公司文件管理辦法7篇

第1篇 科技公司文件資料管理辦法

z科技公司文件資料管理辦法

本辦法對(duì)文件資料的收發(fā)、審批、歸檔、保管進(jìn)行了具體規(guī)定。

一、文件歸檔范圍

1、以下各類文件資料由技術(shù)質(zhì)量部歸檔管理:

(1)涉及公司開發(fā)、經(jīng)營(yíng)、工程、管理等技術(shù)性文件資料和質(zhì)量管理體系方面的文件資料。

(2)涉及公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同、技術(shù)建議書、投標(biāo)書、各種協(xié)議等。

(3)上述文件涉及審批的審批文件和修訂版本。

2、以下各類文件資料由綜合辦歸檔管理:

(1)公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件等。

(2)公司發(fā)布的規(guī)章制度,管理辦法等。

(3)外來(lái)文件的回復(fù)文件。

(4)各部門工作中向公司領(lǐng)導(dǎo)提交的請(qǐng)示、報(bào)告、批件等。

3、以下各類文件資料由各部門歸檔管理:

(1)各部門專業(yè)文件、資料及相關(guān)文檔。

(2)各部門提交的請(qǐng)示、報(bào)告及批示的復(fù)印件。

4、對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同技術(shù)質(zhì)量部和財(cái)務(wù)部均留原件歸檔。

二、文件收發(fā)、傳發(fā)、報(bào)批。

公司文件資料的收發(fā)、傳發(fā)、報(bào)批由綜合辦統(tǒng)一負(fù)責(zé),詳見文件收、發(fā)流程圖及文件處理單。

三、文件編號(hào)規(guī)定

1、綜合辦對(duì)文件在收發(fā)時(shí)統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)、登記以便管理。

2、編號(hào)格式為:z_字[____]第y號(hào)。

_表示文件來(lái)源部門。開--技術(shù)開發(fā)部,支--技術(shù)支持部,市--市場(chǎng)部,工--工程部,人--人力資源部,綜--綜合辦,質(zhì)--質(zhì)量部,企--企發(fā)部,財(cái)--財(cái)務(wù)部。

y表示文件的編號(hào),發(fā)文按發(fā)放的順序進(jìn)行流水編號(hào)。對(duì)于發(fā)文或修改的文件,各部門按順序進(jìn)行流水編號(hào)。

[____]-表示年號(hào),如;2022、2022。

四、文件資料的移交

各部門移交文件時(shí),應(yīng)辦理移交手續(xù),交接均由專人負(fù)責(zé),并填寫移交文件清單,見附表。

五、規(guī)章制度、管理辦法的報(bào)批及下發(fā)

各部門制定的規(guī)章制度和管理辦法,經(jīng)征求公司各相關(guān)部門意見并通過(guò)后,填寫建議處理表;將規(guī)章制度或管理辦法及填寫好的建議處理表連同電子版一起交至綜合辦;綜合辦將規(guī)章制度或管理辦法附上建議處理表后上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批同意的綜合辦將其下發(fā)各相關(guān)部門。未獲批準(zhǔn)的,綜合辦將公司領(lǐng)導(dǎo)簽署的意見反饋給相關(guān)部門。綜合辦保留原始批件,并做記錄。

六、文件管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)

1、公司技術(shù)資料管理由技術(shù)質(zhì)量專人負(fù)責(zé)。

2、公司收發(fā)文件及各項(xiàng)規(guī)章制度的發(fā)布由綜合辦專人負(fù)責(zé)。

3、各部門的質(zhì)量員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門文檔資料和移交相關(guān)文件資料。

七、文件保管制度

1、技術(shù)質(zhì)量部,綜合辦應(yīng)有存放資料的專門文件柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、所有歸檔文件要進(jìn)行分類登記。

3、文檔管理員要熟悉所負(fù)責(zé)的文檔資料,了解使用者的需求。

4、按文件類別,確定文件保管期限。每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、銷毀。具體銷毀工作見文件銷毀流程圖。

(1)技術(shù)性資料、合同協(xié)議等保管期為10年。

(2)文檔性資料保管期為5年。

(3)有明確規(guī)定保存期的文檔,從其規(guī)定。

5、涉及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),技術(shù)規(guī)范等方面的文件資料應(yīng)蓋上'受控文件'章。將已過(guò)期文件資料蓋上'作廢文件'章,報(bào)批予以銷毀。

6、嚴(yán)格遵守文件安全保密制度,做好文件流失防護(hù)工作。

7、文件管理人員要定時(shí)檢查文件專柜,核對(duì)件數(shù),發(fā)現(xiàn)異?；虮槐I,丟失等情況,及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)反映,妥善處理。

8、根據(jù)公司的實(shí)際情況,新項(xiàng)目(例如:建議書、投標(biāo)書、合同等)要求項(xiàng)目完成后應(yīng)及時(shí)歸檔,對(duì)于項(xiàng)目周期較長(zhǎng)的,建議各部門3周內(nèi)將現(xiàn)有文件歸檔。

八、文件保密級(jí)別

文件級(jí)別分為兩級(jí):機(jī)密和一般。

文件保密級(jí)別由文件制作部門確定,技術(shù)質(zhì)量部或綜合辦審核。

九、檔案借閱制度

1、屬于公司機(jī)密檔案的,未經(jīng)許可不得外借、外傳。

2、借閱文檔資料屬機(jī)密的,需由公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。

4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)兩周,必要時(shí)可以續(xù)借。過(guò)期由檔案管理人員催還。需要長(zhǎng)期借出的,須經(jīng)技術(shù)質(zhì)量部審核并報(bào)副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)。

5、調(diào)閱或借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉(zhuǎn)借或摘抄、復(fù)印、不得拆卸、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損。否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。

6、借出檔案資料,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報(bào)告技術(shù)質(zhì)量部及時(shí)予以處理。

7、發(fā)生檔案損壞、丟失事件后,如系人為造成,公司將根據(jù)情況嚴(yán)重程度及所帶來(lái)的后果,追究有關(guān)人員的責(zé)任,依據(jù)公司《獎(jiǎng)懲條例》予以相應(yīng)的處罰。

z科技有限公司

第2篇 公司文件管理辦法范本

為了控制公司文件發(fā)放的適當(dāng)范圍、作廢文件的及時(shí)回收,確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性,特制定公司文件管理辦法,請(qǐng)閱讀企業(yè)管理網(wǎng)整理的下文。

