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資料室作為企業(yè)的知識庫，承載著公司歷史、業(yè)務(wù)發(fā)展、項目成果等關(guān)鍵信息。制定一套完善的資料室管理制度至關(guān)重要，它包括資料的收集、分類、存儲、借閱、更新和銷毀等多個環(huán)節(jié)。
包括哪些方面
1. 資料收集：明確資料來源，規(guī)定收集標準和程序。
2. 資料分類：建立科學(xué)的分類體系，便于檢索和管理。
3. 資料存儲：規(guī)定存儲環(huán)境和設(shè)備要求，確保資料的安全。
4. 資料借閱：設(shè)定借閱權(quán)限，制定借閱流程和歸還規(guī)則。
5. 資料更新：定期審查資料時效性，及時更新過時信息。
6. 資料銷毀：對于不再需要的資料，設(shè)定合理的銷毀程序。
7. 系統(tǒng)維護：保障資料管理系統(tǒng)的正常運行，定期備份數(shù)據(jù)。
8. 員工培訓(xùn)：提高員工對資料室管理制度的理解和執(zhí)行能力。
重要性
資料室管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個方面：
1. 保護企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)：通過規(guī)范管理，防止重要信息泄露。
2. 提升工作效率：有序的資料管理能快速定位所需信息，減少查找時間。
3. 傳承企業(yè)文化：保存企業(yè)歷史資料，有利于企業(yè)文化的傳承和發(fā)展。
4. 法規(guī)遵從：滿足法規(guī)對文檔管理的要求，降低法律風(fēng)險。
方案
1. 設(shè)立專職管理員：負責(zé)資料室的日常管理和維護工作，確保制度的執(zhí)行。
2. 制定詳細流程：對每個環(huán)節(jié)制定具體的操作指南，提高執(zhí)行效率。
3. 引入數(shù)字化管理：利用現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)資料電子化，方便查詢和共享。
4. 定期審計：定期檢查制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時調(diào)整優(yōu)化。
5. 激勵機制：設(shè)立獎勵機制，鼓勵員工積極參與資料管理工作，提升制度執(zhí)行力。
資料室管理制度的成功實施，不僅需要完善的規(guī)章制度，還需要全體員工的共同參與和持續(xù)改進。只有這樣，才能充分發(fā)揮資料室的價值，為企業(yè)的決策提供有力支持，推動企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。
資料室管理制度范本
第1篇 北坡中學(xué)圖書閱覽資料室管理人員工作職責(zé)
第三中學(xué)圖書、閱覽、資料室管理人員工作職責(zé)
一、熱愛本職工作,牢固樹立為教學(xué)服務(wù)的思想,嚴格執(zhí)行圖書、閱覽管理制度,做好圖書、閱覽、資料室日常管理工作。
二、負責(zé)課本、圖書、期刊、資料、報紙等的選購、訂購、登記造冊、推薦、分配、領(lǐng)、借工作。做到帳目清楚,帳物相符。
三、做好圖書、閱覽、資料室的內(nèi)務(wù)工作,保持室內(nèi)衛(wèi)生,創(chuàng)造優(yōu)雅的文化氛圍。做好防火、防水工作。
四、按制度組織好圖書、資料的借、閱;組織好師生閱覽;做好活動記錄。最大限度發(fā)揮“三室”功能,起到拓寬師生視野、提高師生素質(zhì)、促進師生個性發(fā)展的作用。
五、加強與書店和兄弟學(xué)校的聯(lián)系,加強業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí),努力實現(xiàn)“三室”管理工作標準化、規(guī)范化。
六、為開架借書做好準備。
第2篇 資料室管理規(guī)定辦法
檔案管理員要科學(xué)地編制分類法,根據(jù)分類法,編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便于查找,來看下面:
檔案保管制度
一、嚴格執(zhí)行檔案收集、整理、保管、鑒定、提供利用與銷毀等有關(guān)制度和規(guī)定,確保其完整、系統(tǒng)和安全。
