有哪些
集團公司檔案管理制度主要包括以下幾個核心組成部分：
1. 檔案分類與編碼體系：建立統(tǒng)一的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編碼規(guī)則，確保各類文件資料有序存放。
2. 檔案收集與整理：明確檔案收集的時間、方式和范圍，以及整理歸檔的具體流程。
3. 檔案保管與安全：制定保管期限，設(shè)置安全防護措施，防止檔案損毀或丟失。
4. 檔案利用與借閱：規(guī)定檔案的查詢、借閱權(quán)限和流程，保障信息的合理使用。
5. 檔案數(shù)字化與電子化：推動檔案的電子化管理，提高檢索效率和數(shù)據(jù)安全性。
6. 檔案銷毀與審計：設(shè)定檔案銷毀的標(biāo)準(zhǔn)和程序，確保合規(guī)，并定期進行審計。
實施細(xì)則
1. 檔案分類與編碼：依據(jù)集團業(yè)務(wù)性質(zhì)，將檔案分為財務(wù)、人力資源、項目、合同等類別，每個類別下再細(xì)分小類。采用數(shù)字或字母組合進行編碼，便于快速定位。
2. 收集與整理：各部門需在項目結(jié)束或年度末完成檔案收集，通過統(tǒng)一表格記錄檔案信息。整理時，按照時間線和重要性排序，保持文件完整性。
3. 保管與安全：檔案庫房應(yīng)設(shè)在防火、防潮、防盜區(qū)域，定期檢查環(huán)境條件。檔案資料實行雙備份，一份實體存儲，一份電子備份。
4. 利用與借閱：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理員負(fù)責(zé)提供。借閱期限不超過兩周，特殊情況需提前申請延期。
5. 數(shù)字化與電子化：新產(chǎn)生的文件優(yōu)先電子化存儲，原有紙質(zhì)檔案逐步掃描入庫。電子檔案需加密保護，設(shè)置訪問權(quán)限。
6. 銷毀與審計：過期或無保存價值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀清單，經(jīng)審批后由專業(yè)機構(gòu)處理。每年至少進行一次檔案審計，確保制度執(zhí)行到位。
上墻內(nèi)容
1. 檔案管理制度概覽：簡要介紹檔案管理的目標(biāo)、原則和主要職責(zé)。
2. 檔案分類圖示：直觀展示各類檔案的分類結(jié)構(gòu)和編碼規(guī)則。
3. 借閱流程圖：清晰展示從申請到歸還的完整流程。
4. 安全警示語：強調(diào)檔案安全的重要性，如“檔案安全，人人有責(zé)”。
5. 重要規(guī)定摘錄：突出關(guān)鍵條款，如“未經(jīng)審批，嚴(yán)禁私自復(fù)制、傳播檔案信息”。
以上制度旨在規(guī)范集團公司的檔案管理工作，提升信息管理效率，保障公司資產(chǎn)的安全。全體員工應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，共同維護良好的檔案管理秩序。
集團公司檔案管理制度怎么寫范文
第1篇 集團公司檔案管理制度怎么寫
集團公司
(三) 第一章總則
第一條 為規(guī)范集團檔案管理,特制訂本工作細(xì)則。
第二條 本工作細(xì)則適用于江蘇__ __ 實業(yè)集團有限公司檔案工作人員。第二章日常事務(wù)工作細(xì)則
第三條 檔案人員崗位職責(zé)
(一) 貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的方針、政策、法律、法規(guī)和上級有關(guān)檔案工作的指示規(guī)定、辦法等。
(二) 負(fù)責(zé)制訂集團公司有關(guān)檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作的發(fā)展規(guī)劃。
(三) 督促、檢查和指導(dǎo)各分子公司檔案立卷部門對檔案材料進行完整、系統(tǒng)、正確的立卷歸檔。
(四) 負(fù)責(zé)集團專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。
(五) 負(fù)責(zé)接收、整理、分類、保管和統(tǒng)計集團公司的各類檔案。
(六) 負(fù)責(zé)檔案的開放利用工作,辦理檔案的借閱,對所保管檔案的數(shù)量、狀況、利用情況及利用效果進行統(tǒng)計。
(七) 做好檔案檢索工具的編制工作,開展檔案的編研工作。
(八) 收集、整理保管反映公司各方面工作的報刊、雜志等資料,并提供利用。
(九) 對檔案室所藏已過保管期的檔案負(fù)責(zé)組織鑒定,并提出處理意見。
