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有哪些
機關公文處理制度主要包括以下幾個方面：
1. 公文格式規(guī)范：包括標題、正文、附件、簽署、日期等各部分的排版和格式要求。
2. 公文種類劃分：如決定、通知、報告、函件等，各有其特定的適用場景和寫作要求。
3. 公文流轉程序：涵蓋擬稿、審核、簽發(fā)、傳遞、歸檔等步驟，確保公文的有效管理和執(zhí)行。
4. 公文保密制度：對涉密公文的分類、保管、傳遞和銷毀進行嚴格規(guī)定。
5. 公文時效管理：設定公文的辦理時限，促進工作效率。
內容是什么
這些制度規(guī)定了公文的生成、審批、執(zhí)行和存儲等全過程。例如，公文格式規(guī)范要求標題應清晰，正文層次分明，附件有序；公文種類劃分則幫助確定何種事務應以何種形式傳達；公文流轉程序保證了公文從起草到執(zhí)行的合法性和權威性；公文保密制度確保了敏感信息的安全；公文時效管理則有助于提高機關運行效率，防止拖延。
規(guī)范
遵守這些制度，機關工作將更加有序，減少誤解和延誤。每個環(huán)節(jié)都需嚴謹對待，如擬稿人需準確表達意圖，審核人要確保內容合規(guī)，簽發(fā)人應負責任地審批，傳遞過程中要確保無遺漏，歸檔時則要系統(tǒng)化、標準化。
重要性
機關公文處理制度的重要性不容忽視。它不僅提升了公文處理的標準化和專業(yè)化，也保障了政策指令的準確傳達和執(zhí)行。良好的公文管理制度能夠維護機關形象，增強公信力，同時也是提高行政效能，推動政務公開，實現(xiàn)依法行政的重要保障。因此，每一位機關工作人員都應熟知并嚴格遵守這些制度，以提升整個組織的工作效率和質量。
機關公文處理制度范文
第1篇 機關公文處理制度
××機關公文處理制度
××機關公文處理制度
第一章總 則
第一條為使廳機關的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化,提高公文處理工作的效率和公文質量,根據(jù)國家有關規(guī)定,結合廳機關實際,制定本制度。
第二條廳機關的公文處理工作應堅持實事求是的原則,嚴格按國家和本制度的規(guī)定進行,做到準確、及時、安全、保密。
第三條廳辦公室主管廳機關并負責指導下級單位的公文處理工作,主要任務是:
(一)依據(jù)國家有關規(guī)定,制定廳機關公文處理工作的各項具體規(guī)章、制度,并負責組織實施;
(二)負責廳機關的收、發(fā)文辦理及公文的管理、立卷歸檔等工作;
(三)起草、校核以廳和廳辦公室名義制發(fā)的公文;
(四)負責公文處理中的督促檢查工作;
(五)負責公文處理中的安全保密工作;
(六)對下級單位公文處理工作進行業(yè)務指導,組織業(yè)務交流和業(yè)務培訓;
(七)負責與公文處理有關的其他工作。
第四條廳辦公室負責公文處理工作的人員應具有較高的政治和業(yè)務素質,工作積極,作風嚴謹,遵守紀律,恪盡職守,刻苦鉆研,樂于奉獻。要熟悉各種辦公自動化手段,努力提高工作效率和質量。
第五條廳機關公文處理工作應當貫徹“黨政分開”的原則,行政公文不得對黨的組織作指示,不處理黨內各種事務。
第二章公文種類
第六條公文必須按國家規(guī)定的文種行文,公文的種類主要是:
(一)命令(令)
適用于依照有關法律規(guī)定發(fā)布規(guī)章;宣布施行重大強制性行政措施;獎懲有關人員;撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定。
(二)決定
適用于對重要事項或者重大行動做出安排。
(三)指示
適用于對下級機關布置工作,闡明工作活動的原則。
(四)公告、通告
“公告”適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。
“通告”適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。
(五)通知
適用于批轉下級的公文,轉發(fā)上級機關秒相隸屬機關的公文;發(fā)布規(guī)章;傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項;任免和聘用干部。
(六)通報
適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。
(七)報告
適用于向上級機關匯報工作,反映情況,提出意見或者建議,答復上級機關的詢問。(凡請上級機關指示或者批復的公文,不得用“報告”)
(八)請示
適用于向上級機關請求指示、批準有關事項。(“請示”就是“請示”,不得用“請示報告”)
(九)批復
適用于答復下級機關的請示事項。
(十)函
適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作,詢問和答復問題,向有關主管部門請求批復。(即使是向有關主管部門“請求”批復,也不得用“請示”)
