有哪些
學校檔案管理管理制度主要包括以下幾個核心部分：
1. 檔案分類與編碼：建立統(tǒng)一的檔案分類標準，確保各類文件有序歸檔，便于查找。
2. 收集與整理：規(guī)定檔案的收集范圍、時間及整理方法，確保檔案完整無損。
3. 存儲與保護：明確檔案的存儲環(huán)境要求，采取必要的保護措施，防止檔案損壞。
4. 利用與借閱：設立借閱制度，規(guī)范檔案的利用流程，保障信息安全。
5. 信息化管理：推行電子化管理，提升檔案檢索效率。
6. 定期審查與銷毀：設定檔案的保存期限，到期進行審查，必要時進行安全銷毀。
實施細則
1. 檔案分類與編碼： - 按照教育行政、教學活動、科研項目、財務資料等類別進行分類。 - 設計一套簡明易懂的編碼體系，如“yj-2021-001”代表2021年的科研項目檔案。
2. 收集與整理： - 每學期結束時，各部門需提交本學期相關檔案至檔案室。 - 檔案整理應保持文件原貌，注明日期、作者等信息。
3. 存儲與保護： - 檔案室應保持恒溫恒濕，定期檢查防潮、防火設施。 - 對珍貴或敏感檔案，應采取專門保護措施，如裝入防酸文件袋。
4. 利用與借閱： - 借閱檔案需填寫申請表，經部門負責人批準后，由檔案管理人員辦理。 - 借閱期限一般不超過兩周，特殊情況需提前申請延期。
5. 信息化管理： - 建立電子檔案庫，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化掃描和上傳。 - 提供在線查詢系統(tǒng)，方便師生快速定位所需檔案。
6. 定期審查與銷毀： - 每年進行一次檔案審查，確認是否需要繼續(xù)保存。 - 符合銷毀條件的檔案，需由檔案管理員、部門負責人和校領導共同簽字確認后方可銷毀。
上墻內容
1. 學校檔案管理規(guī)定
2. 檔案分類與編碼示例
3. 檔案借閱流程圖
4. 檔案室工作時間與聯(lián)系方式
5. 保密承諾書（供借閱人簽署）
以上管理制度旨在規(guī)范學校檔案管理工作，提高檔案利用效率，保障檔案的安全與完整。全體教職員工應嚴格遵守，共同維護良好的檔案管理秩序。
學校檔案管理管理制度范文
第1篇 某學校檔案管理制度
(一)、要明確一位副校長分管檔案工作，應建立綜合檔案室合和建綜合室檔案專柜。配備政治素質好、業(yè)務能力強、熱愛檔案工作的專(兼)職人員，并保持相對穩(wěn)定。
(二)、要將檔案工作和檔案上等級工作納入學校工作的議事日程;納入分管領導和檔案員工作職責;納入教職工范圍和考核獎懲制度。
(三)、檔案人員的主要任務：
1、負責單位文書、教學、教育、會計、后勤材料的收集、整理、保存、統(tǒng)計、利用和鑒定銷毀工作。
文書檔案：是指學校黨、政、工、團(隊)在實際工作中形成的文件材料。
教學檔案：是指學校及教師個人在全部教學活動中形成的文件材料。
教育檔案：是指學校對學生進行教育管理中形成的文件材料。
會計檔案：是指學校的財務工作中形成的帳、表、憑證等材料。
后勤檔案：是指學校的基礎建設、生產、科研等方面形成的材料。
2、凡學校工作中形成的具有保存價值的文件材料，均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔。任何部門和個人不得擅自處理。
3、學校綜合檔案的歸檔時間：文書、會計檔案材料每年四月份進行立卷歸檔;教學、教育檔案材料每學年結束后立卷歸檔。后勤檔案和設備、儀器檔案材料均在工作結束后和設備、儀器安裝試用后立卷歸檔。
4、學校檔案分為永久、長期、短期三個保管期限。
5、卷內文件應齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結果;發(fā)文應有定稿、印本、附件;來往文書應有請示、批復;處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處理結果。
6、卷內文件排列要正文在前，附件在后;印本在前、底稿在后;批復在前，請求在后。各類案卷均要填寫卷內目錄。卷內文件要編寫張次號。歸檔的文件材料字跡清楚，紙質優(yōu)良、簽署完備。不準用鉛筆、圓珠筆和復寫紙書寫，并拆除卷內金屬物。
