5凡張貼于公司內部的程序文件、作業(yè)指導書,包括公開張貼文件其中的部分(外來文件除外),均應標明文件編碼、版本號并加蓋“受控文件”印章。
4.12品質/拓展部負責保存文件和資料管理形成的全套記錄,各部門或文件持有人負責保存持有的記錄,保存期為3年。
5.0記錄
5.1《文件銷毀申請表》文件編碼:
6.0相關支持文件。
第5篇 物業(yè)質量體系文件：鑰匙管理作業(yè)指導書
(標題應和頁眉空一行)
物業(yè)質量體系文件范本:鑰匙管理作業(yè)指導書
(標題應和正文空一行)
1.0目的(所有阿拉伯數(shù)字加點的編號應對齊,且1。0、2。0、3。0等大題目字體應加粗)
加強安全防范,防止意外事件的發(fā)生。
2.0適用范圍
物業(yè)管理公司管理或代業(yè)主管理的所有鑰匙
3.0管理內容(我們以前習慣把這條寫作制度或作業(yè)程序之類的,現(xiàn)在應統(tǒng)一寫作管理內容)
3.1鑰匙存放
--所有未交房的住戶鑰匙應放在編號的紙袋中,存放于鑰匙柜內,鑰匙柜上鎖,由指定人員管理。(此類表示無時間關系或重要順序的以橫線作條目的標記,而不用阿拉伯數(shù)字加點的編號,下面的2.2條亦同;而如果單是對2.1條進行展開說明的則可用阿拉伯數(shù)字加點的編號)
--所有轉讓房的鑰匙,應貼上標識存放于鑰匙柜內,鑰匙柜上鎖,由指定人員管理。
--其它鑰匙,應標清楚識,指定人員管理。
--接管鑰匙要有《接管鑰匙總清單》記載所管鑰匙的類別數(shù)量等情況。
3.2鑰匙領用與配換
--所有鑰匙的領取、歸還必須到填寫 《鑰匙領用登記表》(lp09.01.13.01)(此處的原9002編號應刪去,在有些文件中為了查閱對比的方便而保留,文件定稿時再刪但不要忘記)。
--配電房、消防控制中心、保險柜、監(jiān)控中心、倉庫的鑰匙不得領用(專人保管,不得借用)。
--鑰匙不得帶出公司。
--遺失鑰匙不得私自處理(如換鎖、配制),必須報保安部后由保安部決定,配鑰匙換鎖要在《接管鑰匙總清單》(lp09.01.13.02)上注明。
--換鎖、配制鑰匙應由保安部助理指定人員執(zhí)行。
3.3保安員接到借鑰匙開戶門要求應做如下處理(下面的表示方法是對本條直接提出要求,不涉及方法,并按時間或重要順序排列)
a)詢問清對方什么部門、什么事。
b)轉讓房的鑰匙由業(yè)主授權,保安員可以借鑰匙帶客戶看房。
c)公司工程維修人員在說明原因并經業(yè)主同意后保安員可借鑰匙。
d)保安員借鑰匙必須請鑰匙管理員核對,簽字確認后方可領走鑰匙。保安員還鑰匙時也應請鑰匙管理員核對后,把鑰匙放回原處,由鑰匙管理員簽字確認,保安員方可離開。
4.0相關記錄
4.1《鑰匙領用登記表》(lp09.01.13.01)
4.2《接管鑰匙總清單》(lp09.01.13.02)
編寫:zz 審批:
第6篇 物業(yè)管理質量體系文件：采購控制程序
物業(yè)管理公司質量體系文件:采購控制程序
1.0目的
確保采購的物資符合規(guī)定的要求,以保證公司利益。
2.0適用范圍
2.1物業(yè)管理所需要的物資(如工程保養(yǎng)、修繕用途的物資,保潔用的物資,消防用的物資,保安用的物資等)的采購活動。
2.2內部管理用、辦公室用的采購活動也可參照實行。
3.0職責
3.1提出采購要求的部門負責制定采購計劃。
3.2物業(yè)管理公司經理負責審核采購計劃及配備資源,各管理處主任或部門主管可根據(jù)權限審批采購計劃。
4.0程序
4.1物資的采購
4.1.1各部門負責人根據(jù)下月的物資預計用量并結合月末庫存情況,在每月30日之前提出下個月的物資采購計劃,說明物資的品種名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、單價等(如有特殊要求,須說明)。采購計劃也可以《采購申請單》提出。
4.1.2各部門將月份物資采購計劃交各管理處主任或部門主管審批,必要時應經公司經理審批,具體執(zhí)行參見《物業(yè)公司財務管理制度》。
4.1.3單項金額在2000元以上的應簽署合同、協(xié)議并經評審,參見《采購與分包合同協(xié)議簽定程序的有關規(guī)定》。
4.1.4各部門將批準后的采購計劃交負責采購的人員,由其在合格供應商處進行采購。嚴格在計劃范圍內組織采購和安排開支。
4.1.5如因特殊情況需追加計劃開支或超計劃開支的應由各部門提出追加申請,并詳細說明原因,并按4.1.2各款執(zhí)行,填寫《采購申請單》。
4.1.6對常用物資、貴重物資,采購人員應在合格供應商處進行采購,如有急需等特殊情況,經部門主管或管理處主任批準后可在其他供應商處購買。
