- 目錄
包括什么內(nèi)容
1. 檔案分類與編碼：
- 根據(jù)檔案性質(zhì)和內(nèi)容，設(shè)立行政、財(cái)務(wù)、項(xiàng)目、客戶服務(wù)等主要類別，每個(gè)類別下再細(xì)分具體子類。
- 設(shè)計(jì)統(tǒng)一的編碼體系，確保檔案易于檢索和管理。
2. 檔案收集與整理：
- 定期收集各部門產(chǎn)生的文件資料，確保及時(shí)歸檔。
- 對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步整理，去除無關(guān)或重復(fù)內(nèi)容。
3. 檔案存儲(chǔ)與保護(hù)：
- 選擇適宜的物理存儲(chǔ)環(huán)境，保證檔案安全。
- 對(duì)電子檔案采取備份措施，防止數(shù)據(jù)丟失。
4. 檔案檢索與利用：
- 建立完善的檢索系統(tǒng)，方便員工快速查找所需檔案。
- 確保檔案的合理利用，同時(shí)遵守保密規(guī)定。
5. 檔案更新與廢棄：
- 定期更新過時(shí)檔案，保持信息準(zhǔn)確。
- 對(duì)不再需要的檔案，按規(guī)定程序進(jìn)行廢棄處理。
編制指南
1. 制定詳細(xì)的操作流程：
- 明確檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，如接收、登記、編碼、存儲(chǔ)、檢索、借閱、歸還、更新、廢棄等步驟。
- 提供每個(gè)步驟的具體操作方法和注意事項(xiàng)。
2. 培訓(xùn)與指導(dǎo)：
- 對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，確保他們熟悉規(guī)程并能正確執(zhí)行。
- 定期舉辦內(nèi)部分享會(huì)，提升全員檔案管理意識(shí)。
3. 監(jiān)督與評(píng)估：
- 設(shè)立定期檢查機(jī)制，確保規(guī)程的執(zhí)行情況。
- 對(duì)規(guī)程的執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)估，適時(shí)調(diào)整優(yōu)化。
4. 法規(guī)遵循：
- 確保規(guī)程符合國(guó)家及地方關(guān)于檔案管理的相關(guān)法規(guī)，如《檔案法》等。
復(fù)審規(guī)定
1. 定期復(fù)審：
- 每年至少進(jìn)行一次規(guī)程的全面復(fù)審，確保其適應(yīng)公司業(yè)務(wù)的發(fā)展變化。
2. 變更管理：
- 當(dāng)法律法規(guī)、業(yè)務(wù)流程或技術(shù)條件發(fā)生變化時(shí)，及時(shí)修訂規(guī)程。
- 修訂后的規(guī)程需經(jīng)過管理層審批，并通知相關(guān)人員。
3. 反饋與改進(jìn)：
- 鼓勵(lì)員工提出對(duì)規(guī)程的改進(jìn)建議，通過持續(xù)改進(jìn)提升檔案管理水平。
4. 記錄與存檔：
- 復(fù)審過程和結(jié)果應(yīng)有詳細(xì)記錄，便于追蹤與查閱。
- 歷史版本的規(guī)程應(yīng)妥善保存，以備查證。
以上規(guī)程旨在規(guī)范物業(yè)公司檔案管理工作，提高效率，保障信息安全，同時(shí)促進(jìn)公司內(nèi)部知識(shí)的積累與傳承。各相關(guān)部門和員工應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)程執(zhí)行，共同維護(hù)良好的檔案管理秩序。
物業(yè)公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程5范文
物業(yè)公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范檔案的編號(hào)、分類、整理、保管及借閱工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。
3.0職責(zé)
3.1總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及銷毀清單。
3.2人事行政部經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。
3.3檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。
4.0程序要點(diǎn)
4.1檔案的編碼。
4.1.1公司、人事行政部編碼:
(1)物業(yè)管理有限公司編碼為:cd(公司名稱拼音縮寫);
(2)人事行政部編碼為:rz(人事行政部名稱拼音縮寫)。
4.1.2部門編碼:
(1)人事行政部名稱編碼為:rz
(2)財(cái)務(wù)部編碼為:cw;
(3)客戶服務(wù)中心編碼為:kh;
(4)環(huán)境景觀部編碼為:jj;
(5)工程部編碼為:gc;
(6)秩序維護(hù)部編碼為:zh;
(7)品質(zhì)拓展部編碼為:pz;
(8)經(jīng)營(yíng)部編碼為:jy;
4.2檔案的分類
4.2.1檔案的分類,按服務(wù)性質(zhì)和查閱方便的角度可分為以下四類:
(1)業(yè)主檔案,包括:
a、經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》、《前期物業(yè)管理服務(wù)合同》;
b、經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》;
c、《業(yè)主家庭情況登記表》;
d、《業(yè)主物品領(lǐng)用登記表》;
e、《業(yè)主入住驗(yàn)房表》;
