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有哪些
物業(yè)管理中心的工作制度主要包括以下幾個方面：
1. 責(zé)任分工制度：明確各部門、各崗位的職責(zé)，確保每個工作人員都清楚自己的工作范圍和任務(wù)。
2. 服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)制度：設(shè)定服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，包括日常維護(hù)、投訴處理、應(yīng)急響應(yīng)等方面。
3. 財務(wù)管理制度：規(guī)范財務(wù)管理流程，保證收支透明，合理使用物業(yè)費(fèi)用。
4. 安全管理制度：制定安全規(guī)程，包括消防、治安、環(huán)保等方面，保障小區(qū)安全。
5. 維修保養(yǎng)制度：規(guī)定設(shè)施設(shè)備的定期檢查、維修和保養(yǎng)，延長使用壽命。
6. 溝通協(xié)調(diào)制度：建立與業(yè)主、租戶的有效溝通機(jī)制，及時解決各類問題。
內(nèi)容是什么
這些制度的內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)而具體，例如責(zé)任分工制度應(yīng)包含各部門的工作流程圖和職責(zé)描述；服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)制度需明確服務(wù)響應(yīng)時間、服務(wù)態(tài)度等標(biāo)準(zhǔn)；財務(wù)管理制度需規(guī)定賬目記錄、審計方式等；安全管理制度應(yīng)涵蓋應(yīng)急預(yù)案、安全培訓(xùn)等；維修保養(yǎng)制度需列出設(shè)備清單和保養(yǎng)周期；溝通協(xié)調(diào)制度則要設(shè)定定期的業(yè)主大會、公開信息平臺等。
規(guī)范
執(zhí)行這些制度時，物業(yè)管理中心應(yīng)確保：
- 制度的更新與修訂：隨著物業(yè)管理環(huán)境的變化，適時調(diào)整和完善制度。 - 員工培訓(xùn)：定期進(jìn)行制度培訓(xùn)，確保員工理解和遵守。 - 監(jiān)督與評估：設(shè)立監(jiān)督機(jī)制，定期對制度執(zhí)行情況進(jìn)行評估。 - 反饋與改進(jìn)：鼓勵業(yè)主、租戶提供反饋，根據(jù)反饋持續(xù)改進(jìn)服務(wù)。
重要性
物業(yè)管理中心的工作制度對于小區(qū)的正常運(yùn)作至關(guān)重要。它能夠：
1. 提高效率：明確的職責(zé)分工和流程規(guī)范，能提高工作效率，減少工作沖突。
2. 保障權(quán)益：服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和財務(wù)管理制度，保障業(yè)主和租戶的權(quán)益，增強(qiáng)信任感。
3. 防范風(fēng)險：安全管理制度有助于預(yù)防和應(yīng)對突發(fā)事件，保障小區(qū)安全。
4. 維護(hù)設(shè)施：維修保養(yǎng)制度能延長設(shè)施壽命，減少因設(shè)備故障帶來的不便。
5. 促進(jìn)和諧：良好的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，能及時解決問題，促進(jìn)社區(qū)和諧。
物業(yè)管理中心的工作制度是其運(yùn)營的基礎(chǔ)，是提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)和維護(hù)良好生活環(huán)境的關(guān)鍵。
物業(yè)管理中心工作制度范文
第1篇 學(xué)校物業(yè)管理中心安全工作制度
學(xué)校(院)物業(yè)管理中心安全工作制度為了更好地貫徹安全第
一、預(yù)防為主的方針,認(rèn)真落實(shí)安全生產(chǎn)負(fù)責(zé)制和安全生產(chǎn)責(zé)任追究制,特制訂安全工作制度如下:
一、嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)校及總公司的各項(xiàng)安全工作制度,堅持誰主管,誰負(fù)責(zé)的原則。
二、 加強(qiáng)職工安全教育,職工上崗(轉(zhuǎn)崗)前,必須進(jìn)行安全教育和培訓(xùn),增強(qiáng)職工的安全意識。
