包括哪些
企業(yè)檔案管理制度是企業(yè)管理的重要組成部分，它涵蓋了檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等一系列環(huán)節(jié)。具體來說，它包括以下幾個核心部分：
1. 檔案分類與編碼：明確各類文件的分類標準，制定統(tǒng)一的編碼規(guī)則，以便于管理和檢索。
2. 收集與歸檔：規(guī)定文件從產(chǎn)生到歸檔的流程，確保重要文件不遺漏。
3. 保管與保護：設定檔案的存放環(huán)境、期限，以及防潮、防火、防盜等保護措施。
4. 利用與借閱：建立借閱制度，明確審批流程，保障檔案的安全使用。
5. 信息化管理：運用現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲和檢索。
6. 定期審查與銷毀：對過期或無保存價值的檔案進行定期審查，并按規(guī)定程序銷毀。
體系框架
企業(yè)檔案管理制度的體系框架如下：
1. 管理機構(gòu)：設立專門的檔案管理部門或人員，負責檔案工作的日常運行。
2. 政策法規(guī)：依據(jù)國家及行業(yè)的檔案管理法規(guī)，制定企業(yè)內(nèi)部的規(guī)章制度。
3. 工作流程：詳細規(guī)定檔案的生命周期，包括創(chuàng)建、流轉(zhuǎn)、歸檔、查閱、銷毀等各階段的操作流程。
4. 技術(shù)標準：設定檔案管理的技術(shù)規(guī)范，如文件格式、存儲設備、安全防護等。
5. 培訓與考核：對員工進行檔案管理知識的培訓，將檔案管理納入績效考核。
6. 監(jiān)督與審計：定期對企業(yè)檔案管理工作進行審計，確保制度執(zhí)行的有效性。
重要性
企業(yè)檔案管理制度的重要性不言而喻，它在以下幾個方面發(fā)揮著關鍵作用：
1. 企業(yè)記憶：檔案記錄了企業(yè)的歷史，是企業(yè)知識傳承和經(jīng)驗積累的重要載體。
2. 法律依據(jù)：在合同糾紛、知識產(chǎn)權(quán)保護等方面，檔案可作為重要的法律證據(jù)。
3. 決策支持：通過查閱檔案，管理層可以獲取歷史數(shù)據(jù)，為決策提供依據(jù)。
4. 效率提升：規(guī)范化的檔案管理能提高信息查找速度，減少重復勞動，提升工作效率。
5. 風險防控：妥善保管敏感信息，防止信息泄露，降低企業(yè)風險。
企業(yè)檔案管理制度是企業(yè)運營的基礎性工作，它的完善程度直接影響到企業(yè)的運營效率、風險控制能力和持續(xù)發(fā)展能力。因此，我們必須高度重視，不斷優(yōu)化和完善這一制度，以適應快速變化的商業(yè)環(huán)境。
企業(yè)檔案管理制度講解范文
第1篇 房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理制度
房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理制度
檔案是公司在經(jīng)營管理活動中形成的具有保存和利用價值的資料,對公司開展各項經(jīng)營業(yè)務具有指導性、參考性和依據(jù)性。公司為加強對檔案的收集、整理和管理,有效地保護和利用檔案資源,特制定本辦法。
云鼎房地產(chǎn)發(fā)展有限公司檔案是指政府與上級領導、公司領導和公司各部門在工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像及電子文件等不同形式的歷史紀錄資料或材料。
1、文書立卷
(1)、文書立卷歸檔是公司辦公室和各職能部門的工作任務之一。立卷歸檔工作要求:文件收集完整,文件制成材料、書寫材料符合要求,組卷合理,案卷標題、封面、卷內(nèi)目錄、備考表填寫規(guī)范,裝訂結(jié)實美觀,案卷排列有序。
(2)、辦公室及各職能部門應隨時或每年年底將辦理完畢的歸檔文件,收集整理后移交給檔案管理人員,移交的文件必須完整規(guī)范,符合歸檔質(zhì)量要求。
(3)、文件組卷按年度并遵循文件材料的形成規(guī)律和特點、保持文件之間有機聯(lián)系、便于保管和利用的原則;組卷以問題為主,一個問題的請示、批復及聯(lián)系密切的文件組成一卷。
(4)、卷內(nèi)文件按問題、時間、作者、單位等方法排列。文件排列:印本在前,簽發(fā)稿在后;本單位的批復在前,下級單位的請示在后;本單位的請示在前,上級單位的批復在后;復制件在前,原件在后。
2、檔案管理
(1)、公司辦公室負責收集、整理、保管公司黨、政、工、團、經(jīng)營管理及一切經(jīng)辦公室收發(fā)的文件、材料、信函等;各職能部門負責收集整理本部門的相關文件,年底將本年度案卷移交辦公室保管。檔案管理要做到嚴格貫徹執(zhí)行國家和上級機關頒發(fā)的保密制度,維護檔案完整與安全。
(2)、辦公室接收歸檔文件時,要填寫檔案移交單,詳細清點,并由雙方經(jīng)手人在單上簽字,各執(zhí)一份。
(3)、檔案人員調(diào)離工作時,離職前需將本人保管的檔案數(shù)量級狀況交代清楚,并辦理書面交接手續(xù)。
(4)、文書材料每年立卷歸檔一次,辦公室和各職能部門將整理完整的前一年文件登記造冊,于第二年第一季度末向檔案部門移交。
(5)、檔案管理員將文書檔案按年代、組織機構(gòu)整理,保持文件的歷史聯(lián)系,卷內(nèi)文件按科目、時間、作者、問題、名稱系統(tǒng)排列并裝訂成冊。
(6)、卷內(nèi)文件按時間、重要程度、問題分類順序排列。具有保存價值的屬于同一問題、同一時期的文件應盡量組織在一個保管單位里;某個問題向上級機關的請示、報告及上級機關對此文件的批復、通知應立卷在一起。
(7)、文件保管年限分為永久、長期(16-50年)、短期(15年以下)。反映公司主要職能活動,對公司工作有長遠利用價值的檔案列為永久保管;反映公司一般工作活動,在較長時間內(nèi)對公司工作具有參考價值的文件列為長期保管;在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料列為短期保管。
(8)、對無保存價值需銷毀的文件資料要登記造冊,經(jīng)公司主管領導批準后方可處理。
(9)、辦公適應建立檔案等績、統(tǒng)計制度,對收進、移出、銷毀案卷必須在專設的賬簿上登記,對保管、利用情況進行統(tǒng)計。
3、檔案借閱
(1)、公司內(nèi)部員工借閱公司重要、機密的文件資料,需經(jīng)總經(jīng)理或分管副總批準。
(2)、檔案室檔案原則上不借出室外,因工作需要,須借出檔案,經(jīng)檔案部門主管領導批準后,可辦理借出手續(xù)。借閱人應妥善保管檔案資料,不得擅自復制、轉(zhuǎn)借、涂改、拆卷、損壞和丟失,發(fā)生問題須報檔案部門主管領導或公司領導。
(3)、借閱檔案文件需認真、逐項填寫借閱登記表,寫明借閱用途,用后及時歸還。
(4)、外單位人員利用檔案資料,除遵守公司內(nèi)部借閱制度外,只限在檔案室內(nèi)閱覽,不得借出,特殊情況須經(jīng)公司領導批準。
(5)、本辦法由辦公室負責解釋。
第2篇 企業(yè)檔案室管理規(guī)定辦法
企業(yè)檔案室管理規(guī)定【1】
1.總則
為加強企業(yè)檔案管理,逐步實現(xiàn)規(guī)范化、標準化、制度化,更好地為企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)服務,根據(jù)《檔案法》及總公司有關檔案工作的規(guī)定,結(jié)合公司實際制定本制度。
2.檔案歸檔制度
2.1.適用范圍
公司檔案主要包括:1.黨群工作;2.行政管理;3.經(jīng)營管理類;4.生產(chǎn)技術(shù)管理類;5.產(chǎn)品檔案;6.科學技術(shù)研究檔案;7.基建檔案;8.設備儀器;9.會計檔案;10.干部職工檔案等十類檔案管理。
2.2.文件資料的形成和歸檔。
2.2.1.公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各種文件資料,由部門指定專人負責日常積累、整理和歸檔;各項管理工作中形成的文件資料,由各職能部門的兼職檔案員分門別類做好日常積累、整理和歸檔工作。
2.2.1.1.公司黨群工作檔案、人事檔案、行政檔案由辦公室按年度進行整理,以上資料于第二年六月底前移交到檔案室進行分類、整理、立卷歸檔。
2.2.1.2.經(jīng)營管理類包括經(jīng)營部分包合同、分包結(jié)算、分包商評價表(包括供應商評價表);生產(chǎn)部的生產(chǎn)計劃、統(tǒng)計(表)報表、設備報表、設備檢查計劃報告等按年度整理、組卷,于第二年六月底前移交檔案室歸檔。
2.2.1.3.生產(chǎn)技術(shù)管理類檔案由質(zhì)量部專人按年度負責整理,于第二年六月底前移交檔案室進行分類、整理、立卷歸檔。
2.2.1.4.產(chǎn)品檔案涉及到的資料由各個部門按《分類規(guī)則》11.5進行收集整理,以承接項目全部完工后進行整理,以產(chǎn)品入庫時間為準兩個月內(nèi)整理、立卷移交檔案室歸檔。
2.2.1.5.科學技術(shù)研究檔案,由技術(shù)部在完成每一項科技成果之后兩個月內(nèi),按《分類規(guī)則》11.6進行整理、組卷,并向檔案室移交歸檔。
2.2.1.6基建檔案,在基建項目竣工驗收質(zhì)保期后兩個月內(nèi),由基建領導小組按《檔案分類規(guī)則》11.7進行整理、組卷、排列、編號,并移交檔案室歸檔。
2.2.1.7.設備儀器檔案及新購進設備隨機資料,由生產(chǎn)設備部按《分類規(guī)則》11.8進行整理、組卷,并在兩個月內(nèi)移交檔案室保管。
2.2.1.8.會計檔案,由財務部按《分類規(guī)則》11.9整理裝訂成冊,排列編號并編制分類目錄。在會計年度終了后在本部門保存一年后移到檔案室保管。
2.2.2.資料歸檔的基本要求
2.2.2.1.文件資料必須保持成套性和完整性。
2.2.2.2.歸檔的文件資料必須準確反映各項活動的真實內(nèi)容。
2.2.2.3.在一個年度或一個項目結(jié)束后,由檔案員按照文件的特點,系統(tǒng)整理組成一個或若干個保管單位(卷、冊、袋、盒),經(jīng)主管負責人審查簽字之后,按移交歸檔程序和時間要求,向檔案室移交歸檔。
2.2.2.4.每一個保管單位都要填寫案卷封面(包括:單位名稱、項目名稱、保管單位名稱、編制日期、張數(shù)、保管期限、檔案號等)卷內(nèi)目錄和備考表。
2.2.2.5.歸檔的文件資料必須符合國家規(guī)定的文件種類、文件格式等有關要求,書寫工整清楚,不準使用圓珠筆、鉛筆及純藍墨水書寫。
2.2.3.歸檔份數(shù)
2.2.3.1.各類檔案歸檔一份。
2.2.3.2.聲像、電子版檔案歸檔二份。
2.2.4.歸檔案卷的交接
2.2.4.1.公司各部門形成的技術(shù)文件,由資料員按照《分類規(guī)則》進行整理,填寫《移交清單》一式兩份(本部門和公司檔案室各存一份),由部門經(jīng)理審核后移交檔案室。
2.2.4.2.公司技術(shù)部、質(zhì)量部形成的技術(shù)文件,包括經(jīng)營管理、產(chǎn)品、基建、科研類等文件,由資料員按照《分類規(guī)則》進行整理、組卷,并編寫技術(shù)文件歸檔說明書,填寫《移交清單》一式兩份(本部門和公司檔案室各存一份)。
2.2.4.3.確定檔案保管期限的原則:
a.凡記述和反映公司重要活動和歷史面貌,對企業(yè)有長遠利用價值的檔案,列為永久保存。
b.凡在較長時期內(nèi)需要查考利用的檔案列為長期保存(30年)。
c.凡在短時期內(nèi)需要查考利用的檔案列為短期保存(10年)。
d.介于兩者之間的檔案,一律從長保存。
3.檔案接收制度
3.1.接收檔案必須認真驗收,并辦理接交手續(xù)。
3.2.存放檔案必須有專用柜,排列方法一律從左向右自上而下。
3.3.底圖存放要扎邊平放。藍圖按四號大小琴式折疊。
3.4.借閱檔案必須按借閱制度辦理。
3.5.每年12月31日前對庫房檔案進行一次清點、核對,做到賬物相符。
4.檔案保管制度
4.1.檔案庫房應具有防火、防盜、防光、防高溫氣體、防潮、防塵、防有害生物、防污染等設施條件。
4.2.檔案室每月進行一次安全檢查,檢查情況應登記,發(fā)現(xiàn)問題當即處理或向領導反映解決。
4.3.非庫房管理人員,不得進入庫房。如因工作需要進入庫房的,應由管理人員陪同。
5.檔案登記統(tǒng)計制度
5.1.檔案統(tǒng)計主要包括:檔案管理基本情況、檔案數(shù)量、檔案利用效果。
5.2.嚴格履行借閱手續(xù),如實填寫《借閱檔案登記表》,并妥善保存,作為積累檔案利用的依據(jù)。
5.3.檔案員要主動與利用者聯(lián)系,請利用者協(xié)助填寫“檔案利用效果登記表”并將利用效果實例匯編成冊。
5.4.檔案統(tǒng)計報表每年年底報總公司檔案室和唐山市檔案局一份,檔案室留兩份。
6.檔案的保密制度
6.1.檔案管理人員必須貫徹執(zhí)行國家保密制度及公司的檔案保密規(guī)定,確保檔案的安全。
6.2.檔案管理人員對所保管的檔案內(nèi)容不得泄露。
6.3.不得擅自翻印、復印、傳抄檔案、資料。
6.4.經(jīng)鑒定批準銷毀的檔案、資料,必須送指定造紙廠銷毀,不準賣給廢品收購站。
6.5.發(fā)現(xiàn)檔案、資料丟失或下落不明,要立即報告保衛(wèi)部門。
7.檔案借閱制度
7.1.借閱檔案應根據(jù)檔案的重要程度履行不同的借閱手續(xù)。
7.2.機關各部室因工作需要在檔案室查閱檔案者,須經(jīng)部門經(jīng)理簽字。調(diào)閱檔案且離開檔案室或復印案卷內(nèi)容(不帶出機關)者,須經(jīng)部門經(jīng)理、經(jīng)理辦公室主任簽字,方準予借閱或復印。
7.3.凡外單位借閱檔案或復印案卷內(nèi)容并帶出機關者,必須持單位介紹信,經(jīng)公司主管領導簽字,方可調(diào)閱或復印,“介紹信”留存檔案室。
7.4.借閱檔案,借出時間最長不超過15天。
7.5.借閱檔案的人員,必須保守檔案的機密,保證檔案的安全,不得涂改、勾劃、剪裁、拆散或擅自復印、轉(zhuǎn)借。
借出后歸還的檔案,檔案管理人員要認真核對、檢查,發(fā)現(xiàn)問題要向借閱人當面提出,查明情況報告領導。
8.檔案利用制度
8.1.黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案實行新規(guī)則的編制歸檔文件目錄;產(chǎn)品、基建、設備儀器、科技、會計檔案編制總目錄、分類目錄等。
8.2.生產(chǎn)經(jīng)營和其他各項工作中形成的全部檔案為一個全宗。檔案室應在文書和業(yè)務部門立卷基礎上,按照“分類規(guī)則”進行分類、組卷、編目、排列、上架。
8.3.檔案室根據(jù)各類檔案的不同要求,分別按年度或項目編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具。
8.4.全宗內(nèi)的案卷目錄,應依分類方案及時間順序排列并編號,專柜保存,并繪制案卷存放標識。
8.5.應用計算機存貯和檢索檔案。
9.檔案鑒定銷毀制度
9.1.檔案的鑒定,由檔案鑒定小組負責,檔案鑒定小組由公司主管領導、業(yè)務技術(shù)部門、經(jīng)理辦和檔案室的負責人員組成。
9.2.鑒定工作每三至五年進行一次。
9.3.根據(jù)檔案保管期限規(guī)定,對超過保管期限的檔案由鑒定小組提出存毀意見。
9.4.銷毀的檔案登記造冊,報經(jīng)公司主管領導批準后,由二人在指定地點監(jiān)銷,監(jiān)銷人在銷毀冊上簽字并注明年、月、日,銷毀清冊立卷歸檔長期保存。
10.違規(guī)處罰
對違反下列行為之一的直接責任人及主管領導人應視情節(jié)輕重給予不同程度的處罰,構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責任:
10.1.不按規(guī)定整理檔案,不按期向檔案室移交檔案的;
10.2.因保管不善,造成檔案損毀、丟失的;
10.3.偽造、涂改檔案的;
10.4.擅自銷毀、抄錄、復制檔案的;
10.5.泄露檔案內(nèi)容,造成嚴重后果的。
11.分類規(guī)則
11.1.檔案分類
依據(jù)《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》要求,根據(jù)公司實際情況設置十個一級類目,即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學技術(shù)研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。
11.2.檔號編制原則
11.2.1.唯一性原則:
檔案館內(nèi)檔號應指代單一。不是編號對象應賦于不同代碼,一個代碼只表示一個編號對象。
11.2.2.合理性原則:檔號結(jié)構(gòu)必須與館藏檔案的整理分類體系相適應。
11.2.3.穩(wěn)定性原則:檔號一經(jīng)確定,一般不應隨意改變。
11.2.4.擴充性原則;檔號必須留有適當?shù)倪f增容量,以便適應不斷擴充檔案的需要。
11.2.5.單性原則:檔號力求簡短明了,以便減少代碼差錯,節(jié)省存儲空間,提高處理效率。
11.3.檔號的結(jié)構(gòu)
目錄號—類別號—案卷號—頁號
_—_·__—__—_
11.4.黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案類目設置及編號
11.4.1.一級類目代號:0黨群工作類;1行政管理類;2經(jīng)營管理類;3生產(chǎn)技術(shù)管理類
11.4.2.按二級類目組織案卷。
11.4.3.檔號的結(jié)構(gòu)形式
上述四類檔案編號結(jié)構(gòu)形式采用四段式,編號由左至右排列,格式如下:
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第一段為目錄號。
第二段為一級類目代號,用“0、1、2、3”表示。
第三段為部門代號(二級類目)。
第四段為案卷號,同一保管期限內(nèi)流水編號。
11.4.4.案卷排列與編目
同一保管期限內(nèi)按黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類的順序逐年編制流水卷號,分三種保管期限編制案卷目錄。
利用新規(guī)則進行文件級管理的,同一保管期限內(nèi)同一年度按黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類順序編制流水件號,分三種保管期限編制歸檔文件目錄。
11.5.產(chǎn)品檔案類目設置及編號
產(chǎn)品生產(chǎn)檔案按所承接的工程項目----子項專業(yè)設置類目,按二級類目組織案卷。
11.5.1.檔號的結(jié)構(gòu)形式
產(chǎn)品檔案結(jié)構(gòu)形成采用四段式,編號由左至右排列,格式如下:。
_—4·__—__
第一段為目錄號。
第二段為一級類目,用“4”表示產(chǎn)品檔案。
第三段為二級類目,按產(chǎn)品種類或型號設置。
第四段為案卷號,同一類產(chǎn)品檔案的編號。
11.6.科學技術(shù)研究檔案
11.6.1.類目設置
科學技術(shù)研究檔案按科研課題設置類目,二級類目根據(jù)科研課題完成的時間順序編制,按二級類目組織案卷。
11.6.2.編號的結(jié)構(gòu)形式
科學技術(shù)研究檔案編號的結(jié)構(gòu)形式采用四段式,格式如下:
_—5·__—_
第一段為目錄號
第二段為一級類目(科學技術(shù)研究檔案)代號,用“5”表示。
第三段為課題代號,根據(jù)科研項目排序編號。
第三段為案卷號,按項目流水編號。
11.6.3.案卷排列按二級類目順序排列。
11.7.基本建設檔案類目設置及編號
11.7.1.類目設置
基本建設檔案按建設項目設置類目,二級類目根據(jù)基建項目完成的時間順序編制,按二級類目組織案卷。
11.7.2.編號的結(jié)構(gòu)形式
基建檔案編號的結(jié)構(gòu)形式采用五段式,格式如下:
_—6·__·__—_
第一段為目錄號
第二段為一級類目(基本建設檔案)代號,用“6”表示。
第三段為建設項目代號,根據(jù)項目排序編號。
第四段為三級類目代號,用01-11表示。
第五段為案卷號,按項目流水編號。
11.7.3.案卷排列按二級類目順序排列。
11.8.設備儀器檔案類目設置及編號
11.8.1.類目設置.設備儀器檔案按設備種類(用途)設置類目,設備儀器類設置八個二級類目(見類目代號表),按單位設備組織案卷。
11.8.2.編號的結(jié)構(gòu)形式
設備儀器檔案的編號結(jié)構(gòu)形式采用五段式,格式如下:
_—7·__·__—_
第一段為目錄號。
第一段為一級類目(設備儀器檔案)代號,用“7“表示。
第二段為二級類目代號,用01-08表示。
第三段為三級類目,根據(jù)實有設備食品情況設備。
第四段為案卷號,按二級類目流水編號。
11.8.3.案卷排列:按二級類目順序排列。
11.9.會計檔案分類、編號、排架細則
11.9.1.類目設置會計檔案按文件形式(名稱)設置類目,會計檔案類設置四個二級類目(見類目代號表)。
11.9.2.會計檔案結(jié)構(gòu)形成采用五段式,格式如下:
_—8·__·__—_
第一段為目錄號。
第二段為一級類目(會計檔案)代號,用“8表示。
第三段為二級類目代號,用01-04表示。
第四段為三級類目代號,用二位自然數(shù)表示。
第五段為案卷號,按二級類目流水編號。
11.9.3.案卷排架(憑證、報表、其他)按二級類目從1起流水排列、編號,賬簿類按三級類目流水排列編號。
11.10.干部職工檔案類目設置及編號
11.10.1.類目設置
干部職工檔案設置管理人員檔案、員工檔案、死亡職工檔案三個二級類目
11.10.2. 編號的結(jié)構(gòu)形式
干部職工檔案的結(jié)構(gòu)采用四段式,格式如下:
_—9·__—_
第一段為目錄號
第二段為一級類目(干部職工類檔案)代號,用“9”表示。
第三段為二級類目代號。
第四段為案卷號。
11.10.3.案卷排列按二級類目順序排列。
企業(yè)檔案室管理規(guī)定【2】
一、總則
集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為規(guī)范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。
1、凡集團總部各部門、各分子公司在工作活動中形成的,具有查考利用價值的文件材料,必須按規(guī)定定期向集團行政人事部提交備份,從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實性。
2、集團總部行政人事部負責集團檔案管理、文書立卷的工作,并對各分子公司檔案管理工作進行監(jiān)督、指導。各分子公司負責人應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作,配備專職或兼職人員負責此項工作。
二、歸檔范圍
1、凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。
2、公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料
3、公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料;
4、資金借貸、業(yè)務往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等)
5、政府、項目批文、合同;
6、公司制度體系、會議紀要、內(nèi)部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項工作流程、公司決定等);
7、工程進度計劃控制文件(含各業(yè)務單位往來函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙;
8、各分子公司及集團總部各部門年度工作計劃及資金計劃;
9、公司簽定的各類合同(含商品房買賣合同);
10、公司有效證照、證件、印章;
11、具有法律效力及保存價值的文件;
12、公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;
13、員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等;
14、集團、各分子公司獲得的社會榮譽資料;
15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料,上級領導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。
三、立卷歸檔要求
1、集團行政人事部應即時做好檔案歸檔分類保管;各分子公司應在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向集團行政人事部提交備份。
2、集團各部門應及時向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料,如有些材料還需使用,也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各分子必須嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交應歸檔的備份文件材料。
3、各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時,要嚴格履行移交手續(xù),按文件材料分類造冊,隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單,注明移交人,待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。
4、歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。具體應做到下述幾點:
(1)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。
(2)在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開;文電應全在一立卷。
(3)卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;
(4)卷內(nèi)文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷,應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷,應在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號,圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。
(5)按各類檔案資料的保密級別、保存期限,案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄,對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名,有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應重新擬寫:沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關項內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。
(6)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責任者。
四、檔案保管期限
1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。
2、確定集團檔案保管期限的原則
(1)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。
(2)凡是反映公司一般活動,在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管。
(3)凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料,列為短期保管。
五、檔案保密級別
1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議,行政人事部經(jīng)理核定密級。
2、有密級檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室;有密級檔案復制時,需經(jīng)辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領導批準。
3、有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員使用需經(jīng)辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)及副總以上級領導批準。
4、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。
六、檔案的借閱
1、各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務檔案需經(jīng)本部門領導批準,然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿,方可借閱。
2、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)批準。
3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進行檢查、清點,并在登記薄上注銷。
4、借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時,須經(jīng)辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)批準。
5、有密級的檔案調(diào)閱、復制時均需辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領導批準。
6、借閱的檔案用完后,應及時歸還,借用時間一般不得超過十天。
7、借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失。
8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關保密規(guī)定辦理。
七、電腦檔案的管理
1、所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關的文件、資料,在指定存放區(qū)域里設定工作人員專用文件夾,使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類存放。
2、各分子公司辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)即為電腦檔案管理責任人。公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱進行如實登記;各電腦檔案管理責任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進行檢查。
八、檔案的鑒定與銷毀
1、集團行政人事部定期對所保存的檔案進行鑒定,對于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進行銷毀。
2、檔案鑒定工作由集團行政人事部經(jīng)理主持,有關部門參加,組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進行逐件審查,提出存毀意見。
3、檔案材料鑒定小組審定,并經(jīng)集團總裁批準后,方可銷毀。
4、銷毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。
九、罰則
1、集團各分子公司凡違反本制度,無故延期或不交應歸檔的備份文件材料的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責令其文件部門負責人和單位領導寫出書面檢查外,各罰款100元-500元,并予以集團內(nèi)通報批評。
2、集團所有員工凡違反制度第六條第4項,泄露公司檔案秘密的,涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任(集團行政部經(jīng)理)批準轉(zhuǎn)借、復印或攜帶檔案外出的,視具體情況,對其部門領導和當事人各罰款500元-1000元,并予以通報批評;如造成惡劣后果者,視情況嚴重程度追究其法律責任。
3、集團所有員工凡違反本制度第六條第6項,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。