f、《裝修申請(qǐng)審批表》、《裝修安全責(zé)任書》、裝修設(shè)計(jì)圖紙、原始結(jié)構(gòu)平面圖及裝修施工隊(duì)資料;
g、《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料;
h、業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件;
i、業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認(rèn)登記(產(chǎn)權(quán)證書);
j、其他應(yīng)保存的業(yè)主資料。
(2)工程技術(shù)檔案,包括:
a、物業(yè)產(chǎn)權(quán)資料(項(xiàng)目開發(fā)批準(zhǔn)報(bào)告、規(guī)劃許可證、投資許可證、土地使用合同、建設(shè)工程開工許可證、用地紅線圖等);
b、綜合竣工驗(yàn)收資料(竣工圖:包括總平面布置圖、總豎向布置圖、建筑、結(jié)構(gòu)、水、暖、電、氣、設(shè)備、附屬工程各專業(yè)竣工圖及地下管線綜合布置竣工圖;建設(shè)工程竣工驗(yàn)收證書;建設(shè)消防驗(yàn)收合格證;公共配套設(shè)施綜合驗(yàn)收合格證書;供水合同;供電協(xié)議書、許可證;供氣協(xié)議書、許可證;有線電視合格證;通信設(shè)施合格證;電梯準(zhǔn)用證等);
c、施工設(shè)計(jì)資料(地質(zhì)報(bào)告書、全套設(shè)計(jì)圖紙、圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知單、工程預(yù)決算報(bào)告書、重要的施工會(huì)議紀(jì)要、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、沉降觀測(cè)記錄、其他可能會(huì)影響將來管理的原始記錄等)。
d、設(shè)備出廠合格證;
e、設(shè)備使用說明書(要求中文);
f、設(shè)備安裝、調(diào)試報(bào)告;
g、保修卡、保修協(xié)議;
h、物業(yè)接管記錄。
i、其他應(yīng)保存的工程資料。
(3)服務(wù)檔案,包括:
a、設(shè)備臺(tái)賬;
b、設(shè)備運(yùn)行記錄;
c、設(shè)備維修、保養(yǎng)記錄;
d、設(shè)備更新改造記錄;
e、對(duì)外經(jīng)營(yíng)記錄;
f、各部門運(yùn)作相關(guān)記錄,業(yè)主違章、投訴、報(bào)修處理記錄,回訪記錄,有償服務(wù)記錄,社區(qū)文化活動(dòng)記錄,達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)記錄,其他相關(guān)運(yùn)作記錄。
(4)行政檔案,包括:
a、行政文件:公司日常運(yùn)行資料(辦公用品資料、物資管理文件)、合同文件(采購合同、多種經(jīng)營(yíng)合同、物業(yè)接管類各種合同、保險(xiǎn)類合同等)、來往文書文件(政府下發(fā)文件、公司下發(fā)文件、各部門平等文件等)、員工人事檔案(員工入職、在職、離職期間與其個(gè)人相關(guān)的各類記錄)。
b、管理指導(dǎo)文件:質(zhì)量體系文件。
c、財(cái)務(wù)文件:固定資產(chǎn)類資料,會(huì)計(jì)報(bào)表及賬冊(cè),審計(jì)報(bào)表及賬冊(cè)等記錄。
4.2.2檔案資料的分類原則:要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排他性和伸縮性。
4.3立卷與編制目錄。
4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。
(1)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。
(2)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑1號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:
物業(yè)管理有限公司員工人事檔案:※※※―rz―員工檔案;
物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)部報(bào)表:※※※―cw―報(bào)表;
物業(yè)管理人事行政部客戶服務(wù)中心檔案:※※※―kh―運(yùn)作檔案。
(3)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。
(4)將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。
4.3.2制目錄:
(1)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準(zhǔn)備活頁《檔案目錄》;
(2)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限。
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)規(guī)程,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。
4.5檔案的保管。
4.5.1檔案保管的工作任務(wù)是:
(1)便于查閱;
(2)保證檔案的安全;
(3)防止檔案的損壞;
(4)采取修復(fù)技術(shù),延長(zhǎng)檔案壽命。
4.5.2檔案保管的責(zé)任部門:
(1)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;
(2)人事行政部保管公司管理運(yùn)作檔案、設(shè)備檔案、工程檔案、往來文書檔案(公司部分)、合同檔案、員工人事檔案;
(3)品質(zhì)拓展部保管iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績(jī)效
考評(píng)檔案;
(4)人事行政部行政內(nèi)勤保管人事行政部往來文書檔案;
(5)項(xiàng)目部保管本項(xiàng)目工程技術(shù)、業(yè)主、服務(wù)、行政檔案;
4.5.3檔案的保管程序:
(1)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員;
(2)檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào);
(3)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢;
(4)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級(jí)
4.6.1檔案的密級(jí)分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通。
(1)絕密檔案包括:合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案。
(2)機(jī)密檔案包括:員工人事檔案、iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)、物業(yè)管理運(yùn)作檔案和其他屬機(jī)密的檔案。
(3)普通檔案包括:設(shè)備檔案,如運(yùn)行維修記錄;工程檔案,如工程圖紙;計(jì)劃總結(jié)、通知、通告等普通性文件及其他不屬于絕密及機(jī)密的檔案。
4.7檔案的查閱權(quán)限
4.7.1總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.7.2副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。
4.7.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制。
4.8.1查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。
4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格。
(1)權(quán)限內(nèi)經(jīng)授權(quán)(審批)的按正常手續(xù)辦理。
(2)權(quán)限外的機(jī)密(含)級(jí)以上檔案,由檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(財(cái)務(wù)類除外)的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;屬人事行政部的檔案,由人事行政部經(jīng)理審批;屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由分管該項(xiàng)工作的副總經(jīng)理審批;普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。
4.11檔案的銷毀。
4.11.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見各部門規(guī)程)每年編制銷毀計(jì)劃及清單,報(bào)人事行政部、公司經(jīng)理審核。
4.11.2人事行政部/公司部門經(jīng)理審核無誤后報(bào)總經(jīng)理審批。
4.11.3總經(jīng)理審批同意后由人事行政部/公司指定三名監(jiān)銷人員(檔案管理員、公司文員、人事行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。
4.11.4監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。
5.0相關(guān)記錄表格
5.1《文件借閱/復(fù)制登記表》文件編碼:
5.3《文件銷毀申請(qǐng)單》文件編碼:
5.4《外來文件臺(tái)賬》文件編碼:
5.5《合同臺(tái)賬》文件編碼:
第2篇 物業(yè)公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
物業(yè)公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
(五)
1.0目的規(guī)范檔案的編號(hào)、分類、整理、保管及借閱工作。
2. 0適用范圍適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。
3. 0職責(zé)3.1總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及銷毀清單。
3. 2人事行政部經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。
3. 3檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。
4.0程序要點(diǎn)
4.1檔案的編碼。
4.1.1公司、人事行政部編碼:
(1)物業(yè)管理有限公司編碼為:cd(公司名稱拼音縮寫);
(2)人事行政部編碼為:r(人事行政部名稱拼音縮寫)。
4.1.2部門編碼:
(1)人事行政部名稱編碼為:r
(2)財(cái)務(wù)部編碼為:cw;