1.文件的發(fā)放:

(1)財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部、營(yíng)銷部辦公室以本部門名義形成且在本部門管轄范圍內(nèi)發(fā)放的文件,各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關(guān)聯(lián)部門之間發(fā)放實(shí)施的文件,由辦公室安排專人統(tǒng)一發(fā)放和回收。

(2)各部門需辦公室安排發(fā)放文件時(shí),必須將文件打印并復(fù)印好,由部經(jīng)理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時(shí)間并簽名后送綜合管理部,由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。

(3)任何文件,發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門的所有文件,由部門負(fù)責(zé)人簽字接收。如部門負(fù)責(zé)人不在,由部門在場(chǎng)人員簽名代收。代收人必須負(fù)責(zé)及時(shí)將文件轉(zhuǎn)給部門負(fù)責(zé)人。需個(gè)人接收的文件由部門內(nèi)部建立“文件發(fā)放回收登記表”,并由個(gè)人親自簽字接收。

(4)需發(fā)放到正科長(zhǎng)以下管理、輔助人員和職工的文件(包括學(xué)習(xí)材料等),發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)正科長(zhǎng)級(jí)管理人員,再由正科長(zhǎng)級(jí)管理人員安排發(fā)放到相關(guān)個(gè)人。

2.文件的更改:

(1)任何原因造成文件的個(gè)別字句需要更改,且更改后不影響整個(gè)文件版面的整潔美觀,由原編制形成的部門負(fù)責(zé)人書面寫明更改位置和如何更改(數(shù)據(jù)性或原則性的須報(bào)直屬部經(jīng)理簽字認(rèn)可),連同編制形成部門負(fù)責(zé)人的私章送原發(fā)放人,由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。

(2)文件發(fā)放人根據(jù)更改字?jǐn)?shù)多少和繁簡(jiǎn)情況,可到現(xiàn)場(chǎng)為原件人更改,也可以收回后予以更改,再返還給原收件人。但在更改時(shí)必須用雙線劃掉原字句,在劃掉的字句對(duì)應(yīng)上方行距空間寫上新字句,并在更改處蓋上原編制形成部門負(fù)責(zé)人的私章。

3.文件的換頁(yè):

(1)任何原因造成文件單頁(yè)大面積修改,需換頁(yè)的,由原編制形成將需修改頁(yè)面進(jìn)行修改并打印、復(fù)印好,由其部門負(fù)責(zé)人書面寫明換頁(yè)情況(屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認(rèn)可)送原文件發(fā)放人,由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁(yè)。

(2)所有需換頁(yè)的文件,由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁(yè)并注明執(zhí)行時(shí)間,將原頁(yè)銷毀。

4.文件的回收、作廢:

(1)因公司制度匯總、部門調(diào)整、規(guī)劃變化等原因,造成原文件內(nèi)容與新文件內(nèi)容重復(fù)、沖突而失效的,由匯總部門或新文件編制形成部門負(fù)責(zé)人,安排原發(fā)放人予以回收。

(2)文件發(fā)放人在回收文件時(shí),必須持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關(guān)欄內(nèi)簽名后回交。

(3)每年12月下旬,由辦公室通知各部門,對(duì)本年度平時(shí)未統(tǒng)一回收的文件、報(bào)表等無(wú)效材料清理回收一次。

(4)所有回收的文件均于回收當(dāng)日送辦公室,由辦公室主任統(tǒng)一安排銷毀。

5.其它規(guī)定:

(1)任何部門以公司名義形成的文件討論稿或正式稿,必須發(fā)放到董事長(zhǎng)兼總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、營(yíng)銷部經(jīng)理、公司各職能部門負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)聯(lián)人員,以便了解公司政策方向,根據(jù)公司各方面情況系統(tǒng)地進(jìn)行修改,確保接口部門的相互配合。

(2)無(wú)論部門或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都必須在檔案室存檔備案。

(3)任何文件相關(guān)部門負(fù)責(zé)人接收后必須領(lǐng)學(xué)或傳達(dá)應(yīng)執(zhí)行的員工,認(rèn)為有必要復(fù)印下發(fā)到相關(guān)員工時(shí),須向原發(fā)放部門提出申請(qǐng),由原發(fā)放部門復(fù)印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復(fù)印下發(fā),避免文件使用范圍失控,造成有效和無(wú)效版本的混淆。

(4)所有換頁(yè)或作廢文件屬存檔的或相關(guān)部門需留存?zhèn)洳樽C明的,發(fā)放人只需蓋上作廢章即可,不予收回,但檔案管理員必須在“作廢文件”檔案欄目登記注明,妥善保管,以便備查。

(5)發(fā)放文件屬討論稿的,討論人組織討論結(jié)束后須按時(shí)交文件編制形成部門。

(6)文件發(fā)放人必須將已使用的“文件發(fā)放回收登記表”按季度裝訂成冊(cè),妥善保管,以便備查或回收時(shí)使用。保存期限為三年。

6.任何人未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),不得將公司文件私自提供給公司以外人員。則除承擔(dān)50元罰款外,對(duì)由此造成的一切后果負(fù)責(zé)。

7.本規(guī)定各條款如有違犯,對(duì)責(zé)任人每次罰款50元,由其直接領(lǐng)導(dǎo)開通用罰款單收繳。

辦法 公司財(cái)務(wù)管理制度條款

第3篇 某客運(yùn)公司文件管理辦法

客運(yùn)公司文件管理辦法

第一章總則

第一條為適應(yīng)公司規(guī)范化管理,做好公司文件管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本辦法。

第二條公司文件是傳達(dá)方針、發(fā)布指示、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題,指導(dǎo)和商洽工作,報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)、申報(bào)計(jì)劃、方案的重要工具,各部室及下屬公司必須認(rèn)真做好文件管理工作。

第三條文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、簡(jiǎn)便。

第四條文件管理工作必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,確保公司機(jī)密。

第二章文件主要種類

第五條公司文件種類主要有:

(一)決定、決議、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、函、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)等。

(二)公司合同、協(xié)議、采購(gòu)計(jì)劃、報(bào)告、方案。

(三)其它需要領(lǐng)導(dǎo)批示的書面材料。

第三章文件格式

第六條公文格式:公文一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、秘密等級(jí)、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)間、抄送機(jī)關(guān)、附注等部分組成。

