- 目錄
有哪些
檔案信息管理制度主要包括以下幾個核心部分：
1. 檔案分類與編碼：建立統(tǒng)一的檔案分類標準，對各類檔案進行科學編碼，以便于檢索和管理。
2. 收集與整理：明確檔案的收集范圍，規(guī)定檔案的收集時間、方式和流程，確保檔案完整無缺。
3. 存儲與保護：制定檔案的存儲環(huán)境標準，采取必要的保護措施，防止檔案損壞。
4. 利用與借閱：設立嚴格的借閱制度，規(guī)定借閱權限、流程和期限，保障檔案安全。
5. 信息化管理：利用信息技術，實現(xiàn)檔案的電子化管理和網絡共享。
6. 定期審查與更新：定期對檔案進行審查，及時更新過時信息，保持檔案的時效性。
7. 培訓與考核：對相關人員進行檔案管理知識的培訓，定期考核其工作成效。
實施細則
1. 檔案分類與編碼： - 根據(jù)檔案內容性質，分為行政、財務、項目、人事等類別。 - 每個類別下設定詳細的子類，并賦予唯一的編碼，如“行政-01”，“財務-02”等。 - 新增檔案需立即編碼并錄入系統(tǒng)，確保信息準確無誤。
2. 收集與整理： - 指定專門的檔案管理員負責收集工作，確保文件在產生后一周內歸檔。 - 檔案整理遵循“一事一檔”原則，每份文件應附有簡要說明。 - 對于重要文件，須經主管領導審核后方可歸檔。
3. 存儲與保護： - 存儲區(qū)域應保持恒溫恒濕，避免陽光直射和潮濕。 - 對紙質檔案定期進行防蟲、防霉處理，電子檔案做好備份。 - 設立防火、防盜設施，確保檔案安全。
4. 利用與借閱： - 借閱檔案需填寫申請表，由部門負責人審批。 - 借閱期限一般不超過兩周，逾期未還者將暫停借閱權限。 - 檔案不得擅自復制或轉借他人。
5. 信息化管理： - 建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)在線查詢、下載和更新功能。 - 保證網絡系統(tǒng)的安全，定期進行數(shù)據(jù)備份，防止信息丟失。
6. 定期審查與更新： - 每半年進行一次全面的檔案審查，刪除過期或無效文件。 - 對于需要更新的檔案，及時進行修訂并注明修改日期。
7. 培訓與考核： - 每年至少舉辦兩次檔案管理培訓，提升員工的檔案意識。 - 考核內容包括檔案整理質量、借閱管理執(zhí)行情況等，結果納入績效評估。
上墻內容
1. 檔案管理政策：明確檔案管理的目標、原則和責任，強調檔案的重要性。
2. 檔案分類圖示：展示檔案分類結構，方便員工快速定位所需文件。
3. 借閱流程圖：清晰展示借閱檔案的步驟和注意事項。
4. 檔案安全警示：提醒員工遵守保密規(guī)定，保護檔案安全。
5. 信息化管理指南：介紹電子檔案系統(tǒng)的使用方法和常見問題解答。
以上各項制度旨在提高檔案管理效率，保障檔案的安全與完整性，全體員工需嚴格遵守。
檔案信息管理制度范本
第1篇 檔案信息管理制度范本
第一條 為加強檔案信息管理,充分發(fā)揮檔案信息的作用,有效保存和應用檔案信息,制定本制度。
第二條 本制度所稱檔案信息是指工程建設活動中形成的各種技術的、商務的、綜合的具有保存價值的文件、批件、標書、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數(shù)據(jù)、視頻、簽證、信函、通知、報表等,包括紙質資料、電子版資料和多媒體資料等。
第三條公司規(guī)劃建設管理部負責工程類檔案信息的收集、整理、報送、存檔、應用及管理工作。
第四條 調度員、測繪員、施工管理員、監(jiān)理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源,負責相關資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工作。
