有哪些
檔案室安全管理制度
1. 安全責(zé)任制度：明確檔案室負(fù)責(zé)人及每位員工的安全職責(zé)，確保人人了解并承擔(dān)起保護(hù)檔案安全的責(zé)任。
2. 人員進(jìn)出管理制度：實(shí)行門禁系統(tǒng)，非檔案室工作人員需經(jīng)許可后方可進(jìn)入，并進(jìn)行登記。
3. 消防安全制度：配備必要的消防設(shè)施，定期檢查維護(hù)，確?；馂?zāi)應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制有效。
4. 防盜與監(jiān)控制度：安裝防盜門窗和視頻監(jiān)控系統(tǒng)，24小時(shí)監(jiān)控檔案室內(nèi)外情況。
5. 環(huán)境控制制度：保持適宜的溫度、濕度，防止檔案受潮、褪色或蟲蛀。
6. 應(yīng)急處理制度：制定應(yīng)急預(yù)案，定期演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。
7. 信息安全制度：對(duì)電子檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)，設(shè)置訪問權(quán)限，防止非法訪問或泄露。
8. 檔案借閱與復(fù)制制度：規(guī)范借閱流程，嚴(yán)格限制復(fù)制，防止檔案丟失或損壞。
9. 培訓(xùn)與教育制度：定期組織安全培訓(xùn)，提升員工的安全意識(shí)和操作技能。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案室負(fù)責(zé)人應(yīng)定期組織安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。
2. 工作人員在離開檔案室時(shí)，必須確保門窗關(guān)閉，設(shè)備關(guān)閉，無遺留火源。
3. 消防器材每月檢查一次，確保完好可用，消防通道保持暢通。
4. 監(jiān)控錄像保存至少30天，以便需要時(shí)查閱。
5. 定期調(diào)整溫濕度，確保在適宜范圍內(nèi)，必要時(shí)使用除濕機(jī)或空調(diào)調(diào)節(jié)。
6. 遇到突發(fā)事件，如火災(zāi)、盜竊等，立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，同時(shí)報(bào)告上級(jí)和相關(guān)部門。
7. 電子檔案的訪問密碼定期更換，嚴(yán)禁私自分享。
8. 借閱檔案需填寫借閱單，經(jīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可帶走，歸還時(shí)需核對(duì)無誤。
9. 新入職員工在一周內(nèi)接受安全培訓(xùn)，全體員工每年至少參加一次復(fù)訓(xùn)。
上墻內(nèi)容
1. “檔案安全，人人有責(zé)?！?
2. “未經(jīng)許可，禁止入內(nèi)。”
3. “消防設(shè)施，不得挪用?！?
4. “保持環(huán)境整潔，預(yù)防檔案損壞。”
5. “緊急出口，保持暢通?！?
6. “保密為重，嚴(yán)禁非法傳播。”
7. “安全第一，預(yù)防為主?！?
8. “遵守規(guī)定，確保檔案安全?！?
9. “定期培訓(xùn)，增強(qiáng)安全意識(shí)。”
通過上述管理制度的實(shí)施，我們旨在營造一個(gè)安全、有序的檔案管理環(huán)境，保障檔案的完整性和保密性，確保公司的業(yè)務(wù)運(yùn)營不受影響。每一位員工都應(yīng)積極參與，共同維護(hù)檔案室的安全。
檔案室安全管理制度范文
第1篇 附小檔案室安全管理制度(范本)
附小檔案室安全管理制度
1.檔案室是學(xué)校黨政文書資料、人事檔案保存使用的場(chǎng)所,列為學(xué)校安全管理要害部位,工作人員應(yīng)特別做好安全工作。
2.檔案室是機(jī)密部位,非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn),不得隨便進(jìn)入室內(nèi)。
3.各類資料進(jìn)入檔案室,必須嚴(yán)格登記制度、借還制度,機(jī)密資料、人事檔案嚴(yán)防丟失、嚴(yán)防泄密事件的發(fā)生。
4.檔案室應(yīng)通風(fēng)、透氣、干燥,做好防濕、防蟲蛀的工作。
5.室內(nèi)消防器材、報(bào)警設(shè)備常年完好,性能良好有效。
6.嚴(yán)禁將任何火種帶入室內(nèi),任何人不準(zhǔn)在檔案室內(nèi)吸煙。
7.門窗堅(jiān)固防盜,工作人員隨手關(guān)窗鎖門,假期、節(jié)日要特別加強(qiáng)看護(hù),確保安全。
