科技園商鋪租戶投訴處理規(guī)程

有哪些

科技園商鋪租戶投訴處理規(guī)程主要包括以下幾個環(huán)節(jié)：

1. 投訴接收與記錄

2. 投訴分類與評估

3. 調(diào)查分析

4. 解決方案制定

5. 實施與跟進

6. 反饋與評價

7. 歸檔與總結(jié)

標(biāo)準(zhǔn)

1. 投訴接收與記錄：租戶投訴應(yīng)通過電話、電子郵件或現(xiàn)場接待等方式進行，確保信息完整、準(zhǔn)確。所有投訴需詳細記錄，包括投訴人、投訴時間、投訴內(nèi)容及聯(lián)系方式。

2. 投訴分類與評估：根據(jù)投訴性質(zhì)，分為設(shè)施問題、服務(wù)問題、管理問題等類別。評估投訴的緊急程度和影響范圍，設(shè)定優(yōu)先級。

3. 調(diào)查分析：針對投訴內(nèi)容，收集相關(guān)證據(jù)，訪談相關(guān)人員，了解事實情況，分析問題原因。

4. 解決方案制定：結(jié)合調(diào)查結(jié)果，提出具體、可行的解決方案，明確責(zé)任部門和完成時限。

5. 實施與跟進：執(zhí)行解決方案，實時跟進處理進度，確保問題得到解決。

6. 反饋與評價：向投訴人反饋處理結(jié)果，征詢其滿意度，并記錄在案。

7. 歸檔與總結(jié)：將投訴處理的全過程資料整理歸檔，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為改進工作提供參考。

是什么意思

科技園商鋪租戶投訴處理規(guī)程旨在建立一個高效、公正的投訴處理機制，提升租戶滿意度，維護良好的商業(yè)環(huán)境。它意味著：

- 對租戶的任何不滿都應(yīng)被認(rèn)真對待，及時記錄并分類，以便針對性地解決問題。 - 投訴處理不僅僅是解決單一問題，還需要深入探究問題背后的原因，防止類似問題再次發(fā)生。 - 每個環(huán)節(jié)都應(yīng)注重溝通與反饋，確保租戶在整個過程中感到被尊重和重視。 - 最終目標(biāo)是通過不斷優(yōu)化流程，提高服務(wù)質(zhì)量，增強租戶對科技園的信任和忠誠度。

科技園商鋪租戶投訴處理規(guī)程范文

科技園之商鋪租戶投訴處理規(guī)程

一、目的

規(guī)范投訴處理工作,確保租戶的各類投訴能及時、合理地得到解決。

二、適用范圍

適用于租戶針對公司管理服務(wù)工作的有效投訴處理。

三、職責(zé)

1、管理處主管負責(zé)處理重要投訴;

2、部門主管負責(zé)協(xié)助處理一般輕微投訴及每月的投訴統(tǒng)計、分析、匯報工作;

3、管理員負責(zé)投訴現(xiàn)場接待工作。

四、程序要點

1、處理投訴的基本原則

接待投訴時,接待人員應(yīng)嚴(yán)格遵守禮貌、樂觀、熱情、友善、耐心、平等的十二字服務(wù)方針,嚴(yán)禁與租戶進行辨論、爭吵。

2、投訴處理流程圖

3、投訴的界定

① 重大投訴。下列屬重大投訴:

a)公司承諾或合同規(guī)定提供的服務(wù)沒有實施或?qū)嵤┬Ч忻黠@差錯,經(jīng)租戶多次提出而得不到解決的投訴;

b)由于公司責(zé)任給租戶造成重大經(jīng)濟損失或人身傷害的;

c)有效投訴在一個月內(nèi)得不到合理解決的投訴。

② 重要投訴。

重要投訴是指因公司的管理服務(wù)工作不到位、有過失而引起的投訴。

③ 輕微投訴。

輕微投訴是指因公司的設(shè)施、設(shè)備和管理水平有限給租戶造成的生活、工作輕微不便而非人為因素造成的影響,可以通過改進而較易得到解決或改進的投訴。

4、投訴接待

1、當(dāng)接到租戶投訴時,接待員首先代表被投訴部門向租戶表示歉意,并立即在《租戶投訴意見表》中作好詳細記錄:

a)記錄內(nèi)容如下:

-----投訴事件的發(fā)生時間、地點;

-----被投訴人或被投訴部門;

-----投訴事件的發(fā)生經(jīng)過(簡單明了地敘述);

-----租戶的要求;

-----租戶的聯(lián)系方式、方法。

b)接待租戶時應(yīng)請注意:

-----請租戶到沙發(fā)入座,耐心傾聽租戶投訴,并如實記錄;

-----必要時,通知部門主管或管理中心主管出面解釋;

-----注意力要集中,適時地與租戶進行交流在,不應(yīng)只埋頭記錄。

c)投訴的處理承諾:

①重大、重要的投訴,接待后1小時內(nèi)轉(zhuǎn)呈管理中心主管進行處理程序;

②輕微投訴,不超過2天內(nèi)或在租戶要求的期限內(nèi)解決。

5、管理員根據(jù)投訴內(nèi)容10分鐘內(nèi)將《租戶投訴意見表》發(fā)送到被投訴部門,領(lǐng)表人在《投訴處置記錄表》簽收記錄。管理員應(yīng)將重大、重要投訴當(dāng)天轉(zhuǎn)呈管理中心主管。

6、投訴處理內(nèi)部工作程序

a)被投訴部門負責(zé)人在時效要求內(nèi)將內(nèi)容處理完畢,并按《租戶投訴意見表》對投訴處理過程作好記錄。在投訴處理完畢的當(dāng)天將《租戶投訴意見表》交到管理處。管理員收到處理完畢的《租戶投訴意見表》后,應(yīng)在《投訴處置記錄表》記錄。

7、管理員收到投訴部門投訴處理的反饋信息后,將當(dāng)天處理結(jié)果通報給投訴的租戶。通報方式可采用電話通知或書面通知。

8、各部門在投訴處理完畢后通知管理處準(zhǔn)備進行回訪工作。在每月10日前對投訴事件進行統(tǒng)計、分析,將統(tǒng)計、分析結(jié)果上呈管理中心主管,連同《租戶投訴意見表》一齊作存檔記錄。

9、投訴的處理時效

a)投訴的處理時效

①輕微投訴一般在2日內(nèi)處理完畢,超時需經(jīng)主管批準(zhǔn)。

②重大、重要投訴一般在2日同給投訴的租戶明確答復(fù),解決時間不宜超過10日。

五、記錄

《租戶投訴意見表》

《投訴處置記錄表》