- 目錄
包括什么內(nèi)容
本規(guī)程旨在規(guī)范鑰匙的委托管理工作，確保公司財產(chǎn)安全及日常運營順暢。主要包括以下幾個方面：
1. 鑰匙的分類與標(biāo)識
2. 鑰匙的領(lǐng)取與歸還流程
3. 鑰匙的授權(quán)與權(quán)限管理
4. 鑰匙丟失與損壞的處理
5. 鑰匙的定期盤點與審計
6. 鑰匙委托管理的責(zé)任與處罰
編制指南
1. 鑰匙分類與標(biāo)識：所有鑰匙應(yīng)根據(jù)其對應(yīng)區(qū)域進(jìn)行分類，如辦公區(qū)、倉庫、機房等，并貼上明確標(biāo)簽，標(biāo)明鑰匙用途和位置。
2. 領(lǐng)取與歸還流程：員工需填寫《鑰匙領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由物業(yè)管理人員發(fā)放。歸還時，同樣需要填寫歸還記錄，確保鑰匙無損。
3. 授權(quán)與權(quán)限管理：鑰匙使用權(quán)應(yīng)根據(jù)員工職責(zé)分配，未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自使用他人鑰匙。權(quán)限變更時，應(yīng)及時更新記錄。
4. 丟失與損壞處理：一旦發(fā)現(xiàn)鑰匙丟失，應(yīng)立即報告并啟動應(yīng)急程序，必要時更換鎖具。損壞的鑰匙也需及時上報，不得私自修理。
5. 定期盤點與審計：每月進(jìn)行一次鑰匙盤點，核對數(shù)量與使用狀態(tài)，確保與記錄相符。年度審計時，檢查鑰匙管理流程執(zhí)行情況。
6. 責(zé)任與處罰：違反鑰匙管理規(guī)定的，視情節(jié)輕重給予警告、罰款甚至解雇等處罰。管理人員應(yīng)監(jiān)督執(zhí)行，確保制度落實。
復(fù)審規(guī)定
本規(guī)程每年進(jìn)行一次全面復(fù)審，由物業(yè)管理部主導(dǎo)，各部門參與，確保規(guī)程的適用性和有效性。復(fù)審時，應(yīng)考慮以下因素：
1. 公司組織架構(gòu)或業(yè)務(wù)變動
2. 新增或取消的鑰匙使用區(qū)域
3. 員工反饋與建議
4. 安全風(fēng)險評估結(jié)果
復(fù)審后，根據(jù)實際情況調(diào)整規(guī)程內(nèi)容，并在全員范圍內(nèi)進(jìn)行通知和培訓(xùn)，確保每位員工了解并遵守新規(guī)定。
以上規(guī)程旨在維護(hù)公司的正常運行秩序，保障資產(chǎn)安全，望全體員工共同遵守，共同維護(hù)良好的工作環(huán)境。
鑰匙委托管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程范例-4范文
第1篇 鑰匙委托管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程范例-4
鑰匙委托管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程范例4
1.0目的
為了規(guī)范鑰匙委托管理工作,確保妥善保管好托管的鑰匙,特制定本規(guī)程。
2.0適用范圍
本規(guī)程適用于__物業(yè)公司所管轄區(qū)內(nèi)特定情況下業(yè)主委托保管的鑰匙及空置房鑰匙的管理。
3.0職責(zé)
3.1客服主管負(fù)責(zé)組織、安排鑰匙的管理工作。
3.2檔案資料員負(fù)責(zé)依照本規(guī)程實施托管鑰匙的日常管理工作。
4.0程序要點
4.1物業(yè)管理中心鑰匙保管的范圍
4.1.1發(fā)展商交樓后,業(yè)主未入住時由發(fā)展商托管的鑰匙。
4.1.2特定情況下業(yè)主托管的鑰匙。特定情況是指:業(yè)主確有委托要求或?qū)嶋H的生活、工作困難確需托管鑰匙,又不至于給物業(yè)管理中心工作帶來額外事端的情況。
4.1.3未售出房屋。
