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公司文件管理管理制度是確保企業(yè)運(yùn)營(yíng)有序、信息準(zhǔn)確無(wú)誤的重要保障。它旨在規(guī)范文件的生成、存儲(chǔ)、使用、更新和銷毀等全過(guò)程，防止信息丟失、泄露或誤用，提高工作效率，保證業(yè)務(wù)連續(xù)性和合規(guī)性。
包括哪些方面
1. 文件分類與編碼：制定統(tǒng)一的文件分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各類文件進(jìn)行清晰的編碼，便于檢索和管理。
2. 文件生命周期管理：明確文件的創(chuàng)建、審批、發(fā)布、存檔、廢棄等各個(gè)階段的操作流程。
3. 權(quán)限控制：設(shè)定不同級(jí)別的訪問(wèn)權(quán)限，確保敏感信息的安全。
4. 文件版本控制：管理文件的不同版本，確保使用的是最新、最準(zhǔn)確的信息。
5. 電子化管理：推動(dòng)文件電子化，利用it系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文件的線上存儲(chǔ)、共享和審批。
6. 審計(jì)追蹤：記錄文件操作日志，以便于追溯和審計(jì)。
7. 培訓(xùn)與執(zhí)行：定期對(duì)員工進(jìn)行文件管理培訓(xùn)，確保制度的有效執(zhí)行。
重要性
有效的文件管理不僅關(guān)乎企業(yè)的日常運(yùn)營(yíng)，更是法律合規(guī)、信息安全的關(guān)鍵。它能降低溝通成本，提高決策效率，防止因文件混亂導(dǎo)致的工作延誤和錯(cuò)誤。良好的文件管理體系有助于保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，維護(hù)企業(yè)形象，提升客戶信任度。
方案
1. 制定詳細(xì)的文件管理政策：結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制定全面、清晰的文件管理政策，明確責(zé)任部門(mén)和個(gè)人。
2. 引入文件管理系統(tǒng)：采用先進(jìn)的文件管理系統(tǒng)，自動(dòng)化處理文件的生命周期管理。
3. 建立審批流程：設(shè)立文件審批流程，確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、合法性。
4. 定期審查與更新：定期對(duì)文件管理制度進(jìn)行審查，根據(jù)業(yè)務(wù)變化及時(shí)調(diào)整。
5. 員工培訓(xùn)：組織定期培訓(xùn)，使員工熟悉并遵守文件管理制度。
6. 安全防護(hù)：采取必要的安全措施，如加密、備份，防止文件被非法訪問(wèn)或損壞。
7. 法規(guī)遵從：確保文件管理符合相關(guān)法律法規(guī)，避免潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。
通過(guò)上述方案的實(shí)施，我們的公司將構(gòu)建起一個(gè)高效、安全、合規(guī)的文件管理體系，為企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
公司文件管理管理制度范文
第1篇 房地產(chǎn)公司文件管理制度（3）
房地產(chǎn)公司文件管理制度(三)
(一)總則
為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,特制訂本制度。
(二)文件管理內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來(lái)文,同級(jí)函、電、來(lái)文,本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。
(三)收文的管理
1、公文的簽收
■凡來(lái)公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收后分別交辦公室文書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和辦公室文書(shū)要注意檢查封口和郵戳。對(duì)于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
■對(duì)上級(jí)機(jī)要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門(mén),并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
2、公文的編號(hào)保管
■辦公室文書(shū)對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號(hào)、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。
■本公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室文書(shū)進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存。
3、公文的閱批與分轉(zhuǎn)
■凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由辦公室文書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要月即辦。
4、文件的傳閱與催辦
■傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
■閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交回辦公室,閱批文件一般不得超過(guò)2天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見(jiàn)”,辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
■閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。
■文件閱完后,應(yīng)送交辦公室辦公室文書(shū),切忌橫傳。
■辦公室辦公室文書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
(四)發(fā)文的管理
1、發(fā)文的范圍
■凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),均屬發(fā)文范圍。
2、公司下發(fā)文件主要用于:
■公布公司規(guī)章制度;
■公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);
■公布公司性的重大開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
■發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);
■其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)。
3、公司上行文、外發(fā)文主要用于:
■對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;
■同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開(kāi)發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。
■在公司日常項(xiàng)目開(kāi)發(fā)和經(jīng)營(yíng)管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,由主管業(yè)務(wù)部門(mén)書(shū)面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。
■凡各業(yè)務(wù)部門(mén)如開(kāi)專題會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以簡(jiǎn)寫(xiě)名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
■各業(yè)務(wù)部門(mén)與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各簡(jiǎn)寫(xiě)的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查),不用公司名義發(fā)文。
(五)文件的立卷與歸檔
1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔:
①上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文,包括上級(jí)對(duì)公司報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);
②公司發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的種類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;
③經(jīng)理辦公室各種專業(yè)例會(huì)記錄;
④公司一級(jí)組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;
⑤有保存價(jià)值的人民來(lái)信,來(lái)訪記錄及處理結(jié)果;
⑥參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等;
⑦上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)公司檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;
⑧反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;
⑨公司日志和大事記;
⑩公司向上級(jí)請(qǐng)求批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
2、業(yè)務(wù)部門(mén)、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
3、立卷要求
■文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序,分門(mén)別類地進(jìn)行整理歸檔。
■立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
■要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。
■上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
4、文件的銷毀
■對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,公司辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè),并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定,辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。
第2篇 _公司文件管理制度
公司文件管理制度
1.0 總則
為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,特制訂本制度。
2.0 文件管理內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來(lái)文,同級(jí)函、電、來(lái)文,本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。
3.0 收文的管理
3.1 公文的簽收
3.1.1 凡來(lái)公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外)后分別交辦公室機(jī)要秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和機(jī)要秘書(shū)均要注意檢查封口和郵戳。對(duì)于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
3.1.2 對(duì)上級(jí)機(jī)要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門(mén),并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
3.2 公文的編號(hào)保管
3.2.1 辦公室文書(shū)對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號(hào)、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。
3.2.2 本公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室文書(shū)進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存。
3.3 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
3.3.1 凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由機(jī)要秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要月即辦。
3.3.2 一般函、電、單據(jù)等,分別由辦公室機(jī)要秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件,應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.3.3 為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),機(jī)要秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén),如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén),應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過(guò)2天(特殊情況例外)。
3.4 文件的傳閱與催辦
3.4.1 傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
3.4.2 閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室,閱批文件一般不得超過(guò)2天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見(jiàn)”,辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3.4.3 閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。
