檔案管理公司制度15篇

體系如何搭建

公司的檔案管理工作并非簡(jiǎn)單的文件堆積，而是需要精心規(guī)劃的體系構(gòu)建。我們要明確檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和信息類(lèi)型進(jìn)行細(xì)化，如財(cái)務(wù)、人事、項(xiàng)目等。接著，制定詳細(xì)的歸檔流程，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都有清晰的責(zé)任人，從文件的產(chǎn)生到銷(xiāo)毀全程可控。此外，建立電子化管理系統(tǒng)，提高檢索效率，減少人為錯(cuò)誤。

體系框架

公司檔案管理制度應(yīng)包含以下幾個(gè)核心部分：1）檔案管理政策，闡述檔案的價(jià)值和管理原則；2）操作規(guī)程，詳細(xì)說(shuō)明檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用和銷(xiāo)毀步驟；3）權(quán)限分配，規(guī)定哪些人員可以接觸何種檔案；4）監(jiān)督機(jī)制，設(shè)定定期審查和審計(jì)，保證制度執(zhí)行的有效性。

重要性和意義

檔案管理不僅關(guān)乎公司的歷史記錄，更是法律合規(guī)和業(yè)務(wù)連續(xù)性的保障。它能確保決策有據(jù)可依，防止重要信息丟失，降低風(fēng)險(xiǎn)。良好的檔案管理還能提升工作效率，通過(guò)快速獲取所需信息，支持日常運(yùn)營(yíng)和戰(zhàn)略決策。它是對(duì)外展示公司專(zhuān)業(yè)形象，體現(xiàn)管理水平的一個(gè)窗口。

制度格式

制度文件應(yīng)保持統(tǒng)一的格式，以增強(qiáng)閱讀和理解的便利性。通常包括標(biāo)題、生效日期、修訂記錄、正文四部分。正文部分應(yīng)以簡(jiǎn)潔明了的語(yǔ)言編寫(xiě)，條款清晰，避免模糊表述。例如，“所有員工需在文件生成后7個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔”，這樣的規(guī)定既具體又易于執(zhí)行。制度中應(yīng)包含相應(yīng)的違規(guī)處理措施，以確保制度的權(quán)威性。

檔案管理公司制度的構(gòu)建是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要全面考慮業(yè)務(wù)需求、法規(guī)要求和技術(shù)可行性。只有這樣，才能建立起一套有效、實(shí)用且適應(yīng)公司發(fā)展的檔案管理體系。

檔案管理公司制度范文

第1篇 某物業(yè)公司文件檔案管理制度怎么寫(xiě)

物業(yè)公司文件檔案管理制度

(一)意義

(二)文件檔案的類(lèi)別與形式公司文件檔案包括以下各類(lèi)別的書(shū)面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤(pán)存藏、磁盤(pán)存藏)形式。

1. 公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書(shū)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等2.公司董事會(huì)文件:董事會(huì)構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會(huì)決議、記要等3.公司管理制度:公司運(yùn)營(yíng)、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程4.公司財(cái)務(wù)資料:各類(lèi)總、分帳冊(cè)、報(bào)表、單據(jù)、憑賬、報(bào)告等

5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分配記錄、獎(jiǎng)懲記錄、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄《勞動(dòng)合同》等6.公司經(jīng)營(yíng)策略規(guī)劃:客戶(hù)需求分析、市場(chǎng)分析、各種調(diào)查分析、營(yíng)銷(xiāo)策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等7.公司客戶(hù)名冊(cè):客戶(hù)名冊(cè)、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶(hù)拓展、防談名冊(cè)及記錄等8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項(xiàng)對(duì)外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報(bào)價(jià)體系等9.公司客戶(hù)服務(wù)文件:服務(wù)過(guò)程中與客戶(hù)溝通產(chǎn)生的往來(lái)傳真、往來(lái)函、建議書(shū)、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶(hù)提供之資料等10.公司客戶(hù)檔案:已結(jié)案客戶(hù)的完整檔案,包括客戶(hù)服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計(jì)成果等

11.公司專(zhuān)業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書(shū)、顧問(wèn)服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類(lèi)行業(yè)資料、公司由政府主管部門(mén)獲取及購(gòu)買(mǎi)的政策法規(guī)、公司各類(lèi)剪報(bào)等

12.公司圖書(shū)、雜志:公司由公開(kāi)發(fā)行系統(tǒng)購(gòu)買(mǎi)、訂購(gòu)的各種圖書(shū)、雜志

13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報(bào)告、批復(fù)、外來(lái)文函

14.公司宣傳資料:公司對(duì)外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等。

第2篇 公司檔案管理制度匯編

制度是個(gè)社會(huì)的游戲規(guī)則,更規(guī)范的講,它們是為人們的相互關(guān)系而人為設(shè)定的一些制約。為此,我們一般要求大家共同遵守辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則來(lái)提高辦事效率,才設(shè)定一些制度。下面是我們應(yīng)屆畢業(yè)生制度職責(zé)大全提供的制度文章供您參考:

一、文件材料的歸檔要求:

1.公司在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍。

2. 公司各部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理,并定期交檔案室集中管理,任何人不得拒絕歸檔。3歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。

4. 歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史面貌。

5. 歸檔文件材料必須層次分明,符合其形成規(guī)律,保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。

6. 歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤(pán)、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。

7. 歸檔的文件材料必須為正本,本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。

8. 歸檔的具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

9. 非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。

10. 外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔,無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。

11.為便于保管和利用,歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良,紙面清潔,書(shū)寫(xiě)文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水,禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫(xiě)紙等不牢固的書(shū)寫(xiě)材料。書(shū)寫(xiě)工整、圖像、字跡清晰。

常業(yè)務(wù)工作,是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式,為做好檔案管理工作,特制訂如下制度:

1.凡本公司有關(guān)人員,因工作需要借閱檔案者,一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級(jí)程度,取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字,同時(shí)做登記。

2. 本公司有關(guān)人員如有實(shí)際情況必須借出者,須辦理相關(guān)手續(xù),超過(guò)兩天以上歸還者,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字。但要如期歸還。

3．借閱檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí),須當(dāng)面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時(shí)反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。

4. 外單位借閱檔案者,須持單位介紹信,且經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,只限在本室查閱,一律不外借,且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總理同意審核后方能帶出。

5. 凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。

三、 檔案的保密制度

1.凡屬密級(jí)檔案,必須正確地標(biāo)明密級(jí),并妥善存放。

2. 非綜合檔案室人員不得隨便進(jìn)入檔案庫(kù)房,庫(kù)房門(mén)窗及箱柜應(yīng)隨關(guān)鎖。

3．全體職工對(duì)密級(jí)檔案、文件、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定,不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任。

4. 凡查閱密級(jí)檔案,均須辦理審批和借閱手續(xù),一般只允許在閱檔室查閱,不得帶出或復(fù)制,確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。

5. 查閱人員對(duì)檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù),違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。

6. 檔案人員要忠于職守,認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)保密制度。

7. 定期對(duì)保密檔案保管情況進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。

四、 檔案庫(kù)房管理制度

一、檔案入庫(kù)檢查:1檔案出入庫(kù)房要清點(diǎn)、登記。定期對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行清理、核對(duì),做到賬、物相符。對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案,及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

2. 入庫(kù)底圖應(yīng)批邊分類(lèi)裝袋,照片、磁帶等聲像檔案應(yīng)存放入專(zhuān)用檔案盒(袋)內(nèi)。

3．定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查,做好記錄,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要采取積極有效措施,保證檔案的安全。

二、 檔案庫(kù)房管理:

1.檔案庫(kù)房未經(jīng)許可,外來(lái)人員不得擅自進(jìn)入。

2. 檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀(guān),便于調(diào)卷。

3．庫(kù)房門(mén)窗須安裝窗簾,庫(kù)房?jī)?nèi)采用白熾燈且照度不超過(guò)100勒克期。

4. 避免光線(xiàn)直射檔案,更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對(duì)檔案的危害。

5. 庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)有空氣調(diào)節(jié)和溫濕度計(jì)等設(shè)施,及時(shí)做好溫濕度記錄,溫度應(yīng)控制在14度——24度,相對(duì)濕度控制在45——60%。

6. 庫(kù)內(nèi)及庫(kù)外應(yīng)科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄儀表,庫(kù)房應(yīng)專(zhuān)門(mén)安裝空調(diào)設(shè)備。

7. 庫(kù)房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙,定期檢查,杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。

8. 檔案庫(kù)房要做到八防:防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲(chóng)、防塵。

9. 對(duì)庫(kù)藏檔案應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,及時(shí)報(bào)告并采取措施予以處理。

10. 每年9月定期對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行一次抽樣檢查,掌握檔案管理情況,為科學(xué)管理積累資料。

五、 檔案鑒定、銷(xiāo)毀制度

1.根據(jù)《檔案法》及《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》中的相關(guān)規(guī)定,編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會(huì)計(jì)檔案見(jiàn)會(huì)計(jì)檔案保存期限表。

2. 保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限,保管期限從長(zhǎng)。

3．從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱(chēng)等方面監(jiān)別檔案的價(jià)值。