三、 中心全體職工必須嚴(yán)格執(zhí)行安全操作規(guī)程,杜絕三違現(xiàn)象的發(fā)生。
四、 要害部位嚴(yán)禁閑人進(jìn)入,其電器、設(shè)備、照明等均應(yīng)符合安全規(guī)程要求。對重要的設(shè)備設(shè)施要定期檢測、校驗(yàn),禁止設(shè)備病態(tài)工作。
五、 高空作業(yè)時嚴(yán)格執(zhí)行雙人操作制度,采取嚴(yán)格的保護(hù)措施,防止意外事故的發(fā)生。
六、 嚴(yán)格危險有毒物品的管理,實(shí)行雙人雙鎖的管理辦法,嚴(yán)禁擅自存放、領(lǐng)用,以確保安全。
七、 值班人員必須嚴(yán)格遵守勞動紀(jì)律,按時到崗,嚴(yán)禁擅自脫崗、私自調(diào)崗。
八、 嚴(yán)格監(jiān)控保密制度,監(jiān)控人員在屏幕上看到的情況不得擅自外傳,發(fā)現(xiàn)可疑情況要及時上報。禁止無關(guān)人員進(jìn)入監(jiān)控重地,有關(guān)人員需觀看(或調(diào)看)監(jiān)控錄像,必須履行審批手續(xù)。
第2篇 某物業(yè)管理中心人員培訓(xùn)工作流程
物業(yè)管理中心人員培訓(xùn)工作流程
1、目的
通過培訓(xùn),確保人員的能力能夠勝任工作要求。
2、范圍
本手冊規(guī)定了上崗培訓(xùn)和中心三級在職培訓(xùn)的流程,適用于中心對培訓(xùn)的管理。
3、職責(zé)
3.1中心綜合管理部每年年底組織培訓(xùn)需求調(diào)查,并將員工培訓(xùn)需求進(jìn)行匯總后,會同其他職能部門編制中心安管、工程、保潔、客服人員三級培訓(xùn)年度計劃,年度培訓(xùn)計劃由中心經(jīng)理審批后報公司批準(zhǔn)。
3.2上崗培訓(xùn)由各職能部門負(fù)責(zé),確保上崗人員均為合格人員。
3.3三級培訓(xùn)由綜合管理部統(tǒng)一組織,各職能部門安排授課。
3.4中心綜合管理部負(fù)責(zé)上崗培訓(xùn)檔案的建立和歸口管理。
3.5管理處負(fù)責(zé)三級培訓(xùn)檔案的建立和歸口管理。
4、培訓(xùn)實(shí)施和效果驗(yàn)證
4.1上崗培訓(xùn)
4.1.1新入職或轉(zhuǎn)崗的安管人員在上崗14天內(nèi)由安管部負(fù)責(zé)人統(tǒng)一安排進(jìn)行為期8小時的統(tǒng)一上崗培訓(xùn)。
4.1.2新入職或轉(zhuǎn)崗的客服、保潔人員在上崗14天內(nèi)由綜管部負(fù)責(zé)人統(tǒng)一安排進(jìn)行為期8小時的統(tǒng)一上崗培訓(xùn)。
4.1.3新入職或轉(zhuǎn)崗的工程人員在上崗14天內(nèi)由工程部負(fù)責(zé)人統(tǒng)一安排進(jìn)行為期8小時的統(tǒng)一上崗培訓(xùn)。
4.1.4新入職或轉(zhuǎn)崗的品質(zhì)、培訓(xùn)管理人員在上崗14天內(nèi)由綜合管理部負(fù)責(zé)人統(tǒng)一安排進(jìn)行為期8小時的統(tǒng)一上崗培訓(xùn)。
4.1.5培訓(xùn)內(nèi)容
a)與本崗位有關(guān)的管理要求(程序文件、本部門工作手冊等);
b)本崗位工作標(biāo)準(zhǔn)要求;
c)崗位工作/服務(wù)規(guī)范與作業(yè)規(guī)程;
d)所用設(shè)備、工具的性能、操作方法和安全操作規(guī)程;
e)應(yīng)執(zhí)行的文件和記錄的要求;
f)應(yīng)注意的安全事項(xiàng)及緊急情況的應(yīng)變措施等。
4.1.6經(jīng)過培訓(xùn)后,均需進(jìn)行上崗考核,由各職能部門安排進(jìn)行考核,綜合管理部將進(jìn)行檢查,由綜管部統(tǒng)一調(diào)配予以上崗。
4.2三級培訓(xùn)
4.2.1培訓(xùn)需求調(diào)研
4.2.1.1中心綜合管理部每年第四季度在中心內(nèi)部組織開展培訓(xùn)需求調(diào)查,下發(fā)培訓(xùn)需求調(diào)查表,對中心每一名需進(jìn)行三級培訓(xùn)的員工進(jìn)行培訓(xùn)需求調(diào)研。
4.2.1.2各管理處對本管理處員工培訓(xùn)需求進(jìn)行匯總后,上報至綜合管理部,中心綜合管理部按照安管、客服、保潔、工程工種進(jìn)行分類。
4.2.1.3中心綜合管理部將經(jīng)過分類的培訓(xùn)需求調(diào)研匯總表交分別交給安管部、工程部負(fù)責(zé)人,由各職能部門根據(jù)調(diào)研情況分別編制中心安管、客服、保潔、工程人員三級培訓(xùn)年度計劃,制定完成,交綜合管理部校核后報中心經(jīng)理審核后報公司批準(zhǔn)。
