有哪些
醫(yī)院檔案管理制度主要包括以下幾個(gè)方面：
1. 檔案分類(lèi)與編碼：依據(jù)國(guó)家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)醫(yī)院各類(lèi)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，并設(shè)定統(tǒng)一的編碼體系，便于管理和檢索。
2. 檔案收集與整理：確保所有業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件及時(shí)歸檔，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程進(jìn)行整理和編目。
3. 檔案保管與保護(hù)：制定保管期限，提供適宜的存儲(chǔ)環(huán)境，確保檔案的安全與完整。
4. 檔案利用與借閱：建立嚴(yán)格的借閱制度，保證檔案的有效利用，同時(shí)防止信息泄露。
5. 檔案數(shù)字化：推動(dòng)檔案的電子化管理，提高檢索效率，降低物理存儲(chǔ)壓力。
6. 檔案安全與保密：強(qiáng)化信息安全措施，保護(hù)患者隱私和其他敏感信息。
7. 檔案銷(xiāo)毀：對(duì)過(guò)期或無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案分類(lèi)與編碼： - 所有檔案分為醫(yī)療記錄、行政管理、科研教學(xué)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)等類(lèi)別，每類(lèi)再細(xì)分為子類(lèi)。 - 制定詳細(xì)的編碼規(guī)則，如“m01-001”代表醫(yī)療記錄類(lèi)第一份檔案。
2. 檔案收集與整理： - 設(shè)立專(zhuān)職檔案員，負(fù)責(zé)日常檔案收集工作，確保文件在活動(dòng)結(jié)束后3日內(nèi)歸檔。 - 檔案整理包括文件排序、編制目錄、填寫(xiě)檔案卡片等步驟，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤。
3. 檔案保管與保護(hù)： - 檔案室應(yīng)保持恒溫恒濕，配備防火、防盜設(shè)施。 - 定期檢查檔案狀況，對(duì)破損檔案進(jìn)行修復(fù)。
4. 檔案利用與借閱： - 借閱者需填寫(xiě)申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后方可借閱。 - 借閱期限一般不超過(guò)1周，到期未歸還者將暫停借閱資格。
5. 檔案數(shù)字化： - 對(duì)重要檔案進(jìn)行掃描，存入電子檔案系統(tǒng)，便于快速查找。 - 定期備份電子檔案，防止數(shù)據(jù)丟失。
6. 檔案安全與保密： - 實(shí)施訪問(wèn)權(quán)限控制，非授權(quán)人員不得接觸敏感檔案。 - 對(duì)涉及患者隱私的檔案進(jìn)行加密處理，確保信息安全。
7. 檔案銷(xiāo)毀： - 每年進(jìn)行一次檔案清理，確定銷(xiāo)毀清單。 - 銷(xiāo)毀過(guò)程需兩人以上監(jiān)督，確保檔案完全銷(xiāo)毀，并做好記錄。
上墻內(nèi)容
1. 檔案管理制度概要：簡(jiǎn)述檔案管理的重要性，強(qiáng)調(diào)遵守制度的必要性。
2. 檔案分類(lèi)與編碼示例：展示部分檔案編碼實(shí)例，以便員工參照?qǐng)?zhí)行。
3. 檔案借閱流程圖：清晰展示借閱步驟，方便員工理解和操作。
4. 保密協(xié)議：展示員工簽署的保密承諾書(shū)，提醒員工重視信息保密。
5. 應(yīng)急處理流程：列出檔案損壞、失竊等情況的應(yīng)急處理步驟，提高應(yīng)對(duì)效率。
以上各項(xiàng)制度需全體員工共同遵守，以確保醫(yī)院檔案管理工作有序、高效、安全。
醫(yī)院檔案管理制度范范文
第1篇 h市醫(yī)院檔案管理辦法
市醫(yī)院檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 根據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》和、國(guó)務(wù)院制定的檔案工作原則、方針、政策和上級(jí)檔案主管部門(mén)的有關(guān)規(guī)定,為加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作,使檔案工作更好地為改革和建設(shè)服務(wù),特制定本辦法。
第二條 醫(yī)院檔案是黨、政、工、團(tuán)以及醫(yī)療、護(hù)理、科技、基建、人事、保衛(wèi)、會(huì)計(jì)等在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的,對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的,應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種文字、圖表、音像等不同形式的材料,它是全院職工工作實(shí)踐的總結(jié)和記錄,是醫(yī)院的寶貴財(cái)富,也是黨和國(guó)家寶貴財(cái)富的一部份,每一個(gè)職工都有責(zé)任維護(hù)檔案的完整與安全。
第三條 醫(yī)院檔案工作是醫(yī)院工作的組成部分,是提高醫(yī)院工作效率和工作質(zhì)量的必要條件,是維護(hù)醫(yī)院歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。因此,醫(yī)院黨政領(lǐng)導(dǎo)必須切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),應(yīng)有一名院領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作,把檔案工作納入議事日程,列入醫(yī)院建設(shè)的發(fā)展規(guī)劃。
第四條 根據(jù)國(guó)務(wù)院關(guān)于檔案工作的基本原則是集中統(tǒng)一地管理國(guó)家檔案,維護(hù)檔案的完整與安全,便于國(guó)家各項(xiàng)工作的利用的決定,醫(yī)院檔案由院檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理,其他部門(mén)或個(gè)人不準(zhǔn)保存檔案,更不準(zhǔn)私自損毀檔案材料。
第二章檔案的收集與整理
第五條 醫(yī)院檔案室是收集和保存本院檔案資料的部門(mén),院部及各科凡經(jīng)打字室打印的文件、材料等,必須將1份底和2份正本交檔案室存檔。凡抄寫(xiě)的文件材料,須同時(shí)抄一份送院檔案室存檔。
第六條 各科室形成的文件材料,如年度工作計(jì)劃、人才培養(yǎng)、教學(xué)計(jì)劃和工作總結(jié),必須抄報(bào)院辦公室,由院辦公室分別歸檔。
第七條 凡申報(bào)某項(xiàng)科研課題或申報(bào)某項(xiàng)科技成果者,不論單位和個(gè)人,須將上報(bào)材料同時(shí)交一份完整材料到檔案室。不交材料者按規(guī)定辦公室不予辦理申報(bào)手續(xù)(不準(zhǔn)任何人給予蓋章)。
第八條 基建圖紙、重要儀器的說(shuō)明書(shū)及安裝圖紙等,均屬檔案、資料的重要組成部份,凡驗(yàn)收基建工程、機(jī)器(儀器)設(shè)備安裝時(shí),須同時(shí)驗(yàn)收?qǐng)D紙、說(shuō)明書(shū)等資料,如果圖紙、資料等檔案材料不全不得驗(yàn)收,驗(yàn)收時(shí)須有檔案人員參加。
第九條 外出開(kāi)會(huì)、參觀、考察人員,回院后須將文件材料交檔案室登記存檔,拒絕不交者,按有關(guān)規(guī)定不報(bào)銷(xiāo)差旅費(fèi)和資料費(fèi)。
第十條 立卷分工和歸檔
文書(shū)檔案由院辦公室負(fù)責(zé)立卷,于次年上半年(6月底)歸檔;科技檔案由檔案室協(xié)助醫(yī)務(wù)科立卷,按科技檔案的形成規(guī)律,辦完一件立一件,隨時(shí)歸檔;會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé),于次年6月底以前立卷,保管使用一年以后向檔案室移交。
第三章檔案的保管與使用
第十一條 根據(jù)上級(jí)檔案部門(mén)關(guān)于建立綜合檔案室的指示精神和我院目前人員不足的情況,適宜設(shè)綜合檔案室,文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案均實(shí)行統(tǒng)一管理。配備檔案人員2人,由院黨委辦公室主任直接負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)。
第十二條 查閱檔案必須辦理審批手續(xù)。外單位查閱檔案須持介紹信并經(jīng)分管檔案工作的院領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任批準(zhǔn)方可查閱,對(duì)本院職工查閱檔案須填寫(xiě)申請(qǐng)單,經(jīng)辦公室主任或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱,對(duì)與所查問(wèn)題無(wú)關(guān)或黨和國(guó)家規(guī)定不準(zhǔn)個(gè)人查閱的案卷不得查閱,摘抄檔案材料必須進(jìn)行認(rèn)真核對(duì),對(duì)機(jī)密文件材料一般不得摘抄。
第十三條 對(duì)科技檔案的查閱,為方便科技人員查閱科技檔案,對(duì)形成某項(xiàng)技術(shù)檔案的個(gè)人和科室,對(duì)該項(xiàng)科技檔案有優(yōu)先使用權(quán),需要查閱時(shí)可免辦查閱審批手續(xù)。
第十四條 檔案一般不得外借,確有特殊情況需要外借時(shí),須經(jīng)本院主要領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)方可外借,借閱檔案必須嚴(yán)格辦理借閱手續(xù),詳細(xì)登記卷號(hào)、件數(shù)、張數(shù),外借時(shí)間一般不得超過(guò)10天。最多不得超過(guò)20天,交回時(shí)要認(rèn)真核對(duì)卷號(hào)、件數(shù)、張數(shù),對(duì)差錯(cuò)缺份少頁(yè)或丟失者,要及時(shí)查清原因,并向單位領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)反映,以便查找。