(一)公文標(biāo)題,應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括文件的主要內(nèi)容,一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)和文件種類,除批轉(zhuǎn)規(guī)章制度外,一般不加書名號(hào)。

(二)發(fā)文字號(hào),包括機(jī)關(guān)代字、年份、順序號(hào)。

1、公司本部的發(fā)文字號(hào)

(1)公司文件,分為4種:

張環(huán)客:用于向市、區(qū)政府、有關(guān)職能部門、各股東方、董事會(huì)等請(qǐng)求指示、批準(zhǔn),報(bào)告工作,反映情況,提出意見或建議,答復(fù)詢問(wèn)等事項(xiàng);

張環(huán)客發(fā):用于傳達(dá)貫徹上級(jí)單位的方針、政策、指示,部署全局性工作,發(fā)布重要決定,批轉(zhuǎn)有關(guān)部門的涉及全局、有指導(dǎo)意義的文件,以及必須以公司名義發(fā)布的事項(xiàng);

張環(huán)客人:用于涉及公司人事任免等事項(xiàng);

張環(huán)客函:用于與景區(qū)內(nèi)、外不相隸屬或者平行的單位、部門商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)等事項(xiàng)。

(2)公司安委會(huì)文件:張環(huán)客安發(fā);

(3)公司黨總支文件:張環(huán)客黨發(fā);

(4)公司團(tuán)總支文件:張環(huán)客團(tuán)發(fā);

(5)公司工會(huì)文件:張環(huán)客工發(fā);

(6)公司總經(jīng)理辦公室文件,分為2種:張環(huán)客辦發(fā)、張環(huán)客辦函。

2、下屬公司的發(fā)文字號(hào)要求

下屬公司不得使用“易程天下”字樣的發(fā)文字號(hào)。湖南易程國(guó)旅公司可用“易程國(guó)旅”字樣作為發(fā)文字號(hào),高速事業(yè)部可用“易程高速”字樣作為發(fā)文字號(hào),易程天下信息技術(shù)有限公司可用“易程信息”字樣作為發(fā)文字號(hào)。

3、年份、序號(hào)

年份應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)注全稱,用六角括號(hào);序號(hào)不編虛位,不加“第”字。

(三)文件一律加蓋印章,上報(bào)的文件應(yīng)注明簽發(fā)人。

(四)秘密文件應(yīng)分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。

(五)緊急文件分別標(biāo)明“特急”、“急”。

(六)請(qǐng)示一般只寫一個(gè)主送部門,如需同時(shí)送其他部門,應(yīng)用抄報(bào)形式。

(七)文件如有附件,應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序。

(八)發(fā)文部門寫全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱,公司規(guī)范化簡(jiǎn)稱為“環(huán)?？瓦\(yùn)公司”。公司內(nèi)各部門的對(duì)內(nèi)規(guī)范化簡(jiǎn)稱為“公司各部室、分部、中心,信息技術(shù)公司、國(guó)旅公司、高速客運(yùn)事業(yè)部”。

(九)會(huì)議通過(guò)的文件,應(yīng)在標(biāo)題之下,正文之前注明會(huì)議名稱和通過(guò)日期。

(十)文字從左至右橫寫,橫排。

第七條文件用紙統(tǒng)一用a4型,左側(cè)裝訂?！巴ǜ妗?、“通知”用紙大小,根據(jù)實(shí)際需要確定。

第八條合同、協(xié)議的起草和簽訂應(yīng)符合《合同法》的有關(guān)要求。

第九條采購(gòu)計(jì)劃、報(bào)告、方案及其它需要領(lǐng)導(dǎo)批示的書面材料須按規(guī)范的格式起草,如采購(gòu)計(jì)劃,必須注明事由、數(shù)量、品名、型號(hào)、單價(jià)等。

第四章文件辦理

第十條公司文件由各有關(guān)部門起草,并經(jīng)部門第一負(fù)責(zé)人核稿后送總經(jīng)理辦公室按程序上報(bào)。

第十一條凡需辦理的文件,由總經(jīng)理辦公室根據(jù)內(nèi)容和性質(zhì)統(tǒng)一送公司總經(jīng)理、其他分管領(lǐng)導(dǎo)審批,或交有關(guān)部門辦理,并提出辦理時(shí)限。其他部門或人員不得擅自傳遞公司文件,不得擅自以部門名義對(duì)外發(fā)文。

第十二條已送公司總經(jīng)理或其他分管領(lǐng)導(dǎo)批示的文件,應(yīng)在兩日內(nèi)批辦,緊急文件應(yīng)當(dāng)日批辦,交有關(guān)業(yè)務(wù)部門辦理的文件,總經(jīng)理辦公室應(yīng)根據(jù)辦理時(shí)限檢查催辦,防止漏辦和延誤。凡逾期延誤或漏辦者,由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)責(zé)任。

第十三條公司發(fā)出的文件由總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)的其他分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā);公司安委會(huì)文件由安委會(huì)主任簽發(fā);公司黨總支文件由黨總支書記簽發(fā);公司團(tuán)總支文件由團(tuán)總支書記簽發(fā);公司工會(huì)文件由工會(huì)主席簽發(fā);總經(jīng)理辦公室發(fā)出的文件,由行政分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理辦公室主任簽發(fā)。

第十四條公司領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門審批文件要認(rèn)真負(fù)責(zé)、及時(shí),文件主批人應(yīng)簽署自己明確具體的意見、姓名和時(shí)間,不得無(wú)故壓文件。總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件的會(huì)簽進(jìn)行督促。

第十五條草擬和簽批文件,應(yīng)使用碳素墨水鋼筆或毛筆。

第十七條總經(jīng)理辦公室在將文件送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前,應(yīng)認(rèn)真做好審核工作,審核的重點(diǎn)為:是否需要行文,文件內(nèi)容,文字表達(dá),文種使用,格式等是否符合國(guó)家、省、市及本辦法有關(guān)規(guī)定。然后上報(bào)公司有關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理簽批。文件的擬辦由總經(jīng)理辦公室主任或其授權(quán)的其他人員簽署,其他部門或人員不得隨意簽署擬辦意見。