4.1.7各部門在支付費用及采購物資前需借款時,由經辦人填寫《借款單》,財務部根據(jù)相關合同、協(xié)議或計劃審核后,按《物業(yè)公司財務管理制度》辦理借款。
4.2供應商的選擇
在采購物資時要選用符合要求的供應商,在指定的合格供應商名單內進行采購活動,按《分供方管理程序》和《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度》。
4.3采購回來的物資由提出采購計劃的部門負責人驗收,交倉管員辦理入庫手續(xù)并留下記錄,入庫檢驗執(zhí)行《進貨檢驗程序》。
4.4采購資料的控制
4.4.1采購資料如有政府、地方法規(guī)關于建筑物業(yè)方面的規(guī)定用料要嚴格依照執(zhí)行(如消防物資,裝修禁用的石棉等)。
4.4.2對經常要采購的物資如涉及圖樣,規(guī)格,樣板時,要經過審批和批準確保依照這些資料正確購入物資,對外協(xié)加工及制作的產品,其圖紙要求必須要經工程部的認可,確保符合要求才能發(fā)出。這些資料作為驗收的依據(jù)。
4.4.3對以上的采購資料要有準確的標識方法,如采購定單,分承包方的工程合同的編號。所簽合同應在《合同、協(xié)議收文登記目錄》上有記載。
4.4.4對服務項目的分承包方合同須說明各項服務質量要求及服務的評價標準等。
4.4.5服務項目的分承包方合同由公司的法人代表或其授權人員簽訂后實施。
4.5對提供服務方面的供應商對其過程監(jiān)控參見《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度》。
4.6為確保采購的物資不受人為的影響,采購員應由各管理處主任或部門主管指定,并應遵守《員工手冊》及公司其它文件的相關規(guī)定。
5.0相關文件
5.1《分供方管理程序》
5.2《進貨檢驗程序》
5.3《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度》
5.4《采購與分包合同協(xié)議簽定程序的有關規(guī)定》
6.0 相關記錄
6.1《采購申請單》
6.2《借款單》
6.3《合同、協(xié)議收文登記目錄》
7.0 附錄
7.1《員工手冊》
7.2《物業(yè)公司財務管理制度》
編寫: 審批:
第7篇 物業(yè)管理質量體系文件：質量記錄控制程序
物業(yè)管理公司質量體系文件:質量記錄控制程序
1.0目的
證明產品滿足規(guī)定要求的程度以及質量體系有效運行的證據(jù)。
2.0適用范圍
適用于服務質量記錄、質量體系運行記錄以及分承包方的質量記錄。
3.0職責
各部門負責標識、收集、編目、歸檔、存貯、保管、處理本部門的質量記錄。
4.0工作程序
4.1證實質量體系有效運行的所有記錄都要進行標識、收集、編目、歸檔、存貯、保管及處理。
4.1.1分供方提供的記錄也應納入管理范圍。
4.1.2各部門對接口部門提供的記錄也應納入管理范圍。
5.2質量記錄的載體可以是書面的,也可以是磁帶、磁盤、膠片、照片以及硬拷貝、電子媒體等。
5.3各部門要根據(jù)自己的實際情況規(guī)定各種記錄的最低保存期。
5.4所有的記錄要按各類形存檔,記錄夾上要有記錄標識和種類的目錄或存檔方式的說明。
5.5對于保存期內的記錄要妥善保管,封裝時要作出標識。
5.6各部門要編制自己的《質量記錄清單》。
5.7行政部保留各部門現(xiàn)行記錄總覽表以及其記錄的空白格式,當有任何更改時應隨時更新該總覽表。
5.8質量記錄的填寫要求
5.8.1操作人員填寫記錄要清晰及時,不能超過已完成的活動2個小時。
5.8.2不能隨意涂改質量記錄,如涂改則要在涂改處寫上涂改者姓名、日期,否則無效。
5.9各部門各自編制所負責的《質量記錄清單》,按《文件和資料的編號規(guī)則》進行標識。
5.10各部門每月上旬按《質量記錄清單》收集上月的質量記錄,并編目、存放。
5.11質量記錄由各部門貯存在適宜的環(huán)境中,防止損壞、變質和丟失。
5.12質量記錄的查閱由部門主管控制,借閱者要登記在《借閱登記簿》上,在規(guī)定的時間內歸還。
5.13在合同有要求時,質量記錄可提供給顧客及其代表查閱。
5.14增加質量記錄的內容、格式更改。
5.14.1若取消或增加記錄時,應向管理者代表提出申請,參照《文件和資料控制程序》。
5.14.2若記錄的格式有改變時,應到資料室撤換舊的表格。
5.14.3管理者代表不定期對各部門的記錄現(xiàn)行狀態(tài)進行抽查,以確?，F(xiàn)場使用的是最新的記錄格式,以及其記錄的管理,保存的情況良好。