(十) 認(rèn)真做好檔案保管工作,對庫房要做到八防(防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防鼠、防蟲、防盜),定期清掃、通風(fēng)、更換防蟲用品,延長檔案壽命。(十一)承辦公司交辦的其他工作。
第四條 流程圖
(一) 接收流程:材料齊全缺少材料
1.執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)
(1) 應(yīng)歸檔文件齊全完整;
(2) 應(yīng)歸檔文件為原件;
⑶ 及時登記;
2. 處理措施
(1) 檔案資料發(fā)生損毀時,由于檔案員疏忽造成的,首次罰款50元,再次罰款100元,由交接人造成的等同檔案員處罰。
(2) 未能及時登記,扣除責(zé)任人績效1-5分/次;
(二) 借閱流程
1.執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)
(1) 借閱登記;
(2) 保持文檔完整;
⑶ 遵守。
2. 處理措施
(1) 違反規(guī)定的,視具體情況扣除責(zé)任人績效1-5分/次;
(2) 涉嫌泄密的,予以記過處理,并視情節(jié)輕重責(zé)任人扣除績效獎金5-10分/次;觸及國家法律法規(guī)的,按國家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。
⑶ 由于借閱者疏忽造成的資料損毀,首次罰款50元,再次罰款100元。
(4) 檔案資料遺失者,遺失一般資料罰款200元/次,遺失重要資料,追究當(dāng)事人行政法律責(zé)任。第三章附則
第五條 檔案管理考核辦法
(一) 為切實提高檔案管理水平,結(jié)合檔案工作目標(biāo)的考核,對檔案工作實行必要的獎懲考核;
(二) 檔案達標(biāo)工作作為全年工作目標(biāo)之一,考核集團行政部檔案室以及檔案網(wǎng)絡(luò)成員的工作;
(三) 集團各部門、分子公司、項目部必須把檔案工作作為工作目標(biāo)管理的主要內(nèi)容,納入全年目標(biāo),落實責(zé)任人;
(四) 檔案工作結(jié)合全年工作進行全面綜合的考核評比;
(五) 考核內(nèi)容:各部門、分子公司、項目部的年度目標(biāo)責(zé)任書中檔案管理工作指標(biāo)是否完成。
(六) 考核由集團檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé),對工作成績突出者給予適當(dāng)?shù)谋碚玫莫剟?對違反規(guī)定或工作不負(fù)責(zé)的人員視情節(jié)輕重,將給予必要的教育或扣發(fā)目標(biāo)管理獎。
第六條 本工作細(xì)則解釋權(quán)歸行政部,監(jiān)督執(zhí)行權(quán)歸總經(jīng)辦。
第七條 本工作細(xì)則自頒布之日起正式執(zhí)行。
第2篇 水務(wù)集團公司檔案管理制度
河套水務(wù)集團公司檔案管理制度(暫行)機關(guān)檔案工作是機關(guān)工作的組成部分，是提高機關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護機關(guān)歷史真實面貌的一項重要工作。為了對集團公司發(fā)展過程中產(chǎn)生的珍貴資料進行科學(xué)保存和管理，以便于在工作過程中總結(jié)工作經(jīng)驗，指導(dǎo)工作開展，提供可靠依據(jù)，充分發(fā)揮檔案的指導(dǎo)作用和記查作用，根據(jù)目前集團公司的辦公條件，特制定本制度以規(guī)范集團公司檔案管理工作。
一、公司檔案管理的基本原則
集中管理與分散管理相結(jié)合，即公司文書檔案由行政部集中統(tǒng)一管理，其他部門業(yè)務(wù)檔案(已交行政部的除外)分別由部門自行管理，以便于及時利用，維護檔案的完整、原始與安全。公司各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料，由承辦部門、主辦人負(fù)責(zé)將其中已辦完的文件、資料及時歸檔。
二、公司檔案的歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、會談紀(jì)要、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目申報資料、工程技術(shù)資料等具有參考價值的文件資料。
三、公司檔案管理責(zé)任
集團公司部門的檔案管理員暫由各部門工作人員兼職，所屬單位設(shè)專(兼)職管理員,要明確具體責(zé)任人。管理員職責(zé)：