3.4.4 文件閱完后,應(yīng)送交辦公室機(jī)要秘書(shū),切忌橫傳。
3.4.5 辦公室機(jī)要秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
3.4.6 按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,或由辦公室機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。
4.0 發(fā)文的管理
4.1 發(fā)文的規(guī)定
4.1.1 全公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于公司,各群眾團(tuán)體和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
4.1.2 各群眾團(tuán)體、部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向公司提出發(fā)文申請(qǐng),并將文件底稿交廠辦審核。公司同意發(fā)文,則由公司按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以公司×字發(fā)文。
4.1.3 對(duì)全公司影響較大,涉及兩個(gè)以上公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,須由經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
4.2 發(fā)文的范圍
4.2.1 凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),均屬發(fā)文范圍。
4.2.2 公司下發(fā)文件主要用于:
① 公布公司規(guī)章制度;
② 轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的公司文件;
③ 公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);
④ 公布公司性的重大開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
⑤ 發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);
⑥ 其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)。
4.2.3 公司上行文、外發(fā)文主要用于:
① 對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;
② 同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開(kāi)發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。
4.2.4 在公司日常項(xiàng)目開(kāi)發(fā)和經(jīng)營(yíng)管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由主管業(yè)務(wù)部門(mén)書(shū)面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。
4.2.5 凡各業(yè)務(wù)部門(mén)如開(kāi)專題會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以簡(jiǎn)寫(xiě)名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
4.2.6 各業(yè)務(wù)部門(mén)與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各簡(jiǎn)寫(xiě)的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查),不用公司名義發(fā)文。
5.0 文件的立卷與歸檔
5.1 文件的歸檔范圍
5.1.1 凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔:
① 上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文,包括上級(jí)對(duì)公司報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);
② 公司發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的種類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;
③ 經(jīng)理辦公室、總務(wù)會(huì)、公司管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄;
④ 公司一級(jí)組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;
⑤ 有保存價(jià)值的人民來(lái)信,來(lái)訪記錄及處理結(jié)果;
⑥ 參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等;
⑦ 上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)公
司檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;
⑧ 反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;
⑨ 公司日志和大事記;
⑩ 公司向上級(jí)請(qǐng)求批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
5.1.2 業(yè)務(wù)部門(mén)、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
5.2 立卷要求
5.2.1 文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序,分門(mén)別類地進(jìn)行整理歸檔。
5.2.2 立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
5.2.3 要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。
5.2.4 上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
6.0 文件的銷毀
6.1 對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,公司機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊(cè),并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定,辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。
6.2 經(jīng)審核同意銷毀的文件,應(yīng)派專車(chē)分別由公司機(jī)要秘書(shū)和正(副)主任護(hù)送到上級(jí)機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
第3篇 _建筑公司文件管理制度（2）
建筑公司文件管理制度
1.目的
對(duì)與公司質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理體系要求有關(guān)的文件進(jìn)行控制,確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識(shí)別,并在使用處可獲得有關(guān)版本的適用文件。
2.適用范圍
適用于公司與質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理體系有效運(yùn)行有關(guān)的文件的控制。
3.相關(guān)文件
3.1《記錄控制管理程序》
4.定義
5.責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)
5.1責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)
本制度的責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)是總工程師,其職責(zé)為:負(fù)責(zé)本制度實(shí)施的監(jiān)督指導(dǎo)。
5.2本制度的責(zé)任部門(mén)是辦公室,其職責(zé)為:負(fù)責(zé)本制度實(shí)施的監(jiān)督檢查,建立受控文件總清單。
5.3相關(guān)部門(mén)
本制度的相關(guān)部門(mén)是公司各職能部門(mén),其職責(zé)為:負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的使用和管理;建立本部門(mén)受控文件清單;負(fù)責(zé)規(guī)定的文件的編制、發(fā)放管理。
5.4執(zhí)行層
本制度的執(zhí)行層是項(xiàng)目部,其職責(zé)為:負(fù)責(zé)本項(xiàng)目部文件的使用和管理,建立本部門(mén)受控文件清單;負(fù)責(zé)規(guī)定的文件的編制。
6.工作程序
6.1質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理體系中使用的文件類型:
6.1.1第一類型:質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理手冊(cè):向組織內(nèi)部和外部提供關(guān)于綜合管理體系的一致信息的文件。
6.1.2第二類型:質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理目標(biāo)指標(biāo)、管理方案等:表述綜合管理體系的目標(biāo)指標(biāo)和如何實(shí)現(xiàn)和應(yīng)用于特定產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同的文件。
6.1.3第三類型:規(guī)范:闡明要求的文件。
6.1.4第四類型:指南性文件:這類文件闡明推薦的方法或建議。
6.1.5第五類型:形成文件的程序、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)和圖樣:這類文件提供如何一致地完成活動(dòng)和過(guò)程的信息。
6.1.6第六類型:管理記錄:這類文件為完成的活動(dòng)或達(dá)到的結(jié)果提供客觀證據(jù)。
6.2文件的編號(hào)
6.2.1綜合手冊(cè)的編號(hào)
md/sc -2010
批準(zhǔn)年號(hào)
手冊(cè)
明大公司代號(hào)
6.2.2綜合管理體系程序文件編號(hào)
md/c_-__-2010
批準(zhǔn)年號(hào)
程序編號(hào)
程序文件
明大公司代號(hào)
6.2.3各部門(mén)/項(xiàng)目部產(chǎn)生的文件(如:指導(dǎo)書(shū)、指南、規(guī)章制度等)
md/ gl(gy)-__-____
批準(zhǔn)年號(hào)
順序號(hào)
工藝技術(shù)文件代號(hào)
管理文件代號(hào)
明大公司代號(hào)
6.2.4記錄編號(hào)
見(jiàn)《記錄控制管理程序》
6.2.5部門(mén)簡(jiǎn)稱
工程部(工)、經(jīng)營(yíng)經(jīng)營(yíng)預(yù)算部(經(jīng))、辦公室(辦)。
6.2文件的受控狀態(tài)
6.2.1文件分為受控與非受控兩種,受控文件加蓋唯一分發(fā)號(hào)進(jìn)行標(biāo)識(shí)并標(biāo)明其版序號(hào)。如:a/0版、b/0版等。
6.2.2所有受控文件應(yīng)分類編制受控文件清單,并對(duì)受控文件實(shí)施動(dòng)態(tài)管理,及時(shí)獲得本行業(yè)最新的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,以及本單位編制或更新的文件,并有效控制作廢文件,以確保文件現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識(shí)別。
6.4文件和資料的編制和審批
6.4.1綜合管理手冊(cè)由辦公室組織編制,管理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。
6.4.2綜合管理體系程序文件由辦公室組織各部門(mén)按章節(jié)內(nèi)容分別編制,組織會(huì)審后,由主管副經(jīng)理審核,管理者代表審批。
6.4.3其它需編制的文件由各需要部門(mén)/項(xiàng)目部編制,根據(jù)文件性質(zhì)由公司各業(yè)務(wù)主管部門(mén)審批(其它文件有特殊規(guī)定審批權(quán)限者,執(zhí)行相應(yīng)文件)。
6.4.4對(duì)于外來(lái)文件的適用性,應(yīng)由各業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。
6.5文件的發(fā)放
6.5.1對(duì)綜合管理體系要求的文件在發(fā)布前應(yīng)由規(guī)定的人員對(duì)文件的充分性和適宜性進(jìn)行審批,審批后方可進(jìn)行發(fā)放。
6.5.2文件經(jīng)審批后,由編制部門(mén)根據(jù)審批發(fā)放范圍填寫(xiě)《文件發(fā)放登記表》,保證文件發(fā)至所需要的各個(gè)場(chǎng)所,確保在使用處可獲得有關(guān)版本的適用文件。
6.5.3當(dāng)對(duì)原文件有新的需求時(shí),可填寫(xiě)《文件復(fù)制(領(lǐng)用)申請(qǐng)表》,經(jīng)批準(zhǔn)后領(lǐng)用文件或復(fù)印件。
6.6文件的更改
在綜合管理體系活動(dòng)中必要時(shí)對(duì)文件重新進(jìn)行評(píng)審與更新,對(duì)更新文件再次批準(zhǔn)。
6.6.1當(dāng)文件的內(nèi)容、形式需要更改時(shí),由申請(qǐng)人填寫(xiě)《文件更改申請(qǐng)表》,由原文件審批人簽發(fā),當(dāng)原審批人不在職時(shí),由現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)審批,但必須獲得原審批文件的前景資料。
6.6.2文件更改審批后,應(yīng)通知使用有效文件的各場(chǎng)所,按審批內(nèi)容更改,保持文件的有效狀態(tài)。
6.6.2當(dāng)文件經(jīng)過(guò)多次修改或發(fā)生大幅度變動(dòng)時(shí),由原編制部門(mén)提出申請(qǐng),換版發(fā)行,同時(shí)收回所有舊版文件,以防誤用。
6.6.4對(duì)于作廢的文件,由原編制部門(mén)回收并記錄,辦理銷毀手續(xù)進(jìn)行銷毀。出于積累知識(shí)或其它正當(dāng)理由而保留的作廢文件,必須加蓋作廢標(biāo)識(shí),由原編制部門(mén)登記。