第五條 各種檔案信息資料應按要求分類編碼保存,要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密,保持適當?shù)耐L。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。
第六條 工程竣工圖紙及相關資料應在歸檔的同時向生產運行相關部門及時提供。
第七條 舊管網改造時,由規(guī)劃建設管理部進行現(xiàn)場測繪,及時繪制改造后的圖紙并向相關部門提供。涉及調度地理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新的,應同步更新。
第八條 檔案資料的借閱執(zhí)行綜合檔案相關條款。
第九條 檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的,應按要求歸檔。
第十條 保存三年以上的工程類檔案資料應移交綜合管理部檔案室統(tǒng)一保存,需要留存?zhèn)溆玫目闪魪陀〖?/p>
第十一條 未盡事宜執(zhí)行綜合管理部檔案管理辦法。
第十二條 本制度從二oxx年一月一日起執(zhí)行。
第2篇 某項目檔案信息管理制度
1項目部配置檔案信息員,由工程管理部技術員兼任,負責工程檔案、信息的收集和整理工作。
2檔案信息員必須收集各部門需要歸檔的資料,按照檔案管理相關文件要求審查收集的資料是否符合文件要求,對不符合者退回整改處理。
3檔案信息員對收集來的資料按照檔案管理相關文件要求進行整理,收集整理工程竣工資料,在項目總工領導下完成竣工資料移交工作。
4檔案信息員負責做好對內信息傳達工作,并將內部反饋意見及時上達。
5檔案信息員負責做好對外信息發(fā)布工作,對本單位及時報送《工程簡報》、《工程周報》、《質量月報》、《安全月報》等報表,對業(yè)主項目部、監(jiān)理項目部及時報送《工程月報》、《日報》等報表。
6及時聯(lián)系各物資供貨單位,按規(guī)定要求審查各單位提供物資質量保證文件,對不合格文件及時退回,并要求提供合格文件。
第3篇 檔案局信息公開發(fā)布運行管理制度
為保證本單位政府信息形成、審核、發(fā)布、應急處置等工作規(guī)范化、制度化、科學化,符合《中華人民共和國政府信息公開條例》和自治區(qū)以及貴港市政府信息公開相關規(guī)定的要求,進一步提高公開信息工作的質量和效率,特制定本制度。
第一條 本制度所稱政府信息包括:1、機構職能;2、法規(guī)規(guī)章;3、領導動態(tài);4、工作動態(tài);5、決策信息;6、規(guī)劃信息;7、統(tǒng)計信息;8、財政管理;9、人事信息;10、行政職權;11、信息公開指南;12、信息公開工作報告;13、應急監(jiān)察;14、其他依照法律、法規(guī)和有關規(guī)定應當讓公眾知曉的政府信息。
第二條 本制度所稱信息形成和發(fā)布包括信息采集、內容審核、保密審查、公開審核、形成信息、錄入和錄入審核、應急處置七個階段;前四個階段屬采集信息,后三個階段屬政府信息。
第三條 政府信息發(fā)布渠道:①廣西壯族自治區(qū)人民政府或政府信息公開主管部門指定的平臺;②貴港市政府信息公開目錄平臺;其他合法渠道。
第四條 信息發(fā)布遵循合法、及時、真實、“涉密信息不公開,公開信息不涉密”、“不審核不公開”和“誰主管誰公開,誰公開誰負責”的原則。
第五條 各科室根據(jù)實際工作情況采集、加工、整理信息。信息采集、加工、整理工作由各科室具體業(yè)務負責人員負責,專人管理。
第六條 信息采集的內容應當符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定,內容全面、信息真實、表述規(guī)范、結構嚴謹,并有時效性和內部控制。
第七條 各科室負責人對已采集的信息進行審核修改,保證信息內容和數(shù)據(jù)具有真實性、客觀性和完整性。
第八條 各科室負責人應對已采集的信息提出公開或不公開意見。