4.2.2經(jīng)公司批準(zhǔn)的年度培訓(xùn)計劃,由中心綜合管理部負(fù)責(zé)組織實(shí)施。
4.2.3綜管部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)安排中心客服、保潔員工的授課工作;安管部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)安排中心安管員工的授課工作;工程部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)安排中心安管員工的授課工作;綜合管理部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)安排中心員工公共課(中心各崗位員工均需上的課程)的授課工作。
4.2.4每月根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容,由各職能部門出試卷進(jìn)行考核,驗(yàn)證培訓(xùn)的效果。
4.2.5每月二十日前,綜合管理部與其他各職能部門協(xié)商確定本月培訓(xùn)的具體時間和地點(diǎn),并下發(fā)給各職能部門和管理處,要求各職能部門做好授課準(zhǔn)備工作,要求各管理處安排接受培訓(xùn)的人員及時參加。
4.2.6接受培訓(xùn)工作將與員工的工作績效相掛鉤,無故不參加培訓(xùn),每次將給予1分的績效扣分。因工作等原因不能及時參加培訓(xùn)的人員需向管理處負(fù)責(zé)人事先請假,并報中心綜合管理部備案。
4.2.7在培訓(xùn)時每位參加培訓(xùn)的員工以管理處為單位分別簽到,在培訓(xùn)結(jié)束后,由授課人收集培訓(xùn)簽到表并填寫培訓(xùn)實(shí)施記錄表,交中心綜合管理部,綜合管理部對參加人員情況進(jìn)行統(tǒng)計后,將培訓(xùn)實(shí)施記錄和培訓(xùn)簽到表下發(fā)給每個管理處進(jìn)行登記。
4.2.8中心各管理處負(fù)責(zé)三級培訓(xùn)檔案的建立和歸口管理,各管理處每月根據(jù)品質(zhì)培訓(xùn)部下發(fā)的本管理處員工的培訓(xùn)簽到表做好三級培訓(xùn)檔案的編制工作。
4.2.9對因工作等原因未參加中心統(tǒng)一組織的培訓(xùn)工作的員工,將由各管理處根據(jù)培訓(xùn)教材完成員工的培訓(xùn)工作,可采用由參加培訓(xùn)的領(lǐng)班等人員給予培訓(xùn)的方式開展培訓(xùn)工作。中心綜合管理部將予以檢查。
4.3轉(zhuǎn)崗培訓(xùn)
4.3.1轉(zhuǎn)崗的安管人員在上崗14天內(nèi)由安管部負(fù)責(zé)人統(tǒng)一安排進(jìn)行為期8小時的統(tǒng)一上崗培訓(xùn)。
4.3.2轉(zhuǎn)崗的客服、保潔人員在上崗14天內(nèi)由綜管部負(fù)責(zé)人統(tǒng)一安排進(jìn)行為期8小時的統(tǒng)一上崗培訓(xùn)。
4.3.3轉(zhuǎn)崗的工程人員在上崗14天內(nèi)由工程部負(fù)責(zé)人統(tǒng)一安排進(jìn)行為期8小時的統(tǒng)一上崗培訓(xùn)。
4.3.4轉(zhuǎn)崗的品質(zhì)、培訓(xùn)管理人員在上崗14天內(nèi)由綜合管理部負(fù)責(zé)人統(tǒng)一安排進(jìn)行為期8小時的統(tǒng)一上崗培訓(xùn)。
4.3.5培訓(xùn)內(nèi)容
g)與本崗位有關(guān)的管理要求(程序文件、本部門工作手冊等);
h)本崗位工作標(biāo)準(zhǔn)要求;
i)崗位工作/服務(wù)規(guī)范與作業(yè)規(guī)程;
j)所用設(shè)備、工具的性能、操作方法和安全操作規(guī)程;
k)應(yīng)執(zhí)行的文件和記錄的要求;
l)應(yīng)注意的安全事項(xiàng)及緊急情況的應(yīng)變措施等。
4.3.6經(jīng)過培訓(xùn)后,均需進(jìn)行上崗考核,由各職能部門安排進(jìn)行考核,綜合管理部將進(jìn)行檢查,考核合格將由中心經(jīng)理簽發(fā)上崗培訓(xùn)合格證,由綜管部統(tǒng)一調(diào)配予以上崗。
4.4返訓(xùn)
4.4.1對連續(xù)三次考核績效扣分較多的人員進(jìn)行返訓(xùn)。返訓(xùn)由中心各職能部門對口負(fù)責(zé),執(zhí)行新員工入職培訓(xùn)程序。