6.7應(yīng)確保文件保持清晰,不得任意涂改、亂寫(xiě)亂畫(huà),并易于識(shí)別文件的有效性。
6.8外來(lái)文件包括政府頒布的外部標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、法規(guī)以及顧客圖紙等,為確保外來(lái)文件得到識(shí)別,應(yīng)按照文件控制要求進(jìn)行受控和發(fā)放。
第4篇 房地產(chǎn)公司文件管理制度
房地產(chǎn)公司文件管理制度
(三)
(一) 總則為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,特制訂本制度。
(二) 文件管理內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來(lái)文,同級(jí)函、電、來(lái)文,本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。
(三) 收文的管理
1、 公文的簽收凡來(lái)公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收后分別交辦公室文書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和辦公室文書(shū)要注意檢查封口和郵戳。對(duì)于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。對(duì)上級(jí)機(jī)要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門(mén),并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
2、 公文的編號(hào)保管辦公室文書(shū)對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號(hào)、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。本公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室文書(shū)進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存。
3、 公文的閱批與分轉(zhuǎn)凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由辦公室文書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要月即辦。
4、 文件的傳閱與催辦傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交回辦公室,閱批文件一般不得超過(guò)2天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見(jiàn)”,辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。文件閱完后,應(yīng)送交辦公室辦公室文書(shū),切忌橫傳。辦公室辦公室文書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
(四) 發(fā)文的管理
1、 發(fā)文的范圍凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),均屬發(fā)文范圍。
2、 公司下發(fā)文件主要用于:公布公司規(guī)章制度;公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);公布公司性的重大開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定;發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)。
3、 公司上行文、外發(fā)文主要用于:對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開(kāi)發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。在公司日常項(xiàng)目開(kāi)發(fā)和經(jīng)營(yíng)管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,由主管業(yè)務(wù)部門(mén)書(shū)面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。凡各業(yè)務(wù)部門(mén)如開(kāi)專題會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以簡(jiǎn)寫(xiě)名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。各業(yè)務(wù)部門(mén)與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各簡(jiǎn)寫(xiě)的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查),不用公司名義發(fā)文。
(五) 文件的立卷與歸檔
1、 凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔:①上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文,包括上級(jí)對(duì)公司報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);②公司發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的種類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;③經(jīng)理辦公室各種專業(yè)例會(huì)記錄;④公司一級(jí)組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;⑤有保存價(jià)值的人民來(lái)信,來(lái)訪記錄及處理結(jié)果;⑥參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等;⑦上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)公司檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;⑧反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;⑨公司日志和大事記;⑩公司向上級(jí)請(qǐng)求批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
2、 業(yè)務(wù)部門(mén)、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
3、 立卷要求文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序,分門(mén)別類地進(jìn)行整理歸檔。立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
4、 文件的銷毀對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,公司辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè),并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定,辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。
第5篇 公司文件管理制度范本最新
一、總則
第一條、為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條、文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文、同級(jí)函、電、來(lái)文、企業(yè)上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
二、收文的管理
第三條、公文的簽收
1、凡接收公文均由秘書(shū)登記簽收后分別轉(zhuǎn)交相關(guān)部門(mén)，在簽收和拆封時(shí)，秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2、對(duì)政府部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告有關(guān)部門(mén)，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第四條、公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需由秘書(shū)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應(yīng)呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電單據(jù)等，由秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦部門(mén)聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天。
第五條、文件的傳閱與催辦
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱讀完后應(yīng)在下班前將文件交秘書(shū)處，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后簽名以示負(fù)責(zé)。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見(jiàn)”，秘書(shū)應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完后應(yīng)送交秘書(shū)，切忌橫傳。
5、行政秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得秘書(shū)同意予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)周轉(zhuǎn)歸檔。
三、文件借閱和清退
第六條、各部門(mén)有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)主管簽寫(xiě)便條，對(duì)有密級(jí)的文件須秘書(shū)同意后方可借閱。
第七條、借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫(huà)等。
第八條、各部門(mén)應(yīng)具體指定責(zé)任心強(qiáng)的主管負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、文件的立卷與歸檔
第九條、文件的歸檔范圍
凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書(shū)歸檔：
1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營(yíng)工作的各類計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等。
2、各種專業(yè)例會(huì)記錄。
3、企業(yè)召開(kāi)重要會(huì)議所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。
4、有保存價(jià)值的客戶資料及處理結(jié)果。
5、企業(yè)日志和大事記。
第十條、立卷要求
1、文件的立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
五、文件的銷毀
第十一條、對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，秘書(shū)應(yīng)定期清理造冊(cè)并按行政有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。
六、附則
第十二條、本制度解釋權(quán)歸行政部。
第十三條、本制度自公布之日起執(zhí)行。
第6篇 物業(yè)管理公司文件管理制度
第一節(jié) 總則
一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理,做好公司文件管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本制度。
二、公司文件是傳達(dá)方針政策,發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、指導(dǎo)商洽工作、報(bào)告情況、交流信息的重要工具。因此,必須認(rèn)真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務(wù)。
三、公司全體員工都應(yīng)發(fā)揚(yáng)深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結(jié)合實(shí)際、實(shí)事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng),努力提高文件質(zhì)量和處理效率。
四、文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全,嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限和要求完成。公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。
第二節(jié) 文件分類
一、規(guī)定。
發(fā)布重要的行政規(guī)章制度,采取重大的強(qiáng)制性行政措施,用規(guī)定。
二、決定、決議。
對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排,用決定。
經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)并要求貫徹的事項(xiàng),用決議。
三、通知。
轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)文件,批轉(zhuǎn)下級(jí)文件,要求下級(jí)辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng),用通知。
四、通報(bào)。
表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要信息,用通報(bào)。
五、請(qǐng)示、報(bào)告。
向上級(jí)請(qǐng)求批示與批準(zhǔn),用請(qǐng)示。
向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議,用報(bào)告。
六、批復(fù)。
