項目信息管理制度(6篇)

項目信息管理制度是企業(yè)管理中的核心組成部分，旨在規(guī)范項目信息的收集、處理、存儲和傳播流程，確保信息的準確、及時和有效利用。這一制度涵蓋以下幾個關鍵方面：

1. 信息分類與編碼：建立統(tǒng)一的信息分類標準，對項目信息進行編碼，便于檢索和管理。

2. 信息獲取與更新：規(guī)定信息來源、收集方式和更新頻率，保證信息的新鮮度和完整性。

3. 信息安全：設立信息安全措施，防止信息泄露、損壞或丟失。

4. 信息共享與傳遞：明確信息共享的范圍和方式，確保信息在團隊間的順暢流通。

5. 信息存檔與備份：規(guī)定信息的保存期限和備份策略，以備日后參考。

6. 信息審計與評估：定期對信息管理進行審計和評估，持續(xù)改進信息管理效率。

包括哪些方面

項目信息管理制度主要包括以下幾個關鍵環(huán)節(jié)：

1. 制度建設：制定詳細的信息管理制度，包括政策、規(guī)程和操作指南。

2. 技術支持：采用合適的it系統(tǒng)和工具，支持信息的錄入、存儲、檢索和分析。

3. 培訓與教育：對員工進行信息管理培訓，提高其信息素養(yǎng)。

4. 組織架構：明確信息管理的責任部門和人員，確保責任落實到位。

5. 監(jiān)控與反饋：建立監(jiān)控機制，收集反饋，及時調整信息管理策略。

重要性

項目信息管理制度的重要性不言而喻，它：

1. 提升決策質量：準確、全面的信息是決策的基礎，良好的信息管理能提供有力的數據支持。

2. 促進協(xié)作：信息的有效共享能增強團隊協(xié)作，提高項目執(zhí)行效率。

3. 控制風險：通過信息安全措施，減少因信息泄露或錯誤導致的風險。

4. 優(yōu)化資源分配：通過對項目信息的管理，更好地調配資源，降低成本，提升效益。

5. 保障合規(guī)：符合法規(guī)要求，防止因信息管理不當引發(fā)的法律糾紛。

方案

為建立和完善項目信息管理制度，建議采取以下步驟：

1. 制定規(guī)范：依據企業(yè)實際情況，制定詳細的信息管理規(guī)范，明確各項要求。

2. 引入技術：引入適合的項目管理軟件，實現信息的自動化管理。

3. 建立培訓：組織信息管理培訓，確保所有相關人員了解并掌握制度要求。

4. 設立監(jiān)督：設立信息管理小組，負責日常監(jiān)控和問題解決。

5. 持續(xù)優(yōu)化：定期評估制度效果，根據反饋進行調整優(yōu)化，確保制度的適應性和有效性。

請注意，以上方案僅為初步構想，具體實施應結合企業(yè)實際進行調整。在實踐中，我們需密切關注信息管理的效果，不斷學習和改進，以實現項目的高效運行。

項目信息管理制度范文

第1篇 建設集團項目信息管理辦法

建設集團項目信息管理辦法

第一章 一般規(guī)定

第一條 項目信息管理是利用信息系統(tǒng)的處理功能,以工程項目為中心,將工程管理過程中(經營管理和技術管理)所發(fā)生的主要信息有序的、及時的、成批存儲,以部門間信息交流為中心,以業(yè)務工作標準為切入點,采用工作流程和數據后處理技術,解決工程項目從數據采集、數據存儲、數據傳遞、信息處理與共享到決策目標生成等環(huán)節(jié)的信息化,及時準確地以量化指標,為各級管理者提供決策依據,提高管理水平。

