公司客戶投訴管理制度3篇

公司客戶投訴管理制度旨在維護公司的聲譽，提升客戶滿意度，通過有效處理客戶投訴，及時發(fā)現(xiàn)并解決產(chǎn)品或服務(wù)的問題，從而優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高服務(wù)質(zhì)量，增強客戶忠誠度，最終推動公司的持續(xù)發(fā)展。

包括哪些方面

1. 投訴接收與記錄：建立多渠道投訴接收機制，包括電話、郵件、社交媒體等，并確保所有投訴都被準確記錄，包括投訴人信息、投訴內(nèi)容、時間等關(guān)鍵細節(jié)。

2. 投訴分類與評估：對投訴進行分類，如產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量、價格爭議等，根據(jù)其嚴重程度和影響范圍進行優(yōu)先級排序。

3. 投訴處理流程：設(shè)立明確的處理步驟，包括初步調(diào)查、問題定位、解決方案制定、執(zhí)行反饋及跟蹤，確保每個環(huán)節(jié)都有專人負責。

4. 信息反饋：定期向投訴人更新投訴處理進度，保證透明度，同時收集客戶對處理結(jié)果的滿意度反饋。

5. 數(shù)據(jù)分析：定期分析投訴數(shù)據(jù)，挖掘問題根源，為改進措施提供依據(jù)。

6. 員工培訓(xùn)：提供針對投訴處理的培訓(xùn)，提升員工應(yīng)對投訴的能力和技巧。

重要性

1. 客戶滿意度：有效的投訴管理有助于及時解決客戶問題，提高客戶滿意度，鞏固客戶關(guān)系。

2. 業(yè)務(wù)改進：投訴是改進業(yè)務(wù)的寶貴機會，通過對投訴的深入分析，可以識別出需要改進的領(lǐng)域。

3. 風(fēng)險控制：快速響應(yīng)投訴能降低負面口碑傳播的風(fēng)險，保護公司品牌形象。

4. 法規(guī)遵從：確保公司在處理投訴時遵守相關(guān)法律法規(guī)，避免潛在的法律糾紛。

方案

1. 設(shè)立專門的客戶服務(wù)團隊，負責投訴的接收、記錄和處理，確保高效響應(yīng)。

2. 制定詳細的投訴處理指南，明確責任分配，提升處理效率。

3. 實施投訴處理時間限制，如24小時內(nèi)回復(fù)客戶，確保客戶感受到重視。

4. 對重復(fù)出現(xiàn)的投訴問題，進行深度分析，找出系統(tǒng)性原因，制定預(yù)防措施。

5. 定期對處理結(jié)果進行評估，根據(jù)客戶滿意度調(diào)整策略，持續(xù)優(yōu)化投訴管理。

6. 將投訴處理納入員工績效考核，激勵員工主動解決問題，提升服務(wù)質(zhì)量。

7. 開展客戶滿意度調(diào)查，了解客戶對投訴處理的滿意度，以便不斷改進。

通過上述方案，我們期望構(gòu)建一個高效、透明且客戶導(dǎo)向的投訴管理體系，以客戶為中心，不斷提升我們的產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量。

公司客戶投訴管理制度范文

第1篇 公司客戶投訴管理制度

f公司客戶投訴管理制度

為了迅速處理客護投訴案件,避免擴大影響,維護公司信譽,促進質(zhì)量改善與售后服務(wù),制定本制度。

第一條 適用范圍

本制度適用于本公司在銷售服務(wù)和售后服務(wù)中的下列投訴:

1.與產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的投訴.

2.與新車銷售購銷合同有關(guān)的投訴.

3.與維修質(zhì)量有關(guān)的投訴.

4.與服務(wù)質(zhì)量有關(guān)的投訴.

5.客戶提出的各類提案,建議,批評與意見.

第二條 客戶投訴管理原則

1.預(yù)防原則。為防患于未然,本制度要求如下:

(1)提高全體員工的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力.

(2)加強企業(yè)內(nèi)外部的信息交流.