6.0相關文件
6.1《文件和資料的控制程序》
6.1《文件和資料的編號規(guī)則》
7.0相關記錄
7.1《質量記錄清單》
7.2《借閱登記簿》
編寫: 審批:
第8篇 物業(yè)管理質量體系文件：文件和資料控制程序
物業(yè)管理公司質量體系文件:文件和資料控制程序
1.0目的
確?，F(xiàn)場所使用的文件和資料都是現(xiàn)行有效的,防止誤用失效或作廢的文件和資料。
2.0適用范圍
適用于質量體系所形成的文件和資料。
3.0職責
3.1行政部是文件和資料的歸口管理部門。
3.2各部門(管理處)負責本部門(管理處)所使用文件和資料的管理。
4.0工作程序
4.1文件和資料的分類
4.1.1質量體系文件(質量手冊、程序文件、作業(yè)文件、質量記錄)
4.1.2外來文件(國家有關物業(yè)管理行業(yè)的法規(guī)、條例、通知、來往單位文件等)
4.1.3其它資料(業(yè)主檔案資料、書刊、聲像類、專業(yè)性資料等)
4.2文件和資料的編號
按《文件和資料的編號規(guī)則》執(zhí)行。
4.3文件和資料的受控狀態(tài)
4.3.1質量手冊分為受控和非受控兩種,受控文件和資料在第一頁加蓋受控文件印章,注明受控號,非受控文件一般只進行編號。
4.3.2質量體系文件均為受控文件,加蓋受控文件印章。
4.3.3質量記錄除原版文件應加蓋受控章留存外,其它現(xiàn)場使用的可不蓋受控章。
4.4文件和資料的編寫、審批
質量體系文件由管理者代表組織相關部門編寫;質量手冊、程序文件由管理者代表或物業(yè)管理公司經理審批;作業(yè)文件由主管領導組織改編、編寫,管理者代表或物業(yè)管理公司經理審批。
4.5文件和資料的發(fā)布
4.5.1受控文件發(fā)放由行政部確定分發(fā)部門和數(shù)量,領用人在《文件和資料領用簽收表》上簽名,領取注有受控號和加蓋受控文件印章的文件和資料。
4.5.2使用部門受控文件如有丟失,可提出書面申請,說明原因和理由,管理者代表批準后,重新發(fā)放,注明丟失的原因;破損的以舊換新。
4.6文件和資料的更改
4.6.1文件和資料更改時,由提出部門人員填寫《文件和資料更改申請單》,審核批準由原審批人進行,當原審批人不在職時可由接替其崗位的人員審批。文件資料的更改,增刪在《文件和資料更改申請單編號與摘要登記表》中要有記載匯總。
4.6.2文件和資料更改審批通過后,由行政部實施,資料管理員按《文件和資料領用簽收表》的名單,到領用了需改文件的人員處更改。手寫更改文件和資料在更改處簽上更改人姓名、日期及更改狀態(tài)方才有效;若發(fā)放換頁、換版后的新文件,應同時收回作廢的舊文件和資料,并留下記錄。
4.7文件和資料的管理
4.7.1文件和資料經編、審、批簽名后,原件交管理者代表歸檔,列入《質量文件清單》受控。
4.7.2各部門保管的文件和資料要求建立《質量文件清單》受控。
4.7.3借閱文件和資料(原件一律不能外借)時,登記在《借閱登記簿》上,按規(guī)定的時間歸還。
4.7.4其它文件資料的管理參見《文書、檔案、資料管理辦法》。
4.8文件和資料的換版與作廢
4.8.1文件和資料每版更改不超過五次,修改次數(shù)號用正字的筆劃數(shù)表示,一表示第一次更改,t表示二次更改……正表示第五次更改,若1次更改內容較多也可換版。版本號用a、b、c……表示,a表示第1版,以此類推。
4.8.2作廢的文件和資料由行政部按《文件和資料領用簽收表》及時收回并記錄,立即蓋上作廢印章,統(tǒng)一銷毀。為積累知識或涉及法律需要的作廢文件和資料,在第一頁上蓋上保留資料印章方可留用。
5.0支持性文件
5.1 《文件和資料的編號規(guī)則》
5.2 《文書、檔案、資料管理辦法》
6.0相關記錄
6.1《文件和資料領用簽收表》
6.2《文件和資料更改申請表》
6.3《質量文件清單》
6.4《借閱登記簿》
6.5《文件和資料更改申請單編號與摘要登記表》
編寫:審批:
第9篇 物業(yè)管理質量體系文件：糾正和預防措施控制程序
物業(yè)管理公司質量體系文件:糾正和預防措施控制程序
1.0目的
通過分析不合格產生和潛在的原因,制訂并實施糾正和預防措施,以消除造成實際或潛在不合格的原因。
2.0適用范圍
適用于日常服務過程中發(fā)生的服務質量不合格、內部質量審核、管理評審和第三方審核機構中提出的不合格的處理。
3.0職責
3.1管理者代表負責組織對重大服務質量問題和管理評審中提出的糾正和預防措施的跟蹤和驗證。