7、案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應有作者、問題、名稱，能反映卷內文件內容，政治上無誤，文詞上簡明確切。封面要用毛筆正楷字填寫，字跡要工整清潔。
8、文件材料歸檔后，檔案人員應本著便于保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統(tǒng)記，做到排列有序，并按年代和保管期限編號。
(四)、綜合檔案室要做到有專室、專柜、專(兼)職人員負責，切實做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。
(五)、借閱制度
1、外單位人員查閱本校檔案必須持組織介紹信。
2、嚴守檔案材料機密，不準隨便轉借檔案。未經許可不得擅自摘錄和復制。
3、愛護檔案，不得拆卷、涂改、撕毀、圈點、劃道、拆疊等。
4、經批準摘錄的材料，要經檔案室工作人員審查。證明性材料，必須校對無誤后蓋章。
5、外借檔案必須經主管領導同意，并向檔案人員辦理借閱登記手續(xù)。借出時間，一般不得超過七天，超過時間另行辦理手續(xù)。
(六)、檔案工作人員要熟悉檔案，了解需求，積極主動地做好檔案的提供利用工作。檔案室應根據(jù)工作編制大事記、組織沿革、基本情況、數(shù)字匯集、專題概要及綜合檔案室簡介等有效的檢索工作和參考資料，為提供利用檔案創(chuàng)造條件。
(七)、學校檔案的鑒定與銷毀。學校綜合檔案室應按上級教育行政部門和檔案管理部門有關檔案鑒定的規(guī)定。認真做好檔案的鑒定工作。對超過保管期限，失去保存價值的檔案，可提出銷毀意見，并填寫銷毀清冊，報本單位領導和上一級檔案管理部門審批后方可銷毀。銷毀時應指定二人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字，防止失密。
第2篇 學校檔案管理規(guī)章制度
(一)、要明確一位副校長分管檔案工作,應建立綜合檔案室合和建綜合室檔案專柜。
配備政治素質好、業(yè)務能力強、熱愛檔案工作的專(兼)職人員,并保持相對穩(wěn)定。
(二)、要將檔案工作和檔案上等級工作納入學校工作的議事日程;
納入分管領導和檔案員工作職責;
納入教職工范圍和考核獎懲制度。
(三)、檔案人員的主要任務:
1、負責單位文書、教學、教育、會計、后勤材料的收集、整理、保存、統(tǒng)計、利用和鑒定銷毀工作。
文書檔案:是指學校黨、政、工、團(隊)在實際工作中形成的文件材料。
教學檔案:是指學校及教師個人在全部教學活動中形成的文件材料。
教育檔案:是指學校對學生進行教育管理中形成的文件材料。
會計檔案:是指學校的財務工作中形成的帳、表、憑證等材料。
后勤檔案:是指學校的基礎建設、生產、科研等方面形成的材料。
2、凡學校工作中形成的具有保存價值的文件材料,均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔。
任何部門和個人不得擅自處理。
3、學校綜合檔案的歸檔時間:文書、會計檔案材料每年四月份進行立卷歸檔;
教學、教育檔案材料每學年結束后立卷歸檔。
后勤檔案和設備、儀器檔案材料均在工作結束后和設備、儀器安裝試用后立卷歸檔。
4、學校檔案分為永久、長期、短期三個保管期限。
5、卷內文件應齊全完整。
收文應有正文、 、辦理結果;
發(fā)文應有定稿、印本、 ;
來往文書應有請示、批復;
處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處理結果。
6、卷內文件排列要正文在前, 在后;
印本在前、底稿在后;
批復在前,請求在后。
各類案卷均要填寫卷內目錄。
卷內文件要編寫張次號。
歸檔的文件材料字跡清楚,紙質優(yōu)良、簽署完備。
不準用鉛筆、圓珠筆和復寫紙書寫,并拆除卷內金屬物。
7、案卷裝訂要整齊美觀。
標題一般應有作者、問題、名稱,能反映卷內文件內容,政治上無誤,文詞上簡明確切。