第二條 項目信息應包括項目經理部在項目管理過程中形成的各種數據、表格、圖紙、文字、音像資料等。

第三條 項目經理部應當負責收集、整理、管理本項目范圍內的信息。實行總分包的項目,項目分包人應負責分包范圍的信息收集整理,承包人負責匯總、整理各分包人的全部信息。

第四條 項目經理部應當設項目信息管理員,使用和維護項目管理信息系統(tǒng),項目信息管理員必須經具備相應資質的培訓單位培訓和考核合格。

第五條 項目經理部要配備必要的計算機硬件和軟件,建立計算機網絡,運行項目管理信息系統(tǒng),利用信息技術優(yōu)化信息結構、存儲媒介和流程,實現項目管理信息化。

第六條 項目信息的錄入應當按項目管理信息系統(tǒng)的要求隨工程的進展及時整理、錄入,錄入的信息必須真實可靠。

第七條 項目經理部應接入企業(yè)的計算機虛擬專用網絡,實現施工現場遠程監(jiān)控、網絡視頻會議以及項目施工信息的自動上報。

第八條 公司和分公司機關應設立有關機構并配備專業(yè)人員對施工項目的信息管理工作進行指導和管理

第二章 項目信息管理對象

第九條 項目公共信息:

(一)法律、法規(guī)與部門規(guī)章信息

(二)市場信息

(三)自然條件信息

第十條 工程概況信息

(一)工程實體概況

(二)場地與環(huán)境概況

(三)參與建設的各單位概況

(四)施工合同

(五)工程造價計算書

第十一條 施工信息

(一)施工記錄信息

(二)施工技術資料信息

第十二條 項目管理信息

(一)項目管理實施規(guī)劃信息

(二)項目進度控制信息

(三)項目質量控制信息

(四)項目安全控制信息

(五)項目成本控制信息

(六)項目現場管理信息

(七)項目合同管理信息

(八)項目材料管理信息

(九)項目人力資源管理信息

(十)項目機械設備管理信息

(十一)項目資金管理信息

(十二)項目技術管理信息

(十三)項目組織協(xié)調信息

(十四)項目竣工驗收信息

(十五)項目考核評價信息

第三章 項目集成管理信息系統(tǒng)

第十三條 項目經理部應采用基于計算機網絡和數據庫的項目集成管理信息系統(tǒng),項目各類信息的收集、傳遞、存儲和加工等過程應當通過項目集成信息系統(tǒng)來完成。

第十四條 項目施工過程中所產生的各種紙質文檔資料,應當分類保管,在項目集成管理信息系統(tǒng)中建立索引。

第十五條 項目集成管理信息系統(tǒng)應能連接項目經理部各職能部門、項目經理與各職能部門、項目經理部與勞務作業(yè)層、項目經理部與企業(yè)各職能部門、項目經理與企業(yè)法定代表人、項目經理部與發(fā)包人和分包人、項目經理部與監(jiān)理機構等;能使項目管理層與企業(yè)管理層及勞務作業(yè)層信息收集渠道暢通、信息資源共享。

第十六條 項目經理部要按照項目集成管理信息系統(tǒng)的要求確立項目經理部的管理流程、項目管理人員的編制和分工以及每個人的權限、工作內容。

第十七條 項目經理部使用項目集成管理信息系統(tǒng)對施工項目進行管理時要以施工網絡計劃為基礎,以成本控制為中心,實現項目辦公自動化和資源全過程動態(tài)管理

第十八條 項目經理部使用項目集成管理信息系統(tǒng)對施工項目成本進行管理的主要業(yè)務流程如下:

編輯進度計劃(建立工作列表和計劃工程量)--→施工預算(用企業(yè)定額算出人、材、機需用)--→人、材、機需用計劃(匯總和調整數量)--→施工、材料、勞資、機械模塊(產生實際成本數據)--→月底工作統(tǒng)計(確定要統(tǒng)計的工作項目及實際完成的工程量)--→統(tǒng)計結算(用企業(yè)定額算出計劃成本)--→成本報量(讀取計劃成本數據)--→成本分析(匯總實際成本和計劃成本進行比較分析)

第十九條 項目經理部使用項目集成管理信息系統(tǒng)對施工項目進行管理應實現以下管理目標:

㈠通過計算機網絡反映工程日進度,實現工期控制計劃。

㈡通過計算機網絡詳實記錄資源消耗臺帳及費用開支臺帳,計劃成本與實際成本自動比較,為實現對項目成本的控制提供及時準確的信息。

㈢通過計算機網絡及時提供項目質量、安全等計劃的實施記錄,以保證工程質量、安全目標的實現和質量、安全記錄的及時、準確與完整。

㈣通過計算機網絡管理項目設計圖紙、文檔、設計變更、現場簽證及技術資料。為現場施工、工程決算、竣工驗收、申報獎項、上級檢查等提供完備、規(guī)范的資料。

㈤上級機關可通過計算機網絡對項目施工的相關工作進行檢查、評價與指導,從而全面實現對業(yè)主的合同承諾,和項目承包合同的全面實現。

第四章附則

第二十條本辦法自20__年11月12日開始施行。

第二十一條 本辦法由局企管部負責解釋。

第2篇 某工程項目信息管理制度

工程項目信息管理制度

1、文件與信息溝通管理

報告文件執(zhí)行國家、省、市建委關于實行監(jiān)理制度的規(guī)定,按照《工程建設監(jiān)理規(guī)程》

規(guī)定的程序和內容要求,填寫施工報表。

__按進度部位向業(yè)主方呈報階段性《施工報告》

2、會議

__按照《工程建設監(jiān)理規(guī)程》參加監(jiān)理例會。

__按照施工組織設計組織方案研討會、技術協(xié)商會。

__根據進度部位組織綜合交底會。

__以月為周期組織生產例會。

__以周為周期召集調度會。

3、網絡

__設局域網,連通現場與業(yè)主、監(jiān)理的計算機,每日發(fā)送網頁日報。

__將全部施工文件制成電子版文件,供檢索調閱。

4、文件信息管理

__文件信息管理是現代管理制度中的重要一環(huán),信息處理工作的規(guī)范化、制度化、科學化,將大大提高信息處理的效率和質量。同時,科學有效的信息處理系統(tǒng)也將能夠很好的保障信息在管理運作過程中的順暢與安全。

針對于本工程總承包管理中施工環(huán)節(jié)多、涉及面廣的特點,我們參照多年管理中的成功經驗,設計了一套科學、高效的文件信息管理系統(tǒng)。

第3篇 建設集團公司項目信息登記管理制度

建設集團公司項目信息登記管理制度

浙中建[2022]第7號文

各部門、辦事處、分公司、項目部:

為了規(guī)范公司項目招投標管理,經公司會議研究決定,所有項目實行報備制度,由總裁辦公室統(tǒng)一管理,并規(guī)范如下:

一、項目登記流程:

1、擬跟蹤的項目須在總裁辦進行項目信息登記,所有項目信息登記后才為有效信息。由經營部總經理__進行登記。__總經理電話__2,手機:__6,郵箱:___m。

2、進行項目信息登記時,首先到__總經理處查詢項目狀態(tài),在經查詢無人登記之后,將項目信息錄入公司項目管理數據庫中,并給登記人員相關回執(zhí)。

3、項目信息登記必須詳細,見附件《項目登記表》要求。

4、若項目名稱信息登記出現異議,以總裁辦登記資料詳細者優(yōu)先。

5、對于集團性質的戰(zhàn)略合作伙伴,任何業(yè)務人員只能登記該合作伙伴的某一具體項目,否則為無效登記。

二、項目數量管理要求:

1、每名副總裁名下最多可登記40個項目信息。

2、每名總經理名下最多可登記30個項目信息。

3、每名高級經理名下最多可登記20個項目信息。

4、非公司正式編制的合作方最多可登記10個項目信息。

三、項目登記制度為排他性制度,公司保護已登記人員的項目跟蹤優(yōu)先權,后登記人員想參與已登記人員的項目,須按如下方法處理:

1、新登記人員應主動與原登記人員自行協(xié)商合作事宜。如能協(xié)商一致,則把該項目的登記人員改為合作登記。

2、如協(xié)商無法達成合作意向,則由副總裁或總經理進行協(xié)商。

3、如若副總裁或總經理協(xié)商不成功,則以誰先獲取標書作為由誰跟進此項目的標準,另一方自動退出。

四、公司每年年初和年終中各進行一次項目信息庫清查工作。對于超過一年以上且無合理解釋的在途跟蹤項目給予刪減,項目刪減前將通知登記人員和其主管領導,并報公司領導批準后執(zhí)行。

五、項目信息庫清查調整按以下規(guī)定執(zhí)行。

1、項目信息登記人超過所規(guī)定數量,業(yè)務人員自行調整更換,調整出來的信息,進入公司的公共項目信息庫。

2、如有員工或合作伙伴所登記項目超過限制數量,總裁辦通知其本人進行項目登記的調整,如果十個工作日內未按總裁辦要求進行調整,總裁辦有權自行對其所登記的項目進行調整。

3、其他人員跟蹤公共項目信息庫中項目并中標者,從中標人員提成中扣出一萬元作為信息費獎勵給最初登記人員。

六、此前所發(fā)布的項目信息登記管理制度廢止。本規(guī)定自二零一四年一月八日起執(zhí)行。

__建設集團有限公司

二零一四年一月八日

第4篇 工程項目信息管理監(jiān)理辦法

工程項目信息管理的監(jiān)理辦法

一、信息管理的任務

信息管理的任務是保證自上而下,自下而上以及橫向間信息流暢通,擬定信息目錄和信息的編碼系統(tǒng),加速傳遞并加強管理。對于各種會議和現場記錄、科學試驗、工程照片、事故處理等都做出明確規(guī)定,便于資料收集和檔案管理。實施最優(yōu)控制,進行合理決策,妥善協(xié)調項目建設各有單位之間的關系。

二、信息管理的措施與方法

1、監(jiān)理辦公室將配備電腦,由監(jiān)理工程師和文秘負責信息管理工作;

2、現場將配備適當的通訊工具,以便信息傳遞。通訊工具包括手機、座機、對講機;

3、現場將配置一定的信息記錄設備,如照像機、攝像機等,要求現場監(jiān)理對重要的施工現場進行記錄、拍照。

三、 信息管理的內容

1、施工期間的信息收集

工程項目在整個施工階段,每天都發(fā)生各種各樣的情況,相應地包含著各種信息,需要及時收集和處理。因此,工程的施工階段,可以說是大量的信息產生、傳遞和處理的階段,工程項目信息管理工作,主要集中在這一段。

名稱收集內容

1、收集業(yè)主提供的信息

承建商在施工中,現場發(fā)生的各種情況均包含大量的內容,承建商必須掌握和收集這些內容。監(jiān)理在現場中經收集和整理后,匯集成豐富的信息資料。承建商在施工中必須經常向有關單位,包括上級部門、設計單位、業(yè)主及其他方面發(fā)出某些文件,傳達一定的內容。如向監(jiān)理報送施工組織設計、報送各種計劃、單項工程施工措施、月支付申請表,各種項目自檢報告、質量問題報告、有關意見等。監(jiān)理應全面系統(tǒng)地收集這些信息資料,此記錄是監(jiān)理工程師的記錄,主要包括工程施工歷史記錄、工程質量記錄、工程計量、工程款記錄和竣工記錄等內容 。

2、收集承建商的信息

承建商在施工中,現場發(fā)生的各種情況均包含大量的內容,承建商必須掌握和收集這些內容。監(jiān)理在現場中經收集和整理后,匯集成豐富的信息資料。承建商在施工中必須經常向有關單位,包括上級部門、設計單位、業(yè)主及其他方面發(fā)出某些文件,傳達一定的內容。如向監(jiān)理報送施工組織設計、報送各種計劃、單項工程施工措施、月支付申請表,各種項目自檢報告、質量問題報告、有關意見等。監(jiān)理應全面系統(tǒng)地收集這些信息資料。