(3)客戶服務(wù)中心編碼為:kh;
(4)環(huán)境景觀部編碼為:jj;
(5)工程部編碼為:gc;
(6)秩序維護(hù)部編碼為:h;
(7)品質(zhì)拓展部編碼為:p;
(8)經(jīng)營(yíng)部編碼為:jy;
4.2檔案的分類
4.2.1 檔案的分類,按服務(wù)性質(zhì)和查閱方便的角度可分為以下四類:
(1)業(yè)主檔案,包括:a、經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》、《前期物業(yè)管理服務(wù)合同》;
b、經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》;
c、《業(yè)主家庭情況登記表》;
d、《業(yè)主物品領(lǐng)用登記表》;
e、《業(yè)主入住驗(yàn)房表》;
f、《裝修申請(qǐng)審批表》、《裝修安全責(zé)任書》、裝修設(shè)計(jì)圖紙、原始結(jié)構(gòu)平面圖及裝修施工隊(duì)資料;
g、《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料;
h、業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件;
i、業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認(rèn)登記(產(chǎn)權(quán)證書);
j、其他應(yīng)保存的業(yè)主資料。
(2)工程技術(shù)檔案,包括:a、物業(yè)產(chǎn)權(quán)資料(項(xiàng)目開發(fā)批準(zhǔn)報(bào)告、規(guī)劃許可證、投資許可證、土地使用合同、建設(shè)工程開工許可證、用地紅線圖等);
b、綜合竣工驗(yàn)收資料(竣工圖:包括總平面布置圖、總豎向布置圖、建筑、結(jié)構(gòu)、水、暖、電、氣、設(shè)備、附屬工程各專業(yè)竣工圖及地下管線綜合布置竣工圖;
建設(shè)工程竣工驗(yàn)收證書;
建設(shè)消防驗(yàn)收合格證;
公共配套設(shè)施綜合驗(yàn)收合格證書;
供水合同;
供電協(xié)議書、許可證;
供氣協(xié)議書、許可證;
有線電視合格證;
通信設(shè)施合格證;
電梯準(zhǔn)用證等);
c、施工設(shè)計(jì)資料(地質(zhì)報(bào)告書、全套設(shè)計(jì)圖紙、圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知單、工程預(yù)決算報(bào)告書、重要的施工會(huì)議紀(jì)要、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、沉降觀測(cè)記錄、其他可能會(huì)影響將來管理的原始記錄等)。
d、設(shè)備出廠合格證;
e、設(shè)備使用說明書(要求中文);
f、設(shè)備安裝、調(diào)試報(bào)告;
g、保修卡、保修協(xié)議;
h、物業(yè)接管記錄。
i、其他應(yīng)保存的工程資料。
(3)服務(wù)檔案,包括:a、設(shè)備臺(tái)賬;
b、設(shè)備運(yùn)行記錄;
c、設(shè)備維修、保養(yǎng)記錄;
d、設(shè)備更新改造記錄;
e、對(duì)外經(jīng)營(yíng)記錄;
f、各部門運(yùn)作相關(guān)記錄,業(yè)主違章、投訴、報(bào)修處理記錄,回訪記錄,有償服務(wù)記錄,社區(qū)文化活動(dòng)記錄,達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)記錄,其他相關(guān)運(yùn)作記錄。
(4)行政檔案,包括:a、行政文件:公司日常運(yùn)行資料(辦公用品資料、物資管理文件)、合同文件(采購合同、多種經(jīng)營(yíng)合同、物業(yè)接管類各種合同、保險(xiǎn)類合同等)、來往文書文件(政府下發(fā)文件、公司下發(fā)文件、各部門平等文件等)、員工人事檔案(員工入職、在職、離職期間與其個(gè)人相關(guān)的各類記錄)。
b、管理指導(dǎo)文件:質(zhì)量體系文件。
c、財(cái)務(wù)文件:固定資產(chǎn)類資料,會(huì)計(jì)報(bào)表及賬冊(cè),審計(jì)報(bào)表及賬冊(cè)等記錄。
4.2.2 檔案資料的分類原則:要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排他性和伸縮性。
4.3立卷與編制目錄。
4.3.1 立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。
檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。
(1)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。
(2)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑1號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:物業(yè)管理有限公司員工人事檔案:※※※―r―員工檔案;
物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)部報(bào)表:※※※―cw―報(bào)表;
物業(yè)管理人事行政部客戶服務(wù)中心檔案:※※※―kh―運(yùn)作檔案。
(3)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。
