有哪些
物業(yè)管理檔案管理制度涵蓋了以下幾個(gè)核心部分：
1. 檔案分類(lèi)與編碼：對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，如物業(yè)合同、業(yè)主資料、設(shè)施設(shè)備記錄、維修保養(yǎng)報(bào)告等，并制定統(tǒng)一的編碼體系，便于查找和管理。
2. 檔案收集與整理：明確檔案的來(lái)源和收集方式，確保檔案完整無(wú)缺；定期進(jìn)行整理，保證檔案的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。
3. 檔案存儲(chǔ)與保管：規(guī)定檔案的物理存儲(chǔ)條件，如溫度、濕度、防火防盜措施等，同時(shí)制定電子檔案的備份策略。
4. 檔案借閱與使用：設(shè)定借閱流程，確保檔案的安全；規(guī)定檔案的使用權(quán)限，防止信息泄露。
5. 檔案更新與銷(xiāo)毀：明確檔案更新的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，過(guò)期或不再需要的檔案應(yīng)按照程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。
6. 檔案安全與保密：強(qiáng)調(diào)檔案的安全性，對(duì)敏感信息實(shí)施保密措施，確保業(yè)主隱私不受侵犯。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案分類(lèi)與編碼：依據(jù)物業(yè)管理行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，將檔案分為業(yè)主檔案、設(shè)施設(shè)備檔案、財(cái)務(wù)檔案等類(lèi)別，每類(lèi)檔案再細(xì)分小類(lèi)，如業(yè)主檔案包括業(yè)主信息表、租賃合同等，編碼采用字母 數(shù)字的方式，如“a01-業(yè)主信息表”。
2. 檔案收集與整理：物業(yè)管理人員需在業(yè)務(wù)發(fā)生后一周內(nèi)收集相關(guān)檔案，每月進(jìn)行一次全面整理，確保檔案的及時(shí)錄入和更新。
3. 檔案存儲(chǔ)與保管：紙質(zhì)檔案存放在防潮、防火的專(zhuān)用檔案柜中，電子檔案存儲(chǔ)在公司內(nèi)部服務(wù)器，并定期備份至外部硬盤(pán)。所有檔案應(yīng)保持清潔，避免破損。
4. 檔案借閱與使用：?jiǎn)T工需填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后方可借閱，借閱期限不超過(guò)一周，歸還時(shí)需檢查檔案完整性。對(duì)外借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5. 檔案更新與銷(xiāo)毀：每年進(jìn)行一次檔案清理，過(guò)期或無(wú)保存價(jià)值的檔案按照公司規(guī)定的銷(xiāo)毀程序處理，確保合法合規(guī)。
6. 檔案安全與保密：敏感檔案加密存儲(chǔ)，訪問(wèn)需輸入特定密碼；對(duì)離職員工的檔案權(quán)限進(jìn)行及時(shí)調(diào)整，防止信息泄露。
上墻內(nèi)容
1. “物業(yè)管理檔案管理制度”掛圖，清晰列出各項(xiàng)規(guī)章制度，方便員工隨時(shí)查閱。
2. “檔案分類(lèi)與編碼指南”，詳細(xì)說(shuō)明各類(lèi)檔案的分類(lèi)及編碼規(guī)則，便于檔案管理工作。
3. “檔案借閱流程圖”，直觀展示從申請(qǐng)到歸還的步驟，提高工作效率。
4. “檔案安全警示標(biāo)語(yǔ)”，提醒員工重視檔案安全，遵守保密規(guī)定。
以上管理制度旨在規(guī)范物業(yè)管理檔案的管理工作，提升服務(wù)質(zhì)量和效率，同時(shí)保護(hù)業(yè)主權(quán)益，確保公司的運(yùn)營(yíng)順暢。各相關(guān)部門(mén)務(wù)必嚴(yán)格執(zhí)行，共同維護(hù)良好的檔案管理體系。
物業(yè)管理檔案管理制度范文
第1篇 物業(yè)管理師物業(yè)管理實(shí)務(wù)試題-第十二章物業(yè)管理檔案管理
物業(yè)管理師物業(yè)管理實(shí)務(wù)試題匯編之第十二章物業(yè)管理檔案管理
一、單項(xiàng)選擇題(備選項(xiàng)中有1個(gè)符合題意)
1.以下關(guān)于檔案的說(shuō)法,不正確的是()。
a檔案是歷史的原始記錄
b檔案是該原始記錄的信息內(nèi)容
c檔案是經(jīng)過(guò)歸檔保存的原始記錄及其載體
d施工圖紙?jiān)诠こ炭⒐を?yàn)收之前,是正在使用的文件,它既是原始記錄,也是檔案