3、監(jiān)理現場記錄

此記錄是監(jiān)理工程師的記錄,主要包括工程施工歷史記錄、工程質量記錄、工程計量、工程款記錄和竣工記錄等內容 。

(1)現場監(jiān)理人員的日報表

主要包括如下內容: 當天的施工情況, 當天參加施工的人員(數量等),當天施工用的機械(名稱、數量等),當天發(fā)現的施工質量問題,當天施工進度與計劃進度進行的比較(若發(fā)現施工進度拖延,應說明原因), 當天的綜合評述,其他說明(應注意的事項)等。

(2)工地日記主要包括: 現場監(jiān)理人員的日報表, 現場每日的天氣記錄,監(jiān)理工作改變,其他有關情況與說明。

(3)、現場每日的天氣記錄

主要內容:當天的最高、最低氣溫,當天的降雨量、降雪量,當天的風力及天氣狀況,因氣候原因當天損失的工作時間等。若施工現場區(qū)域大或施工地點多,工地的氣候情況差別較大,則應記錄兩個或多個地點的氣象資料。

(4)駐施工現場監(jiān)理負責人的日記

主要包括以下內容: 當天所作的重大決定, 當天對承包商所做出的主要指示,當天發(fā)生的糾紛及可能的解決方法,該工程項目業(yè)主(或其他代表)來施工現場談及的問題,當天與該工程項目業(yè)主的口頭談話摘要,當天對駐施工現場監(jiān)理工程師的指示,當天與其他人達成的任何主要協(xié)議,或對其他人的主要指示等。

(5 )駐施工現場監(jiān)理周報 駐施工現場管理負責人應每周向工程項目業(yè)主匯報一周內所發(fā)生的重大事件。

(6)駐施工現場監(jiān)理月報

駐施工現場監(jiān)理負責人應每月向業(yè)主匯報以下情況:工地施工進度狀況(與合同規(guī)定的進度作比較),工程款支付情況,工程進度拖延的原因分析,工程質量問題,工程進展中主要困難與問題,如施工中的重大差錯,重大索賠事件,材料、設備供貨困難,組織、協(xié)調方面的困難,異常的天氣情況等。

(7)駐施工現場監(jiān)理負責人對承包商的指示 主要內容:正式發(fā)出的重大指示,日常指示,在每日工地協(xié)調會中發(fā)出的指示,在施工現場發(fā)出的指示等。

(8)補充圖紙設計單位給施工單位的各種補充圖紙

(9)工地質量記錄主要包括試驗結果記錄及樣本記錄

4、收集 工地 會議記錄

工地會議是工程項目管理工作的一種重要方法,會議中包含著大量的信息,這就要求項目監(jiān)理工程師必須重視工地會議,并建立一套完善的會議制度,以便于會議信息的收集。會議制度包括會議的名稱、主持人、參加人、舉行會議的時間、會議地點等,每次工地會議都會有專人記錄,會后應有工作會議紀要等 。

第一次工地會議

(1)介紹業(yè)主、監(jiān)理工程師、承建商的人員。(2)澄清組織(3)承建商的動員情況(履約保證金、進度計劃、保險、組織、人員、工料等)。(4) 檢查業(yè)主對合同的履行情況(如提交水準點、圖紙、職責分工等)(5) 檢查為監(jiān)理工程師提供設備情況(如住宿、試驗、通訊、交通工具、水電等。)(6)明確例行程序。包括填報支付報表,下發(fā)有關表格,下發(fā)工程計量表,下發(fā)工程中間交工證書,明確工程項目監(jiān)理辦公室與承建商之間往來信件、文件報表等公文手續(xù),明確駐地工程項目監(jiān)理工程師與承建商之間往來公文、驗收、支付手續(xù),明確經常性工地會議召開的地點、大致時間等。第一次工地會議是以相互了解,檢查各方面準備情況,明確工程項目管理程序為主要目的。當上述目的達到,并滿足:(1)承建商已證實他認為工地周圍環(huán)境和情況是和投標時間相符;(2)承建商拿到施工圖紙且后續(xù)圖紙無需擔憂;(3)承建商已得到占用工地的權利時,監(jiān)理即可下達開工令。

