- 目錄
包括哪些
企業(yè)技術(shù)文件管理制度是對企業(yè)內(nèi)部技術(shù)資料進(jìn)行系統(tǒng)化管理的一套規(guī)則，涵蓋了從文件的創(chuàng)建、審批、分發(fā)、使用、存儲到廢棄的全過程。具體包括以下幾個核心部分：
1. 文件分類與編碼：定義各類技術(shù)文件的類別，如設(shè)計圖紙、工藝規(guī)程、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)等，并設(shè)定統(tǒng)一的編碼體系，便于檢索和管理。
2. 文件審批流程：明確文件的編制、審核、批準(zhǔn)權(quán)限，確保文件的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。
3. 文件版本控制：規(guī)定文件的修訂、更新和版本升級流程，防止舊版文件的誤用。
4. 文件分發(fā)與使用：制定文件的發(fā)放范圍、使用規(guī)定，保證信息的正確傳遞。
5. 文件存儲與保護(hù)：規(guī)定文件的存儲介質(zhì)、期限和安全措施，防止信息丟失或泄露。
6. 文件檢索與查閱：建立文件檢索系統(tǒng)，方便員工快速查找所需信息。
7. 文件廢棄與銷毀：設(shè)定文件生命周期，明確文件不再使用時的廢棄和銷毀程序。
體系框架
企業(yè)技術(shù)文件管理制度的體系框架如下：
1. 制度總則：闡述制度的目的、適用范圍和基本原則。
2. 文件管理組織：明確文件管理的職責(zé)部門和人員，以及他們的權(quán)責(zé)分配。
3. 文件生命周期管理：涵蓋文件的創(chuàng)建、審批、發(fā)布、使用、修訂、存儲、檢索、廢棄和銷毀等環(huán)節(jié)的具體操作流程。
4. 文件質(zhì)量保證：設(shè)立文件的審核機(jī)制，確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。
5. 文件安全與保密：規(guī)定文件的安全保護(hù)措施，包括物理安全和網(wǎng)絡(luò)安全，以及涉密文件的特別管理。
6. 文件培訓(xùn)與監(jiān)督：定期進(jìn)行文件管理培訓(xùn)，確保員工理解和執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，并進(jìn)行監(jiān)督和考核。
7. 制度修訂與更新：設(shè)定制度的定期審查和修訂機(jī)制，以適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展變化。
重要性
企業(yè)技術(shù)文件管理制度的重要性不言而喻，它對于企業(yè)的運(yùn)營效率、產(chǎn)品質(zhì)量、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)等方面都有深遠(yuǎn)影響：
1. 提高工作效率：清晰的文件流程能減少溝通成本，提高工作協(xié)同效率。
2. 確保產(chǎn)品質(zhì)量：通過標(biāo)準(zhǔn)化的技術(shù)文件，可以保證生產(chǎn)和服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化，從而提升產(chǎn)品質(zhì)量。
3. 保障知識產(chǎn)權(quán)：嚴(yán)格的文件管理能夠有效防止技術(shù)外泄，保護(hù)企業(yè)的核心競爭力。
4. 符合法規(guī)要求：許多行業(yè)都要求企業(yè)有完善的文件管理體系，以滿足法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的合規(guī)性。
5. 促進(jìn)知識傳承：有效的文件存儲和檢索，有利于企業(yè)知識的積累和傳承，推動技術(shù)創(chuàng)新。
企業(yè)技術(shù)文件管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，其科學(xué)性和執(zhí)行力直接影響到企業(yè)的運(yùn)營質(zhì)量和長遠(yuǎn)發(fā)展。因此，建立健全的技術(shù)文件管理制度，對于任何企業(yè)來說都是至關(guān)重要的任務(wù)。
企業(yè)技術(shù)文件管理制度范文
第1篇 某企業(yè)技術(shù)文件管理制度
企業(yè)技術(shù)文件管理制度
一、總則及范圍
為了保持已有工藝技術(shù)文件的完整性,使之完全能指導(dǎo)生產(chǎn),以保證質(zhì)量和生產(chǎn)正常進(jìn)行,避免混亂,特制定本標(biāo)準(zhǔn)。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于技術(shù)文件管理。
二、管理業(yè)務(wù)與分工
1、技術(shù)部負(fù)責(zé)人:負(fù)責(zé)本制度的制定及有關(guān)技術(shù)文件各項管理業(yè)務(wù)的審批及有關(guān)事項的確定。