第2篇 測(cè)繪檔案室安全管理制度（3）
測(cè)繪檔案室安全管理制度(三)
(一)檔案工作制度
1、檔案工作是測(cè)繪管理工作的一部分,須有一名領(lǐng)導(dǎo)分管。
2、檔案人員應(yīng)及時(shí)將上級(jí)檔案部門的有關(guān)指示向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),以便及時(shí)了解檔案工作動(dòng)向,掌握房產(chǎn)測(cè)繪檔案工作。
3、檔案工作由分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé),對(duì)檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo),在檔案移交時(shí)檢驗(yàn)案卷質(zhì)量。
4、遵照“集中統(tǒng)一管理”的原則,測(cè)繪檔案應(yīng)集中存放在測(cè)繪檔案室,實(shí)行統(tǒng)一管理。
5、根據(jù)國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定,結(jié)合單位檔案工作的實(shí)際適用測(cè)繪實(shí)際的保管期限表、歸檔范圍等。
6、建立以檔案員為骨干的檔案工作網(wǎng)絡(luò),定期檢查。
7、編制各種檢索工具、參考工具,積極為測(cè)繪管理提供便利,及時(shí)做好登記和統(tǒng)計(jì)工作。
8、檔案人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí),不斷提高思想覺悟和不斷更新業(yè)務(wù)知識(shí),使測(cè)繪檔案工作更趨規(guī)范化、科學(xué)化。
(二)檔案工作人員崗位責(zé)任制
1、檔案工作人員必須嚴(yán)格遵守《中華人民共和國國檔案法》和《中華人員共和國保密法》規(guī)定的各項(xiàng)條款,依法辦事;認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。
2、指導(dǎo)各部門的立卷人員和專業(yè)技術(shù)人員按時(shí)做好文件材料的收集、立卷歸檔工作,努力提高案卷質(zhì)量。
3、做好檔案的收集、整理、鑒定和登記、統(tǒng)計(jì)等基礎(chǔ)工作,熟悉所保管的檔案情況。
4、做好檔案的利用服務(wù)工作,編制多種檢索工作和參考資料
做到調(diào)卷及時(shí)迅速、準(zhǔn)確無誤。
5、做好檔案的防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光等安全
防護(hù)工作,維護(hù)國家的檔案不受損失。
6、刻苦學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí),提高業(yè)務(wù)能力和學(xué)術(shù)水平,努力實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化。
7、遵守保密制度。未經(jīng)批準(zhǔn),不得利用職權(quán)擅自擴(kuò)大檔案的利
用范圍,不得泄露檔案的機(jī)密和內(nèi)容,確保檔案機(jī)密的安全。
(三)檔案資料歸檔制度
1、凡是委托測(cè)繪的成果及圖紙、草圖等均屬歸檔范疇。
2、各種資料的形成積累立卷和歸檔工作是檔案員的任務(wù)之一,應(yīng)列檔案員的職責(zé)范圍,建立崗位責(zé)任制,同時(shí)搞好檔案集中和統(tǒng)一管理工作。
3、在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件資料,均應(yīng)整理立卷后歸檔,由檔案室統(tǒng)一管理,不得分散在部門或個(gè)人手中。
4、每月底以前,檔案員必須將上一年度檔案材料按要求整理立卷歸入處室檔案,并將其檔案材料存放檔案室。
5、凡歸檔的案卷必須編制歸檔檔號(hào)、案卷號(hào)、填寫案卷目錄及卷內(nèi)文件目錄,做好向檔案室移交的準(zhǔn)備工作。
6、部門移交案卷時(shí)應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員驗(yàn)收,移交時(shí)應(yīng)履行移交手續(xù),填寫移交清冊(cè)。
(四)檔案庫房管理制度
1、努力創(chuàng)造條件實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理,使庫房管理更趨科學(xué)化。
2、庫房由檔案人員負(fù)責(zé)管理,并負(fù)責(zé)每天檢查門窗電的開關(guān)情況。