封面要用毛筆正楷字填寫,字跡要工整清潔。
8、文件材料歸檔后,檔案人員應本著便于保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統(tǒng)記,做到排列有序,并按年代和保管期限編號。
(四)、綜合檔案室要做到有專室、專柜、專(兼)職人員負責,切實做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。
(五)、借閱制度
1、外單位人員查閱本校檔案必須持組織介紹信。
2、嚴守檔案材料機密,不準隨便轉借檔案。
未經許可不得擅自摘錄和復制。
3、愛護檔案,不得拆卷、涂改、撕毀、圈點、劃道、拆疊等。
4、經批準摘錄的材料,要經檔案室工作人員審查。
證明性材料,必須校對無誤后蓋章。
5、外借檔案必須經主管領導同意,并向檔案人員辦理借閱登記手續(xù)。
借出時間,一般不得超過七天,超過時間另行辦理手續(xù)。
(六)、檔案工作人員要熟悉檔案,了解需求,積極主動地做好檔案的提供利用工作。
檔案室應根據(jù)工作編制大事記、組織沿革、基本情況、數(shù)字匯集、專題概要及綜合檔案室簡介等有效的檢索工作和參考資料,為提供利用檔案創(chuàng)造條件。
(七)、學校檔案的鑒定與銷毀。
學校綜合檔案室應按上級教育行政部門和檔案管理部門有關檔案鑒定的規(guī)定。
認真做好檔案的鑒定工作。
對超過保管期限,失去保存價值的檔案,可提出銷毀意見,并填寫銷毀清冊,報本單位領導和上一級檔案管理部門審批后方可銷毀。
銷毀時應指定二人監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽字,防止失密。
第3篇 學校檔案管理制度
對于學校的人事檔案管理,一定要有正規(guī)的管理制度,如檔案保密制度、檔案借閱制度等。以下為您詳細的提供學校檔案管理制度,僅供參考。
一、檔案保管制度
1、檔案實行專人管理,管理嚴格保管檔案箱、櫥鑰匙,不得帶至辦公室外,非檔案管理人員不得隨便開啟檔案箱、櫥。
2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案,不得向外傳播和介紹檔案、資料內容及存放位置等情況。
3、科學管理檔案,檔案查閱完畢,隨時歸還原處;檔案按保管期結合年代排列存放,資料按類別排列存放。
4、檔案箱、櫥進行統(tǒng)一編號,自門口開始從左至右,自上而下編號,并插上查找案卷指引卡。
5、維護檔案安全,每個箱櫥必須保持整潔,并放置防霉去蟲劑。
6、檔案人員調動工作時,應在離職前辦理交接手續(xù)。
二、檔案保密制度:
1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律,保守秘密,不得擅自擴大檔案利用范圍,不得泄露檔案內容。
2、嚴格檔案借閱制度,健全手續(xù),做到萬無一失。
3、不利于保密的地方不得存放機密文件和資料。
4、不得擅自摘錄、復制檔案內容,不得私自將機密文件和檔案帶回家中和公共場所查閱。
5、不在普通電話、明碼電報、通信中涉及檔案機密。
三、檔案借閱制度
1、外單位查、借檔案,必須持單位介紹信,審明查檔案原因,經本單位分管檔案領導批準后可準予查閱。
2、本單位人員查閱涉入本單位機密的有關檔案,須經領導批準后方可查閱。
3、查、借檔案者必須認真填寫借閱登記簿。
4、查借檔案者要愛護檔案,不準在卷內涂改、勾畫、撕拆、抽取檔案。
5、查閱檔案一律在本單位內查閱,原件一般不得借出,如特殊情況需外借者,須經領導批準,限十天內歸還,并辦理借閱登記手續(xù)。
6、檔案歸還時,檔案工作人員應清點無誤后簽收,發(fā)現(xiàn)問題要查明原因,報領導處理。
四、檔案鑒定制度:
1、按期對檔案保管滿15年的短期檔案進行鑒定工作。
2、鑒定工作要在分管領導下的主持下,由分管領導、業(yè)務人員、檔案人員組成鑒定小組,逐卷進行鑒定,鑒定后要寫出鑒定報告并注明鑒定日期。
3、對鑒定后繼續(xù)保存的檔案要調整保管期限,并在備考表中注明鑒定時間、意見,由小組負責人簽字。