3.2各部門負責人負責組織本部門對需采取糾正和預防措施的問題制定方案并監(jiān)督實施,對處理結果進行跟蹤和驗證。行政部對各部門制定和實施的糾正和預防措施要進行監(jiān)督和檢查。
4.0工作程序
4.1 糾正和預防措施的提出
4.1.1針對以下情況應考慮采取糾正和預防措施
4.1.1.1出現(xiàn)重大的服務不合格見《不合格品/服務控制程序》;
4.1.1.2日常服務過程中重復出現(xiàn)的相似特性的不合格;
4.1.1.3征詢、調查、檢查中發(fā)現(xiàn)的重復出現(xiàn)或影響惡劣的服務過程的不合格;
4.1.1.4用戶提出的不合格見《處理客戶投訴的工作流程》;
4.1.1.5內部質量審核、管理評審或第三方機構審核中提出的不合格;
4.1.1.6任何不符和質量文件或gb/t19001-2000:iso9001-2000標準的情況;
4.1.1.7發(fā)現(xiàn)的潛在不合格。
4.1.2各部門人員均可根據(jù)上述情況提出應采取糾正和預防措施的問題。
4.2糾正和預防措施的應用
4.2.1各部門之間依據(jù)4.1.1條款的內容隨時都可以書面形式簽發(fā)《不合格/糾正、預防措施報告》對提出的不合格項,應在報告中進行描述。
4.2.2《不合格/糾正、預防措施報告》的簽發(fā)
4.2.2.1管理評審中提出的不合格由管理者代表簽發(fā)《不合格/糾正、預防措施報告》。
4.2.2.2內部質量審核中的不合格由內審員簽發(fā)《內審不合格報告》。
4.2.2.3服務過程中的不合格或用戶提出的不合格屬部門行政權限范圍以內能解決的,由責任部門主管或分管領導簽發(fā)《不合格/糾正、預防措施報告》,超越責任部門權限以外或涉及到其他部門的,應提交管理者代表簽發(fā)《不合格/糾正、預防措施報告》。
4.2.2.4第三方機構審核中提出的不合格由該機構審核員簽發(fā)《不合格報告》。
4.2.2.5征詢、調查和檢查活動中發(fā)現(xiàn)的不合格,由該項活動的負責人簽發(fā)《不合格/糾正、預防措施報告》。
4.2.3糾正措施
4.2.3.1實施的責任部門,應對報告中提出質量問題進行分析,查明發(fā)生不合格的原因,提出防止問題再發(fā)生具體措施和完成期限,填寫在《不合格/糾正、預防措施報告》的相關欄目。
4.2.3.2由部門主管提出的糾正措施方案或重大的質量問題和管理評審中提出的不合格制定的糾正措施方案應報經理審批后實施。
4.2.4預防措施
4.2.4.1各部門根據(jù)公司內部或外部的消息,如對服務過程有影響的信息及反饋信息(如審核結果、服務報告、用戶意見調查、投訴記錄等)分析潛在不合格的原因,并制定相應的預防措施,組織人員填寫《不合格/糾正、預防措施報告》,報公司分管領導批準。
4.2.4.2管理者代表負責組織對預防措施的監(jiān)督實施和驗證,具體監(jiān)督驗證工作由行政部實施。如預防措施實施有效,應納入質量體系文件。
4.2.5在規(guī)定的時間期限內,《不合格/糾正、預防措施報告》簽發(fā)人負責對糾正和預防措施的實施進行驗證,以確定其是否執(zhí)行和有效。當有客觀證據(jù)證實糾正或預防措施已經完成并且是有效的,《不合格/糾正、預防措施報告》即予以關閉;若糾正和預防措施尚未完成或沒有實際效果,簽發(fā)人應組織有關人員進一步深入分析原因,重新制定措施,確定完成日期。
4.3《不合格/糾正、預防措施報告》由發(fā)出部門和行政部各保存一份。必要時管理者代表可保留一份。
4.4當糾正和預防措施引起質量體系文件更改時,則由各相關部門將更改內容納入相應的體系文件中,按《文件和資料控制程序》要求審批后實施。
5.0相關文件
5.1 《不合格品/服務控制程序》
5.2 《文件和資料的控制程序》
5.3 《處理客戶投訴的工作流程》
6.0相關記錄
6.1 《不合格/糾正、預防措施報告》
6.2 《內審不合格報告》
編寫:審批:
第10篇 物業(yè)管理質量體系文件：內部質量審核程序
物業(yè)管理公司質量體系文件:內部質量審核程序
1.0目的
通過內部質量審核,驗證質量體系文件的實施效果以及各項質量活動是否符合質量體系要求,確保質量體系的有效性。
2.0適用范圍
適用于對本公司的內部質量體系審核。
3.0職責
3.1管理者代表負責內部質量體系審核工作的組織,任命內審組長和審核員組成的審核組,批準《內部質量審核計劃》、《內部質量審核報告》。
3.2內審組長負責《內部質量審核計劃》的編制和審核工作的領導,及與受審核部門關系的協(xié)調,編寫《內部質量審核報告》。