4.4.2如返訓(xùn)不合格,由綜管部統(tǒng)一負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)辦理辭退手續(xù)。
5培訓(xùn)方式及培訓(xùn)記錄
5.1培訓(xùn)方式:
a)講座:針對實(shí)際需求組織集中授課;
b)崗位練兵(操練):干什么、學(xué)什么、練什么
c)示范:現(xiàn)場演示,面對面、手把手傳授
d)師傅帶徒弟
e)外部培訓(xùn)或代培:
5.2培訓(xùn)可采用培訓(xùn)記錄表、培訓(xùn)簽到表、會議記錄、日講評記錄、合格證書等適宜的方式記錄
5.2.1管理處根據(jù)培訓(xùn)簽到表,應(yīng)填寫《培訓(xùn)記錄表》、《個人培訓(xùn)檔案》記錄培訓(xùn)人員、內(nèi)容、時間、地點(diǎn)、考核成績等信息,歸檔保存。培訓(xùn)記錄可作為員工績效評價、獎罰的依據(jù)。
> 5.2.2職能部門、各管理處需要增加的計劃外培訓(xùn),應(yīng)填寫《培訓(xùn)申請表》,經(jīng)中心經(jīng)理批準(zhǔn)后,由相關(guān)職能部門組織實(shí)施。
6培訓(xùn)的考核評價
6培訓(xùn)的考核評價
6.1對接受培訓(xùn)的員工的評價可通過理論考核、操作考核、觀察、面談、問卷、績效評估等適宜的方式進(jìn)行。
6.2每月對中心組織開展的培訓(xùn)課程應(yīng)選擇一堂課程進(jìn)行評價,由中心綜合管理部下發(fā)、收集、匯總《培訓(xùn)效果評估表》,并進(jìn)行分析評價。對管理處每月開展的培訓(xùn),管理處也需選擇一堂課程下發(fā)、收集、匯總《培訓(xùn)效果評估表》,并進(jìn)行分析評價。
6.3綜合管理部、各管理處應(yīng)根據(jù)對員工培訓(xùn)效果的評價結(jié)果,識別是否需要進(jìn)一步的培訓(xùn)。根據(jù)對學(xué)員對培訓(xùn)課程的效果評價,確定是否需要改進(jìn)培訓(xùn)方法,以獲得更好的效果。
6.4培訓(xùn)效果不能達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)時,綜合管理部應(yīng)組織進(jìn)行原因分析,并采取必要的改進(jìn)措施。
相關(guān)質(zhì)量記錄
1.《培訓(xùn)申請單》zc-04/b03
2.《崗位培訓(xùn)計劃》zc-04/b04
3.《培訓(xùn)記錄表》zc-04/b05
4.《會議/培訓(xùn)簽到表》zc-04/b07
5.《員工培訓(xùn)檔案》zc-04/b09
6.《會議記錄》zc-04/b10
第3篇 學(xué)校（學(xué)院）物業(yè)管理中心安全工作制度
學(xué)校(院)物業(yè)管理中心安全工作制度
為了更好地貫徹安全第一、預(yù)防為主的方針,認(rèn)真落實(shí)安全生產(chǎn)負(fù)責(zé)制和安全生產(chǎn)責(zé)任追究制,特制訂安全工作制度如下:
一、嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)校及總公司的各項(xiàng)安全工作制度,堅持誰主管,誰負(fù)責(zé)的原則。
二、加強(qiáng)職工安全教育,職工上崗(轉(zhuǎn)崗)前,必須進(jìn)行安全教育和培訓(xùn),增強(qiáng)職工的安全意識。
三、中心全體職工必須嚴(yán)格執(zhí)行安全操作規(guī)程,杜絕三違現(xiàn)象的發(fā)生。
四、要害部位嚴(yán)禁閑人進(jìn)入,其電器、設(shè)備、照明等均應(yīng)符合安全規(guī)程要求。對重要的設(shè)備設(shè)施要定期檢測、校驗(yàn),禁止設(shè)備病態(tài)工作。
五、高空作業(yè)時嚴(yán)格執(zhí)行雙人操作制度,采取嚴(yán)格的保護(hù)措施,防止意外事故的發(fā)生。
六、嚴(yán)格危險有毒物品的管理,實(shí)行雙人雙鎖的管理辦法,嚴(yán)禁擅自存放、領(lǐng)用,以確保安全。
七、值班人員必須嚴(yán)格遵守勞動紀(jì)律,按時到崗,嚴(yán)禁擅自脫崗、私自調(diào)崗。
八、嚴(yán)格監(jiān)控保密制度,監(jiān)控人員在屏幕上看到的情況不得擅自外傳,發(fā)現(xiàn)可疑情況要及時上報。禁止無關(guān)人員進(jìn)入監(jiān)控重地,有關(guān)人員需觀看(或調(diào)看)監(jiān)控錄像,必須履行審批手續(xù)。
第4篇 大廈物業(yè)管理中心行文管理工作流程