4. 檔案通過(guò)鑒定,要求保管期準(zhǔn)確,案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確,不完整,應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門(mén)修改、補(bǔ)充。

5. 銷(xiāo)毀檔案必須嚴(yán)格掌握,慎重從事。銷(xiāo)毀前要造具清冊(cè)、提出銷(xiāo)毀報(bào)告、會(huì)同總工辦核查、總經(jīng)理審批。銷(xiāo)毀檔時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,由鑒定小組指定人員會(huì)同保密、保衛(wèi)人員銷(xiāo)毀或監(jiān)銷(xiāo),防止失密。檔案銷(xiāo)毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷(xiāo),并在清冊(cè)上簽字

六、 檔案保管統(tǒng)計(jì)制度

一、檔案庫(kù)房須與辦公室、閱檔室分開(kāi),并有防火、防光、防潮、防蟲(chóng)防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設(shè)施,以確保檔案的安全與完整。

二、 檔案庫(kù)房嚴(yán)禁堆放食品和易燃易爆物,嚴(yán)禁吸煙和使用明火。

三、 建立健全檔案的接收、移交、庫(kù)藏、保管、利用和鑒定銷(xiāo)毀等統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。

四、 做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準(zhǔn)確、及時(shí)、科學(xué)的統(tǒng)計(jì)工作。

七、 綜合檔案室主任職責(zé)

一、認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》,深刻領(lǐng)會(huì)上級(jí)檔案部門(mén)關(guān)于檔案工作的方針、政策,不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和管理水平。

二、 努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù),鉆研各類(lèi)檔案理論基礎(chǔ)知識(shí),充分掌握綜合檔案室?guī)齑鏅n案的各種情況,做到心中有數(shù),操作自如。

三、 檢查督促專(zhuān)、兼職檔案人員的檔案管理工作,對(duì)收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)。

四、 組織檔案網(wǎng)絡(luò)成員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),交流檔案管理經(jīng)驗(yàn)與體會(huì),開(kāi)展檔案工作的檢查評(píng)比,不斷促進(jìn)檔案工作的健康發(fā)展。

五、 定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作,爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持,做好檔案工作計(jì)劃的制訂和落實(shí)。

六、 組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃。

七、 負(fù)責(zé)綜合檔案與各部門(mén)分公司的工作協(xié)調(diào)。

八、 檔案工作人員崗位職責(zé)

一、認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策,堅(jiān)持以法治檔,忠于職守,全心全意為本部門(mén)各項(xiàng)工作做好服務(wù)。

二、 負(fù)責(zé)管理本部門(mén)的檔案,做好各門(mén)類(lèi)、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

三、 積極做好檔案的服務(wù)利用工作,編制必要的檢索工具和參考資料,及時(shí)準(zhǔn)確地提供利用。

四、 做好檔案的“八防”工作,確保檔案的完整與安全。

五、 嚴(yán)格遵守“保密制度”工作,未經(jīng)批準(zhǔn),不得擅自擴(kuò)大檔案的借閱范圍,不得泄露檔案的保密內(nèi)容。

六、 負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

第3篇 公司檔案管理部門(mén)制度

1、公司檔案管理部門(mén),設(shè)置檔案專(zhuān)管崗位,由專(zhuān)人全權(quán)負(fù)責(zé)。

2、文書(shū)結(jié)案后,原稿由檔案專(zhuān)員歸檔,經(jīng)辦部門(mén)視須要留存影本。

如為特別案件因業(yè)務(wù)處置須要,原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管者,應(yīng)經(jīng)檔案管理主管引導(dǎo)批準(zhǔn)后妥為保留,檔案管理部門(mén)以影本歸檔,原稿用畢后仍應(yīng)送檔案管理部門(mén)歸檔并換回影本。

3、檢討文件的本文及 是否完全,如有短少,應(yīng)即追查歸入。

4、文件的處置手續(xù)是否完備,如有遺漏,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)補(bǔ)辦。

5、與本檔案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)。

點(diǎn)收文件后,應(yīng)依下列方法收拾:

1、中文直寫(xiě)文件以右方裝訂為原則,中文橫寫(xiě)或外文文件則以左方裝訂為原則。

2、右方裝訂文件及其 均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角,左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。

3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應(yīng)先整補(bǔ),裁切折疊,使其整齊劃一。

檔案分類(lèi)應(yīng)視案件內(nèi)容、部門(mén)組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素,按部門(mén)、大類(lèi)、小類(lèi)三級(jí)分類(lèi)。

先以部門(mén)別區(qū)分,部門(mén)別之后依案件性質(zhì)分為若干大類(lèi),再在同類(lèi)中依序分為若干小類(lèi)。

檔案分類(lèi)應(yīng)力求切合適用。

倘因案件較多,前款三級(jí)不敷利用時(shí)得于第三級(jí)之后另增第四級(jí)“細(xì)類(lèi)”。

如案件不多,亦可僅應(yīng)用“部門(mén)”及“大類(lèi)”或“小類(lèi)”二級(jí)。

同一小類(lèi)之案件以裝訂于一檔夾為原則,如案件較多,一個(gè)檔夾不敷應(yīng)用時(shí),得分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂,并于小類(lèi)(或細(xì)類(lèi))之后增設(shè)“卷次”編號(hào),以便查考。

每一檔夾封面內(nèi)頁(yè)應(yīng)設(shè)“目次表”,案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄,并以每一案一個(gè)“目次”編號(hào)為原則。

檔號(hào)之表現(xiàn)方法如下 aa―bbccd―ee,aa為經(jīng)辦部門(mén)代號(hào),bb為大類(lèi)號(hào),cc為小類(lèi)號(hào)。

d為檔卷卷次,ee為檔案目次。

檔案各級(jí)分類(lèi)應(yīng)賦予一名稱(chēng),其名稱(chēng)應(yīng)簡(jiǎn)明簡(jiǎn)要,以能充足表現(xiàn)檔案內(nèi)容 性質(zhì)為原則,且有必定范圍,不宜籠統(tǒng)含糊。

各級(jí)分類(lèi)、卷次及目次的編號(hào),均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表現(xiàn);

其位數(shù)應(yīng)用視案件多寡及增加情況而考慮決議。

檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)經(jīng)斷定后,應(yīng)編制“檔案分類(lèi)編號(hào)表”,即將所有分類(lèi)各級(jí)名 稱(chēng)及其代表數(shù)字編號(hào),用必定次序依次排列,以便查閱。

檔案分類(lèi)各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔,以備將來(lái)組織擴(kuò)展或業(yè)務(wù)增繁時(shí),隨時(shí)增補(bǔ)之用。

檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字一經(jīng)斷定,不宜任意修正,如確有修正必要,應(yīng)事先審慎研議,并擬具新舊檔案分類(lèi)編號(hào)對(duì)比表,以免混雜。

第4篇 公司文件及檔案管理制度（7）

公司文件及檔案管理制度(七)

第一章總則

第一條為加強(qiáng)對(duì)公司各類(lèi)文件、檔案的規(guī)范管理,確保檔案保管和使用安全,提高利用效率,更好的為公司經(jīng)營(yíng)管理服務(wù),特制訂本制度。

第二條本制度所稱(chēng)的檔案是指自公司成立,在建司、經(jīng)營(yíng)、管理工作和活動(dòng)中形成的,具有備用、備查價(jià)值的各類(lèi)資質(zhì)證照,文書(shū)、公文、公函,合同、圖紙,影像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄。

第三條本制度適用于公司各部門(mén)。

第二章基本原則及管理范圍

第四條檔案工作的基本原則:集中統(tǒng)一管理公司系統(tǒng)檔案,維護(hù)檔案的完整與安全,便于各項(xiàng)工作的利用。

第五條根據(jù)公司現(xiàn)階段管理特點(diǎn)制定本制度,管理范圍暫不包括人事檔案、會(huì)計(jì)檔案和資金類(lèi)檔案,須由公司相應(yīng)職能部門(mén)負(fù)責(zé)制定三類(lèi)專(zhuān)項(xiàng)檔案的具體管理辦法,公司行政人事部具有監(jiān)督和指導(dǎo)的責(zé)任。

第三章管理機(jī)構(gòu)及主要職責(zé)

第六條管理模式

公司行政人事部是公司系統(tǒng)檔案工作的主要管理部門(mén),采取總經(jīng)理直管模式,即公司檔案管理人員的工作內(nèi)容、業(yè)務(wù)管理和考核等工作均由公司總經(jīng)理直線(xiàn)管理。

第七條管理范圍。主要分為綜合類(lèi)檔案和技術(shù)類(lèi)檔案兩種。

一、綜合類(lèi)檔案主要包括:行政文書(shū)、管理監(jiān)察、經(jīng)營(yíng)管理、營(yíng)銷(xiāo)策劃、計(jì)劃管理、行政廣告和銷(xiāo)售合同、資產(chǎn)、聲像、實(shí)物等檔案;