4、集團所有員工凡違反本制度第六條第7項,遺失檔案的,應立即報告,如因遺失檔案,泄露公司商業(yè)秘密,造成惡劣后果者,視情況嚴重程度追究其相關責任。
5、檔案管理員丟失、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機密,應根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀律處分及相應罰款,直至依法追究法律責任。
6、集團所有員工凡違反本制度第七條,不按規(guī)定存放電腦檔案,不按規(guī)定接受檢查者給予相應的紀律處分及罰款。
十、附則
1、本制度自20__年9月1日生效。
2、本制度由集團行政人事部負責解釋。
3、各子公司應根據(jù)本制度,結(jié)合本單位的實際情況,制定具體實施細則。
4、以往的相關規(guī)定與本辦法不一致的,以本制度為準。
第3篇 破產(chǎn)企業(yè)檔案管理規(guī)定辦法
破產(chǎn)企業(yè)檔案管理規(guī)定【1】
(一)適用范圍
1、本規(guī)定適用于國有企業(yè)。其他企業(yè)破產(chǎn)的,其檔案管理工作可參照本規(guī)定執(zhí)行。
2、本規(guī)定所稱破產(chǎn)企業(yè)檔案,是指企業(yè)在破產(chǎn)前全部生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、管理活動中以及企業(yè)破產(chǎn)過程中形成的各類具有保存價值,應當歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。
(二)破產(chǎn)企業(yè)檔案的保護
破產(chǎn)企業(yè)檔案是國有資產(chǎn)清理、登記、評估工作的重要依據(jù),屬國家所有,受法律保護。
任何單位或者個人均不得擅自處理破產(chǎn)企業(yè)檔案。
(三)破產(chǎn)企業(yè)檔案的清理與移交
1、破產(chǎn)企業(yè)檔案清理移交工作應當納入企業(yè)破產(chǎn)工作程序。各級檔案行政管理部門作為各級破產(chǎn)清算組成員單位,負責組織、監(jiān)督、指導破產(chǎn)企業(yè)檔案的價值鑒定和清理移交工作。
破產(chǎn)企業(yè)主管檔案工作的負責人及檔案室(館)人員負責破產(chǎn)企業(yè)檔案的清理、移交等具體工作。
2、破產(chǎn)企業(yè)屬產(chǎn)權(quán)范疇的檔案管理權(quán)隨檔案所有者的變更而轉(zhuǎn)移;其他檔案應當移交給行業(yè)主管部門管理;無行業(yè)主管部門的應當按管理權(quán)限移交給企業(yè)所在地的綜合檔案館代為保管。
3、破產(chǎn)企業(yè)被拍賣的,記載國有資產(chǎn)的檔案必須經(jīng)資產(chǎn)評估后,方可有償轉(zhuǎn)讓給買方;企業(yè)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理檔案及會計檔案等不需轉(zhuǎn)讓的按本條第2項規(guī)定辦理。
4、破產(chǎn)企業(yè)職工有接收單位的,其本人檔案由接收單位管理;暫無接收單位的,交勞動保障行政部門代保管。離退休人員檔案由發(fā)放離退休費單位保管。死亡職工檔案隨其他檔案一起移交。
5、破產(chǎn)企業(yè)產(chǎn)權(quán)出讓給中外合資、合作企業(yè)的,不需轉(zhuǎn)讓的檔案由該企業(yè)有控股權(quán)的中方管理或移交原行業(yè)主管部門管理。
6、破產(chǎn)企業(yè)檔案清理移交應當與國有資產(chǎn)清理移交同步進行。在企業(yè)資產(chǎn)評估中應當對記載企業(yè)無形資產(chǎn)(商譽、商標、專利、專有技術(shù)等)的檔案進行價值評估。
7、破產(chǎn)企業(yè)在檔案移交前應當將借出的檔案全部收回;對全部檔案、檔案目錄、登記簿進行清點,做到帳物相符,并編制檔案移交清單;編制企業(yè)歷史沿革、檔案全宗介紹并指定專人負責檔案材料的清理移交工作。
檔案行政管理部門應當指派有關單位對破產(chǎn)企業(yè)檔案進行清理鑒定,對無保存和利用價值的檔案材料予以銷毀。
(四)移交檔案的范圍;
1、企業(yè)黨群工作、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營管理類檔案;
2、屬企業(yè)產(chǎn)權(quán)的科研、基礎、設備檔案;
3、企業(yè)名牌產(chǎn)品、獲獎產(chǎn)品及專有技術(shù)產(chǎn)品檔案;
4、企業(yè)會計檔案中報表、會計憑證、帳簿類檔案;
5、企業(yè)職工檔案中在職及離、退休人員檔案,死亡職工檔案中勞動模范、有突出貢獻的人員檔案;
6、企業(yè)認為有保存價值的其他檔案。
(五)檔案移交的管理與處罰
1、企業(yè)破產(chǎn)過程中形成的文件材料按附錄規(guī)定歸檔范圍分別存入破產(chǎn)企業(yè)和破產(chǎn)企業(yè)執(zhí)行部門檔案之中。
2、企業(yè)破產(chǎn)過程中必須確保檔案的完整、安全、保密。
3、破產(chǎn)企業(yè)在清產(chǎn)核資、資產(chǎn)評估后應在企業(yè)預留金中劃出一定經(jīng)費用于破產(chǎn)企業(yè)檔案的鑒定、整理、保管工作。
4、破產(chǎn)企業(yè)檔案接收單位應當依照移交清單認真清點核對,辦理交接手續(xù);對接收的破產(chǎn)企業(yè)檔案應當按獨立的檔案全宗管理;并做好接收的破產(chǎn)企業(yè)檔案整理、保管、利用工作。
5、破產(chǎn)企業(yè)檔案管理人員未經(jīng)批準擅自處理檔案材料,有關部門應予制止,對直接責任人和檔案負責人可給予行政處分;構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責任。
6、分管理檔案工作的負責人和有關人員因玩忽職守或互相推諉造成檔案流失、損毀的,由檔案行政管理部門依法處罰。
(六)企業(yè)破產(chǎn)過程中形成材料的歸檔范圍
1 企業(yè)破產(chǎn)申請報告;
2 企業(yè)主管部門審批意見;
3 企業(yè)破產(chǎn)工作組(辦)審查批復函;
4 企業(yè)破產(chǎn)領導小組及當?shù)卣畬ζ髽I(yè)破產(chǎn)工作組(辦)的批復函;
5 破產(chǎn)企業(yè)(或債權(quán)人)向法院遞交的企業(yè)破產(chǎn)申請;
6 法院下達的民事裁定書、公告;
7 法院成立企業(yè)破產(chǎn)清算組文件及名單;
8 銀行及其他債權(quán)人債權(quán)申報書及對債權(quán)人認定債權(quán)的通知;
9 清算組向法院提交的清算報告(包括對破產(chǎn)具有法律效力的財務審計報告,資產(chǎn)評估立項書、確認書、資產(chǎn)評估報告,資產(chǎn)清冊,折價分配表,注銷產(chǎn)權(quán)登記證明);
10 債權(quán)人會議決議文件;
11 破產(chǎn)終結(jié)裁定書;
12 工商行政管理部門注銷企業(yè)營業(yè)執(zhí)照證明,稅務部門注銷企業(yè)納稅登記證明,國有資產(chǎn)管理部門注銷企業(yè)產(chǎn)權(quán)登記證明;
13 銀行受償財務清單;
14 已轉(zhuǎn)讓變現(xiàn)財產(chǎn)的抵押財產(chǎn)轉(zhuǎn)讓協(xié)議書,變現(xiàn)還貸入帳證明,尚未轉(zhuǎn)讓變現(xiàn)財產(chǎn)的債權(quán)清單;
15 貸款呆帳稽核報告;
16 借款(含信用、擔保、抵押)合同、借據(jù)、抵押物清單及有關登記、公證文件
17 企業(yè)破產(chǎn)公告前一個月或前一季度資產(chǎn)負債表;
18 其他反映呆帳事實及有關審查所需的證明材料;
19 清算組與接收單位的協(xié)議書;
20 清算組在企業(yè)破產(chǎn)處理工作中的所有支出明細帳目;
21 破產(chǎn)預案材料;
22 申請企業(yè)破產(chǎn)及破產(chǎn)過程中重要會議原始記錄;
23 對造成企業(yè)破產(chǎn)原因有關責任者的調(diào)查、追究、處理材料;
24 破產(chǎn)終結(jié)后遺留問題及善后處理材料;
25 企業(yè)破產(chǎn)處理工作總結(jié)報告。
遼寧省破產(chǎn)企業(yè)檔案管理規(guī)定【2】
第一條
為加強破產(chǎn)企業(yè)檔案管理,防止國有資產(chǎn)流失,使破產(chǎn)企業(yè)檔案得到有效的保護和利用,根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》和《中華人民共和國國企業(yè)破產(chǎn)法(試行)》,制定本規(guī)定。
第二條
本規(guī)定所稱破產(chǎn)企業(yè)檔案,是指企業(yè)在破產(chǎn)前全部生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、管理活動中以及企業(yè)破產(chǎn)過程中形成的各類具有保存價值,應當歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。
第三條
本規(guī)定適用于國有企業(yè)。
第四條
破產(chǎn)企業(yè)檔案是國有資產(chǎn)清理、登記、評估工作的重要依據(jù),屬國家所有,受法律保護。
任何單位或者個人均不得擅自處理破產(chǎn)企業(yè)檔案。
第五條
破產(chǎn)企業(yè)檔案清理移交工作應當納入企業(yè)破產(chǎn)工作程序。各級檔案行政管理部門作為各級破產(chǎn)清算組成員單位,負責組織、監(jiān)督、指導破產(chǎn)企業(yè)檔案的價值鑒定和清理移交工作。
破產(chǎn)企業(yè)主管檔案工作的負責人及檔案室(館)人員負責破產(chǎn)企業(yè)檔案的清理、移交等具體工作。
第六條
破產(chǎn)企業(yè)屬產(chǎn)權(quán)范疇的檔案管理權(quán)隨檔案所有者的變更而轉(zhuǎn)移;其他檔案應當移交給行業(yè)主管部門管理;無行業(yè)主管部門的應當按管理權(quán)限移交給企業(yè)所在地的綜合檔案館代為保管。
第七條
破產(chǎn)企業(yè)被拍賣的,記載國有資產(chǎn)的檔案必須經(jīng)資產(chǎn)評估后,方可有償轉(zhuǎn)讓給買方;企業(yè)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理檔案及會計檔案等不需轉(zhuǎn)讓的按第六條規(guī)定辦理。
第八條
破產(chǎn)企業(yè)職工有接收單位的,其本人檔案由接收單位管理;暫無接收單位的,交勞動行政部門代為保管。離退休人員檔案由發(fā)放離退休費單位保管。死亡職工檔案隨其他檔案一起移交。
第九條
破產(chǎn)企業(yè)產(chǎn)權(quán)出讓給中外合資、合作企業(yè)的,不需轉(zhuǎn)讓的檔案由該企業(yè)有控股權(quán)的中方管理或移交原行業(yè)主管部門管理。
第十條
破產(chǎn)企業(yè)檔案清理移交應當與國有資產(chǎn)清理移交同步進行。在企業(yè)資產(chǎn)評估中應當對記載企業(yè)無形資產(chǎn)(商譽、商標、專利、專有技術(shù)等)的檔案進行價值評估。
第十一條
破產(chǎn)企業(yè)在檔案移交前應當將借出的檔案全部收回;對全部檔案、檔案目錄、登記簿進行清點,做到賬物相符,并編制檔案移交清單;編制企業(yè)歷史沿革、檔案全宗介紹并指定專人負責檔案材料的清理移交工作。
檔案行政管理部門應當指派有關單位對破產(chǎn)企業(yè)檔案進行清理鑒定,對無保存和利用價值的檔案材料予以銷毀。
第十二條
下列檔案應當列入移交范圍:
(一)企業(yè)黨群工作、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營管理類檔案;
(二)屬企業(yè)產(chǎn)權(quán)的科研、基建、設備檔案;
(三)企業(yè)名牌產(chǎn)品、獲獎產(chǎn)品及專有技術(shù)產(chǎn)品檔案;
(四)企業(yè)會計檔案中報表、會計憑證、賬簿類檔案;
(五)企業(yè)職工檔案中在職及離、退休人員檔案,死亡職工檔案中勞動模范、有突出貢獻人員檔案;
(六)企業(yè)認為有保存價值的其他檔案。
第十三條
企業(yè)破產(chǎn)過程中形成的文件材料按附錄規(guī)定歸檔范圍分別存入破產(chǎn)企業(yè)和破產(chǎn)企業(yè)執(zhí)行部門檔案之中。
第十四條
企業(yè)破產(chǎn)過程中必須確保檔案的完整、安全、保密。
第十五條
破產(chǎn)企業(yè)在清產(chǎn)核資、資產(chǎn)評估后應在企業(yè)預留金中劃出一定經(jīng)費用于破產(chǎn)企業(yè)檔案的鑒定、整理、保管工作。
第十六條
破產(chǎn)企業(yè)檔案接收單位應當依照移交清單認真清點核對,辦理交接手續(xù);對接收的破產(chǎn)企業(yè)檔案應當按獨立的檔案全宗管理;并做好接收的破產(chǎn)企業(yè)檔案整理、保管、利用工作。
第十七條
破產(chǎn)企業(yè)檔案管理人員未經(jīng)批準擅自處理檔案材料,有關部門應予制止,對直接責任人和檔案負責人可給予行政處分;構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責任。
第十八條
分管檔案工作的負責人和有關人員因玩忽職守或互相推諉造成檔案流失、損毀的,由檔案行政管理部門依法處罰。
第十九條
其他企業(yè)破產(chǎn)的,其檔案管理工作可參照本規(guī)定執(zhí)行。
第二十條
本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。
企業(yè)破產(chǎn)過程中形成材料的歸檔范圍【3】
(一)企業(yè)破產(chǎn)申請報告;
(二)企業(yè)主管部門審批意見;
(三)企業(yè)破產(chǎn)工作組(辦)審查批復函;
(四)企業(yè)破產(chǎn)領導小組及當?shù)卣畬ζ髽I(yè)破產(chǎn)工作組(辦)的批復函;
(五)破產(chǎn)企業(yè)(或債權(quán)人)向法院遞交的企業(yè)破產(chǎn)申請;
(六)法院下達的民事裁定書、公告;
(七)法院成立企業(yè)破產(chǎn)清算組文件及名單;
(八)銀行及其他債權(quán)人債權(quán)申報書及對債權(quán)人認定債權(quán)的通知;
(九)清算組向法院提交的清算報告(包括對破產(chǎn)具有法律效力的財務審計報告,資產(chǎn)評估立項書、確認書,資產(chǎn)評估報告,資產(chǎn)清冊,折價分配表,注銷產(chǎn)權(quán)登記證明);
(十)債權(quán)人會議決議文件;
(十一)破產(chǎn)終結(jié)裁定書;
(十二)工商行政管理部門注銷企業(yè)營業(yè)執(zhí)照證明,稅務部門注銷企業(yè)納稅登記證明,國有資產(chǎn)管理部門注銷企業(yè)產(chǎn)權(quán)登記證明;
(十三)銀行受償財務清單;
(十四)已轉(zhuǎn)讓變現(xiàn)財產(chǎn)的抵押財產(chǎn)轉(zhuǎn)讓協(xié)議書,變現(xiàn)還貸入賬證明,尚未轉(zhuǎn)讓變現(xiàn)財產(chǎn)的債權(quán)清單;
(十五)貸款呆賬稽核報告;
(十六)借款(含信用、擔保、抵押)合同、借據(jù)、抵押物清單及有關登記、公證文件;
(十七)企業(yè)破產(chǎn)公告前一個月或前一季度的資產(chǎn)負債表;
(十八)其他反映呆賬事實及審查所需的證明材料;
(十九)清算組與接收單位的協(xié)議書;
(二十)清算組在企業(yè)破產(chǎn)處理工作中的所有支出明細賬目;
(二十一)破產(chǎn)預案材料;
(二十二)申請企業(yè)破產(chǎn)及破產(chǎn)過程中重要會議原始記錄;
(二十三)對造成企業(yè)破產(chǎn)原因有關責任者的調(diào)查、追究、處理材料;
(二十四)破產(chǎn)終結(jié)后遺留問題及善后處理材料;
(二十五)企業(yè)破產(chǎn)處理工作總結(jié)報告;
(二十六)其他有關材料。
第4篇 某企業(yè)檔案管理規(guī)定文號
企業(yè)檔案管理規(guī)定【1】
一、 總則
集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為規(guī)范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。