(十一)會議記要
適用于記載、傳達會議情況和議定事項。
第三章公文格式
第七條公文一般由發(fā)文機關、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)時間等部份組成。
(一)發(fā)文機關應當寫全稱或者規(guī)范化簡稱;聯(lián)合行文可以用主辦機關也可以用幾家機關的名稱,主辦機關應當排列在前。(文號應編主辦機關的文號)
(二)秘密公文應當分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”。文件的秘密等級標注在首頁的右上角,密碼電報的秘密等級標注在首頁的密級欄內。“絕密”、“機密”公文應當標明份數(shù)序號。
(三)緊急公文應當分別標明“特急”、“緊急”,標注在首頁右角上,有秘級時,收標注在其下方位置。緊急電報應當標首頁的等級欄內,標明“特急”、“加級”、“平級”。
(四)發(fā)文字號,包括機關代字、年份、序號,不般位于發(fā)文機關之下,橫格線之上正中位置。年份不能簡寫,置于中括號內。聯(lián)合行文,只標明主辦機關發(fā)文字號。
(五)上報公文,應當標明簽發(fā)人姓名,一般標注在發(fā)文字號右側。聯(lián)合上報的簽發(fā)人姓名上下排列,排列順序與發(fā)文機關一致。
(六)公文標題,應當準確簡明扼要地概括公文主要內容,一般應當標明發(fā)文機關,并準確標明公文種類,標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號,批轉公文,標題應當避免使用重復用語。
(七)主送機關,應當寫機關全稱或者規(guī)范化簡稱,位于標題之下、正文之上頂格位置。不便在正文之前列出主送機關的公文,如“決定”、“會議記要”等,主送機關可以列在正文之后。
(八)公文如有附件,應當在正文以后、成文時間之前注明附件名稱,如有二個以上附件應當注明附件序號。附件應當在首頁左上角注明附件序號。附件一般應當與主件裝定在一起,如不能裝訂在一起,應當在附件首面左上角注明主件發(fā)文字號。
(九)公文會議紀要外,應當加蓋印章,印章端正蓋正成文時間中上方,上沿不壓正文,底邊在成文時間之下。聯(lián)合行文,聯(lián)合發(fā)文機關都應當加蓋印章,印章從左到右排列,排列順序與發(fā)文機關一致。蓋印章的公文一般一再標明發(fā)文機關名稱。落款需署領導人姓名的,應當冠其職務。如正文末頁無空白處蓋章,可另加標明成文時間并加蓋印章同時在印章左上方標明“(此頁無正文)”。
(十)成文時間以領導人簽發(fā)日期為準,聯(lián)合行文以最后簽發(fā)領導人的簽發(fā)時期為準;電報以發(fā)出日期為準。
(十一)文件應當標注主題詞。上報的文件,應當按照上級機關的要求標注主題詞,主題詞標注在文件末頁抄送機關之上。
(十二)公文件的抄送機關標注在主題詞之下、印發(fā)機關和印發(fā)時間之上。
第八條公文的文字從左至右橫寫、橫排。印制文件標題一般用2號宋體字,正文用3號仿宋體字,每頁19行,每行25個字。
公文用紙一般為16開型(260×184),涉外公文采用國際標準a4型(297×210)。左側裝釘。
第四章行文規(guī)則
第九條湖南省交通廳湖南省人民政府主管全省公路、水路交通行的職能部門,在職權范圍內可以獨立對外行文,
上行文:向省人民政府、省人大、省政協(xié)、國家交通部報告、請示工作。根據(jù)工作需要向中央有關部委匯報、請示工作。
平行文:向隸屬單位和地、州、市交通局布置工作,交辦任務,答復請示事項。本廳各職能處室不得對外行文,廳辦公室可以對外、對下行文,在職權范圍內向不相隸屬單位行文。
第十條各行業(yè)管理局和二級單位在職權范圍內可對行文,一般不得越級請示工作、不得越權對外行文。
第十一條本單位可以和同級黨委、軍隊機關、人民團體、行使行政職能的事業(yè)單位聯(lián)合行文。
第十二條“請示”應當一文一事;一般只寫一個主送機關,除領導交辦事項外,“請示”不得直接送領導個人。
第十三條報告中不得夾帶請示事項。
第五章收文辦理
第十四條收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。
第十五條收文應當有專人負責登記。標明秘密等級的公文、上級機關的公文、報送本機關的公文以及代廳擬文稿、會簽文稿、重要的抄送公文,均應編號登記。
第十六條文件分發(fā)應當根據(jù)文件確定的發(fā)送單位、秘密等級、緊急程度、有無附件等情況,查對清楚,編號登記、封發(fā),機密件和絕密件的封口應當加蓋密封章或貼密封箋,交機要交通部門投送。
第十七條需要辦理的公文,文秘部門應當及時提出擬辦意見送領導人批示,或交有關部門辦理。緊急公文應當提出辦理時限。
第十八條承辦單位應當抓緊公文辦理,不得延誤、推諉。對不屬于本單位職權范圍或者說不宜本單位辦理的,應當迅速退回交辦單位的文秘部門并說明情況。