【答案】d
【解析】本題考查的是考生對(duì)檔案定義的理解。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第178頁(yè)。
2.能夠較好地保持文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系,使內(nèi)容相同或相近的文件集中在一起的檔案分類(lèi)方法是()。
a月度分類(lèi)法b年度分類(lèi)法c事件分類(lèi)法d組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法
【答案】c
【解析】本題考查的是考生對(duì)檔案分類(lèi)方法的理解和掌握。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第178頁(yè)。
3.物業(yè)承接查驗(yàn)期的基礎(chǔ)資料檔案不包括以下哪項(xiàng)內(nèi)容()
a物業(yè)及其附屬設(shè)施設(shè)備的權(quán)屬文件
b物業(yè)及其附屬設(shè)施設(shè)備的技術(shù)文件
c物業(yè)及其附屬設(shè)施設(shè)備的驗(yàn)收文件
d日常物業(yè)管理文件
【答案】d
【解析】本題考查的是考生對(duì)物業(yè)承接查驗(yàn)期檔案的收集與整理的理解和掌握。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第180頁(yè)。
4.關(guān)于物業(yè)管理檔案的保存與安全,說(shuō)法不正確的是()。
a某個(gè)單份檔案文件的價(jià)值是不能孤立鑒定的,應(yīng)當(dāng)從相互關(guān)聯(lián)的一組檔案文件來(lái)綜合考慮檔案的保存價(jià)值和保存期限
b房屋共用部分和共用設(shè)施設(shè)備的檢測(cè)、檢修與運(yùn)行記錄檔案,保存期限為設(shè)備的使用年限
c檔案損壞有人為的原因和自然的因素
d檔案的安全包括:檔案本身不受到損壞與丟失;檔案信息不被非法復(fù)制、查閱和傳播
【答案】b
【解析】本題考查的是考生對(duì)檔案管理要求的理解和掌握。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第184―186頁(yè)。
5.關(guān)于物業(yè)管理企業(yè)信用檔案,說(shuō)法不正確的是()。
a物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的建立范圍是所有物業(yè)管理企業(yè)和物業(yè)管理師等執(zhí)(從)業(yè)人員
b建設(shè)部負(fù)責(zé)全國(guó)一級(jí)和二級(jí)資質(zhì)物業(yè)管理企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員信用檔案系統(tǒng)的建立和監(jiān)督管理
c地方物業(yè)管理行政主管部門(mén)負(fù)責(zé)二級(jí)資質(zhì)以下物業(yè)管理企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員信用檔案系統(tǒng)的建立和監(jiān)督管理
d建設(shè)部信息中心負(fù)責(zé)物業(yè)管理企業(yè)信用檔案系統(tǒng)建設(shè)的技術(shù)支持和系統(tǒng)運(yùn)行與維護(hù)管理工作
【答案】b
【解析】本題考查的是考生對(duì)物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的理解和掌握。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第186~187頁(yè)。
6.不屬于物業(yè)管理企業(yè)信用檔案記錄內(nèi)容采集途徑的是()。
a通過(guò)政府部門(mén)、協(xié)會(huì)采集
b通過(guò)物業(yè)管理企業(yè)、執(zhí)(從)業(yè)人員采集
c通過(guò)中介機(jī)構(gòu)及社會(huì)公眾采集
d通過(guò)口頭方式采集
【答案】d
【解析】本題考查的是考生對(duì)物業(yè)管理企業(yè)信用檔案記錄內(nèi)容的采集途徑的理解和掌握。d選項(xiàng)是采集方式,因此,是錯(cuò)誤的。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第192頁(yè)。
7.物業(yè)承接查驗(yàn)期檔案的索取對(duì)象是()。
a建設(shè)單位b施工單位c監(jiān)理單位d早期介入的物業(yè)管理企業(yè)
【答案】a