第十八條秘密文件不得翻印、轉(zhuǎn)發(fā),傳遞秘密文件時(shí),必須采取相應(yīng)的保密措施,確保文件安全。

第十九條收文的處理。公司收文歸口總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理,由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)文件的擬辦、送審、督辦,總經(jīng)理辦公室要嚴(yán)格做好收文登記備查和督促辦理工作,其他各部門應(yīng)及時(shí)對(duì)所收到的文件送總經(jīng)理辦公室按程序處理。

第二十條各部室起草的對(duì)外文件,由起草文件的相關(guān)部室負(fù)責(zé)對(duì)外報(bào)送;公司內(nèi)部管理文件,由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)下發(fā)到各部室。

第五章文件立卷和銷毀

第二十一條文件辦完后,應(yīng)及時(shí)將文件正本和有關(guān)材料按照檔案管理有關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔。

第二十二條公司文件歸口總經(jīng)理辦公室歸檔,其它部門原則上不得保留文件,對(duì)技術(shù)性較強(qiáng)或?yàn)榉奖闳粘９芾矶栌杀静块T臨時(shí)保管的文件,負(fù)責(zé)保管部門應(yīng)定期(兩年一次)轉(zhuǎn)交公司檔案室統(tǒng)一存檔。

第二十三條沒有存檔價(jià)值和存查必要的文件經(jīng)過(guò)鑒別并報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可定期銷毀,銷毀秘密文件要進(jìn)行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不漏銷。

第六章附則

第二十四條本辦法修改、解釋權(quán)歸公司總經(jīng)理辦公室。

第二十五條本辦法從發(fā)文之日起施行。

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第4篇 某有限公司文件管理辦法

第一章總則

第一條為加強(qiáng)公司文件的管理工作，建立和完善公司文件體系，使文件的起草、審核、發(fā)布工作程序化，執(zhí)行管理規(guī)范化，督促檢查常態(tài)化，實(shí)現(xiàn)文件管理的閉環(huán)運(yùn)轉(zhuǎn)，從而不斷優(yōu)化管理流程，提高工作效率，促進(jìn)依法治企，結(jié)合公司經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際，特制定本辦法。

第二條本辦法規(guī)定了公司文件編寫的基本要求，明確了文件的工作計(jì)劃制訂、制定發(fā)布、執(zhí)行督查、修改完善、廢止、匯編整理等操作程序。

第三條本辦法所稱的文件是指由公司有關(guān)部門依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)和上級(jí)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合自身實(shí)際情況制定的規(guī)范公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理的規(guī)范性文件，文件的名稱包括“規(guī)定”、“規(guī)程”、“辦法”、“標(biāo)準(zhǔn)”、“實(shí)施細(xì)則”、“實(shí)施意見”等。

第四條公司所屬各部門干部員工必須嚴(yán)格遵守、切實(shí)執(zhí)行本辦法，確保文件管理工作順利有效開展。

第二章職責(zé)與分類

第五條綜合辦公室是公司文件工作的歸口管理部門，主要負(fù)責(zé)公司文件管理辦法的制訂與完善，建立健全文件體系框架、擬訂公司年度文件建設(shè)計(jì)劃、組織文件草案審核與發(fā)布，開展文件管理調(diào)研，定期對(duì)文件執(zhí)行情況進(jìn)行匯總評(píng)估并提出改進(jìn)建議。

第七條各部門負(fù)責(zé)各自職責(zé)范圍內(nèi)的文件的制定，按要求上報(bào)年度文件建設(shè)計(jì)劃，及時(shí)做好文件宣貫和執(zhí)行過(guò)程中的解釋與指導(dǎo)，確保業(yè)務(wù)管理文件健全規(guī)范，流程清晰順暢，并匯同文件管理部門和執(zhí)行督查部門做好業(yè)務(wù)文件的執(zhí)行督查與評(píng)估工作。

第八條各部門應(yīng)切實(shí)做好文件的貫徹落實(shí)工作，及時(shí)將文件傳達(dá)給本單位員工，并將文件執(zhí)行意見或文件建設(shè)建議反饋給文件制訂與管理部門，配合做好文件建設(shè)與管理工作。同時(shí)，應(yīng)結(jié)合本單位實(shí)際，建立內(nèi)部文件管理體系，定期對(duì)內(nèi)部文件進(jìn)行梳理，在此基礎(chǔ)上，提出文件建設(shè)計(jì)劃，制定相關(guān)操作規(guī)章或細(xì)則。

第九條公司文件按業(yè)務(wù)性質(zhì)和功能分為組織人事類（包括機(jī)構(gòu)崗位職責(zé)、干部人事管理）、行政事務(wù)類、生產(chǎn)管理類、營(yíng)業(yè)服務(wù)類、工程建設(shè)類、財(cái)務(wù)經(jīng)審類、薪酬福利類、物資設(shè)備類、安全保衛(wèi)類、科技管理類、其他等十二類。

第三章文件建設(shè)計(jì)劃的制訂

第十條文件建設(shè)計(jì)劃指新制定或修訂文件的計(jì)劃。一般按年實(shí)施，必要時(shí)可以更長(zhǎng)，但不得超過(guò)3年。

第十一條各部門根據(jù)公司實(shí)際，結(jié)合職責(zé)管理范圍和已有文件執(zhí)行情況，每年年底前將下一年度的文件建設(shè)計(jì)劃（建議）交文件管理部門。各基層也應(yīng)根據(jù)實(shí)際，明確本單位文件建設(shè)計(jì)劃，并交公司文件管理部門備案。

第十二條文件管理部門根據(jù)各部門提出的文件建設(shè)（計(jì)劃）建議，結(jié)合文件執(zhí)行與管理實(shí)際需要，擬訂出公司年度文件建設(shè)計(jì)劃，提交辦公會(huì)議討論后實(shí)施，并列入各部門考核目標(biāo)。

第十三條文件建設(shè)計(jì)劃包括以下內(nèi)容：

（一）文件名稱；

（二）起草文件的承辦部門、協(xié)辦部門及征求意見單位；

（三）制定文件的目的、依據(jù)；

（四）文件的主要內(nèi)容；

（五）文件制訂或修訂的進(jìn)度安排。

第四章文件的起草

第十四條文件草案由其內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草。對(duì)文件內(nèi)容涉及幾個(gè)部門管理職能的，由業(yè)務(wù)歸口管理部門牽頭組織有關(guān)部門共同擬定。