第十九條擬草公文應當做到:
(一)符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定,要切實可行,并加以說明。
(二)情況確實,觀點明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標點符號準確,編幅力求簡短。
(三)人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題后引發(fā)文字號。日期應當寫具體年月日。
(四)轉發(fā)公文應當轉發(fā)文件的責任者和公文標題。
(五)結構層次序數(shù),第一層為“一”,第二層為“(一)”,第三層為“1”,第四層為“(1)”。公文結構層次不宜過多。
(六)必須使用國家法定計量單位。
(七)用詞用字準確、規(guī)范。文內使用簡稱,一般應當先用全稱,并注明簡稱。
(八)二級單位代廳擬稿,應當按公文格式打印或者用方格紙謄正,經領導人簽署上報。(并附報文稿磁盤)
第二十條公文中的數(shù)字,除成文時間、部分結構層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數(shù)碼。
第二十一條公文本機關領導人簽發(fā)。重要的或者涉及面廣的,必須由正職或主持的副職簽發(fā);經授權,有的公文可以由辦公室主任簽發(fā)。
第二十二條審批公文, 主批人應當明確簽署意見,并寫上姓名和審批時間。其他審批人圈閱,應當視為同意。圈閱要注明時間。
第二十三條草擬、修改和簽批公文,應當使用鋼筆、毛筆或專用簽字筆。不得在裝訂線外書寫。
第二十四條公文送領導人簽發(fā)之前,應當由辦公室進行審核。審核的重點是:是否需要行文,是否符合國家法律、法規(guī)和方針、政策及有關規(guī)定,是否和有關部門協(xié)商、會簽,文字表述、文字使用、公文格式等是否符合《國家行政機關公文處理辦法》和有關規(guī)定。
第二十五條上級行政機關的秘密公文,除絕密和注明不準翻印外,經廳領導人或辦公室主任批準,可以翻印、復印,翻印、復印件按機要文件進行管理,密碼電報不得翻印、復印。不得密電明復,明電密電混用。
第二十六條傳遞秘密公文,必須采取保密措施,確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文,必須采用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機傳輸。
第二十七條凡主送我廳和雖未明確主送我廳但需我廳辦理的公文,廳收發(fā)室應將公文標題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機關、成文日期、主送機關、份數(shù)、收文日期一一登記妥善,保證定期移交檔案室歸檔。同時將公文全文掃描,錄入微機,發(fā)送至廳辦公室,處室辦理公文所列事項需要該公文時,收發(fā)室應提供復制件。如轉發(fā)公文,應將該公文送至辦文處室,并注明公文去向。
第二十八條廳辦公室應當根據(jù)來文內容和輕重緩急,及時提出擬辦意見送廳領導批示,或者發(fā)送有關處室、部門辦理。緊急公文應當提出辦理時限。
除特殊情況外,廳領導不受理未經辦公室登記、注批的公文。
第二十九條對需送幾位廳領導傳閱或傳批的公文,由廳辦公室按一定的順序送有關領導閱知或批示。辦理公文傳閱、傳批應隨時掌握公文去向并作記錄,避免漏傳、誤傳或延誤。除廳領導另有指示外,不應將公文在廳領導之間自行傳遞。
第三十條經廳領導批示的公文,或辦公室注請各處室、部門閱處的公文,由收發(fā)室或辦公室秘書送達,各承辦處室、部門要簽收、登記。
第三十一條各承辦處室、部門應當抓緊公文的辦理,不得延誤、推諉。對不屬于本處室、部門職權范圍或者不適宜本單位辦理的,應當迅速退回廳辦公室并說明理由。
第三十二條送廳領導批示或者有關處室、部門辦理的公文,廳辦公室要負責催辦、查辦,做到緊急公文跟蹤催辦、查辦,重要公文重點催辦、查辦,一般公文定期催辦、查辦。
第三十三條公文辦理后要注意保存,每半年清理一次,交檔案室歸檔。廳機關會議資料和外面開會帶回的資料,須在會議結束后一個月內交檔案室歸檔。
第六章發(fā)文處理
第三十四條凡以本廳名義和廳辦公室名義制發(fā)的公文筆調,首頁均應用《湖南省交通廳發(fā)文稿紙》。文稿制作后,由主辦單位負責人簽字后經有關處室會簽,再送辦公室核稿。未經辦公室核稿的公文文稿不得直接送廳領導審批簽發(fā)。
第三十五條行文應確有必要,注重實效,控制數(shù)量,力求簡短。已開會作了布置和可用電話或當面議定的事項,不行文;會議文件、會議紀要和廳領導在會上的報告、講話,一般不再行文;貫徹上級文件精神,不再制發(fā)具體措施的表態(tài)性或照抄照搬的公文。
第三十六條送核文稿應做到符合政策,觀點明確,條理清晰,內容充實,結構嚴謹,表述準確,文風端正,同時要力求文字精煉,用語規(guī)范,格式正確,杜絕形式主義和繁瑣哲學。