答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)用批復(fù)。
七、函。
商洽工作、詢問(wèn)問(wèn)題、向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等,用函。
八、會(huì)議紀(jì)要。
傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神,要求與會(huì)者共同遵守的,用會(huì)議紀(jì)要。
第三節(jié)文件格式
一、文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、正文、 、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位(部門(mén))、抄報(bào)(送)單位(部門(mén))等部份組成。
二、文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要概括文件的主要內(nèi)容。
三、發(fā)文字號(hào)包括代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。
四、公司發(fā)文代號(hào)分為四種:
①發(fā)、②人發(fā)、③客發(fā)。
冠以上述發(fā)文代號(hào)的內(nèi)發(fā)文件應(yīng)對(duì)全公司具有效力,對(duì)外發(fā)文應(yīng)代表公司的整體意志。
發(fā)文一般應(yīng)該是對(duì)公司各方面事務(wù)具有一定指導(dǎo)性或約束力的事項(xiàng)的宣告,日常的程序性、流程性文件則應(yīng)以工單、請(qǐng)示、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)等形式流轉(zhuǎn)。力避隨意發(fā)文。
發(fā)用于公司及各部門(mén)的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào);
人發(fā)、客發(fā)分別用于人力資源部的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文及客戶服務(wù)中心的對(duì)外發(fā)文,文件由發(fā)文部門(mén)自行編號(hào),總經(jīng)辦統(tǒng)一認(rèn)定。
(公司其他部門(mén)均以發(fā)的代號(hào)發(fā)文,以②、③代號(hào)發(fā)文,須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。)
五、文件必須蓋章或簽字。
六、密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密。
七、緊急程度分為特急、急、平。
八、文件內(nèi)容要求事實(shí)清楚、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、用語(yǔ)準(zhǔn)確。
九、發(fā)文單位必須注明全稱。
十、多頁(yè)文件應(yīng)標(biāo)明頁(yè)碼。
十一、文字從左至右橫寫(xiě)、橫排,左側(cè)留裝訂位。
十二、文件紙一般使用a4型。
第四節(jié)收文
一、收文一律使用《收文簿》。
二、外單位來(lái)文均由行政部指定專人收文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一拆封、登記,根據(jù)文件屬性及時(shí)分送相關(guān)部門(mén)。
第五節(jié)辦文
一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。
二、辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。
三、協(xié)辦部門(mén)必須積極配合主辦部門(mén)完成文件處理。
四、文件的催辦由總經(jīng)辦負(fù)責(zé),防止漏辦或延誤。
五、嚴(yán)格按照時(shí)限要求完成。
六、文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續(xù),防止文件遺失。
七、文件辦理完畢后,統(tǒng)一交由總經(jīng)辦指定專人保管、立卷歸檔。
第六節(jié)發(fā)文
一、發(fā)文一律使用《公司發(fā)文稿紙》。
二、發(fā)文程序如下:公司內(nèi)部發(fā)文:擬稿人→部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案對(duì)外發(fā)文:擬稿人→部門(mén)經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準(zhǔn)→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案第七節(jié)其他
一、時(shí)限要求:
1、特急:限4個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。
2、急:限8個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。
3、平:限16個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。
二、文件的保密要求:
1、絕密文件:閱后應(yīng)立即退回發(fā)文部門(mén),并由發(fā)文部門(mén)保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。
2、機(jī)密文件:閱后應(yīng)立即保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。
3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內(nèi)。
三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。
第7篇 物業(yè)管理公司文件管理制度怎么寫(xiě)
物業(yè)管理公司文件管理制度
第一節(jié) 總則
一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理,做好公司文件管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本制度。
二、公司文件是傳達(dá)方針政策,發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、指導(dǎo)商洽工作、報(bào)告情況、交流信息的重要工具。
因此,必須認(rèn)真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務(wù)。
三、公司全體員工都應(yīng)發(fā)揚(yáng)深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結(jié)合實(shí)際、實(shí)事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng),努力提高文件質(zhì)量和處理效率。
四、文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全,嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限和要求完成。
公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。
第二節(jié) 文件分類
一、規(guī)定。
發(fā)布重要的行政規(guī)章制度,采取重大的強(qiáng)制性行政措施,用規(guī)定。
二、決定、決議。
對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排,用決定。
經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)并要求貫徹的事項(xiàng),用決議。
三、通知。
轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)文件,批轉(zhuǎn)下級(jí)文件,要求下級(jí)辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng),用通知。
四、通報(bào)。
表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要信息,用通報(bào)。
五、請(qǐng)示、報(bào)告。
向上級(jí)請(qǐng)求批示與批準(zhǔn),用請(qǐng)示。
向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議,用報(bào)告。
六、批復(fù)。
答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)用批復(fù)。
七、函。
商洽工作、詢問(wèn)問(wèn)題、向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等,用函。
八、會(huì)議紀(jì)要。
傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神,要求與會(huì)者共同遵守的,用會(huì)議紀(jì)要。
第三節(jié) 文件格式
一、文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、正文、 、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位(部門(mén))、抄報(bào)(送)單位(部門(mén))等部份組成。
二、文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要概括文件的主要內(nèi)容。
三、發(fā)文字號(hào)包括代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。
四、公司發(fā)文代號(hào)分為四種:
①發(fā)、②人發(fā)、③客發(fā)。
冠以上述發(fā)文代號(hào)的內(nèi)發(fā)文件應(yīng)對(duì)全公司具有效力,對(duì)外發(fā)文應(yīng)代表公司的整體意志。
發(fā)文一般應(yīng)該是對(duì)公司各方面事務(wù)具有一定指導(dǎo)性或約束力的事項(xiàng)的宣告,日常的程序性、流程性文件則應(yīng)以工單、請(qǐng)示、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)等形式流轉(zhuǎn)。
力避隨意發(fā)文。
發(fā)用于公司及各部門(mén)的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào);
人發(fā)、客發(fā)分別用于人力資源部的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文及客戶服務(wù)中心的對(duì)外發(fā)文,文件由發(fā)文部門(mén)自行編號(hào),總經(jīng)辦統(tǒng)一認(rèn)定。
(公司其他部門(mén)均以發(fā)的代號(hào)發(fā)文,以②、③代號(hào)發(fā)文,須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。)
五、文件必須蓋章或簽字。
六、密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密。
七、緊急程度分為特急、急、平。
八、文件內(nèi)容要求事實(shí)清楚、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、用語(yǔ)準(zhǔn)確。
九、發(fā)文單位必須注明全稱。
十、多頁(yè)文件應(yīng)標(biāo)明頁(yè)碼。
十一、文字從左至右橫寫(xiě)、橫排,左側(cè)留裝訂位。
十二、文件紙一般使用a4型。
第四節(jié) 收文
一、收文一律使用《收文簿》。
二、外單位來(lái)文均由行政部指定專人收文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一拆封、登記,根據(jù)文件屬性及時(shí)分送相關(guān)部門(mén)。
第五節(jié) 辦文
一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。
二、辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。
三、協(xié)辦部門(mén)必須積極配合主辦部門(mén)完成文件處理。
四、文件的催辦由總經(jīng)辦負(fù)責(zé),防止漏辦或延誤。
五、嚴(yán)格按照時(shí)限要求完成。
六、文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續(xù),防止文件遺失。
七、文件辦理完畢后,統(tǒng)一交由總經(jīng)辦指定專人保管、立卷歸檔。
第六節(jié) 發(fā)文
一、發(fā)文一律使用《公司發(fā)文稿紙》。
二、發(fā)文程序如下:公司內(nèi)部發(fā)文:擬稿人→部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案對(duì)外發(fā)文:擬稿人→部門(mén)經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準(zhǔn)→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案
第七節(jié) 其他
一、時(shí)限要求:
1、特急:限4個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。
2、急:限8個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。
3、平:限16個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。
二、文件的保密要求:
1、絕密文件:閱后應(yīng)立即退回發(fā)文部門(mén),并由發(fā)文部門(mén)保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。
2、機(jī)密文件:閱后應(yīng)立即保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。
3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內(nèi)。
三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。
第8篇 公司文件管理制度范例
公司文件管理制度范例第一節(jié) 總則
一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理,做好公司文件管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本制度。
二、 公司文件是傳達(dá)方針政策,發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、指導(dǎo)商洽工作、報(bào)告情況、交流信息的重要工具。因此,必須認(rèn)真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務(wù)。