3.3審核員負責編制《內審檢查表》,進行現(xiàn)場審核,簽發(fā)《內審不合格報告》。
3.4行政部負責內部質量審核的具體實施。
4.0工作程序
4.1審核的頻次
內部質量審核每年至少進行一次。需要時,可隨時安排局部或全局的審核。
4.2審核的準備
4.2.1審核前,管理者代表負責任命內審組長,確定審核組成員。內審員應具備資格證書,并與被審核的部門無直接的責任關系。
4.2.2制定內審實施計劃
內審組長制定《內部質量審核計劃》,經管理者代表批準后執(zhí)行,其內容包括:
a)審核的目的和范圍,
b)審核的依據(jù),
c)審核組成員名單,
d)審核的日程安排。
4.2.3審核組預備會議
內審組長召集審核員召開審核組的預備會,向審核員明確審核的目的和范圍,簡要介紹受審核部門情況后,研究和商定審核的策略、落實分工、確定審核的日程安排,并規(guī)定審核紀律和內審員應注意的事項。
4.2.4發(fā)放內審計劃
審核組應以書面的形式提前5天將內審計劃發(fā)放到受審核部門、人員。
4.2.5準備并收閱工作文件
審核員進行審核工作前,應事先備齊下列表格、文件和資料:
a)審核日程安排表和任務分配表,
b)《內審檢查表》、《內審不合格報告》,
c)質量手冊和與受審核部門的質量活動有關的程序文件、工作規(guī)程、上一次內審發(fā)出的《內審不合格報告》等。
4.2.6編制《內審檢查表》
審核員根據(jù)收集到的文件和資料編寫《內審檢查表》。
4.3審核實施
4.3.1首次會議
內審組長召開首次會議,審核組成員和受審核部門負責人及主要陪同人員參加。
4.3.2現(xiàn)場審核
a)內審員按照內審計劃和編好的《內審檢查表》到現(xiàn)場通過觀察、詢問、查閱文件和有關記錄等方式收集證據(jù),
b)對發(fā)現(xiàn)的不合格項,經受審核部門、人員確認后,填寫《內審不合格報告》,
c)內審組長負責對審核的全過程進行控制。
4.3.3匯總、整理《內審不合格報告》
內審組長組織討論審核結果,確定不合格項,并與被審核部門交換意見后,填寫《質量體系內審不合格項目分布表》。
4.3.4未次會議
審核工作完成后,內審組長主持召開未次會議,向管理者代表和受審核部門宣布審核結果,同時接受和回答受審部門提出的問題。
4.3.5《內審不合格報告》由審核員簽發(fā),受審部門負責人簽名確認。
4.3.6編寫審核報告
《內部質量審核報告》由內審組長編寫,保證其具有正確性和完整性,并交管理者代表審批。
4.4責任部門根據(jù)《內審不合格報告》要求制定和實施糾正和預防措施限期糾正,內審組長負責按《糾正和預防措施控制程序》實施。
4.5《內部質量審核報告》由行政部發(fā)給各個受審核部門、人員。內部質量審核工作中形成的記錄和報告由行政部歸檔保存,保存期為3年。
5.0相關文件
5.1《糾正和預防措施控制程序》
6.0相關記錄
6.1《內審檢查表》
6.2《質量體系內審不合格項目分布表》
6.3《內審不合格報告》
7.0附錄
7.1《內部質量審核計劃》
7.2《內部質量審核報告》
編寫: 審批:
第11篇 物業(yè)管理質量體系文件：進貨檢驗程序
物業(yè)管理公司質量體系文件:進貨檢驗程序
1.0目的
通過對進貨檢驗的控制,防止未經驗證及不合格的物資投入使用,以確保公司提供服務的質量。
2.0適用范圍
對所采購物資的入庫驗證。
3.0職責
由提出申請的部門主管負責驗收,或由行政部人員驗收,行政部主管負責監(jiān)督。
4.0工作程序
4.1依據(jù)審批后的《采購申請單》或《采購計劃》對所采購回的物資進行入庫檢驗。
4.2批量采購回的物品數(shù)量少于10個全檢,11-50抽檢10個,51-100抽15個,101-200抽20個,200個以上抽檢10%,500件以上抽檢5%。
4.3驗證根據(jù)情況可采用核對數(shù)量、外觀檢查、樣板核對和合格證檢查等方式進行。對涉及安全性能的產品如電器類、水暖器材、消防用具類、化工原料必須要有合格證;對小五金類、絕緣材料類、標準件類和其他雜項類應核對規(guī)格、型號和數(shù)量與采購文件是否一致,外觀和包裝有無破損等。
4.4驗證合格由驗證人在《材料入庫驗收單》上進行記錄,對驗收中發(fā)現(xiàn)的不合格品按《不合格品/服務的控制程序》執(zhí)行。
4.5對急需使用的來不及檢驗的物品,由行政部主管或管理處主任或其授權人員簽名后,可予以緊急放行。放行部分要由庫管員注明數(shù)量、批號,并要有明確標識,以便一但發(fā)現(xiàn)問題時可以返回。沒有放行的部分按常規(guī)進行檢驗。
