基大物業(yè)辦公區(qū)管理作業(yè)規(guī)程

包括什么內(nèi)容

1. 管理范圍界定：本規(guī)程覆蓋基大物業(yè)所有辦公區(qū)域，包括但不限于辦公樓、會(huì)議室、休息室、公共衛(wèi)生間及周邊環(huán)境。

2. 責(zé)任劃分：明確各部門職責(zé)，如物業(yè)管理部、設(shè)施維護(hù)部、清潔服務(wù)部等。

3. 日常管理：涉及辦公區(qū)的清潔、安全、設(shè)備維護(hù)、環(huán)境秩序等方面。

4. 特殊情況處理：如突發(fā)事件應(yīng)急響應(yīng)、節(jié)假日管理、特殊活動(dòng)安排等。

5. 監(jiān)督與評(píng)估：定期進(jìn)行服務(wù)質(zhì)量評(píng)估，確保管理效果。

編制指南

1. 制度制定：依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及公司政策，結(jié)合辦公區(qū)實(shí)際情況，制定切實(shí)可行的管理流程。

2. 崗位職責(zé)：詳細(xì)列出各崗位人員的職責(zé)和工作標(biāo)準(zhǔn)，確保責(zé)任清晰，執(zhí)行有力。

3. 操作規(guī)程：提供具體的操作步驟和標(biāo)準(zhǔn)，如設(shè)備操作、清潔程序等，確保員工能快速上手。

4. 培訓(xùn)與考核：定期對(duì)員工進(jìn)行規(guī)程培訓(xùn)，通過考核確保員工熟悉并遵守規(guī)程。

5. 更新與修訂：根據(jù)實(shí)際情況和反饋，定期對(duì)規(guī)程進(jìn)行審查和更新。

復(fù)審規(guī)定

1. 定期復(fù)審：每半年進(jìn)行一次全面復(fù)審，確保規(guī)程的適用性和時(shí)效性。

2. 不定期調(diào)整：對(duì)于突發(fā)狀況或政策變化，應(yīng)及時(shí)調(diào)整規(guī)程，并通知相關(guān)人員。

3. 反饋機(jī)制：鼓勵(lì)員工提出規(guī)程改進(jìn)建議，通過收集和分析意見，不斷優(yōu)化規(guī)程。

4. 記錄與存檔：每次復(fù)審和調(diào)整的記錄需妥善保存，以便追溯和參考。

5. 審核與批準(zhǔn)：規(guī)程的修改需經(jīng)過管理層審批，確保改動(dòng)合理合規(guī)。

以上規(guī)程旨在提供一個(gè)高效、有序的辦公環(huán)境，促進(jìn)員工的工作效率，同時(shí)也展示出基大物業(yè)的專業(yè)形象和服務(wù)質(zhì)量。各相關(guān)部門和員工應(yīng)嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)辦公區(qū)的良好運(yùn)行狀態(tài)。

基大物業(yè)辦公區(qū)管理作業(yè)規(guī)程范文

大基物業(yè)辦公區(qū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

1.0目的

規(guī)范大基物業(yè)辦公區(qū)的管理工作。

2.0適用范圍

適用于大基物業(yè)管理公司__花園管理處辦公區(qū)的日常管理工作。

3.0職責(zé)

3.1辦公室主任負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。

3.2客服部前臺(tái)文員負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的日常管理工作。

3.3客服部主管負(fù)責(zé)管理處辦公區(qū)公共區(qū)域的日常管理工作。

3.4辦公區(qū)各崗位工作人員負(fù)責(zé)本崗位的日常管理工作。

4.0程序要點(diǎn)

4.1物品擺放

4.1.1辦公區(qū)的桌、臺(tái)、椅、凳均須按規(guī)定位置放置,不得隨意調(diào)整。

4.1.2各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞,發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人或向前臺(tái)文員報(bào)告,并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。須申領(lǐng)或修理的,按《辦公用品管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理。