第十五條 為確保檔案的安全,本院檔案室可為本院職工代管私人所有的機(jī)密檔案材料。
第十六條 普洱市人民醫(yī)院檔案庫(kù)房管理制度
一、檔案庫(kù)房只作檔案存放保管之用,不得兼做其他用途。庫(kù)房、辦公室和閱卷室應(yīng)分開(kāi)。
二、庫(kù)房?jī)?nèi)檔案的存放、管理要規(guī)范,密級(jí)架統(tǒng)一編號(hào),案卷上架排列合理、科學(xué)、整齊。檔案存放位置確定后,不得輕易變動(dòng)。
三、檔案庫(kù)房應(yīng)堅(jiān)固適用,具有防火、防盜、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防潮等設(shè)施。
四、每日測(cè)試和檢查溫度、濕度,掌握其變化規(guī)律,采取積極有效措施做好溫、濕度的調(diào)控工作。庫(kù)房?jī)?nèi)溫度應(yīng)控制在14-24℃內(nèi),相對(duì)濕度控制在45-65%。
五、借出檔案應(yīng)及時(shí)收回存放原處。檔案人員對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行定期檢查,發(fā)現(xiàn)丟失、破損、褪變等問(wèn)題應(yīng)及時(shí)搶救、修補(bǔ)、復(fù)制或作其他技術(shù)處理。
六、未經(jīng)批準(zhǔn),非檔案人員不得進(jìn)入庫(kù)房。不準(zhǔn)在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙,維護(hù)庫(kù)房安全。
第四章檔案管理人員的職責(zé)
第十七條 檔案管理人員必須以_理論和三個(gè)代表重要思想為指導(dǎo),認(rèn)真落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀,貫徹執(zhí)行檔案工作的原則、法規(guī)和法律,維護(hù)檔案的歷史真實(shí)面貌。
第十八條 必須忠于黨和國(guó)家的檔案事業(yè),刻苦鉆研檔案專(zhuān)業(yè)理論和專(zhuān)業(yè)知識(shí),積極參加檔案工作理論研究,探索新理論,開(kāi)展新技術(shù),不斷提高業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平,努力為檔案事業(yè)貢獻(xiàn)力量。
第十九條 檔案人員必須積極做好檔案材料的收集和整理工作,做好歸檔的宣傳工作,提高職工對(duì)檔案材料歸檔重要性的認(rèn)識(shí),增強(qiáng)材料歸檔的自覺(jué)性,做到寧多勿漏的收集材料,同時(shí)要做好鑒定、整理和保管工作,為提供利用打好基礎(chǔ),協(xié)助有關(guān)人員做好檔案立卷工作。
第二十條 檔案人員必須堅(jiān)持檔案為改革和建設(shè)服務(wù)的方向,積極熱情地提供利用,要正確處理好管理與利用的關(guān)系,既要管好,又要利用好,既要堅(jiān)持原則,又要方便利用,既要為內(nèi)部服務(wù),也要為社會(huì)服務(wù),要最大限度的發(fā)揮檔案憑證和查考作用,做好檔案登統(tǒng)利用的信息反饋工作。
第二十一條 檔案人員必須隨時(shí)提高警惕,認(rèn)真做好檔案的安全和保密工作,檔案工作既是服務(wù)性工作,又是政治性、機(jī)要性很強(qiáng)的工作,檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律,增強(qiáng)保密意識(shí),做好保密工作,嚴(yán)防泄失密事件的發(fā)生,以維護(hù)檔案的完整與安全。
第二十二條 檔案管理人員必須按規(guī)定向指定的檔案館移交應(yīng)移交的檔案,同時(shí)接收應(yīng)接收的檔案,在交接檔案時(shí),嚴(yán)格辦理交接手續(xù),做好登統(tǒng)工作,嚴(yán)防差錯(cuò)事故的發(fā)生。
第五章獎(jiǎng)懲
第二十三條 對(duì)不執(zhí)行國(guó)家規(guī)定,不按期立卷、移交檔案者,無(wú)論科室或個(gè)人,應(yīng)給予適當(dāng)?shù)呐u(píng)和教育,并令其限期改正,經(jīng)教育仍不改者,應(yīng)給予必要的經(jīng)濟(jì)懲罰。
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第2篇 z醫(yī)院檔案工作管理規(guī)定
人民醫(yī)院檔案工作管理規(guī)定
1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家關(guān)于檔案工作的方針、政策,建立健全各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度。
2.加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),明確分管領(lǐng)導(dǎo),檔案工作列入工作計(jì)劃和崗位目標(biāo)責(zé)任制。
3.本單位檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理,各職能部門(mén)明確兼職檔案員,建立相應(yīng)的管理網(wǎng)絡(luò)。
4.配備與本單位檔案工作相適應(yīng)的檔案人員,由其負(fù)責(zé)檔案的日常管理。
5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度,實(shí)行目標(biāo)管理,納入考核。
6.檔案人員享受科技人員同等待遇。
第3篇 z醫(yī)院檔案管理制度
人民醫(yī)院檔案管理制度
第一章
第一條:根據(jù)中華人民共和國(guó)國(guó)《檔案法》規(guī)定要求,加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理,更好地保護(hù)和開(kāi)展檔案利用,為社會(huì)主義現(xiàn)代化服務(wù),特制定本管理制度。
第二條:圍繞醫(yī)院工作職能,積極開(kāi)展各項(xiàng)工作,認(rèn)真做好在職能活動(dòng)中所形成的文件、資料、圖片、文書(shū)檔案、科技檔案、人事和財(cái)務(wù)檔案的收集、整理工作。
第三條:檔案工作是醫(yī)院整個(gè)工作的一部分,列入醫(yī)院工作計(jì)劃之內(nèi)。
第二章
第四條:收發(fā)登記是文件的“帳目”,凡是正式往來(lái)?xiàng)l文,本院內(nèi)部文件、會(huì)議材料、人民來(lái)信,均應(yīng)逐件登記。
第五條:收文和發(fā)文,橫向文件和縱向文件分別分開(kāi)登記。
第六條:登記內(nèi)容包括收(發(fā))文機(jī)關(guān)、標(biāo)題、順序號(hào)等。
第七條:發(fā)文在經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,編號(hào)登記。收文經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批閱后,分送經(jīng)辦人閱辦。
第八條:每月清理一次收(發(fā))文件,凡是辦理完畢的文件及時(shí)收集妥為保管。
第九條:在辦理文件過(guò)程中,注意文件整潔,不得用圓珠筆或鉛筆書(shū)寫(xiě),如有復(fù)寫(xiě)紙打印的材料應(yīng)用碳素墨水書(shū)寫(xiě)整齊附后。
第十條:文件應(yīng)做到及時(shí)登記書(shū)寫(xiě)清楚,及時(shí)分發(fā),及時(shí)督辦。
第三章
第十一條:歸檔范圍:凡是反映本單位工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。
1.上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料:上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料;上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要執(zhí)行的文件,以及普發(fā)的、非主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件;上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查時(shí)的重要指示、講話(huà)、照片等材料。
2、本院工作中形成的文件材料:本院制定的各種規(guī)定、計(jì)劃、規(guī)劃、方案、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、預(yù)決算;黨政工團(tuán)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)召開(kāi)的工作會(huì)議材料;各項(xiàng)工作的請(qǐng)示和批復(fù);各職能部門(mén)活動(dòng)形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;新技術(shù)應(yīng)用的技術(shù)資料、科研成果、技術(shù)鑒定、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等技術(shù)文件材料;人員編制、工資標(biāo)準(zhǔn)、調(diào)資升級(jí)名冊(cè)、干部任免文件;有保存價(jià)值的照片、錄像、磁帶;重要的信訪材料、印模和啟用印章的文件材料;本院編印的出版物原稿和樣書(shū);10萬(wàn)元以上設(shè)備申購(gòu)的全套材料材料;房改材料、養(yǎng)老保險(xiǎn)、工程計(jì)劃預(yù)算決算、合同契約等。
3.個(gè)人檔案:經(jīng)過(guò)評(píng)聘的專(zhuān)業(yè)職(稱(chēng))的個(gè)人申報(bào)、審批表、學(xué)歷證明、總結(jié)、論文以及評(píng)委會(huì)議意見(jiàn)等專(zhuān)業(yè)技術(shù)干部的檔案材料。
4.會(huì)計(jì)檔案:經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的原始憑證、帳冊(cè)、收據(jù)、報(bào)表等財(cái)務(wù)檔案。
第十二條:歸檔時(shí)間
每年辦理完后的所有文件材料于次年3月份前交檔案室歸檔。