3、庫房必須具備防盜、防火、防潮、防光線、防塵等基本保護(hù)條件,并每月檢查一次,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。
4、明確各類檔案的界限,實(shí)行分類分柜存放保管。
5、庫房必須具有專用櫥柜,并被有必要的安全保護(hù)設(shè)施,以確保檔案的安全。
6、非檔案室工作人員不得進(jìn)入庫房,查閱檔案不得在庫房?jī)?nèi)進(jìn)行。
7、庫房?jī)?nèi)不得堆放其他物品,以保證庫房的整潔。
(五)檔案保密保衛(wèi)制度
1、保守檔案機(jī)密是每個(gè)檔案工作人員的神圣職責(zé)。
2、檔案室設(shè)專用檔案庫房,配置專用檔案櫥柜存放檔案。
3、檔案室內(nèi)應(yīng)設(shè)置閱覽檔案室,建立監(jiān)閱制度,防止失密、泄密。
4、檔案庫房和檔案櫥柜必須明確專人管理,鑰匙由專管人員使用。檔案人員工作調(diào)動(dòng)時(shí),必須辦理交接手續(xù)。
5、檔案人員不得將機(jī)密文件、檔案資料帶回家,或探親訪友,或出入公共場(chǎng)所。
6、不得擅自翻印、復(fù)印上級(jí)機(jī)密文件或資料,不得在私人通信或普通電話中涉及檔案機(jī)密;不準(zhǔn)向無關(guān)人員談?wù)?、泄露有關(guān)檔案內(nèi)容。在立卷中形成的各種草稿、廢紙等不得亂扔,一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
7、非檔案人員不得進(jìn)入庫房,不得在庫房中接待親友。
(六)檔案資料借閱制度
根據(jù)《檔案法》和有關(guān)規(guī)定,特制定本制度。
1、外單位查閱檔案,應(yīng)持單位介紹信。
2、查閱各種檔案必須在查閱室進(jìn)行,未經(jīng)同意,不準(zhǔn)私自帶走。
3、凡查閱利用本單位重要的機(jī)密檔案或在一定范圍內(nèi)控制使用的檔案,應(yīng)經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意。
4、檔案嚴(yán)格控制借出,如確因工作需要,應(yīng)經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),借出時(shí)間一般不得超過三天。借閱期間,要確保檔案的安全。
5、利用檔案者,必須注意保守機(jī)密,不得任意瀉漏和向外公布。
6、查閱檔案,必需注意保護(hù)檔案不得在文件材料上圈點(diǎn)。批注、勾畫、污損,更不得拆卷抽取;撕毀原件,違者將依據(jù)《檔案法》規(guī)定追究責(zé)任。
7、對(duì)利用檔案產(chǎn)生了明顯經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的典型事例,利用者責(zé)任向檔案室提供信息反饋。
(七)檔案銷毀制度
1、檔案銷毀必須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門負(fù)責(zé)人審核同意。
2、凡需銷毀的檔案必須編造清冊(cè),并撰寫包括:本單位和卷宗的簡(jiǎn)短歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和詳細(xì)內(nèi)容、鑒定的情況和銷毀的理由等內(nèi)容的書面報(bào)告。
3、銷毀檔案時(shí)必須有兩人以上進(jìn)行監(jiān)銷,在銷毀清冊(cè)上注明“已銷毀”字樣和日期,并需簽名蓋章以示負(fù)責(zé)。
(八)檔案保管制度
1、檔案庫房和檔案柜、資料架要統(tǒng)一編號(hào),檔案、資料要按全宗和分類順序排列整齊,
重點(diǎn)檔案和一般檔案要分別保管并定期檢查,對(duì)破損和模糊不清的檔案、資料及時(shí)修復(fù)和復(fù)制。
2、認(rèn)真落實(shí)檔案庫房的八防措施。庫房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙和存放易
燃品,庫房?jī)?nèi)外放置滅火器材,以應(yīng)急需;庫房門窗要裝置防盜設(shè)備,及時(shí)關(guān)開、上鎖,鑰匙由專人專柜保管,不得隨身攜帶;經(jīng)常清掃、整理庫房?jī)?nèi)外和櫥架內(nèi)外的清潔衛(wèi)生;注意觀測(cè)庫房溫濕度,盡量控制在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn);每年四月份放置一次殺蟲劑,并視情況及時(shí)采取措施,防止鼠咬蟲蛀。
3、對(duì)檔櫥、架要經(jīng)常進(jìn)行保養(yǎng),防止銹蝕,保持美觀清潔。
4、檔案人員每年對(duì)檔案保管情況進(jìn)行一次全面檢查,并作記錄。
(