(3)保持全心全意為公司和客戶著想的工作態(tài)度.

2.及時原則。各部門通力合作,迅速做出反應(yīng),力爭在最短的時間內(nèi)全面解決問題,給投訴者一個及時的圓滿答復(fù).

3.責任原則。本制度規(guī)定責任原則含義如下:

(1)確定投訴處理責任.

(2)確定造成客戶投訴的責任部門和責任人.

(3)確定客戶投訴得不到及時圓滿解決的責任.

4.記錄原則

對每一起客戶投訴做詳細記錄,為企業(yè)吸取教訓(xùn),總結(jié)投訴處理經(jīng)驗,加強投訴管理提供寶貴的原始資料.

第三條 投訴處理職責劃分

客戶關(guān)系顧問/客戶關(guān)系專員

詳細記錄客戶投訴并協(xié)助處理

客戶關(guān)系經(jīng)理

判定投訴性質(zhì)和類別及受理責任人

協(xié)助受理責任人調(diào)查原因和處理投訴

跟進投訴處理的進程

配合業(yè)務(wù)部門制定預(yù)防糾正措施

監(jiān)督預(yù)防糾正措施的落實

銷售經(jīng)理/服務(wù)經(jīng)理

本部門的主要投訴受理人

調(diào)查原因和直接責任者

提出具體解決辦法

預(yù)防糾正措施的制定和落實

總經(jīng)理

投訴解決方案的批準

批準預(yù)防糾正措施并指派人員進行監(jiān)督

檢查預(yù)防糾正措施的落實

第四條 客戶投訴管理流程

對一般意義的客戶投訴,本制度規(guī)定投訴處理的主要步驟如下:

1.客戶關(guān)系顧問或客戶關(guān)系經(jīng)理詳細記錄客戶投訴內(nèi)容,包括投訴時間、投訴內(nèi)容、投訴人、投訴人車牌號等信息,認真傾聽,保持冷靜;同情理解并安慰客戶。

2.客戶關(guān)系經(jīng)理調(diào)查原因后判定投訴性質(zhì).首先確定客戶投訴的類別;判定客戶投訴理由是否充分,投訴要求是否合理,然后填寫客戶投訴處理表確定投訴處理責任.按照客戶投訴內(nèi)容分類,確定具體的受理部門.

3.投訴受理責任人調(diào)查原因.查明出現(xiàn)客戶投訴的具體原因和具體責任者,在一個工作日內(nèi)提出解決辦法。

4.投訴解決辦法經(jīng)總經(jīng)理同意后,客戶關(guān)系專員或客戶關(guān)系經(jīng)理迅速通知客戶,并盡快反饋客戶反應(yīng).

5.關(guān)心詢問客戶對處理結(jié)果的滿意程度

7.對投訴處理過程進行總結(jié)與綜合評價,提出改善對策并落實.

對重大客戶投訴,本制度規(guī)定投訴處理的主要步驟如下:

1、客戶關(guān)系顧問或客戶關(guān)系經(jīng)理詳細記錄客戶投訴內(nèi)容。

2、客戶關(guān)系經(jīng)理將投訴內(nèi)容迅速傳遞給責任部門經(jīng)理、總經(jīng)理,并立即召緊急會議,商磋解決辦法。

3、擬訂解決辦法后由業(yè)務(wù)部門經(jīng)理和客戶關(guān)系經(jīng)理出面與客戶協(xié)商解決。

4、關(guān)心詢問客戶對處理結(jié)果的滿意程度。

5、對投訴處理過程進行總結(jié)與綜合評價,提出改善對策并落實。

第五條 投訴受理人員對投訴案件的處理,應(yīng)以謙恭,禮貌,迅速,周到為原則.