【解析】本題考查的是考生對(duì)物業(yè)承接查驗(yàn)期檔案的收集與整理中物業(yè)承接查驗(yàn)期物業(yè)管理檔案收集的范圍的理解和掌握。此階段檔案收集的索取對(duì)象較單一,主要是建設(shè)單位。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第180頁(yè)。
8.日常物業(yè)管理企業(yè)檔案的收集范圍不包括的是()。
a設(shè)備設(shè)施運(yùn)行記錄
b設(shè)備設(shè)施維修養(yǎng)護(hù)記錄
c工程竣工驗(yàn)收記錄
d物業(yè)服務(wù)記錄
【答案】c
【解析】本題考查的是考生對(duì)日常物業(yè)管理期檔案的收集與整理的理解和掌握?！肮こ炭⒐を?yàn)收記錄”是在“物業(yè)承接查驗(yàn)期”收集的檔案。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第182頁(yè)。
9.關(guān)于物業(yè)檔案保存注意事項(xiàng)說(shuō)法不正確的是()。
a物業(yè)承接查驗(yàn)期和人住收集的檔案資料保存管理和安全十分重要
b房屋共用部分和共用設(shè)施設(shè)備的監(jiān)測(cè)、檢修與運(yùn)行檔案的真實(shí)性和保存期限應(yīng)明確規(guī)定
c設(shè)備檢修與運(yùn)行記錄檔案保存期限一般不低于該設(shè)備使用年限的2倍
d所有設(shè)備運(yùn)行和維護(hù)檔案應(yīng)有一個(gè)銷(xiāo)毀的管理方案和程序
【答案】d
【解析】本題考查的是考生對(duì)物業(yè)管理檔案的保存和安全的理解和掌握。d選項(xiàng)是錯(cuò)誤的,教材講的是“小型設(shè)備的運(yùn)行和維護(hù)記錄檔案’’應(yīng)有銷(xiāo)毀的管理方案和程序。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第184~185頁(yè)。
10.下列檔案損壞屬于自然因素是()。
a遺失
b榻壞
c被盜
d墨跡的自然消失
【答案】d
【解析】本題考查的是考生對(duì)物業(yè)管理檔案的損毀的理解。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第185~186頁(yè)。
11.關(guān)于物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的投訴處理,說(shuō)法不正確的是()。
a物業(yè)管理企業(yè)信用檔案應(yīng)當(dāng)接受社會(huì)公眾的網(wǎng)上投訴
b投訴信息轉(zhuǎn)給被投訴企業(yè)后,被投訴企業(yè)應(yīng)在20天內(nèi)將處理意見(jiàn)反饋給信用檔案管理部門(mén)
c反饋意見(jiàn)應(yīng)由當(dāng)?shù)匚飿I(yè)管理行政主管部門(mén)簽章
d無(wú)正當(dāng)理由不按期反饋的,可作為不良記錄計(jì)人企業(yè)或執(zhí)(從)業(yè)人
員的信用檔案并進(jìn)行公示
【答案】b
【解析】本題考查的是考生對(duì)物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的投訴處理的理解和掌握。b選項(xiàng)是錯(cuò)誤的,教材講的是15天。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第184~185頁(yè)。
二、多項(xiàng)選擇題(備選項(xiàng)中有2個(gè)或2個(gè)以上符合題意)
1.物業(yè)管理檔案包括以下哪些內(nèi)容()。
a物業(yè)權(quán)屬資料、技術(shù)資料和驗(yàn)收文件
b業(yè)主(或物業(yè)使用人)的權(quán)屬檔案資料、個(gè)人資料
c物業(yè)運(yùn)行記錄資料、物業(yè)維修記錄、物業(yè)服務(wù)記錄
d物業(yè)管理公司行政管理及物業(yè)管理相關(guān)合同資料
e國(guó)家及地方行政管理部門(mén)的相關(guān)規(guī)定
【答案】a b c d
【解析】本題考查的是考生對(duì)物業(yè)管理答檔案內(nèi)容的理解和掌握。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第178頁(yè)。
2.物業(yè)管理常用的檔案分類(lèi)方法有哪些()。
a月度分類(lèi)法b季度分類(lèi)法c年度分類(lèi)法d事件分類(lèi)法
e組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法
【答案】c d e