第三十七條廳辦公室應確定專人負責文稿校核工作。文稿校核的基本任務是協(xié)助廳領導保證公文質量。文稿校核的內容是:
(一)報批程序是否符合規(guī)定;
(二)是否確需行文;
(三)內容是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級機關的指示精神,是否完整、準確地體現(xiàn)行文意圖,并同現(xiàn)行有關公文相銜接;
(四)涉及有關部門業(yè)務的事項是否經過協(xié)商并取得一致意見,履行了會簽手續(xù);
(五)所提措施和辦法是否切實可行;
(六)人名、地名、時間、數(shù)字、引文、密級、印發(fā)傳達范圍、主題詞、抄送單位和文字表述是否準確、恰當,漢字、標點符號、計量單位、數(shù)字的用法及文種、公文格式是否符合有關規(guī)定。
核稿人員應樹立高度的政治責任感和工作責任感,認真學習黨的路線、方針、政策,熟悉本廳業(yè)務,熟練掌握文秘常識,一絲不茍,嚴格把關,防止失誤和疏漏。
第三十八條對確無必要行文的公文文稿,應提出不予行文的建議并說明情況,報分管廳領導審定。經領導批準不予行文的,應終止核稿。
第三十九條文稿如需作較大修改,應與起草單位協(xié)商或請其修改。
第四十條文稿由辦公室核稿后,應送分管廳領導審閱并簽發(fā),最后送機要室編寫文號。
轉發(fā)文件和一般會議通知、事項通知由廳辦公室主任簽發(fā),各處室、部門以處室、部門名義向本省本系統(tǒng)對口業(yè)務部門發(fā)函,一般由處室、部門負責人簽發(fā),重要的經主管廳領導同意后簽發(fā)。
第四十一條凡與外單位聯(lián)合行文的,應由其他單位簽發(fā)后,再到我廳會簽。會簽時,先由相關處室(部門)提出意見,再由辦公室核稿,然后送分管廳領導審定。文件內容以我廳業(yè)務為主的,編我廳文號;業(yè)務以其他單位為主的,由其他單位編文號。
第四十二條文稿印發(fā)后,應將原稿和正稿一式五份送機要室,由機要室交檔案室存檔。
第四十三條凡本廳產生的公文,印制裝訂蓋章后,由辦文處室(部門)到文印室取回并負責分裝主、抄送和其他送閱單位后交收發(fā)室(送)寄。廳機關及附近單位的公文一般直接送達(不通過郵局)。郵寄一般一天一次,急件隨時送寄。
文 印 事 務
第四十四條廳辦公室打字室、復印室負責廳機關文印事務,原則上不承印私人和外單位文件、材料。廳機關各處室、部門的業(yè)務性材料、簡報等,應由各處室、部門自行打印好后,交打字室印制。特殊情況下私人和外單位需在打字室、復印室印制文件、材料,須經廳辦公室負責人同意。
第四十五條打字室、復印室一般不直接承接各處室、部門的送印任務,需印件應先送廳辦公室,由廳辦公室核定印制數(shù)量,統(tǒng)籌安排后,交打字室、復印室印制。催印或發(fā)現(xiàn)印制數(shù)量、質量上的問題,各處室、部門亦應告知辦公室處理,一般不直接同打字室、復印室聯(lián)系。
第四十六條打字室、復印室應熱情為機關服務,準確熟練地掌握和使用公文排印標準,努力提高文印效率和質量。在保證質量的前提下,對緊急或重要公文應在規(guī)定的時間內打印完畢。送印件集中時,應按照輕重緩急,抓緊處理。
第四十七條復印室應堅持定時開機復印。非急件,每天上午11:00―12:00,下午4:30―5:30,急件經辦公室負責人同意,隨到隨印。
第四十八條厲行節(jié)約。廳機關各處室、部門應盡量減少文件、材料,打字室、復印室應杜絕浪費,熟練掌握速印、復印技巧,嚴格按核定數(shù)量印制公文。
第四十九條廳機關機要工作制度、檔案工作制度另行制定。
第2篇 ××機關公文處理制度
××機關公文處理制度
第一章 總 則
第一條 為使廳機關的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文質量，根據(jù)國家有關規(guī)定，結合廳機關實際，制定本制度。
第二條 廳機關的公文處理工作應堅持實事求是的原則，嚴格按國家和本制度的規(guī)定進行，做到準確、及時、安全、保密。
第三條 廳辦公室主管廳機關并負責指導下級單位的公文處理工作，主要任務是：
（一）依據(jù)國家有關規(guī)定，制定廳機關公文處理工作的各項具體規(guī)章、制度，并負責組織實施；
（二）負責廳機關的收、發(fā)文辦理及公文的管理、立卷歸檔等工作；
（三）起草、校核以廳和廳辦公室名義制發(fā)的公文；
（四）負責公文處理中的督促檢查工作；
（五）負責公文處理中的安全保密工作；
（六）對下級單位公文處理工作進行業(yè)務指導，組織業(yè)務交流和業(yè)務培訓；
（七）負責與公文處理有關的其他工作。
第四條 廳辦公室負責公文處理工作的人員應具有較高的政治和業(yè)務素質，工作積極，作風嚴謹，遵守紀律，恪盡職守，刻苦鉆研，樂于奉獻。要熟悉各種辦公自動化手段，努力提高工作效率和質量。
第五條 廳機關公文處理工作應當貫徹“黨政分開”的原則，行政公文不得對黨的組織作指示，不處理黨內各種事務。