4.1對外協(xié)加工及制作的產品要經過檢驗合格后方使用,并將檢驗結果作出記錄。
4.2對外購設備在投入使用前應根據(jù)使用條件及要求進行檢驗,并作出記錄,對4.6、4.7條款,產品的驗收是以相關的要求進行(如制作圖樣、書面要求、說明書、采購協(xié)等)
4.3對分供方提供服務項目、工程項目的初始驗證。
4.3.1當分供方提供服務時,根據(jù)雙方協(xié)議內容及對其提供的條件及資料進行驗證(如配備設備、人員素質、工程材料等),此驗證是指服務/工程項目開始前進場的條件的驗證。
4.3.2若分供方提供的服務項目有階段性時,則對每一階段開始前進行驗證,以確保各階段的有效銜接。
4.3.3若對驗證符合要求時,才能通知對方開始服務/工程項目。
4.3.4若對驗證方不合要求時,應通知對方不能開工,直至滿足條件為止。
4.4對所有以上的檢驗作出記錄并保存。
5.0相關文件
5.1 《不合格品/服務的控制程序》
6.0相關記錄
6.1 《采購申請單》
6.2 《材料入庫驗收單》
6.3 《采購計劃》
6.4 《材料入庫驗收單》
編寫: 審批:
第12篇 物業(yè)管理質量體系文件：不合格品、服務的控制程序
物業(yè)管理公司質量體系文件:不合格品、服務的控制程序
1.0目的
確保服務過程中的不合格產品及體系運作和服務過程中的不合格項(不合格服務)得到及時有效的控制。
2.0適用范圍
對公司各部門提供服務過程中的不合格產品和不合格項的控制。
3.0職責
3.1各部門主管(管理處主任)或庫管員對不合格產品進行評審、標識和處置。
3.2各部門負責人對本管轄區(qū)提供服務活動過程中出現(xiàn)的不合格進行確認、處理。
4.0工作程序
4.1不合格產品的控制
4.1.1部門主管或管理處主任對服務過程中發(fā)現(xiàn)的不合格產品評審后,進行記錄和處置;庫管員對采購物資驗證出的不合格產品評審后,進行記錄、標識、隔離,由采購人員確認后進行退貨或更換,或按4.1.2進行處理。
4.1.2對使用過程中或采購回的不合格產品的處置應由使用部門先填寫《不合格品處理報告》,然后經部門主管或管理處主任批準后作出以下處理:
4.1.2.1降級使用于對服務影響無關部分;
4.1.2.2退貨;
4.1.2.3報廢。
4.2不合格服務的控制
4.2.1對服務過程質量影響不大或用戶感覺不明顯的不合格服務,各相關部門應在當日內作出處理并做好記錄。
4.2.2根據(jù)服務工作的檢查記錄,若有不符合要求或不合格的地方,主管部門應提出處理意見,可填報《不合格項整改通知》,由相關的人員執(zhí)行,并在規(guī)定的期限內對該服務工作進行復檢。
4.2.3因質量體系運作或因工作失誤造成的使用戶嚴重不滿的服務,由部門負責人或與機關部門評審確認后,填寫《不合格/糾正、預防措施報告》,并負責組織人員采取有效的糾正措施,在規(guī)定時限內給予處理,若在近期內無法解決的,則要制定糾正計劃。
4.2.4因客觀環(huán)境條件(如天氣、交通、市政等)的影響和制約所造成的不能滿足用戶要求的可事先與用戶協(xié)調,經用戶同意后,再約定時間進行處理。
4.2.5返工或返修后的服務項目應按相應的檢驗程序重新驗證并做記錄。
5.0 相關文件
5.1《糾正和預防措施控制程序》
6.0相關記錄
6.1《不合格品處理報告》
6.2《不合格/糾正預防措施報告》
6.3《不合格項整改通知》
第13篇 物業(yè)管理質量體系文件：分供方管理程序
物業(yè)管理公司質量體系文件:分供方管理程序
1.0目的
確保物業(yè)公司選擇的分供方能提供滿足合同要求的物資和服務。
2.0適用范圍
適用于相關部門采購物資時,對物資供應商(即分供方)和物業(yè)管理服務項目分承包方的選擇。
3.0職責
3.1行政部組織對分供方和物業(yè)管理服務項目分承包方進行資格審查、質量審查和檔案的建立及管理。
3.2物業(yè)管理公司經理負責批準確定合格分供方與分承包方名單,并由經理或其指定人員簽署采購或分包合同。
4.0工作程序
4.1物資供應商的選擇和評審
4.1.1供應商的資格要求:
a)必須有合格的營業(yè)執(zhí)照,
b)供應商提供商品的價格,
c)供應的物資必須能保證符合所需物資的型號、規(guī)格、質量要求等。
4.1.2各部門(管理處)應擬出符合上述要求的若干家供應商,對其評審等從以下幾方面進行:
a)供應商的資質,信譽情況,
b)供應商的品牌,
c)產品樣品的評審,
d)對比類似產品使用的歷史情況,
e)對比類似產品的試驗結果,
f)供應商售后服務狀況等。