二、技術(shù)類(lèi)檔案主要包括:各工程項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)報(bào)建、招投標(biāo)和預(yù)決算檔案,以及工程管理性材料、工程項(xiàng)目合同、施工中形成的技術(shù)文件材料和竣工技術(shù)文件等檔案。

第八條重要檔案基本管理要求

合同造價(jià)部、招投標(biāo)采購(gòu)部、總工室、工程部和營(yíng)銷(xiāo)策劃部等專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的部門(mén)必須設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案室或檔案柜,并設(shè)專(zhuān)職人員保管,其它部門(mén)根據(jù)管理需要設(shè)兼職檔案管理員。

第九條檔案管理部門(mén)(行政人事部)主要職責(zé)

一、貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度,確定公司系統(tǒng)全宗編號(hào)原則和檔案分類(lèi)體系;

二、統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作,加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè);

三、監(jiān)督落實(shí)同步歸檔制度,指導(dǎo)各部門(mén)文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作;

四、維護(hù)檔案的完整和安全,做好安全防范、修復(fù)和保護(hù)工作;

五、推行公司系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)。

第四章檔案的歸檔、立卷和移交

第十條檔案歸檔范圍及歸檔時(shí)間

一、對(duì)于公司規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何個(gè)人不得據(jù)為己有、拒絕移交;

二、必須嚴(yán)格按照歸檔時(shí)間進(jìn)行歸檔。如無(wú)正當(dāng)理由延遲歸檔者,將對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行失職問(wèn)責(zé)。

第十一條歸檔要求

一、歸檔專(zhuān)業(yè)技術(shù)要求

(一)歸檔的文件原則上一律為原件,凡有原件的文件,不能以復(fù)印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔,要盡量追加原件,必要時(shí)存復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處;

(二)歸檔的文件材料應(yīng)對(duì)照歸檔范圍完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)收集,工程技術(shù)類(lèi)檔案應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整;

(三)文件書(shū)寫(xiě)和載體材料應(yīng)能耐久保存,文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件,應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存;

(四)聲像類(lèi)、實(shí)物類(lèi)檔案要清晰完整,符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),并按歸檔要求提供拍攝內(nèi)容、時(shí)間、背景、作者等信息。

二、相關(guān)工作要求

(一)如因工作需要不能及時(shí)歸檔的,應(yīng)主動(dòng)向公司行政人事部備案,并安排專(zhuān)人妥善保存,待使用完畢后立即歸檔;

(二)原則上,檔案取得后未存檔之前,部門(mén)人員不得先行使用,否則,如因此項(xiàng)原因?qū)е碌臋n案遺失、損壞等,一律對(duì)當(dāng)事人和部門(mén)負(fù)責(zé)人失職問(wèn)責(zé)嚴(yán)肅處理;

(三)新成立公司,在取得營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、公司章程和印章印模后3個(gè)工作日內(nèi),必須將上述內(nèi)容的原件存公司行政人事部。

第十二條檔案立卷

一、立卷原則

綜合檔案按性質(zhì)、類(lèi)別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律,當(dāng)年立前一年的卷,并預(yù)立當(dāng)年的卷。技術(shù)檔案立竣工工程卷,在建工程資料要整理成冊(cè);

二、立卷時(shí)間:綜合檔案立卷時(shí)間為每年年末或次年年初。技術(shù)檔案在該項(xiàng)目開(kāi)發(fā)報(bào)建工作完成后立即開(kāi)始立卷,該工程項(xiàng)目完工后45天內(nèi)完成組卷工作;

三、各部門(mén)專(zhuān)兼職資料管理員應(yīng)注重日常收集和整理,按照歸檔范圍督促部門(mén)人員及時(shí)歸檔,并做好檔案預(yù)立卷工作。

第十三條檔案移交

一、檔案對(duì)外移交要求:按照政府規(guī)定辦理檔案對(duì)外移交時(shí),須上報(bào)公司總經(jīng)理審批。凡政府部門(mén)批復(fù)的文件及附圖,在政府有關(guān)部門(mén)需回收時(shí),公司行政人事部須留存復(fù)印件備查。

二、公司內(nèi)部移交要求:

(一)行政人事部接收檔案時(shí),應(yīng)根據(jù)移交目錄,與移交人共同逐頁(yè)清點(diǎn),雙方在每一頁(yè)都要簽名確認(rèn)。對(duì)重要、機(jī)密類(lèi)的案卷,更需要仔細(xì)核對(duì),經(jīng)查驗(yàn)無(wú)誤方可辦理簽收手續(xù)。(檔案移交登記表格式見(jiàn)附表一)

(二)全部移交手續(xù)辦理完畢后,移交部門(mén)和行政人事部經(jīng)理均簽署“同意”意見(jiàn),并加蓋部門(mén)印章,檔案移交工作視為完成,移交中的所有記錄均須存檔。

三、對(duì)調(diào)出、離職等人員,在辦理調(diào)離手續(xù)前,必須清還檔案。沒(méi)有行政人事部經(jīng)理簽字,不得辦理調(diào)離手續(xù)。

四、電子檔案管理(略)

第五章檔案的利用

第十四條檔案借閱基本程序

僅在檔案室查閱一般數(shù)據(jù)和信息,辦理普通登記手續(xù)即可,查閱重要密級(jí)資料,須按借閱管理權(quán)限呈公司總經(jīng)理簽字同意,且必須在檔案室當(dāng)場(chǎng)查閱后歸還,不得私自帶出復(fù)印。(檔案查詢(xún)審批表見(jiàn)附表二)

第十五條檔案借閱事項(xiàng)規(guī)定

一、借閱檔案必須按時(shí)歸還,并及時(shí)辦理清戶(hù)手續(xù)。逾期無(wú)法歸還應(yīng)提前辦理延期使用手續(xù);(檔案借閱審批表見(jiàn)附表三)

二、借閱檔案最長(zhǎng)應(yīng)在7個(gè)工作日內(nèi)歸還,一次性借閱時(shí)間超過(guò)10天以上,須上報(bào)公司總經(jīng)理審批;

三、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料,而且完整無(wú)損,不得拆散、抽換、圈點(diǎn)、劃線(xiàn)、涂改或作其它任何標(biāo)記;

四、嚴(yán)格遵守保密制度,妥善保管所借檔案,做到不丟失不泄密;

五、涉及根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示開(kāi)展具有查處辦案性質(zhì)的工作,檔案、資料借閱須上報(bào)公司總經(jīng)理審批

,各檔案室即可辦理;

六、新入職和未轉(zhuǎn)正的員工,原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要,須報(bào)公司總經(jīng)理簽字同意;

七、節(jié)假日前和工作發(fā)生變動(dòng)時(shí),必須及時(shí)歸還檔案;

八、借閱的檔案,一旦發(fā)生損壞、丟失或失密,應(yīng)立即向公司行政人事部報(bào)備,按公司規(guī)定失職問(wèn)責(zé)處理;

九、密級(jí)檔案材料和已立卷的文件,原則上不借出,如確因工作需要,須經(jīng)公司總經(jīng)理同意方可借出;

十、外單位借閱檔案,應(yīng)持蓋有該單位公章的介紹信,寫(xiě)明借閱內(nèi)容,經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn),由相關(guān)部門(mén)人員帶領(lǐng)方可借閱;

十一、實(shí)物檔案一般不外借,聲像檔案只能以復(fù)制件提供利用。

第十六條檔案資料借閱規(guī)定

一、公司絕密類(lèi)的檔案一律不得復(fù)制;

二、復(fù)印完畢須注明用途,根據(jù)情況加蓋“再?gòu)?fù)印無(wú)效”印章。

第十七條檔案密級(jí)確定與管理

公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密和秘密三類(lèi)。(密級(jí)事項(xiàng)劃分表見(jiàn)附表四)。密級(jí)檔案保管要求如下:

一、未經(jīng)具備相應(yīng)管理權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得復(fù)制和摘抄;

二、查閱機(jī)密檔案資料,只能在閱覽室內(nèi)查閱;

三、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷(xiāo)毀,必須由專(zhuān)人負(fù)責(zé)執(zhí)行,采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門(mén)負(fù)責(zé)保密;

四、須在設(shè)備完好的保險(xiǎn)裝置中保存密級(jí)檔案,且檔案室內(nèi)門(mén)、柜應(yīng)做到隨開(kāi)隨鎖;

五、檔案室的檔案材料要定期清查,做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況,應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司總經(jīng)理,查明情況嚴(yán)肅處理;

六、不準(zhǔn)在私人交往、通信、網(wǎng)絡(luò)中泄露公司秘密,不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所談?wù)摴久孛?不準(zhǔn)通過(guò)其他方式傳遞公司秘密;

七、檔案屬下列情況之一者,不與開(kāi)放利用:

(一)涉及公司商業(yè)機(jī)密;

(二)涉及公司專(zhuān)利或技術(shù)秘密;

(三)涉及公司員工個(gè)人隱私;

(四)檔案形成部門(mén)規(guī)定限制使用。

第十八條檔案統(tǒng)計(jì)

