物業(yè)管理公司檔案管理標準作業(yè)規(guī)程5

包括什么內(nèi)容

1. 檔案分類與編碼：確定各類檔案的分類標準，制定統(tǒng)一的編碼體系。

2. 檔案收集與整理：規(guī)定檔案的來源、收集方式及整理流程。

3. 檔案存儲與保護：設定適宜的存儲環(huán)境，確保檔案的安全與完整。

4. 檔案檢索與利用：建立高效檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱與使用。

5. 檔案借閱與歸還：明確借閱權限，規(guī)范借閱流程，確保檔案及時歸還。

6. 檔案銷毀與更新：規(guī)定檔案的保留期限，執(zhí)行定期銷毀制度，及時更新過時信息。

編制指南

1. 制定詳細的操作流程：每個環(huán)節(jié)都應有明確的步驟和責任人，確保執(zhí)行無誤。

2. 培訓與指導：定期對員工進行檔案管理培訓，提升其專業(yè)技能。

3. 技術支持：運用現(xiàn)代信息技術，如電子化管理系統(tǒng)，提高檔案管理效率。

4. 監(jiān)控與評估：設立定期檢查機制，評估檔案管理工作的效果，及時調(diào)整策略。

5. 法規(guī)遵循：遵守國家和地方的檔案管理法規(guī)，確保合規(guī)運營。

復審規(guī)定

1. 定期復審：每年至少進行一次全面的檔案管理復審，檢查規(guī)程的執(zhí)行情況。

2. 動態(tài)調(diào)整：根據(jù)業(yè)務發(fā)展、技術進步和法規(guī)變更，適時修訂規(guī)程。

3. 反饋與改進：鼓勵員工提出改進建議，對規(guī)程進行持續(xù)優(yōu)化。

4. 記錄與報告：記錄復審過程，形成復審報告，供管理層參考決策。

5. 內(nèi)部溝通：確保復審結果的透明度，通過內(nèi)部會議或公告形式傳達給全體員工。

本規(guī)程旨在規(guī)范物業(yè)管理公司的檔案管理工作，提升工作效率，保障信息的安全與準確。在實施過程中，各相關部門需緊密配合，共同維護檔案管理的秩序，確保公司的運營順暢。

物業(yè)管理公司檔案管理標準作業(yè)規(guī)程5范文

物業(yè)管理公司檔案管理標準作業(yè)規(guī)程(五)

1.0目的

規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。

2.0適用范圍

適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。

3.0職責

3.1總經(jīng)理審批檔案的借閱申請及銷毀清單。

3.2行政部主管監(jiān)督檔案管理的實施工作。

3.3檔案管理員負責檔案的日常管理工作。

4.0程序要點

4.1檔案的編號。

4.1.1公司編號為:cshy

4.1.2部門編號:

a)行政部編號為:_z

b)人力資源部編號為:rl

b)財務部編號為:cw;

c)管理部編號為:gl;

d)工程維修部編號為:gc;

e)市場拓展部編號為:sc

f)品質(zhì)督察部編號為:pz;

4.1.3年份編號:引用年份序號2000、2001、2002……

4.1.4檔案順序號:采用阿拉伯數(shù)字取三位有效數(shù)字-001、002、003……

4.2檔案的分類。

4.2.1區(qū)分全宗,按問題分類法劃分,全宗可分為以下八類。

a)業(yè)主檔案,包括:

--經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》;

--經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》;

--《業(yè)主家庭情況登記表》;

--《鑰匙領用登記表》;

--《業(yè)主證領用登記表》;

--《業(yè)主入住驗房表》;

--《裝修申請表》、《裝修安全責任書》、相關圖紙及裝修施工隊資料;

--《違章處理通知單》及處理結果資料;

--業(yè)主的有關證件復印件;

--業(yè)主產(chǎn)權確認登記(產(chǎn)權證書);

--其他應保存的業(yè)主資料。

b)工程檔案,包括:

--物業(yè)產(chǎn)權資料(項目開發(fā)批準報告;規(guī)劃許可證;投資許可證;土地使用合同;建設工程開工許可證;用地紅線圖等);

--綜合竣工驗收資料(竣工圖:包括總平面布置圖、總豎向布置圖、建筑、結構、水、暖、電、氣、設備、附屬工程各專業(yè)竣工圖及地下管線綜合布置竣工圖;

建設工程竣工驗收證書;建設消防驗收合格證;公共配套設施綜合驗收合格書;供水合同;供電協(xié)議書、許可證;供氣協(xié)議書、許可證;有線電視合格證;通信設施合格證;電梯準用證等);

--施工設計資料(地質(zhì)報告書;全套設計圖紙;圖紙會審記錄;設計變更通知單;工程預決算報告書;重要的施工會議紀要;隱蔽工程驗收記錄;沉降觀測記錄;其他可能會影響將來管理的原始記錄等)。

--其他應保存的工程資料。

c)設備檔案,包括:

--設備臺賬;

--設備出廠合格證;

--設備使用說明書(要求中文);

--設備安裝、調(diào)試報告;

--保修卡、保修協(xié)議;

--設備運行記錄;

--設備維修、保養(yǎng)記錄;

--設備更新改造記錄;

--設備管理制度;

d)物業(yè)管理運作檔案,包括:

--公司管理運作檔案(物業(yè)接管記錄;對外經(jīng)營記錄;質(zhì)量體系文件;行政人事日常管理文件;其他相關運作記錄);

--管理處運作檔案(各部門運作相關記錄;業(yè)主違章、投訴、報修處理記錄;回訪記錄;有償服務記錄;社區(qū)文化活動記錄;達標創(chuàng)優(yōu)記錄;其他相關運作記錄)。

e)來往文書檔案,包括:,管理公司及管理處日常對外、對內(nèi)發(fā)出及收取的文件。

f)合同檔案,包括:采購合同;多種經(jīng)營合同;物業(yè)接管類各種合同;保險類合同等。

g)員工人事檔案,包括:員工人職、在職、離職期間與其個人相關的各類記錄。

h)財務檔案,包括:固定資產(chǎn)類資料;會計報表及賬冊;審計報表及賬冊等記錄。

4.2.2全宗內(nèi)檔案的分類原則:要從檔案形成的特點和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應具有思想性、科學性、排他性和伸縮性。

4.3立卷與編制目錄。

4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。

a)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙。

b)在檔案標貼紙上打印出標準黑1號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:

--物業(yè)管理有限公司員工人事檔案:cshy-rl-員工檔案;

--物業(yè)管理有限公司財務部報表:cshy-cw-報表;

c)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。

d)將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時間先后順序存放于相應檔案盒(或文件夾)內(nèi)。

4.3.2編制目錄:

a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準備活頁《檔案目錄》;

b)每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號、文件編號、文件標題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱。

4.4檔案的保管期限。

4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。

4.4.2各部門負責人應依據(jù)部門工作情況及其部門有關標準作業(yè)規(guī)程,對檔案的保存價值進行鑒定及標注。

4.5檔案的保管。

4.5.1檔案保管的工作任務是:

a)便于查閱;

b)保證檔案的安全;

c)防止檔案的損壞;

d)采取修復技術,延長檔案壽命。

4.5.2檔案保管的責任部門:

a)財務部保管財務檔案;

b)行政部保管物業(yè)管理運作檔案、公司設備檔案、工程檔案、往來文書檔案(公司部分)、合同檔案;人事部保管員工人事檔案、員工績效考評檔案;品質(zhì)部督察部保管iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄。

c)客戶服務中心保管業(yè)主檔案;

d)各職能

部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。

4.5.3檔案的保管程序:

a)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員;

b)檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應案卷并統(tǒng)一編號;

c)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸人電腦,以便查詢;

d)檔案原則上保管原件。

4.6檔案的密級。

4.6.1檔案的密級分為三級:絕密、機密、普通。

a)絕密檔案包括:合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案。

b)機密檔案包括:員工人事檔案、is09000質(zhì)量體系文件、重要的會議記錄要)、物業(yè)管理運作檔案和其他屬機密的檔案。

c)普通檔案包括:設備檔案,如運行維修記錄;工程檔案,如工程圖紙;計劃總結、通知、通告等普通性文件及其他不屬于絕密及機密的檔案。

4.7檔案的查閱權限。

4.7.1總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。

4.7.2副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。

4.7.3部門負責人可查閱該部門所有檔案。

4.7.4其他人員根據(jù)審批查閱有關檔案。

4.8檔案的查閱/借閱/復制。

4.8.1查閱/借閱/復制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復制登記表》中登記。

4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格。

a)權限內(nèi)(經(jīng)授權/審批)的按正常手續(xù)辦理。

b)權限外的機密(含)級以上檔案,由檔案管理員開具《檔案查閱/借閱l復制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(財務類除外)的檔案,由部門負責人審批;屬管理處的檔案,由管理處經(jīng)理審批;屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;

財務類的檔案也應由總經(jīng)理審批。

4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還檔案室。

4.10須復制檔案的,絕密檔案報總經(jīng)理審批;機密檔案由分管該項工作的副總經(jīng)理審批;普通檔案由部門負責人審批。

4.11檔案的銷毀。

4.11.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見各部門標準作業(yè)規(guī)程)每年編制銷毀計劃及清單,報行政部主管審核。

4.11.2行政部部主管審核無誤后報總經(jīng)理審批。

4.11.3總經(jīng)理審批同意后由行政部部指定三名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。

4.11.4監(jiān)銷人員確認銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點銷毀檔案。

5.0記錄

5.1《檔案查閱/借閱/復制審批表》。

5.2《檔案查閱/借閱/復制登記表》。

5.3《檔案銷毀清單》。

6.0相關支持文件

6.1《文書管理標準作業(yè)規(guī)程》。