物業(yè)管理中心行文管理工作流程
1、目的
對中心行文做出規(guī)定。
2、范圍
本手冊規(guī)定中心上行文、平行文、下行文發(fā)放收集管理流程。
3、職責(zé)
3.1中心經(jīng)理批準(zhǔn)中心行文。
3.2綜合管理部負(fù)責(zé)中心行文的擬定、發(fā)放、歸集
3.3各職能部門、各管理處擬定與職責(zé)相關(guān)的行文,報中心經(jīng)理批準(zhǔn)。
4、行文管理
4.1常用公文種類
4.1.1決定
用于對重要事項(xiàng)做出決策和安排,獎懲有關(guān)單位和個人,變更或撤消下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。
4.1.2指示
用于對下級單位布置工作,闡明指導(dǎo)原則。
4.1.3通告
用于在一定范圍內(nèi)公布各單位及員工應(yīng)當(dāng)遵守的或需要周知的事項(xiàng)。
4.1.4會議紀(jì)要
用于記載、傳達(dá)會議情況及議定事項(xiàng)。
4.1.5通知
用于傳達(dá)上級批示和要求下級辦理或周知的事項(xiàng);批轉(zhuǎn)下級公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級以及不相隸屬單位的公文;發(fā)布規(guī)章;任免和聘用管理人員。
4.1.6通報
用于對人和事的表揚(yáng)或批評;傳達(dá)重要精神或情況。
4.1.7請示
用于向上級請求指示,批準(zhǔn)。
4.1.8報告
用于向上級匯報工作,反映情況,提出意見和建議,答復(fù)上級詢問。
4.1.9批復(fù)
用于答復(fù)下級請示事項(xiàng)。
4.1.10總結(jié)
用于向上級做綜合性的全面工作匯報。
4.1.11計劃
用于對今后工作做出全面安排。
4.1.12簽報
用于各部門向公司領(lǐng)導(dǎo)請示,匯報工作。
4.1.13函
用于不相隸屬關(guān)系單位或部門之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題,向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等。
4.1.14內(nèi)部信息
用于向上級單位和公司內(nèi)部披露公司重要事件、主要工作、經(jīng)營管理情況、最新動態(tài)以及所涉行業(yè)的最新前沿理論和消息等,一般每月定期發(fā)布一次。
4.2行文關(guān)系和規(guī)則
4.2.1各管理處應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍確定行文關(guān)系,非緊急情況不得越級行文。
4.2.2各管理處不得直接向公司及以上單位行文,如確要行文,應(yīng)由各管理處擬稿,經(jīng)中心綜合管理部審核,報中心經(jīng)理批準(zhǔn)后呈報。
4.2.3公文原則上不得直接呈報領(lǐng)導(dǎo)個人;各管理處不得以單位負(fù)責(zé)人個人名義向公司或公司領(lǐng)導(dǎo)呈報需公司審批的文件。
4.2.4所有公文原則上由中心綜合管理部統(tǒng)一處理。
4.2.5凡需兩個以上部門會簽處理的公文,由主辦部門牽頭,組織有關(guān)部門會簽辦理。
4.2.6向上級請示的公文,一般只寫一個呈報單位,如果需同時報告另一上級單位,可用抄報的形式。
4.3公文處理程序
4.3.1公文處理程序分為收文程序、發(fā)文程序、內(nèi)部簽報和文件傳閱程序。收文程序包括簽收、錄入(登記)、分辦、催辦、反饋、歸檔等;發(fā)文程序包括擬稿、審稿、會簽、核稿、簽發(fā)、編號、打印、校對、登記、發(fā)送和存檔等;內(nèi)部簽報程序包括擬文、審核、批轉(zhuǎn)、附議、批閱、經(jīng)辦、歸檔等;文件傳閱程序包括擬文、審核、流轉(zhuǎn)、批辦、歸檔等。
4.3.2中心綜合管理部收到外單位或各管理處送來的文件,在《收(發(fā))文登記簿》中及時記錄,同時填寫《文件會簽單》,對其來源、去向、時間、編號、內(nèi)容和處理情況等進(jìn)行登記。公司來文由中心經(jīng)理或綜合管理部部門負(fù)責(zé)人根據(jù)需要決定是否轉(zhuǎn)發(fā),一般屬于公司規(guī)章制度、品質(zhì)管理及明確須下發(fā)的文件,則下發(fā)各管理處并由管理處存檔,其它文件不再正式下文轉(zhuǎn)發(fā),而是通過例會向各管理處傳達(dá)。