第十三條:歸檔要求
1.按照歸檔范圍,將應(yīng)歸檔的文件材料收集齊全、完整。
2、按照文件性質(zhì)立卷歸檔,保持聯(lián)系,不同保管期限分開(kāi)立卷。
3.根據(jù)文件內(nèi)容和保存價(jià)值確定永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限。
4.卷內(nèi)目錄清楚、案卷標(biāo)題確切、案卷登記有序、編制檢索工具。
第四章
第十四條:檔案查閱
凡因工作需要查閱檔案,必須持有明確的有效證件,說(shuō)明查閱理由和查閱內(nèi)容范圍,經(jīng)過(guò)同意,先登記再查閱。本單位工作人員如因工作需要查閱,提出正當(dāng)理由,內(nèi)容范圍,盡量做到隨要隨查。
第十五條:借閱
檔案一般不得借出檔案室,如特殊情況確實(shí)需要借出,必須經(jīng)過(guò)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),辦理借閱手續(xù),閱后及時(shí)歸還。
第五章
第十六條:非檔案室專(zhuān)(兼)職人員不得隨便進(jìn)入檔案室,進(jìn)檔案室查閱檔案,經(jīng)辦理手續(xù)后,才能進(jìn)入。
第十七條:查閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱。
第十八條:保護(hù)檔案安全,根據(jù)現(xiàn)有條件盡量做到能防盜、防光、防高溫、防火、防塵、防鼠、防蟲(chóng)。
第十九條:檔案庫(kù)房要保持清潔每月一次對(duì)檔案全面檢查。
第二十條:檔案人員要嚴(yán)格執(zhí)行《保密法》,保守秘密。
第二十一條:統(tǒng)計(jì)
1.為了及時(shí)了解檔案及檔案工作情況,研究制定工作計(jì)劃,提高檔案管理水平,必須做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。
2、統(tǒng)計(jì)工作堅(jiān)持實(shí)事求是,如實(shí)反映情況,各種數(shù)字力求準(zhǔn)確。
3.本院檔案室應(yīng)建立檔案、設(shè)備、利用效果、檔案移進(jìn)移出等統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳,平時(shí)做好登記,年終進(jìn)行匯總。
4.對(duì)各類(lèi)情況的統(tǒng)計(jì)要定期分析記載。
5.及時(shí)完成縣檔案局的統(tǒng)計(jì)報(bào)表任務(wù)。
第二十二條:鑒定和銷(xiāo)毀
1.有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、有計(jì)劃地開(kāi)展檔案鑒定工作,以緩解檔案庫(kù)房和保管設(shè)備的緊張狀況,減少保管工作量,提高室藏檔案的質(zhì)量。
2、建立鑒定小組(檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組),其成員由分管檔案的院領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任及檔案人員組成,負(fù)責(zé)鑒定工作。
3.定期對(duì)室藏檔案中超過(guò)保管期限的檔案直接進(jìn)行鑒定,用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)科學(xué)地判斷檔案的價(jià)值,并確定其存毀。
4.對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案必須銷(xiāo)毀時(shí),造好檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)(一式二份)經(jīng)本院分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后,連同須銷(xiāo)毀的檔案送交縣檔案局,縣檔案局在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字蓋章后,一份交檔案館,一份交本院存檔,其銷(xiāo)毀檔案由縣檔案局統(tǒng)一處理。
第4篇 z醫(yī)院檔案庫(kù)房管理制度
人民醫(yī)院檔案庫(kù)房管理制度
1.檔案室未經(jīng)檔案人員許可不得入內(nèi)。
2、檔案庫(kù)房應(yīng)配置防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物、防污染等“七防”設(shè)施,并檢查登記使用情況。
3.堅(jiān)持定期檢查庫(kù)房,保持室內(nèi)整潔、空氣流通。
4.庫(kù)房?jī)?nèi)禁止吸煙、使用明火,嚴(yán)禁存放易燃易爆物品和食品。
5.檔案庫(kù)房鑰匙應(yīng)有專(zhuān)人保管,不得隨身攜帶,未經(jīng)批準(zhǔn)不得交給他人。
6.每天下班前應(yīng)關(guān)閉門(mén)、窗、切斷電源,確保檔案安全。
第5篇 建康醫(yī)院檔案管理制度
第三人民醫(yī)院檔案管理制度
1. 醫(yī)院全部檔案(病案除外)實(shí)行集中統(tǒng)一管理,各類(lèi)檔案按要求于相應(yīng)期限內(nèi)統(tǒng)一歸檔,任何科室或個(gè)人不得長(zhǎng)期或私自保存應(yīng)歸檔的文件資料保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
2. 二級(jí)甲等以上醫(yī)院設(shè)立檔案管理部門(mén),其它醫(yī)院應(yīng)設(shè)專(zhuān)(兼)職人員管理,建立檔案統(tǒng)計(jì)制度,對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),并按照規(guī)定向檔案業(yè)務(wù)管理機(jī)關(guān)報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)表。
3. 根據(jù)需要編制各種檢索工具,并利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索,開(kāi)展檔案編研工作,積極開(kāi)展檔案利用工作,提高利用效果。
4. 保存的檔案,主要供本單位和上級(jí)主管機(jī)關(guān)利用。建立、健全檔案的借閱制度和檔案室保密制度,檔案立卷歸檔制度、檔案鑒定制度、檔案庫(kù)房管理制度、專(zhuān)兼職檔案員職責(zé)等各種制度。
5. 根據(jù)國(guó)家的有關(guān)規(guī)定,編制本單位或本專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)的《檔案材料保管期限表》,并報(bào)檔案業(yè)務(wù)管理機(jī)關(guān)備案。
6. 醫(yī)院檔案庫(kù)房應(yīng)該堅(jiān)固,并做到有防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設(shè)施。定期檢查檔案保管狀況,對(duì)破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或作其它技術(shù)處理。
7. 檔案保管不善,造成毀壞和丟失,要追究有關(guān)人員法律責(zé)任并予以處罰。
8. 檔案保管人員必須嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》和《保密法》,在公共場(chǎng)所不得隨意談?wù)摍n案中的有關(guān)秘密事項(xiàng),檔案保管人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),應(yīng)在離職前辦好交接手續(xù)。
第6篇 p中醫(yī)院檔案管理制度
中醫(yī)院檔案管理制度
一、檔案保密
1.認(rèn)真學(xué)習(xí),宣傳貫徹執(zhí)行(保密法);
2.對(duì)保密文件、資料、檔案的劃分,等級(jí)的變更,必須按國(guó)家有關(guān)制度和規(guī)定處理。
3.嚴(yán)格執(zhí)行保密文件、資料、檔案的查、借閱審批手續(xù),并只限于在閱覽室內(nèi)閱讀,不得私自抄錄或拍照,更不得帶回家。
4.保密文件、資料、檔案閱讀完畢,應(yīng)交保密員存放在專(zhuān)柜內(nèi),妥善保管,以防丟失、泄密事件的發(fā)生。
5.凡遇重大節(jié)、假日,要對(duì)全體干部、職工進(jìn)行保密教育,并對(duì)“三密”文件、資料進(jìn)行一次清理,重點(diǎn)保護(hù)。
6.對(duì)造成損失、泄密的科室和個(gè)人,應(yīng)追究其責(zé)任,并視其情節(jié)輕重給予必要處罰。
二、檔案保管
1.機(jī)關(guān)全部檔案必須由檔案室集中統(tǒng)一保管,任何人不得據(jù)為已有。
2.加強(qiáng)庫(kù)房管理,做好防盜、防火、防潮、防曬、防塵、防有害氣體和微生物的侵蝕等工作,做好庫(kù)房?jī)?nèi)溫、濕度測(cè)記,保持室內(nèi)合理溫度。
3.嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。
4.室藏檔案必須排列整齊有序,并定期進(jìn)行清理,校對(duì)工作,做到目錄與室藏檔案相符。
5.嚴(yán)格按檔案管理的規(guī)定履行檔案移交,接收等手續(xù)。
6.認(rèn)真做好檔案的鑒定工作,不得擅自銷(xiāo)毀檔案,如需銷(xiāo)毀,首先編制銷(xiāo)毀清冊(cè),由鑒定小組批準(zhǔn)鑒定,在有人監(jiān)督的情況下,方能銷(xiāo)毀。
7.檔案保管不善造成毀冊(cè)和丟失,要追究有關(guān)人員法律責(zé)任并予以處罰。
三、檔案利用
1.凡因公需到檔案室利用檔案的,必須填寫(xiě)使用登記,外單位利用者,必須持單位介紹信或有關(guān)證件,經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可使用。
2.檔案原則上不外借,利用者可在閱覽室查閱,特殊情況需要借出者,必須經(jīng)分管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并辦理借閱手續(xù),外借時(shí)間不得超過(guò)三天。
3.檔案利用者必須愛(ài)護(hù)檔案,嚴(yán)禁畫(huà)杠、打圈、涂抹、篡改、抽取、拆散檔案資料,否則,按《檔案法》的有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。