【解析】本題考查的是考生對(duì)物業(yè)管理檔案的分類(lèi)方法的理解和掌握。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第178~179頁(yè)。
3.物業(yè)承接查驗(yàn)期物業(yè)管理檔案收集范圍包括以下哪些內(nèi)容()。
a權(quán)屬資料檔案
b技術(shù)資料檔案
c物業(yè)運(yùn)行記錄檔案
d驗(yàn)收文件檔案
e業(yè)主(或物業(yè)使用人)的權(quán)屬檔案
【答案】a b d
【解析】本題考查的是考生對(duì)物業(yè)承接查驗(yàn)期物業(yè)管理檔案的收集范圍的理解和掌握。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第180~181頁(yè)。
4.關(guān)于物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的方式和程序說(shuō)法正確的是()。
a物業(yè)人住期的資料檔案收集與入住期物業(yè)管理工作密切相關(guān),須同步進(jìn)行
b應(yīng)設(shè)立檔案資料收集整理工作小組,由該小組專(zhuān)責(zé)進(jìn)行檔案資料的收集和整理
c專(zhuān)責(zé)工作小組應(yīng)按照業(yè)主權(quán)屬資料、業(yè)主(或物業(yè)使用人)個(gè)人資料檔案分組,并確定各自檔案資料的收集范圍、相關(guān)表格和收集程
d將相關(guān)的權(quán)屬資料和個(gè)人資料的復(fù)印件作為檔案資料保管
e在檔案資料收集后,應(yīng)及時(shí)整理并歸檔
【答案】a b c e
【解析】本題考查的是考生對(duì)物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的方式和程序的掌握。只有d選項(xiàng)是不準(zhǔn)確的,應(yīng)為“與原件核對(duì)后的復(fù)印件”作為檔案資料保存。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第182頁(yè)。
5.關(guān)于el常物業(yè)管理期檔案的收集與整理,說(shuō)法正確的是()。
a日常物業(yè)管理期檔案主要是權(quán)屬資料檔案、技術(shù)資料檔案和驗(yàn)收文件檔案
b物業(yè)運(yùn)行記錄檔案的收集范圍包括:建筑物運(yùn)行記錄檔案和設(shè)施設(shè)備運(yùn)行記錄檔案
c物業(yè)維修維護(hù)記錄檔案的收集范圍包括:建筑物維修維護(hù)記錄檔案和設(shè)施設(shè)備維修維護(hù)記錄檔案
d手續(xù)辦理完畢的文件,應(yīng)由承辦單位或個(gè)人保存,一年后向檔案部門(mén)移交
e日常物業(yè)管理期檔案主要包括物業(yè)運(yùn)行記錄檔案、物業(yè)維修記錄檔案、物業(yè)服務(wù)記錄檔案和物業(yè)管理公司行政管理檔案
【答案】b c e
【解析】本題考查的是考生對(duì)日常物業(yè)管理期檔案的收集與整理的理解和掌握。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第182~183頁(yè)。
6.物業(yè)管理檔案管理中,紙介質(zhì)檔案常用的檢索工具有()。
a目錄式檢索工具
b簿式索引檢索工具
c電子目錄檢索工具
d卡片式檢索工具
e指南式檢索工具
【答案】a b d e
【解析】本題考查的是考生對(duì)物業(yè)管理檔案的檢索的理解和掌握。c選項(xiàng)是錯(cuò)誤的,紙介質(zhì)檔案常用的檢索工具沒(méi)有這一項(xiàng)。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第183頁(yè)。
7.以下屬于物業(yè)管理紙介質(zhì)檔案提供利用的方式的有()。
a檔案室閱讀
b外借光盤(pán)
c制作副本
d向查閱者提供檔案的專(zhuān)業(yè)知識(shí)
e向查閱者提供檔案索引的方法
【答案】a c d e
【解析】本題考查的是考生對(duì)物業(yè)管理檔案中紙介質(zhì)檔案的檢索的理解和掌握。b選項(xiàng)是錯(cuò)誤的,紙介質(zhì)檔案中不含有光盤(pán)。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第183―184頁(yè)。
8.關(guān)于物業(yè)管理檔案的保存與安全,說(shuō)法正確的是()。
a某個(gè)單份檔案文件的價(jià)值是不能孤立鑒定的,應(yīng)當(dāng)從相互關(guān)聯(lián)的一組檔案文件來(lái)綜合考慮檔案的保存價(jià)值和保存期限
b房屋共用部分和共用設(shè)施設(shè)備的檢測(cè)、檢修與運(yùn)行記錄檔案,保存期限為設(shè)備的使用年限
c檔案損壞有人為的原因和自然的因素