第十五條為確保文件協(xié)調(diào)順暢、規(guī)范可行，起草部門應(yīng)對(duì)其起草項(xiàng)目進(jìn)行深入調(diào)查研究，掌握國(guó)家有關(guān)法律、政策及公司現(xiàn)狀，并應(yīng)對(duì)其所擬定文件草案的可行性和執(zhí)行效果有一定的預(yù)測(cè)。

第十六條文件草案應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：

（一）文件制定目的；

（二）文件的適用范圍；

（三）各相關(guān)部門應(yīng)履行的職責(zé)；

（四）文件的具體規(guī)范或操作程序；

（五）負(fù)責(zé)文件解釋的部門；

（六）實(shí)施生效日期；

（七）其他事項(xiàng)。

第十七條文件應(yīng)符合文件制定的技術(shù)要求，內(nèi)容合法，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，文字簡(jiǎn)明，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確。文件一般用條文表達(dá)，每條可分為項(xiàng)、目、款，款不編序號(hào)，另起自然段；項(xiàng)的序號(hào)用中文數(shù)字加括號(hào)依次表述；目的序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字依次表述。內(nèi)容較多的，可以根據(jù)條款涉及內(nèi)容分章、節(jié)，并按條表述。各類文件編號(hào)規(guī)定如下：

質(zhì)量手冊(cè)編號(hào)為gh/zl--□□□

程序性文件為gh/_c--□□□

管理性文件為gh/gl--□□□

作業(yè)指導(dǎo)書文件為gh/zy--□□□

外來(lái)文件編號(hào)為wl--□□□,外來(lái)參考文件、法規(guī)、政府文件直接用原件編號(hào)。

第十八條文件中職責(zé)劃分應(yīng)該明確，盡可能減少職能交叉。為便于操作，新訂或修訂文件時(shí)應(yīng)盡可能附操作流程圖，操作流程應(yīng)清晰易懂。

第十九條文件在起草過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)廣泛聽取有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門的意見，對(duì)涉及職工利益的應(yīng)當(dāng)聽取職工代表的意見。意見不一致時(shí)，要進(jìn)行協(xié)商完善。文件草案意見征詢，一般由文件起草部門負(fù)責(zé)落實(shí)。

第五章文件的審核與發(fā)布

第二十條文件在意見征詢完善后，應(yīng)送文件管理部門審核，必要時(shí)文件管理部門應(yīng)組織相關(guān)專業(yè)人員或提請(qǐng)企業(yè)法律顧問(wèn)論證，對(duì)內(nèi)容有爭(zhēng)議的應(yīng)退回原起草部門進(jìn)一步修改完善。審核的內(nèi)容主要包括：

（一）是否征求相關(guān)部門、單位和管理服務(wù)對(duì)象的意見；

（二）是否與現(xiàn)行的文件協(xié)調(diào)、銜接；有無(wú)沖突、重復(fù)；

（三）文件草案體例結(jié)構(gòu)、條款、文字等是否符合文件的要求；

（四）是否切合企業(yè)實(shí)際和體現(xiàn)權(quán)責(zé)利對(duì)等原則；

（五）邏輯是否嚴(yán)密，流程是否順暢，是否具備可操作性；

（六）其他要審核事項(xiàng)。

第二十二條為提高文件的嚴(yán)肅性，根據(jù)有關(guān)法規(guī)、制度的要求，以及公司職責(zé)分工的規(guī)定，各類文件一律由公司董事長(zhǎng)、經(jīng)理、副經(jīng)理簽發(fā)。

第二十三條經(jīng)簽發(fā)的文件，應(yīng)注明生效時(shí)間，以“自發(fā)布之日起執(zhí)行”或明確注明具體的生效時(shí)間，并建立發(fā)放與回收記錄。

第六章文件的執(zhí)行督查與評(píng)估

第二十五條文件一經(jīng)發(fā)布,必須嚴(yán)格執(zhí)行。文件執(zhí)行應(yīng)和文件建設(shè)一起列入各部門目標(biāo)考核。具體由文件管理部門、業(yè)務(wù)部門與目標(biāo)考核管理部門共同配合做好。

第二十六條各部門對(duì)本單位文件執(zhí)行情況負(fù)責(zé)。業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)管理范圍對(duì)相關(guān)文件的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)跟蹤、收集文件執(zhí)行的信息,為修訂文件提供依據(jù)。對(duì)文件執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出改進(jìn)意見。

第二十七條公司文件主管部門定期或不定期組織對(duì)各項(xiàng)文件執(zhí)行情況進(jìn)行抽查，并對(duì)抽查結(jié)果及時(shí)進(jìn)行反饋。檢查結(jié)果與考核掛鉤。

第二十八條文件發(fā)布后,應(yīng)按年對(duì)文件特別是新建或修改文件的有效性、可行性進(jìn)行評(píng)估,為公司文件體系的進(jìn)一步完善提供依據(jù)。文件評(píng)估由文件管理部門結(jié)合文件督查執(zhí)行情況，在全面征詢各有關(guān)單位意見基礎(chǔ)上完成，并形成評(píng)估報(bào)告后提交公司領(lǐng)導(dǎo)班子。

第七章文件的修訂與廢止

第二十九條文件修改一般由文件的制定部門根據(jù)文件執(zhí)行實(shí)際提出，對(duì)文件執(zhí)行歧義較大或與公司新的管理體制或運(yùn)營(yíng)實(shí)際不符的，文件管理部門可以提請(qǐng)文件的制定部門進(jìn)行修改。

第三十條凡涉及責(zé)任部門、操作程序、執(zhí)行要求等內(nèi)容變化，該文件必須重新修訂發(fā)布。文件修訂按照文件新建程序執(zhí)行，并由各相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)落實(shí)。

第三十一條現(xiàn)行文件被新的文件所取代時(shí)，應(yīng)在文件中注明予以廢止。對(duì)因企業(yè)發(fā)展實(shí)際不需要繼續(xù)執(zhí)行或更新的文件，文件管理部門應(yīng)在文件匯編說(shuō)明中予以明確廢止。

第八章文件的匯編

第三十二條本著統(tǒng)一、精簡(jiǎn)、節(jié)約的原則，公司文件匯編由文件管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)。各基層單位可根據(jù)實(shí)際，對(duì)本單位具體操作文件進(jìn)行梳理匯編。