二、檔案按檔號排放,檔案柜編順序號,庫房內(nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。
三、借出的檔案須按時歸還,利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。
四、不得竊取、出賣和涂改檔案,違者追究法律責(zé)任。
五、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。
六、做好庫房溫濕度的監(jiān)控與登記工作。
七、每學(xué)期開學(xué)初對庫房檔案進行全面檢查、清點,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
檔案保密制度
一、高度認識檔案保密工作的重要性,嚴格遵守有關(guān)法規(guī)和制度。
二、查閱涉密檔案或內(nèi)部材料,須經(jīng)有關(guān)部門和辦公室負責(zé)人批準,必要時報請有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)審批。
查閱時須嚴格履行登記手續(xù),注明查閱目的和內(nèi)容。
三、未經(jīng)批準,任何人不得私自帶檔案出館;檔案工作人員不得私自摘抄、復(fù)制、傳播具有保密性質(zhì)的檔案內(nèi)容 。
四、因需要經(jīng)批準摘錄或復(fù)制涉密檔案材料的,須妥善保管,用后銷毀,如發(fā)生涉密問題,后果由利用者負責(zé)。
五、不歸檔的重份文件及內(nèi)部材料,須交由學(xué)校集中銷毀。
六、在校保密委員會的指導(dǎo)下,做好檔案密級變更和解密工作。
七、檔案館工作人員或利用者,如有違反保密規(guī)定的,視情節(jié)輕重按有關(guān)規(guī)定處理。
檔案利用制度
一、查閱利用本館開放檔案、資料者,須持身份證(或工作證、學(xué)歷證書)等有效證件,同時填寫查閱登記表;受他人委托者,還須出具他人上述任一證件(含復(fù)印、傳真件)及委托查閱申請書。
二、查閱重要的或密級檔案,按《檔案保密制度》辦理;查閱本職范圍外的重要檔案,須經(jīng)辦公室負責(zé)人批準;查閱珍貴檔案時,以復(fù)印件代替原件利用。
三、檔案、資料一般不外借。
確因工作需要外借的,除出具所在單位證明外,須經(jīng)辦公室負責(zé)人或?qū)W校分管領(lǐng)導(dǎo)批準,并辦理外借手續(xù)(限5天內(nèi)歸還);若續(xù)借,需辦續(xù)借手續(xù)。
四、提供利用檔案時,按學(xué)校有關(guān)規(guī)定收費。
五、外國組織和人員利用開放檔案、資料,按國家有關(guān)規(guī)定辦理。
六、查閱利用檔案時不得隨意涂改、拆卷或損毀。
本室工作人員對違規(guī)者,有權(quán)給予勸告、責(zé)令賠償或其它處置,直至追究法律責(zé)任。
七、未經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準或辦公室授權(quán),任何單位、個人無權(quán)公布檔案內(nèi)容。
檔案室人員崗位職責(zé)
一、積極宣傳黨和國家關(guān)于檔案管理的法規(guī)、條例。
二、遵守各項檔案業(yè)務(wù)規(guī)章制度。
三、維護檔案的完整、系統(tǒng)和安全,定期檢查檔案保管情況,改進檔案保護技術(shù),嚴守國家機密。
四、積極開展咨詢服務(wù);熱情接待檔案利用者,迅速、準確提供所需檔案和資料。
五、深入基層,開展對兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。
檔案鑒定制度
一、在主管校領(lǐng)導(dǎo)主持下,由校辦、檔案室及有關(guān)部門負責(zé)人與負責(zé)該門類的專、兼職檔案員組成鑒定組,按照分工,個人初鑒、集體審查,具體工作由檔案室組織。
二、對在整理的歸檔材料,要以全面的、歷史的和發(fā)展的觀點鑒定其價值,準確把握歸檔范圍和保管權(quán)限,有異議時由鑒定組裁定。
三、檔案達到開放期,由鑒定組作出是否向社會開放的決定。
四、檔案保密期滿,由鑒定組作出是否變更密級或解密的決定。
五、檔案存留期滿,由鑒定組提出銷毀或延長保管期限的意見,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后,方可存、毀。
六、銷毀檔案前登記造冊(注明題名、數(shù)量、鑒定時間、參加鑒定人員);銷毀時由3人執(zhí)行;事后在清冊上注明銷毀日期并簽字;清冊歸檔。