4.1.3上班時(shí)應(yīng)保持桌面整潔、有序,不允許擺放與工作無關(guān)的其他用品。

4.1.4下班前應(yīng)將桌面整理干凈,辦公椅放在辦公桌的恰當(dāng)位置。

4.1.5客服部前臺(tái)文員應(yīng)在上班前10分鐘打開辦公區(qū)內(nèi)的照明設(shè)備、空調(diào)通風(fēng)設(shè)備,檢查公共區(qū)域物品擺放是否整齊、有序。

4.1.6遇到雨天,應(yīng)在辦公區(qū)門前顯眼位置放置公益?zhèn)?、防滑設(shè)施及標(biāo)識(shí)。

4.2常用辦公設(shè)備的使用

常用辦公設(shè)備包括:電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)、電話及其他設(shè)備。

4.2.1電腦:

a)經(jīng)公司電腦培訓(xùn)合格或具有電腦操作證的員工方可單獨(dú)使用電腦,否則須在電腦管理員陪同下使用;

b)啟動(dòng)與關(guān)閉的一般程序:

--啟動(dòng)電源插座開關(guān);

--啟動(dòng)穩(wěn)壓器開關(guān);

--啟動(dòng)電腦主機(jī)開關(guān);

--啟動(dòng)顯示器開關(guān)(電腦開始正常操作);

--關(guān)閉電腦程序:首先在開始伴選擇關(guān)閉計(jì)算機(jī)對(duì)話框,用鼠標(biāo)點(diǎn)擊關(guān)閉計(jì)算機(jī),然后按開啟程序的反方向操作。

c)電腦應(yīng)避免頻繁的開關(guān)程序,暫時(shí)不用時(shí),可將電腦轉(zhuǎn)換為休眠狀態(tài);

d)正確使用電腦的詳細(xì)程序按有關(guān)電腦操作工具書的指導(dǎo)進(jìn)行操作。

4.2.2打印機(jī):

a)聯(lián)機(jī)。一般情況下,打印機(jī)與電腦連通之后,無須再進(jìn)行聯(lián)機(jī);

b)打印機(jī)啟動(dòng)與關(guān)閉的一般程序:

--啟動(dòng)打印機(jī)開關(guān);

--放好所需打印的紙張;

--在電腦對(duì)話框進(jìn)行打印操作;

--關(guān)閉程序按啟動(dòng)程序的反方向操作。

c)打印機(jī)應(yīng)避免頻繁的開關(guān)機(jī)操作;

d)正確使用打印機(jī)的詳細(xì)程序按有關(guān)打印機(jī)操作說明書的指導(dǎo)進(jìn)行操作;

e)打印文稿須經(jīng)部門主管、分管人員批準(zhǔn),在文稿上簽字后方可予以打印;

f)打印出的文稿應(yīng)進(jìn)行校對(duì)。一般情況下由發(fā)稿部門/人校對(duì),然后將校對(duì)好的文稿經(jīng)電腦修改后,再進(jìn)行打印;

g)為節(jié)約紙張,文稿未進(jìn)行校對(duì)之前,打印時(shí)應(yīng)使用可以使用的舊紙張或舊文稿的背面打印;

4.2.3復(fù)印機(jī):

a)復(fù)印機(jī)管理人員應(yīng)在開始上班時(shí)接通復(fù)印機(jī)插座電源

--開啟復(fù)印機(jī)開關(guān),復(fù)印機(jī)需自動(dòng)預(yù)熱;

--檢查復(fù)印紙是否放好(可以開始工作);

--復(fù)印機(jī)管理人員下午下班時(shí)關(guān)閉復(fù)印機(jī)開關(guān);

--關(guān)閉復(fù)印機(jī)電源插座;

--正確使用復(fù)印機(jī)的程序按復(fù)印機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。

b)復(fù)印程序:

--所有須復(fù)印的文件、資料必須先在《復(fù)印記錄本》上登記,然后再復(fù)印;

--復(fù)印頁數(shù)在兩份(含)以上或10頁以上的,須辦公室主任在《打印復(fù)印審核表》上批準(zhǔn)簽字后,方可復(fù)印;