第二章 公文種類
第六條 公文必須按國家規(guī)定的文種行文，公文的種類主要是：
（一）命令（令）
適用于依照有關法律規(guī)定發(fā)布規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；獎懲有關人員；撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定。
（二）決定
適用于對重要事項或者重大行動做出安排。
（三）指示
適用于對下級機關布置工作，闡明工作活動的原則。
（四）公告、通告
“公告”適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。
“通告”適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。
（五）通知
適用于批轉下級的公文，轉發(fā)上級機關秒相隸屬機關的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部。
（六）通報
適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。
（七）報告
適用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。（凡請上級機關指示或者批復的公文，不得用“報告”）
（八）請示
適用于向上級機關請求指示、批準有關事項。（“請示”就是“請示”，不得用“請示報告”）
（九）批復
適用于答復下級機關的請示事項。
（十）函
適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作，詢問和答復問題，向有關主管部門請求批復。（即使是向有關主管部門“請求”批復，也不得用“請示”）
（十一）會議記要
適用于記載、傳達會議情況和議定事項。
第三章 公文格式
第七條 公文一般由發(fā)文機關、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)時間等部份組成。
（一）發(fā)文機關應當寫全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文可以用主辦機關也可以用幾家機關的名稱，主辦機關應當排列在前。（文號應編主辦機關的文號）
（二）秘密公文應當分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”。文件的秘密等級標注在首頁的右上角，密碼電報的秘密等級標注在首頁的密級欄內?！敖^密”、“機密”公文應當標明份數(shù)序號。
（三）緊急公文應當分別標明“特急”、“緊急”，標注在首頁右角上，有秘級時，收標注在其下方位置。緊急電報應當標首頁的等級欄內，標明“特急”、“加級”、“平級”。
（四）發(fā)文字號，包括機關代字、年份、序號，不般位于發(fā)文機關之下，橫格線之上正中位置。年份不能簡寫，置于中括號內。聯(lián)合行文，只標明主辦機關發(fā)文字號。
（五）上報公文，應當標明簽發(fā)人姓名，一般標注在發(fā)文字號右側。聯(lián)合上報的簽發(fā)人姓名上下排列，排列順序與發(fā)文機關一致。
（六）公文標題，應當準確簡明扼要地概括公文主要內容，一般應當標明發(fā)文機關，并準確標明公文種類，標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號，批轉公文，標題應當避免使用重復用語。
（七）主送機關，應當寫機關全稱或者規(guī)范化簡稱，位于標題之下、正文之上頂格位置。不便在正文之前列出主送機關的公文，如“決定”、“會議記要”等，主送機關可以列在正文之后。
（八）公文如有附件，
應當在正文以后、成文時間之前注明附件名稱，如有二個以上附件應當注明附件序號。附件應當在首頁左上角注明附件序號。附件一般應當與主件裝定在一起，如不能裝訂在一起，應當在附件首面左上角注明主件發(fā)文字號。
（九）公文會議紀要外，應當加蓋印章，印章端正蓋正成文時間中上方，上沿不壓正文，底邊在成文時間之下。聯(lián)合行文，聯(lián)合發(fā)文機關都應當加蓋印章，印章從左到右排列，排列順序與發(fā)文機關一致。蓋印章的公文一般一再標明發(fā)文機關名稱。落款需署領導人姓名的，應當冠其職務。如正文末頁無空白處蓋章，可另加標明成文時間并加蓋印章同時在印章左上方標明“（此頁無正文）”。
（十）成文時間以領導人簽發(fā)日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)領導人的簽發(fā)時期為準；電報以發(fā)出日期為準。
（十一）文件應當標注主題詞。上報的文件，應當按照上級機關的要求標注主題詞，主題詞標注在文件末頁抄送機關之上。
（十二）公文件的抄送機關標注在主題詞之下、印發(fā)機關和印發(fā)時間之上。