三、 公司全體員工都應(yīng)發(fā)揚(yáng)深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結(jié)合實(shí)際、實(shí)事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng),努力提高文件質(zhì)量和處理效率。
四、 文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全,嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限和要求完成。公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。第二節(jié) 文件分類
一、規(guī)定。發(fā)布重要的行政規(guī)章制度,采取重大的強(qiáng)制性行政措施,用“規(guī)定”。
二、 決定、決議。對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排,用“決定”。經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)并要求貫徹的事項(xiàng),用“決議”。
三、 通知。轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)文件,批轉(zhuǎn)下級(jí)文件,要求下級(jí)辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng),用“通知”。
四、 通報(bào)。表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要信息,用“通報(bào)”。
五、 請(qǐng)示、報(bào)告。向上級(jí)請(qǐng)求批示與批準(zhǔn),用“請(qǐng)示”。向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議,用“報(bào)告”。
六、 批復(fù)。答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)用“批復(fù)”。
七、 函。商洽工作、詢問(wèn)問(wèn)題、向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等,用“函”。
八、 會(huì)議紀(jì)要。傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神,要求與會(huì)者共同遵守的,用“會(huì)議紀(jì)要”。第三節(jié) 文件格式
一、文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位(部門(mén))、抄報(bào)(送)單位(部門(mén))等部份組成。
二、 文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要概括文件的主要內(nèi)容。
三、 發(fā)文字號(hào)包括代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。
四、 公司發(fā)文代號(hào)分為四種:①“__ __ __ 發(fā)”、②“__ __ __ 人發(fā)”、③“__ __ __ 客發(fā)”。冠以上述發(fā)文代號(hào)的內(nèi)發(fā)文件應(yīng)對(duì)全公司具有效力,對(duì)外發(fā)文應(yīng)代表公司的整體意志。發(fā)文一般應(yīng)該是對(duì)公司各方面事務(wù)具有一定指導(dǎo)性或約束力的事項(xiàng)的宣告,日常的程序性、流程性文件則應(yīng)以工單、請(qǐng)示、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)等形式流轉(zhuǎn)。力避隨意發(fā)文。“__ __ __ 發(fā)”用于公司及各部門(mén)的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào);“__ __ __ 人發(fā)”、“__ __ __ 客發(fā)”分別用于人力資源部的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文及客戶服務(wù)中心的對(duì)外發(fā)文,文件由發(fā)文部門(mén)自行編號(hào),總經(jīng)辦統(tǒng)一認(rèn)定。(公司其他部門(mén)均以“__ __ __ 發(fā)”的代號(hào)發(fā)文,以②、③代號(hào)發(fā)文,須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。)
五、 文件必須蓋章或簽字。
六、 密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。
七、 緊急程度分為“特急”、“急”、“平”。
八、 文件內(nèi)容要求事實(shí)清楚、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、用語(yǔ)準(zhǔn)確。
九、 發(fā)文單位必須注明全稱。
十、 多頁(yè)文件應(yīng)標(biāo)明頁(yè)碼。
十一、文字從左至右橫寫(xiě)、橫排,左側(cè)留裝訂位。
十二、 文件紙一般使用a4型。第四節(jié) 收文
一、收文一律使用《__ __ __ 有限公司收文簿》。
二、 外單位來(lái)文均由行政部指定專人收文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一拆封、登記,根據(jù)文件屬性及時(shí)分送相關(guān)部門(mén)。第五節(jié) 辦文
一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。
二、 辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。
三、 協(xié)辦部門(mén)必須積極配合主辦部門(mén)完成文件處理。
四、 文件的催辦由總經(jīng)辦負(fù)責(zé),防止漏辦或延誤。
五、 嚴(yán)格按照時(shí)限要求完成。
六、 文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續(xù),防止文件遺失。
七、 文件辦理完畢后,統(tǒng)一交由總經(jīng)辦指定專人保管、立卷歸檔。第六節(jié) 發(fā)文
一、發(fā)文一律使用《__ __ __ 有限公司發(fā)文稿紙》。
二、 發(fā)文程序如下:公司內(nèi)部發(fā)文:擬稿人→部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案對(duì)外發(fā)文:擬稿人→部門(mén)經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準(zhǔn)→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案第七節(jié) 其他
一、時(shí)限要求:
1、 特急:限4個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。
2、 急:限8個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。
3、 平:限16個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。
二、 文件的保密要求:
1、 絕密文件:閱后應(yīng)立即退回發(fā)文部門(mén),并由發(fā)文部門(mén)保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。
2、 機(jī)密文件:閱后應(yīng)立即保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。
3、 秘密文件:閱后立即保存在文件柜內(nèi)。
三、 文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。
第9篇 公司文件管理制度-6
公司文件管理制度6
第一章總則
第一條為提高行文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)我公司的實(shí)際情況,特制訂本制度。
第二條文件管理內(nèi)容主要包括上級(jí)函、電、來(lái)文、公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
第三條全公司各類文件由辦公室統(tǒng)一管理。
第二章收文的管理
第四條公文的簽收。
(1)凡送公司的文件均由公司收發(fā)員登記簽收后交辦公室秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和辦公室秘書(shū)均需注意檢查封口和郵票,對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
(2)對(duì)上級(jí)機(jī)要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門(mén),并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第五條公文的編號(hào)保管。
(1)辦公室秘書(shū)對(duì)上級(jí)公文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號(hào)、保管。須由公司總經(jīng)理親啟的文件,總經(jīng)理啟封后,也應(yīng)交辦公室秘書(shū)辦理正常手續(xù)。
(2)公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交辦公室秘書(shū)進(jìn)行登記編號(hào),個(gè)人不得私自保存。
第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)。
(1)凡正式文件均需辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容及性質(zhì)閱簽后,由辦公室秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司總經(jīng)理閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。
(2)一般函、電、單據(jù)等,分別由辦公室秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理,如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件,應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
(3)為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),辦公室秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理室和承辦部門(mén),如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén),應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。
第七條文件的傳閱與催辦。
(1)傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密制度,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
(2)閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室,閱批文件一般不得超過(guò)兩天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有公司總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見(jiàn)”,辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件要求和公司總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。
(3)閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失、泄密。文件閱完后,應(yīng)送交辦公室秘書(shū)。
(4)辦公室秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦、檢查、督促的責(zé)任。承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理,不得將文件壓放、分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
第三章發(fā)文的管理
第八條發(fā)文的規(guī)定。
(1)全公司上報(bào)、下發(fā)正式文件由公司辦公室辦理,各部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
(2)各部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文,應(yīng)分別向公司辦公室提出發(fā)文申請(qǐng),并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文,則由辦公室分別按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口發(fā)文。
(3)對(duì)全公司影響較大、涉及兩個(gè)以上子公司分管范圍的文件,須由集團(tuán)公司董事長(zhǎng)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條發(fā)文的范圍。
(1)凡是以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),均屬發(fā)文的范圍。
(2)公司下發(fā)文件主要用于以下事項(xiàng)。
①發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的公司文件。
②公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、生活福利等工作的決定,發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)其他有關(guān)全公司的重大事項(xiàng)。
(3)公司上行文、外發(fā)文主要用于以下事項(xiàng)。
①對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定,同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。
②在公司日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由主管業(yè)務(wù)部室書(shū)面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。