九)檔案統(tǒng)計(jì)與匯報(bào)制度
檔案統(tǒng)計(jì),是掌握情況,分析和研究檔案工作問題的一種有利工具。加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)工作是提高檔案科學(xué)管理水平的必要措施和重要標(biāo)志。為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)工作,特制度如下統(tǒng)計(jì)制度。
1、辦公室要指定專人兼管檔案統(tǒng)計(jì)工作;負(fù)責(zé)全校檔案構(gòu)成、檔案利用、檔案工作人員構(gòu)成、檔案室基本概況等情況的統(tǒng)計(jì)工作;負(fù)責(zé)上級(jí)檔案部門需要的各種報(bào)表的填報(bào)工作。
2、抓好檔案統(tǒng)計(jì)的原始記錄工作。檔案的登記是檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ),應(yīng)結(jié)合實(shí)際,做好各項(xiàng)原始材料的登記,主要包括下述內(nèi)容:卷內(nèi)目錄、案卷目錄、檔案收進(jìn)、移出登記、檔案利用與利用效益登記。
3、建立健全統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳,掌握檔案的收進(jìn)、整理、利用、移出、銷毀和室內(nèi)各種情況數(shù)據(jù),按上級(jí)部門的要求及時(shí)報(bào)送各種報(bào)表。到年末各類檔案的增減數(shù)據(jù)應(yīng)做到類別清楚、數(shù)字準(zhǔn)確無誤。
4、上級(jí)檔案部門需要的各類報(bào)表,要按時(shí)間要求,準(zhǔn)確無誤地報(bào)出,所報(bào)各類數(shù)據(jù)不得弄虛作假。
5、統(tǒng)計(jì)人員要將統(tǒng)計(jì)工作穿插在檔案的接收、整理、鑒定、移出、銷毀、利用等各項(xiàng)日常工作中進(jìn)行,隨時(shí)保證檔案與帳目相符;每年底對(duì)本年度的各類數(shù)字要進(jìn)行綜合統(tǒng)計(jì),形成完整的統(tǒng)計(jì)資料。
第3篇 _小學(xué)檔案室安全管理制度
長(zhǎng)江路第一小學(xué)檔案室安全管理制度
1、檔案室是學(xué)校黨政文書資料、從事檔案保存使用的場(chǎng)所,列為學(xué)校安全管理要害部位,工作人員應(yīng)特別做好安全工作。
2、檔案室是機(jī)密部位,非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn),不得隨便進(jìn)入室內(nèi)。
3、各類資料進(jìn)入檔案室,必須嚴(yán)格登記制度、借還制度,機(jī)密資料、人事檔案嚴(yán)防丟失、嚴(yán)防泄密事件的發(fā)生。
4、檔案室應(yīng)通風(fēng)、透氣、干燥,做好防濕、防蟲蛆的工作。
5、室內(nèi)消防器材、報(bào)警設(shè)備常年完好,性能良好有效。
6、嚴(yán)禁將任何火種帶入室內(nèi),任何人不準(zhǔn)在檔案室內(nèi)吸煙。
7、門窗堅(jiān)固防盜,工作人員隨手關(guān)窗鎖門,假期、節(jié)日要特別加強(qiáng)看護(hù),確保安全。
第4篇 檔案室安全管理規(guī)定辦法
檔案室安全管理制度就是學(xué)校為確保全校師生的檔案安全而制定的檔案管理制度,來看小編為大家提供的關(guān)于學(xué)校檔案管理的制度,來看下面:
(一)檔案工作制度
1、檔案工作是行政管理工作的一部分,須有一名校領(lǐng)導(dǎo)分管。
2、檔案人員應(yīng)及時(shí)將上級(jí)檔案部門的有關(guān)指示向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),以便及時(shí)了解檔案工作動(dòng)向,領(lǐng)導(dǎo)本校檔案工作。
3、檔案工作由校辦公室負(fù)責(zé),對(duì)各處室的兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo),在檔案移交時(shí)檢驗(yàn)案卷質(zhì)量。
4、遵照“集中統(tǒng)一管理”的原則,本校各類檔案應(yīng)集中存放在校綜合檔案室,實(shí)行統(tǒng)一管理。
5、根據(jù)國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定,結(jié)合學(xué)校檔案工作的實(shí)際適用本校實(shí)際的保管期限表、歸檔范圍等。
6、建立以校各處室兼職檔案員為骨干的學(xué)校檔案工作網(wǎng)絡(luò),定期活動(dòng)。