公司行政人事部應(yīng)在每年年終對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況、檔案的利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)工作必須做到實(shí)事求是,如實(shí)反映情況,務(wù)必確保提供的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,符合客觀(guān)實(shí)際,不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)和偽造。(檔案材料歸檔數(shù)量統(tǒng)計(jì)表格式見(jiàn)附表五)

第六章檔案的保管和鑒定

第十九條檔案室設(shè)置及管理規(guī)定

一、公司應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的檔案室,并保證檔案室安全。檔案室由專(zhuān)人管理,無(wú)關(guān)人員一律不許進(jìn)入檔案室。檔案管理員離開(kāi)檔案室要隨時(shí)關(guān)好門(mén)窗,確保檔案安全;

二、檔案室應(yīng)按照“十防”進(jìn)行管理,即防光、防水、防火、防塵、防蟲(chóng)、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜,盡可能全面妥善保管好各類(lèi)檔案,并定期檢查、通風(fēng);

三、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁存放與檔案無(wú)關(guān)的物品,嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)防火災(zāi);

四、定期對(duì)檔案室進(jìn)行檢查,每半年進(jìn)行一次全面盤(pán)查,對(duì)檔案室設(shè)施、案卷數(shù)量和案卷排列、損壞情況等做好記錄,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施。

第二十條檔案鑒定與銷(xiāo)毀流程

檔案一經(jīng)立卷、歸檔,未經(jīng)鑒定,未報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),任何人不得擅自銷(xiāo)毀。檔案鑒定工作由公司行政人事部經(jīng)理組織,行政人事部與相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人組成鑒定小組。

一、檔案鑒定要求

(一)經(jīng)鑒定小組鑒定后仍無(wú)法確定其保存價(jià)值時(shí),應(yīng)繼續(xù)保存至次年再進(jìn)行鑒定;

(二)技術(shù)檔案鑒定時(shí),需附工程技術(shù)部門(mén)的專(zhuān)業(yè)意見(jiàn);

(三)鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱(chēng)判別其價(jià)值,要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見(jiàn)。

二、檔案銷(xiāo)毀規(guī)定

(一)經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案,由公司行政人事部負(fù)責(zé)妥善安排,不得作其它用途或當(dāng)作廢紙出售;

(二)銷(xiāo)毀檔案須有至少兩名監(jiān)銷(xiāo)人。監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核所銷(xiāo)毀檔案。銷(xiāo)毀完畢須在銷(xiāo)毀清冊(cè)上注明“已銷(xiāo)毀”字樣和銷(xiāo)毀日期,監(jiān)銷(xiāo)人分別在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字;

(三)檔案室應(yīng)及時(shí)做好檔案整理、檢索工具調(diào)整等工作。檔案鑒定過(guò)程中形成的鑒定工作申請(qǐng)、報(bào)告、銷(xiāo)毀清冊(cè)等材料應(yīng)立卷歸檔、長(zhǎng)久保存。

第二十一條檔案保管期限

檔案按其價(jià)值確定保管期限為永久、長(zhǎng)期和短期等,公司各類(lèi)檔案具體保管期限見(jiàn)相關(guān)文件管理規(guī)定。

第七章獎(jiǎng)懲規(guī)定

第二十二條公司行政人事部每半年一次對(duì)公司和各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查,對(duì)于在檔案管理過(guò)程中做出成績(jī)和貢獻(xiàn),或者進(jìn)步非常突出的部門(mén)或個(gè)人,整理相關(guān)材料上報(bào)公司總經(jīng)理,給予相應(yīng)表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

第二十三條罰則

一、工作不負(fù)責(zé)任,未認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司及檔案管理工作要求,導(dǎo)致檔案管理工作混亂,根據(jù)實(shí)地檢查情況,對(duì)于檔案管理人員給予相應(yīng)行政和經(jīng)濟(jì)處分。

(一)檔案保管期限內(nèi),檔案嚴(yán)重缺失,或因管理、使用不當(dāng),造成檔案材料損壞、遺失等;

(二)未根據(jù)公司統(tǒng)一制度規(guī)定制定檔案管理細(xì)則,導(dǎo)致工作流程不清晰,關(guān)鍵環(huán)節(jié)工作失控等;

(三)未按規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行歸檔、借閱、移交、銷(xiāo)毀等各項(xiàng)工作流程規(guī)定,未經(jīng)批準(zhǔn),檔案管理人員擅自外借檔案材料等;

(四)未按照公司統(tǒng)一全宗編號(hào)規(guī)定編排目錄,立卷歸檔不及時(shí),且目錄與內(nèi)容嚴(yán)重不符等;

(五)未組織專(zhuān)兼職檔案資料管理人員培訓(xùn)學(xué)習(xí),導(dǎo)致公司整體管理水平偏低,各項(xiàng)檢查嚴(yán)重不達(dá)標(biāo)等;

(六)專(zhuān)兼職管理員態(tài)度不端正,工作責(zé)任心不強(qiáng),未按要求管理本部門(mén)的檔案資料,經(jīng)檢查管理混亂等。

二、因管理或使用不當(dāng),違反公司檔案保密規(guī)定,造成檔案(保密)信息外泄;或者未經(jīng)允許,私自將檔案材料抄錄、復(fù)制與轉(zhuǎn)借他人等情況,公司將根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重性給予相應(yīng)處分。

第八章附則

第二十四條本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。

附表:一、《檔案移交登記表》

二、《檔案查詢(xún)審批表》

三、《檔案借閱審批表》

四、《公司密級(jí)事項(xiàng)劃分表》

第5篇 中海物業(yè)公司檔案管理制度

zh物業(yè)公司檔案管理制度

為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。

一、檔案資料的歸檔管理

1.歸檔范圍

a.分公司在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的公文、電報(bào)、薄冊(cè)、圖表、書(shū)信、日記、會(huì)議材料等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

b.在工作中形成的圖紙、說(shuō)明書(shū)等由工程部負(fù)責(zé)歸檔。

c.各部門(mén)在專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種專(zhuān)項(xiàng)檔案,如:會(huì)議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計(jì)檔案等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

d.員工登記表、體檢表、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)、有關(guān)證書(shū)復(fù)印件等員工檔案,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

e.財(cái)務(wù)檔案按《財(cái)務(wù)管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負(fù)責(zé)。

2.歸檔要求

a.歸檔的書(shū)面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國(guó)家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書(shū)寫(xiě)材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標(biāo)題三號(hào)字,正文四號(hào)字;語(yǔ)言通順,文字輸入正確無(wú)誤。

b.歸檔的文件材料要完整齊全。

c.歸檔的書(shū)面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。

d.案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。

3.歸檔時(shí)間

a.文書(shū)檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。

b.員工檔案及時(shí)歸檔。

c.財(cái)務(wù)檔案按季度歸檔。

4.歸檔份數(shù)

a.各類(lèi)書(shū)面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤(pán)上一份)。

b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。

5.不歸檔文件材料的范圍

a.重份和無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件。

b.上級(jí)單位發(fā)來(lái)供參考的抄件和征求意見(jiàn)未定稿的文件。

c.未經(jīng)會(huì)議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對(duì)稿(主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外)。

d.從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料。

e.參加非主管單位召開(kāi)的會(huì)議,不需貫徹執(zhí)行或無(wú)查考價(jià)值的文件材料。

f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。

g.下級(jí)單位送來(lái)參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映和不應(yīng)抄報(bào)不必備案的文件材料。

6.各部門(mén)主任要對(duì)本部門(mén)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

二、檔案資料的保管

1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門(mén)檔案資料均由各部門(mén)自行管理。

2.存放文書(shū)檔案要有專(zhuān)用柜架,在排放上應(yīng)按照類(lèi)別和時(shí)間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

存放電子文件應(yīng)有專(zhuān)用硬盤(pán)分區(qū)或?qū)Ｓ梦募A;在保存電子文件時(shí),按照類(lèi)別和部門(mén)的不同分別存入不同名稱(chēng)的下級(jí)文件夾中。文件夾名稱(chēng)應(yīng)能簡(jiǎn)潔、清晰地反映所存文件的類(lèi)別或所屬部門(mén)。存放文件的軟盤(pán)或光盤(pán)上必須貼有標(biāo)簽,以方便查詢(xún)。

3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫(kù),要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況。底圖存放以平放為宜。

4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專(zhuān)門(mén)的卷盒,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝。

5.每半年定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理核對(duì)和保管質(zhì)量檢查工作,做到賬冊(cè)相符,對(duì)破損或載體變質(zhì)的文書(shū)檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,文書(shū)檔案發(fā)霉或蟲(chóng)害要及時(shí)消殺;對(duì)于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時(shí)拷貝、另存。

6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲(chóng)等安全設(shè)施。

三、檔案資料借閱管理

1.分公司所有工作人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。

2.員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報(bào)所在部門(mén)主任批準(zhǔn)。查閱分公司檔案須報(bào)行政部主任批準(zhǔn)。

3.在借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn):

a.辦理登記手續(xù),定期歸還。

b.要愛(ài)護(hù)檔案,不得丟失。

c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對(duì)檔案隨意更改、涂寫(xiě)。

4.借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。

5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。

6.借閱者在歸還檔案時(shí)必須填寫(xiě)檔案利用效果記錄。

7.調(diào)離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

四、檔案鑒定和銷(xiāo)毀

1.檔案鑒定工作由各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)自行組織進(jìn)行;日常檔案的鑒定工作由行政部負(fù)責(zé)。