第三十三條文件匯編一般按一年一小編，五年一大編原則進(jìn)行。文件管理部門每年一季度，對(duì)上年度公布實(shí)施文件進(jìn)行統(tǒng)一分類匯編，印制成冊(cè)后下發(fā)。每五年對(duì)企業(yè)文件進(jìn)行一次全面梳理，重新分類匯編下發(fā)。

第5篇 公司文件發(fā)放存檔管理辦法

公司文件發(fā)放、存檔管理辦法

一、公司各職能部門設(shè)有專人負(fù)責(zé)文件的發(fā)放、存檔工作;

二、文件起草打印完畢,需經(jīng)本部門主管審核簽字,報(bào)公司總經(jīng)理審批簽字后,方可下發(fā)。

三、建立文件發(fā)放登記表,登記表將記錄文件名稱、發(fā)放時(shí)間及各部門、收件人等內(nèi)容。

四、發(fā)文部門持所發(fā)文件及文件發(fā)放登記表,由各部門收件人簽字后領(lǐng)取文件。

五、文件登記表與所發(fā)文件一并存檔。

六、各部門建立本年度各類文件文件夾,文件根據(jù)文號(hào)編排順序放入文件夾。

七、每月對(duì)文件夾內(nèi)的文件進(jìn)行整理,如有遺漏,盡快與發(fā)文部門聯(lián)系補(bǔ)齊。

八、年底將所有文件夾內(nèi)的文件整理、分類、裝訂成冊(cè),存入文件柜備查。

九、公司重要文件按年度、類別裝訂造冊(cè),存入文件柜中,在文件柜門上附有柜內(nèi)文件目錄。

十、凡借閱重要文件者,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意簽字后,到辦公室打借條,辦理借閱手續(xù)。

十一、借閱文件要按時(shí)歸還,撤消借條。

十二、對(duì)于重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,經(jīng)部門主管審核同意,報(bào)辦公室粉碎銷毀。

執(zhí)行部門:責(zé)任人簽名:

第6篇 t公司文件管理辦法

為了控制公司文件發(fā)放的適當(dāng)范圍、作廢文件的及時(shí)回收,確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性,特制定本規(guī)定。

1、文件的發(fā)放:

(1)財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部、營(yíng)銷部辦公室以本部門名義形成且在本部門管轄范圍內(nèi)發(fā)放的文件,各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關(guān)聯(lián)部門之間發(fā)放實(shí)施的文件,由辦公室安排專人統(tǒng)一發(fā)放和回收。

(2)各部門需辦公室安排發(fā)放文件時(shí),必須將文件打印并復(fù)印好,由部經(jīng)理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時(shí)間并簽名后送綜合管理部,由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。

(3)任何文件,發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門的所有文件,由部門負(fù)責(zé)人簽字接收。如部門負(fù)責(zé)人不在,由部門在場(chǎng)人員簽名代收。代收人必須負(fù)責(zé)及時(shí)將文件轉(zhuǎn)給部門負(fù)責(zé)人。需個(gè)人接收的文件由部門內(nèi)部建立“文件發(fā)放回收登記表”,并由個(gè)人親自簽字接收。

(4)需發(fā)放到正科長(zhǎng)以下管理、輔助人員和職工的文件(包括學(xué)習(xí)材料等),發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)正科長(zhǎng)級(jí)管理人員,再由正科長(zhǎng)級(jí)管理人員安排發(fā)放到相關(guān)個(gè)人。

2、文件的更改:

(1)任何原因造成文件的個(gè)別字句需要更改,且更改后不影響整個(gè)文件版面的整潔美觀,由原編制形成的部門負(fù)責(zé)人書面寫明更改位置和如何更改(數(shù)據(jù)性或原則性的須報(bào)直屬部經(jīng)理簽字認(rèn)可),連同編制形成部門負(fù)責(zé)人的私章送原發(fā)放人,由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。

(2)文件發(fā)放人根據(jù)更改字?jǐn)?shù)多少和繁簡(jiǎn)情況,可到現(xiàn)場(chǎng)為原件人更改,也可以收回后予以更改,再返還給原收件人。但在更改時(shí)必須用雙線劃掉原字句,在劃掉的字句對(duì)應(yīng)上方行距空間寫上新字句,并在更改處蓋上原編制形成部門負(fù)責(zé)人的私章。

3、文件的換頁(yè):

(1)任何原因造成文件單頁(yè)大面積修改,需換頁(yè)的,由原編制形成將需修改頁(yè)面進(jìn)行修改并打印、復(fù)印好,由其部門負(fù)責(zé)人書面寫明換頁(yè)情況(屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認(rèn)可)送原文件發(fā)放人,由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁(yè)。

(2)所有需換頁(yè)的文件,由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁(yè)并注明執(zhí)行時(shí)間,將原頁(yè)銷毀。

4、文件的回收、作廢:

(1)因公司制度匯總、部門調(diào)整、規(guī)劃變化等原因,造成原文件內(nèi)容與新文件內(nèi)容重復(fù)、沖突而失效的,由匯總部門或新文件編制形成部門負(fù)責(zé)人,安排原發(fā)放人予以回收。

(2)文件發(fā)放人在回收文件時(shí),必須持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關(guān)欄內(nèi)簽名后回交。

(3)每年12月下旬,由辦公室通知各部門,對(duì)本年度平時(shí)未統(tǒng)一回收的文件、報(bào)表等無(wú)效材料清理回收一次。

(4)所有回收的文件均于回收當(dāng)日送辦公室,由辦公室主任統(tǒng)一安排銷毀。

5、其它規(guī)定:

(1)任何部門以公司名義形成的文件討論稿或正式稿,必須發(fā)放到董事長(zhǎng)兼總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、營(yíng)銷部經(jīng)理、公司各職能部門負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)聯(lián)人員,以便了解公司政策方向,根據(jù)公司各方面情況系統(tǒng)地進(jìn)行修改,確保接口部門的相互配合。

(2)無(wú)論部門或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都必須在檔案室存檔備案。

(3)任何文件相關(guān)部門負(fù)責(zé)人接收后必須領(lǐng)學(xué)或傳達(dá)應(yīng)執(zhí)行的員工,認(rèn)為有必要復(fù)印下發(fā)到相關(guān)員工時(shí),須向原發(fā)放部門提出申請(qǐng),由原發(fā)放部門復(fù)印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復(fù)印下發(fā),避免文件使用范圍失控,造成有效和無(wú)效版本的混淆。