1、要維護好公司及各部門的原始工作資料及單據(jù)齊全完整;
2、要負(fù)責(zé)及時整理好部門工作資料，按月、按年并分類匯編成冊，要有明確對應(yīng)的目錄，以便于工作需要時索引查找;
3、檔案管理員要有良好的保密習(xí)慣，借閱資料要有翔實記錄手冊并負(fù)責(zé)收回;
4、要樹立高度的法制意識和觀念。
四、資料的收集與整理
1、公司的歸檔資料實行“平時歸檔”及“年度歸檔”制度，即：日常工作中形成的檔案資料及時收集、歸檔，每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。歸檔資料應(yīng)為電子版和打印件各一份。
3、凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由各部門檔案管理員負(fù)責(zé)及時歸檔。整理好的檔案要明確保管期限，原則上分為永久、長期(十五年以上)、短期(十五年以下)三種。
4、各部門以公司名義收、發(fā)文必須交行政部檔案管理員留存一份，以部門名義收、發(fā)文件資料，則自行留存。
五、檔案的借閱
1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理助理借閱公司檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2、因工作需要，公司以外人員需借閱檔案時，由部門負(fù)責(zé)人辦理檔案借閱申請，并送分管副總經(jīng)理核批。
3、檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。
②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
六、檔案管理工作檢查與考核
集團公司在半年和年底對各部門和所屬單位檔案工作進行考核，具體要求如下：
1、沒有設(shè)置檔案管理人員崗位，扣1分;
2、沒有按月、按年并分類整理成冊的檔案資料，扣0.5分;
3、重要工作沒有檔案記錄和原始資料，一項扣0.5分;
4、發(fā)生因檔案泄密造成的公司損失，視情況扣分;
5、沒有電子版本或紙質(zhì)版本污損嚴(yán)重，扣0.5分
七、檔案的銷毀
1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2、檔案保存到期時，由檔案管理員提出檔案資料銷毀申請，交部門負(fù)責(zé)人審核經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀。
4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的檔案資料銷毀申請和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
公司檔案管理制度
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一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。
四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的
七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時歸檔。
各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、檔案的借閱
總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。
檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。
②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、檔案的銷毀
公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。
經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
第3篇 集團公司檔案管理制度3
集團公司檔案管理制度(三)
第一章總則
第一條為規(guī)范集團檔案管理,特制訂本工作細(xì)則。
第二條本工作細(xì)則適用于江蘇xx實業(yè)集團有限公司檔案工作人員。
第二章日常事務(wù)工作細(xì)則
第三條檔案人員崗位職責(zé)