第八條 公文的文字從左至右橫寫、橫排。印制文件標題一般用2號宋體字，正文用3號仿宋體字，每頁19行，每行25個字。
公文用紙一般為16開型（260×184），涉外公文采用國際標準a4型（297×210）。左側裝釘。
第四章 行文規(guī)則
第九條 湖南省交通廳湖南省人民政府主管全省公路、水路交通行的職能部門，在職權范圍內可以獨立對外行文，
上行文：向省人民政府、省人大、省政協(xié)、國家交通部報告、請示工作。根據(jù)工作需要向中央有關部委匯報、請示工作。
平行文：向隸屬單位和地、州、市交通局布置工作，交辦任務，答復請示事項。本廳各職能處室不得對外行文，廳辦公室可以對外、對下行文，在職權范圍內向不相隸屬單位行文。
第十條 各行業(yè)管理局和二級單位在職權范圍內可對行文，一般不得越級請示工作、不得越權對外行文。
第十一條 本單位可以和同級黨委、軍隊機關、人民團體、行使行政職能的事業(yè)單位聯(lián)合行文。
第十二條 “請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，除領導交辦事項外，“請示”不得直接送領導個人。
第十三條 報告中不得夾帶請示事項。
第五章 收文辦理
第十四條 收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。
第十五條 收文應當有專人負責登記。標明秘密等級的公文、上級機關的公文、報送本機關的公文以及代廳擬文稿、會簽文稿、重要的抄送公文，均應編號登記。
第十六條 文件分發(fā)應當根據(jù)文件確定的發(fā)送單位、秘密等級、緊急程度、有無附件等情況，查對清楚，編號登記、封發(fā)，機密件和絕密件的封口應當加蓋密封章或貼密封箋，交機要交通部門投送。
第十七條 需要辦理的公文，文秘部門應當及時提出擬辦意見送領導人批示，或交有關部門辦理。緊急公文應當提出辦理時限。
第十八條 承辦單位應當抓緊公文辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本單位職權范圍或者說不宜本單位辦理的，應當迅速退回交辦單位的文秘部門并說明情況。
第十九條 擬草公文應當做到：
（一）符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定，要切實可行，并加以說明。
（二）情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點符號準確，編幅力求簡短。
（三）人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題后引發(fā)文字號。日期應當寫具體年月日。
（四）轉發(fā)公文應當轉發(fā)文件的責任者和公文標題。
（五）結構層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。公文結構層次不宜過多。
（六）必須使用國家法定計量單位。
（七）用詞用字準確、規(guī)范。文內使用簡稱，一般應當先用全稱，并注明簡稱。
（八）二級單位代廳擬稿，應當按公文格式打印或者用方格紙謄正，經領導人簽署上報。（并附報文稿磁盤）
第二十條 公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結構層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)碼。
第二十一條 公文本機關領導人簽發(fā)。重要的或者涉及面廣的，必須由正職或主持的副職簽發(fā)；經授權，有的公文可以由辦公室主任簽發(fā)。
第二十二條 審批公文， 主批人應當明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。其他審批人圈閱，應當視為同意。圈閱要注明時間。
第二十三條 草擬、修改和簽批公文，應當使用鋼筆、毛筆或專用簽字筆。不得在裝訂線外書寫。
第二十四條 公文送領導人簽發(fā)之前，應當由辦公室進行審核。審核的重點是：是否需要行文，是否符合國家法律、法規(guī)
和方針、政策及有關規(guī)定，是否和有關部門協(xié)商、會簽，文字表述、文字使用、公文格式等是否符合《國家行政機關公文處理辦法》和有關規(guī)定。
第二十五條 上級行政機關的秘密公文，除絕密和注明不準翻印外，經廳領導人或辦公室主任批準，可以翻印、復印，翻印、復印件按機要文件進行管理，密碼電報不得翻印、復印。不得密電明復，明電密電混用。
第二十六條 傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機傳輸。