第九條 指定具備定密知識、有相關行政業(yè)務工作經驗的人員對各科室負責人已審核的已采集信息進行保密審查。
第十條 保密審查工作應當依據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》和《中華人民共和國政府信息公開條例》相關規(guī)定進行。
第十一條 保密審查工作應在公開審核工作之前進行。
第十二條 業(yè)務主管領導擔任信息公開與儲存審核人,明確已采集信息公開屬性。
第十三條 信息公開的屬性包括:主動公開、依申請公開、不予公開三種。
第十四條 屬于“三密”信息或涉密特別敏感信息為不予公開信息,應注明不予公開的原因。
第十五條 公開審核后的已采集信息經局領導審閱、修改、確認信息屬性、簽發(fā)即形成政府信息。
第十六條 簽發(fā)日期為信息的生成日期。
第十七條 屬于主動公開的政府信息,指定專人在信息形成二十個工作日內完成信息錄入工作,確保信息錄入正確、完整、及時。信息錄入完成后,錄入人對信息的內容再次確認沒有錯誤方可發(fā)布,屬于重大或緊急事件處置的政府信息需通過新聞媒體向社會公布公開的,按其他管理辦法執(zhí)行。
第十八條 主動公開的信息第一發(fā)布渠道為指定的網站,第二渠道為合法的媒體,第三渠道為合法報欄等。
第十九條 以下兩種情況應當采取應急處置:(一)公開的信息造成公眾錯誤理解或影響社會穩(wěn)定、擾亂社會管理秩序;(二)公開突發(fā)公共事件相關信息,包括突發(fā)公共事件預測、預報、預防和實際災情、應急救援、善后處理等方面的信息。
第二十條 應急處置工作應當遵循及時、準確、客觀、全面的原則。應成立常規(guī)化的應急處置機構,專門采集和處理信息發(fā)布后公眾和社會的反應程度以及提出應對措施。
第二十一條 應急處置工作應當在第一時間向社會發(fā)布準確而簡要信息,隨時發(fā)布初步核實情況、應對措施防范措施等,并根據(jù)事件處置情況做好后續(xù)發(fā)布工作。
第4篇 客運駕駛人信息檔案管理制度
一、為加快建立現(xiàn)代企業(yè)制度，規(guī)范駕駛人的檔案管理，避免因檔案遺失或隱私泄漏，給企業(yè)和員工帶來的風險，有效的保護和利用檔案，提高科學管理水平，特制定本規(guī)定。
二、客運駕駛人檔案是企業(yè)管理檔案重要組成部分，是公司勞動、組織、人事等部門在招聘、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作過程中形成的有關駕駛人個人經歷、政治思想、業(yè)務技術水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料，是全面的考察員工的依據(jù)，是公司檔案的組成部分。
三、公司安全科為每位駕駛人建立檔案，記錄其在應聘及入職后的個人基本情況及考核、獎懲、職位、薪資變動情況，以下資料納入公司人事檔案范圍內：1、應聘簡歷及面試評價表；2、身份證、學歷證書、戶口本復印件；3、入職登記表；4、體檢表；5、勞動合同；6、崗位變動記錄；7、獎懲記錄；8、保險繳納記錄；9、與公司簽訂的其它合同、協(xié)議；10、駕駛證、從業(yè)資格證、事故證明。
四、客運駕駛人信息檔案管理要求
1.安全科負責駕駛人檔案的建立及維護工作，自駕駛人
入職第一天起為其建立檔案，按部門編號統(tǒng)一管理，并登記《檔案存放登記表》，建立《員工檔案目錄》，以便查詢（客運駕駛人信息檔案實行一人一檔制度）。
2. 辭職、辭退駕駛人的檔案從原部門提出，單獨保管。
3. 信息檔案要嚴格按照《檔案管理法》嚴格管理，不得
隨意轉借、涂改，要建立存檔、銷毀記錄，確保檔案完整、準確。
五、檔案查詢權限：檔案涉及個人及家庭信息等資料，檔案管理人員應嚴格做好保密工作，不得隨意翻閱、泄露員工檔案內容。
第5篇 華東醫(yī)院信息檔案管理制度
人民醫(yī)院信息檔案管理制度
一、根據(jù)《檔案法》規(guī)定,按醫(yī)療設備的管理等級,確定建立醫(yī)療設備檔案管理的范圍。