d檔案的安全包括:檔案本身不受到損壞與丟失;檔案信息不被非法復(fù)制、查閱和傳播
e小型設(shè)備的運(yùn)行和維修記錄檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存
【答案】a c d
【解析】本題考查的是考生對(duì)物業(yè)管理檔案的保存和安全的理解和掌握。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第184~185頁(yè)。
9.物業(yè)承接查驗(yàn)期其物業(yè)管理檔案收集主要包括()。
a權(quán)屬資料檔案
b建設(shè)單位的資料檔案
c驗(yàn)收文件檔案
d業(yè)主使用人檔案資料
e技術(shù)資料檔案
【答案】a c e
【解析】本題考查的是考生對(duì)物業(yè)承接查驗(yàn)期檔案的收集與整理的理解和掌握。有關(guān)內(nèi)容可參見(jiàn)教材第180頁(yè)。
三、案例題
1.張先生于2002年購(gòu)買(mǎi)了一套某花園式住宅的配套底商。人住時(shí),小區(qū)尚未全部竣工。急于用底商開(kāi)餐廳的張先生沒(méi)有追究工程的不完善,草草接收了房屋,餐廳也隨即開(kāi)業(yè)。由于在其后對(duì)房屋
的使用中,張先生對(duì)房屋以及物業(yè)管理存在諸多不滿,除人住時(shí)交了一年物業(yè)費(fèi)外,3年內(nèi)沒(méi)有向物業(yè)公司交過(guò)任何費(fèi)用。截止到2004年底,張先生已經(jīng)拖欠物業(yè)費(fèi)、水電費(fèi)、取暖費(fèi)20多萬(wàn)元。在多次催繳無(wú)效的情況下,物業(yè)公司將張先生告上了法庭。經(jīng)過(guò)調(diào)查審理和法院調(diào)節(jié),張先生對(duì)物業(yè)費(fèi)和取暖費(fèi)沒(méi)有異議,但對(duì)水電費(fèi)不能認(rèn)同。原因是:物業(yè)公司不能提供由張先生簽字確認(rèn)的水電費(fèi)的起始數(shù)字依據(jù)。最終,物業(yè)公司損失了水電費(fèi)總額的20%。請(qǐng)問(wèn)法院這樣判決是否恰當(dāng)在此案例中,物業(yè)公司的錯(cuò)誤在哪里
【答案】(1)法院對(duì)此進(jìn)行的判決比較合理,因?yàn)槲飿I(yè)公司不能提供水電費(fèi)的起始表數(shù),按照正常的慣例推理,物業(yè)公司交付給業(yè)主的水電表均不可能為“零起始”。同時(shí)張先生也不能提供已交費(fèi)的證據(jù)。根據(jù)公平的原則及法官的自由裁量權(quán),法院支持物業(yè)公司收取張先生80%的水電費(fèi)較為合理。
(2)物業(yè)公司為代收取水電費(fèi)的主體,應(yīng)做好相關(guān)的準(zhǔn)備工作。此案中物業(yè)公司沒(méi)有及時(shí)對(duì)張先生所購(gòu)買(mǎi)房屋的原始水電表數(shù)與張先生進(jìn)行書(shū)面確認(rèn)。為以后的收取工作留下隱患。
2.如果你是某物業(yè)公司的檔案管理員,負(fù)責(zé)檔案的保存工作,請(qǐng)說(shuō)明檔案保存應(yīng)注意的事項(xiàng)有哪些
【答案】(1)物業(yè)承接查驗(yàn)期和人住期收集整理的檔案資料屬于物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案,是物業(yè)管理檔案中最重要和基礎(chǔ)性的檔案,它的保存管理和安全十分重要。
(2)房屋共用部位和共用設(shè)施設(shè)備的檢測(cè)、檢修和運(yùn)行記錄檔案,在分析房屋主體安全、設(shè)備運(yùn)行狀況和事故分析中有時(shí)起著十分關(guān)鍵性的作用,因此這類(lèi)檔案的真實(shí)性和保存期限應(yīng)有明確規(guī)定,一般不能低于設(shè)備的使用年限的2倍。
(3)各類(lèi)小型設(shè)備的運(yùn)行和維護(hù)記錄檔案、環(huán)境與安全管理記錄檔案的數(shù)量較大,這部分檔案的保存期較短。這類(lèi)檔案應(yīng)有一個(gè)銷(xiāo)毀的管理方案和程序,以騰出空間,避免檔案室空間被無(wú)謂占用。
3.如果你是某物業(yè)公司的管理人員,分管檔案管理工作,請(qǐng)說(shuō)明物業(yè)管理企業(yè)信用檔案管理工作的目標(biāo)和要求。
【答案】目標(biāo):以物業(yè)管理電子政務(wù)系統(tǒng)、物業(yè)管理行業(yè)協(xié)會(huì)自律管理系統(tǒng)和企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)為基礎(chǔ),形成覆蓋物業(yè)管理行業(yè)所有企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員的信用檔案系統(tǒng),并通過(guò)中國(guó)住宅與房