7、編制各種檢索工具、參考工具,積極為學(xué)校管理提供便利,及時(shí)做好登記和統(tǒng)計(jì)工作。
8、檔案人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí),不斷提高思想覺悟和不斷更新業(yè)務(wù)知識(shí),使學(xué)校檔案工作更趨規(guī)范化、科學(xué)化。
(二)檔案工作人員崗位責(zé)任制
1、檔案工作人員必須嚴(yán)格遵守《中華人民共和國國檔案法》和《中華人員共和國保密法》規(guī)定的各項(xiàng)條款,依法辦事;認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。
2、指導(dǎo)各部門的立卷人員和專業(yè)技術(shù)人員按時(shí)做好文件材料的收集、立卷歸檔工作,努力提高案卷質(zhì)量。
3、做好檔案的收集、整理、鑒定和登記、統(tǒng)計(jì)等基礎(chǔ)工作,熟悉所保管的檔案情況。
4、做好檔案的利用服務(wù)工作,編制多種檢索工作和參考資料
做到調(diào)卷及時(shí)迅速、準(zhǔn)確無誤。
5、 做好檔案的防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光等安全
防護(hù)工作,維護(hù)國家的檔案不受損失。
6、刻苦學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí),提高業(yè)務(wù)能力和學(xué)術(shù)水平,努力實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化。
7、遵守保密制度。
未經(jīng)批準(zhǔn),不得利用職權(quán)擅自擴(kuò)大檔案的利
用范圍,不得泄露檔案的機(jī)密和內(nèi)容,確保檔案機(jī)密的安全。
(三)檔案資料歸檔制度
1、凡是在學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有查閱利用價(jià)值的各種文件資料均屬歸檔范圍。
2、各種資料的形成積累立卷和歸檔工作是各處室的任務(wù)之一,應(yīng)列入各部門兼職檔案員的職責(zé)范圍,建立崗位責(zé)任制,學(xué)校檔案室做好指導(dǎo)和監(jiān)督的同時(shí)搞好檔案集中和統(tǒng)一管理工作。
3、各處室在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件資料,均應(yīng)整理立卷后歸檔,由檔案室統(tǒng)一管理,不得分散在部門或個(gè)人手中。
4、每年三月底以前,處室兼職檔案員必須將上一年度檔案材料按要求整理立卷歸入處室檔案,并將上一年度檔案材料移交檔案室。
5、凡歸檔的案卷必須編制歸檔檔號(hào)、案卷號(hào)、填寫案卷目錄及卷內(nèi)文件目錄,做好向檔案室移交的準(zhǔn)備工作。
6、部門移交案卷時(shí)應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員驗(yàn)收,移交時(shí)應(yīng)履行移交手續(xù),填寫移交清冊(cè)。
(四)檔案庫房管理制度
1、努力創(chuàng)造條件實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理,使庫房管理更趨科學(xué)化。
2、庫房由檔案人員負(fù)責(zé)管理,并負(fù)責(zé)每天檢查門窗電的開關(guān)情況。
3、庫房必須具備防盜、防火、防潮、防光線、防塵等基本保護(hù)條件,并每月檢查一次,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。
4、明確各類檔案的界限,實(shí)行分類分柜存放保管。
5、庫房必須具有專用櫥柜,并被有必要的安全保護(hù)設(shè)施,以確保檔案的安全。
6、非檔案室工作人員不得進(jìn)入庫房,查閱檔案不得在庫房?jī)?nèi)進(jìn)行。
7、庫房?jī)?nèi)不得堆放其他物品,以保證庫房的整潔。
(五)檔案保密保衛(wèi)制度
1、保守檔案機(jī)密是每個(gè)檔案工作人員的神圣職責(zé)。
2、檔案室設(shè)專用檔案庫房,配置專用檔案櫥柜存放檔案。
3、檔案室內(nèi)應(yīng)設(shè)置閱覽檔案室,建立監(jiān)閱制度,防止失密、泄密。
4、檔案庫房和檔案櫥柜必須明確專人管理,鑰匙由專管人員使用。
檔案人員工作調(diào)動(dòng)時(shí),必須辦理交接手續(xù)。
5、檔案人員不得將機(jī)密文件、檔案資料帶回家,或探親訪友,或出入公共場(chǎng)所。
