會(huì)議活動(dòng)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

包括什么內(nèi)容

1. 會(huì)議策劃與籌備

2. 參會(huì)人員管理

3. 場(chǎng)地與設(shè)施安排

4. 會(huì)議日程制定

5. 會(huì)議執(zhí)行與監(jiān)控

6. 會(huì)議后期評(píng)估與改進(jìn)

編制指南

1. 會(huì)議策劃與籌備

- 確定會(huì)議目的和目標(biāo)

- 選擇合適的日期、時(shí)間和地點(diǎn)

- 制定預(yù)算，考慮資金來(lái)源與分配

- 確定參會(huì)人員名單，發(fā)送邀請(qǐng)函

- 準(zhǔn)備會(huì)議主題和議程草案

- 安排餐飲與住宿（如有需要）

2. 參會(huì)人員管理

- 收集并整理參會(huì)者信息

- 提供參會(huì)指南，包括交通、住宿、日程等信息

- 處理報(bào)名與注冊(cè)事宜

- 協(xié)調(diào)特殊需求，如飲食限制、輔助設(shè)備等

3. 場(chǎng)地與設(shè)施安排

- 預(yù)訂并檢查會(huì)議場(chǎng)地，確保設(shè)施完好

- 設(shè)置音響、投影等設(shè)備，進(jìn)行預(yù)先測(cè)試

- 布置場(chǎng)地，包括座椅、展示板、簽到臺(tái)等

- 安排安全與緊急出口指示

4. 會(huì)議日程制定

- 根據(jù)議程主題確定演講人和討論小組

- 設(shè)計(jì)合理的時(shí)間分配，留出提問(wèn)和休息時(shí)間

- 制作會(huì)議日程表，分發(fā)給所有參會(huì)者

- 跟進(jìn)演講人準(zhǔn)備情況，確保內(nèi)容質(zhì)量

5. 會(huì)議執(zhí)行與監(jiān)控

- 指導(dǎo)簽到流程，確保參會(huì)者順利入場(chǎng)

- 監(jiān)控會(huì)議進(jìn)程，及時(shí)解決突發(fā)問(wèn)題

- 記錄會(huì)議要點(diǎn)，準(zhǔn)備會(huì)議紀(jì)要

- 確保會(huì)議期間的安全與秩序

6. 會(huì)議后期評(píng)估與改進(jìn)

- 收集參會(huì)者反饋，評(píng)估會(huì)議效果

- 分析會(huì)議成本與效益

- 總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，制定改進(jìn)措施

- 歸檔會(huì)議資料，為未來(lái)參考

復(fù)審規(guī)定

1. 每次會(huì)議結(jié)束后，由會(huì)議組織者進(jìn)行初步復(fù)審，匯總問(wèn)題與建議。

2. 每季度或年度，由高級(jí)管理層對(duì)過(guò)去會(huì)議進(jìn)行綜合復(fù)審，確認(rèn)管理標(biāo)準(zhǔn)的有效性。

3. 在復(fù)審過(guò)程中，考慮行業(yè)動(dòng)態(tài)和公司發(fā)展，適時(shí)更新管理規(guī)程。

4. 復(fù)審結(jié)果需形成書(shū)面報(bào)告，提交給相關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)審批，必要時(shí)進(jìn)行全員培訓(xùn)。

5. 對(duì)于重大問(wèn)題或改進(jìn)措施，需立即實(shí)施，并在下次會(huì)議中驗(yàn)證效果。

以上規(guī)程旨在提供一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的會(huì)議活動(dòng)管理框架，各階段的具體操作應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況靈活調(diào)整。在執(zhí)行過(guò)程中，團(tuán)隊(duì)協(xié)作與溝通至關(guān)重要，以確保會(huì)議的成功舉辦。

會(huì)議活動(dòng)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程范文

會(huì)議、活動(dòng)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

1.0目的:

為了提高會(huì)議效率,很好地總結(jié)會(huì)議精神,使信息得以有效傳達(dá)及合理利用,特制定本規(guī)程。

2.0范圍:

本規(guī)程適用于綜合管理部關(guān)于會(huì)議活動(dòng)的組織、實(shí)施。

3.0職責(zé):

綜合管理部經(jīng)理負(fù)責(zé)會(huì)議的組織。

綜合管理部文員負(fù)責(zé)會(huì)議的召集通知。

4.0程序要點(diǎn):