第二十七條 凡主送我廳和雖未明確主送我廳但需我廳辦理的公文，廳收發(fā)室應將公文標題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機關、成文日期、主送機關、份數(shù)、收文日期一一登記妥善，保證定期移交檔案室歸檔。同時將公文全文掃描，錄入微機，發(fā)送至廳辦公室，處室辦理公文所列事項需要該公文時，收發(fā)室應提供復制件。如轉發(fā)公文，應將該公文送至辦文處室，并注明公文去向。
第二十八條 廳辦公室應當根據(jù)來文內容和輕重緩急，及時提出擬辦意見送廳領導批示，或者發(fā)送有關處室、部門辦理。緊急公文應當提出辦理時限。
除特殊情況外，廳領導不受理未經辦公室登記、注批的公文。
第二十九條 對需送幾位廳領導傳閱或傳批的公文，由廳辦公室按一定的順序送有關領導閱知或批示。辦理公文傳閱、傳批應隨時掌握公文去向并作記錄，避免漏傳、誤傳或延誤。除廳領導另有指示外，不應將公文在廳領導之間自行傳遞。
第三十條 經廳領導批示的公文，或辦公室注請各處室、部門閱處的公文，由收發(fā)室或辦公室秘書送達，各承辦處室、部門要簽收、登記。
第三十一條 各承辦處室、部門應當抓緊公文的辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本處室、部門職權范圍或者不適宜本單位辦理的，應當迅速退回廳辦公室并說明理由。
第三十二條 送廳領導批示或者有關處室、部門辦理的公文，廳辦公室要負責催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。
第三十三條 公文辦理后要注意保存，每半年清理一次，交檔案室歸檔。廳機關會議資料和外面開會帶回的資料，須在會議結束后一個月內交檔案室歸檔。
第六章 發(fā)文處理
第三十四條 凡以本廳名義和廳辦公室名義制發(fā)的公文筆調，首頁均應用《湖南省交通廳發(fā)文稿紙》。文稿制作后，由主辦單位負責人簽字后經有關處室會簽，再送辦公室核稿。未經辦公室核稿的公文文稿不得直接送廳領導審批簽發(fā)。
第三十五條 行文應確有必要，注重實效，控制數(shù)量，力求簡短。已開會作了布置和可用電話或當面議定的事項，不行文；會議文件、會議紀要和廳領導在會上的報告、講話，一般不再行文；貫徹上級文件精神，不再制發(fā)具體措施的表態(tài)性或照抄照搬的公文。
第三十六條 送核文稿應做到符合政策，觀點明確，條理清晰，內容充實，結構嚴謹，表述準確，文風端正，同時要力求文字精煉，用語規(guī)范，格式正確，杜絕形式主義和繁瑣哲學。
第三十七條 廳辦公室應確定專人負責文稿校核工作。文稿校核的基本任務是協(xié)助廳領導保證公文質量。文稿校核的內容是：
（一）報批程序是否符合規(guī)定；
（二）是否確需行文；
（三）內容是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級機關的指示精神，是否完整、準確地體現(xiàn)行文意圖，并同現(xiàn)行有關公文相銜接；
（四）涉及有關部門業(yè)務的事項是否經過協(xié)商并取得一致意見，履行了會簽手續(xù)；
（五）所提措施和辦法是否切實可行；
（六）人名、地名、時間、數(shù)字、引文、密級、印發(fā)傳達范圍、主題詞、抄送單位和文字表述是否準確、恰當，漢字、標點符號、計量單位、數(shù)字的用法及文種、公文格式是否符合有關規(guī)定。
核稿人員應樹立高度的政治責任感和工作責任感，認真學習黨的路線、方針、政策，熟悉本廳業(yè)務，熟練掌握文秘常識，一絲不茍，嚴格把關，防止失誤和疏漏。
第三十八條 對確無必要行文的公文文稿，應提出不予行文的建議并說明情況，報分管廳領導審定。經領導批準不予行文的，應終止核稿。
第三十九條 文稿如需作較大修改，應與起草單位協(xié)商或請其修改。
第四十條 文稿由辦公室核稿后，應送分管廳領導審閱并簽發(fā)，最后送機要室編寫文號。
轉發(fā)文件和一般會議通知、事項通知由廳辦公室主任簽發(fā)，各處室、部門以處室、部門名義向本省本系統(tǒng)對口業(yè)務部門發(fā)函，一般由處室、部門負責人簽發(fā)，重要的經主管廳領導同意后簽發(fā)。
第四十一條 凡與外單位聯(lián)合行文的，應由其他單位簽發(fā)后，再到我廳會簽。會簽時，先由相關處室（部門）提出意見，再由辦公室核稿，然后送分管廳領導審定。文件內容以我廳業(yè)務為主的，編我廳文號；業(yè)務以其他單位為主的，由其他單位編文號。
第四十二條 文稿印發(fā)后，應將原稿和正稿一式五份送機要室，由機要室交檔案室存檔。
第四十三條 凡本廳產生的公文，印制裝訂蓋章后，由辦文處室（部門）到文印室取回并負責分裝主、抄送和其他送閱單位后交收發(fā)室（送）寄。廳機關及附近單位的公文一般直接送達（不通過郵局）。郵寄一般一天一次，急件隨時送寄。
文
印 事 務
第四十四條 廳辦公室打字室、復印室負責廳機關文印事務，原則上不承印私人和外單位文件、材料。廳機關各處室、部門的業(yè)務性材料、簡報等，應由各處室、部門自行打印好后，交打字室印制。特殊情況下私人和外單位需在打字室、復印室印制文件、材料，須經廳辦公室負責人同意。