6、不得擅自翻印、復(fù)印上級(jí)機(jī)密文件或資料,不得在私人通信或普通電話中涉及檔案機(jī)密;不準(zhǔn)向無關(guān)人員談?wù)?、泄露有關(guān)檔案內(nèi)容。
在立卷中形成的各種草稿、廢紙等不得亂扔,一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
7、非檔案人員不得進(jìn)入庫房,不得在庫房中接待親友。
(六)檔案資料借閱制度
根據(jù)《檔案法》和有關(guān)規(guī)定,特制定本制度。
1、外單位查閱檔案,應(yīng)持單位介紹信,一般應(yīng)有二人。
查閱機(jī)、絕密或組織、人事方面的文件,必須是黨員。
2、查閱各種檔案必須在查閱室進(jìn)行,未經(jīng)同意,不準(zhǔn)私自帶走。
3、凡查閱利用本單位重要的機(jī)密檔案或在一定范圍內(nèi)控制使用的檔案,應(yīng)經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意。
4、學(xué)校檔案嚴(yán)格控制借出,如確因工作需要,應(yīng)經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),借出時(shí)間一般不得超過三天。
借閱期間,要確保檔案的安全。
5、凡摘抄本校檔案材料,應(yīng)寫明年代、卷號(hào)、張?zhí)?并認(rèn)真校核。
出具證明材料,要加蓋公章,方能有效。
如需要復(fù)制,須經(jīng)經(jīng)辦部門同意。
6、利用檔案者,必須注意保守機(jī)密,不得任意瀉漏和向外公布。
7、查閱檔案,必需注意保護(hù)檔案不得在文件材料上圈點(diǎn)。
批注、勾畫、污損,更不得拆卷抽取;撕毀原件,違者將依據(jù)《檔案法》規(guī)定追究責(zé)任。
8、對(duì)利用檔案產(chǎn)生了明顯經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的典型事例,利用者責(zé)任向檔案室提供信息反饋。
(七)檔案銷毀制度
1、檔案銷毀必須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門負(fù)責(zé)人審核同意。
2、凡需銷毀的檔案必須編造清冊(cè),并撰寫包括:本單位和卷宗的簡(jiǎn)短歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和詳細(xì)內(nèi)容、鑒定的情況和銷毀的理由等內(nèi)容的書面報(bào)告。
3、銷毀檔案時(shí)必須有兩人以上進(jìn)行監(jiān)銷,在銷毀清冊(cè)上注明“已銷毀”字樣和日期,并需簽名蓋章以示負(fù)責(zé)。
4、被銷毀檔案如送造紙廠打漿,必須在監(jiān)督下進(jìn)行,打成紙漿后監(jiān)銷人員方可離開。
(八)檔案保管制度
1、檔案庫房和檔案柜、資料架要統(tǒng)一編號(hào),檔案、資料要按全宗和分類順序排列整齊,
重點(diǎn)檔案和一般檔案要分別保管并定期檢查,對(duì)破損和模糊不清的檔案、資料及時(shí)修復(fù)和復(fù)制。
2、 認(rèn)真落實(shí)檔案庫房的八防措施。
庫房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙和存放易
燃品,庫房?jī)?nèi)外放置滅火器材,以應(yīng)急需;庫房門窗要裝置防盜設(shè)備,及時(shí)關(guān)開、上鎖,鑰匙由專人專柜保管,不得隨身攜帶;經(jīng)常清掃、整理庫房?jī)?nèi)外和櫥架內(nèi)外的清潔衛(wèi)生;注意觀測(cè)庫房溫濕度,盡量控制在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn);每年四月份放置一次殺蟲劑,并視情況及時(shí)采取措施,防止鼠咬蟲蛀。
3、對(duì)檔櫥、架要經(jīng)常進(jìn)行保養(yǎng),防止銹蝕,保持美觀清潔。
4、檔案人員每年對(duì)檔案保管情況進(jìn)行一次全面檢查,并作記錄。
(九)檔案統(tǒng)計(jì)與匯報(bào)制度
檔案統(tǒng)計(jì),是掌握情況,分析和研究檔案工作問題的一種有利工具。
加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)工作是提高檔案科學(xué)管理水平的必要措施和重要標(biāo)志。
為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)工作,特制度如下統(tǒng)計(jì)制度。
1、辦公室要指定專人兼管檔案統(tǒng)計(jì)工作;負(fù)責(zé)全校檔案構(gòu)成、檔案利用、檔案工作人員構(gòu)成、檔案室基本概況等情況的統(tǒng)計(jì)工作;負(fù)責(zé)上級(jí)檔案部門需要的各種報(bào)表的填報(bào)工作。