(4)將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。
4.3.2 制目錄:
(1)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準(zhǔn)備活頁《檔案目錄》;
(2)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限。
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)規(guī)程,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。
4.5檔案的保管。
4.5.1 檔案保管的工作任務(wù)是:
(1)便于查閱;
(2)保證檔案的安全;
(3)防止檔案的損壞;
(4)采取修復(fù)技術(shù),延長(zhǎng)檔案壽命。
4.5.2 檔案保管的責(zé)任部門:
(1)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;
(2)人事行政部保管公司管理運(yùn)作檔案、設(shè)備檔案、工程檔案、往來文書檔案(公司部分)、合同檔案、員工人事檔案;
(3)品質(zhì)拓展部保管iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績(jī)效考評(píng)檔案;
(4)人事行政部行政內(nèi)勤保管人事行政部往來文書檔案;
(5)項(xiàng)目部保管本項(xiàng)目工程技術(shù)、業(yè)主、服務(wù)、行政檔案;
4.5.3 檔案的保管程序:
(1)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員;
(2)檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào);
(3)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢;
(4)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級(jí)
4.6.1 檔案的密級(jí)分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通。
(1)絕密檔案包括:合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案。
(2)機(jī)密檔案包括:員工人事檔案、iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)、物業(yè)管理運(yùn)作檔案和其他屬機(jī)密的檔案。
(3)普通檔案包括:設(shè)備檔案,如運(yùn)行維修記錄;
工程檔案,如工程圖紙;
計(jì)劃總結(jié)、通知、通告等普通性文件及其他不屬于絕密及機(jī)密的檔案。
4.7檔案的查閱權(quán)限
4.7.1 總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.7.2 副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3 部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。
4.7.4 其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制。
4.8.1 查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。
4.8.2 檔案管理員審核其查(借)閱資格。
(1)權(quán)限內(nèi)經(jīng)授權(quán)(審批)的按正常手續(xù)辦理。
(2)權(quán)限外的機(jī)密(含)級(jí)以上檔案,由檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(財(cái)務(wù)類除外)的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;
屬人事行政部的檔案,由人事行政部經(jīng)理審批;
屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;
財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批;
機(jī)密檔案由分管該項(xiàng)工作的副總經(jīng)理審批;
普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。
4.11檔案的銷毀。
4.1
1.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見各部門規(guī)程)每年編制銷毀計(jì)劃及清單,報(bào)人事行政部、公司經(jīng)理審核。
4.1
1.2人事行政部/公司部門經(jīng)理審核無誤后報(bào)總經(jīng)理審批。
4.1
1.3總經(jīng)理審批同意后由人事行政部/公司指定三名監(jiān)銷人員(檔案管理員、公司文員、人事行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。
4.1
1.4監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。
5.0相關(guān)記錄表格
5.1《文件借閱/復(fù)制登記表》文件編碼:
5.3《文件銷毀申請(qǐng)單》文件編碼:
5.4《外來文件臺(tái)賬》文件編碼:
5.5《合同臺(tái)賬》文件編碼:6.0