4.2客服中心接管過來的鑰匙由檔案資料員清楚標(biāo)明鑰匙單位編碼并整齊有序的放置在鑰匙柜中。
4.3鑰匙的發(fā)放工作詳見《入住管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
4.4業(yè)主在特定情況下的鑰匙管理
4.4.1業(yè)主委托保管鑰匙時,管理員應(yīng)按《業(yè)主留鑰匙登記表》的要求填寫相關(guān)項目。
4.4.2管理員應(yīng)特別向業(yè)主說明本物業(yè)管理中心不承擔(dān)為業(yè)主保管家庭財產(chǎn)的責(zé)任,業(yè)主同意后,請業(yè)主在《業(yè)主留鑰匙登記表》的業(yè)主簽名欄簽名確認(rèn)。
4.5托管鑰匙的管理
4.5.1物業(yè)管理中心有維修或空置房管理需要使用托管的鑰匙時,由物業(yè)管理中心管理員在借用人辦理鑰匙借用手續(xù)后,將鑰匙交給借用人。鑰匙借用手續(xù)的辦理程序為:借用人在《鑰匙借用登記表》中如實填寫借用日期、數(shù)量、借鑰匙原因、借用人聯(lián)系電話等內(nèi)容,然后簽名確認(rèn)。
4.5.2辦理鑰匙退還手續(xù)時,管理員應(yīng)在核對鑰匙數(shù)量后,在《鑰匙借用登記表》中標(biāo)注鑰匙退還日期,并在接收人一欄簽名確認(rèn)。
4.5.3客服主管應(yīng)安排管理員根據(jù)各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況,發(fā)現(xiàn)借期超過三天不還鑰匙者,應(yīng)致電借鑰匙部門或個人催還。
4.5.4當(dāng)接到丟失或損壞鑰匙報告時,管理員應(yīng)征求業(yè)主同意后,要求損壞或丟失方重新?lián)Q鎖,保證房屋安全。并將處理結(jié)果記錄在《業(yè)主留鑰匙登記表》上形成備忘錄,入業(yè)主檔案袋中。
4.6所有與鑰匙管理有關(guān)的記錄應(yīng)由客服中心歸檔、保存。
5.0相關(guān)記錄
《業(yè)主留鑰匙登記表》
《鑰匙借用登記表》
6.0相關(guān)支持文件
《入住管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
第2篇 物業(yè)鑰匙委托管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程5
物業(yè)鑰匙委托管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范鑰匙委托管理工作,確保妥善保管好托管的鑰匙。
2.0適用范圍
適用于特定情況下業(yè)主委托保管的鑰匙及未入住單位鑰匙的管理。
3.0職責(zé)
3.1客戶服務(wù)中心主任/主管負(fù)責(zé)組織、安排鑰匙的管理工作。
3.2客戶助理負(fù)責(zé)依照本規(guī)程實施托管鑰匙的日常管理工作。
4.0程序要點
4.1管理處可以進(jìn)行鑰匙保管的范圍
4.1.1發(fā)展商交接后,業(yè)主未入住時由發(fā)展商托管的鑰匙。
4.1.2特定情況下業(yè)主托管的鑰匙。特定情況是指:業(yè)主確有實際的生活、工作困難確需托管鑰匙,又不至于給管理處工作帶來額外事端的情況。
4.1.3由于工程遺留問題,暫時留在客戶服務(wù)中心用于工程整改的托管鑰匙。
4.2發(fā)展商托管的鑰匙
4.2.1物業(yè)接管驗收工作結(jié)束后,管理處可以根據(jù)發(fā)展商的托管要求接管未入住單位的鑰匙,。
4.2.2接管過來的鑰匙由客戶助理清楚標(biāo)明鑰匙單位編碼并整齊有序的放置在鑰匙柜中。
4.2.3鑰匙的發(fā)放工作詳見《入住管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
4.3業(yè)主在特定情況下托管的鑰匙
4.3.1客戶助理應(yīng)特別向業(yè)主說明本管理處不承擔(dān)為業(yè)主保管家庭財產(chǎn)的責(zé)任,業(yè)主同意后,請業(yè)主在《委托書》上委托鑰匙欄中注明托管的數(shù)量并簽字。
