管理處鑰匙委托管理作業(yè)規(guī)程

包括什么內(nèi)容

本管理處鑰匙委托管理作業(yè)規(guī)程旨在規(guī)范鑰匙的保管、借用、歸還流程，確保物業(yè)設(shè)施的安全與正常運作。規(guī)程主要包括以下內(nèi)容：

1. 鑰匙分類與標(biāo)識

2. 鑰匙的保管與存儲

3. 委托借用程序

4. 鑰匙使用與歸還

5. 鑰匙遺失與損壞處理

6. 定期審計與更新

7. 違規(guī)行為的處罰

編制指南

1. 鑰匙分類與標(biāo)識：所有鑰匙應(yīng)按區(qū)域、功能進行分類，并貼上明確標(biāo)簽，便于識別和管理。

2. 鑰匙的保管與存儲：設(shè)立專用鑰匙柜，由專人負責(zé)保管，鑰匙柜應(yīng)設(shè)在安全、監(jiān)控覆蓋的區(qū)域。

3. 委托借用程序：員工需填寫借用申請，經(jīng)部門主管審批后，由鑰匙管理員發(fā)放。借用時間不得超過24小時。

4. 鑰匙使用與歸還：使用完畢，鑰匙應(yīng)立即歸還，管理員核對無誤后登記歸還時間。

5. 鑰匙遺失與損壞處理：一旦發(fā)現(xiàn)丟失或損壞，必須立即報告，啟動應(yīng)急措施，如更換鎖具，并對責(zé)任人進行相應(yīng)處理。

6. 定期審計與更新：每季度進行一次鑰匙管理審計，更新鑰匙記錄，確保信息準(zhǔn)確。

7. 違規(guī)行為的處罰：未按規(guī)程操作，將依據(jù)公司制度進行警告、罰款甚至解雇等處罰。

復(fù)審規(guī)定

1. 每年至少進行一次全面的鑰匙管理規(guī)程復(fù)審，以適應(yīng)公司運營變化和安全需求。

2. 復(fù)審由物業(yè)管理部門主導(dǎo)，涉及部門包括安全、人力資源和設(shè)施管理部門。

3. 復(fù)審內(nèi)容包括但不限于規(guī)程的有效性、執(zhí)行情況、潛在風(fēng)險及改進措施。

4. 復(fù)審結(jié)果應(yīng)形成書面報告，提交管理層審批，必要時修訂規(guī)程。

5. 鑰匙管理規(guī)程的修訂須經(jīng)過公示、討論和最終確認(rèn)，確保所有相關(guān)人員了解并遵守新規(guī)定。

本規(guī)程的實施旨在強化安全管理，提高工作效率，望全體員工嚴(yán)格遵守，共同維護物業(yè)環(huán)境的安全與和諧。

管理處鑰匙委托管理作業(yè)規(guī)程范文

管理處鑰匙委托管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

一、目的

規(guī)范鑰匙委托管理工作,確保妥善保管好托管的鑰匙。

二、適用范圍

適用于特定情況下業(yè)主委托保管的鑰匙及未入住單位鑰匙的管理。

三、職責(zé)

1、服務(wù)處主管負責(zé)組織、安排鑰匙的管理工作。

2、服務(wù)處員工負責(zé)依照本程序?qū)嵤┩泄荑€匙的日常管理工作。

四、程序要點

1、管理處可以進行鑰匙保管的范圍

(1)開發(fā)商交樓后,業(yè)主未入住時由開發(fā)商托管的鑰匙。

(2)特定情況下業(yè)主托管的鑰匙。特定情況是指:業(yè)主確有實際的生活、工作困難確需托管鑰匙,不至于給物業(yè)部工作帶來額外事端的情況。

2、開發(fā)商托管的鑰匙

(1)物業(yè)接管驗收工作結(jié)束后,物業(yè)部可以根據(jù)發(fā)展商的托管要求接管未入住單位的鑰匙。

(2)接管過來的鑰匙由服務(wù)處員工清楚標(biāo)明鑰匙單位編碼并整齊有序的放置在鑰匙柜中。

(3)鑰匙的發(fā)放工作詳見《入住管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》

3、業(yè)主在特定情況下托管的鑰匙

(1)業(yè)主委托保管鑰匙時,服務(wù)處員工應(yīng)按《業(yè)主托管鑰匙委托書》(一式兩聯(lián))要求填寫日期、單位編號、業(yè)主姓名、鑰匙數(shù)量、托存原因及領(lǐng)取鑰匙的要求等項目。

(2)管理員就特別向業(yè)主說明本物業(yè)部不承擔(dān)為業(yè)主保管家庭財產(chǎn)的責(zé)任,業(yè)主同意后,請業(yè)主在《業(yè)主托管鑰匙委托書》的業(yè)主簽名欄簽名確認(rèn)。

(3)管理員將《業(yè)主托管鑰匙委托書》第二聯(lián)交業(yè)主保管。

(4)管理員將《業(yè)主托管鑰匙委托書》上的有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主托管鑰匙登記表》內(nèi),并在托管的鑰匙上貼上標(biāo)有業(yè)主姓名的標(biāo)識,然后將鑰匙整齊有序的放置在鑰匙柜中保存。

4、托管鑰匙的管理

(1)管理處有維修或空置房管理需要使用托管的鑰匙時,由服務(wù)處員工在借用人辦理鑰匙借用手續(xù)后,將鑰匙交給借用人。鑰匙借用手續(xù)的辦理程序為:借用人在《借用鑰匙登記表》中如實填寫借用日期、鑰匙編號、數(shù)量、預(yù)借期、借鑰匙原因、借用人聯(lián)系電話等內(nèi)容,然后簽名確認(rèn)。

(2)辦理鑰匙退還手續(xù)時,服務(wù)處員工應(yīng)在核對鑰匙數(shù)量后,在《借用鑰匙登記表》中標(biāo)注鑰匙退還日期,并在接收人一欄簽名確認(rèn)。

(3)服務(wù)處主管應(yīng)安排服務(wù)處員工根據(jù)各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況,發(fā)現(xiàn)借期超過三天不還鑰匙者,應(yīng)致電借鑰匙部門或個人催還。

(4)當(dāng)接到丟失或損壞鑰匙報告時,服務(wù)處員工應(yīng)按《鑰匙管理備忘錄》要求記錄事件經(jīng)過并報服務(wù)處主管;服務(wù)處主管與房地產(chǎn)開發(fā)商/業(yè)主聯(lián)系,征得同意后,采取補配鑰匙或換鎖措施確保遺失鑰匙單位的安全,服務(wù)處員工將處理結(jié)果記錄在《鑰匙管理備忘錄》中。

(5)業(yè)主或業(yè)主指定的領(lǐng)鑰匙人前來領(lǐng)取鑰匙時,管理員憑《業(yè)主證》/領(lǐng)鑰匙人的身份證移交鑰匙給領(lǐng)鑰匙人。同時應(yīng)在《業(yè)主托管鑰匙登記表》中標(biāo)注移交日期,請業(yè)主/領(lǐng)鑰匙人簽名確認(rèn)。在無任何證件證明索匙者為鑰匙所屬單位的業(yè)主/業(yè)主指定的領(lǐng)鑰匙人時,服務(wù)處員工不得將鑰匙轉(zhuǎn)交。

5、所有與鑰匙管理有關(guān)的記錄應(yīng)由部門歸檔保存兩年。

五、記錄

1、《業(yè)主托管鑰匙委托書》

2、《業(yè)主托管鑰匙登記表》

3、《借用鑰匙登記表》

4、《鑰匙管理備忘錄》