2.鑒定的主要項(xiàng)目有:

a.檔案保管期限表。

b.對(duì)到期檔案提出存、毀意見(jiàn)。

3.確定保管期限原則:

a.對(duì)本部門(mén)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值并能反映部門(mén)職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。

b.凡是在一定時(shí)間有利用的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。

4.鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行。

5.檔案通過(guò)鑒定,要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,部門(mén)主任應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。

6.銷(xiāo)毀檔案的程序:

a.經(jīng)鑒定列出需銷(xiāo)毀的各種檔案清單和銷(xiāo)毀的報(bào)告,經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批后由各部門(mén)實(shí)施。銷(xiāo)毀清單及報(bào)告應(yīng)歸檔。分公司的檔案銷(xiāo)毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。

b.檔案銷(xiāo)毀時(shí),由部門(mén)派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)并在銷(xiāo)毀清單上簽名。

c.銷(xiāo)毀檔案時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對(duì)在銷(xiāo)毀檔案過(guò)程中出現(xiàn)失密或?qū)Σ块T(mén)造成損失的,將根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

第6篇 投資公司檔案管理制度格式怎樣的

投資管理公司檔案管理制度

第一條 根據(jù)企業(yè)管理和改善檔案工作的要求,為進(jìn)一步加強(qiáng)公司檔案工作,更好地為公司提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù),特制定本規(guī)定。

第二條 公司行政部部為檔案管理的職能部門(mén),負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的管理工作。對(duì)公司各類(lèi)檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔。各部門(mén)根據(jù)工作需要配備專(zhuān)(兼)職檔案管理人員,負(fù)責(zé)檔案進(jìn)室前的收集、整理和保管工作。各部門(mén)的檔案管理人員應(yīng)按照明確的歸檔時(shí)間和歸檔范圍,定期向檔案管理部門(mén)移交檔案,確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料,原件移交檔案室,使用部門(mén)留存復(fù)印件。

第三條 文件材料的收集由各部門(mén)或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理,交常務(wù)副總經(jīng)理審閱后歸檔。

第四條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門(mén)或人員收集,交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。

第五條 在切實(shí)遵循《中國(guó)檔案分類(lèi)法》前提下,根據(jù)公司實(shí)際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類(lèi):(a)行政管理、(b)人事管理、(c)財(cái)會(huì)檔案、(d)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理、(e)技術(shù)質(zhì)量安全管理、(f)基建檔案、(g)外來(lái)文件、(h)聲像檔案、(i)實(shí)物檔案、(j)其他檔案。

第六條 歸檔范圍:

(一) 重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。

(二) 本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。

(三) 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

(四) 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。

(五) 本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

(六) 本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

第七條 歸檔要求:

(一) 歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

(二) 歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料,應(yīng)留復(fù)印件,并將復(fù)印件與原件一起存檔,并加以說(shuō)明。

(三) 檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。

(四) 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

(五) 在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與 、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開(kāi),文電應(yīng)合一歸檔。

(六) 不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。

(七) 檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前, 在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

(八) 案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定一律使用用黑色中性筆填寫(xiě),字跡要工整、清晰。

第八條 檔案管理人員職責(zé)

(一) 按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔等工作。

(二) 按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時(shí)歸檔。

(三) 工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守,努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。

第九條 檔案的查閱和借閱

(一) 公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫(xiě)《借閱單》,報(bào)主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門(mén)經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理或常務(wù)副總簽字批準(zhǔn)。

(二) 檔案借閱的最長(zhǎng)期限為一周;對(duì)借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告,報(bào)常務(wù)副總經(jīng)理處理。

(三) 必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào),追求責(zé)任。

(四) 不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。

(五) 必須愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫(xiě)字、劃線(xiàn)或作記號(hào)等。

(六) 不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專(zhuān)人專(zhuān)用。

(七) 用畢按時(shí)歸還,如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

第十條 檔案的保管

(一) 要做好檔案的防火、防蟲(chóng)、防盜、防塵、防陽(yáng)光直射五防工作。檔案柜所在辦公室嚴(yán)禁吸煙。檔案管理人員要定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,并采取補(bǔ)救措施。對(duì)于不易繼續(xù)保存的檔案資料,應(yīng)及時(shí)予以復(fù)制;對(duì)于已破損的檔案資料應(yīng)及時(shí)予以修復(fù)。

(二) 為做好檔案的提供和利用工作,所有文件資料均應(yīng)按照其分類(lèi)組卷,并按照其性質(zhì)分為短期、長(zhǎng)期、永久三類(lèi)分別保管。

(三) 檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作,檔案管理部門(mén)除外,其他各部門(mén)人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無(wú)關(guān)的檔案資料。

第十一條 檔案的銷(xiāo)毀公司對(duì)各類(lèi)檔案每二年進(jìn)行一次鑒定。對(duì)超過(guò)保管期并經(jīng)鑒定無(wú)保留價(jià)值的檔案做出銷(xiāo)毀處理意見(jiàn),報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以銷(xiāo)毀。

第十二條 獎(jiǎng)懲

(一) 公司檔案管理部門(mén)及專(zhuān)職負(fù)責(zé)人須嚴(yán)格執(zhí)行上述管理規(guī)定,如出現(xiàn)違規(guī)操作,給予負(fù)責(zé)人點(diǎn)名批評(píng),并視情節(jié)輕重處以50-200元的罰款。

(二) 經(jīng)批準(zhǔn)借出的檔案資料,無(wú)正當(dāng)理由在借閱限期內(nèi)不歸還的,給予責(zé)任人罰款100-200元的處罰;檔案管理人員未及時(shí)催還的,每次給予罰款10-50元的處罰。

(三) 故意毀損檔案資料的,應(yīng)當(dāng)視損毀資料的價(jià)值給予相應(yīng)的處罰;情節(jié)嚴(yán)重的,予以辭退處理。

第十三條 本制度解釋權(quán)、修改權(quán)歸公司,自公布之日起生效。

第7篇 某物業(yè)公司文件檔案管理制度格式怎樣的

物業(yè)公司文件檔案管理制度

(一)意義

(二)文件檔案的類(lèi)別與形式公司文件檔案包括以下各類(lèi)別的書(shū)面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤(pán)存藏、磁盤(pán)存藏)形式。

1. 公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書(shū)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等2.公司董事會(huì)文件:董事會(huì)構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會(huì)決議、記要等3.公司管理制度:公司運(yùn)營(yíng)、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程4.公司財(cái)務(wù)資料:各類(lèi)總、分帳冊(cè)、報(bào)表、單據(jù)、憑賬、報(bào)告等

5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分配記錄、獎(jiǎng)懲記錄、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄《勞動(dòng)合同》等6.公司經(jīng)營(yíng)策略規(guī)劃:客戶(hù)需求分析、市場(chǎng)分析、各種調(diào)查分析、營(yíng)銷(xiāo)策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等7.公司客戶(hù)名冊(cè):客戶(hù)名冊(cè)、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶(hù)拓展、防談名冊(cè)及記錄等8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項(xiàng)對(duì)外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報(bào)價(jià)體系等9.公司客戶(hù)服務(wù)文件:服務(wù)過(guò)程中與客戶(hù)溝通產(chǎn)生的往來(lái)傳真、往來(lái)函、建議書(shū)、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶(hù)提供之資料等10.公司客戶(hù)檔案:已結(jié)案客戶(hù)的完整檔案,包括客戶(hù)服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計(jì)成果等

11.公司專(zhuān)業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書(shū)、顧問(wèn)服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類(lèi)行業(yè)資料、公司由政府主管部門(mén)獲取及購(gòu)買(mǎi)的政策法規(guī)、公司各類(lèi)剪報(bào)等

12.公司圖書(shū)、雜志:公司由公開(kāi)發(fā)行系統(tǒng)購(gòu)買(mǎi)、訂購(gòu)的各種圖書(shū)、雜志

13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報(bào)告、批復(fù)、外來(lái)文函

14.公司宣傳資料:公司對(duì)外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等。

第8篇 某公司安全生產(chǎn)檔案管理制度

一、安全生產(chǎn)檔案員職責(zé)

1、負(fù)責(zé)對(duì)本公司安全生產(chǎn)檔案和資料進(jìn)行管理。

2、負(fù)責(zé)對(duì)本公司安全資料的收集、整理及歸檔。

3、負(fù)責(zé)檔案資料的查詢(xún)、借閱、發(fā)放回收及文件的銷(xiāo)毀或隔離存放。

4、負(fù)責(zé)安全檔案的放火、防潮、防盜等。

5、保證安全檔案資料的安全，不得泄密。

二、安全生產(chǎn)檔案的內(nèi)容

安全生產(chǎn)檔案的內(nèi)容包括：安全檢查日志、安全會(huì)議紀(jì)要、各種設(shè)備的檢修、運(yùn)轉(zhuǎn)記錄、鋼絲繩檢查記錄、調(diào)度簡(jiǎn)報(bào)、每月生產(chǎn)記錄，測(cè)風(fēng)記錄、防墜實(shí)驗(yàn)記錄、各級(jí)部門(mén)檢查整改記錄、工傷事故分析會(huì)記錄、“三違”罰款單、安全生產(chǎn)文件等。