4.檔案工作人員要熱情招待檔案利用者,準(zhǔn)確迅速地調(diào)出利用者所需檔案,同時(shí),要認(rèn)真做好查閱檔案的登記與統(tǒng)計(jì)工作,注意反饋和收集利用效果。
5.“三密”文件借閱范圍要從嚴(yán)掌握.必須借閱時(shí),要經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
四、檔案的借、傳閱
1.借閱和傳閱文件,要辦理登記手續(xù),退還文件要辦理注銷(xiāo)手續(xù)。
2.對(duì)檔案或文件進(jìn)行翻拍或復(fù)制要經(jīng)院辦同意,任何科室或個(gè)人不得自行復(fù)印或傳閱,復(fù)印件視同正式件一樣管理,如系秘密材料應(yīng)加蓋檔案號(hào)章并注明此材料的出處和依據(jù)。
3.利用者應(yīng)精心愛(ài)護(hù)和妥善保管檔案,不得在上畫(huà)線條,作標(biāo)記,不得涂改,沾污,拆散檔案,未經(jīng)允許不得轉(zhuǎn)借他人或攜帶外出。
4.普通文件一般一周內(nèi)歸還,幾個(gè)科室合辦的文件兩周內(nèi)歸還,特殊情況要辦理續(xù)借手續(xù)。
5.個(gè)人不得查閱涉及本人有關(guān)問(wèn)題的檔案,如需查證某一問(wèn)題,可通過(guò)有關(guān)職能部門(mén)審檔。
6.上級(jí)機(jī)關(guān)和院外有關(guān)單位需要借閱檔案,須持該單位介紹信,經(jīng)審批同意后方可查閱,如有特殊原因需要借出者,須經(jīng)院辦公室負(fù)責(zé)人或院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
7.檔案歸還時(shí),工作人員應(yīng)對(duì)案卷的數(shù)量和卷內(nèi)的文件情況仔細(xì)進(jìn)行清點(diǎn),檢查無(wú)誤后方可注銷(xiāo)。
第7篇 醫(yī)院檔案管理制度（2）
醫(yī)院檔案管理制度
檔案保密:
l、認(rèn)真學(xué)習(xí)、宣傳貫徹執(zhí)行《保密法》;對(duì)保密文件、資料、檔案的劃分,密級(jí)的變更,必須按國(guó)家有關(guān)制度和規(guī)定處理。
2、嚴(yán)格執(zhí)行保密文件、資料、檔案的查、借閱審批手續(xù),并只限于在閱文室內(nèi)閱讀,不得私自抄錄或拍照,更不得帶回家。
3、保密文件、資料、檔案閱讀完畢,應(yīng)交保密員存放在專(zhuān)柜內(nèi),妥善保管,以防丟失、泄密事件的發(fā)生。
4、要對(duì)全體干部職工進(jìn)行保密教育,并對(duì)“三密”文件、資料定期清理,重點(diǎn)保護(hù)。
5、對(duì)造成失、泄密的科室和個(gè)人,應(yīng)追究其責(zé)任,并視其情節(jié)輕重,給予必要處罰。
檔案保管:
l、機(jī)關(guān)全部檔案必須由中心檔案室集中統(tǒng)一保管,任何人不得據(jù)為己有。
2、加強(qiáng)庫(kù)房管理,做好防盜竊、防火、防潮、防曬、防塵、防有害氣體和微生物的侵蝕等工作,做好庫(kù)房?jī)?nèi)溫、濕度測(cè)記,保持室內(nèi)合理溫度。
3、嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。
4、室藏檔案應(yīng)排列整齊有序,并定期進(jìn)行清理,核對(duì)工作,做到目錄與室藏檔案相符。
5、嚴(yán)格按檔案管理的規(guī)定履行檔案移交、接收等手續(xù)。
6、認(rèn)真做好檔案的鑒定工作,不得擅自銷(xiāo)毀檔案,如需銷(xiāo)毀,首先編制銷(xiāo)毀清冊(cè),由鑒定小組批準(zhǔn)鑒定,在有人監(jiān)銷(xiāo)的情況下,方能銷(xiāo)毀。
7、檔案保管不善造成毀冊(cè)和丟失,要追究有關(guān)人員法律責(zé)任并予以處罰。
檔案利用:
l、凡因公需到檔案室利用檔案的,必須填寫(xiě)使用登記,外單位利用者,必須持單位介紹信或有關(guān)證件,經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可使用。
2、檔案原則上不外借,利用者可在閱文室查閱,特殊情況需要借出者,必須經(jīng)分管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并辦理借閱手續(xù),外借時(shí)間不得超過(guò)三天。
3、檔案利用者必須愛(ài)護(hù)檔案,嚴(yán)禁畫(huà)杠、打圈、涂抹、篡改、抽取、拆散檔案資料,否則,按《檔案法》的有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。
4、檔案工作人員要熱情招待檔案利用者,準(zhǔn)確迅速地調(diào)出利用者所需檔案,同時(shí),要認(rèn)真做好查閱檔案的登記與統(tǒng)計(jì)工作,注意反饋和收集利用效果。
5、“三密”文件借閱范圍要從嚴(yán)掌握,必須借閱時(shí),要經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
檔案的借、傳閱:
1、借閱和傳閱文件,要辦理登記手續(xù),退還文件要辦理注銷(xiāo)手續(xù)。
2、對(duì)檔案或文件進(jìn)行翻拍或復(fù)制要經(jīng)院辦同意,任何科室或個(gè)人不得自行復(fù)印或傳閱,復(fù)印件視同正式件一樣管理,如系秘密材料應(yīng)加蓋檔案號(hào)章并注明材料的出版社和依據(jù)。
3、利用者應(yīng)精心愛(ài)護(hù)和妥善保管檔案,不得在上畫(huà)線條,作標(biāo)記,不得涂改,玷污,拆散檔案,未經(jīng)允許不得轉(zhuǎn)借他人或攜帶外出。
4、一般文件一周內(nèi)歸還,幾個(gè)科室合辦的文件兩周內(nèi)歸還,特殊情況要辦理續(xù)借手續(xù)。
5、個(gè)人不得查閱涉及本人有關(guān)問(wèn)題的檔案,如需查證可通過(guò)有關(guān)職能部門(mén)審檔。
6、上級(jí)機(jī)關(guān)和院外有關(guān)單位需要借閱檔案,須持該單位介紹信,經(jīng)審批同意后方可查閱,如有特殊原因需要借出者,須經(jīng)院辦公室負(fù)責(zé)人或院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
7、檔案歸還時(shí),工作人員應(yīng)對(duì)案卷的數(shù)量和卷內(nèi)的文件清點(diǎn)檢查無(wú)誤后方可注銷(xiāo)。
第8篇 某醫(yī)院檔案管理人員職責(zé)
人民醫(yī)院檔案管理人員職責(zé)
一、積極宣傳和認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》,熱愛(ài)檔案事業(yè),刻苦學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)和科學(xué)文化知識(shí),不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。
二、加強(qiáng)組織紀(jì)律性,自覺(jué)遵守黨紀(jì)國(guó)法,嚴(yán)守黨和國(guó)家機(jī)密,遵守各項(xiàng)規(guī)章制度,保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)。
三、熟悉歸檔范圍,收集和接受本院具有保存價(jià)值的各類(lèi)檔案資料。
四、熱情接待查檔人員,迅速準(zhǔn)確地提供檔案,積極為查檔者提供方便。
五、積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源,更好地為醫(yī)院管理,醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)服務(wù)。
六、嚴(yán)格庫(kù)房管理,搞好衛(wèi)生,保持檔案室內(nèi)清潔,落實(shí)安全防范措施,確保檔案安全。
第9篇 某醫(yī)院檔案管理規(guī)定
第五人民醫(yī)院檔案管理規(guī)定
檔案管理制度
1、本院的檔案工作由分管院長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo),院辦公室承辦。全院的文書(shū)、統(tǒng)計(jì)、會(huì)計(jì)、基建以及其它重要資料、檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。
2、為切實(shí)做好應(yīng)歸檔文件、材料的收集整理工作,確保檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全,各職能科室及有關(guān)部門(mén)應(yīng)確定專(zhuān)人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。
3、歸檔范圍:
(1)上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料,包括上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議需要貫徹執(zhí)行的主要文件材料;上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本院主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件、以及普發(fā)的、非本院主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件;代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和擬訂本;上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本院的文件。