1、凡集團總部各部門、各分子公司在工作活動中形成的,具有查考利用價值的文件材料,必須按規(guī)定定期向集團行政人事部提交備份,從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實性。
2、集團總部行政人事部負責集團檔案管理、文書立卷的工作,并對各分子公司檔案管理工作進行監(jiān)督、指導。各分子公司負責人應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作,配備專職或兼職人員負責此項工作。
二、歸檔范圍
1、凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。
2、公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料
3、公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料;
4、資金借貸、業(yè)務往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等)
5、政府、項目批文、合同;
6、公司制度體系、會議紀要、內(nèi)部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項工作流程、公司決定等);
7、工程進度計劃控制文件(含各業(yè)務單位往來函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙;
8、各分子公司及集團總部各部門年度工作計劃及資金計劃;
9、公司簽定的各類合同(含商品房買賣合同);
10、公司有效證照、證件、印章;
11、具有法律效力及保存價值的文件;
12、公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;
13、員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等;
14、集團、各分子公司獲得的社會榮譽資料;
15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料,上級領導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。
三、立卷歸檔要求
1、集團行政人事部應即時做好檔案歸檔分類保管;各分子公司應在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向集團行政人事部提交備份。
2、集團各部門應及時向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料,如有些材料還需使用,也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各分子必須嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交應歸檔的備份文件材料。
3、各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時,要嚴格履行移交手續(xù),按文件材料分類造冊,隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單,注明移交人,待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。
歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。具體應做到下述幾點:
(1)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。
(2)在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開;文電應全在一立卷。
(3)卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;
(4)卷內(nèi)文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷,應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷,應在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號,圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。
(5)按各類檔案資料的保密級別、保存期限,案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄,對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名,有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應重新擬寫:沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關項內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。
(6)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責任者。
四、 檔案保管期限
1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。
2、確定集團檔案保管期限的原則
(1)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。
(2)凡是反映公司一般活動,在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管。
(3)凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料,列為短期保管。
五、檔案保密級別
1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議, 行政人事部經(jīng)理核定密級。
2、有密級檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室;有密級檔案復制時,需經(jīng)辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領導批準。
3、有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員使用需經(jīng)辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)及副總以上級領導批準。
4、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。
六、檔案的借閱
1、各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務檔案需經(jīng)本部門領導批準,然后到檔案管-理-員處填寫檔案調(diào)閱登記簿,方可借閱。
2、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)批準。
3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進行檢查、清點,并在登記薄上注銷。
4、借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時,須經(jīng)辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)批準。
5、有密級的檔案調(diào)閱、復制時均需辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領導批準。
本文來源于百分網(wǎng)(),轉(zhuǎn)載請保留此標記,謝謝!6、借閱的檔案用完后,應及時歸還,借用時間一般不得超過十天。
7、借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失。
8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關保密規(guī)定辦理。
七、電腦檔案的管理
1、 所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關的文件、資料,在指定存放區(qū)域里設定工作人員專用文件夾,使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類存放。
2、各分子公司辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)即為電腦檔案管理責任人。公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱進行如實登記;各電腦檔案管理責任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進行檢查。
八、檔案的鑒定與銷毀
1、集團行政人事部定期對所保存的檔案進行鑒定,對于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進行銷毀。
2、檔案鑒定工作由集團行政人事部經(jīng)理主持,有關部門參加,組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進行逐件審查,提出存毀意見。
3、檔案材料鑒定小組審定,并經(jīng)集團總裁批準后,方可銷毀。
4、銷毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。
九、罰則
1、集團各分子公司凡違反本制度,無故延期或不交應歸檔的備份文件材料的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責令其文件部門負責人和單位領導寫出書面檢查外,各罰款100元~500元,并予以集團內(nèi)通報批評。
2、集團所有員工凡違反制度第六條第4項,泄露公司檔案秘密的,涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任(集團行政部經(jīng)理)批準轉(zhuǎn)借、復印或攜帶檔案外出的,視具體情況,對其部門領導和當事人各罰款500元~1000元,并予以通報批評;如造成惡劣后果者,視情況嚴重程度追究其法律責任。
3、集團所有員工凡違反本制度第六條第6項,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。
4、集團所有員工凡違反本制度第六條第7項,遺失檔案的,應立即報告,如因遺失檔案,泄露公司商業(yè)秘密,造成惡劣后果者,視情況嚴重程度追究其相關責任。
5、檔案管-理-員丟失、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機密,應根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀律處分及相應罰款,直至依法追究法律責任。
6、集團所有員工凡違反本制度第七條,不按規(guī)定存放電腦檔案,不按規(guī)定接受檢查者給予相應的紀律處分及罰款。
十、附則
1、本制度自2007年9月1日生效。
2、本制度由集團行政人事部負責解釋。
3、各子公司應根據(jù)本制度,結(jié)合本單位的實際情況,制定具體實施細則。
4、以往的相關規(guī)定與本辦法不一致的,以本制度為準。
企業(yè)檔案管理規(guī)定【2】
1.總則
為加強本公司文書立卷工作,完善檔案管理制度,特制定本規(guī)定。
2.適用范圍
歸檔的文件材料必須按年度立卷,本單位內(nèi)部機構(gòu)在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料,都要按照本規(guī)定的規(guī)定,分別立卷歸檔。
3.原則
公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
4.文件材料的收集管理
堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員,負責管理本部門的文件材料,并保持相對穩(wěn)定。人員變動應及時通知檔案室。
5.辦公室收集
凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。
6.主管部門收集
6.1 一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的文件材料,由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。
6.2 公司工作人員外出學習、考察、調(diào)查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時,必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù),檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。
6.3 本公司召開會議,由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù),檔案室簽字認可后財務部門才給予報銷會議費用。
7.各部門專(兼)職文書的職責
7.1 了解本部門的工作業(yè)務,掌握本部門文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料。
7.2 認真執(zhí)行平時歸檔制度,對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷,每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。
7.3 承辦人員借用文件材料時,應積極地提供利用,做好服務工作,并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。
8.歸檔范圍
8.1 重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。
8.2 上級機關發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。
8.3 本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。
8.4 本公司的請示與上級機關的批復。
8.5 本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。
8.6 本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。
8.7 信訪工作材料。.
8.8 本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
8.9 本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。
8.10 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
8.11 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
9.平時歸卷
各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料,由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。
10.案卷目錄
各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務,編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切,并編上條款號。
11.資料送交
公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人員批存的文件材料,收集齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職文書歸卷。