--復(fù)印人員做好登記以后,調(diào)定復(fù)印紙規(guī)格及復(fù)印的深淺度后,選定復(fù)印份數(shù)按開始鍵復(fù)印;

--辦公室文員核對(duì)復(fù)印數(shù)量及登記記錄是否屬實(shí),屬實(shí)的,在《復(fù)印記錄本》上簽名確認(rèn);不屬實(shí)的,將情況匯報(bào)辦公室主任:一般情況下,第一次違規(guī)給予口頭警告;第二次或以上違規(guī)給予書面警告處分;

--如果復(fù)印機(jī)出錯(cuò),應(yīng)將報(bào)廢紙張數(shù)量予以登記。

c)復(fù)印機(jī)一般情況下每天開機(jī)、關(guān)機(jī)各一次,盡量避免頻繁開關(guān);

d)為節(jié)約紙張,不重要的復(fù)印件應(yīng)使用可以復(fù)印的廢紙張背面復(fù)印。

4.2.4傳真機(jī):傳真機(jī)一般情況下保持24小時(shí)開機(jī)。正確使用傳真機(jī)的程序按傳真機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。

a)接收傳真:

--辦公室文員應(yīng)注意檢查傳真紙是否用完及傳真機(jī)信號(hào)是否穩(wěn)定;

--收到傳真件后,由辦公室文員及時(shí)將傳真件取下,并將傳真的有關(guān)內(nèi)容(發(fā)送單位、發(fā)送人、傳真韙、接收部門、接收人等)登記在《傳真登記表》內(nèi);

b)10分鐘以內(nèi)通知接收部門/人領(lǐng)取傳真件由部門負(fù)責(zé)人審批;公司/管理處的傳真件由公司辦公室主任/總經(jīng)理審批,內(nèi)容包括:

--辦公室文員依據(jù)傳真審批單的內(nèi)容在《發(fā)送傳真記錄本》上登記,內(nèi)容包括:發(fā)送部門、發(fā)送人、傳真內(nèi)容題目、接收單位、接收人、傳真號(hào)碼、要求完成時(shí)間等;

--辦公室文員放好傳真件并撥通對(duì)方傳真號(hào)碼將傳真件發(fā)送過去;

--辦公室文員應(yīng)在3分鐘之內(nèi)致電對(duì)方確認(rèn)是否收到傳真件,直至對(duì)方收到為止,然后將實(shí)際發(fā)送的時(shí)間登記在《發(fā)送傳真記錄表》內(nèi)。

c)傳真機(jī)的正確使用程序按傳真機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。

4.2.5電話:正確使用電話機(jī)的程序按電話機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。

a)為有效控制電話費(fèi),一般情況下,電話應(yīng)設(shè)定限制呼出功能;

b)除總經(jīng)理批準(zhǔn)的電話外,其他電話均須取消長途直撥功能,須打長途電話的部門/人均需辦理審批手續(xù),并在辦公室文員處登記后,方可操作;

c)公司所有電話均應(yīng)取消聲訊電話功能;

d)上班時(shí)間原則上禁止打私人長途電話,特殊情況須辦公室主任審批,到辦公室文員處登記后,方可操作;

e)個(gè)別部門因業(yè)務(wù)需要經(jīng)總經(jīng)理特批后,可開通長途直撥功能,辦公室主任需指定人員做好登記記錄;

f)辦公室每季度至少進(jìn)行一次電話費(fèi)查詢:

--到電信局打印電話費(fèi)清單;

--逐項(xiàng)核對(duì)登記記錄;

--將未登記的長途電話登記在《長途電話登記表》內(nèi),報(bào)辦公室主任審核,內(nèi)容包括:

日期、部門、姓名、所撥號(hào)碼、打電話時(shí)間、通話時(shí)間、通話費(fèi)用、備注等;偷打長途電話的,除雙倍扣罰電話費(fèi)外,還將給予警告處分;