(一)貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的方針、政策、法律、法規(guī)和上級有關(guān)檔案工作的指示規(guī)定、辦法等。
(二)負(fù)責(zé)制訂集團公司有關(guān)檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作的發(fā)展規(guī)劃。
(三)督促、檢查和指導(dǎo)各分子公司檔案立卷部門對檔案材料進行完整、系統(tǒng)、正確的立卷歸檔。
(四)負(fù)責(zé)集團專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。
(五)負(fù)責(zé)接收、整理、分類、保管和統(tǒng)計集團公司的各類檔案。
(六)負(fù)責(zé)檔案的開放利用工作,辦理檔案的借閱,對所保管檔案的數(shù)量、狀況、利用情況及利用效果進行統(tǒng)計。
(七)做好檔案檢索工具的編制工作,開展檔案的編研工作。
(八)收集、整理保管反映公司各方面工作的報刊、雜志等資料,并提供利用。
(九)對檔案室所藏已過保管期的檔案負(fù)責(zé)組織鑒定,并提出處理意見。
(十)認(rèn)真做好檔案保管工作,對庫房要做到八防(防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防鼠、防蟲、防盜),定期清掃、通風(fēng)、更換防蟲用品,延長檔案壽命。
(十一)承辦公司交辦的其他工作。
第四條流程圖
(一)接收流程:
材料齊全
缺少材料
1.執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)
(1)應(yīng)歸檔文件齊全完整;
(2)應(yīng)歸檔文件為原件;
(3)及時登記;
2.處理措施
(1)檔案資料發(fā)生損毀時,由于檔案員疏忽造成的,首次罰款50元,再次罰款100元,由交接人造成的等同檔案員處罰。
(2)未能及時登記,扣除責(zé)任人績效1-5分/次;
(二)借閱流程
1.執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)
(1)借閱登記;
(2)保持文檔完整;
(3)遵守檔案管理制度。
2.處理措施
(1)違反檔案管理制度規(guī)定的,視具體情況扣除責(zé)任人績效1-5分/次;
(2)涉嫌泄密的,予以記過處理,并視情節(jié)輕重責(zé)任人扣除績效獎金5-10分/次;觸及國家法律法規(guī)的,按國家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。
(3)由于借閱者疏忽造成的資料損毀,首次罰款50元,再次罰款100元。
(4)檔案資料遺失者,遺失一般資料罰款200元/次,遺失重要資料,追究當(dāng)事人行政法律責(zé)任。
第三章附則
第五條檔案管理考核辦法
(一)為切實提高檔案管理水平,結(jié)合檔案工作目標(biāo)的考核,對檔案工作實行必要的獎懲考核;
(二)檔案達標(biāo)工作作為全年工作目標(biāo)之一,考核集團行政部檔案室以及檔案網(wǎng)絡(luò)成員的工作;
(三)集團各部門、分子公司、項目部必須把檔案工作作為工作目標(biāo)管理的主要內(nèi)容,納入全年目標(biāo),落實責(zé)任人;
(四)檔案工作結(jié)合全年工作進行全面綜合的考核評比;
(五)考核內(nèi)容:各部門、分子公司、項目部的年度目標(biāo)責(zé)任書中檔案管理工作指標(biāo)是否完成。
(六)考核由集團檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé),對工作成績突出者給予適當(dāng)?shù)谋碚玫莫剟?對違反規(guī)定或工作不負(fù)責(zé)的人員視情節(jié)輕重,將給予必要的教育或扣發(fā)目標(biāo)管理獎。
第六條本工作細(xì)則解釋權(quán)歸行政部,監(jiān)督執(zhí)行權(quán)歸總經(jīng)辦。
第七條本工作細(xì)則自頒布之日起正式執(zhí)行。
第4篇 某某集團公司檔案管理制度
某集團公司檔案管理制度
第一條 范圍及職責(zé)
1、公司的各類規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計資料、員工工資資料、經(jīng)營狀況資料、人事檔案資料、宣傳策劃資料及公司各類公文,有參考價值的文件,均列入檔案管理范圍。
2、各部門需存檔的資料:
2.1 財務(wù)部:各類財務(wù)報表、記帳憑證、帳冊、部門崗位職責(zé)等;
2.2 人事行政部:各類重要文件及人事、勞資、行政、物資管理資料;