4、對鑒定后需要銷毀的檔案,必須辦理批準手續(xù),寫出書面報告,編制銷毀清冊,報有關領導批準。
5、銷毀檔案時要有2個監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字蓋章,填上日期。
五、檔案移交制度:
1、檔案室應按有關規(guī)定向上級檔案館移交檔案。
2、應移交的檔案包括文書檔案、教學檔案、會議檔案等各門類、載體的具有永久、長期保存價值的全部檔案。
3、檔案移交時應將目錄卡片等檢索工具及編制的組織沿革、全宗介紹、文件匯編、參考資料等隨同一起移交。
4、交接雙方必須根據(jù)移交目錄清點核對,并在交接文據(jù)上簽字蓋章。
5、檔案人員調動工作時,也必須辦理上述移交手續(xù),并經分管領導繁體字認證后方可離開崗位。
六、檔案立卷歸檔制度
1、本部門在工作活動中形成和使用的各種有保存價值的文件以及其它有關材料、錄章錄像帶、照片、文電等應立卷歸檔。
2、必須按本部門立卷歸檔分類方案,將各種有保存價值的文件材料收集齊全完整,由檔案人員和各室分別立卷。
3、每年將有保存價值的文件材料,按照“年度——機構——問題”和文件形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,分類準確,合理組卷。
4、立卷要做到書面材料規(guī)范,排列順序正確,目錄、頁碼清楚,標量確切簡明,保管期限劃分準確,案卷裝訂整齊美觀。
5、文書檔案在第二年九月底前立卷歸檔,其它門類檔案按有關規(guī)定按期歸檔。文書檔案應在第二年十月前移交檔案室,其它門類檔案的移交按有關規(guī)定執(zhí)行。
6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄,向檔案室移交,交接雙方按移交目錄清點核對,并履行簽字手續(xù)。檔案室對接帳的案卷要進行質量檢查,及時登記,編目上架。
7、檔案室對文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進行督促檢查與指導幫助。
七、檔案統(tǒng)計制度:
1、建立、健全科學的檔案統(tǒng)計工作,準確地反映本單位檔案數(shù)量質量及其管理狀況。
2、建立檔案、資料、設備等實物統(tǒng)計工作和登記臺帳,做到數(shù)字準確。
3、堅持做好檔案資料統(tǒng)計的基礎工作,做好平時原始數(shù)據(jù)登記工作,注意積累統(tǒng)計資料。
4、每年對全部檔案資料進行全面檢查,并做詳細記錄。
5、逐步實現(xiàn)統(tǒng)計工作完整性,統(tǒng)計分類標準化,統(tǒng)計基礎工作規(guī)范化。
八、檔案的開發(fā)利用
1、充分利用檔案為教育教學服務。
2、查閱檔案時必須保持案卷整潔,嚴禁涂改。
3、對檔案的利用要及時登記。
九、檢查與考核
1、檔案工作應列入學校和各部門工作計劃,并列入有關人員的職責范圍及工作標準。
2、本標準由學校校長室每學年進行一次全面檢查,并作為考核有關部門、有關人員的依據(jù)。
第4篇 _學校檔案管理制度
(一)、要明確一位副校長分管檔案工作,應建立綜合檔案室合和建綜合室檔案專柜。配備政治素質好、業(yè)務能
力強、熱愛檔案工作的專(兼)職人員,并保持相對穩(wěn)定。
(二)、要將檔案工作和檔案上等級工作納入學校工作的議事日程;納入分管領導和檔案員工作職責;納入教職工范圍和考核獎懲制度。
(三)、檔案人員的主要任務:
1、負責單位文書、教學、教育、會計、后勤材料的收集、整理、保存、統(tǒng)計、利用和鑒定銷毀工作。
文書檔案:是指學校黨、政、工、團(隊)在實際工作中形成的文件材料。
教學檔案:是指學校及教師個人在全部教學活動中形成的文件材料。
教育檔案:是指學校對學生進行教育管理中形成的文件材料。
會計檔案:是指學校的財務工作中形成的帳、表、憑證等材料。
后勤檔案:是指學校的基礎建設、生產、科研等方面形成的材料。
2、凡學校工作中形成的具有保存價值的文件材料,均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔。任何部門和個人不得擅自處理。
