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體系如何搭建
公司的運(yùn)營猶如一臺精密的機(jī)器，每個部件都有其特定的功能和位置。視頻會議作為日常溝通的重要工具，其管理制度的構(gòu)建同樣不可或缺。搭建時，應(yīng)考慮以下幾點(diǎn)：
1. 明確目標(biāo)：確定視頻會議的目的，是內(nèi)部協(xié)作、遠(yuǎn)程培訓(xùn)還是對外展示，以此為出發(fā)點(diǎn)設(shè)計(jì)規(guī)則。
2. 規(guī)范流程：從發(fā)起會議到結(jié)束會議，每個步驟都應(yīng)有清晰的指引，包括預(yù)約、通知、參與、記錄等環(huán)節(jié)。
3. 設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)：規(guī)定會議的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，如設(shè)備配置、網(wǎng)絡(luò)要求，保證會議質(zhì)量。
4. 權(quán)責(zé)劃分：明確各角色的職責(zé)，如主持人、參會者、技術(shù)支持人員的權(quán)責(zé)。
體系框架
公司視頻會議制度的框架應(yīng)包含以下幾個部分：
1. 總則：概述制度的目的、適用范圍和基本原則。
2. 會議管理：詳述會議的計(jì)劃、組織、執(zhí)行和后續(xù)處理流程。
3. 技術(shù)支持：規(guī)定設(shè)備維護(hù)、軟件更新和技術(shù)支持的相關(guān)規(guī)定。
4. 行為規(guī)范：設(shè)定會議禮儀、參與行為的準(zhǔn)則，確保會議效率。
5. 違規(guī)處理：設(shè)定違反規(guī)定的處罰措施，以示公正公平。
重要性和意義
良好的視頻會議管理制度能：
1. 提升效率：減少因無序?qū)е碌臅r間浪費(fèi)，使會議更加高效。
2. 保障溝通：確保信息準(zhǔn)確傳遞，減少誤解，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作。
3. 維護(hù)形象：對外展示專業(yè)形象，提升企業(yè)信譽(yù)。
4. 促進(jìn)合規(guī)：通過規(guī)則約束，培養(yǎng)員工的紀(jì)律性，形成良好工作習(xí)慣。
制度格式
制度文件應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)化格式，包括：
1. 標(biāo)題：簡潔明了，如“公司視頻會議管理制度”。
2. 引言：簡述制度的背景和目的。
3. 正文：按照上述框架，詳細(xì)闡述各項(xiàng)規(guī)定。
4. 附錄：可能包括參考表格、流程圖等輔助材料。
5. 修訂記錄：記錄歷次修訂的時間、原因和內(nèi)容，體現(xiàn)制度的動態(tài)發(fā)展。
每個制度都是為了更好地服務(wù)公司運(yùn)營，視頻會議管理制度也不例外。它應(yīng)隨著公司的發(fā)展和需求變化而適時調(diào)整，以保持其有效性。在實(shí)踐中，我們需要不斷評估和優(yōu)化，使之成為推動我們前進(jìn)的有力工具。
公司視頻會議管理制度范文
第1篇 公司視頻會議管理制度
為規(guī)范視頻會議的使用,保證視頻會議的順利進(jìn)行,特制定本管理制度,要求如下:
一、會議申請流程及標(biāo)準(zhǔn)
1、 各職能部門召開的接口人視頻會議需填寫《視頻會議申請單》(見 一),分管(副)總裁簽字后交至集團(tuán)it部留檔,并將會議通知發(fā)送各分公司參會人員及it接口人,視頻會議后如需要本部門以外的相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)助或者需要運(yùn)營督導(dǎo)部進(jìn)行督導(dǎo)的,請抄送相關(guān)部門。
2、 集團(tuán)總監(jiān)級以上、分公司副總經(jīng)理以上或全國全員視頻會議均需提前兩個工作日填寫《視頻會議申請單》提交至總裁辦主任處,經(jīng)總裁辦主任批準(zhǔn)同意后,方可將會議通知發(fā)送各分公司參會人員及it接口人,并將該申請單交至集團(tuán)it部留檔。
3、 總裁辦每季度召開一次全國(全員)視頻會議;
4、 集團(tuán)各職能中心所召開的全國總監(jiān)級以上視頻會議應(yīng)由集團(tuán)總裁辦主任或運(yùn)營督導(dǎo)總監(jiān)或培訓(xùn)總監(jiān)出席,相關(guān)職能部門積極做好后期配合工作。
5、 全國全員伙伴視頻會議應(yīng)由集團(tuán)培訓(xùn)中心召集,集團(tuán)總裁辦主任以上領(lǐng)導(dǎo)主持,并由集團(tuán)、地方公司it負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)設(shè)備的通暢。