2.3 策劃部:各類營銷活動方案、策劃思路、平面設(shè)計廣告、相關(guān)媒體資料;
2.4 信息部:部門管理制度、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)實施方案、內(nèi)部信息管理系統(tǒng)方案、配送中心設(shè)計方案等;
2.5 商場
2.6 招商部:
2.7 學(xué)校:學(xué)校章程及各類學(xué)員、教師管理制度等。
3、各部門須設(shè)兼職檔案管理員負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作,明確責(zé)任,保證原始資料及單據(jù)的齊全完整及秘密檔案的安全性。
4、各部門資料建檔、歸檔,應(yīng)按資料類別、性質(zhì)、檔案管理要求分檔歸存并接受人事行政部隨時抽查。
5、各部門檔案管理員須定期(每月5日前)將部門資料歸檔情況上報人事行政部,人事行政部專人定期(每月)整理公司文檔歸存情況,制作報表上報主管領(lǐng)導(dǎo),對于公司各部門重要機密資料,將由人事行政部專人復(fù)制、收集后統(tǒng)一管理。
第二條 借閱
1、公司各部門主管級以上干部需查閱部門檔案資料,可直接由檔案管理員登記、辦理查閱手續(xù)。其他人員須報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可辦理查閱手續(xù)。
2、除決策層領(lǐng)導(dǎo)外,公司各級員工需借閱公司檔案、資料,須報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可辦理借閱手續(xù)。
3、借閱檔案,嚴(yán)禁隨意涂改、翻抄、轉(zhuǎn)借、遺失;如因工作需要摘錄或復(fù)制,須報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4、檔案借閱人須在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案。
第三條 銷毀
1、任何部門、個人未經(jīng)公司許可,不得銷毀公司檔案資料。
2、若按規(guī)定需銷毀文件,凡屬密級的重要資料須呈總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀;一般性文件資料,須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、凡經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案資料,銷毀前須由經(jīng)辦人、監(jiān)銷人共同對所銷文檔資料進行清理、登記,并將登記表定期(每月)交人事行政部歸存;經(jīng)辦人、監(jiān)銷人應(yīng)保證所要求銷毀的文件、資料全部銷毀、無遺失、漏銷。
第四條 其它
1、本制度由人事行政部制定,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
2、本制度的解答權(quán)歸人事行政部。
第5篇 集團公司檔案管理制度
《xx集團檔案管理制度》
第一章總則
第一條為了加強集團檔案管理工作，確保檔案的完善和齊全，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)文件精神，結(jié)合集團實際情況，制定如下檔案管理制度。
第二章立卷歸檔
第二條歸檔范圍
凡記述反映本單位各種活動，具有查考利用價值并已辦理完畢的文件均屬歸檔范圍，確定歸檔與不歸檔應(yīng)遵照國家檔案局有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第三條歸檔時間
1、辦理完畢的工作文件和應(yīng)歸檔的報表，在月底或次月10日前整理立卷，移交檔案室，并辦理移交、接收手續(xù)。
2、基建文件材料待工程竣工收后及時歸檔。
3、會議文件、照（底）片、獎狀、錦旗、錄音（像）帶等，采取平時歸檔方法進行，即隨時產(chǎn)生隨時歸檔。
第四條收集整理要求
1、按照歸檔范圍及時、完整、準(zhǔn)確收集本單位工作中形成的各種文件材料。
2、歸檔的文件其制作程序符合規(guī)范要求，制成材料具有耐久性。
3、卷內(nèi)文件材料排列有序，反映問題集中，保持文件間的有機聯(lián)系。
4、案卷標(biāo)題簡明確切，能充分提示卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容。
5、卷內(nèi)頁號、目錄、備考表和案卷封皮各項內(nèi)容填寫清楚、正確、完整。