③凡各業(yè)務(wù)部室如開(kāi)專題會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以用部室名義發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
④各業(yè)務(wù)部室與外單位發(fā)生一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各部室的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查),不用公司名義發(fā)文。
第四章發(fā)文程序與要求
第十條發(fā)文程序規(guī)定。
(1)各單位需要發(fā)文,應(yīng)事先向辦公室提出申請(qǐng)。
(2)辦公室同意發(fā)文時(shí),主辦單位應(yīng)以集團(tuán)公司指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿。
(3)草擬文稿必須從公司角度出發(fā),做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)練、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整,嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)。
(4)文稿擬就后,擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè),詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章,標(biāo)定日期和密級(jí)。
(5)辦公室應(yīng)根據(jù)公司的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神,對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿,應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿。
(6)經(jīng)辦公室審查、修改后的文稿,送部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé))。
(7)對(duì)審核時(shí)修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬稿部門(mén)重新纂寫(xiě)清楚。
(8)需經(jīng)會(huì)簽的文稿,應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽。
(9)文稿審核、會(huì)簽后,按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定呈送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的文稿交辦公室秘書(shū),統(tǒng)一編號(hào)后送打印室打印。
(10)文件打印清樣,應(yīng)由擬稿人校對(duì),校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名。文件打印后,由辦公室派專人按量印刷,再由辦公室秘書(shū)分發(fā)并檢查落實(shí)情況。對(duì)印刷質(zhì)量不好的文件,辦公室秘書(shū)應(yīng)拒絕蓋章分發(fā)。
第五章文件的借閱和清退
第十一條各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需要本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽寫(xiě)便條,對(duì)有密級(jí)的文件須辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾畫(huà)等。
第十三條辦公室秘書(shū)對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的公司文件和上級(jí)要求限期清退的文件,進(jìn)行收繳清退工作(一般為月底一小清,季末一中清,年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失、必須及時(shí)
查明原因和責(zé)任者,并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
第十四條各部門(mén)應(yīng)定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦、檢查工作。
第六章文件的立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍。
(1)上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文包括上級(jí)對(duì)公司報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。
(2)公司發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等。
(3)公司總經(jīng)理辦公會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄。
(4)參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等。
(5)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)公司檢查視察工作的報(bào)告、指示、記錄,以及公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料。
(6)反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作的音像攝制品。
(7)公司日志和大事記。
(8)公司向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
(9)業(yè)務(wù)部室日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)部室負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十六條立卷要求。
(1)文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序,分門(mén)別類地進(jìn)行整理歸檔。立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主頁(yè)、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
(2)要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完,6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
第七章文件的銷毀
第十七條對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,辦公室應(yīng)定期清理、造冊(cè),并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定,辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。
第10篇 物業(yè)管理公司文件管理制度（9）
物業(yè)管理公司文件管理制度(九)
1、凡上級(jí)和外單位發(fā)來(lái)的文件、信函、電報(bào)、內(nèi)刊等由公司綜合部簽收、拆封、蓋上日戳、分類編號(hào)、登記收文薄、填寫(xiě)公文處理單,送綜合部經(jīng)理審閱后,再送公司領(lǐng)導(dǎo)批閱。
2、經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批閱的文件,綜合部要及時(shí)收回,按批示迅速準(zhǔn)確地送閱和傳遞。
3、各部門(mén)接文件后,要當(dāng)日閱辦,并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示及文件要求,主動(dòng)辦理。屬于各部門(mén)聯(lián)合承辦的,主辦部門(mén)要主動(dòng)做好協(xié)同工作,協(xié)辦部門(mén)要積極配合。
4、綜合部對(duì)發(fā)送的文件、信函、電報(bào)都要隨時(shí)查詢催辦,防止辦文拖期。
5、各部門(mén)在文件承辦后,要將辦理結(jié)果寫(xiě)在文件處理欄內(nèi),簽署承辦結(jié)果、承辦人姓名、時(shí)間或字號(hào),將文件退交公司綜合部,立卷、歸檔。
6、上級(jí)下達(dá)的業(yè)務(wù)性文件,承辦單位辦完后,需要留存的,公司綜合部經(jīng)理簽批后可以復(fù)印留用。
7、各部門(mén)收到上級(jí)主管部門(mén)直接下達(dá)的文件或參加有關(guān)會(huì)議收到會(huì)議文件,均需交公司綜合部統(tǒng)一登記,并按文件處理程序閱辦。
第11篇 某公司文件管理制度
f公司文件管理制度
1、發(fā)文程序:包括起草、校對(duì)、簽發(fā)、發(fā)送、歸檔等。
1.1起草:發(fā)文的草稿由發(fā)文部門(mén)/主辦部門(mén)指定專人撰寫(xiě),文稿擬成后,擬稿人填寫(xiě)《發(fā)文稿箋》,經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人核稿后,到總經(jīng)辦領(lǐng)取文件編號(hào),按會(huì)簽流程報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。
1.2會(huì)簽:發(fā)文單位對(duì)涉及管理范圍文件或事關(guān)重大涉及面廣的內(nèi)容應(yīng)提請(qǐng)相關(guān)部門(mén)會(huì)簽。
1.3發(fā)送:經(jīng)各部門(mén)會(huì)簽完畢,總/副經(jīng)理審批后,由總經(jīng)辦統(tǒng)一按發(fā)放對(duì)象發(fā)文發(fā)送。
2.4.1文件經(jīng)裝訂后由總經(jīng)辦按發(fā)文稿箋上注明的發(fā)放對(duì)象發(fā)文,整理歸檔,并請(qǐng)收文人員在發(fā)文登記表上簽字。
2.4.2收文單位做好收文保管與傳閱工作。
2.4.3總經(jīng)辦將一份打印稿蓋章以傳真/郵件方式發(fā)送。
2.4.4總經(jīng)辦保存原稿,發(fā)文稿箋及三份打印稿,并做好歸檔整理工作。
具體詳見(jiàn)文件審批流程圖。
3、發(fā)文格式與使用表單
3.1發(fā)文稿箋
3.2制度文件編制格式
3.3發(fā)文格式
3.4批復(fù)意見(jiàn)
3.5傳閱表
3.6發(fā)(收)文登記表
3.6.1對(duì)內(nèi)行文:指__集團(tuán)公司及其子公司、分公司、辦事處。
分兩種:一、制度類:如制度、規(guī)章、規(guī)定、辦法、通知等
二、申請(qǐng)類:申請(qǐng)、報(bào)告、批示等
一、制度類行文的字號(hào)規(guī)定如下:
公司行文的字號(hào)為:_1_2_3字〔_4〕第○○○○號(hào)。_1_2為公司及地區(qū)別,_2為公司當(dāng)?shù)刈钔ㄓ玫暮?jiǎn)稱;_3為部門(mén)簡(jiǎn)稱,_4為年份別,○○○○為公司各部門(mén)收(發(fā))文流水號(hào)。以總公司為例,具體簡(jiǎn)稱如下:
國(guó)際物流部為--------智總國(guó)字[2001]第號(hào)
國(guó)內(nèi)物流部為-------- 智總物字[2001]第號(hào)
人力資源部為-------- 智總?cè)俗諿2001]第號(hào)
財(cái)務(wù)部為-------------- 智總財(cái)字[2001]第號(hào)
信息部為-------------- 智總信字[2001]第號(hào)
辦公室為-------------- 智總辦字[2001]第號(hào)
市場(chǎng)部為-------------- 智總市字[2001]第號(hào)
二、申請(qǐng)類_1_2_3字〔_4〕第○○○○號(hào)。_1_2為公司及地區(qū)別,_2為公司當(dāng)?shù)刈钔ㄓ玫暮?jiǎn)稱;_3為批復(fù)意見(jiàn)簡(jiǎn)稱,_4為年份別,○○○○為公司收(發(fā))文流水號(hào)。以總公司為例,具體內(nèi)容如下:
智總批字[2001]第03001號(hào)。
3.4.2對(duì)外行文:除對(duì)內(nèi)行文即對(duì)外行文,指對(duì)__集團(tuán)公司及其子公司、分公司、辦事處以外的單位、組織、公司的行文。
對(duì)外行文的字號(hào)規(guī)定如下:
公司對(duì)外行文的字號(hào)為:_1_2〔_4〕總字第○○○○號(hào)。_1_2為公司簡(jiǎn)稱;_3為地區(qū)別,_4為年份別,○○○○為公司收(發(fā))文流水號(hào)。以總公司為例,具體內(nèi)容如下:
智深總字[2001]第 號(hào)
4、外來(lái)文件的接收與傳閱
4.1外來(lái)的文件(含公文、郵件、傳真等)由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)簽收,并分類登記,由部門(mén)負(fù)責(zé)人提出處理意見(jiàn)后,總經(jīng)辦應(yīng)及時(shí)按要求報(bào)送給有關(guān)部門(mén),不得積壓遲誤。
4.2需傳閱的文件由總經(jīng)辦按傳閱要求進(jìn)行遞送,并請(qǐng)傳閱人在傳閱登記表上簽署意見(jiàn),經(jīng)傳閱的文件與傳閱登記表由總經(jīng)辦歸檔保管。
第12篇 公司文件管理制度（5）
公司文件管理制度(五)
1、認(rèn)真貫徹以防為主、防治結(jié)合的原則,要有適宜保管文件資料的庫(kù)房、文件柜和切實(shí)可行和六防(防火、防盜、防潮、防塵、防光、防蟲(chóng)蛀鼠咬)措施。
2、文件由___兼職管理,所有文件要定期上繳,如需借閱經(jīng)理簽字批準(zhǔn),必須有關(guān)登記記錄。
3、對(duì)文件統(tǒng)一編號(hào)、發(fā)放、修改、回收、存檔,保證各環(huán)節(jié)使用有效版本且清晰、完整。
4、由于換版修改作廢的文件,經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)及時(shí)收回。
5、編制公司文件清單,實(shí)施文件控制。
第13篇 公司文件管理制度
第一章總則
第一條 為提高行文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)我公司的實(shí)際情況,特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括上級(jí)函、電、來(lái)文、公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 全公司各類文件由辦公室統(tǒng)一管理。第二章收文的管理
第四條 公文的簽收。
(1) 凡送公司的文件均由公司收發(fā)員登記簽收后交辦公室秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和辦公室秘書(shū)均需注意檢查封口和郵票,對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