2、抓好檔案統(tǒng)計(jì)的原始記錄工作。
檔案的登記是檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ),應(yīng)結(jié)合實(shí)際,做好各項(xiàng)原始材料的登記,主要包括下述內(nèi)容:卷內(nèi)目錄、案卷目錄、檔案收進(jìn)、移出登記、檔案利用與利用效益登記。
3、建立健全統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳,掌握檔案的收進(jìn)、整理、利用、移出、銷毀和室內(nèi)各種情況數(shù)據(jù),按上級(jí)部門的要求及時(shí)報(bào)送各種報(bào)表。
到年末各類檔案的增減數(shù)據(jù)應(yīng)做到類別清楚、數(shù)字準(zhǔn)確無誤。
4、上級(jí)檔案部門需要的各類報(bào)表,要按時(shí)間要求,準(zhǔn)確無誤地報(bào)出,所報(bào)各類數(shù)據(jù)不得弄虛作假。
5、統(tǒng)計(jì)人員要將統(tǒng)計(jì)工作穿插在檔案的接收、整理、鑒定、移出、銷毀、利用等各項(xiàng)日常工作中進(jìn)行,隨時(shí)保證檔案與帳目相符;每年底對(duì)本年度的各類數(shù)字要進(jìn)行綜合統(tǒng)計(jì),形成完整的統(tǒng)計(jì)資料。
6、統(tǒng)計(jì)
第5篇 檔案室安全管理制度范本
1、檔案室是學(xué)校黨政文書資料,人事檔案保存使用的場(chǎng)所,列為學(xué)校安全管理要害部位,工作人員應(yīng)特別做好安全工作。
2、檔案室是機(jī)密部位,非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn),不得隨便進(jìn)入室內(nèi)。
3、各類資料進(jìn)入檔案室,必須嚴(yán)格登記制度、借還制度,機(jī)密資料,人事檔案嚴(yán)防丟失,嚴(yán)防泄密事件的發(fā)生。
4、檔案室應(yīng)通風(fēng)、透氣、干燥,做好防濕、防蟲蛀的工作。
5、室內(nèi)消防器材,報(bào)警設(shè)備常年完好,性能良好有效。
6、嚴(yán)禁將任何火種帶入室內(nèi),任何人不準(zhǔn)在檔案室內(nèi)吸煙。
7、門窗堅(jiān)固防盜,工作人員隨手關(guān)窗鎖門,假期、節(jié)日要特別加強(qiáng)看護(hù),確保安全。
第6篇 學(xué)校檔案室安全管理制度
1、檔案室是學(xué)校資料庫,屬機(jī)密部位,由辦公室主任負(fù)責(zé)管理。
2、非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn),不得隨便進(jìn)入室內(nèi)。
3、各類資料進(jìn)入檔案室,嚴(yán)格執(zhí)行登記制度、借還制度,機(jī)密資料嚴(yán)防丟失、嚴(yán)防泄密事件的發(fā)生。
4、檔案室隨時(shí)保持通風(fēng),做好防潮、防霉、防蟲蛀工作。
5、嚴(yán)禁在室內(nèi)抽煙、玩火。
6、定期檢查電線、滅火器,發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)處理和報(bào)告,防止出現(xiàn)事故。
7、隨時(shí)檢查門窗是否完好,保管人員離開時(shí)必須關(guān)窗鎖門,節(jié)假日加強(qiáng)看護(hù),確保防盜安全。
第7篇 檔案室安全管理制度
1 范圍
本制度適用公司檔案室檔案存放、保管的安全管理工作。
2 目的
為加強(qiáng)公司檔案室安全管理,確保檔案存放安全,更好的為公司生產(chǎn)經(jīng)營工作提供服務(wù),制定本制度。
3 各級(jí)人員安全工作職責(zé)
3.1 分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
3.1.1 組織開展宣傳教育活動(dòng),貫徹執(zhí)行《中華人民共和國國檔案法》和上級(jí)關(guān)于檔案工作的各項(xiàng)方針政策。
3.1.2 加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),在檔案室安全方面,從人力、財(cái)力、物力上給予支持;及時(shí)解決工作中的重大問題和困難,逐步改善工作條件,使檔案工作與公司整體工作協(xié)調(diào)發(fā)展。
3.2 檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)