4.3.2管理員將《委托書》其中的一份交業(yè)主保管。
4.3.3管理員在托管的鑰匙上貼上標(biāo)有業(yè)主房號的標(biāo)識,然后將鑰匙整齊有序的放置在鑰匙柜中保存。
4.4托管鑰匙的管理
4.4.1管理處有維修、工程整改或空置房管理需要使用托管的鑰匙時,由客戶助理在借用人辦理鑰匙借用手續(xù)后,將鑰匙交給借用人。但需進(jìn)入的是已入住業(yè)主而暫未使用的房屋,必須事先與業(yè)主聯(lián)系,征得同意后,才能辦理鑰匙借用手續(xù),(如遇緊急情況,經(jīng)管理處主任同意后,可先行進(jìn)入,事后必須通知業(yè)主,爭取業(yè)主的諒解)鑰匙借用手續(xù)的辦理程序為:借用人在《鑰匙借用登記表》中如實填寫借用日期、鑰匙編號、數(shù)量、預(yù)借期、借鑰匙原因、借用人、借出人等內(nèi)容,然后簽名確認(rèn)。
4.4.2辦理鑰匙退還手續(xù)時,管理員應(yīng)在核對鑰匙數(shù)量后,在《鑰匙借用登記表》中標(biāo)注鑰匙退還日期,并在接收人一欄簽名確認(rèn)。
4.4.3客戶服務(wù)中心主任/主管應(yīng)安排管理員根據(jù)各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況,發(fā)現(xiàn)借期超過三天不還鑰匙者,應(yīng)致電借鑰匙部門或個人催還。
4.4.4當(dāng)接到丟失或損壞鑰匙報告時,管理員應(yīng)按《業(yè)主托管鑰匙登記表》中備忘錄欄要求記錄事件經(jīng)過并報告客戶服務(wù)中心主任/主管;客戶服務(wù)中心主任/主管與房地產(chǎn)開發(fā)商/業(yè)主聯(lián)系,征得同意后,采取補配鑰匙或換鎖措施確保遺失鑰匙單位的安全,管理員將處理結(jié)果記錄在備忘錄欄中。
4.4.5業(yè)主或業(yè)主指定的領(lǐng)鑰匙人前來領(lǐng)取鑰匙時,管理員憑領(lǐng)鑰匙人的身份證移交鑰匙給領(lǐng)鑰匙人。同時應(yīng)請業(yè)主/領(lǐng)鑰匙人簽名確認(rèn),并標(biāo)注移交日期。在無任何證件證明索匙者為鑰匙所屬單位的業(yè)主/業(yè)主指定的領(lǐng)鑰匙人時,管理員不得將鑰匙轉(zhuǎn)交。
4.5所有與鑰匙管理有關(guān)的記錄應(yīng)由客戶服務(wù)中心歸檔保存兩年。
4.6本規(guī)程執(zhí)行情況作為相關(guān)人員的績效考評的依據(jù)之一。
5.0記錄
5.1《業(yè)主托管鑰匙登記表》
5.2《鑰匙借用登記表》
6.0相關(guān)支持文件
6.1《入住管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
第3篇 鑰匙委托管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程3
鑰匙委托管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(三)
1.0目的
規(guī)范鑰匙委托管理工作,確保妥善保管好托管的鑰匙。
2.0適用范圍
適用于特定情況下業(yè)主委托保管的鑰匙及未入住單位鑰匙的管理。
3.0職責(zé)
3.1公共事務(wù)部主管負(fù)責(zé)組織、安排鑰匙的管理工作。
3.2公共事務(wù)部管理員負(fù)責(zé)依照本規(guī)程實施托管鑰匙的日常管理工作。
4.0程序要點
4.1管理處可以進(jìn)行鑰匙保管的范圍
4.1.1發(fā)展商交樓后,業(yè)主未入住時由發(fā)展商托管管的鑰匙。
4.1.2特定情況下業(yè)主特管的鑰匙。特定情況是指:業(yè)主確實有實際的生活、工作困難確需托管鑰匙,又不至于給管理處工作帶來額外事端的情況。
4.2發(fā)展商托管的鑰匙