三、檔案文檔一般要求

1、字跡工整、書(shū)寫(xiě)清楚，各種原始記錄封面做好標(biāo)識(shí)記錄。

2、破損文件材料要及時(shí)修復(fù)。

3、標(biāo)識(shí)簽署齊全。

4、按文件資料同組卷分類(lèi)保存，跨年度資料按年月排列。

四、安全檔案借閱辦法執(zhí)行—qms—c01文件。

第9篇 電池公司環(huán)境保護(hù)檔案管理制度

電池有限公司環(huán)境保護(hù)檔案管理制度

一、為加強(qiáng)環(huán)境保護(hù)檔案管理,充分發(fā)揮環(huán)保檔案在環(huán)境保護(hù)工作中的作用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及《環(huán)境保護(hù)檔案管理暫行規(guī)定》,特制定本制度。

二、環(huán)保檔案主要指公司在環(huán)境管理監(jiān)測(cè)、科研、宣傳、教育等環(huán)境保護(hù)活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

三、環(huán)保檔案工作是環(huán)境保護(hù)工作的重要組成部分,要將其納入本單位的環(huán)保發(fā)展規(guī)劃與年度計(jì)劃中。

四、為保證環(huán)保檔案完整、準(zhǔn)確、安全、有效地利用,要采用先進(jìn)技術(shù),逐步實(shí)現(xiàn)環(huán)保檔案管理的現(xiàn)代化。

五、檔案工作人員要忠于職守,認(rèn)真執(zhí)行檔案管理制度,鉆研業(yè)務(wù),嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家的保密規(guī)定,確保環(huán)保檔案的完整與安全。

六、借用環(huán)保檔案者應(yīng)負(fù)安全和保密責(zé)任,不得擅自轉(zhuǎn)借,不得折疊、剪貼、抽取和拆散檔案,嚴(yán)禁在環(huán)保檔案上勾畫(huà)、涂抹、填注、加字、改字等。

七、歸檔的環(huán)境保護(hù)文件、材料要做到字跡工整、圖像清晰、簽字手續(xù)完備。

八、科研課題、環(huán)保工程和其它任務(wù)等,承辦單位應(yīng)將所形成的環(huán)境保護(hù)文件、材料按本制度的要求整理歸檔。

九、環(huán)保檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。長(zhǎng)期和短期的環(huán)保檔案歸環(huán)保組管理,永久性的歸公司檔案室保管,環(huán)保組保存永久檔案的復(fù)印件。

十、本制度由公司環(huán)保組負(fù)責(zé)執(zhí)行。

第10篇 科技公司檔案管理制度

某科技公司檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)公司文書(shū)檔案、聲像資料的管理工作,保證文書(shū)檔案、聲像資料的及時(shí)歸檔和妥善保管,特制定本制度。

第二條 公司行政部負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。

第三條 公司各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的檔案資料,都要按照本制度的規(guī)定及時(shí)歸檔,部分資料須在行政部備份。

第二章 文件資料的收集管理

第四條 歸檔范圍:

公司印發(fā)的公文。

公司的各種規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則、程序文件。

公司與其他單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件正本。

公司重要會(huì)議資料,包括會(huì)議通知、決議、總結(jié)、重要發(fā)言、會(huì)議紀(jì)要等。

上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件資料。

公司對(duì)外的正式發(fā)文及與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)及傳真。

公司重要的技術(shù)資料、供應(yīng)商檔案資料、客戶(hù)資料等。

公司管理人員的任免文件資料以及關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件資料。

公司所有員工的考核與培訓(xùn)資料。

公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的簡(jiǎn)報(bào)、照片(及底片)、錄音、錄像等。

公司及產(chǎn)品的獲獎(jiǎng)證書(shū)。

第五條 資料承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)批準(zhǔn)的文件資料,收集齊全,加以整理、歸檔。

第七條一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理,在工作活動(dòng)中形成的重要文件資料,由此項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人收集并交行政部歸檔保管。

第八條公司員工外出參加培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)研等公務(wù)活動(dòng),必須將重要文件資料向行政部辦理歸檔。

第九條各部門(mén)須有一名檔案管理人員,認(rèn)真執(zhí)行定期歸檔制度。

第三章 歸檔管理

第十條檔案管理人員應(yīng)根據(jù)公司的業(yè)務(wù)及工作現(xiàn)狀,編制案卷類(lèi)目 。案卷類(lèi)目的條款必須簡(jiǎn)明確切,并編上明細(xì)名稱(chēng)。

第十一條 檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將文件資料按照案卷類(lèi)目放入文件夾內(nèi),對(duì)號(hào)入座。

第十二條 在歸檔的文件資料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,歸放在一起,不得分開(kāi)。

第十三條 對(duì)于重要的聲像類(lèi)資料,檔案管理人員應(yīng)在卷首附上文字說(shuō)明,包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)。

第四章 附則

第十四條 本制度由公司行政部負(fù)責(zé)解釋。

第十五條 本制度自頒布之日起施行。

第11篇 某商業(yè)街地產(chǎn)公司會(huì)計(jì)檔案管理制度

商業(yè)街地產(chǎn)公司會(huì)計(jì)檔案管理制度

1、公司的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿(含備查帳簿)、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)計(jì)劃、財(cái)務(wù)分析等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤(pán)資料。它是記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù),必須切實(shí)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理。

2、會(huì)計(jì)檔案由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理,由主辦會(huì)計(jì)組織有關(guān)人員,嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》要求,對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期收集,審查核對(duì),分類(lèi)裝訂成冊(cè)或整理成卷、編制目錄及序號(hào)進(jìn)行登記,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。年度的會(huì)計(jì)資料歸檔時(shí)間為次年的2月底以前。

3、會(huì)計(jì)檔案由主辦會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)保管,做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲(chóng)蛀等,財(cái)務(wù)部定期不定期檢查會(huì)計(jì)檔案保管情況,及時(shí)處理檔案保管中存在的問(wèn)題。

4、會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)將歸檔的會(huì)計(jì)資料,按年、季、月順序立卷登記存放。

5、財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱檔案時(shí)必須向檔案管理人員打招呼,閱后按規(guī)定順序及時(shí)歸還原處。

6、公司各部門(mén)因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí),必須經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意,由檔案管理人員接待查閱。

7、外單位人員因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)持有單位介紹信及工作證,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定由檔案管理人員接待查閱,并要詳細(xì)登記查閱會(huì)計(jì)檔案人的工作單位,查閱日期,會(huì)計(jì)檔案名稱(chēng)及查閱事由。

8、會(huì)計(jì)檔案,原則上不對(duì)外借,如有特殊情況需要,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能外借或復(fù)印,并辦理有關(guān)手續(xù),外借期間不得轉(zhuǎn)借他人,不得拆散原卷冊(cè),要限期歸還。

9、會(huì)計(jì)檔案的保管期限,根據(jù)其特點(diǎn)和使用價(jià)值,分為永久、定期二類(lèi),定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見(jiàn)附表。

10、會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn)需要銷(xiāo)毀時(shí),由會(huì)計(jì)檔案管理人員提出銷(xiāo)毀意見(jiàn),由公司領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員共同簽定,嚴(yán)格審查,編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè),報(bào)上級(jí)主管部門(mén)批準(zhǔn)后執(zhí)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)派人監(jiān)毀,并在銷(xiāo)毀清單上簽名或蓋章。應(yīng)保存的資料,按上級(jí)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

11、由于單位人員的變動(dòng),會(huì)計(jì)檔案需要移交時(shí),由移交人辦理交接手續(xù),并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

12、撤銷(xiāo)、合并單位和建設(shè)單位完工后,會(huì)計(jì)檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案一并移交指定單位,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

13、公司分設(shè)新單位時(shí),由老單位根據(jù)帳面數(shù)編制財(cái)務(wù)移交表, 雙方簽字作為新建單位建立新帳冊(cè)的依據(jù),原憑證、帳冊(cè)等會(huì)計(jì)資料必須留在老單位。

第12篇 公司會(huì)計(jì)檔案管理制度（3）

公司會(huì)計(jì)檔案管理制度(三)

一、為了加強(qiáng)檔案管理,統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理制度,根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》和《中華人民共和國(guó)檔案法的規(guī)定》,結(jié)合本公司實(shí)際及內(nèi)部管理需要,制定本辦法。

二、會(huì)計(jì)檔案指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)資料備份軟盤(pán)等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料。

三、公司每年形成的會(huì)計(jì)檔案。應(yīng)由財(cái)務(wù)部按歸檔的要求,負(fù)責(zé)整理、立卷或裝訂成冊(cè),當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由財(cái)務(wù)保管,任何人不得自行封包工保存。