經常性工地會議

經常性工地會議一般每周開一次。這個會議有監(jiān)理、承建商、業(yè)主參加。主要會議內容:確定上次工地會議紀要,當周進度總結,進度預測,技術事宜,變更事宜,財務事宜,管理事宜,索賠和延期,下次工地會議,以及其他。工地會議確定的事情視為合同文件的一部分承建商必須執(zhí)行。工地會議記錄忠實于會議發(fā)言人,原始記錄,像流水帳似的,不要加記錄人的感情色彩,以確保記錄的真實性。

2、收集信息的加工整理

對收集信息進行加工,是信息處理的基本內容。其中包括對信息進行分析、歸納、分類、計算比較、選擇、建立信息之間的關系等方面的工作。

(1)信息處理的要求

要使信息能有效地發(fā)揮作用,在處理的過程中就必須符合及時、準確、適用、經濟的要求。

及時 就是信息的傳遞速度要快 ;

準確 信息要如實地反映實際情況 ;

適用 就是信息要符合實際需要 ;

經濟 采用什么樣的信息處理方式,必須根據符合經濟效果的要求來確定 。

(2)收集的大量信息,找出信息與信息之間的關系和運算公式。從收集的少量信息中得到大量的輸出信息。信息處理包括收集、加工、輸入計算機、傳輸、存儲、計算、檢索、輸出等內容 。

收集 就是前面講到的,收集原始信息,收集是信息處理的首要步驟。

加工 這是信息處理的基本內容。其中包括對信息進行分類、排序、計算、比較選擇等工作。通過加工信息,提供更多的有用信息。

傳輸 信息借助于一定的載體(如紙張、磁盤等)在各部門之間傳播。通過傳輸形成各種信息流,暢通的信息流能為工程項目負責人提供可靠的工作依據。

存儲 指的是對處理后的信息的存儲。存儲收集原始信息,便于查找原始信息。存儲處理后的信息,有的并非立即就有用,有的雖然立即使用,但日后還需應用或作為參考和依據。因此,就需要將他們全部存儲起來,建立檔案,妥善保管。

檢索 就是查找,工程項目管理中既然存儲了大量的信息,為了查找方便,按某一條件建立索引文件,編制專門的查找程序,便于快速檢索。

輸出 處理好的信息,按照要求編制各種打印報表文件。

(3)收集信息的分類

工程項目信息管理中,對收集來的資料進行加工整理后,按其加工整理的深度,可分為如下幾個類型:

第一類:對資料和數據進行簡單整理和濾波;

第二類:對信息進行分析,概括綜合能產生輔助決策的信息;

第三類:通過應用數學模型統(tǒng)計推斷可以產生決策的信息。

工程在施工過程中,依據當時收集到的信息所作的決策或決定有如下:

依據進度控制信息,對施工進度狀態(tài)的意見和指示

監(jiān)理每月、每季度都要對工程進度進行分析對比并做出綜合評價,包括當月整個工程各方面實際完成,實際數量與合同規(guī)定的計劃數量之間的比較。如果某一部分拖后,應分析其原因。存在的主要困難和問題,提出如何解決的意見。

依據質量控制信息,對工程質量情況的意見和指示

監(jiān)理應當系統(tǒng)地將當月施工中的各種質量情況,包括現場檢查中發(fā)現的各種問題、施工中出現的重大事故,對各種情況、問題、事故的處理情況除在月報、季報中進行階段性的歸納和評價外,如有必要可進行專門的質量情況定期報告。