(2) 對(duì)上級(jí)機(jī)要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門(mén),并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第五條 公文的編號(hào)保管。
(1) 辦公室秘書(shū)對(duì)上級(jí)公文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號(hào)、保管。須由公司總經(jīng)理親啟的文件,總經(jīng)理啟封后,也應(yīng)交辦公室秘書(shū)辦理正常手續(xù)。
(2) 公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交辦公室秘書(shū)進(jìn)行登記編號(hào),個(gè)人不得私自保存。
第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)。
(1) 凡正式文件均需辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容及性質(zhì)閱簽后,由辦公室秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司總經(jīng)理閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。
(2) 一般函、電、單據(jù)等,分別由辦公室秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理,如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件,應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
⑶ 為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),辦公室秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理室和承辦部門(mén),如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén),應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
(1) 傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密制度,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
(2) 閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室,閱批文件一般不得超過(guò)兩天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有公司總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見(jiàn)”,辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件要求和公司總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。
⑶ 閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失、泄密。文件閱完后,應(yīng)送交辦公室秘書(shū)。
(4) 辦公室秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦、檢查、督促的責(zé)任。承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理,不得將文件壓放、分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。第三章發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定。
(1) 全公司上報(bào)、下發(fā)正式文件由公司辦公室辦理,各部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
(2) 各部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文,應(yīng)分別向公司辦公室提出發(fā)文申請(qǐng),并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文,則由辦公室分別按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口發(fā)文。
⑶ 對(duì)全公司影響較大、涉及兩個(gè)以上子公司分管范圍的文件,須由集團(tuán)公司董事長(zhǎng)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍。
(1) 凡是以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),均屬發(fā)文的范圍。
(2) 公司下發(fā)文件主要用于以下事項(xiàng)。①發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的公司文件。②公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、生活福利等工作的決定,發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)其他有關(guān)全公司的重大事項(xiàng)。
⑶ 公司上行文、外發(fā)文主要用于以下事項(xiàng)。①對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定,同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。②在公司日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由主管業(yè)務(wù)部室書(shū)面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。③凡各業(yè)務(wù)部室如開(kāi)專題會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以用部室名義發(fā)會(huì)議紀(jì)要。④各業(yè)務(wù)部室與外單位發(fā)生一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各部室的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查),不用公司名義發(fā)文。第四章發(fā)文程序與要求
第十條 發(fā)文程序規(guī)定。
(1) 各單位需要發(fā)文,應(yīng)事先向辦公室提出申請(qǐng)。
(2) 辦公室同意發(fā)文時(shí),主辦單位應(yīng)以集團(tuán)公司指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿。
⑶ 草擬文稿必須從公司角度出發(fā),做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)練、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整,嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)。
(4) 文稿擬就后,擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè),詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章,標(biāo)定日期和密級(jí)。
(5) 辦公室應(yīng)根據(jù)公司的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神,對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿,應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿。
(6) 經(jīng)辦公室審查、修改后的文稿,送部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé))。
(7) 對(duì)審核時(shí)修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬稿部門(mén)重新纂寫(xiě)清楚。
(8) 需經(jīng)會(huì)簽的文稿,應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽。
(9) 文稿審核、會(huì)簽后,按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定呈送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的文稿交辦公室秘書(shū),統(tǒng)一編號(hào)后送打印室打印。
(10) 文件打印清樣,應(yīng)由擬稿人校對(duì),校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名。文件打印后,由辦公室派專人按量印刷,再由辦公室秘書(shū)分發(fā)并檢查落實(shí)情況。對(duì)印刷質(zhì)量不好的文件,辦公室秘書(shū)應(yīng)拒絕蓋章分發(fā)。第五章文件的借閱和清退
第十一條 各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需要本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽寫(xiě)便條,對(duì)有密級(jí)的文件須辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾畫(huà)等。
第十三條 辦公室秘書(shū)對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的公司文件和上級(jí)要求限期清退的文件,進(jìn)行收繳清退工作(一般為月底一小清,季末一中清,年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失、必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者,并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
第十四條 各部門(mén)應(yīng)定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦、檢查工作。第六章文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍。
(1) 上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文包括上級(jí)對(duì)公司報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。
(2) 公司發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等。
⑶ 公司總經(jīng)理辦公會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄。
(4) 參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等。
(5) 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)公司檢查視察工作的報(bào)告、指示、記錄,以及公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料。
(6) 反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作的音像攝制品。
(7) 公司日志和大事記。
(8) 公司向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
(9) 業(yè)務(wù)部室日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)部室負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十六條 立卷要求。
(1) 文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序,分門(mén)別類地進(jìn)行整理歸檔。立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主頁(yè)、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
(2) 要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完,6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。第七章文件的銷毀
第十七條 對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,辦公室應(yīng)定期清理、造冊(cè),并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定,辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。
第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件,由辦公室主任和辦公室秘書(shū)監(jiān)視銷毀。
第14篇 物業(yè)管理公司文件管理制度-6
物業(yè)管理公司文件管理制度6
第一節(jié)總則
一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理,做好公司文件管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本制度。
二、公司文件是傳達(dá)方針政策,發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、指導(dǎo)商洽工作、報(bào)告情況、交流信息的重要工具。因此,必須認(rèn)真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務(wù)。
三、公司全體員工都應(yīng)發(fā)揚(yáng)深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結(jié)合實(shí)際、實(shí)事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng),努力提高文件質(zhì)量和處理效率。