3、學校綜合檔案的歸檔時間:文書、會計檔案材料每年四月份進行立卷歸檔;教學、教育檔案材料每學年結束后立卷歸檔。后勤檔案和設備、儀器檔案材料均在工作結束后和設備、儀器安裝試用后立卷歸檔。
4、學校檔案分為永久、長期、短期三個保管期限。
5、卷內文件應齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結果;發(fā)文應有定稿、印本、附件;來往文書應有請示、批復;處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處理結果。
6、卷內文件排列要正文在前,附件在后;印本在前、底稿在后;批復在前,請求在后。各類案卷均要填寫卷內目錄。卷內文件要編寫張次號。歸檔的文件材料字跡清楚,紙質優(yōu)良、簽署完備。不準用鉛筆、圓珠筆和復寫紙書寫,并拆除卷內金屬物。
7、案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應有作者、問題、名稱,能反映卷內文件內容,政治上無誤,文詞上簡明確切。封面要用毛筆正楷字填寫,字跡要工整清潔。
8、文件材料歸檔后,檔案人員應本著便于保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統(tǒng)記,做到排列有序,并按年代和保管期限編號。
(四)、綜合檔案室要做到有專室、專柜、專(兼)職人員負責,切實做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。
(五)、借閱制度
1、外單位人員查閱本校檔案必須持組織介紹信。
2、嚴守檔案材料機密,不準隨便轉借檔案。未經許可不得擅自摘錄和復制。
3、愛護檔案,不得拆卷、涂改、撕毀、圈點、劃道、拆疊等。
4、經批準摘錄的材料,要經檔案室工作人員審查。證明性材料,必須校對無誤后蓋章。
5、外借檔案必須經主管領導同意,并向檔案人員辦理借閱登記手續(xù)。借出時間,一般不得超過七天,超過時間另行辦理手續(xù)。
(六)、檔案工作人員要熟悉檔案,了解需求,積極主動地做好檔案的提供利用工作。檔案室應根據(jù)工作編制大事記、組織沿革、基本情況、數(shù)字匯集、專題概要及綜合檔案室簡介等有效的檢索工作和參考資料,為提供利用檔案創(chuàng)造條件。
(七)、學校檔案的鑒定與銷毀。學校綜合檔案室應按上級教育行政部門和檔案管理部門有關檔案鑒定的規(guī)定。認真做好檔案的鑒定工作。對超過保管期限,失去保存價值的檔案,可提出銷毀意見,并填寫銷毀清冊,報本單位領導和上一級檔案管理部門審批后方可銷毀。銷毀時應指定二人監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽字,防止失密。
第5篇 某中心學校檔案管理制度
中心學校檔案管理制度
一、為了貫徹《中華人民共和國國檔案法》,進一步加強我校檔案管理工作,提高檔案管理水平,充分發(fā)揮檔案作用,更好地為教育、教學服務,結合本校實際情況制定本制度。
二、中心檔案是指學校人事檔案和在教學、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的具有查考、利用、保存價值的各種文字、圖表、聲像以及實物等不同形式、不同載體的文件材料,其構成以教育教學、人事檔案為主,包括人事、職稱、黨群、行政、教師業(yè)務、設備儀器、基建、財會、聲像九個門類的檔案。
三、檔案工作是中心管理基礎工作的組成部分,是維護本校合法權益,維護本校歷史真實面貌的必要條件和依據(jù),是重要的信息資源,是國家的寶貴財富。學校對檔案工作實行統(tǒng)一領導、統(tǒng)一制度、分級管理,確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效地開發(fā)利用。