--每日電話費(fèi)用控制情況作為考核各部門工作的指標(biāo)之一。

g)電話接打技巧詳見《公司員工服務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。

4.2.6辦公室每月5日前將各部門的打印費(fèi)、復(fù)印費(fèi)、傳真費(fèi)、電話費(fèi)登記在《月份辦公費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表》內(nèi),予以通報(bào)。

4.2.7常用辦公設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)與維修:

a)常用辦公設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)與維修:

--常用辦公設(shè)備應(yīng)進(jìn)行以下日常維護(hù),維護(hù)辦法參照各設(shè)備有關(guān)維護(hù)操作說明書:

--防塵;

--防曬;

--防腐蝕;

--其他需要預(yù)防的事項(xiàng)。

b)保養(yǎng)與維修:常用辦公設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng),一般情況下需要委托專業(yè)公司(如:傳真機(jī))進(jìn)行:

--辦公室主任制訂《保養(yǎng)與維修計(jì)劃》報(bào)總經(jīng)理審批;

--評(píng)審、選擇保養(yǎng)與維修單位;

--簽署保養(yǎng)與維修協(xié)議書;

--按協(xié)議要求實(shí)施保養(yǎng)與維修。

4.3環(huán)境管理

4.3.1衛(wèi)生:辦公區(qū)衛(wèi)生由客服部負(fù)責(zé),辦公區(qū)各崗位人員監(jiān)督管理。發(fā)現(xiàn)問題、應(yīng)由客服部前臺(tái)文員處理。

a)客服部前臺(tái)文員應(yīng)于每天上班時(shí)檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的衛(wèi)生狀況,要求墻壁無灰塵、污跡,地面無垃圾、煙頭和痰跡,窗明幾凈,空氣無異味;

b)各崗位員工應(yīng)于每天上班時(shí)檢查本崗位轄區(qū)桌面清潔狀況,辦公用品是否擺放整齊,文件資料是否排列有序。

4.3.2綠化:辦公區(qū)綠化由環(huán)境部負(fù)責(zé),各崗位人員監(jiān)督管理。發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)由客服部前臺(tái)文員處理。

a)客服部前臺(tái)文員應(yīng)于每天上班時(shí)檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的綠化狀況,檢查時(shí)花及蔭生植物擺放位置是否恰當(dāng)、是否缺水、有無病、枯現(xiàn)象;

b)各崗位員工應(yīng)于每天上班時(shí)檢查本崗位轄區(qū)綠化狀況,檢查時(shí)花及蔭生植物擺放位置是否恰當(dāng)、是否缺水、有無病、枯現(xiàn)象。

4.4安全管理

4.4.1機(jī)電維修部應(yīng)檢查辦公區(qū)的水、電設(shè)施設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)是否正常。

4.4.2安保部應(yīng)檢查辦公區(qū)消防設(shè)施是否保管妥當(dāng),滅火器材擺放是否規(guī)范,有無損壞、丟失現(xiàn)象。

4.4.3各崗位員工應(yīng)加強(qiáng)安全防患意識(shí),下班時(shí)應(yīng)將重要資料放入安全地點(diǎn),鎖好抽屜,關(guān)好電源及門窗。

4.4.4管理處客戶服務(wù)中心實(shí)行24小時(shí)服務(wù)制度,值晚班時(shí)應(yīng)與安保部配合注意防火、防盜工作。

4.4.5公司辦公區(qū)晚間的安全管理由安保部負(fù)責(zé),值班安保人員應(yīng)定時(shí)巡查以下重要部位,并做好相應(yīng)的記錄,詳見《安保巡邏標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》:

a)消防設(shè)施、配電房;

b)領(lǐng)導(dǎo)辦公室、電腦室、檔案室、財(cái)務(wù)室;

c)水、電、空調(diào)的關(guān)閉情況;

5.0記錄

5.1《打印/復(fù)印審批表》

5.2《復(fù)印記錄表》

5.3《接收傳真登記表》

5.4《發(fā)送傳真登記表》

5.5《發(fā)送傳真審批單》

5.6《撥打長途電話審批單》

5.7《長途電話登記表》

6.0相關(guān)支持文件

6.1《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》

6.2《公司員工服務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》