12.登記
專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料,按照“案卷類目”條款,放人平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。
13.案卷質(zhì)量
為統(tǒng)一立卷規(guī)范,保證案卷質(zhì)量,立卷工作由相關部室兼職檔案員配合,檔案室文書檔案員負責組卷、編目。
案卷質(zhì)量的基本要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。
14.歸檔資料
歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整,會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報等要及時送檔案室存檔。
15.檔案檢查
檔案室要定期開展檔案質(zhì)量檢查。對于沒有及時歸檔或者歸檔資料不全、格式不符合要求的,應當及時予以糾正。
16.本規(guī)定自公布之日起施行。
第5篇 企業(yè)檔案管理規(guī)定新版本
企業(yè)檔案管理規(guī)定最新版本【1】
第一條 為加強企業(yè)檔案工作,促進檔案工作為企業(yè)各項工作服務,根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)和有關法律、法規(guī),制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案,是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。
第三條 企業(yè)應遵守《檔案法》,依法管理本企業(yè)檔案,明確管理檔案的部門或人員,提高職工檔案意識,確保檔案完整、準確和安全。
第四條 企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導。
中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。
第五條 企業(yè)負責檔案工作的部門依法履行下列職責:
(一) 貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關法律、法規(guī)和方針政策,制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規(guī)章制度;
(二) 統(tǒng)籌規(guī)劃并負責本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作;
(三) 指導本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;
(四) 監(jiān)督、指導本企業(yè)所屬機構(gòu)(含境外機構(gòu))的檔案工作。
第六條 企業(yè)檔案工作人員應當忠于職守,遵紀守法,具有相應的檔案專業(yè)知識和業(yè)務能力。
第七條 企業(yè)各部門負責歸檔文件材料的收集和整理,并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條 歸檔的文件材料應完整、準確、系統(tǒng)。文件書寫和載體材料應能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件,應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
第九條 企業(yè)根據(jù)有關規(guī)定,確定檔案保管期限,劃定檔案密級。
第十條 企業(yè)采取有效措施對檔案進行安全保管,并切實加強對知識產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。
第十一條 企業(yè)對保管期限已滿的檔案進行鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊,按有關規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準后進行監(jiān)銷。
第十二條 企業(yè)做好檔案統(tǒng)計工作。國有大中型企業(yè)應按檔案行政管理部門的要求填寫有關報表。企業(yè)認真做好對國家和社會有保存價值的檔案的登記工作。
第十三條 企業(yè)檔案現(xiàn)代化應與企業(yè)信息化建設同步發(fā)展,不斷提高檔案管理水平。
第十四條 企業(yè)檔案部門應積極做好檔案的提供利用工作,努力開發(fā)檔案信息資源,為企業(yè)提供及時、有效的服務。
第十五條 企業(yè)必須為政府有關部門、司法部門依法執(zhí)行公務提供真實、準確的檔案。
第十六條 企業(yè)提供利用、公布檔案,不得損害國家、社會和其他組織的利益,不得侵犯他人的合法權(quán)益。
第十七條 國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動,應按《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置辦法》做好檔案的處置工作。
國有企業(yè)破產(chǎn),破產(chǎn)清算組應妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案;國有企業(yè)分立,檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。
第十八條 企業(yè)對在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。
第十九條 企業(yè)應當建立檔案工作責任追究制度,對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的,或?qū)n案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者,依法進行處理。
第二十條 本規(guī)定由國家檔案局負責解釋。
第二十一條 本規(guī)定自20__年9月1日起實施?！秶鵂I企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》同時廢止。其他有關企業(yè)檔案工作的規(guī)定凡與本規(guī)定抵觸的,以本規(guī)定為準。
企業(yè)檔案管理規(guī)定最新版本【2】
第一條 為了規(guī)范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。
第二條 檔案管理機構(gòu)及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理,一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理,各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認真細致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導,每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
第三條 歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設等活動,具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的,綜合部保存復印件。
4、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務活動中涉及金融財稅方面的資料,由財務部保存原件;屬于人事方面的資料,由人力資源部保存原件;屬于工程建設方面的,由規(guī)劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的復印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同,應保留三份原件,綜合管理部保存一份,財務部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時,由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料,由經(jīng)辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制,歸檔范圍外的由各部門自行保管。
第四條 檔案保管制度
1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房,各部門應根據(jù)保存檔案數(shù)量,設置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記,編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法,根據(jù)分類法,編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便于查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關規(guī)定及公司實際情況,確定檔案保存期限,每年年終據(jù)此進行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經(jīng)公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動手續(xù)。
第五條 檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料,須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。
3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周,必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。
5、借出檔案時,應在借出的檔案位置上,放一代替卡,標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉(zhuǎn)借或復印、不得拆封、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損,否則,追究當事人責任。
7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱,必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意,必須外借的,由總經(jīng)理審批。
第六條 二級檔案應根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要,每三年移交一次,必須保留的盡量留復印件,其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。
第七條 本制度從二o __年十月一日起執(zhí)行。
第6篇 某校辦企業(yè)檔案管理規(guī)定
企業(yè)檔案管理規(guī)定
國 家 檔 案 局
國 家 經(jīng) 貿(mào) 委 文件 檔發(fā)[2002]5號
國 家 計 委
國家檔案局 國家經(jīng)貿(mào)委 國家計委關于印發(fā)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》的通知
各省、自治區(qū)、直轄市、計劃單列市、新疆生產(chǎn)建設兵團檔案局、經(jīng)貿(mào)委、計委:
為加強企業(yè)檔案工作,規(guī)范企業(yè)檔案管理,更好地為企業(yè)改革與發(fā)展服務,現(xiàn)發(fā)布《企業(yè)檔案管理規(guī)定》,請認真貫徹執(zhí)行。
二oo二年十月二十日
企業(yè)檔案管理規(guī)定
第一條 為加強企業(yè)檔案工作,促進檔案工作為企業(yè)各項工作服務,根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)和有關法律、法規(guī),制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案,是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。
第三條 企業(yè)應遵守《檔案法》,依法管理本企業(yè)檔案,明確管理檔案的部門或人員,提高職工檔案意識,確保檔案完整、準確和安全。
第四條 企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導。
中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。
第五條 企業(yè)負責檔案工作的部門依法履行下列職責:
(一) 貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關法律、法規(guī)和方針政策,制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規(guī)章制度;
(二) 統(tǒng)籌規(guī)劃并負責本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作;
(三) 指導本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;
(四) 監(jiān)督、指導本企業(yè)所屬機構(gòu)(含境外機構(gòu))的檔案工作。
第六條 企業(yè)檔案工作人員應當忠于職守,遵紀守法,具有相應的檔案專業(yè)知識和業(yè)務能力。
第七條 企業(yè)各部門負責歸檔文件材料的收集和整理,并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條 歸檔的文件材料應完整、準確、系統(tǒng)。文件書寫和載體材料應能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件,應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
第九條 企業(yè)根據(jù)有關規(guī)定,確定檔案保管期限,劃定檔案密級。
第十條 企業(yè)采取有效措施對檔案進行安全保管,并切實加強對知識產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。
第十一條 企業(yè)對保管期限已滿的檔案進行鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊,按有關規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準后進行監(jiān)銷。
第十二條 企業(yè)做好檔案統(tǒng)計工作。國有大中型企業(yè)應按檔案行政管理部門的要求填寫有關報表。企業(yè)認真做好對國家和社會有保存價值的檔案的登記工作。
第十三條 企業(yè)檔案現(xiàn)代化應與企業(yè)信息化建設同步發(fā)展,不斷提高檔案管理水平。
第十四條 企業(yè)檔案部門應積極做好檔案的提供利用工作,努力開發(fā)檔案信息資源,為企業(yè)提供及時、有效的服務。
第十五條 企業(yè)必須為政府有關部門、司法部門依法執(zhí)行公務提供真實、準確的檔案。
第十六條 企業(yè)提供利用、公布檔案,不得損害國家、社會和其他組織的利益,不得侵犯他人的合法權(quán)益。
第十七條 國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動,應按《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置辦法》做好檔案的處置工作。
國有企業(yè)破產(chǎn),破產(chǎn)清算組應妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案;國有企業(yè)分立,檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。
第十八條 企業(yè)對在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。