第六條 處罰制度

1.依照投訴所造成的損失大小對具體責任者和部門主管進行責任處罰。

2.對不及時處理投訴造成延誤的投訴受理人進行責任處罰。

第2篇 某物業(yè)項目公司客戶投訴管理制度

物業(yè)項目公司客戶投訴管理制度

一、做到五清楚、一報告的處理原則

(一)聽清楚:在接待用戶投訴時,應(yīng)耐心聽用戶講完,聽清楚用戶投訴的內(nèi)容,不得打斷用戶說話,更不能急于說話。

(二)問清楚:待用戶講完后,要進一步問清楚有關(guān)情況。切記與用戶正面辯駁,應(yīng)客觀冷靜地引導(dǎo)用戶敘述清楚實際情況。

(三)跟清楚:受理用戶投訴要一跟到底,直到問題得到解決并回復(fù)用戶為止。對不能解決的投訴,應(yīng)委婉向用戶講清楚,并確定下次回復(fù)的時間。

(四)復(fù)清楚:對用戶的投訴在充分了解有關(guān)情況后,應(yīng)及時把處理的過程及結(jié)果清楚地回復(fù)用戶,以表明用戶的投訴以得到足夠的重視和妥善的解決。

(五)記清楚:處理用戶投訴后,應(yīng)把投訴的事項、處理過程及結(jié)果清楚地記錄于用戶意見受理表內(nèi),由用戶加蓋意見后收回存檔。

(六)報告:重大投訴,必須馬上報各部門主管或公司領(lǐng)導(dǎo)。

二、投訴處理辦法:

(一)當接到一般性投訴時,將情況記錄在用戶意見受理表后,向有關(guān)職能部門反映,并立即將情況回復(fù)用戶。

(二)遇到重大投訴,超出部門處理權(quán)限,須將投訴事項移交部門主管處理,向投訴用戶解釋原因,并確定回復(fù)時間。

(三)對用戶的書面投訴,要在公司收文登記簿上登記后呈公司領(lǐng)導(dǎo),處理完畢后以書面回復(fù)用戶。

(四)每月對投訴進行一次匯總,記錄在用戶意見受理表上,并根據(jù)用戶投訴情況,進行用戶回訪。

第3篇 某物業(yè)項目公司客戶投訴管理制度怎么寫

物業(yè)項目公司客戶投訴管理制度

一、做到五清楚、一報告的處理原則

(一)聽清楚:在接待用戶投訴時,應(yīng)耐心聽用戶講完,聽清楚用戶投訴的內(nèi)容,不得打斷用戶說話,更不能急于說話。

(二)問清楚:待用戶講完后,要進一步問清楚有關(guān)情況。

切記與用戶正面辯駁,應(yīng)客觀冷靜地引導(dǎo)用戶敘述清楚實際情況。

(三)跟清楚:受理用戶投訴要一跟到底,直到問題得到解決并回復(fù)用戶為止。

對不能解決的投訴,應(yīng)委婉向用戶講清楚,并確定下次回復(fù)的時間。

(四)復(fù)清楚:對用戶的投訴在充分了解有關(guān)情況后,應(yīng)及時把處理的過程及結(jié)果清楚地回復(fù)用戶,以表明用戶的投訴以得到足夠的重視和妥善的解決。

(五)記清楚:處理用戶投訴后,應(yīng)把投訴的事項、處理過程及結(jié)果清楚地記錄于用戶意見受理表內(nèi),由用戶加蓋意見后收回存檔。

(六)報告:重大投訴,必須馬上報各部門主管或公司領(lǐng)導(dǎo)。

二、投訴處理辦法:

(一)當接到一般性投訴時,將情況記錄在用戶意見受理表后,向有關(guān)職能部門反映,并立即將情況回復(fù)用戶。

(二)遇到重大投訴,超出部門處理權(quán)限,須將投訴事項移交部門主管處理,向投訴用戶解釋原因,并確定回復(fù)時間。

(三)對用戶的書面投訴,要在公司收文登記簿上登記后呈公司領(lǐng)導(dǎo),處理完畢后以書面回復(fù)用戶。

(四)每月對投訴進行一次匯總,記錄在用戶意見受理表上,并根據(jù)用戶投訴情況,進行用戶回訪。