地產(chǎn)信息網(wǎng)實(shí)現(xiàn)各級(jí)物業(yè)管理行政主管部門(mén)、行業(yè)協(xié)會(huì)網(wǎng)站的互聯(lián)互通。
要求:(1)各級(jí)物業(yè)管理部門(mén)要提高認(rèn)識(shí),加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),積極組織、指導(dǎo)和推動(dòng)物業(yè)管理企業(yè)信用檔案系統(tǒng)的建設(shè)工作。
(2)擴(kuò)大物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的覆蓋面。
(3)保證物業(yè)管理信用檔案系統(tǒng)信息的全面、準(zhǔn)確。
(4)及時(shí)做好信用檔案記錄信息的更新工作。
(5)統(tǒng)一系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺(tái),保證信息傳遞暢通、資源共享。
(6)物業(yè)管理企業(yè)信用檔案記錄信息的報(bào)送、傳遞及有關(guān)事宜的聯(lián)系,主要采用電子郵件方式。
4.如果你是某物業(yè)公司的管理人員,分管檔案管理工作,請(qǐng)說(shuō)明物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的記錄內(nèi)容有哪些。
第2篇 物業(yè)管理檔案建立管理試題
第二章 物業(yè)管理檔案的建立與管理
一、單選題
228、物業(yè)中的公共設(shè)施和房屋公共部位是多個(gè)產(chǎn)權(quán)人共有財(cái)產(chǎn),其維修養(yǎng)護(hù)費(fèi)用應(yīng)由( )
a、共有人按產(chǎn)權(quán)比例分擔(dān) b、共有人按人口數(shù)量分
229、物業(yè)檔案資料是指人們?cè)谖飿I(yè)的開(kāi)發(fā)和管理活動(dòng)中形成的,作為( )保存起來(lái)以備查考的各種文件。
a、原始記錄 b、業(yè)主檔案 c、管理制度 d、用戶信息
230、客戶投訴記錄應(yīng)每年更新,舊的記錄一般( )后可以銷(xiāo)毀。
a、半年 b、1年 c、2年 d、3年
231、制作房地產(chǎn)分幅平面圖應(yīng)按照( )的比例
a、1:200 b、1:500 c、1:1000 d、1:5000
232、物業(yè)管理檔案中的( )是指在物業(yè)管理活動(dòng)過(guò)程中形成的各種文字資料
a、圖 b、表 c、檔 d、冊(cè)
233、物業(yè)管理檔案中( )的特點(diǎn)是內(nèi)容濃縮,檢索方便。
a、圖 b、表 c、卡 d、冊(cè)
234、一個(gè)有序的物業(yè)管理資料庫(kù)是一個(gè)完整的( )。
a、樹(shù)形圖 b、菱形圖 c、矩形圖 d、環(huán)形圖
235、在管理檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)中,( )的重點(diǎn)是去偽存真,留下物業(yè)管理有用的資料。
a、收集 b、整理 c、歸檔 d、利用
236、歸檔就是按照資料本身的( )進(jìn)行科學(xué)地分類(lèi)與保存。
a、大小順序 b、字母排列 c、內(nèi)在規(guī)律 d、圖表卡冊(cè)
237、物業(yè)資料歸檔要做到( )。
a、去偽存真 b、盡可能完整 c、盡可能準(zhǔn)確 d、十清
二、多選題
238、在物業(yè)管理工作中,用戶檔案的建立與管理是通過(guò)( )完成的。
a、收集檔案資料 b、分類(lèi)存檔 c、建立管理制度 d、建立使用制度
239、檔是物業(yè)管理檔案資料的主要成分,包括( )。
a、房屋接管驗(yàn)收記錄 b、房屋分戶平面圖 c、管理合同副本 d、房屋產(chǎn)權(quán)證副本
240、物業(yè)檔案資料的作用有( )。
a、制約作用 b、憑證作用 c、參考作用 d、協(xié)調(diào)作用
241、物業(yè)檔案資料是( )
a、銷(xiāo)售、出租物業(yè)時(shí)的憑證 b、前期建設(shè)開(kāi)發(fā)成果的記錄 c、實(shí)施物業(yè)管理時(shí)工程維修和配套發(fā)行的依據(jù) d、更換物業(yè)管理企業(yè)是必須移交的內(nèi)容之一
242、計(jì)算機(jī)在物業(yè)管理中的應(yīng)用包括( )。
a、編輯、處理、打印、保管各種文書(shū)和資料 b、制作規(guī)劃設(shè)計(jì)圖紙,存儲(chǔ)各項(xiàng)基礎(chǔ)資料 c、確保物業(yè)具備正常的使用功能 d、建立網(wǎng)絡(luò),溝通信息,實(shí)現(xiàn)資料、設(shè)備共享