4.3.3根據(jù)辦理事項(xiàng)的需要,由經(jīng)辦人員撰稿、文員按規(guī)定格式排版、由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人對公文內(nèi)容、格式等進(jìn)行核稿,由中心領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)。
4.3.4核稿重點(diǎn)為:是否需要行文,是否與有關(guān)部門、單位協(xié)商、會簽,文字表述、文種使用、公文格式等是否符合公文管理辦法。核稿過程中,如屬一般性問題,核稿人可直接修改;如改動較大,可附上意見,退相關(guān)部門或管理處修改。
4.3.5綜合管理部按發(fā)送范圍分發(fā),在《收(發(fā))文登記簿》中及時記錄;對以易發(fā)系統(tǒng)、傳真方式發(fā)送的文件,必須要求收文單位予以確認(rèn)。
4.3.6對下發(fā)的重要公文,主辦部門要及時了解和反饋執(zhí)行情況。
4.3.7公文辦理完畢后,具體承辦人應(yīng)根據(jù)文書立卷要求,整理公文原稿及有關(guān)資料交中心綜合管理部分類存檔,個人未經(jīng)許可,不得私自保存應(yīng)存檔的的公文。
4.3.8對于沒有存檔價值的公文,經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可銷毀。
5、相關(guān)質(zhì)量記錄
1.《文件會簽單》 zc-01/b04
2.《收(發(fā))文登記簿》gg-jr-02/b06
第5篇 物業(yè)管理中心內(nèi)部審核工作流程
物業(yè)管理中心內(nèi)部審核工作流程
1目的
驗(yàn)證中心質(zhì)量管理體系是否符合管理和服務(wù)實(shí)現(xiàn)的策劃,是否符合標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量管理體系的要求,是否得到有效的保持、實(shí)施和改進(jìn)。
2范圍
適用于公司質(zhì)量管理體系所覆蓋的__管理中心管理區(qū)域。
3職責(zé)
3.1中心經(jīng)理批準(zhǔn)中心《年度內(nèi)審計劃》和《內(nèi)審實(shí)施計劃》,批準(zhǔn)《內(nèi)審報告》,并擔(dān)任內(nèi)審組長。
3.2綜合管理部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)內(nèi)審工作,負(fù)責(zé)選定內(nèi)審員,協(xié)調(diào)內(nèi)審活動的開展;負(fù)責(zé)編寫《年度內(nèi)審計劃》和《內(nèi)審報告》;實(shí)施《內(nèi)審實(shí)施計劃》,組織編寫《內(nèi)審檢查表》,編寫《內(nèi)審報告》,組織跟蹤糾正/預(yù)防措施實(shí)施的驗(yàn)證。
3.3受審核管理處負(fù)責(zé)配合內(nèi)審活動,負(fù)責(zé)實(shí)施糾正或糾正/預(yù)防措施。
4程序
4.1年度內(nèi)審計劃
4.1.1內(nèi)審每年進(jìn)行二次。中心綜合管理部負(fù)責(zé)根據(jù)擬審核的活動、區(qū)域的狀況和重要程度及以往審核的結(jié)果,策劃、編制《年度內(nèi)審計劃》,于每年年初報中心經(jīng)理批準(zhǔn)。出現(xiàn)以下情況時由中心經(jīng)理及時組織內(nèi)審:
a.組織機(jī)構(gòu)、管理體系發(fā)生重大變化;
b.出現(xiàn)重大質(zhì)量事故,或業(yè)主對某一服務(wù)環(huán)節(jié)連續(xù)投訴;
c.法律、法規(guī)及其他外部要求的變更;
d.在接受業(yè)主、認(rèn)證方審核、公司內(nèi)審之前;
e.中心經(jīng)理認(rèn)為有必要時。
4.1.2《年度內(nèi)審計劃》內(nèi)容
a.審核目的、范圍、依據(jù)、頻次和方法;
b.受審部門和審核時間。
4.1.3根據(jù)需要,可審核質(zhì)量體系覆蓋的全部要求和管理處,也可以專門針對某幾項(xiàng)要求對管理處進(jìn)行重點(diǎn)審核,但當(dāng)年內(nèi)審必須覆蓋所有管理處。
4.2內(nèi)審前準(zhǔn)備
4.2.1內(nèi)審組
a.審核時,內(nèi)審員必須與受審部門無直接的責(zé)任關(guān)系;
b.內(nèi)審員必須經(jīng)過內(nèi)審員培訓(xùn)合格、中心經(jīng)理指定;
c.內(nèi)審組長由中心經(jīng)理擔(dān)任。
4.2.2綜合管理部負(fù)責(zé)人策劃、編制本次《內(nèi)審實(shí)施計劃》,交中心經(jīng)理批準(zhǔn)。計劃的編制要具有嚴(yán)肅性和靈活性,應(yīng)考慮擬審核的過程、區(qū)域的狀況和重要性,及以往審核的結(jié)果。