(2)本院的文件材料,包括本院召開(kāi)的重要工作會(huì)議,專(zhuān)業(yè)會(huì)議材料;本院發(fā)文的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿;本院的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件;本院及各職能科室和臨床科室的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;本院及各職能科室檢查下屬科室工作,以及受上級(jí)部門(mén)派檢查有關(guān)工作,調(diào)查研究形成的文件材料;本院匯總的業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)分析資料;本院形成的財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料;具有保存價(jià)值的人民來(lái)信;院領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)形成的重要文件、電話(huà)記錄等;本院成立、合并、撤銷(xiāo)、更改名稱(chēng)、啟用印信及組織簡(jiǎn)則、人員編制等文件材料;本院制訂的規(guī)章制度等;本院科研檔案,在刊物上發(fā)表的論文和經(jīng)驗(yàn)總結(jié),在報(bào)刊上發(fā)表的重要文章和報(bào)道;反映本院情況的聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;本院財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證清冊(cè);本院基本建設(shè)的有關(guān)資料,包括設(shè)計(jì)圖、施工圖、竣工圖紙,以及地下設(shè)施的有關(guān)圖紙資料;本院編印的簡(jiǎn)報(bào);本院與有關(guān)單位或個(gè)人簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等文件材料;本院黨支部及院辦公會(huì)議記錄材料;本院應(yīng)歸檔的其他文件材料。
(3)同級(jí)醫(yī)院和非隸屬單位的文件,包括同級(jí)醫(yī)院和非隸屬單位頒發(fā)的非本院主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)本院檢查形成的重要文件材料;同級(jí)醫(yī)院和非隸屬單位與本院聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來(lái)往文件。
4、歸檔時(shí)間:
(1)文書(shū)檔案,收文辦理完畢(注明辦理結(jié)果, 并要以批辦意見(jiàn)一致),各科應(yīng)及時(shí)送交文書(shū)處理部門(mén),最遲不得超過(guò)翌年3月底,發(fā)文各科室應(yīng)及時(shí)交文書(shū)處理部門(mén)歸檔,各科室形成的有參考和保存價(jià)值的各種文字材料,應(yīng)在年底或翌年一季度送交文書(shū)處理部門(mén)統(tǒng)一立卷歸檔。
(2)統(tǒng)計(jì)檔案,由統(tǒng)計(jì)部門(mén)整理立卷后于翌年3月底前移交綜合檔案室保管。
(3)會(huì)計(jì)檔案,由會(huì)計(jì)部門(mén)整理立卷,先由會(huì)計(jì)部門(mén)保存1年后,然后移交綜合檔案室保管。
(4)基建檔案,由基建部門(mén)整理立卷,待基建項(xiàng)目投入使用后半年內(nèi)移交綜合檔案室保管。
5、歸檔要求:
(1)凡應(yīng)歸檔的各類(lèi)文件材料,必須字跡工整,一律用16開(kāi)或8開(kāi)紙書(shū)寫(xiě)。
(2)歸檔的案卷必須是經(jīng)過(guò)整理的文件材料。
(3)歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、系統(tǒng),便于保管和利用。
(4)對(duì)有保密要求的案卷,應(yīng)在案卷封面上注明密件字樣。
檔案利用制度
1、檔案工作人員應(yīng)熟悉本院全部檔案的內(nèi)容和成分,編制適用的檢索工具、參考資料,積極主動(dòng)提供檔案為本院工作服務(wù)。
2、查閱檔案、資料,必須辦理借閱手續(xù),經(jīng)審批后,方可查閱。
3、本院職工查閱一般檔案、資料,由辦公室負(fù)責(zé)人審批;查閱黨務(wù)、行政辦公會(huì)議記錄,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批,由檔案工作人員代為查閱。
4、查閱已移交進(jìn)館的檔案,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),持本院證明,方能前往檔案館查閱。
5、外單位查閱本院檔案,須持該單位合法證明,辦理查閱審批登記手續(xù)后,方能查閱。
6、查閱人員必須遵守檔案法規(guī),愛(ài)護(hù)檔案,不得在檔案材料上圈點(diǎn)、劃線、折疊,不得抽換、污損、涂改檔案。
7、做好檔案利用信息反饋的登記、分析,及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn),不斷改進(jìn)工作,提高利用服務(wù)質(zhì)量。
公文立卷歸檔制度
1、凡國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的文件材料,必須按照規(guī)定定期向本字檔案室移交、集中管理,任何個(gè)人不得據(jù)為已有或者拒絕歸檔。
2、本院一個(gè)工作年度或一項(xiàng)專(zhuān)門(mén)工作活動(dòng)形成的全部文件,應(yīng)及時(shí)將定稿、重要文件的歷次修改稿、正本和有關(guān)的文件材料集中在一起,不得散失。
3、文書(shū)立卷實(shí)行平時(shí)歸卷與年終調(diào)整定卷相結(jié)合的方式進(jìn)行。一經(jīng)處理完畢的文件材料,應(yīng)及時(shí)歸入相關(guān)卷宗。
4、本院各業(yè)務(wù)部門(mén),應(yīng)按規(guī)定全部文件材料收集齊全,并進(jìn)行整理立卷,于次年三月底前向檔案室移交歸檔。
5、本院檔案室應(yīng)于次年6月底前,完成上一年度全部檔案的調(diào)整定卷、加工整理和編目工作。
6、國(guó)家規(guī)定不得歸檔的材料,禁止擅自歸檔。
人事檔案管理制度
1、檔案管理
(1)職工的人事檔案由人事科統(tǒng)一保管。
(2)職工離退休以后,繼續(xù)管理好他們的檔案材料。
(3)職工死亡后的人事檔案,仍須長(zhǎng)期保存。
(4)職工辭職、開(kāi)除公職以后,其檔案材料轉(zhuǎn)至有關(guān)人事部門(mén)保管。
2、檔案保密
(1)人事檔案應(yīng)存放鐵制檔案柜內(nèi),有專(zhuān)用檔案室。非有關(guān)人員,一律不得進(jìn)入檔案室,防止失密、泄密。
(2)檔案室應(yīng)配備消防器材,保持清潔、通風(fēng),以防潮濕、霉?fàn)€。
(3)管理檔案的人員,不準(zhǔn)向無(wú)關(guān)人員談?wù)撔孤堵毠n案的內(nèi)容。
3、檔案材料收集補(bǔ)充
為了使檔案能如實(shí)反映職工的歷史全貌、德才情況和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn),需要不斷收集與補(bǔ)充新的材料,充實(shí)檔案內(nèi)容。在收集要事時(shí),要齊全、準(zhǔn)確。新的任免、工資、職稱(chēng)、職工離退休審批表、考察材料等要有計(jì)劃地補(bǔ)充到檔案里去。
第10篇 醫(yī)院檔案管理制度（5）
醫(yī)院檔案管理制度(五)
第一章總則
第一條為認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》的《浙江省科學(xué)技術(shù)事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)施意見(jiàn)》,進(jìn)一步加強(qiáng)本院檔案管理,充分發(fā)揮檔案在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)中的作用,根據(jù)本院實(shí)際情況,特制定本制度。
第二條本院醫(yī)療衛(wèi)生檔案是指各科在從事醫(yī)療、教學(xué)、科研、培訓(xùn)、衛(wèi)生宣教及黨群、行政管理等活動(dòng)中形成的具有備考、利用、保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄。
第三條本院設(shè)立綜合檔案室,作為管理本院檔案工作的職能機(jī)構(gòu),由一名院領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo),醫(yī)院辦公室主任或副主任分管,并設(shè)立一名專(zhuān)職檔案員,各科室確定一名兼職檔案員,督促指導(dǎo)本科檔案的積累、整理和歸檔工作。綜合檔案室集中統(tǒng)一管理本院全部檔案(人事、病史檔案除外),負(fù)責(zé)對(duì)本院各科檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促工作,并接受上級(jí)衛(wèi)生管理部門(mén)及本區(qū)檔案局的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。
第四條醫(yī)療衛(wèi)生檔案是提高醫(yī)療、防病工作和管理水平的重要條件,本院將檔案工作列入事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃,加強(qiáng)管理,做好歸檔立卷工作。
第五條全院職工都有保護(hù)檔案的義務(wù)和利用檔案的權(quán)利,每個(gè)職工對(duì)應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,應(yīng)按照本辦法規(guī)定,及時(shí)向院綜合檔案室或各科兼職檔案員移交,統(tǒng)一管理,任何人不得以任何理由將應(yīng)歸檔的材料占為己有。
第六條評(píng)聘技術(shù)職務(wù)所需的科研成果、論文專(zhuān)著材料,必須以檔案室提供的為依據(jù)。已發(fā)表論文必須經(jīng)檔案員登記,原件歸檔。
第七條檔案管理人員的待遇與其他技術(shù)人員等同。
第八條對(duì)在管理和開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源工作中做出顯著成績(jī)的科室和個(gè)人,應(yīng)給予表彰、獎(jiǎng)勵(lì);對(duì)違反檔案管理法規(guī)的,要根據(jù)不同情況,給予批評(píng)和必要的處分。
第二章檔案的收集與整理
第九條建立健全文件資料的形成、積累、歸檔制度,并納入各類(lèi)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和管理人員的職責(zé)范圍和考核項(xiàng)目,確保歸檔材料的準(zhǔn)確、完整。本院在各項(xiàng)工作和活動(dòng)中形成的應(yīng)歸檔材料,應(yīng)由材料的直接形成者或兼職檔案員負(fù)責(zé)收集、整理,按本制度規(guī)定,完成組卷工作并向綜合檔案室移交。