二、檔案資料要按規(guī)定的項目內容認真填寫,做到字跡端正、完整、清晰并分類編號登記。資料收集應真實、完整。案卷目錄應與案卷內容一致。
三、完善技術檔案借用手續(xù)。大型精密儀器的原始技術檔案,非經批準不得外借。醫(yī)療設備使用說明書復印件或副本交使用科室。
四、技術檔案要按規(guī)定的保存時間保管,銷毀檔案、資料要經過批準。
五、及時做好動態(tài)檔案信息的補充更新工作。
六、保證信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全,定期備份數(shù)據(jù)。
七、檔案管理人員工作變動時,要按程序辦理檔案移交手續(xù)。
第6篇 信息資料與檔案管理制度
信息資料與檔案管理制度
為了使科研檔案的管理更加系統(tǒng)、規(guī)范和科學，提高科研的管理水平，制定以下制度：
一、科研檔案的建立規(guī)范
1、檔案實行一題一檔制度。
2、每個課題必不可少的材料(開題報告、論證書、立項書、批準書、中期成果鑒定、結題報告、驗收鑒定書等)。課題研究過程中全部紀實材料及主卷的佐證材料。(現(xiàn)象記錄、調查問卷、訪談記錄、教案、教學實錄等)
3、課題檔案材料要注意原始性、真實性。
4、每卷檔案都要有卷首頁，便于查找。
二、科研檔案內容：
(一)、課題檔案
課題檔案是在課題研究過程中形成的全部資料，它指文字資料、電子資料、音像資料等。
1、前期檔案：包括課題實施方案、開題報告、論證報告、課題立項、申報材料、立項批準書等。
2、中期檔案：中期檔案是課題的核心部分。包括課題實施過程的原始材料(實驗數(shù)據(jù)處理、組織培訓記錄、召開會議記錄、課題研究實錄等)，中期研究成果(階段總結、論文、獲獎證書等)，階段檢查記錄等。
3、后期檔案：包括課題研究總結、申請驗收報告、結題報告、最終科研成果、課題驗收鑒定書，成果應用等。
(二)、教學成果檔案：論文、創(chuàng)新、教具制作
(三)、試題：試卷檔案
(四)、綜合檔案
包括：⑴各級教育行政和科研管理部門印發(fā)的有關科研工作的文件、法規(guī)、制度；⑵科研規(guī)劃、計劃、科研工作總結；⑶有關會議材料、領導講話；⑷科研信息資料；⑸教師培訓材料；⑹科研工作檢查記錄；⑺獲得的各種獎勵材料等。
三、科研檔案歸檔：
1、原則上每學期進行一次科研檔案的收集歸檔。根據(jù)工作性質，相關研究人員于期末將本學期資料交科研辦。
2、歸檔工作實行簽字制度。
3、對于個人有關資料，個人需要保留原件，應將復印件交檔案室留存。
4、課題檔案實行結題統(tǒng)一上交(或分階段上交)。
第7篇 檔案信息安全管理制度
為確保在信息化建設中的檔案信息安全,經局領導班子研究,特制訂如下檔案信息安全管理制度:
一、遵守保密規(guī)定,嚴格控制不應公開的檔案信息。
二、保存檔案數(shù)據(jù)信息的計算機不得與公共信息網絡聯(lián)接,確需聯(lián)接時,必須通過安全保密審查。
三、加強對檔案信息網絡傳輸?shù)墓芾?確保網絡和使用過程的信息安全。
四、確定專人負責計算機系統(tǒng)的管理工作,并設置計算機操作系統(tǒng)用戶口令。
五、計算機系統(tǒng)必須安裝防病毒卡或反病毒軟件并及時更新版本,做好防病毒工作。
六、保存檔案數(shù)據(jù)的計算機外送修理時,應將有關數(shù)據(jù)的內容清空、刪除或將硬盤摘除,并做好計算機修理情況登記。
七、應采取有效措施,保證檔案數(shù)據(jù)庫和檔案數(shù)據(jù)安全。所有數(shù)據(jù)至少復制兩套,并異地保存。
八、信息載體(如硬盤等)損壞,必須拆除后放入待鑒定室專門保存。
九、磁性載體每滿2年、光盤每滿4年應進行一次抽樣機讀檢驗,抽樣率不低于10%,如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取恢復措施。