4.2.1物業(yè)接管驗收工作結(jié)束后,管理處可以根據(jù)發(fā)展商的托管要求接管未入住單位的鑰匙,詳見《物業(yè)接管驗收標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
4.2.2接管過來的鑰匙由公共事務(wù)部管理員清楚標(biāo)明鑰匙單位編碼并整齊有序的放置在鑰匙柜中。
4.2.3鑰匙的發(fā)放工作詳見《入住管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
4.3業(yè)主在特定情況下托管的鑰匙
4.3.1業(yè)主委托保管鑰匙時,管理員應(yīng)按《業(yè)主托管鑰匙委托書》(一式兩聯(lián))要求填寫日期、單位編號、業(yè)主姓名、鑰匙數(shù)量、托存原因及領(lǐng)取鑰匙的要求等項目。
4.3.2管理員應(yīng)特別向業(yè)主說明本管理處不承擔(dān)為業(yè)主保管家庭財產(chǎn)的責(zé)任,業(yè)主同意后,請業(yè)主在《業(yè)主托管鑰匙委托書》的“業(yè)主簽名”欄簽名確認(rèn)。
4.3.3管理員將《業(yè)主托管鑰匙委托書》第二聯(lián)業(yè)主保管。
4.3.4管理員將《業(yè)主托管鑰匙委托書》上的有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主托管鑰匙登記表》內(nèi),并在托管的鑰匙上貼上標(biāo)有業(yè)主姓名的標(biāo)識,然后將鑰匙整齊有序的放置在鑰匙柜中保存。
4.4托管鑰匙的管理
4.4.1管理處有維修或空置房管理需要使用托管的鑰匙時,由公共事務(wù)管理員在借用人辦理鑰匙借用手續(xù)后,將鑰匙交給借用人。鑰匙借用手續(xù)的辦理程序為:
借用人在《借用鑰匙登記表》中如實填寫借用日期、鑰匙編號、數(shù)量、預(yù)借期、借鑰匙原因、借用人聯(lián)系電話等內(nèi)容,然后簽名確認(rèn)。
4.4.2辦理鑰匙退還手續(xù)時,管理員應(yīng)在核對鑰匙數(shù)量后,在《借用鑰匙登記表》中標(biāo)注鑰匙退還日期,并在“接收人”一欄簽名確認(rèn)。
4.4.3公共事務(wù)部主管應(yīng)安排管理員根據(jù)各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況,發(fā)現(xiàn)借期超過三天不還鑰匙者。應(yīng)致電借鑰匙部門或個人催還。
4.4.4當(dāng)接到丟失或損壞鑰匙報告時,管理員應(yīng)按《鑰匙管理備忘錄》要求記錄事件經(jīng)過并報告公共事務(wù)部主管;公共事務(wù)部主管與房地產(chǎn)開發(fā)商/業(yè)主聯(lián)系,征得同意后,采取補配鑰匙或換鎖措施確保遺失鑰匙單位的安全。管理員將處理結(jié)果記錄在《鑰匙管理備忘錄》中。
4.4.5業(yè)主或業(yè)主指定的領(lǐng)鑰匙人前來領(lǐng)取鑰匙時,管理員憑《業(yè)主證》/領(lǐng)鑰匙人的身份證移交鑰匙給領(lǐng)鑰匙人。同時應(yīng)在《業(yè)主托管鑰匙登記表》中標(biāo)注移交日期,請業(yè)主/領(lǐng)鑰匙人簽名確認(rèn)。在無任何證件證明索鑰匙者為鑰匙所屬單位的業(yè)主/業(yè)主指定的領(lǐng)鑰匙人時,管理員不得將鑰匙移交。
4.5所有與鑰匙管理有關(guān)的記錄由部門歸檔保存兩年
4.6本規(guī)程執(zhí)行情況作為相關(guān)人員的績效考評的依據(jù)之一
5.0記錄
5.1《業(yè)主托管鑰匙委托書》
5.2《業(yè)主托管鑰匙登記表》
5.3《借用鑰匙登記表》
5.4《鑰匙管理備忘錄》
1.0相關(guān)支持文件
6.1《物業(yè)接管驗收標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)范》
6.2《入住管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