第四十五條 打字室、復印室一般不直接承接各處室、部門的送印任務，需印件應先送廳辦公室，由廳辦公室核定印制數(shù)量，統(tǒng)籌安排后，交打字室、復印室印制。催印或發(fā)現(xiàn)印制數(shù)量、質量上的問題，各處室、部門亦應告知辦公室處理，一般不直接同打字室、復印室聯(lián)系。
第四十六條 打字室、復印室應熱情為機關服務，準確熟練地掌握和使用公文排印標準，努力提高文印效率和質量。在保證質量的前提下，對緊急或重要公文應在規(guī)定的時間內打印完畢。送印件集中時，應按照輕重緩急，抓緊處理。
第四十七條 復印室應堅持定時開機復印。非急件，每天上午11：00―12：00，下午4：30―5：30，急件經辦公室負責人同意，隨到隨印。
第四十八條 厲行節(jié)約。廳機關各處室、部門應盡量減少文件、材料，打字室、復印室應杜絕浪費，熟練掌握速印、復印技巧，嚴格按核定數(shù)量印制公文。
第四十九條 廳機關機要工作制度、檔案工作制度另行制定。
第3篇 p糧食局機關公文處理制度
糧食局機關公文處理制度
公文的處理應做到:嚴格遵守公文處理程序,做到規(guī)范統(tǒng)一,努力提高辦文質量,制發(fā)的一切文稿,必須符合國家的法規(guī)和上級的規(guī)定,力求觀點明確、條理清晰、層次分明、用字精煉準確。堅持少而精的原則,注重效用,減少不必要的文件。加強文件管理,加快傳遞速度,遵守保密規(guī)則。
一、分工
公文由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、油印、立卷和歸檔。各科室指定一名同志兼職,負責本科室有關的公文收發(fā)及科內資料的收集、裝訂和保管。
二、辦交
收文處理包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦等程序。
1、登記分辦:凡寄送本局的各種文電信函均由辦公室負責文檔工作的人員統(tǒng)一拆閱,本局人員代表機關外出參加會議帶回的文件,應及時交辦公室統(tǒng)一處理,各科、室直接收接市委、市政府批辦件及上級有關部門的批辦件和有關部門的會辦件,需先交辦公室登記。收到文電信函后,應集中統(tǒng)一在《收文登記薄》上登記,并及時送局領導閱示,送主辦科室閱處,送有關科、室傳閱。所有傳閱文件自領導閱簽之日起,一周內應傳閱完畢,如有急辦的文件而局領導又外出時,可復印即送有關科、室閱處,事后向局領導匯報。
2、批辦。凡局領導有批示的文稿由辦公室按批示要求,送有關科、室辦理,并由科、室負責人在《文件批辦單》上簽字。有關科、室要按批示及文稿要求,認真及時承辦,辦理完畢后應立即將文稿歸還辦公室,重要批示處理結束后,要及時向局領導匯報結果。
3、承辦。局領導批辦的文稿,各科室承辦結束后,及時送辦公室歸檔。
4、催辦。凡是局領導批辦給各科、室承辦的公文,辦公室要及時檢查催辦;對緊急公文,應當按要求限時催辦,防止延誤推諉和漏辦。
5、閱讀。要嚴格按照文件閱讀的規(guī)定,根據(jù)局領導的批示,組織傳達或傳閱。各類機密文件,按規(guī)定傳閱后,即由辦公室及時收回保管。傳閱件在各科、室不超過二天,傳閱后及時交回辦公室。對傳閱的文件,各科、室不得擅自保留,如工作需要保留的,經領導同意后可復印。因工作需要借閱文件,應向辦公室辦理借閱手續(xù),并限期歸還借閱文件。
三、發(fā)文
1、擬稿。本局各類文檔,根據(jù)工作職責和局領導指示,由有關科、室負責起草。擬寫文件應按《國家行政機關公文處理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。文稿一律用局統(tǒng)一的擬稿紙,用蘭黑或黑色墨水鋼筆抄寫清楚,正文可用電腦擬稿。不得使用圓珠筆或紅色、純藍墨水等不符合存檔要求的筆、墨水書寫。
2、核稿。各科、室擬稿后應由科、室負責人核稿簽字,經辦公室復核后,送局領導審簽。
文稿在起草、審核、復核的過程中,要把握:是否需要行文;應用哪種文號行文;是否符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關規(guī)定;提出的意見和辦法是否切實可行;需要與其它相關部門協(xié)商的事項,是否已協(xié)商一致;內容是否準確屬實;文字表述、文種使用、公文格式是否符合有關規(guī)定。
以本局名義制發(fā)的文件,均由分管領導、局領導會簽后再打印發(fā)文。
3、印發(fā)。經審閱簽發(fā)的文稿,由辦公室編號打印。由擬稿人員負責校對,經裝訂、分封后,交辦公室發(fā)送。
四、歸檔
公文處理完畢后,由辦公室根據(jù)文書立卷要求,把公文原稿和有關材料整理好,寫好案卷名稱及目錄,按要求分別歸檔,年終歸檔立卷工作在次年上半年完成。各科、室需統(tǒng)一保管的文件,平時要做好收集立卷工作,并于次年4月底前交辦公室歸檔。沒有歸檔和查檔價值的公文,經鑒別和主管領導批準后,可以定期銷毀。