四、學校檔案工作由少先隊輔導員負責。設人事檔案(負責人事檔案、行政文件、職稱檔案的收集管理),辦公檔案(負責黨群類、行政類、教育教學類、聲像類的收集管理),教學及教師業(yè)務檔案(學生學籍注冊登記建立檔案、教師的業(yè)務檔案的收集整理),會計檔案(會計檔案的收集管理),團隊類檔案,工會類檔案等。
五、人事檔案、辦公檔案由辦公室負責,學生學籍由班主任負責,教師業(yè)務檔案由教研室負責;會計檔案由會計室負責。各處室要有一名領導主管本部門的檔案工作。并設兼職檔案資料員,負責部門文件材料的形成、積累、分類、整理、裝訂、入檔。
六、學校各部門檔案兼職人員的工作任務
1、在本處室主管領導的領導下,貫徹實施中心檔案工作計劃和規(guī)章制度。
2、具體組織本處室有關人員收集、整理本處室各項工作活動形成的文件材料。
3、擬寫檔案卷題名,編制卷內文件目錄,裝訂整理本處室文件材料,并保存好已形成的檔案材料。
4、負責對本處室保存的檔案材料的保管和提供利用工作。
七、中心文件材料的形成、積累、立卷、歸檔工作是中心教育教學以及各項管理程序的組成部分,是本校檔案管理工作的基礎。因此,各門類文件材料的歸檔工作納入學校各項管理工作的職責范圍內,確保重要的教育、教學、教研等各項管理、各種工作、各類會議都有完整、準確、系統(tǒng)的文件材料歸檔。
八、學校實行文件材料形成部門立卷制度,一般由立卷人按照文件材料的自然形成規(guī)律,加上系統(tǒng)整理組卷、編排頁號或卷號,填寫卷內目錄,裝訂后入檔。
九、文件材料歸檔范圍
1、人事、職稱類
主要包括每位教職工的履歷、學歷情況、入黨團情況、獎懲情況、職稱評定、工資情況等文件材料。
2、黨群類
主要包括學校黨、工、團等組織的各種會議文件、記錄、工作計劃、總結、上級有關黨群工作及本校黨務管理的文件。
3、行政類
主要包括學校行政部門的計劃、總結等各項管理工作以及上級有關學校行政管理的綜合文件。
4、教學類
主要包括教學管理、實踐、研究和學生學籍管理、招生、畢業(yè)分配等活動中形成的文件材料。
5、教師業(yè)務類
主要包括教師的登記表、計劃、繼續(xù)教育、業(yè)務進修成績、學期承擔課程和工作量、考勤情況、學期工作考核成績、獎勵情況以及總結、試卷分析、教師自編的教學參考資料,在報刊上發(fā)表的文章、論文、優(yōu)質課教案等。
6、儀器設備類
主要包括各種儀器設備的全套隨機技術文件以及在接受、使用、維修和改進工作中產生的文件材料。
7、財會類
主要包括學校財務活動中形成的會計憑證、帳簿、報表、工資表及其他材料。
8、聲像類
主要包括學校各項工作活動形成的照片(含底片)、錄音帶、錄像帶、幻燈片、磁盤、磁帶以及與聲像材料配套使用的文字材料。
十、歸檔時間要求
1、黨群類、行政類等按學期歸檔。
2、人事類、職稱類按學期歸檔。
3、教學類、教師業(yè)務類于每學期末歸檔,其他各類材料完成一個培養(yǎng)周期后當年寒假前一次性歸檔。
4、儀器設備類檔案材料在設備驗收完畢投入使用后兩個月內歸檔。
5、財務類按會計要求進行定期及時歸檔。
6、少聲像類于每學期末歸檔,聲像載體材料在完成制作后三個月內歸檔,凡歸檔的照片(含底片)、錄音帶必須有文字說明(包括時間、地點、內容、人物和制作者、錄音帶,還有解說詞)。
十一、歸檔的文件材料以原稿為主,必須注意書寫材料及其載體材料的耐久性,禁止使用鉛筆、圓珠筆、復寫紙、純藍墨水或紅墨水書寫,紙質優(yōu)良,字跡工整,圖樣清晰,格式統(tǒng)一,組卷合理。
十二、各處室檔案要編制總目錄、檔案分類目錄,要。有必要的檢索目錄。
十三、學校人事職稱設專門櫥柜存放。
十四、檔案庫房的管理要有防潮、防蟲、防塵等設施,要排放適當、查找方便,對檔案進行科學管理、系統(tǒng)分類、排列、編號。運用計算機實行規(guī)范化、標準化管理。
第6篇 _學校檔案管理規(guī)章制度
(一)、要明確一位副校長分管檔案工作,應建立綜合檔案室合和建綜合室檔案專柜。配備政治素質好、業(yè)務能
力強、熱愛檔案工作的專(兼)職人員,并保持相對穩(wěn)定。
(二)、要將檔案工作和檔案上等級工作納入學校工作的議事日程;納入分管領導和檔案員工作職責;納入教職工范圍和考核獎懲制度。