(4)所有換頁(yè)或作廢文件屬存檔的或相關(guān)部門需留存?zhèn)洳樽C明的,發(fā)放人只需蓋上作廢章即可,不予收回,但檔案管理員必須在“作廢文件”檔案欄目登記注明,妥善保管,以便備查。

(5)發(fā)放文件屬討論稿的,討論人組織討論結(jié)束后須按時(shí)交文件編制形成部門。

(6)文件發(fā)放人必須將已使用的“文件發(fā)放回收登記表”按季度裝訂成冊(cè),妥善保管,以便備查或回收時(shí)使用。保存期限為三年。

6、任何人未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),不得將公司文件私自提供給公司以外人員。則除承擔(dān)50元罰款外,對(duì)由此造成的一切后果負(fù)責(zé)。

7、本規(guī)定各條款如有違犯,對(duì)責(zé)任人每次罰款50元,由其直接領(lǐng)導(dǎo)開通用罰款單收繳。

第7篇 某某公司文件管理辦法

第一章總則

第一條為加強(qiáng)公司文件的管理工作,建立和完善公司文件體系,使文件的起草、審核、發(fā)布工作程序化,執(zhí)行管理規(guī)范化,督促檢查常態(tài)化,實(shí)現(xiàn)文件管理的閉環(huán)運(yùn)轉(zhuǎn),從而不斷優(yōu)化管理流程,提高工作效率,促進(jìn)依法治企,結(jié)合公司經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際,特制定本辦法。

第二條本辦法規(guī)定了公司文件編寫的基本要求,明確了文件的工作計(jì)劃制訂、制定發(fā)布、執(zhí)行督查、修改完善、廢止、匯編整理等操作程序。

第三條本辦法所稱的文件是指由公司有關(guān)部門依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)和上級(jí)有關(guān)規(guī)定,結(jié)合自身實(shí)際情況制定的規(guī)范公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理的規(guī)范性文件,文件的名稱包括“規(guī)定”、“規(guī)程”、“辦法”、“標(biāo)準(zhǔn)”、“實(shí)施細(xì)則”、“實(shí)施意見”等。

第四條公司所屬各部門干部員工必須嚴(yán)格遵守、切實(shí)執(zhí)行本辦法,確保文件管理工作順利有效開展。

第二章職責(zé)與分類

第五條綜合辦公室是公司文件工作的歸口管理部門,主要負(fù)責(zé)公司文件管理辦法的制訂與完善,建立健全文件體系框架、擬訂公司年度文件建設(shè)計(jì)劃、組織文件草案審核與發(fā)布,開展文件管理調(diào)研,定期對(duì)文件執(zhí)行情況進(jìn)行匯總評(píng)估并提出改進(jìn)建議。

第七條各部門負(fù)責(zé)各自職責(zé)范圍內(nèi)的文件的制定,按要求上報(bào)年度文件建設(shè)計(jì)劃,及時(shí)做好文件宣貫和執(zhí)行過(guò)程中的解釋與指導(dǎo),確保業(yè)務(wù)管理文件健全規(guī)范,流程清晰順暢,并匯同文件管理部門和執(zhí)行督查部門做好業(yè)務(wù)文件的執(zhí)行督查與評(píng)估工作。

第八條各部門應(yīng)切實(shí)做好文件的貫徹落實(shí)工作,及時(shí)將文件傳達(dá)給本單位員工,并將文件執(zhí)行意見或文件建設(shè)建議反饋給文件制訂與管理部門,配合做好文件建設(shè)與管理工作。同時(shí),應(yīng)結(jié)合本單位實(shí)際,建立內(nèi)部文件管理體系,定期對(duì)內(nèi)部文件進(jìn)行梳理,在此基礎(chǔ)上,提出文件建設(shè)計(jì)劃,制定相關(guān)操作規(guī)章或細(xì)則。

第九條公司文件按業(yè)務(wù)性質(zhì)和功能分為組織人事類(包括機(jī)構(gòu)崗位職責(zé)、干部人事管理)、行政事務(wù)類、生產(chǎn)管理類、營(yíng)業(yè)服務(wù)類、工程建設(shè)類、財(cái)務(wù)經(jīng)審類、薪酬福利類、物資設(shè)備類、安全保衛(wèi)類、科技管理類、其他等十二類。

第三章文件建設(shè)計(jì)劃的制訂

第十條文件建設(shè)計(jì)劃指新制定或修訂文件的計(jì)劃。一般按年實(shí)施,必要時(shí)可以更長(zhǎng),但不得超過(guò)3年。

第十一條各部門根據(jù)公司實(shí)際,結(jié)合職責(zé)管理范圍和已有文件執(zhí)行情況,每年年底前將下一年度的文件建設(shè)計(jì)劃(建議)交文件管理部門。各基層也應(yīng)根據(jù)實(shí)際,明確本單位文件建設(shè)計(jì)劃,并交公司文件管理部門備案。

第十二條文件管理部門根據(jù)各部門提出的文件建設(shè)(計(jì)劃)建議,結(jié)合文件執(zhí)行與管理實(shí)際需要,擬訂出公司年度文件建設(shè)計(jì)劃,提交辦公會(huì)議討論后實(shí)施,并列入各部門考核目標(biāo)。

第十三條文件建設(shè)計(jì)劃包括以下內(nèi)容:

(一)文件名稱;

(二)起草文件的承辦部門、協(xié)辦部門及征求意見單位;

(三)制定文件的目的、依據(jù);

(四)文件的主要內(nèi)容;

(五)文件制訂或修訂的進(jìn)度安排。

第四章文件的起草

第十四條文件草案由其內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草。對(duì)文件內(nèi)容涉及幾個(gè)部門管理職能的,由業(yè)務(wù)歸口管理部門牽頭組織有關(guān)部門共同擬定。

第十五條為確保文件協(xié)調(diào)順暢、規(guī)范可行,起草部門應(yīng)對(duì)其起草項(xiàng)目進(jìn)行深入調(diào)查研究,掌握國(guó)家有關(guān)法律、政策及公司現(xiàn)狀,并應(yīng)對(duì)其所擬定文件草案的可行性和執(zhí)行效果有一定的預(yù)測(cè)。

第十六條文件草案應(yīng)包括以下主要內(nèi)容:

(一)文件制定目的;

(二)文件的適用范圍;

(三)各相關(guān)部門應(yīng)履行的職責(zé);

(四)文件的具體規(guī)范或操作程序;

(五)負(fù)責(zé)文件解釋的部門;

(六)實(shí)施生效日期;

(七)其他事項(xiàng)。

第十七條文件應(yīng)符合文件制定的技術(shù)要求,內(nèi)容合法,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),文字簡(jiǎn)明,標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確。文件一般用條文表達(dá),每條可分為項(xiàng)、目、款,款不編序號(hào),另起自然段;項(xiàng)的序號(hào)用中文數(shù)字加括號(hào)依次表述;目的序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字依次表述。內(nèi)容較多的,可以根據(jù)條款涉及內(nèi)容分章、節(jié),并按條表述。各類文件編號(hào)規(guī)定如下:

質(zhì)量手冊(cè)編號(hào)為gh/zl--□□□

程序性文件為gh/_c--□□□

管理性文件為gh/gl--□□□

作業(yè)指導(dǎo)書文件為gh/zy--□□□

外來(lái)文件編號(hào)為wl--□□□,外來(lái)參考文件、法規(guī)、政府文件直接用原件編號(hào)。

第十八條文件中職責(zé)劃分應(yīng)該明確,盡可能減少職能交叉。為便于操作,新訂或修訂文件時(shí)應(yīng)盡可能附操作流程圖,操作流程應(yīng)清晰易懂。

第十九條文件在起草過(guò)程中,應(yīng)當(dāng)廣泛聽取有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門的意見,對(duì)涉及職工利益的應(yīng)當(dāng)聽取職工代表的意見。意見不一致時(shí),要進(jìn)行協(xié)商完善。文件草案意見征詢,一般由文件起草部門負(fù)責(zé)落實(shí)。

第五章文件的審核與發(fā)布

第二十條文件在意見征詢完善后,應(yīng)送文件管理部門審核,必要時(shí)文件管理部門應(yīng)組織相關(guān)專業(yè)人員或提請(qǐng)企業(yè)法律顧問(wèn)論證,對(duì)內(nèi)容有爭(zhēng)議的應(yīng)退回原起草部門進(jìn)一步修改完善。審核的內(nèi)容主要包括:

(一)是否征求相關(guān)部門、單位和管理服務(wù)對(duì)象的意見;

(二)是否與現(xiàn)行的文件協(xié)調(diào)、銜接;有無(wú)沖突、重復(fù);

(三)文件草案體例結(jié)構(gòu)、條款、文字等是否符合文件的要求;

(四)是否切合企業(yè)實(shí)際和體現(xiàn)權(quán)責(zé)利對(duì)等原則;

(五)邏輯是否嚴(yán)密,流程是否順暢,是否具備可操作性;

(六)其他要審核事項(xiàng)。

第二十二條為提高文件的嚴(yán)肅性,根據(jù)有關(guān)法規(guī)、制度的要求,以及公司職責(zé)分工的規(guī)定,各類文件一律由公司董事長(zhǎng)、經(jīng)理、副經(jīng)理簽發(fā)。

第二十三條經(jīng)簽發(fā)的文件,應(yīng)注明生效時(shí)間,以“自發(fā)布之日起執(zhí)行”或明確注明具體的生效時(shí)間,并建立發(fā)放與回收記錄。

第六章文件的執(zhí)行督查與評(píng)估

第二十五條文件一經(jīng)發(fā)布,必須嚴(yán)格執(zhí)行。文件執(zhí)行應(yīng)和文件建設(shè)一起列入各部門目標(biāo)考核。具體由文件管理部門、業(yè)務(wù)部門與目標(biāo)考核管理部門共同配合做好。

第二十六條各部門對(duì)本單位文件執(zhí)行情況負(fù)責(zé)。業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)管理范圍對(duì)相關(guān)文件的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督,及時(shí)跟蹤、收集文件執(zhí)行的信息,為修訂文件提供依據(jù)。對(duì)文件執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出改進(jìn)意見。

第二十七條公司文件主管部門定期或不定期組織對(duì)各項(xiàng)文件執(zhí)行情況進(jìn)行抽查,并對(duì)抽查結(jié)果及時(shí)進(jìn)行反饋。檢查結(jié)果與考核掛鉤。

第二十八條文件發(fā)布后,應(yīng)按年對(duì)文件特別是新建或修改文件的有效性、可行性進(jìn)行評(píng)估,為公司文件體系的進(jìn)一步完善提供依據(jù)。文件評(píng)估由文件管理部門結(jié)合文件督查執(zhí)行情況,在全面征詢各有關(guān)單位意見基礎(chǔ)上完成,并形成評(píng)估報(bào)告后提交公司領(lǐng)導(dǎo)班子。

第七章文件的修訂與廢止

第二十九條文件修改一般由文件的制定部門根據(jù)文件執(zhí)行實(shí)際提出,對(duì)文件執(zhí)行歧義較大或與公司新的管理體制或運(yùn)營(yíng)實(shí)際不符的,文件管理部門可以提請(qǐng)文件的制定部門進(jìn)行修改。

第三十條凡涉及責(zé)任部門、操作程序、執(zhí)行要求等內(nèi)容變化,該文件必須重新修訂發(fā)布。文件修訂按照文件新建程序執(zhí)行,并由各相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)落實(shí)。

第三十一條現(xiàn)行文件被新的文件所取代時(shí),應(yīng)在文件中注明予以廢止。對(duì)因企業(yè)發(fā)展實(shí)際不需要繼續(xù)執(zhí)行或更新的文件,文件管理部門應(yīng)在文件匯編說(shuō)明中予以明確廢止。

第八章文件的匯編

第三十二條本著統(tǒng)一、精簡(jiǎn)、節(jié)約的原則,公司文件匯編由文件管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)。各基層單位可根據(jù)實(shí)際,對(duì)本單位具體操作文件進(jìn)行梳理匯編。

第三十三條文件匯編一般按一年一小編,五年一大編原則進(jìn)行。文件管理部門每年一季度,對(duì)上年度公布實(shí)施文件進(jìn)行統(tǒng)一分類匯編,印制成冊(cè)后下發(fā)。每五年對(duì)企業(yè)文件進(jìn)行一次全面梳理,重新分類匯編下發(fā)。