本院職工因公外出參觀、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、考察和參加各種會(huì)議等,其帶回的文件材料必須按歸檔范圍的規(guī)定及時(shí)向綜合檔案室移交。歸檔范圍按《蕭山區(qū)中醫(yī)院文件材料歸檔與不歸檔范圍》執(zhí)行。
第十條歸檔時(shí)間
一、定期歸檔的材料
1.本院全部應(yīng)當(dāng)歸檔的材料,必須于次年六月底前完成立卷歸檔(由綜合檔案室共同參與進(jìn)行)。
2.各科室的業(yè)務(wù)技術(shù)檔案,在次年六月底前,由職能部門(mén)兼職檔案員將應(yīng)歸檔材料組成保管單位后,經(jīng)科負(fù)責(zé)人審定后移交綜合檔案室歸檔。
二、隨時(shí)歸檔的材料
1.本院基建工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后,其全部材料即歸檔。
2.儀器設(shè)備安裝驗(yàn)收合格,正常運(yùn)行后其材料即歸檔。
3.專(zhuān)題調(diào)查、科研課題待調(diào)查、研究結(jié)束或告一段落時(shí),做出總結(jié)和經(jīng)成果鑒定后歸檔。
4.論文、著作、科技文章正式發(fā)表后歸檔。
5.本院編寫(xiě)印制的出版物裝訂成冊(cè)后,原稿與印本即一并歸檔。
第十一條歸檔要求
1.各科室的歸檔立卷工作,由文件材料形成者或兼職檔案員承擔(dān),院綜合檔案室協(xié)助、負(fù)責(zé)。
2.歸檔材料必須是原件(外來(lái)復(fù)印件除外),做到完整、齊全、系統(tǒng)、準(zhǔn)確,底稿與印刷件一并歸檔;紙張質(zhì)量和規(guī)格符合要求,書(shū)寫(xiě)必須使用藍(lán)黑墨水、碳素墨水等符合歸檔要求的耐久字跡材料,不得使用鉛筆、圓珠筆、彩筆、簽字筆、純藍(lán)墨水、紅墨水及復(fù)寫(xiě)紙等不耐久材料。
一式數(shù)份的發(fā)票、檢驗(yàn)報(bào)告、鑒定證書(shū)及報(bào)表等,可使用標(biāo)有“da”的圓珠筆芯及檔案用復(fù)寫(xiě)紙。
3.歸檔案卷的文件材料要求排列有序、裝訂美觀、編好頁(yè)號(hào),卷內(nèi)目錄填寫(xiě)完整,案卷題名確切,書(shū)寫(xiě)整齊美觀,卷內(nèi)目錄和案卷目錄一律用鋼筆或毛筆書(shū)寫(xiě)。
4.歸檔材料必須經(jīng)形成部門(mén)負(fù)責(zé)人審定,并在卷內(nèi)備考表檢查人一欄上簽字。
5.各科室按綜合檔案室統(tǒng)一規(guī)定編寫(xiě)全宗號(hào)、目錄號(hào)和案卷號(hào)并編制卷目錄、全引目錄和移交目錄,一式三份,一份交綜合檔案室,其中移交目錄在向綜合檔案室移交檔案時(shí),按目錄點(diǎn)清后,在移交目錄上簽字。
第十二條綜合檔案室的全部檔案,應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一的分類(lèi)、編號(hào)和排列。具體方法按《蕭山區(qū)中醫(yī)院檔案實(shí)體分類(lèi)、立卷、編號(hào)、排列規(guī)則》執(zhí)行。
第十三條本院檔案保存期限分永久(50年以上),長(zhǎng)期(16-49年)、短期(15年以下)三種。具體保管期限分類(lèi)詳見(jiàn)《蕭山區(qū)中醫(yī)院檔案保管期限表》。
第三章檔案的保管與庫(kù)房設(shè)施
第十四條醫(yī)院須配備檔案專(zhuān)用庫(kù)房,檔案工作用房及閱覽室。檔案庫(kù)房要配備相應(yīng)的儀器設(shè)備及防盜、防火、防光、防污染、反腐蝕、防有害生物等安全措施,并保持適當(dāng)?shù)臏亍穸?。存入的聲像等特殊載體的檔案要配備恒溫、恒濕設(shè)施。檔案庫(kù)房要指定專(zhuān)人管理,保持室內(nèi)整潔、衛(wèi)生、有序,定期檢查檔案保管狀況,對(duì)破損、變質(zhì)的檔案及時(shí)修復(fù)和補(bǔ)救。
第十五條建立檔案的保密制度和檔案室管理制度,嚴(yán)格按照要求加強(qiáng)檔案的保管,確保檔案的安全。
第四章檔案的統(tǒng)計(jì)和利用
第十六條綜合檔案室要采用科學(xué)化管理,大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源,提高檔案現(xiàn)代化管理水平,科學(xué)地編制檢索工具和編研材料,準(zhǔn)確及時(shí)地為利用者提供資料,并加強(qiáng)利用效果的反饋、收集。
第十七條綜合檔案室要建立檔案的借閱和利用制度,根據(jù)檔案的機(jī)密程序確定不同的利用范圍,規(guī)定不同審批手續(xù)。
第十八條建立檔案統(tǒng)計(jì)制度,對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況及時(shí)完整做好登記并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,按檔案業(yè)務(wù)部門(mén)的要求,按時(shí)填報(bào)各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
第五章檔案的鑒定、銷(xiāo)毀
第十九條成立由院領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員和有關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人組成的檔案鑒定小組,負(fù)責(zé)本院檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。
第二十條銷(xiāo)毀失去保存價(jià)值的檔案須由檔案鑒定小組鑒定,提出審查意見(jiàn);由綜合檔案室編制銷(xiāo)毀目錄,經(jīng)分管院長(zhǎng)批準(zhǔn)后,二人以上在指定地點(diǎn)監(jiān)銷(xiāo),監(jiān)銷(xiāo)人員要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。
第六章附則
第二十一條
; 本制度由院綜合檔案室負(fù)責(zé)解釋。
第11篇 某人民醫(yī)院檔案管理制度
某市人民醫(yī)院檔案管理制度
檔案管理制度
1、認(rèn)真執(zhí)行檔案工作法律、法規(guī),健全檔案管理制度。統(tǒng)一管理本單位的檔案,并按規(guī)定及時(shí)向檔案室移交檔案。
2、醫(yī)院的檔案工作要與本部門(mén)的各項(xiàng)工作緊密結(jié)合,實(shí)行“四同步”管理,即布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。
3、院內(nèi)各部門(mén)要按照歸檔范圍要求,將上年形成的各資料,在本年度三月底前移交綜合檔案室,綜合檔案室應(yīng)于六月底前完成立卷、歸檔工作。
4、每年形成的會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)整理立卷裝訂成冊(cè),并按規(guī)定要求編造清冊(cè)按時(shí)移交綜合檔案室保管。
5、基建檔案在每一項(xiàng)目竣工后2個(gè)月內(nèi),負(fù)責(zé)基建人員應(yīng)及時(shí)向城建檔案館交齊文件材料,并收回押金,同時(shí)上交一套給綜合檔案室。
6、科研檔案在項(xiàng)目完成后,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及時(shí)收集整理后交綜合檔案室。
7、設(shè)備檔案應(yīng)由綜合檔案室統(tǒng)一管理,確因工作需要的,設(shè)備科可采取借用形式保管使用,新設(shè)備開(kāi)箱前,應(yīng)有檔案人員在場(chǎng)清點(diǎn)全部機(jī)器資料,辦好歸檔手續(xù)。
8、綜合檔案室要維護(hù)檔案的完整和安全,妥善保管好檔案,為本單位提供利用。
檔案保密制度
1、嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)國(guó)保守國(guó)家秘密法》及有關(guān)保密制度,及時(shí)向查檔人中進(jìn)行保密宣傳。
2、嚴(yán)格遵守查閱檔案的制度。對(duì)有密級(jí)的檔案材料更應(yīng)嚴(yán)格查閱手續(xù),必要時(shí)使用閱檔案保密夾。
3、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案除直接責(zé)任人外,他人不得查閱。如需查閱,須經(jīng)責(zé)任人同意,并由檔案人員陪同查閱。
4、檔案材料需要復(fù)制時(shí),須領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得擅自轉(zhuǎn)借及復(fù)制。
5、經(jīng)鑒定確認(rèn)無(wú)保存價(jià)值的檔案,要造冊(cè)登記,按有關(guān)規(guī)定手續(xù)辦理,以防失密。
檔案保管制度
1、檔案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富,檔案人員必須切實(shí)保護(hù)、保管好。
2、建立全宗卷,做好立卷說(shuō)明、分類(lèi)方案、鑒定報(bào)告、交接憑證、銷(xiāo)毀清冊(cè)、檢查記錄、全宗介紹等工作。
3、利用現(xiàn)有的設(shè)備,改善庫(kù)房保管條件,保持庫(kù)房適宜的溫濕度。
4、每半年檢查檔案的保管狀況,并作記錄,及時(shí)消除各種隱患,保護(hù)檔案的完好性。
5、對(duì)已破損、霉變和褪色的檔案,及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)搶救工作,維護(hù)檔案的完整。
6、做好“六防”(防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)咬、防光、防鼠),“三無(wú)”(無(wú)丟失、無(wú)霉變、無(wú)差錯(cuò))。
借閱制度
1、本院保管的檔案原則上只供內(nèi)部查閱,外單位人員借閱檔案,憑介紹信、本人身份證或工作證,征得管理部門(mén)意見(jiàn),經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人同意,方可查閱。