6、卷內(nèi)文件無金屬物，破損的文件必須修復(fù)，案卷裝訂結(jié)實美觀。
7、檔案分類、組卷科學(xué)，便于保管和利用。
8、應(yīng)編制好各類檔案的檢索工具、無積存、零散材料。
第三章檔案室管理
第五條檔案庫房必須符合防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲鼠的要求；設(shè)置窗簾，配備滅火器、溫濕度計、空調(diào)等保護設(shè)施，四周無危及庫房安全的隱患。
第六條定期搞好庫房衛(wèi)生，檢查檔案破損、褪變情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
第七條檔案庫房專人管理，無關(guān)人員不得隨意進入庫房。
第四章檔案統(tǒng)計
第八條要定期對檔案工作的規(guī)模、水平、普遍程度、結(jié)構(gòu)及檔案的形成規(guī)律進行分析，為制定檔案工作計劃，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)提供依據(jù)。
第九條要保證數(shù)字的準(zhǔn)確性，堅持實事求是，嚴(yán)格認(rèn)真對待每一個文字，如實反映情況，使統(tǒng)計數(shù)字準(zhǔn)確，符合客觀事實。
第十條對檔案的收進、移出、保管、利用等情況及時統(tǒng)計，并按規(guī)定向檔案管理部報送檔案工作情況統(tǒng)計表。
第十一條對本公司檔案及檔案工作情況要定期調(diào)查，及時進行統(tǒng)計分析，并按規(guī)定上報集團行政管理中心檔案管理部。
第十二條檔案統(tǒng)計工作必須遵循國家統(tǒng)計工作要求，執(zhí)行《中華人民共和國統(tǒng)計法》，用科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)和方法使統(tǒng)計工作科學(xué)化。
第五章檔案保管
第十三條對接收進綜合檔案室的檔案，應(yīng)按規(guī)定嚴(yán)格分類、組卷、編目，對不符合要求的案卷進行必要的補充、加工整理。
第十四條加強檔案管理，編制科學(xué)、實用的檔案檢索工具，方便對檔案的有效利用。
第十五條積極做好檔案的利用工作，建立借閱登記和利用效果登記
第十六條加強檔案信息資源的開發(fā)利用，維護檔案實體的完整與安全。
第十七條對保管期滿后沒有參考利用價值的檔案，經(jīng)過集團行政管理中心有關(guān)
部門和集團行政負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，造具清冊后進行銷毀。
第十八條對檔案保管情況要定期檢查，發(fā)現(xiàn)破損或變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時進行修補、復(fù)制或其他處理。
第六章檔案保密
第十九條不該說的機密，絕對不說。
第二十條不該問的機密，絕對不問。
第二十一條不該記錄的機密，絕對不記錄。
第二十二條不得在公共場所傳播與機密有關(guān)的事項。
第二十三條不得在不保密的地方存放機密文件。
第二十四條不得隨意向他人提供機密材料。
第二十五條不準(zhǔn)把檔案資料帶出檔案室
第二十六條嚴(yán)格執(zhí)行查閱規(guī)定和各種管理制度。
第二十七條復(fù)印機密文件、資料，嚴(yán)格按復(fù)印有關(guān)規(guī)定辦理。
第二十八條檔案員調(diào)動工作時，應(yīng)認(rèn)真辦好移交手續(xù)。
第七章檔案利用
第二十九條凡本單位各部門需查閱檔案材料，應(yīng)辦理查閱登記手續(xù)，查閱機密檔案需經(jīng)檔案歸屬部門的權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可查閱，未經(jīng)審批人員不得查閱檔案。
第三十條未辦理查閱手續(xù)和發(fā)現(xiàn)查閱手續(xù)不全者，檔案室拒絕提供查閱檔案。
第三十一條查閱檔案只限在指定場所進行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得將案卷帶出檔案室。
第三十二條在借閱過程中，應(yīng)保持檔案資料完整無缺，不得擅自涂改、拆頁、撕毀、污損、劃杠、拆角、添字等，對無故損壞檔案者視情節(jié)輕重酌情處理。
第三十三條嚴(yán)守機密，不得翻閱和摘抄利用以外的檔案。
第三十四條檔案員認(rèn)真對歸還的檔案進行復(fù)查其完整程度，辦理注銷手續(xù)，并視情況及時追究。