第十九條 企業(yè)應當建立檔案工作責任追究制度,對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的,或?qū)n案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者,依法進行處理。
第二十條 本規(guī)定由國家檔案局負責解釋。
第二十一條 本規(guī)定自2002年9月1日起實施?！秶鵂I企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》同時廢止。其他有關企業(yè)檔案工作的規(guī)定凡與本規(guī)定抵觸的,以本規(guī)定為準。
第7篇 企業(yè)檔案管理規(guī)定辦法
企業(yè)檔案管理規(guī)定(全文)
國 家 檔 案 局
國 家 經(jīng) 貿(mào) 委 文件 檔發(fā)[2002]5號
國 家 計 委
國家檔案局 國家經(jīng)貿(mào)委 國家計委關于印發(fā)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》的通知
各省、自治區(qū)、直轄市、計劃單列市、新疆生產(chǎn)建設兵團檔案局、經(jīng)貿(mào)委、計委:
為加強企業(yè)檔案工作,規(guī)范企業(yè)檔案管理,更好地為企業(yè)改革與發(fā)展服務,現(xiàn)發(fā)布《企業(yè)檔案管理規(guī)定》,請認真貫徹執(zhí)行。
二oo二年十月二十日
企業(yè)檔案管理規(guī)定
第一條 為加強企業(yè)檔案工作,促進檔案工作為企業(yè)各項工作服務,根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)和有關法律、法規(guī),制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案,是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。
第三條 企業(yè)應遵守《檔案法》,依法管理本企業(yè)檔案,明確管理檔案的部門或人員,提高職工檔案意識,確保檔案完整、準確和安全。
第四條 企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導。
中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。
第五條 企業(yè)負責檔案工作的部門依法履行下列職責:
(一) 貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關法律、法規(guī)和方針政策,制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規(guī)章制度;
(二) 統(tǒng)籌規(guī)劃并負責本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作;
(三) 指導本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;
(四) 監(jiān)督、指導本企業(yè)所屬機構(gòu)(含境外機構(gòu))的檔案工作。
第六條 企業(yè)檔案工作人員應當忠于職守,遵紀守法,具有相應的檔案專業(yè)知識和業(yè)務能力。
第七條 企業(yè)各部門負責歸檔文件材料的收集和整理,并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條 歸檔的文件材料應完整、準確、系統(tǒng)。文件書寫和載體材料應能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件,應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
第九條 企業(yè)根據(jù)有關規(guī)定,確定檔案保管期限,劃定檔案密級。
第十條 企業(yè)采取有效措施對檔案進行安全保管,并切實加強對知識產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。
第十一條 企業(yè)對保管期限已滿的檔案進行鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊,按有關規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準后進行監(jiān)銷。
第十二條 企業(yè)做好檔案統(tǒng)計工作。國有大中型企業(yè)應按檔案行政管理部門的要求填寫有關報表。企業(yè)認真做好對國家和社會有保存價值的檔案的登記工作。
第十三條 企業(yè)檔案現(xiàn)代化應與企業(yè)信息化建設同步發(fā)展,不斷提高檔案管理水平。
第十四條 企業(yè)檔案部門應積極做好檔案的提供利用工作,努力開發(fā)檔案信息資源,為企業(yè)提供及時、有效的服務。
第十五條 企業(yè)必須為政府有關部門、司法部門依法執(zhí)行公務提供真實、準確的檔案。
第十六條 企業(yè)提供利用、公布檔案,不得損害國家、社會和其他組織的利益,不得侵犯他人的合法權(quán)益。
第十七條 國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動,應按《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置辦法》做好檔案的處置工作。
國有企業(yè)破產(chǎn),破產(chǎn)清算組應妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案;國有企業(yè)分立,檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。
第十八條 企業(yè)對在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。
第十九條 企業(yè)應當建立檔案工作責任追究制度,對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的,或?qū)n案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者,依法進行處理。
第二十條 本規(guī)定由國家檔案局負責解釋。
第二十一條 本規(guī)定自2002年9月1日起實施?！秶鵂I企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》同時廢止。其他有關企業(yè)檔案工作的規(guī)定凡與本規(guī)定抵觸的,以本規(guī)定為準。
第8篇 w企業(yè)檔案管理制度
檔案管理制度
一、嚴格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度,確保檔案和案卷機密安全。
二、各部室應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。
三、各部室應明確規(guī)定檔案責任人,檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。
四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結(jié)以及添置設備、財產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負責歸檔。
五、各工程項目立項、國土、規(guī)劃、設計、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負責歸檔。
六、各類承包合同、商務合同、協(xié)議的正本原件由財務部歸檔,副本原件由辦公室歸檔,其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。
七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復、國土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項目技術(shù)部、市場營銷部等業(yè)務部門按業(yè)務分工負責歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求:
①文件材料齊全完整;
②根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;
③根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關系,區(qū)別保存價值、分類、整理、立卷,案卷標題簡明確切,便于保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù),重要資料借閱需先請示分管領導。
十、由分管領導定期組織檔案責任人、業(yè)務部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定,提交檔案報告,并根據(jù)有關規(guī)定的酌情處置。
十一、加強檔案保管工作,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。
第9篇 企業(yè)檔案管理制度范本
企業(yè)檔案管理制度范本
第一條 為了規(guī)范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。
第二條 檔案管理機構(gòu)及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理,一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理,各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認真細致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導,每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
第三條 歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設等活動,具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的,綜合部保存復印件。
4、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務活動中涉及金融財稅方面的資料,由財務部保存原件;屬于人事方面的資料,由人力資源部保存原件;屬于工程建設方面的,由規(guī)劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的復印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同,應保留三份原件,綜合管理部保存一份,財務部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時,由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料,由經(jīng)辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制,歸檔范圍外的由各部門自行保管。
第四條 檔案保管制度
1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房,各部門應根據(jù)保存檔案數(shù)量,設置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記,編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法,根據(jù)分類法,編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便于查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關規(guī)定及公司實際情況,確定檔案保存期限,每年年終據(jù)此進行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經(jīng)公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動手續(xù)。
第五條 檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料,須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。
3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周,必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。
5、借出檔案時,應在借出的檔案位置上,放一代替卡,標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉(zhuǎn)借或復印、不得拆封、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損,否則,追究當事人責任。
7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱,必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意,必須外借的,由總經(jīng)理審批。
第六條 二級檔案應根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要,每三年移交一次,必須保留的盡量留復印件,其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。
第七條 本制度從二o 一四年十月一日起執(zhí)行。
第10篇 藥業(yè)企業(yè)檔案管理制度
__藥業(yè)檔案管理制度
1.目 的:為加強公司檔案管理工作,有效地保護和利用檔案,維護公司合法權(quán)益,特制訂本制度。
2.適用范圍:本制度適用于總公司及各分子公司。
3.權(quán)責說明:
3.1總經(jīng)辦負責公司檔案管理工作及本制度的執(zhí)行。
3.2公司員工有保護檔案的義務,任何人都不得損毀、篡改、私存或據(jù)為己有。
本制度所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工從事業(yè)務、經(jīng)營、企業(yè)管理、公司宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
3.3公司員工必須完成資料移交工作后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
3.4檔案工作實行統(tǒng)一領導分級保管、分級查閱的原則。即由總公司統(tǒng)一領導,總公司和各部門、各子公司二級管理并根據(jù)權(quán)限分級查閱。
3.5各部門應盡量采用電腦對檔案進行管理和工作,以便于業(yè)務資料的數(shù)字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案,同時遵守《計算機信息系統(tǒng)管理制度》的相關規(guī)定。
4.檔案歸檔
4.1歸檔資料包括
4.1.1已簽署生效的本公司文檔(如合同、合同附件、正式通知、工作計劃、財務計劃、人事任免及獎懲、工資表、補貼表、管理制度、工作制度、協(xié)調(diào)程序、會議紀要審批稿等),已簽署生效并接收的關聯(lián)公司文檔。
4.1.2已簽署生效的外聯(lián)企業(yè)及政府管理部門的文件(如行業(yè)政策、發(fā)文通知、項目相關管理部門手續(xù)、批件、技術(shù)資料、合約、與項目有關外聯(lián)企業(yè)的租賃、訂購、承包、代理、轉(zhuǎn)讓合同及附件、技術(shù)成果等)。
4.1.3業(yè)務部門已完成正式結(jié)果的文檔(如部門業(yè)務專項報告、專項數(shù)據(jù)及統(tǒng)計資料整理結(jié)果、已完成簽署手續(xù)的各類單證、報表、會簽單、統(tǒng)計表等)。