2、一般情況下查閱檔案,應(yīng)在閱文室或指定地點(diǎn)。欲外借者,需經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),借期不得超過(guò)一周(設(shè)備資料除外),特殊情況需辦理續(xù)借手續(xù)。對(duì)超期不還者,除及時(shí)催收外,對(duì)其進(jìn)行批評(píng)教育。
3、絕密案卷不得外借和隨便利用,查閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4、任何人不得私自涂改,不得翻印、拆散、轉(zhuǎn)借。不得短少和丟失,違者必究。
5、建立借閱檔案登記制度,嚴(yán)格填寫(xiě)登記簿。歸還的檔案,進(jìn)行復(fù)查其完整度,辦理注銷(xiāo)手續(xù)。
統(tǒng)計(jì)制度
1、做好檔案的接收、移交登記工作。
2、準(zhǔn)確及時(shí)填報(bào)檔案工作情況報(bào)表。
3、做好檔案的利用情況統(tǒng)計(jì),包括利用人次、利用效果的登記工作。
4、做好檔案的鑒定情況統(tǒng)計(jì),包括保存、剔出、銷(xiāo)毀數(shù)。
檔案的鑒定制度
1、成立醫(yī)院檔案鑒定小組,負(fù)責(zé)對(duì)醫(yī)院各類(lèi)檔案的鑒定工作,判定檔案的價(jià)值,調(diào)整檔案密級(jí),決定檔案存毀。
2、做好平時(shí)鑒定、到期鑒定工作,銷(xiāo)毀鑒定后需銷(xiāo)毀的檔案。
3、對(duì)鑒定需銷(xiāo)毀的檔案,編制鑒定清冊(cè),經(jīng)批準(zhǔn)后,指派專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo),監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名。
4、做好檔案鑒定情況的統(tǒng)計(jì),包括保存、剔出、銷(xiāo)毀數(shù)。
檔案利用制度
1、檔案人員要有責(zé)任心,熟悉業(yè)務(wù)、熟悉室藏。
2、建立檔案的全引目錄、分類(lèi)目錄、案卷目錄、大事記、組織沿革、全宗介紹、干部任免、離退休等索引。
3、利用者按規(guī)定辦理利用手續(xù)。
4、主動(dòng)提供檔案信息,對(duì)檔案的利用情況和效果反饋進(jìn)行認(rèn)真登記。
檔案修改補(bǔ)充制度
1、歸檔案后的文件材料發(fā)現(xiàn)重要的原始材料遺漏歸檔,或發(fā)現(xiàn)歸檔文件有誤,表達(dá)不確切,應(yīng)予修改補(bǔ)充。
2、修改前應(yīng)填寫(xiě)更改通知單,通過(guò)會(huì)簽的方法,取得有關(guān)科室同意,分管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。
3、文件材料修改、補(bǔ)充后在卷內(nèi)備考表中注明更改情況。
科室預(yù)立卷制度
1、院的發(fā)文及上級(jí)來(lái)文由文書(shū)收發(fā)人員做好平時(shí)的分發(fā)工作。辦理完畢及時(shí)歸檔,并按要求,做好檔案的預(yù)立卷工作,于次年三月底前交院綜合檔案室。
2、各業(yè)務(wù)科室在開(kāi)展疾病防治、教學(xué)、健康教育、科研培訓(xùn)及其它業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的材料,由各科室兼職檔案員進(jìn)行預(yù)立卷工作,并于次年三月底前交綜合檔案室。
檔案庫(kù)房管理制度
1、檔案庫(kù)房為保存本單位全部檔案的場(chǎng)所,全宗內(nèi)的檔案按永久、長(zhǎng)期、短期安放、排列。
2、進(jìn)入庫(kù)房的檔案應(yīng)放置干燥的檔案架上,排放整齊、美觀,定期檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理,在適當(dāng)時(shí)候進(jìn)行自然通風(fēng)。
3、檔案架內(nèi)放置樟腦丸,室內(nèi)存放滅火器及溫度計(jì),相對(duì)的濕度控制在60%左右。并有溫濕度記錄,室內(nèi)做到防火、防蟲(chóng)、防潮等六防措施。
4、庫(kù)房?jī)?nèi)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生,非檔案人員末經(jīng)允許,不得入內(nèi),與檔案無(wú)關(guān)的物品不得存放庫(kù)房?jī)?nèi)。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)的檔案,不得任意銷(xiāo)毀。
科研課題鑒定、工程竣工驗(yàn)收、設(shè)備開(kāi)箱制度
1、本院召開(kāi)科研課題鑒定會(huì)、工程竣工驗(yàn)收會(huì)以及設(shè)備儀器開(kāi)箱,經(jīng)辦人必須通知綜合檔案室。
2、本院工程項(xiàng)目(十萬(wàn)元以上)的全部材料在竣工驗(yàn)收后歸檔。
3、儀器、設(shè)備(萬(wàn)元以上)文件資料,在安裝驗(yàn)收后合格,正常運(yùn)行后即歸檔。
4、科研課題、專(zhuān)題調(diào)查項(xiàng)目待調(diào)查、研究結(jié)束或告一段落時(shí)做出總結(jié)和成果鑒定后歸檔。
5、資料收集齊全、完整交綜合檔案室出具歸檔證明。
照片與聲像檔案管理制度
1、本院科室、個(gè)人在工作活動(dòng)中形成的照片、聲像等具有保存價(jià)值的,均應(yīng)及時(shí)交院綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,任何部門(mén)和個(gè)人不得占
為已有。
2、向綜合檔案室移交的照片檔案應(yīng)包括照片、底片和文字說(shuō)明,照片與影像相符。
3、向綜合檔案室移交的聲像檔案應(yīng)是原片,并貼有文字說(shuō)明。
4、存放照片與聲像檔案的庫(kù)房應(yīng)采取防止高溫、高濕和強(qiáng)化的措施,應(yīng)定期檢查,以防損壞。
5、向綜合檔案室移交照片與聲像檔案時(shí),交接雙方根據(jù)目錄清點(diǎn)核對(duì),并履行簽字手續(xù)。
財(cái)務(wù)檔案管理制度
1、會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證,會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算材料。
2、會(huì)計(jì)檔案資料是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù),必須專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。
3、每年形成的會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門(mén)按照歸檔的要求,負(fù)責(zé)整理立卷裝訂成冊(cè),每年會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由財(cái)務(wù)科保管一年,期滿(mǎn)后,由財(cái)務(wù)科編造清冊(cè)移交檔案部門(mén)保管,檔案部門(mén)保管的會(huì)計(jì)檔案,不得任意拆封,如要拆封須會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)一起拆封,重新訂須雙方加蓋印章,在不具備移交的情況下,財(cái)務(wù)科要加強(qiáng)管理,要有專(zhuān)柜存放,不得隨意堆放,造成毀損散失。
4、建立會(huì)計(jì)檔案查閱登記簿,詳細(xì)記錄查閱會(huì)計(jì)檔案的時(shí)間、內(nèi)容、單位和人員姓名、通信號(hào)碼、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)等內(nèi)容,會(huì)計(jì)檔案原則上不得外借,如有特殊情況,須經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理登記手續(xù)。
5、保存期限按財(cái)政部,國(guó)家檔案局(84)第85號(hào)關(guān)于制發(fā)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的通知執(zhí)行。
6、原始憑證、記賬憑證和匯總憑證、日記賬總賬、明細(xì)分類(lèi)、分戶(hù)或登記簿,會(huì)計(jì)清冊(cè)保存期為十五年。
7、月報(bào)、季報(bào)保存期為五年。
8、現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)保存期為二十年。
9、涉及外事的會(huì)計(jì)憑證、預(yù)算、決算工資冊(cè)保存期限為永久。
第12篇 醫(yī)院檔案管理制度范例
醫(yī)院檔案管理制度
為全面反映醫(yī)院歷年經(jīng)營(yíng)和管理工作的內(nèi)容,妥善完整地保存各類(lèi)重要文件、資料,加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化,制定本制度。
1、適用范圍
本制度適用于醫(yī)院各類(lèi)檔案的管理。
3、職責(zé)部門(mén)
3.1院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)院級(jí)文件檔案的管理工作。
3.2部門(mén)(科室)指派專(zhuān)人兼任檔案管理員,負(fù)責(zé)部門(mén)(科室)檔案的日常管理工作。檔案管理人員變動(dòng)須及時(shí)辦理交接并通知院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)人。
3.3院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)指導(dǎo)與監(jiān)督各部門(mén)檔案管理的實(shí)施情況。
3.4部門(mén)(科室)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批本部門(mén)(科室)普通文檔的借閱申請(qǐng),其它文檔的借閱申請(qǐng)由總經(jīng)理(院長(zhǎng))或指定負(fù)責(zé)人審批。
3.5機(jī)密文件借閱、所有文件的復(fù)制及銷(xiāo)毀申請(qǐng)由總經(jīng)理(院長(zhǎng))或指定負(fù)責(zé)人審批。
4、檔案收集、歸檔