依據投資控制信息,對工程結算情況的意見和指示

工程價款結算一般按月進行,要對投資完成情況進行統(tǒng)計、分析,在統(tǒng)計基礎上作一些短期預測,以便對業(yè)主在組織資金方面提供咨詢意見。

依據合同信息,對索賠的處理意見

第5篇 監(jiān)理工程項目信息管理制度

現場監(jiān)理工程項目信息管理制度

1 信息是工程項目實現三大控制的基礎,必須重視和加強信息管理工作。

2 信息管理包括信息采集、信息流程、信息編碼、信息處理等各項工作。

3 各現場監(jiān)理站應指派專人專職(或兼職)負責信息管理工作,監(jiān)理工作人員均有義務采集并提供各種監(jiān)理信息。

4 為便于監(jiān)理信息的存儲和處理,應努力使日常業(yè)務標準化,報表文件規(guī)范化。公司制定統(tǒng)一的信息編碼制度,便于存儲、處理、檢索和應用。大、中型監(jiān)理項目應實現信息管理微機化。

5 監(jiān)理工作人員收集的信息,經總監(jiān)或總監(jiān)代表審閱認為要價值的,可提交信息管理人員編碼、存儲,監(jiān)理工程師可隨時調出使用。

6 計算機操作人員應培訓上崗,并努力鉆研計算機業(yè)務,不斷開發(fā)應用范圍。

第6篇 顧問物業(yè)項目信息傳遞管理規(guī)定

物業(yè)顧問項目信息傳遞管理規(guī)定

1.目的

為規(guī)范管理處信息收集、分析及反饋流程,提高信息對管理處經營管理應用水平。

2.范圍

____物業(yè)管理處

3.職責

3.1綜合管理部:負責管理處信息管理工作的整體規(guī)劃及指導、監(jiān)督及信息流程的制定,所有管理處相關經營和管理信息的整合、收集、傳遞、跟蹤及監(jiān)督工作;

3.2部門主管:負責部門內業(yè)務信息的流轉、管理和處理,根據職能指定專人對信息進行分析、反饋工作;

3.3全體員工:對個人涉及到的管理處相關信息均有收集、傳遞、反饋和按規(guī)定保密的義務,對信息在流程中出現任何問題,有權及時反映或提出合理化建議。

4.方法及過程控制

4.1各部門應保持開放心態(tài),及時、準確地將信息傳遞給管理處相應部門和人員;

4.2各部門之間及部門內部應以正常的信息傳遞方式傳遞真實、完整的信息,不得傳播未經證實地加入個人主觀臆測的信息,對以非正常方式傳播信息對管理處造成不良影響的人員,管理處將追究其相應責任;

4.3管理處員工應樹立高度的保密意識,嚴格控制信息傳遞的范圍,不得將受控信息向無關人員泄露;

4.4綜合管理部負責通過各種媒體收集、發(fā)布有關物業(yè)管理行業(yè)信息及管理處的內部管理信息,并有針對性地進行深入分析;

4.5綜合管理部負責接收、轉發(fā)與地產及其他外部往來的信息和文件,及時傳遞給相關領導及責任部門(人),并負責有關工作的落實、反饋;

4.6管理處各部門負責收集來自客戶的投訴、建議、需求等信息,負責本部門日常管理過程中的經驗、舉措等管理信息的搜集、報送;

4.7各部門各類管理信息、突發(fā)事件、顧客投訴、重要會議或活動信息,按規(guī)定要求及時報送給管理處相關領導或職能部門;

4.8各部門對發(fā)生的重大、突發(fā)事件信息,在事發(fā)后半小時內上報綜合管理部或經理,所采取措施及處理情況應在三天之內匯報;

4.9各部門須在每月30日前匯總本部門當月工作完成情況和下月工作計劃,報管理處綜合管理部。綜合管理部須在每月30日前制定管理處下月工作計劃;

4.10綜合管理部負責對各部門反映的問題,及各部門需要管理處或其他部門協(xié)調解決的問題的處理情況進行跟蹤,并將結果及時反饋給相關領導及部門;

4.11各部門須在每年12月30日前匯總部門本年度工作完成情況,制定下年度工作計劃,報管理處綜合管理部。綜合管理部在每年1月20日前制定管理處年度工作計劃。