4.1.4公司及部門收集并已整理完畢的外來資料(如圖片、錄像、軟盤、圖書、廣告冊、產(chǎn)品冊、售樓書、企業(yè)介紹、確認樣板、小樣、黑稿等)。
4.1.5人事、行政等內(nèi)部管理文件及聯(lián)營、參股、合作等外部前期業(yè)務合作文件。
4.2歸檔方法
4.2.1文件、資料的正件與附件,正本與底稿等應一起歸檔。原件正本必須歸檔,執(zhí)行機構(gòu)只能留用原件副本或復印件。
4.2.2卷內(nèi)文件排列有序,須條理、系統(tǒng)化,按時間順序和重要程度排列,使卷內(nèi)文件形成一個有機整體。
4.2.3案卷封面字跡應工整、清晰,封面用毛筆或鋼筆書寫。
4.2.4注明起止日期、件數(shù)、頁數(shù)。附詳細卷內(nèi)目錄。
4.3歸檔要求
4.3.1歸檔資料必須具有成套性、完整性。獨立業(yè)務或部門資料應盡量分類歸檔,相關業(yè)務應盡量歸于同類。
4.3.2歸檔資料必須層次分明,按時間及階段歸檔以便符合其形成規(guī)律。
4.3.3歸檔資料必須符合各類檔案管理范圍。類別劃分應涵蓋公司業(yè)務的所有方面;歸檔資料必須真實反映公司經(jīng)濟活動的真實內(nèi)容及歷史過程,任何檔案資料均不得經(jīng)過修改、刪減或取代等處理。
4.3.4公司員工因外出參觀學習、參加重要的會議收集的各種材料必須歸檔,未經(jīng)簽署歸檔意見,財務部不報銷差旅費。
4.3.5當年形成的各種材料,次年2-3月各部門和子公司整理后向總經(jīng)辦移交歸檔,重要的文件需及時歸檔。
4.3.6歸檔的文件必須符合歸檔的要求。
4.3.7歸檔時應填寫移交清單,履行交接手續(xù)。
5.檔案保管
5.1歸檔資料需進行登記,編制歸檔目錄。
5.2檔案要分類,分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學。
5.3屬于公司保管的檔案:公司各部門及各下屬子公司各部門做好平時文件的預立卷工作,并在次年2-3月將需歸檔的預立卷的文件整理成冊移交總經(jīng)辦保管。
5.4屬部門和子公司保管的檔案:各分級保管者在每年的三月三十一日前將檔案總目錄、預立卷材料的目錄交總經(jīng)辦。
5.5公司總經(jīng)辦應有存放檔案的檔案室,各部門、各子公司應根據(jù)保存檔案數(shù)量,設置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
5.6檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
5.7所有檔案資料必須分類長期保存,不得遺失、損壞。檔案遺失、損壞給公司造成損失的,將處罰責任人。
6.檔案借閱
6.1檔案屬于公司機密,未經(jīng)各部門分管領導批準不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)分管領導批準不得借閱。
6.2借閱檔案,借閱人必須履行登記、簽收手續(xù),并填寫檔案借閱登記表。檔案借閱表的主要內(nèi)容為:檔案名稱、等級分類,借閱事由,時間,借閱人,負責人,經(jīng)手人等內(nèi)容,表格由公司統(tǒng)一制定。
6.3借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉(zhuǎn)借或復印,不得拆卸、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,歸還時保證檔案材料完整無損。
7.檔案保密制度
7.1檔案級別分為絕密、機密、秘密三個等級案,分別用文字標示。擬制文件時,需在文件首頁右上角標注密級。
7.1.1絕密檔案:涉及公司重大決策的核心機密,如董事會、公司經(jīng)營體制度改革、財務制度改革、兼并關聯(lián)企業(yè)等文件,公司項目招投標文件、財務賬冊、營銷策劃方案、項目設計方案等文件。
7.1.2機密檔案:公司重要證件批文、合同協(xié)議、技術(shù)資料、人事勞資體系等文件。
7.1.3秘密檔案:可內(nèi)部公開的一般文件資料。
7.2借、查、閱秘密級以上文件不準抄錄、照像,不準帶離辦公區(qū)域。
7.3復制秘密級以上文件需經(jīng)分管領導以上人員批準,與原件等同管理。復印件須由檔案管理員注明拷貝字樣。
7.4涉秘檔案不得以普通郵件寄發(fā)。
7.5外出工作攜帶秘密級以上文件,必須有保證文件安全的措施。
7.6嚴禁將秘密級以上文件的廢品向收購站出售。
7.7保守檔案機密。檔案人員或查閱檔案者,不得向無關人員談論檔案內(nèi)容。
8.檔案銷毀
8.1任何部門或個人未經(jīng)允許無權(quán)銷毀公司檔案。
8.2檔案銷毀須由檔案管理員填寫銷毀清單并報公司分管領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
8.3銷毀檔案時應有兩人以上負責監(jiān)銷,并在清單上簽字。
9.附則
9.1 本規(guī)
定由總經(jīng)辦負責解釋。
9.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
9.3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。
第11篇 企業(yè)檔案管理辦法制度
為了將公司檔案納入規(guī)范化管理,特制訂本制度。
1、檔案管理內(nèi)容:公司將規(guī)劃、方案、各級文件、內(nèi)部規(guī)章制度、董事會、股東會及重要會議材料、人事資料、信用材料、合同、工資檔案、學習材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、設備資料、各級報告、榮譽證書、土地、房產(chǎn)資料等具有可查性或參考價值的文件資料歸檔管理。各部門內(nèi)部形成的文件、規(guī)定、資料等應主動整理好提交公司檔案室存檔,以便備查,整理事記等。
2、檔案登記:檔案室建立檔案登記簿,將所有檔案詳細分類登記,分類管理。存檔者須在登記簿上簽名,方可將資料入檔,否則檔案管理員不予接受。
3、檔案的查閱:
(1)任何人查閱檔案,如需在檔案室內(nèi)短時間查閱可不打借條;如需在檔案室之外查閱使用,必須打借條方可借給。每次最長時間不得超過五天。
(2)公司各部門經(jīng)理及相當于此級別以上管理人員查閱檔案可通過檔案管理員直接辦理查閱手續(xù)。其他人員需查閱檔案時,必須有本部門經(jīng)理以上管理人員書面證明,方可到檔案管理員處辦理查閱手續(xù)。如遇特殊情況,必須由綜合管理部經(jīng)理批準證明方可查閱。
4、檔案的保護:
(1)查閱者必須愛護檔案,保持整潔,嚴禁涂改,注意安全和保密。
(2)嚴禁擅自翻印、抄錄、拷貝、轉(zhuǎn)借,更不得遺失。如確實需要抄錄和復制,必須由總經(jīng)理簽字的批準申請方可抄錄或復制。
(3)微機室及有電腦的部門嚴禁為無總經(jīng)理簽名(復印簽名視為無簽名)的檔案資料(特別是技術(shù)、設備、標準資料)打印、拷貝或復印。否則,對責任人每次罰款200元。
(4)任何檔案嚴禁帶出公司大門。如確因外出加工配件等須攜帶有關技術(shù)資料或圖紙,必須由分管經(jīng)理簽字批準,保衛(wèi)方可放行。否則,如被保衛(wèi)查出未經(jīng)分管經(jīng)理批準蓄意帶出者,須查明原因報綜合管理部,并每次對當事人罰款200元-__元。如保衛(wèi)未查出,被帶出公司以外而造成損失的,除對當事人罰款外,由當事人承擔一切損失,同時對責任保衛(wèi)失職罰款100元。未造成損失的,除對當事人罰款外,對責任保衛(wèi)失職罰款50元。
5、公司購買設備時的隨機技術(shù)資料、說明書、裝箱單等,員工外出學習時發(fā)放的學習資料,聘請師傅提供的技術(shù)資料、設備資料等,申請購買的技術(shù)資料等,必須在到達公司24小時到檔案管理員處辦理登記存檔手續(xù),否則每拖延24小時對責任人罰款50元。
6、需長期借出專人使用的,必須由專用人員寫出書面借條,報總經(jīng)理簽名批準后借出,并由檔案員辦理登記手續(xù)。專用人員必須妥善保存,嚴禁外傳、泄露秘密。否則,視情節(jié)輕重罰款1000-10000元,并承擔公司一切損失。
7、人力資源科將公司人事資料、員工罰款資料建立微機檔案,進行微機管理,并確保查詢打印的資料完整準確無誤。
8、檔案管理員每年1-2月份對公司上年度在微機內(nèi)存貯的規(guī)劃、規(guī)章制度、人事資料、合同、協(xié)議、工資檔案、學習材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、報告等具有可查考價值的文件資料分類整理拷貝,標明名目后,存檔備查。
第12篇 企業(yè)檔案管理制度-范本
企業(yè)檔案管理制度范本
第一條 為了規(guī)范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。
第二條 檔案管理機構(gòu)及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理,一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理,各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認真細致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導,每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
第三條 歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設等活動,具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的,綜合部保存復印件。
4、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務活動中涉及金融財稅方面的資料,由財務部保存原件;屬于人事方面的資料,由人力資源部保存原件;屬于工程建設方面的,由規(guī)劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的復印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同,應保留三份原件,綜合管理部保存一份,財務部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時,由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料,由經(jīng)辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制,歸檔范圍外的由各部門自行保管。
第四條 檔案保管制度
1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房,各部門應根據(jù)保存檔案數(shù)量,設置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記,編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法,根據(jù)分類法,編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便于查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關規(guī)定及公司實際情況,確定檔案保存期限,每年年終據(jù)此進行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經(jīng)公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動手續(xù)。
第五條 檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料,須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。
3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周,必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。
5、借出檔案時,應在借出的檔案位置上,放一代替卡,標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉(zhuǎn)借或復印、不得拆封、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損,否則,追究當事人責任。
7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱,必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意,必須外借的,由總經(jīng)理審批。
第六條 二級檔案應根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要,每三年移交一次,必須保留的盡量留復印件,其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。
第七條 本制度從二o 一四年十月一日起執(zhí)行。
第13篇 q企業(yè)檔案的管理制度
檔案管理機構(gòu)及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理。其中:一級管理是指公司綜合處的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。
2、公司檔案業(yè)務歸屬綜合處,由綜合處指定人員兼職負責。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。
3、公司檔案管理員按照國家有關規(guī)定,以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案;各處、各部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規(guī)定做好工作,負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。
4、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認真細致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。
5、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
歸檔制度
1、凡是反映公司企業(yè)開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設等活動,具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批不能歸檔或相關企業(yè)須保留的,綜合處保存復印件。
4、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務活動中的有關請示報告及上級領導批復,屬付款性質(zhì)的,由財務處保存原件;屬人事問題的,由勞資員保存原件;屬工程項目的,由工程處保存原件。其他重要報告,在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的,連同有關資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。
6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同,應保留三份原件,主管經(jīng)理保存一份,財務處及業(yè)務處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時,由財務處保存原件。
7、公司級的收文、發(fā)文等文書資料均由綜合處歸檔。
8、其它體系認證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。
檔案保管制度
1、公司辦公室應有存放檔案的專門庫房,各處、部門應根據(jù)保存檔案數(shù)量,設置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記,編制歸檔目錄。