4.2.3《內(nèi)審實(shí)施計劃》內(nèi)容
a.審核目的、范圍、方法和依據(jù);
b.內(nèi)審組成員;
c.內(nèi)審日期、日程;
d.受審部門及審核要點(diǎn);
e.內(nèi)審報告分發(fā)范圍、日期。
4.2.4內(nèi)審組應(yīng)提前三天將《內(nèi)審實(shí)施計劃》以書面形式通知受審核部門,受審核部門接到計劃后應(yīng)安排配合人員,并做好準(zhǔn)備工作。如對審核項(xiàng)目和日期有異議,需在內(nèi)審前一天通知內(nèi)審組,經(jīng)協(xié)商另行安排。
4.2.5在了解受審核部門的具體情況后,品質(zhì)培訓(xùn)部根據(jù)《內(nèi)審實(shí)施計劃》組織內(nèi)審員編寫《內(nèi)審檢查表》。《內(nèi)審檢查表》要詳細(xì)列出審核要點(diǎn)、項(xiàng)目、依據(jù)、方法,確保無遺漏和審核能順利進(jìn)行。
4.3內(nèi)審實(shí)施
4.3.1首次會議
a.參會人員:內(nèi)審組成員及各受審管理處主任、陪同人員;綜合管理部負(fù)責(zé)人主持會議;與會者在《會議簽到表》上簽到,并由綜合管理部保留會議記錄;
b.會議內(nèi)容:綜合管理部負(fù)責(zé)人介紹審核目的、范圍、依據(jù)、方式、組員和審核日程,并與被審核部門確定陪同人員。
c.內(nèi)審組長講話。
4.3.2現(xiàn)場審核
a.內(nèi)審員依據(jù)內(nèi)審分工、《內(nèi)審檢查表》對被審核部門的質(zhì)量管理體系運(yùn)行情況進(jìn)行現(xiàn)場審核;
b.當(dāng)現(xiàn)場審查發(fā)現(xiàn)問題時,內(nèi)審員應(yīng)進(jìn)一步調(diào)查清楚,對存在問題的客觀性進(jìn)行研究,力求公正,并將不合格事實(shí)記錄于《內(nèi)審檢查表》中;
c.內(nèi)審員在審核完成后,對受審核管理處負(fù)責(zé)人作一次口頭報告,將孤立、偶然、輕微的不合格提出糾正要求;對需進(jìn)行原因分析的不合格提出相應(yīng)的建議。
4.3.3內(nèi)審報告
4.3.3.1現(xiàn)場審核后,相關(guān)內(nèi)審小組召開內(nèi)審小組會議,綜合分析、評審檢查結(jié)果,依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、體系文件及有關(guān)法律法規(guī)要求,必要時還要依據(jù)與業(yè)主簽定的合同要求,確認(rèn)不合格項(xiàng):對于孤立、偶然、輕微的能夠立即整改的不合格,要求責(zé)任部門予以糾正;對于需進(jìn)行原因分析的不合格填發(fā)《不合格報告》,由責(zé)任管理處進(jìn)行原因分析,并制定糾正/預(yù)防措施,經(jīng)內(nèi)審員確認(rèn)后實(shí)施,內(nèi)審員負(fù)責(zé)對實(shí)施結(jié)果跟蹤驗(yàn)證、記錄。
4.3.3.2不合格的分級
a.嚴(yán)重不合格:在業(yè)主中造成或可能造成嚴(yán)重影響,或服務(wù)提供過程中連續(xù)多次發(fā)生的不合格;在采購服務(wù)或采購物資中,已造成或可能造成較大經(jīng)濟(jì)損失、引發(fā)安全事故、引起業(yè)主重大投訴的采購服務(wù)或采購物資;質(zhì)量管理體系的系統(tǒng)失效或區(qū)域失效;
b.一般不合格:在業(yè)主中不會引起很大爭議的需進(jìn)行原因分析的不合格;服務(wù)過程中出現(xiàn)的偶然、一般性需進(jìn)行原因分析的不合格;在采購服務(wù)或采購物資中,偶然、一般性需進(jìn)行原因分析的不合格;質(zhì)量管理體系偶然、一般性需進(jìn)行原因分析的不合格;
c.采取糾正的不合格:個別、偶然、孤立、輕微,且易于糾正和無須原因分析的不合格(通常由發(fā)現(xiàn)人通知責(zé)任人立即整改糾正即可)。
4.3.3.3內(nèi)審組依據(jù)《不合格報告》在《不合格項(xiàng)分布表》中記錄不合格項(xiàng)分布情況。
4.3.3.4現(xiàn)場審核后一周內(nèi),品質(zhì)培訓(xùn)部完成《內(nèi)審報告》,交中心經(jīng)理批準(zhǔn)。內(nèi)審報告內(nèi)容:
a.審核目的、范圍、方法和依據(jù);
b.內(nèi)審組成員、被審核部門;
c.內(nèi)審計劃實(shí)施情況總結(jié);