4.1凡醫(yī)院繕印發(fā)出的公文(含定稿和打印的原件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件等),原件一律由院辦(人事行政部)統(tǒng)一歸檔管理,發(fā)文復(fù)印件按規(guī)定由收文部門(mén)各自歸檔。
4.2各部門(mén)處理完畢或批存的文件材料,由部門(mén)文秘集中統(tǒng)一整理、歸檔。
4.3一項(xiàng)工作分別由幾個(gè)部門(mén)(科室)參與辦理形成的文件、決議,由主辦部門(mén)(科室)負(fù)責(zé)收集整理,交院辦(人事行政部)歸檔。
4.4部門(mén)(科室)組織召開(kāi)的工作會(huì)議紀(jì)要與有關(guān)材料由本部門(mén)(科室)收集、歸檔。
4.5醫(yī)院召開(kāi)的工作會(huì)議文件由院辦(人事行政部)收集、歸檔,并由會(huì)議組織部門(mén)(科室)指定專(zhuān)人將會(huì)議材料、聲像檔案等向院辦(人事行政部)辦理歸檔手續(xù)。
4.6醫(yī)院?jiǎn)T工外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)研、參加上級(jí)單位召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)需將文件歸檔的,應(yīng)及時(shí)交院辦(人事行政部)歸檔。
5、檔案立卷
5.1檔案管理員應(yīng)使用檔案盒(或文件夾)根據(jù)文件類(lèi)型將檔案分別立卷,統(tǒng)一存放至檔案柜中。
5.2檔案立卷應(yīng)使用歸卷用的“案卷類(lèi)目”,“案卷類(lèi)目”條文必須簡(jiǎn)明確切。
5.3案卷類(lèi)目編制原則:含醫(yī)院全稱(chēng)和經(jīng)辦部門(mén)全稱(chēng),按上(醫(yī)院全稱(chēng))、下(經(jīng)辦部門(mén)全稱(chēng))排版;根據(jù)文字量,也可以按左(醫(yī)院全稱(chēng))、右(經(jīng)辦部門(mén)全稱(chēng))排版。
5.4案卷類(lèi)目名稱(chēng)需根據(jù)5.3款標(biāo)準(zhǔn),采用標(biāo)黑一號(hào)字體打印,粘貼于檔案盒(或文件夾)左側(cè)距頂部3厘米處。
5.5歸檔的文件資料須按年度分別立卷,立卷必須核對(duì)歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確度,對(duì)存在缺陷的文件資料要責(zé)成有關(guān)人員收集齊全后再行立卷歸檔。
5.6歸檔文件應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案管理的要求,目錄清楚、字跡工整、圖樣清晰,不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水筆和復(fù)寫(xiě)紙復(fù)寫(xiě)。
5.7部門(mén)(科室)經(jīng)辦的文件原則上應(yīng)于收、發(fā)文后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔;醫(yī)院每年6月份以前必須完成上年度全部文件資料的立卷歸檔工作。
6、檔案目錄編制
6.1檔案文件編號(hào)原則:a1a2a3a4―b1b2c1c2―d1d2其中a1a2為醫(yī)院代字(遵照《行文管理制度》附件《醫(yī)院簡(jiǎn)稱(chēng)對(duì)照表》),a3a4為兩位數(shù)年份號(hào),b1b2為部門(mén)(科室)代字(大類(lèi))號(hào),c1c2為文件類(lèi)型(小類(lèi))號(hào),d1d2為兩位數(shù)檔案序號(hào)。以上代字為漢字的,均用其拼音的首字母表示。例如:山西現(xiàn)代女子醫(yī)院的行政部為經(jīng)辦部門(mén),歸檔文件類(lèi)型為2006年的通知,是此卷中的第7份文件,則檔號(hào)為:j_06―_ztz―07。
6.2檔案管理員應(yīng)在檔案盒(或文件夾)首頁(yè)位置設(shè)立《檔案目錄》(附件10.1)。
6.3所有歸檔文件必須在首頁(yè)面右側(cè)用口取紙標(biāo)記文件編號(hào),并按順序?qū)n案信息登記在《檔案目錄》中,以便查閱。
6.4《檔案目錄》內(nèi)容應(yīng)包括目錄序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、經(jīng)辦人、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目。
7、檔案保管權(quán)限、期限與類(lèi)型
7.1檔案保管權(quán)限
7.1.1財(cái)務(wù)部檔案由財(cái)務(wù)部保存;
7.1.2人事部檔案由人事部保存;
7.1.3醫(yī)院證、章、信由總經(jīng)理(院長(zhǎng))指定負(fù)責(zé)人保存;
7.1.4其它各類(lèi)檔案由院辦(人事行政部)保存。
7.2檔案保管期限
7.2.1財(cái)務(wù)檔案應(yīng)嚴(yán)格遵照國(guó)家有關(guān)規(guī)定的保管期限執(zhí)行。
7.2.2醫(yī)院證、章、信及相關(guān)文件資料屬永久保存檔案。
7.2.3政府職能部門(mén)授予、發(fā)放的各種許可證書(shū)、等級(jí)證書(shū)、資格證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)杯、錦旗等原件屬永久保存檔案。
7.2.4本醫(yī)院的歷史沿革、重要事項(xiàng)記載及反映本醫(yī)院重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。
7.2.5普通文檔保管期限為3年至5年。
7.2.6保密文檔須于失效當(dāng)日即刻銷(xiāo)毀。
7.3文檔的保存形式:
7.3.1文字性普通文檔分為文字與電子兩種方式保存。
7.3.2計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的涉密文件應(yīng)采取加密保護(hù)措施,文件密碼由指定的文件保管人設(shè)定,并須將該文件路徑及密碼報(bào)院辦(人事行政部)備存,并保證其真實(shí)性。
7.3.3機(jī)密文檔以書(shū)面或?qū)嵨镄问奖４妗?/p>
7.4檔案類(lèi)型
7.4.1行政檔案,包括:
營(yíng)業(yè)執(zhí)照正、副本,復(fù)印件;
法定代表人身份證(護(hù)照)(復(fù)印件);
對(duì)內(nèi)、對(duì)外收、發(fā)的《通知》、《決定》、《函》、《總結(jié)》、《報(bào)告》等各類(lèi)正式公文;
各項(xiàng)重要活動(dòng)的組織流程、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)稿、聲像圖片等相關(guān)資料;
各部門(mén)(含財(cái)務(wù)、醫(yī)務(wù)科室)現(xiàn)行的各項(xiàng)規(guī)章制度、規(guī)定、流程等;
院級(jí)會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要、決議;
醫(yī)院年度(季、月、周)工作計(jì)劃匯總表;
《辦公房屋租賃合同》、或自置房屋產(chǎn)權(quán)證等固定資產(chǎn)檔案;
購(gòu)置車(chē)輛所有權(quán)證、購(gòu)置稅證、保險(xiǎn)、行駛證(復(fù)印件)等車(chē)輛管理檔案;
對(duì)外簽訂的各類(lèi)購(gòu)買(mǎi)(租賃、服務(wù))性質(zhì)的合同文件;
其它應(yīng)歸檔保管的文件、資料。
7.4.2人事檔案,包括:
全院?jiǎn)T工個(gè)人信息資料(花名冊(cè));
勞動(dòng)合同及保密協(xié)議;
考勤打卡數(shù)據(jù);
工資、社保等薪酬相關(guān)資料;
招聘表格、人才庫(kù)等相關(guān)資料;
員工績(jī)效考核相關(guān)資料;
其它應(yīng)歸檔保管的文件、資料。
7.4.3財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案,包括:
各類(lèi)審計(jì)帳冊(cè)及報(bào)表;
各類(lèi)會(huì)計(jì)帳冊(cè)及報(bào)表;
固定資產(chǎn)資料;
其它須保存文檔。
7.4.4藥械設(shè)備檔案,包括:
設(shè)備臺(tái)帳;
設(shè)備出廠合格證、使用說(shuō)明書(shū);
設(shè)備安裝、調(diào)試、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告;
設(shè)備保修卡、保修協(xié)議及維修聯(lián)系方式;
設(shè)備運(yùn)行維修、保養(yǎng)記錄;
設(shè)備更新改造記錄;
設(shè)備管理制度;
其它應(yīng)保存的設(shè)備資料。
7.4.5醫(yī)療檔案,包括:
檔案內(nèi)容由醫(yī)療管理部門(mén)提供。
8、檔案查閱與復(fù)制
8.1總經(jīng)理有權(quán)查閱醫(yī)院所有檔案。
8.2部門(mén)(科室)負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門(mén)(科室)所有檔案。
8.3其他員工因工作需要應(yīng)經(jīng)過(guò)審批方可借閱有關(guān)檔案。
8.4文檔查(借)閱應(yīng)在檔案保管部門(mén)(科室)進(jìn)行登記,機(jī)密文檔及權(quán)限外查借(閱)須辦理審批手續(xù)。
8.5查(借)閱或復(fù)制除財(cái)務(wù)類(lèi)、人事類(lèi)以外的檔案須由院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)人審批,并進(jìn)行相關(guān)登記。
8.6查(借)閱或復(fù)制財(cái)務(wù)檔案、人事檔案須由總經(jīng)理審批。
9、檔案的銷(xiāo)毀
9.1超過(guò)保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案保管期限每年3月前編制銷(xiāo)毀計(jì)劃及清單,由院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)人審核無(wú)誤后報(bào)總經(jīng)理審批。
9.2總經(jīng)理審批同意銷(xiāo)毀計(jì)劃后,必須指派兩名(含)以上監(jiān)銷(xiāo)人員監(jiān)督檔案銷(xiāo)毀過(guò)程,并進(jìn)行簽字確認(rèn)。