(三)、檔案人員的主要任務:
1、負責單位文書、教學、教育、會計、后勤材料的收集、整理、保存、統(tǒng)計、利用和鑒定銷毀工作。
文書檔案:是指學校黨、政、工、團(隊)在實際工作中形成的文件材料。
教學檔案:是指學校及教師個人在全部教學活動中形成的文件材料。
教育檔案:是指學校對學生進行教育管理中形成的文件材料。
會計檔案:是指學校的財務工作中形成的帳、表、憑證等材料。
后勤檔案:是指學校的基礎建設、生產、科研等方面形成的材料。
2、凡學校工作中形成的具有保存價值的文件材料,均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔。任何部門和個人不得擅自處理。
3、學校綜合檔案的歸檔時間:文書、會計檔案材料每年四月份進行立卷歸檔;教學、教育檔案材料每學年結束后立卷歸檔。后勤檔案和設備、儀器檔案材料均在工作結束后和設備、儀器安裝試用后立卷歸檔。
4、學校檔案分為永久、長期、短期三個保管期限。
5、卷內文件應齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結果;發(fā)文應有定稿、印本、附件;來往文書應有請示、批復;處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處理結果。
6、卷內文件排列要正文在前,附件在后;印本在前、底稿在后;批復在前,請求在后。各類案卷均要填寫卷內目錄。卷內文件要編寫張次號。歸檔的文件材料字跡清楚,紙質優(yōu)良、簽署完備。不準用鉛筆、圓珠筆和復寫紙書寫,并拆除卷內金屬物。
7、案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應有作者、問題、名稱,能反映卷內文件內容,政治上無誤,文詞上簡明確切。封面要用毛筆正楷字填寫,字跡要工整清潔。
8、文件材料歸檔后,檔案人員應本著便于保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統(tǒng)記,做到排列有序,并按年代和保管期限編號。
(四)、綜合檔案室要做到有專室、專柜、專(兼)職人員負責,切實做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。
(五)、借閱制度
1、外單位人員查閱本校檔案必須持組織介紹信。
2、嚴守檔案材料機密,不準隨便轉借檔案。未經許可不得擅自摘錄和復制。
3、愛護檔案,不得拆卷、涂改、撕毀、圈點、劃道、拆疊等。
4、經批準摘錄的材料,要經檔案室工作人員審查。證明性材料,必須校對無誤后蓋章。
5、外借檔案必須經主管領導同意,并向檔案人員辦理借閱登記手續(xù)。借出時間,一般不得超過七天,超過時間另行辦理手續(xù)。
(六)、檔案工作人員要熟悉檔案,了解需求,積極主動地做好檔案的提供利用工作。檔案室應根據(jù)工作編制大事記、組織沿革、基本情況、數(shù)字匯集、專題概要及綜合檔案室簡介等有效的檢索工作和參考資料,為提供利用檔案創(chuàng)造條件。
(七)、學校檔案的鑒定與銷毀。學校綜合檔案室應按上級教育行政部門和檔案管理部門有關檔案鑒定的規(guī)定。認真做好檔案的鑒定工作。對超過保管期限,失去保存價值的檔案,可提出銷毀意見,并填寫銷毀清冊,報本單位領導和上一級檔案管理部門審批后方可銷毀。銷毀時應指定二人監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽字,防止失密。
第7篇 中小學校檔案管理制度-4
中小學校檔案管理制度(4)
一、檔案是學校工作的歷史記錄,困此,檔案室由學校安排兼職教師負責管理。
二、管理人員要認真做好檔案添置、裝訂登記。
三、檔案要分類在書柜里擺放整齊。
四、文書檔案按年度裝訂。
五、檔案按長期、永久分類擺放。
六、檔案按學年統(tǒng)一編號立卷歸檔,做到排列合理有序,裝訂整齊規(guī)范。
七、每學期結束,學校領導及教師及時上交學期計劃、總結,學校及時安排人員裝訂成冊,立檔歸案。
八、室內保持清潔。