243、有物業(yè)管理系統(tǒng)中的計(jì)算機(jī)技術(shù)主要用于( )等方面。
a、電子數(shù)據(jù)處理 b、管理信息系統(tǒng) c、決策系統(tǒng) d、消防系統(tǒng)
三、判斷題
244、( )房地產(chǎn)的權(quán)屬登記和產(chǎn)權(quán)備案是物業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié)。
245、( )在對(duì)物業(yè)管理檔案進(jìn)行分類(lèi)時(shí),通常是采用一種方法比較好。
246、( )檔案資料的建立主要抓住收集、整理、歸檔、利用四個(gè)環(huán)節(jié)。
247、( )使用電子數(shù)據(jù)處理技術(shù)不僅可以節(jié)省人力、物力,而且使管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化,從而提高服務(wù)水平。
第3篇 住宅項(xiàng)目物業(yè)管理檔案建立方案
住宅項(xiàng)目物業(yè)管理檔案建立方案
1、物業(yè)檔案建立的內(nèi)容
業(yè)主入伙資料
業(yè)戶家庭資料
業(yè)戶聯(lián)系電話
包括:正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的聯(lián)系電話,如家庭電話、單位電話、手機(jī)、呼機(jī)、e-mail地址等。
業(yè)戶室內(nèi)裝修管理資料
包括:裝修申請(qǐng)表、裝修過(guò)程情況記錄、管線變動(dòng)情況等。
業(yè)戶日常維修資料
包括:維修、維修回訪等記錄情況。
業(yè)戶反饋資料
包括:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)戶投訴及處理記錄、業(yè)戶意見(jiàn)征詢、統(tǒng)計(jì)記錄等。
2、物業(yè)檔案管理的具體措施
業(yè)戶檔案資料是在業(yè)戶入伙以后逐步建立起來(lái)的,其內(nèi)容包括業(yè)戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費(fèi)收繳情況、室內(nèi)裝修管理資料及物業(yè)獨(dú)用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。
(1)業(yè)戶檔案的收集
物業(yè)設(shè)立檔案室,建立相應(yīng)規(guī)章制度,對(duì)業(yè)戶檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。資料收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則。在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴(kuò)大資料來(lái)源,從時(shí)間上講是在業(yè)主入伙時(shí)開(kāi)始收集歸檔,實(shí)行業(yè)戶一戶一檔。
(2)業(yè)戶權(quán)籍資料管理
從業(yè)戶入伙開(kāi)始,應(yīng)著手權(quán)籍資料的收集工作,權(quán)籍資料的收集、整理、歸檔,應(yīng)做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權(quán)籍資料,動(dòng)態(tài)反映業(yè)戶權(quán)籍狀況,為業(yè)戶需求提供服務(wù)。
(3)業(yè)戶檔案的整理
各個(gè)業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點(diǎn)根據(jù)資料內(nèi)容、來(lái)源進(jìn)行分類(lèi),做到條理清晰、便于查閱。
(4)業(yè)戶檔案的歸檔
___華庭住宅小區(qū)管理處的業(yè)務(wù)接待將收集到的業(yè)戶資料每月五日前提交檔案中心。物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類(lèi)有序地保存,并輸入計(jì)算機(jī)存檔,運(yùn)用計(jì)算機(jī)的先進(jìn)手段進(jìn)行檔案資料的管理。
(5)檔案的利用
為業(yè)戶服務(wù)工作及時(shí)提供檔案資料,直接或間接地為業(yè)戶管理服務(wù),從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。
(6)業(yè)戶檔案的管理