四、財(cái)務(wù)部指專(zhuān)人以會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行妥善保管,存放有序,查找方便,同時(shí),嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

五、保存的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)為本單位的財(cái)會(huì)人員提供利用,非財(cái)會(huì)人員不得借閱和查看。向外單位提供利用時(shí),須經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字批準(zhǔn),會(huì)計(jì)檔案原則上不得借出。

六、撤消、合并時(shí),會(huì)計(jì)檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案本并移交指定的單位,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

七、各種會(huì)計(jì)檔案的保管基礎(chǔ),根據(jù)其特點(diǎn),分階段永久,定期二類(lèi)。

八、會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn),需要銷(xiāo)毀時(shí),由財(cái)務(wù)部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。嚴(yán)格審查鑒定,編造會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè),并報(bào)公司董事會(huì)審查,經(jīng)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。 九、本辦法自公布之日起執(zhí)行。

附會(huì)計(jì)檔案保管期限表:

序號(hào) 檔案名稱(chēng) 保管年限 備注 一、會(huì)計(jì)憑證類(lèi) 1 原始憑證、記帳憑證、匯總憑證 15年 2 銀行余額調(diào)節(jié)表 15年 二、會(huì)計(jì)帳簿類(lèi) 3 日記帳 15年 其中:現(xiàn)金和銀行日記帳 4 明細(xì)帳 25年 5 總帳 15年 包括日記總帳 6 輔助帳簿 15年 7 固定資產(chǎn)卡片 15年 固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保存5年 三、會(huì)計(jì)報(bào)表類(lèi) 5年 8 主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào) 3年 包括文字分析 9 月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表 5年 包括文字分析 10 年度會(huì)計(jì)報(bào)表(決算) 永久 包括文字分析 四、其他類(lèi) 11 會(huì)計(jì)移交清冊(cè) 15年 12 會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè) 25年 13 會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè) 25年

第13篇 房地產(chǎn)集團(tuán)公司項(xiàng)目檔案管理制度

房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司項(xiàng)目檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為充分發(fā)揮_ 城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)公司)項(xiàng)目檔案在工程建設(shè)、管理、維護(hù)及綜合驗(yàn)收中的作用,確保項(xiàng)目檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī),結(jié)合 本公司實(shí)際,特制定本制度。

第二條 項(xiàng)目檔案是指公司開(kāi)發(fā)房地產(chǎn)項(xiàng)目整個(gè)過(guò)程中形成的項(xiàng)目工程技術(shù)類(lèi)檔案資料。主要由建設(shè)工程前期文件資料、施工技術(shù)文件資料、竣工圖、竣工測(cè)量文件資料、建設(shè)(施工)監(jiān)理資料、聲像資料等六個(gè)部分組成。

第三條 綜合管理部為公司項(xiàng)目檔案管理的歸口管理部門(mén),負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理及個(gè)分、子公司項(xiàng)目檔案管理的指導(dǎo)工作。綜合管理部、前期管理部負(fù)責(zé)工程前期文件的收集、整理、歸檔工作;項(xiàng)目工程部負(fù)責(zé)施工技術(shù)資料、竣工圖、竣工測(cè)量文件資料、建設(shè)(施工)監(jiān)理資料、聲像資料的收集、整理、審核、組卷等具體實(shí)施工作。

第四條 本制度適用于公司本部,控股項(xiàng)目公司、專(zhuān)業(yè)公司遵照?qǐng)?zhí)行,參股項(xiàng)目公司、專(zhuān)業(yè)公司參照?qǐng)?zhí)行。

第二章 檔案的分類(lèi)

第五條建設(shè)工程前期文件資料

(一)可行性研究資料

1、項(xiàng)目建議書(shū)及批復(fù);

2、可行性研究報(bào)告及批復(fù);

3、項(xiàng)目評(píng)估意見(jiàn);

4、環(huán)境影響報(bào)告書(shū)(表);

5、設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、計(jì)劃任務(wù)書(shū);

6、選址意見(jiàn)書(shū)。

(二)基礎(chǔ)、設(shè)計(jì)、施工前準(zhǔn)備資料

1、基礎(chǔ)資料

(1)工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計(jì)、勘察報(bào)告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗(yàn)、試驗(yàn)報(bào)告、重要土、巖樣及說(shuō)明;

(2)地形、地貌、控制點(diǎn)、建筑物、構(gòu)筑物、測(cè)量定位及觀(guān)察記錄;

(3)水文、氣象、地震等其他設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料。

2、設(shè)計(jì)文件

(1)初步設(shè)計(jì)文件資料:總平面圖、平面圖、立面圖、剖面圖、設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)、工程概算、工藝設(shè)備初步設(shè)計(jì);

(2)技術(shù)設(shè)計(jì):建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、采暖、通風(fēng)設(shè)備等圖樣,說(shuō)明書(shū)、工程預(yù)算、計(jì)算書(shū)、材料表等;

(3)施工設(shè)計(jì):施工圖、施工說(shuō)明、設(shè)計(jì)計(jì)算書(shū)、施工預(yù)算;

(4)經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的施工圖審查報(bào)告、施工圖審查批準(zhǔn)書(shū)。

3、施工準(zhǔn)備資料

(1)征用土地批準(zhǔn)文件及紅線(xiàn)圖;

(2)拆迂文件、補(bǔ)償安置協(xié)議書(shū);

(3)環(huán)保、衛(wèi)生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蟻防治、城建檔案等部門(mén)審查意見(jiàn)書(shū)及認(rèn)可文件資料;

(4)水、暖、電、有線(xiàn)電視、煤氣供應(yīng)協(xié)議書(shū);

(5)建設(shè)工程規(guī)劃(規(guī)劃用地)許可證(附圖、附件),施工許可證;

(6)工程項(xiàng)目參加單位(設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理單位)工程項(xiàng)目材料的采購(gòu)招標(biāo)、投標(biāo)、中標(biāo)文件資料及合同、協(xié)議、工程質(zhì)量監(jiān)督委托書(shū)等。

第六條 施工技術(shù)文件資料

(一)開(kāi)工報(bào)告,停工、復(fù)工報(bào)告;

(二)施工組織設(shè)計(jì)、施工方案;

(三)圖紙會(huì)審紀(jì)要;

(四)工程技術(shù)、質(zhì)量、安全措施交底;

(五)工程定位放線(xiàn)、測(cè)量記錄、驗(yàn)線(xiàn)記錄;

(六)土壤試驗(yàn)記錄、試樁記錄、打樁記錄、樁位復(fù)核記錄、樁承載試驗(yàn)記錄、樁位竣工總平面圖;

(七)地基驗(yàn)槽記錄、地基處理記錄、地基釬探記錄;

(八)基礎(chǔ)、主體中間驗(yàn)收記錄,構(gòu)件吊裝記錄;

(九)混凝土施工日記;

(十)技術(shù)復(fù)核記錄;

(十一)隱蔽工程驗(yàn)收記錄(包括安裝工程);

(十二)工程沉降觀(guān)測(cè)、變形觀(guān)察記錄;

(十三)主要建筑安裝材料、設(shè)備出廠(chǎng)合格證、試驗(yàn)報(bào)告;

(十四)構(gòu)件合格證;

(十五)砂漿、混凝土試塊試驗(yàn)報(bào)告;

(十六)水、暖、電氣等設(shè)備工程檢查、試驗(yàn)、運(yùn)行調(diào)試記錄;

(十七)工程變更設(shè)計(jì)聯(lián)系單;

(十八)混凝土缺陷修補(bǔ)記錄、補(bǔ)強(qiáng)記錄;

(十九)工程質(zhì)量事故及處理材料;

(二十)其他特種記錄(沉井、沉箱等);

(二十一)單位工程竣工驗(yàn)收記錄;

(二十二)單位工程質(zhì)量綜合評(píng)定表;

(二十三)分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量評(píng)定表;

(二十四)竣工報(bào)告;

(二十五)交工驗(yàn)收材料;

(二十六)設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理工程質(zhì)量合格鑒定資料;

(二十七)施工技術(shù)總結(jié),工程監(jiān)理總結(jié),工程試運(yùn)行記錄;

(二十八)工程竣工驗(yàn)收會(huì)議紀(jì)要、備案表;

(二十九)工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告;

(三十)工程質(zhì)量保修書(shū);

(三十一)工程決算、決算審計(jì)。

第七條 竣工圖文件

(一)建筑安裝工程

l、各類(lèi)建筑、結(jié)構(gòu)專(zhuān)業(yè)圖;

2、各類(lèi)電氣專(zhuān)業(yè)圖;

3、電信專(zhuān)業(yè)圖;

4、煤氣專(zhuān)業(yè)圖;

5、各類(lèi)給、排水工程專(zhuān)業(yè)圖;

6、供熱、冷專(zhuān)業(yè)圖;

7、有關(guān)消防、抗震、樓字智能、電梯、工藝等竣工圖。

(二)地下管線(xiàn)工程

1、總平面圖;

2、縱斷面圖、橫斷面圖、結(jié)點(diǎn)詳圖;

3、構(gòu)筑物結(jié)構(gòu)圖;