安全與消防制度
一、庫房重地,非本室工作人員不得擅入。
二、嚴禁煙火、易燃、易爆及腐蝕物品進室。
三、做好安全巡查工作,下班時關(guān)好水電、鎖好門窗。
四、檔案工作人員應(yīng)熟悉消防器材的性能及使用方法;做好消防器材的保養(yǎng)更新工作,使之可靠有效。
五、發(fā)生火警、火災(zāi)要迅速報告,并全力撲救。
第3篇 微機資料室管理制度范本
1.室內(nèi)不得吸煙,不得焚紙燃火。
2.計算機機器設(shè)備附近不得放置液體或其他溶液。
3.室內(nèi)不得放置強磁場物品。
4.非操作人員未經(jīng)過允許不得入內(nèi)。
5.操作人員要保持室內(nèi)的清潔衛(wèi)生,保持計算機的清潔衛(wèi)生。
6.操作和使用計算機應(yīng)嚴格按照專業(yè)規(guī)程進行。
7.室內(nèi)有關(guān)資料應(yīng)進行定期整理,不得隨意丟棄。
第4篇 外語學(xué)院資料室管理條例
第一條 本室服務(wù)對象主要是本院教職工和研究生;同時,也為本院本科畢業(yè)班學(xué)生、小語種學(xué)生、進修生提供一定限度的服務(wù)。
第二條 讀者進入本室時,應(yīng)出示證件,應(yīng)將隨身物品(如書包等)放置于存放物品的書架上。圖書資料及報刊雜志閱畢應(yīng)放回原處;未辦理借出手續(xù),不得將本室的圖書資料及報刊雜志帶出室外。室內(nèi)務(wù)必保持安靜、整潔,禁止高聲談笑或聊天。
第三條 本室所有的工具書、無復(fù)本的圖書原則上不外借(但可外借復(fù)印,但復(fù)印必須當天歸還,同時以證件或圖書價格的五倍作為保證)。本院教職工因教學(xué)科研需要、研究生因撰寫論文,需借出無復(fù)本的圖書者,須經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準,方可辦理借出手續(xù)。
第四條 本院教職工、研究生可借閱復(fù)本圖書、外文小說.。復(fù)本圖書、外文小說每人限借兩冊,借期兩個月。雜志限借兩冊,借期兩周,教師申購的專業(yè)書籍可優(yōu)先借用兩個月。借出的圖書資料應(yīng)按期歸還,以利流通。工作人員應(yīng)做好催還工作,超期一周就以口頭或書面通知借閱者。個別確須續(xù)借的,應(yīng)攜所借書籍辦理續(xù)借手續(xù),但其他人急需借用時,本室有權(quán)隨時調(diào)回。逾期不還的,每冊逾期一日罰款壹元。
第五條 凡未辦理借出手續(xù),私自將本室圖書資料攜出室外者,學(xué)生按照《z師大學(xué)生行政處分試行條例》及其有關(guān)規(guī)定處理;教工和研究生給予停止借閱資格兩個月、按所拿書籍價格的十倍罰款處理,情節(jié)嚴重者給予行政處分。
第六條 凡遺失、損壞圖書資料者,按以下賠償標準執(zhí)行:
(一)遺失圖書:1990年以前(含90年)出版的,按原價的10倍賠償;1991年以后出版的,按原價的6倍賠償;孤本、工具書(辭典等)按原價的10倍賠償。
(二)遺失刊物:中文刊物:月刊按全年訂價的2倍賠償,季刊按全年訂價的4倍賠償;外文刊物:月刊按全年訂價的4倍賠償,季刊按全年訂價的4倍賠償。
(三)凡損壞圖書資料者,按以下賠償標準執(zhí)行:
1、還回的圖書如有污損勾劃,仍可繼續(xù)流通的,污損頁按1元/頁賠款;污損頁數(shù)超過10頁,報紙污損達四版以上,或勾劃嚴重,影響利用的,均按遺失規(guī)定處理。
2、還回圖書如有撕頁掉頁,經(jīng)過補救仍可繼續(xù)流通的,按撕損頁數(shù)1元/頁賠款;
丟失封面封底的按原價的50%賠款,丟失前言后記的按原價的100%賠款,撕損頁數(shù)超
過10頁時,按遺失處理。
3、撕割頁(包括“開天窗”)每頁賠款10元。
4、損壞、丟失圖書條形碼、書標者,罰款2元/冊。
本規(guī)定中未涉及的特殊問題由本室酌情處理。
丟失圖書資料必須在一周內(nèi)到院財務(wù)辦理賠償手續(xù),違者將由本室將名單提交院黨政聯(lián)席會議,由其決定賠償金額及追繳事宜。
第七條 本科畢業(yè)班學(xué)生借用的教育實習(xí)用書、小語種學(xué)生借用的教材,用畢應(yīng)及時送還;如有遺失,按原書價格的四倍賠償。
本室工作人員應(yīng)恪守職業(yè)道德,認真執(zhí)行本條例,積極熱情地為本院師生的教學(xué)科研服務(wù)。本條例自公布之日起執(zhí)行。希師生員工互相監(jiān)督,共同遵守。