2、檔案保管員:負(fù)責(zé)技術(shù)文件的保管、收發(fā)及按本制度進(jìn)行技術(shù)文件的管理工作。
三、管理內(nèi)容與要求
1、技術(shù)文件的種類
①法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)性文件
a.相關(guān)的法律法規(guī)
b.國家規(guī)定的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)
c.相關(guān)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)
②作業(yè)類文件
a.圖紙及各類工藝規(guī)程、工藝卡片、作業(yè)指導(dǎo)書;
b.工序質(zhì)量表及質(zhì)量控制點(diǎn)一覽表
c.產(chǎn)品使用說明書
d.公司內(nèi)所有設(shè)備使用說明書
e.設(shè)備使用說明書;
f.各種明細(xì)表。
③管理類文件
公司日常制定的有關(guān)技術(shù)要求的通知、計劃及規(guī)定等。
2、文件登記
①技術(shù)部必須建立【技術(shù)文件管理臺賬】,掌握本廠全部技術(shù)文件的情況。其臺賬至少包括:編號、名稱、數(shù)量、文件編制時間、發(fā)布時間、發(fā)放部門及銷毀情況。
②文件接收后,檔案保管員應(yīng)及時對文件進(jìn)行分類編號并作記錄,每月或者每季度將記錄復(fù)印件送技術(shù)部,技術(shù)部根據(jù)記錄及時掌握本廠技術(shù)文件動態(tài)。
3、文件的歸檔及保管
技術(shù)文件的保管由檔案保管員按檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行保管,廠內(nèi)發(fā)行的技術(shù)文件,除按檔案管理的要求進(jìn)行管理外,尚須對儲備待發(fā)的文件進(jìn)行登記保管。
4、技術(shù)文件的復(fù)制與分發(fā)
技術(shù)文件的復(fù)制打印由技術(shù)部提出打印數(shù)字,但必須保證分布完畢后有一定儲備。技術(shù)文件發(fā)送時,要備好【技術(shù)文件發(fā)放/領(lǐng)用表】進(jìn)行文件名稱、編號、日期等內(nèi)容的登記,接收人員應(yīng)在登記表上簽收。
5、技術(shù)文件的借用
1質(zhì)量管理類文件的借用應(yīng)填寫《文件借閱記錄登記表》,
2作業(yè)類文件的借閱應(yīng)開具借條并由技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可借閱。
6、技術(shù)文件的修改與審批
①當(dāng)某專業(yè)的工程技術(shù)人員或使用單位的有關(guān)人員提出對不合理或者已經(jīng)落后的技術(shù)文件時,由技術(shù)部該專業(yè)的工程師(或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人)分析確定是否需要修改。
②技術(shù)文件確定修改后,由技術(shù)部該專業(yè)工程師(或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人)填寫【設(shè)計更改單】。
【設(shè)計更改單】應(yīng)包括下列內(nèi)容:
a.技術(shù)文件名稱、編號、或圖紙名稱、圖號;
b.更改理由;
c.會審意見、會審簽名;
d.設(shè)計、工藝負(fù)責(zé)人簽名;
e.修改內(nèi)容和修改要求(以圖紙和文檔形式表現(xiàn))。
③技術(shù)文件的審查與批準(zhǔn)
一般性的內(nèi)容更改只須將填好的【設(shè)計更改單】交技術(shù)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行審查和簽字批準(zhǔn)即可。重大內(nèi)容的更改與涉及安全、質(zhì)量、投資等影響面較大的內(nèi)容更改有技術(shù)部召集有關(guān)人員參加審定,會議通過審定后,由技術(shù)部負(fù)責(zé)人簽字后交公司批準(zhǔn)。
④檔案管理員接到【設(shè)計更改單】后,應(yīng)立即著手工作,更改時,必須把已發(fā)出和保存、儲備的技術(shù)文件一次全部修改完畢以保證技術(shù)文件的統(tǒng)一性(圖紙更改后的發(fā)放除執(zhí)行發(fā)放規(guī)定外,應(yīng)同時將舊圖紙收回并登記)。
5技術(shù)文件的管理應(yīng)以紙質(zhì)和電子版形式存檔(在登記時應(yīng)作出標(biāo)記)。
7、技術(shù)文件的回收與銷毀
技術(shù)部應(yīng)及時掌握相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)動態(tài),及時更新,過期的應(yīng)進(jìn)行回收銷毀。當(dāng)新的技術(shù)文件進(jìn)行分發(fā)時,分發(fā)人同時應(yīng)將相應(yīng)的舊文件進(jìn)行回收,整理后由技術(shù)部決定對其進(jìn)行歸檔或銷毀。