二、 會議設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)要求
1、 各分公司it接口人必須準(zhǔn)備相應(yīng)設(shè)備,如:攝像頭、音箱、話筒(或者耳麥),如有缺失或運(yùn)行不正常,需提前至少一天在當(dāng)?shù)刈孕胁少彶⒄{(diào)試,確保設(shè)備可用。
2、 會議期間必須保證網(wǎng)絡(luò)通暢,開會使用的電腦帶寬需在4m以上,即實(shí)際下載速度需保證在200k以上;it接口人在會議開始之前需檢查當(dāng)?shù)胤止镜木W(wǎng)絡(luò)狀況,必要時限制其他伙伴的網(wǎng)絡(luò)帶寬或直接斷開網(wǎng)絡(luò)。
3、 集團(tuán)it部應(yīng)提前建立好會議,以保證各分公司在會議召開前30分鐘可以進(jìn)入會議系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)試。
4、 各分公司必須根據(jù)會議通知的時間,準(zhǔn)時上線,it接口人需在會議召開前30分鐘調(diào)試完畢(由于目前大多分工司沒有專職it,如沒有把握在30分鐘內(nèi)調(diào)試完成,請?zhí)崆案嗟臅r間進(jìn)行調(diào)試,如有問題可詢問集團(tuán)it部,務(wù)必保證在規(guī)定時間會議系統(tǒng)能正常使用)。
三、 獎懲措施以上事項(xiàng)請各分公司提前做好準(zhǔn)備,如在會議進(jìn)行中發(fā)現(xiàn)缺少硬件(沒有話筒、沒有視頻),或者沒有準(zhǔn)時上線的以及由于網(wǎng)絡(luò)狀況導(dǎo)致時常斷線或帶寬不夠的,一律作為缺席處理;分公司總經(jīng)理、分公司it、集團(tuán)it將承擔(dān)三級連帶責(zé)任,各成長50元。若由于集團(tuán)it部延遲建立會議導(dǎo)致各分公司無法進(jìn)入會議系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)試,集團(tuán)it成長100元。本制度經(jīng)總裁辦審核批準(zhǔn)后下發(fā)執(zhí)行集團(tuán)it
第2篇 z公司視頻會議管理制度
為規(guī)范視頻會議的使用,保證視頻會議的順利進(jìn)行,特制定本管理制度,要求如下:
一、會議申請流程及標(biāo)準(zhǔn)
1、各職能部門召開的接口人視頻會議需填寫《視頻會議申請單》(見附件一),分管(副)總裁簽字后交至集團(tuán)it部留檔,并將會議通知發(fā)送各分公司參會人員及it接口人,視頻會議后如需要本部門以外的相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)助或者需要運(yùn)營督導(dǎo)部進(jìn)行督導(dǎo)的,請抄送相關(guān)部門。
2、集團(tuán)總監(jiān)級以上、分公司副總經(jīng)理以上或全國全員視頻會議均需提前兩個工作日填寫《視頻會議申請單》提交至總裁辦主任處,經(jīng)總裁辦主任批準(zhǔn)同意后,方可將會議通知發(fā)送各分公司參會人員及it接口人,并將該申請單交至集團(tuán)it部留檔。
3、總裁辦每季度召開一次全國(全員)視頻會議;
4、集團(tuán)各職能中心所召開的全國總監(jiān)級以上視頻會議應(yīng)由集團(tuán)總裁辦主任或運(yùn)營督導(dǎo)總監(jiān)或培訓(xùn)總監(jiān)出席,相關(guān)職能部門積極做好后期配合工作。
5、全國全員伙伴視頻會議應(yīng)由集團(tuán)培訓(xùn)中心召集,集團(tuán)總裁辦主任以上領(lǐng)導(dǎo)主持,并由集團(tuán)、地方公司it負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)設(shè)備的通暢。
二、會議設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)要求
1、各分公司it接口人必須準(zhǔn)備相應(yīng)設(shè)備,如:攝像頭、音箱、話筒(或者耳麥),如有缺失或運(yùn)行不正常,需提前至少一天在當(dāng)?shù)刈孕胁少彶⒄{(diào)試,確保設(shè)備可用。
2、會議期間必須保證網(wǎng)絡(luò)通暢,開會使用的電腦帶寬需在4m以上,即實(shí)際下載速度需保證在200k以上;it接口人在會議開始之前需檢查當(dāng)?shù)胤止镜木W(wǎng)絡(luò)狀況,必要時限制其他伙伴的網(wǎng)絡(luò)帶寬或直接斷開網(wǎng)絡(luò)。
3、集團(tuán)it部應(yīng)提前建立好會議,以保證各分公司在會議召開前30分鐘可以進(jìn)入會議系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)試。