3、科學地編制分類法,根據(jù)分類法,編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便提供利用。
4、檔案要分類,分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關規(guī)定及公司實際情況,確定檔案保管期限,每年年終據(jù)此進行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經(jīng)公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動手續(xù)。
檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領導批準不得借閱。
2、借閱部門保管的檔案材料,須經(jīng)檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材料,屬借閱部門經(jīng)辦的,由部門負責人批準;借閱非本部門經(jīng)辦的檔案材料,須經(jīng)綜合處處長批準。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)綜合處處長批準。
3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周,必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)綜合處長報經(jīng)理批準。
5、借出檔案時,應在借出的檔案位置上,放一代替卡,標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。
6、借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉(zhuǎn)借或復印、不得拆卸、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損。否則,追究當事人責任。
7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。
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第14篇 q企業(yè)檔案管理制度
檔案管理制度
一、嚴格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度,確保檔案和案卷機密安全。
二、各部室應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。
三、各部室應明確規(guī)定檔案責任人,檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。
四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結(jié)以及添置設備、財產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負責歸檔。
五、各工程項目立項、國土、規(guī)劃、設計、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負責歸檔。
六、各類承包合同、商務合同、協(xié)議的正本原件由財務部歸檔,副本原件由辦公室歸檔,其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。
七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復、國土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項目技術(shù)部、市場營銷部等業(yè)務部門按業(yè)務分工負責歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求:
①文件材料齊全完整;
②根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;
③根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關系,區(qū)別保存價值、分類、整理、立卷,案卷標題簡明確切,便于保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù),重要資料借閱需先請示分管領導。
十、由分管領導定期組織檔案責任人、業(yè)務部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定,提交檔案報告,并根據(jù)有關規(guī)定的酌情處置。
十一、加強檔案保管工作,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。
第15篇 f房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理制度
房地產(chǎn)開發(fā)有限責任公司檔案管理制度:
1.主要內(nèi)容及適用范圍本制度規(guī)定了本公司檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理內(nèi)容。
2.檔案的管理機構(gòu)
2.1公司辦公室是檔案管理機構(gòu),公司辦公室主任具體負責檔案的日常管理工作,公司檔案員(兼)做日常具體工作。
2.2 文書結(jié)案后,財務資料,技術(shù)資料,房屋銷售資料、合同資料、法律資料的原件分別由財務部、技術(shù)部、銷售部、合同部歸檔并保存;工程技術(shù)資料由技術(shù)部負責歸檔,工程完工后移交濱海新區(qū)大港檔案館;其余資料原稿由公司辦公室歸檔并保存。
2.3 各部室、各單位或個人視實際需要,經(jīng)公司領導批準后可留存影本。
2.4公司檔案員(兼)主要工作職責
2.4.1 制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;
2.4.2 對公司各部室、各單位文件材料的歸檔工作,進行指導和監(jiān)督;
2.4.3 做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作;
2.4.4 做好永久性檔案向有關檔案機構(gòu)的移交工作;
2.4.5 提高檔案管理的水平和技術(shù),逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學化。
3. 歸檔范圍
3.1 政府及上級部門法規(guī)性文件資料。包括上級頒發(fā)、需公司執(zhí)行的,或由行業(yè)發(fā)行的各種標準、規(guī)章制度等。(由辦公室負責歸檔并保存)
3.2 公司內(nèi)部文件資料。包括由公司股東會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄;公司iso9000體系文件;公司總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質(zhì)量計劃、營銷計劃、財務計劃;公司年度、月度工作總結(jié)和調(diào)查報告。公司各類計劃指標、技術(shù)指標、營銷指標、公司大事記等。(由辦公室負責歸檔并保存)
3.3公司內(nèi)部資質(zhì)資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)代碼證、資質(zhì)證書。(由辦公室負責歸檔并保存)
3.4公司項目開發(fā)資料。包括國有土地許可證、建設用地批準書、建設用地規(guī)劃許可證、施工許可證、預售許可證等。(由開發(fā)部負責歸檔移交辦公室保存)
3.5公司工程技術(shù)資料。包括各類工程圖紙等。(由技術(shù)部負責歸檔并保存)
3.6公司項目合同審計資料。包括各種合同、勤達公司的各種合同等。(由合同審計部負責歸檔并保存)
3.7公司項目預決算資料。(由預決算部負責歸檔并保存)
3.8公司項目施工資料。包括公司備案資料、樁基竣工資料、標志牌申請表、竣工備案通知書。(由工程部負責歸檔,并移交濱海新區(qū)大港檔案館保存)
3.9公司房屋銷售資料。包括公司上報的、在日常房屋銷售活動中形成的原始記錄和憑證、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。(由銷售部負責歸檔并保存)
3.10公司財務憑證。(由財務料整理并保存)
3.11 公司勞資人力資源資料。包括公司員工招聘、勞動合同、獎懲、考核、培訓、任命、工資審核記錄等相關資料。(由辦公室負責歸檔并保存)
3.12公司法律文書資料。(由合同部負責歸檔并保存)
3.13公司榮譽證書資料。公司和產(chǎn)品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。(由辦公室負責歸檔并保存)
3.14 聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中,以及在外學習、考察時或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。(由辦公室負責歸檔并保存)
3.15題贈性資料。包括上級領導和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。(由辦公室負責歸檔并保存)
4.檔案管理的基本程序包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用,這九道工序是檔案工作的整體,它們之間相對獨立,但又相互制約。
5.檔案的收集就是把分散的,以及散失到其他部門的各類檔案資料,按有關規(guī)定,有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔,即把公司活動中產(chǎn)生的有保存價值的各種材料,由各部室、各單位定期進行整理、立卷、移交公司辦公室進行歸檔。
5.1 立卷歸檔的時間
5.1.1 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料,均應在十日內(nèi)整理并保存,需移交辦公室立卷歸檔的要在十日內(nèi)辦理交接手續(xù)。
5.1.2 對于在外地施工部門的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當延長。
5.3 立卷歸檔的要求
5.2.1 各部室設立兼職歸檔員,兼職歸檔員在規(guī)定的歸檔時間內(nèi),把整理審定完畢的檔案資料進行裝訂后,交檔案室立卷歸檔。
5.2.2 移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。
5.2.3 歸檔的文件資料必須完整、真實、準確,請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起
5.2.4 立卷時應編制好案卷目錄,把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚,概括而簡潔地擬寫好案卷標題,把案卷內(nèi)容表達出來,裝訂整齊、牢固,無論何金屬物,填寫備考表,注明保管期限。
5.2.5 填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應清楚、準確。
5.2.6 立卷應以各部室形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點,保持文件的歷史聯(lián)系,適當照顧文件的保存價值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。
5.2.7 立卷應以部室為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
5.2.8 立卷應把上級文件與公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開立卷。
5.2.9 立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料,可按立卷原則進行插卷。
5.2.10 文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應按照一定規(guī)律進行排列,系統(tǒng)地反映問題,做到查找方便。
5.2.11 各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無損。
5.2.12 聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、 地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
6.檔案的借閱
6.1 檔案只供本公司利用,一般不外借。如情況特殊,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準后方可查閱。
6.2 各部室工作人員可直接查非密級檔案資料。公司重要文件和有密級的檔案,經(jīng)公司總經(jīng)理批準后方可借閱。
6.3 檔案借閱者應負責檔案的完整和完全,不得私自影印、復制、翻印,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標注證,不得轉(zhuǎn)借。
6.4 對珍貴或易損的檔案,應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對,與原稿無誤后,注明檔案編號,然后提供使用。如有必要,給復制件加蓋公章,以示復制不會有誤。
6.5 必要時,檔案室應對所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應仔細校對和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。
6.6 檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關領導批準并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時催還。
6.7 借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領導批準后,責令其賠償一切損失。
7.檔案保密要求
7.1 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心,加強保密意識,雙方共同做好保密工作。
7.2 有密級檔案只許在檔案室查閱,不許帶離本室。有密級檔案復制時,需經(jīng)公司總經(jīng)理批準。
7.4 有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)公司總經(jīng)理批準。
7.5 對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。
7.6企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時,需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離,應由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調(diào)離。
8.超期檔案的銷毀
8.1對超過保存期限檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定,報公司總經(jīng)理批準后,按規(guī)定銷毀。
8.2 經(jīng)批準銷毀的檔案,可單獨存放半年,經(jīng)驗證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。
8.3 銷毀文件必須在指定地點進行,并指派專人監(jiān)銷,嚴禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應在銷毀注冊上簽字。
9.檔案的保管檔案保管工作應做到四不:
不散(不使檔案分散),不亂(不使檔案互相混亂),不丟(檔案不丟失不泄密),不壞(不使檔案遭到損壞)。同時,應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作,以提高檔案的安全性,對破損檔案應及時修補。