d.不合格項(xiàng)數(shù)量、分布情況、嚴(yán)重程度;
e.存在的主要問題分析;
f.對中心質(zhì)量管理體系有效性、符合性結(jié)論及今后應(yīng)改進(jìn)的地方。
4.3.4末次會議
a.參會人員:內(nèi)審組成員及各部門負(fù)責(zé)人;綜合管理部負(fù)責(zé)人主持會議;與會者在《會議簽到表》上簽到,并由綜合管理部保留會議記錄;
b.會議內(nèi)容:綜合管理部負(fù)責(zé)人重申審核目的,宣讀《不合格報告》和審核結(jié)論,根據(jù)《改進(jìn)控制程序》提出完成糾正/預(yù)防措施的要求及日期;中心經(jīng)理講話;
c.綜合管理部發(fā)放、保存《不合格報告》。
4.3.5責(zé)任管理處實(shí)施糾正/預(yù)防措施,中心經(jīng)理指定內(nèi)審員對實(shí)施結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)證
相關(guān)質(zhì)量記錄
1.《年度內(nèi)審計劃》zc-20/b01
2.《內(nèi)審實(shí)施計劃》zc-20/b02
3.《內(nèi)審檢查表》zc-20/b03
4.《不合格報告》zc-20/b04
5.《不合格項(xiàng)分布表》zc-20/b05
6.《內(nèi)審報告》zc-20/b06
第6篇 大廈物業(yè)管理中心工作檢查流程
物業(yè)管理中心工作檢查流程
1目的
通過對管理處工作的督查,提高質(zhì)量管理水平。
2范圍
本手冊規(guī)定了中心對各管理處的工作檢查。
3職責(zé)
3.1中心經(jīng)理每月組織中心職能部門對管理處進(jìn)行檢查。
3.2中心經(jīng)理安排職能部門對中心進(jìn)行夜查。
3.3中心職能部門不定期對各管理處進(jìn)行檢查。
4中心檢查流程
4.1中心月檢
4.1.1中心綜合管理部于年初擬定中心月檢計劃報中心經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。
4.1.2原則上對__大廈、__商城、公共區(qū)域等管理面積較大的管理處每月進(jìn)行一次中心月檢。
4.1.3按照中心月檢計劃進(jìn)行中心月檢,如遇特殊情況,檢查時間可順延。
4.1.4由中心經(jīng)理確定每月的檢查時間,組織各職能部門組成檢查小組,并通知各受檢管理處做好檢查配合準(zhǔn)備工作。
4.1.5中心檢查小組到各管理處,各管理處做好檢查的配合工作,各職能部門按照職能分工依據(jù)公司項(xiàng)目管理、檢查考評表和年度品質(zhì)考核指標(biāo)等對管理處工作進(jìn)行對口檢查,并將檢查到的問題記錄于《工作檢查記錄表 》。
4.1.6檢查后,各職能部門將檢查結(jié)果匯總到綜合管理部,綜合管理部進(jìn)行匯總整理后,由中心經(jīng)理審核后下發(fā)各管理處。
4.1.7各管理處根據(jù)檢查情況,對查出的問題擬定出整改計劃,并上報中心綜合管理部,限期進(jìn)行整改,綜合管理部和對口職能部門將在下次月檢中重點(diǎn)檢查整改情況。
4.1.8中心也可定期以中心內(nèi)審方式開展中心月檢工作。
4.2中心夜檢
4.2.1每月由中心經(jīng)理安排至少進(jìn)行一次中心夜檢活動,對中心下屬各管理處夜間工作進(jìn)行檢查。
4.2.2檢查人可由中心經(jīng)理、經(jīng)理助理、中心各職能部門負(fù)責(zé)人和指定人員組成。
4.2.3在檢查前知道將進(jìn)行檢查的人員不得通報接受檢查的管理處;在管理處接受檢查后,接受檢查人員不得將檢查信息向其他中心管理處通報,如發(fā)現(xiàn)有通報現(xiàn)象,將嚴(yán)肅處理。
4.2.4檢查人對管理處夜班崗位進(jìn)行檢查,檢查其是否按照工作職責(zé)和工作標(biāo)準(zhǔn)履行了其職責(zé)。
4.2.5對夜間檢查發(fā)現(xiàn)的問題,由綜合管理部進(jìn)行匯總下發(fā),各管理處對檢查出的問題要及時進(jìn)行處理,并上報整改方案。
4.3中心職能部門檢查
4.3.1中心職能部門需不定期組織人員對各管理處進(jìn)行工作檢查,對相關(guān)職能范圍內(nèi)的工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo),幫助提升管理處服務(wù)管理質(zhì)量,記錄填寫于《服務(wù)質(zhì)量檢查考評表》。
相關(guān)質(zhì)量記錄
1.《工作檢查記錄表》gg-jr-02/b04
2.《夜間工作檢查表》gg-jr-02/b05