4、各分公司必須根據(jù)會議通知的時間,準(zhǔn)時上線,it接口人需在會議召開前30分鐘調(diào)試完畢(由于目前大多分工司沒有專職it,如沒有把握在30分鐘內(nèi)調(diào)試完成,請?zhí)崆案嗟臅r間進(jìn)行調(diào)試,如有問題可詢問集團(tuán)it部,務(wù)必保證在規(guī)定時間會議系統(tǒng)能正常使用)。
三、獎懲措施以上事項(xiàng)請各分公司提前做好準(zhǔn)備,如在會議進(jìn)行中發(fā)現(xiàn)缺少硬件(沒有話筒、沒有視頻),或者沒有準(zhǔn)時上線的以及由于網(wǎng)絡(luò)狀況導(dǎo)致時常斷線或帶寬不夠的,一律作為缺席處理;分公司總經(jīng)理、分公司it、集團(tuán)it將承擔(dān)三級連帶責(zé)任,各成長50元。若由于集團(tuán)it部延遲建立會議導(dǎo)致各分公司無法進(jìn)入會議系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)試,集團(tuán)it成長100元。
本制度經(jīng)總裁辦審核批準(zhǔn)后下發(fā)執(zhí)行集團(tuán)it部二
第3篇 集團(tuán)公司視頻會議管理制度
為規(guī)范視頻會議的使用，保證視頻會議的順利進(jìn)行，特制定本管理制度，要求如下：
一、會議申請流程及標(biāo)準(zhǔn)
1、各職能部門召開的接口人視頻會議需填寫《視頻會議申請單》(見附件一)，分管(副)總裁簽字后交至集團(tuán)it部留檔，并將會議通知發(fā)送各分公司參會人員及it接口人，視頻會議后如需要本部門以外的相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)助或者需要運(yùn)營督導(dǎo)部進(jìn)行督導(dǎo)的，請抄送相關(guān)部門。
2、集團(tuán)總監(jiān)級以上、分公司副總經(jīng)理以上或全國全員視頻會議均需提前兩個工作日填寫《視頻會議申請單》提交至總裁辦主任處，經(jīng)總裁辦主任批準(zhǔn)同意后，方可將會議通知發(fā)送各分公司參會人員及it接口人，并將該申請單交至集團(tuán)it部留檔。
3、總裁辦每季度召開一次全國(全員)視頻會議;
4、集團(tuán)各職能中心所召開的全國總監(jiān)級以上視頻會議應(yīng)由集團(tuán)總裁辦主任或運(yùn)營督導(dǎo)總監(jiān)或培訓(xùn)總監(jiān)出席，相關(guān)職能部門積極做好后期配合工作。
5、全國全員伙伴視頻會議應(yīng)由集團(tuán)培訓(xùn)中心召集，集團(tuán)總裁辦主任以上領(lǐng)導(dǎo)主持，并由集團(tuán)、地方公司it負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)設(shè)備的通暢。
二、會議設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)要求
1、各分公司it接口人必須準(zhǔn)備相應(yīng)設(shè)備，如：攝像頭、音箱、話筒(或者耳麥)，如有缺失或運(yùn)行不正常，需提前至少一天在當(dāng)?shù)刈孕胁少彶⒄{(diào)試，確保設(shè)備可用。
2、會議期間必須保證網(wǎng)絡(luò)通暢，開會使用的電腦帶寬需在4m以上，即實(shí)際下載速度需保證在200k以上;it接口人在會議開始之前需檢查當(dāng)?shù)胤止镜木W(wǎng)絡(luò)狀況，必要時限制其他伙伴的網(wǎng)絡(luò)帶寬或直接斷開網(wǎng)絡(luò)。
3、集團(tuán)it部應(yīng)提前建立好會議，以保證各分公司在會議召開前30分鐘可以進(jìn)入會議系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)試。
4、各分公司必須根據(jù)會議通知的時間，準(zhǔn)時上線，it接口人需在會議召開前30分鐘調(diào)試完畢(由于目前大多分工司沒有專職it，如沒有把握在30分鐘內(nèi)調(diào)試完成，請?zhí)崆案嗟臅r間進(jìn)行調(diào)試，如有問題可詢問集團(tuán)it部，務(wù)必保證在規(guī)定時間會議系統(tǒng)能正常使用)。
三、獎懲措施
以上事項(xiàng)請各分公司提前做好準(zhǔn)備，如在會議進(jìn)行中發(fā)現(xiàn)缺少硬件(沒有話筒、沒有視頻)，或者沒有準(zhǔn)時上線的以及由于網(wǎng)絡(luò)狀況導(dǎo)致時常斷線或帶寬不夠的，一律作為缺席處理;分公司總經(jīng)理、分公司it、集團(tuán)it將承擔(dān)三級連帶責(zé)任，各成長50元。若由于集團(tuán)it部延遲建立會議導(dǎo)致各分公司無法進(jìn)入會議系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)試，集團(tuán)it成長100元。
本制度經(jīng)總裁辦審核批準(zhǔn)后下發(fā)執(zhí)行集團(tuán)it部二?一二年四月十日此文件自發(fā)布之日起執(zhí)行。