四、文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全,嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限和要求完成。公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。
第二節(jié)文件分類
一、規(guī)定。發(fā)布重要的行政規(guī)章制度,采取重大的強(qiáng)制性行政措施,用規(guī)定。
二、決定、決議。對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排,用決定。經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)并要求貫徹的事項(xiàng),用決議。
三、通知。轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)文件,批轉(zhuǎn)下級(jí)文件,要求下級(jí)辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng),用通知。
四、通報(bào)。表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要信息,用通報(bào)。
五、請(qǐng)示、報(bào)告。向上級(jí)請(qǐng)求批示與批準(zhǔn),用請(qǐng)示。向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議,用報(bào)告。
六、批復(fù)。答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)用批復(fù)。
七、函。商洽工作、詢問(wèn)問(wèn)題、向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等,用函。
八、會(huì)議紀(jì)要。傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神,要求與會(huì)者共同遵守的,用會(huì)議紀(jì)要。
第三節(jié)文件格式
一、文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位(部門(mén))、抄報(bào)(送)單位(部門(mén))等部份組成。
二、文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要概括文件的主要內(nèi)容。
三、發(fā)文字號(hào)包括代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。
四、公司發(fā)文代號(hào)分為四種:①___發(fā)、②___人發(fā)、③___客發(fā)。冠以上述發(fā)文代號(hào)的內(nèi)發(fā)文件應(yīng)對(duì)全公司具有效力,對(duì)外發(fā)文應(yīng)代表公司的整體意志。
發(fā)文一般應(yīng)該是對(duì)公司各方面事務(wù)具有一定指導(dǎo)性或約束力的事項(xiàng)的宣告,日常的程序性、流程性文件則應(yīng)以工單、請(qǐng)示、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)等形式流轉(zhuǎn)。力避隨意發(fā)文。
___發(fā)用于公司及各部門(mén)的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào);___人發(fā)、___客發(fā)分別用于人力資源部的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文及客戶服務(wù)中心的對(duì)外發(fā)文,文件由發(fā)文部門(mén)自行編號(hào),總經(jīng)辦統(tǒng)一認(rèn)定。(公司其他部門(mén)均以___發(fā)的代號(hào)發(fā)文,以②、③代號(hào)發(fā)文,須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。)
五、文件必須蓋章或簽字。
六、密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密。
七、緊急程度分為特急、急、平。
八、文件內(nèi)容要求事實(shí)清楚、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、用語(yǔ)準(zhǔn)確。
九、發(fā)文單位必須注明全稱。
十、多頁(yè)文件應(yīng)標(biāo)明頁(yè)碼。
十一、文字從左至右橫寫(xiě)、橫排,左側(cè)留裝訂位。
十二、文件紙一般使用a4型。
第四節(jié)收文
一、收文一律使用《收文簿》。
二、外單位來(lái)文均由行政部指定專人收文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一拆封、登記,根據(jù)文件屬性及時(shí)分送相關(guān)部門(mén)。
第五節(jié)辦文
一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。
二、辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。
三、協(xié)辦部門(mén)必須積極配合主辦部門(mén)完成文件處理。
四、文件的催辦由總經(jīng)辦負(fù)責(zé),防止漏辦或延誤。
五、嚴(yán)格按照時(shí)限要求完成。
六、文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續(xù),防止文件遺失。
七、文件辦理完畢后,統(tǒng)一交由總經(jīng)辦指定專人保管、立卷歸檔。
第六節(jié)發(fā)文
一、發(fā)文一律使用《___公司發(fā)文稿紙》。
二、發(fā)文程序如下:
公司內(nèi)部發(fā)文:
擬稿人→部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案
對(duì)外發(fā)文:
擬稿人→部門(mén)經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準(zhǔn)→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案
第七節(jié)其他
一、時(shí)限要求:
1、特急:限4個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。
2、急:限8個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。
3、平:限16個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。
二、文件的保密要求:
1、絕密文件:閱后應(yīng)立即退回發(fā)文部門(mén),并由發(fā)文部門(mén)保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。
2、機(jī)密文件:閱后應(yīng)立即保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。
3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內(nèi)。
三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。
第15篇 某某城建投資公司文件管理制度
某城建投資公司文件管理制度
為進(jìn)一步明確工作規(guī)范,強(qiáng)化內(nèi)部管理,落實(shí)崗位責(zé)任,健全文件及檔案的管理工作,制定本管理制度。公司全體員工要嚴(yán)格按照制度要求,強(qiáng)化優(yōu)質(zhì)高效、嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的意識(shí),認(rèn)真履職、團(tuán)結(jié)協(xié)作,共同做好文件及檔案有關(guān)工作。
一、 文件收發(fā)及文檔管理
1、 文件閱讀管理規(guī)范
(一)本規(guī)范所稱文件閱讀管理工作,是指呈送給公司領(lǐng)導(dǎo)及發(fā)給公司各部門(mén)閱讀的,不需進(jìn)行公文處理的一般性文件的簽收、登記、分發(fā)、存檔工作。
(二)一般性文件的閱讀管理工作在公司主要領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行,由公司綜合辦公室具體承擔(dān)。
(三)發(fā)送給公司領(lǐng)導(dǎo)的文件、資料,由文件管理人員送領(lǐng)導(dǎo)辦公室,并在發(fā)文登記本上作好登記。發(fā)送給各部門(mén)的文件、資料由各部門(mén)自行到綜合辦公室領(lǐng)取,并做好簽收登記。綜合辦公室設(shè)立分發(fā)清單,對(duì)文件的分發(fā)情況進(jìn)行登記,文件管理人員要按文件規(guī)定的傳達(dá)范圍和領(lǐng)導(dǎo)的批示確定閱讀對(duì)象,不得隨意擴(kuò)大和縮小閱讀范圍。
(四)領(lǐng)導(dǎo)在閱讀文件上的批示,由綜合辦公室負(fù)責(zé)在登記本中注明并及時(shí)轉(zhuǎn)告相關(guān)部門(mén)辦理,并將落實(shí)情況報(bào)告批文領(lǐng)導(dǎo)。
(五)對(duì)外接收文件時(shí),要清點(diǎn)檢查所有文件的文號(hào)、份數(shù)是否無(wú)誤,重要文件要逐頁(yè)查點(diǎn)。
(六)綜合辦公室設(shè)立專門(mén)的收文(發(fā)文)登記本,登記的主要內(nèi)容包括收文(發(fā)文)日期、來(lái)文單位、發(fā)文字號(hào)、文件標(biāo)題、份數(shù)、份號(hào)。
2、來(lái)文處理規(guī)范
(一)本規(guī)范所指來(lái)文處理,是指上級(jí)機(jī)關(guān)、平級(jí)機(jī)關(guān)(或不相隸屬機(jī)關(guān))及下級(jí)機(jī)關(guān)向公司遞送的需要辦理的文件、函電的處理。
(二)各級(jí)機(jī)關(guān)送公司需要辦理的公文(含傳真、電子文檔)由綜合辦公室負(fù)責(zé)接收,對(duì)于明確要求公司辦理的文電,可根據(jù)來(lái)文情況轉(zhuǎn)交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)處理。綜合辦公室應(yīng)根據(jù)來(lái)文性質(zhì)在來(lái)文處理登記本上進(jìn)行詳細(xì)登記。
(二)凡需辦理的來(lái)文,首先要進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的閱讀和分析,對(duì)來(lái)文作出相應(yīng)處理。來(lái)文沒(méi)有附與交辦事項(xiàng)或請(qǐng)示事項(xiàng)有關(guān)背景材料或需要補(bǔ)充的相關(guān)材料的,應(yīng)及時(shí)告知來(lái)文單位提供和補(bǔ)充,交辦事項(xiàng)或請(qǐng)示事項(xiàng)有其他背景資料的,應(yīng)先查閱背景資料,政策性較強(qiáng)的事項(xiàng),要找齊有關(guān)政策依據(jù)。
(三)上級(jí)來(lái)文依序從前至后呈公司領(lǐng)導(dǎo)審批,下級(jí)、平級(jí)(或不相隸屬機(jī)關(guān))來(lái)文依序從后至前呈公司領(lǐng)導(dǎo)審批,有特殊情況的呈批件,在呈請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí),可視情況靈活掌握。
(四)處理情況登記。文件收發(fā)管理人員要根據(jù)來(lái)文性質(zhì)在對(duì)應(yīng)的來(lái)文處理登記本上對(duì)來(lái)文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)、準(zhǔn)確的登記。登記內(nèi)容包括擬辦建議、領(lǐng)導(dǎo)批示、送簽去向、催辦記錄、時(shí)限要求、交辦單位或來(lái)文單位取件時(shí)間和取件人姓名等。
(五)來(lái)文辦理完畢后,文件收發(fā)管理人員應(yīng)及時(shí)收集好來(lái)文處理的整套材料(包括來(lái)文處理箋、來(lái)文及其他資料),按來(lái)文序號(hào)和時(shí)間分類歸檔。
3、文件審核制發(fā)規(guī)范
(一)文稿接收。要求行文的代擬稿應(yīng)由綜合辦公室負(fù)責(zé)文件審核制發(fā)的核文人員接收。接收代擬稿時(shí),應(yīng)在稿件上寫(xiě)清楚接收文稿時(shí)間,并囑請(qǐng)送文人員留下聯(lián)系人姓名及電話號(hào)碼,同時(shí),將核文人員的電話號(hào)碼告知送文單位。材料不全的,應(yīng)暫緩接收,待補(bǔ)齊之后再接收。文稿如系急件,可先接收,但應(yīng)告知來(lái)文單位盡快將材料補(bǔ)齊。
(二)確需公司行文的應(yīng)注意:辦文程序是否規(guī)范;文種、格式是否正確;是否準(zhǔn)確、完整地體現(xiàn)了公司發(fā)文意圖;是否符合領(lǐng)導(dǎo)的有關(guān)批示精神;文稿的結(jié)構(gòu)是否合理,語(yǔ)言文字、印發(fā)傳達(dá)范圍、引文、人名、地名、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等是否準(zhǔn)確規(guī)范;文稿中提出的方針、政策、措施、辦法等是否符合現(xiàn)行的法律法規(guī)和有關(guān)政策規(guī)定;對(duì)涉及有關(guān)部門(mén)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的表述是否得到了相關(guān)部門(mén)的認(rèn)可;需要協(xié)調(diào)的,列出清單,采取電話聯(lián)系、面談或召開(kāi)座談會(huì)等形式,逐一協(xié)調(diào)到位。
(三)發(fā)文程序如下:擬稿--各級(jí)負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)--統(tǒng)一編號(hào)--蓋章(簽字)--發(fā)文--備案存檔。
4、文件傳遞工作規(guī)范
(一)加強(qiáng)文件傳遞工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化,進(jìn)一步保證文件的安全、及時(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)與準(zhǔn)確傳遞。
(二)文件管理人員要嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律和各項(xiàng)保密規(guī)定。不得私看文件,不得更改文件密級(jí)和收發(fā)文單位名稱,不得隱匿、扣押文件,不得利用交換公文之機(jī)搞違法活動(dòng)。不準(zhǔn)將機(jī)密信件帶到公共場(chǎng)所和住宅,未投遞完的機(jī)密信件(急件應(yīng)及時(shí)送達(dá)),應(yīng)當(dāng)存放在有保密設(shè)施的文件柜內(nèi)。如發(fā)生信件遺失、傳遞差錯(cuò)或其他失、泄密事故要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),不得弄虛作假或隱瞞不報(bào)。