4、各種管線(xiàn)特征點(diǎn)圖;

5、管網(wǎng)綜合圖。

第八條 竣工測(cè)量文件資料

(一)綜合性資料

1、竣工測(cè)量(地形、地下管線(xiàn))技術(shù)資料;

2、竣工測(cè)量施測(cè)方案;

3、竣工測(cè)量技術(shù)總結(jié)及測(cè)量精度分析;,

4、竣工測(cè)量所用儀器的各種檢測(cè)資料。

(二)控制資料

1、管線(xiàn)控制,加密控制點(diǎn)的觀(guān)察手簿

2、光電測(cè)距記錄;

3、水準(zhǔn)觀(guān)測(cè)手簿;

4、平面、立面求算值的計(jì)算書(shū);

5、控制點(diǎn)分布略圖、成果表。

(三)地形測(cè)量資料

l、地形及各種地下管線(xiàn)繪原圖、印刷原圖

;

2、圖根點(diǎn)及碎部座標(biāo)的觀(guān)測(cè)手簿及成果計(jì)算書(shū)。

第九條 建設(shè)(施工)監(jiān)理資料

(一)由施工單位提供的施工組織設(shè)計(jì)(施工方案)報(bào)審表;

(二)監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則;

(三)監(jiān)理通知、不合格工程項(xiàng)目通知;

(四)工程延期、費(fèi)用索賠審批表;

(五)工程部分暫停報(bào)告;

(六)工程移交證書(shū)。

第十條 聲像資料。主要記錄和反映工程開(kāi)工、施工及竣工各階段中重大事件、主要環(huán)節(jié)的聲像資料。如反映工程全貌的變化、方案論證、領(lǐng)導(dǎo)視察、隱蔽、基礎(chǔ)施工局部(全貌)、重大技術(shù)和工藝施工、安裝等有關(guān)照片、圖像、錄音材料及文字說(shuō)明。

第三章 檔案的收集和歸檔

第十一條 在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中,綜合管理部、前期管理部、項(xiàng)目工程部應(yīng)在各自的職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)資料的形成、積累、整理和保管工作。及時(shí)將辦理完畢或有關(guān)人員保存的文件資料收集齊全,加以整理,以確保資料的完整

第十二條 有關(guān)人員在收集、整理檔案資料時(shí),應(yīng)按城建檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)。

第十三條 檔案資料上所反映的圖形尺寸、材質(zhì)、規(guī)格等內(nèi)容須圖物相符,做到字跡清楚、圖面整潔、規(guī)格統(tǒng)一、反差良好、簽字手續(xù)完備。

第十四條 凡由易褪色書(shū)寫(xiě)材料(如復(fù)寫(xiě)紙、熱敏紙等)形成的文件資料應(yīng)附復(fù)印件。

第十五條 檔案文件資料不得用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料(紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、鉛筆)書(shū)寫(xiě)、繪制。

第十六條 照片(含底片)和聲像材料,要求圖像清晰,聲音清楚,解說(shuō)與畫(huà)面同步,照片與聲像材料的文字說(shuō)明準(zhǔn)確精煉;電子檔案(軟盤(pán)、光盤(pán)等)應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

第十七條 在整理檔案資料時(shí),遇下列情況,應(yīng)要求責(zé)任部門(mén)進(jìn)行重新制作:

(一)一張圖紙上改動(dòng)部分超過(guò)圖面 35%或改繪后致使圖面混亂、模糊、分辨不清的圖(表);

(二)使用破損、受過(guò)光照?qǐng)D面不清、紙張有明顯油漬、水漬和有霉變的圖紙或資料;

(三)結(jié)構(gòu)、工藝、平面位置(或局部)改變,無(wú)法在原圖上通過(guò)修改來(lái)反映的;

(四)管線(xiàn)平面位置變動(dòng)(長(zhǎng)度超過(guò)總長(zhǎng)的五分之一,線(xiàn)位平移超過(guò) 2m),構(gòu)造形式改變,斷面尺寸變化,豎向位置變動(dòng)等;

(五)未按施工圖位置施工的管線(xiàn)工程。

第十八條 所有竣工圖應(yīng)有竣工圖章?？⒐D章尺寸為70ram×50ram,內(nèi)容有:編制單位名稱(chēng)、編制人、技術(shù)負(fù)責(zé)人和編制日期。簽字要求填寫(xiě)清楚、齊全,不得代簽。

第十九條 有關(guān)人員收集的設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理等單位的檔案資料須兩套以上,原則以工程合同規(guī)定為準(zhǔn)。

第四章 檔案的組卷和移交

第二十條 組卷要遵循項(xiàng)目檔案文件資料的自然形成規(guī)律和成套性特點(diǎn),保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系,分類(lèi)科學(xué)、組卷合理。

第二十一條 項(xiàng)目技術(shù)文件資料要按單項(xiàng)工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專(zhuān)業(yè)組卷;項(xiàng)目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、消防、環(huán)保順序組卷;項(xiàng)目管理性文件按問(wèn)題、時(shí)間或依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗(yàn)收文件組卷。

第二十二條 施工技術(shù)文件資料要按管理、依據(jù)、施工安裝記錄、檢測(cè)實(shí)驗(yàn)、審定證明排列;竣工圖按專(zhuān)業(yè)、圖號(hào)排列;文字在前、圖樣在后。文字裝訂、圖紙不裝訂。

第二十三條 案卷文字材料要用線(xiàn)繩三孔裝訂;圖紙統(tǒng)一折疊成四號(hào)圖紙規(guī)格:297mm×2lomm。

第二十四條 案卷必須填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、備考表和封面、脊背;編寫(xiě)案卷頁(yè)號(hào),頁(yè)號(hào)位置是文件資料正面右下角,雙面書(shū)寫(xiě)文件資料背面為左下角。

第二十五條 項(xiàng)目檔案資料統(tǒng)一采用卷盒。外表尺寸為3lomm×220mm。厚度分別為20ram,30ram,40ram,50ram 等四種。

第二十六條 項(xiàng)目檔案數(shù)量一般為兩套。一套由公司留存;另一套報(bào)送城建檔案館。

第二十七條 在項(xiàng)目完成綜合驗(yàn)收后6 個(gè)月內(nèi),綜合管理部應(yīng)主動(dòng)與當(dāng)?shù)卣墙ú块T(mén)聯(lián)系,辦理項(xiàng)目檔案移交手續(xù)。并配合城建檔案館對(duì)移交檔案資料的清點(diǎn)、審核、整理、立卷,入庫(kù)等工作。

第二十八條 移交項(xiàng)目檔案時(shí)應(yīng)如實(shí)填寫(xiě)《移交書(shū)》,《移交書(shū)》等相關(guān)文件資料均應(yīng)歸入公司文書(shū)檔案。

第五章 附則

第二十九條 本制度由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。

第14篇 z公司檔案管理規(guī)章制度

制度是個(gè)社會(huì)的游戲規(guī)則,更規(guī)范的講,它們是為人們的相互關(guān)系而人為設(shè)定的一些制約。為此,我們一般要求大家共同遵守辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則來(lái)提高辦事效率,才設(shè)定一些制度。下面是我們應(yīng)屆畢業(yè)生制度職責(zé)大全為您提供的制度文章供您參考:

一、為規(guī)范公司檔案管理,增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性,特制定本制度。

二、歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

四、檔案管理員的職責(zé):保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1.公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2.在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門(mén)收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門(mén)經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

3.凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料,由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。

4.各部門(mén)專(zhuān)用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。

5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書(shū)立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。

六、資料的分類(lèi)與歸檔

1.公司檔案資料的分類(lèi)依據(jù)《文書(shū)立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七、檔案的借閱

1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

2.因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí),由部門(mén)經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

3.公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別,絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱,機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽,不準(zhǔn)外借;秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。

4.檔案借閱者必須做到:

①愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改。

②注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

八、檔案的銷(xiāo)毀

1.公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。

2.當(dāng)某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí),由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

3.凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。

4.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案,檔案管理員須認(rèn)真核對(duì),將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

5.在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí),必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。

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第15篇 公司銷(xiāo)售客戶(hù)檔案管理制度

銷(xiāo)售客戶(hù)檔案管理制度

1、客戶(hù)檔案由與客戶(hù)直接聯(lián)系的人一周內(nèi)負(fù)責(zé)建立,交直接上級(jí)審核,專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。

2、與公司有長(zhǎng)期合作關(guān)系的主要經(jīng)銷(xiāo)商、醫(yī)院、藥店、零售商等每季度由直接責(zé)任人負(fù)責(zé)對(duì)客戶(hù)檔案進(jìn)行填充、修改和完善,填充、修改和完善的內(nèi)容按時(shí)交檔案管理人。

3、客戶(hù)檔案管理人按照公司有關(guān)規(guī)定妥善保管,分類(lèi)整理。

4、檔案的保管應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度,不得將檔案材料拿給無(wú)關(guān)人員閱讀或憑私人關(guān)系隨意借閱。

5、客戶(hù)檔案是公司的重要財(cái)產(chǎn),任何人不得據(jù)為己有。