業(yè)戶檔案的使用應(yīng)有嚴(yán)格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經(jīng)登記后方可借出,歸還時(shí)須由專(zhuān)人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),嚴(yán)重時(shí)追究有關(guān)人員的責(zé)任。業(yè)戶檔案存放時(shí)要做好防火、防潮、防蛀工作,計(jì)算機(jī)使用時(shí)應(yīng)防止電腦病毒侵入。
第4篇 物業(yè)管理檔案建立與管理
物業(yè)管理檔案的建立與管理
1.資料收集
資料的收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則,根據(jù)實(shí)體資料和信息資料的內(nèi)容,在實(shí)際工作中從需要和服務(wù)的角度出發(fā),擴(kuò)大信息的收集來(lái)源,從時(shí)間上來(lái)講是指從規(guī)劃設(shè)計(jì)到工程竣工的全部工程技術(shù)維修資料,從空間上講是指物業(yè)構(gòu)成的全部,大到房屋本體公共設(shè)施,小到花草苗木都應(yīng)有詳細(xì)的資料。
2.資料分類(lèi)整理
(1)分辨真?zhèn)巍?/p>
(2)分類(lèi)排序。
(3)組編檔號(hào)。
(4)裝訂精美。
3.檔案資料管理
(1)采用原始檔案和電腦檔案雙軌管理制。
(2)采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方法,便于原始檔案的管理(如:采用錄像、刻盤(pán)、膠卷、照片、圖景等方法)。
(3)建議盡可能的采用電腦儲(chǔ)存,便于查找調(diào)用,以便更好地保護(hù)原始檔案的資料免受翻動(dòng)的磨損和損壞。
(4)建立健全的檔案外借管理規(guī)定,檔案管理必須專(zhuān)人負(fù)責(zé),應(yīng)做到保管、保密,工作細(xì)致;如有破損,應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。
(5)檔案管理室必須達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)的“三防”標(biāo)準(zhǔn)。
第5篇 項(xiàng)目物業(yè)管理檔案管理制度（7）
項(xiàng)目物業(yè)管理檔案管理制度(七)
一.物業(yè)管理檔案建立與管理規(guī)定:
1.項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由管理處總物業(yè)經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督保管,由管理處行政人事助理專(zhuān)職文件存檔、注記工作。
2.有關(guān)物業(yè)驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及用戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施檔案及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經(jīng)總物業(yè)經(jīng)理許可,他人不得動(dòng)用。
3.物業(yè)檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報(bào)告類(lèi)文件編目錄索引,檔案類(lèi)文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。
4.物業(yè)檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。
5.物業(yè)檔案在歷任總物業(yè)經(jīng)理調(diào)職、離任時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù),經(jīng)確認(rèn)后方可離任。
6.物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要傳閱、復(fù)印專(zhuān)管部分檔案資料的,需經(jīng)物業(yè)總物業(yè)經(jīng)理書(shū)面確認(rèn),如有違反的做泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況,對(duì)不符合要求的保管責(zé)任人將做適當(dāng)處分。
9.物業(yè)檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的,對(duì)物業(yè)管理有重大影響及損害物業(yè)和公司利益的,管理處將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。