4.1.1行政部對評審結果進行記錄,并將兩個以上入選的供應商評審記錄報物業(yè)管理公司經理確認批準,形成《分供方評審表》。
4.1物業(yè)管理服務項目(包括外協(xié)加工及制作)分承包方的選擇和評審
4.2.1分承包方的資格要求
a)有合格的營業(yè)執(zhí)照,
b)提供的服務能滿足本公司管理和質量要求,
c)在達到質量要求的前提下,價格適宜。
4.2.2行政部擬定出符合上述要求的若干家分承包方,會同相關部門或人員對其進行初審,內容包括:
a)分承包方的資質,信譽情況,
b)分承包方的質量保證體系資料(如有),
c)分承包方的技術力量、人員素質。
d)價格,
e)有無服務方面的承諾等。
4.2.3行政部對評審結果進行記錄,入選的分承包方評審記錄由管理者代表確認以后,報物業(yè)管理公司經理批準。
4.2.4所有經評估合格的供應方都應列入《合格分供方一覽表》中,該名單由物業(yè)管理公司經理批準。
4.2.5工程發(fā)包由物業(yè)管理公司經理負責,應注意:
a)工程發(fā)包應嚴格按照投標或定向議標程序和相關規(guī)定進行,
b)對方提供的業(yè)績及榮譽資料必須進行驗證考查作出評審,
c)建安工程合同除應有明確的工程范圍、工期、質量標準、竣工時間外,還必須明確取費等級、材料設備供應責任、工程造價核定及撥款結算的規(guī)定等。
a)由相關部門起草合同的文本,按《采購與分包合同、協(xié)議簽定程序的有關規(guī)定》核準。
4.1對分供方的詢價控制參見《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度》
4.2合格分供方的年度復審
4.4.1物業(yè)管理公司經理每年12月組織對合格供應商和合同期在1年以上的合格分承包方進行一次年度復審,審核內容包括:
a)過去一年分供方的業(yè)績,
b)過去一年供應的物資質量狀況/分承包服務的質量管理狀況,
c)各部門對相關分供方工作的檢查和評定記錄,
d)本公司于其在以往的采購活動中未發(fā)現(xiàn)過嚴重質量問題糾紛。
(注:提供一次性服務的分供方無需進行該項目復審)
4.4.2凡在評審中確定沒有達到合同要求的分承包方,經物業(yè)管理公司經理批準,以下列方式處理:
a)取消其合格分供方資格,
b)要求其限期整改,對未能在限期內改進的,終止承包合同,取消其合格分承包方資格。
4.4.3行政部建立合格分供方檔案,并將《合格分供方一覽表》按受控文件的方式發(fā)放到管理者代表和相關部門。合格分供方檔案主要包括以下內容:
a)分供方提供初審時的資料,
b)供應商的產品介紹或說明/分承包方年度復審記錄,
c)分供方提供的其他資料。
1.0相關文件
5.1《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度》
5.1《采購與分包合同、協(xié)議簽定程序的有關規(guī)定》
1.0相關記錄
6.1《分供方評審表》
6.2《合格分供方一覽表》
第14篇 物業(yè)管理質量體系文件：培訓控制程序
物業(yè)管理公司質量體系文件:培訓控制程序
1.0目的
通過對公司所有員工實施必要的培訓,使其掌握相應崗位的操作技能和服務質量意識,確保員工素質滿足公司的要求。
2.0適用范圍
適用于公司所有培訓工作。
3.0職責
3.1管理者代表負責物業(yè)管理公司年度培訓計劃的制定和監(jiān)督實施工作,年度培訓計劃應在年終總結結束后10個工作日內提出,并由物業(yè)管理公司經理負責審核、批準。
3.2行政部負責組織對各類員工培訓效果進行考核和鑒定;并負責保存由公司組織進行培訓的記錄。
3.3各部門主管和管理處主任配合公司年度培訓計劃的要求,制定本部門相應的培訓計劃見《員工培訓計劃表》,并負責組織實施,培訓記錄由各部門和管理處負責歸檔保管,有必要時,相關部門制訂部門培訓制度,參見《保安人員培訓制度》。
4.0工作程序
4.1入職培訓
4.1.1所有新入職本公司的員工都應接受該項培訓及考核。
4.1.2對新員工的培訓主要包括以下內容:
a)公司的基本情況、組織架構,
b)公司的質量方針、目標、企業(yè)精神及物業(yè)管理工作基本知識,
c)《員工手冊》、職業(yè)道德及質量意識教育,
d)對員工的期望及要求。
4.1.3該項培訓由行政部或行政部指定人員組織實施并保存記錄。
4.2上崗培訓
4.2.1員工入職培訓合格后或轉換工種前均需經上崗培訓,培訓時間根據(jù)工作崗位的要 求而定。
4.2.2上崗培訓主要內容包括
a)應知部分:如崗位的基本情況(崗位職責、人員配置及設備、設施的分布等),