4.1會(huì)議類(lèi)型:公司例會(huì)、專(zhuān)題(專(zhuān)業(yè))研討會(huì)、報(bào)告會(huì)、培訓(xùn)會(huì)、年中(終)工作總結(jié)會(huì)議。

4.2會(huì)議的召開(kāi)組織及實(shí)施。

4.2.1公司例會(huì)。

a.按照規(guī)定,每周周四下午2:00召開(kāi),遇特殊情況,由綜合管理部另行通知。

b.與會(huì)人員需攜帶《工作計(jì)劃》(每月25日左右例會(huì)攜帶)、前次《會(huì)議紀(jì)要》、《一周工作通報(bào)》等相關(guān)資料并準(zhǔn)備好匯報(bào)內(nèi)容。

c.參會(huì)人員到會(huì)填寫(xiě)《會(huì)議簽到表》。

d.由綜合管理部文員做會(huì)議記錄,并進(jìn)行整理形成《會(huì)議紀(jì)要》。

e.《會(huì)議紀(jì)要》由分管總經(jīng)理審核后于下周一發(fā)放到各部門(mén)(項(xiàng)目)。

4.2.2研討會(huì)。

a.各部門(mén)(或項(xiàng)目)組織小型專(zhuān)題會(huì)議及培訓(xùn)時(shí),應(yīng)在《一周工作通報(bào)》中寫(xiě)明會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員范圍、會(huì)議內(nèi)容等內(nèi)容。

b.對(duì)于公司各部門(mén)及各項(xiàng)目參加的專(zhuān)題會(huì)議,發(fā)起部門(mén)需提前三天擬好《會(huì)議通知》交至綜合管理部,由綜合管理部進(jìn)行統(tǒng)一發(fā)放,并通報(bào)分管總經(jīng)理及進(jìn)行會(huì)議場(chǎng)地預(yù)訂等協(xié)調(diào)工作。

c.發(fā)起部門(mén)擬訂《會(huì)議通知》需注明會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、與會(huì)人員范圍、會(huì)議內(nèi)容、參會(huì)應(yīng)攜帶資料及特殊要求等。

d.如有與會(huì)議相關(guān)資料,則請(qǐng)會(huì)議發(fā)起部門(mén)提前準(zhǔn)備好,在會(huì)前發(fā)放至相關(guān)與會(huì)人員。

4.2.3培訓(xùn)會(huì)議。

a.綜合管理部按照人力資源部根據(jù)分解年培訓(xùn)計(jì)劃制定的每月培訓(xùn)計(jì)劃要求時(shí)間進(jìn)行召集。遇特殊情況,綜合管理部在接到人力資源部通知后另行通知。

b.與會(huì)人員帶好培訓(xùn)材料,認(rèn)真做好記錄。

c.培訓(xùn)會(huì)議發(fā)起部門(mén)(或項(xiàng)目)做會(huì)議記錄,進(jìn)行整理后于第二天發(fā)放到相關(guān)部門(mén)及人員,并在綜合管理部留存歸檔。

4.2.4年中(終)工作總結(jié)。

a.集團(tuán)或公司確定會(huì)議時(shí)間,由綜合管理部提前7天通知與會(huì)人員或部門(mén)。

b.由綜合管理部提前安排好會(huì)議議程、工作報(bào)告,并安排好會(huì)場(chǎng)等事宜。

4.3會(huì)議要求

4.3.1需按時(shí)出席,如遇特殊情況應(yīng)提前向分管總經(jīng)理及會(huì)議發(fā)起部門(mén)請(qǐng)假。

4.3.2注意保持會(huì)場(chǎng)紀(jì)律,積極思考,主動(dòng)發(fā)言,并認(rèn)真做好會(huì)議記錄。

4.3.3關(guān)閉通訊設(shè)備或放置于會(huì)議狀態(tài),保證會(huì)議正常進(jìn)行。

4.3.4保持會(huì)場(chǎng)環(huán)境,不亂扔果皮、煙頭、紙屑等。

5.0相關(guān)支持性文件:

6.0相關(guān)記錄:

《會(huì)議簽到表》sw-jl-g-072

《一周工作通報(bào)》sw-jl-059

《發(fā)文記錄》sw-jl-g-070