- 目錄
有哪些
檔案管理內(nèi)容
1. 客戶資料檔案：包括業(yè)主信息、租賃合同、服務(wù)協(xié)議等。
2. 設(shè)施設(shè)備檔案：涵蓋建筑物圖紙、設(shè)備維修記錄、保養(yǎng)計(jì)劃等。
3. 工程項(xiàng)目檔案：記錄改造、裝修、維修等工程的全過程。
4. 財(cái)務(wù)檔案：包括收費(fèi)記錄、預(yù)算報(bào)告、審計(jì)文件等。
5. 法規(guī)政策檔案：收集與物業(yè)管理相關(guān)的法律法規(guī)及政策文件。
6. 內(nèi)部管理檔案：員工信息、培訓(xùn)記錄、會(huì)議紀(jì)要等。
模板
檔案管理流程
1. 檔案收集：各部門定期整理產(chǎn)生的重要文件，提交至檔案管理部門。
2. 檔案分類：依據(jù)檔案性質(zhì)進(jìn)行科學(xué)分類，如客戶類、設(shè)施類等。
3. 檔案編碼：制定統(tǒng)一的編碼規(guī)則，便于檢索和管理。
4. 檔案登記：詳細(xì)記錄每份檔案的基本信息，如名稱、日期、來源等。
5. 檔案存儲(chǔ)：選擇適宜的存儲(chǔ)環(huán)境，確保檔案安全、防潮、防火。
6. 檔案借閱：設(shè)立借閱制度，記錄借閱人、時(shí)間、歸還情況。
7. 檔案更新：定期更新過時(shí)信息，確保檔案時(shí)效性。
8. 檔案銷毀：對(duì)不再需要的檔案，按規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。
標(biāo)準(zhǔn)
檔案管理規(guī)范
1. 標(biāo)準(zhǔn)化命名：文件名應(yīng)清晰反映文件內(nèi)容，避免使用模糊或通用名稱。
2. 保密原則：對(duì)涉及業(yè)主隱私和公司機(jī)密的檔案，實(shí)行嚴(yán)格的保密措施。
3. 定期審查：每年至少進(jìn)行一次全面的檔案清查，確認(rèn)檔案完整無損。
4. 檔案備份：重要檔案應(yīng)有紙質(zhì)和電子兩種形式，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。
5. 訪問權(quán)限：設(shè)定不同級(jí)別的訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的查閱。
6. 培訓(xùn)要求：對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，確保其掌握檔案管理知識(shí)和技能。
7. 持續(xù)改進(jìn)：定期評(píng)估檔案管理工作，根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整管理策略。
本規(guī)程旨在規(guī)范某物業(yè)服務(wù)中心的檔案管理工作，提高效率，保障信息安全，為日常運(yùn)營和服務(wù)提供有力支持。各相關(guān)部門應(yīng)嚴(yán)格遵守，確保檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，以此提升物業(yè)服務(wù)質(zhì)量。
某物業(yè)服務(wù)中心檔案管理規(guī)程范文
物業(yè)服務(wù)中心檔案管理規(guī)程
1目的
對(duì)重要資料文件等進(jìn)行有效保管,以便查閱。
2范圍
適用于ee物業(yè)服務(wù)中心檔案管理工作。
3標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)要求
3.1歸檔范圍包括但不限于下列具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件:
a)管理文件:各部門在經(jīng)營活動(dòng)中產(chǎn)生的質(zhì)量記錄文件。
b)證照文件:經(jīng)營活動(dòng)中產(chǎn)生的各類證、照等。
c)合同文件:經(jīng)營活動(dòng)中產(chǎn)生的各類合同等。
d)員工人事檔案:包括勞動(dòng)合同、身份證復(fù)印件、應(yīng)聘信息登記表、廉政承諾書(后勤員工)、照片、學(xué)歷證書復(fù)印件、體檢報(bào)告、職稱/技能證書、原單位勞動(dòng)合同解除證明,包括但不限于在司期間各階段性考評(píng)資料以及違紀(jì)行為過失的處罰等;特殊崗位、職務(wù)人員檔案還應(yīng)包括家訪記錄表、政審表、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等。
3.2檔案的收集整理
3.2.1質(zhì)量記錄文件
3.2.1.1質(zhì)量記錄表單按照規(guī)定時(shí)限,每月5號(hào)前由各部門負(fù)責(zé)人整理歸檔,行政人事專員每月檢查;
3.2.1.2質(zhì)量管理文件由行政人事專員歸檔保存;
3.2.1.3與物業(yè)管理相關(guān)的外來文件由行政人事專員收集整理,并保存。
3.2.2其他檔案文件由行政人事部及時(shí)整理歸檔。
3.3檔案保存
3.3.1須做好防火、防潮、防蛀、防盜工作,保證檔案完好無缺;一旦出現(xiàn)險(xiǎn)情,須立即向部門經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
3.3.2嚴(yán)禁無關(guān)人員參閱檔案,非檔案管理人員不得干涉檔案管理工作。
3.3.3檔案發(fā)生損毀、丟失時(shí),根據(jù)損失程度追究有關(guān)人員責(zé)任。
3.3.4離職員工的檔案須保存2年以上,關(guān)鍵崗位保存3年以上,并建立《離職員工檔案登記表》,以便查詢。
3.4檔案借閱
3.4.1外部門人員借閱或借出檔案原件(包括復(fù)印件),須經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理同意后辦理登記手續(xù);使用完畢須及時(shí)、完整地歸還檔案,不得私自留存;使用過程中注意不遺漏、不丟失原件,否則須承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
3.4.2任何人借閱檔案原件,原則上不準(zhǔn)拆散案卷、折頁、摘抄、復(fù)制;不準(zhǔn)在檔案上作記號(hào)、涂改、污損;確因工作確需摘抄、復(fù)制,須經(jīng)借出部門的負(fù)責(zé)人同意方可。
3.4.3借閱檔案者須嚴(yán)守公司機(jī)密,絕不可外泄檔案內(nèi)容;由于泄密而給公司造成損失的,公司將追究其有關(guān)責(zé)任。
3.4.4短期使用檔案借閱期不得超過7天,長期使用檔案借閱期不得超過15天,如確需延期須提前辦理續(xù)借手續(xù)。
3.5檔案移交
3.5.1如檔案需向其他部門移交,須經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理批準(zhǔn),并建立《檔案移交簽收表》,由經(jīng)辦人簽字,以明確責(zé)任。
3.5.2員工進(jìn)行公司間調(diào)動(dòng)后,由調(diào)入公司人力資源部在員工辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)后一周內(nèi)向調(diào)出公司人力資源部取回調(diào)動(dòng)人員的人事檔案,調(diào)出公司人力資源部建立《檔案移交簽收單》,由雙方經(jīng)辦人當(dāng)場簽字,以便查詢。
3.6檔案檢查
3.6.1檢查內(nèi)容:檔案是否齊全,檔案有無存放錯(cuò)誤。
3.6.2檢查時(shí)間:每月自行檢查一次。
3.7檔案銷毀
檔案銷毀需經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理批準(zhǔn)。
4質(zhì)量要求
4.1行政人事專員管理檔案需進(jìn)行編號(hào)排序,方便能夠快捷地查閱文件。
5記錄表單
5.1《檔案借閱登記表》aw-qr-om-13
5.2《檔案移交簽收單》aw-qr-om-14