b)應會部分:崗位工作操作規(guī)程,異常狀況時的特殊處理程序等。
4.2.3上崗培訓由各用人部門負責組織,并指定專人進行。《培訓記錄》由各部門保存,《員工培訓登記表》保存于員工檔案中。
4.3在職培訓
4.4員工參加外部培訓按公司有關行政制度執(zhí)行。
4.5除了以質量手冊、流程文件以及作業(yè)指導書等工作文件作為員工的培訓教材外,各部門可依據(jù)本部門工作實際編制培訓教材,如編制教材應由行政部審核,并由行政部至少每半年組織一次對培訓教材的評審。
5.0相關文件
5.1《保安人員培訓制度》
5.2《保潔部員工培訓考核流程》
5.3《工程部新入職員工培訓流程》
6.0相關記錄
6.1《培訓記錄》
6.2《員工培訓登記表》
6.3《員工培訓計劃表》
第15篇 某物業(yè)管理質量體系文件編寫導則
1.0目的
1.1本指導書規(guī)定了編寫質量體系文件的程序、格式和內容,確保其規(guī)范性和協(xié)調性。
2.0適用范圍
2.1本指導書適用于指導本公司質量體系文件的編寫。
3.0職責
3.1管理者代表負責總體組織、協(xié)調質量體系文件的編寫工作。
3.2各職能部門、管理處負責組織本部門有關人員進行編寫工作。
4.0工作程序
4.1編寫要求
4.1.1質量體系文件的所有規(guī)定應與公司的其他管理制度、規(guī)定相協(xié)調,各級體系文件之間也要互相協(xié)調。
4.1.2質量體系文件編寫時力求“表達流程清晰、表達準確、涵蓋全面、簡單扼要、可操作性強”,實現(xiàn)唯一理解,不能針對某一事項有相互矛盾的不同文件同時出現(xiàn)和使用。
4.1.3遵循“現(xiàn)場、現(xiàn)實、現(xiàn)物”的原則編寫各類文件。所有文件的規(guī)定都應保證在實際工作中能完全做到,一旦發(fā)現(xiàn)文件不適用(合),應立即報擬制部門或人員按規(guī)定程序修改。
4.2文件編寫程序和格式
4.2.1文件編寫流程圖
4.2.2文件內容與格式
4.2.2.1版面一般統(tǒng)一采用a4紙版面,便于保管和使用。
4.2.2.2文件頁面
a) 質量手冊
b)程序文件
c)作業(yè)指導書
4.2.2.3內頁
a)質量手冊(頁眉)
b)程序文件(頁眉)
c) 作業(yè)指導書(頁眉)
4.2.2.4章節(jié)編號
a)文件章節(jié)編寫采用阿拉伯數(shù)字編排,如:1.;1.1;1.1.1……依次表示第一章;第一章第一節(jié);第一章第一節(jié)第一條……。
b)章節(jié)以下內容是并列關系時,可采用英文的小寫加半括號編排,如a);b);c)……表示。
c)在a);b);c)……中如仍然需要分段敘述,則用“――”;①、②、③……表示。
4.2.2.5文件架構和內容
a)質量手冊:按gb/t19001―2000idtiso9001:2000標準描述質量體系。
b) 程序文件:標題應說明開展活動的內容及其特點,一般由管理對象和業(yè)務特性兩部分組成。程序文件具體形式可參照下例:
1.目的
一般簡要說明為什么要開展這項活動(即描述為什么要制定此程序)。
2.適用范圍
本程序適用于那些范圍的活動,指出開展此項活動所涉及的有關部門、相關人員、產品等,必要時說明禁止事項。
3.術語和定義
一般是指本公司專用的或特殊(行業(yè))的術語或對某些易發(fā)生歧義的詞語等的特別定義。
4.職責
規(guī)定負責實施該項程序的部門或人員的責任和權限(包括哪個部門協(xié)調配合)。
5.工作程序
按活動開展的順序一步一步地列出開展活動的具體步驟,明確5w1h:
why:要達到什么效果;
what:做什么;
who:由誰來執(zhí)行;
when :在什么時候做;
where:在什么地方做;
how:具體怎樣做;
應采用的材料、設備、文件等;
如何進行控制;
應保留的記錄;
應該注意的例外情況(必要時輔以流程圖等)。
6.引用文件和記錄表格
開展此項活動應形成的報告,必須應用的記錄、表格等,注明其編號和名稱,并附上表樣。
c) 作業(yè)指導書(工作手冊):是對程序文件的支持補充,編寫時應堅持“最實際、最有效”的原則,使其具有良好的可操作性,內容上應滿足5wih原則,實現(xiàn)“唯一理解”,表達出:
where:在那里適用此份文件;
who:什么樣的人使用該文件;
what:此項工作的名稱是什么;
why:此項工作的目的是什么;
when:什么時候執(zhí)行;
how:如何按步驟完成作業(yè)。
4.3符號說明:
編寫程序和作業(yè)指導書可采用下列含義的符號。
5.0引用文件和記錄表格