z師范大學(xué)外國語學(xué)院
第5篇 n項目管理處資料室管理規(guī)定
項目管理處資料室管理規(guī)定
一、目的
妥善保管管理處所有資料,以確保相關(guān)資料、質(zhì)量記錄保管的完整、有效,便于查找和借閱。
二、適用范圍
適用于__物業(yè)管理處。
三、職責(zé)
3.1部門經(jīng)理負責(zé)監(jiān)督資料的保管工作。
3.2資料管理員負責(zé)管理處所有資料的存放及分類歸檔工作。
3.3各主管/主辦負責(zé)現(xiàn)場各類質(zhì)量記錄表格的完整與收集工作。
四、方法與過程控制
4.1管理處收發(fā)文件和資料實行各辦公現(xiàn)場集中收集、資料管理員統(tǒng)一管理的原則。
4.2資料保管須根據(jù)公司的《質(zhì)量記錄及文檔管理程序》、《迎檢目錄》和體系文件要求進行資料的分類歸檔和整理。
4.3資料柜須標識清晰、明顯,以便于查找,并確保文件、資料、檔案的完整和安全。
4.4資料柜鑰匙由資料管理員和控制中心各持一套,其他人員不得持有資料柜鑰匙。
4.5資料管理員下班后要將所有資料柜上鎖,避免文件、資料及物品遺失。
4.6任何人員借閱文件,須由資料管理員負責(zé)查找和提供,其他人員不得自行取閱,文件資料須經(jīng)部門經(jīng)理或部門經(jīng)理授權(quán)人批準后,方可借閱。
4.7借閱者須在及時歸還所借資料,資料員負責(zé)督促借閱人歸還文件或資料,檢查歸還文件、資料是否與借出文件內(nèi)容相符,并登記歸還人及歸還時間等,歸還的文件、資料要及時歸檔。
4.8屬公司和管理處保密級文件須妥善保管,不得放于桌面或抽屜內(nèi),不得散播其內(nèi)容,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準,其他人員不得翻看、借閱,不得復(fù)印和帶離資料室。
4.9文件、資料須根據(jù)體系文件定期歸檔,對過期文件和資料經(jīng)部門經(jīng)理批準后,按填寫《質(zhì)量記錄存儲清單》相應(yīng)欄目進行報廢和銷毀處理。
4.10資料管理員須定期對文件、資料、物品進行整理,保持環(huán)境干凈、整潔;對破損、裝訂不牢固的文件、資料,須及時修補,并做防火、防潮、防蟲、防光、防塵等措施,以防檔案損壞,確保檔案的完整。
5.質(zhì)量記錄表格
《借閱登記表》
《文件資料存儲清單》
第6篇 _小區(qū)物業(yè)管理處資料室管理規(guī)定
小區(qū)物業(yè)管理處資料室管理規(guī)定
管理處收發(fā)文件、資料實行集中收集、統(tǒng)一管理,由資料室進行科學(xué)的分類整理,確保文件、資料、檔案的完整、安全,便于查找、借閱,特制定以下規(guī)定:
1、資料室除資料管理員以外,其他人士未經(jīng)允許不得入內(nèi);
2、資料室鑰匙由資料管理員、控制中心各持一套,行政后勤主辦持資料室門鑰匙一把,其他人員不得持有資料室鑰匙;
3、資料室內(nèi)存放的物品須放置在合理的位置,資料室管理員須定期對文件、資料、物品進行整理,保持室內(nèi)環(huán)境干凈、整潔;
4、任何人不得在室內(nèi)吸煙、亂丟紙屑,吃東西等;
5、資料管理員下班后要將所有文件柜及資料室門上鎖,避免文件、資料及物品遺失;
6、文件、資料本著便于查找、借閱的原則,分類擺放,標識清晰、明顯;
7、任何人員到資料室借閱文件,須由資料室管理員負責(zé)查找提供,其他人員不得自行取閱,文件資料須經(jīng)經(jīng)理或經(jīng)理授權(quán)人批準后,方可借閱。
8、資料員負責(zé)催促借閱人及時歸還文件或資料,檢查歸還文件、資料是否與借出文件內(nèi)容相符,并登記歸還人及歸還時間等,歸還的文件、資料要及時歸檔;
9、屬保密級文件要妥善保管,不得放于桌面或抽屜內(nèi),不得散播其內(nèi)容,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準,其他人員不得翻看、借閱,不得復(fù)印和帶離資料室。
10、文件、資料要定期歸檔,對過期文件、資料經(jīng)部門經(jīng)理批準后,按批準意見進行報廢、銷毀等處理;
11、對破損、裝訂不牢固的文件、資料要及時修補,并做防火、防潮、防蟲、防光、防塵等措施,以防檔案損壞,確保檔案的完整;
12、使用復(fù)印機、打印機時,注意節(jié)約成本,杜絕浪費行為,并自覺做好登記。