十、具有永久保存價值的文本和圖形形式的電子文件,必須同時制成紙質文件或縮微品等拷貝件一并歸檔保存。
十一、應加強對歸檔電子文件鑒定銷毀的管理。對于屬于保密范圍的歸檔電子文件,連同存儲載體一起銷毀,并在網絡上徹底刪除;對于不屬于保密范圍的歸檔電子文件進行邏輯刪除。
十二、以上各條請本單位全體干部職工互相監(jiān)督,共同遵守。對違反本制度的,按國家有關規(guī)定處理。
第8篇 天然氣用戶合同檔案及信息管理制度
第一條 為了規(guī)范合同的簽訂和管理，維護公司及用戶合法權益，保障用戶資料及檔案信息的安全，制定本制度。
第二條 本制度適用于天然氣安裝合同、供氣合同及大型用戶的照付不議合同。
第三條 用戶合同具體包括:天然氣用戶工程安裝合同、燃氣報警器安裝合同、城市燃氣居民用戶供氣合同、城市燃氣商業(yè)用戶供氣合同及大用戶照付不議合同，可根據(jù)業(yè)務調整情況增減合同類別。
第四條 符合正常業(yè)務流程的零散居民用戶安裝合同由業(yè)務人員與用戶簽訂即可，對于商業(yè)用戶安裝合同、集體用戶安裝合同應由市場部經理審核簽字，分批付款的安裝合同由經營副總簽字審批;供氣合同由業(yè)務人員直接辦理，未結清安裝費用需要送氣的由總經理審批簽字;照付不議合同由經營副總草擬，總經理審核簽訂。
第五條 合同內容要按規(guī)定填寫，主要條款必須清晰完整，權責要明確。集體用戶必須有聯(lián)系人姓名和電話，有工期要求的要經過規(guī)劃建設部測算后予以明確;分批付款合同一定要明確交款期限和工程安裝內容步驟，大型用戶涉及產權歸屬爭議的由經營副總審核確定。
第六條 天然氣安裝合同要嚴格按照物價部門確定的標準及預算部門測定的金額進行收費，業(yè)務人員不得違反公司規(guī)定擅自調整收費標準，不得多收或少收任何款項，嚴禁任何有損公司利益和聲譽的行為。
第七條 業(yè)務人員要嚴格按照規(guī)劃建設管理部提供的《天然氣用戶送氣通知單》和安裝驗收圖紙辦理開戶手續(xù)，簽訂供氣合同。
第八條 用戶開戶后，要及時完善表務信息、地址信息、燃氣具信息等，并打印用戶信息。
第九條 照付不議合同適用于上游天然氣供應商和年用氣規(guī)模在300萬立方米或日用氣規(guī)模在1萬立方米以上(含)的工業(yè)用戶、大型商業(yè)用戶(集中采暖鍋爐、大型中央空調)等，照付不議合同由市場部、財務部提供相關信息和數(shù)據(jù)，由經營副總經理草擬，總經理審核、簽訂。
第十條 業(yè)務人員應定期將履行完畢或不再履行的合同及有關資料(包括有關的信函、圖表、批件、預算及通知單等)按編號整理，交檔案管理人員存檔，用戶檔案的建立要全面、及時、準確，不得將用戶檔案和信息隨意處置、銷毀、遺失。
第十一條 各類用戶資料的查詢要履行必要的手續(xù)，嚴禁泄漏公司和用戶信息，具體規(guī)定由部門制定。
第十二條 計算機上的用戶信息由業(yè)務人員填寫備份，后臺管理由綜合管理部網絡管理員負責，要嚴格設置分級管理和查詢使用權限，保障信息安全，保全公司利益。
第十三條 本制度從二o一一年十月一日起執(zhí)行。
第9篇 項目檔案信息管理制度
1項目部配置檔案信息員，由工程管理部技術員兼任，負責工程檔案、信息的收集和整理工作。
2檔案信息員必須收集各部門需要歸檔的資料，按照檔案管理相關文件要求審查收集的資料是否符合文件要求，對不符合者退回整改處理。
3檔案信息員對收集來的資料按照檔案管理相關文件要求進行整理，收集整理工程竣工資料，在項目總工領導下完成竣工資料移交工作。
4檔案信息員負責做好對內信息傳達工作，并將內部反饋意見及時上達。
5檔案信息員負責做好對外信息發(fā)布工作，對本單位及時報送《工程簡報》、《工程周報》、《質量月報》、《安全月報》等報表，對業(yè)主項目部、監(jiān)理項目部及時報送《工程月報》、《日報》等報表。
6及時聯(lián)系各物資供貨單位，按規(guī)定要求審查各單位提供物資質量保證文件，對不合格文件及時退回，并要求提供合格文件。