3.2.1 組織本部門人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī),執(zhí)行檔案工作規(guī)章制度,把檔案工作列入本部門的工作計(jì)劃。
3.2.2 對(duì)檔案室安全工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查工作,保證檔案室安全。
3.3 檔案室主任工作職責(zé)
3.3.1 貫徹執(zhí)行國家檔案工作的法律、法規(guī)和規(guī)章制度,負(fù)責(zé)建立公司檔案工作規(guī)章制度。
3.3.2 具體負(fù)責(zé)檔案室安全管理,根據(jù)檔案室安全管理工作需求,逐級(jí)向領(lǐng)導(dǎo)提出改進(jìn)工作和改善條件的意見和建議。
3.4 專職檔案管理人員職責(zé)
3.4.1 負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司文書、業(yè)務(wù)、會(huì)計(jì)、基建、設(shè)備、聲像、統(tǒng)計(jì)等檔案,編制檢索工具,并提供利用服務(wù)。
3.4.2 負(fù)責(zé)做好檔案資料收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀、催還和移交等工作。
3.4.3 切實(shí)加強(qiáng)檔案的保護(hù),做好“八防”工作,保障檔案的完整與安全。
3.4.4 認(rèn)真執(zhí)行國家、行業(yè)、公司有關(guān)保密制度。
3.4.5 積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),不斷提高檔案工作水平。
3.5 檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)
3.5.1 貫徹執(zhí)行《檔案法》及黨和國家有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)方針、政策。
3.5.2 按照公司各類檔案保管期限要求,根據(jù)檔案管理人員提出的申請(qǐng),確定檔案資料的重要程度,及時(shí)組織有關(guān)人員對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定,確定是否銷毀。指定2名以上人員實(shí)施檔案資料銷毀,并督促、檢查制度履行情況。
3.5.3 不斷提高小組成員本崗位業(yè)務(wù)技能,了解熟悉檔案工作有關(guān)要求,增強(qiáng)甄別能力。
3.5.4 認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家的保密制度,確保檔案的安全和保密。
4 檔案管理
4.1 文件材料歸檔制度
4.1.1 根據(jù)《天昌公司文件材料歸檔范圍保管期限表》要求,各部門將承辦完畢的、具有查考利用價(jià)值的文件、材料(包括帳、表、憑證、基建、聲像等),按時(shí)收齊整理歸檔。各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)具體收集、整理,部門負(fù)責(zé)人在檔案資料上交公司檔案室前進(jìn)行把關(guān)。
4.1.2 文件材料歸檔范圍:公司內(nèi)部形成的文件、材料和上級(jí)下發(fā)的所有有關(guān)行業(yè)方針、政策、規(guī)定和反映單位主要職能活動(dòng)的文件、材料、聲像等。
4.1.3 歸檔時(shí)間:按照歸檔規(guī)范要求,每年3月底前,綜合檔案室對(duì)各部門上交的檔案資料整理后及時(shí)歸檔。
4.1.4 綜合檔案室協(xié)助各部門做好專業(yè)、科技、聲像等檔案的歸檔工作,并辦理接收手續(xù),統(tǒng)一歸檔。
4.1.5 綜合檔案室在完成歸檔的同時(shí),切實(shí)做好各種資料、書刊、報(bào)紙的收集整理裝訂工作。
4.2 檔案收集制度
4.2.1 綜合檔案室對(duì)公司文件材料的形成、積累、整理、歸檔進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo),督促檢查。
4.2.2 各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)收集反映本部門業(yè)務(wù)工作情況的各種數(shù)據(jù)、報(bào)表、記錄等資料,于年度結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)將全部文件材料分門類整理好并形成目錄,交綜合檔案室歸檔保存。
4.2.3 具體實(shí)施部門負(fù)責(zé)公司重大活動(dòng)、重要會(huì)議材料的收集工作。
4.2.4 公司內(nèi)部形成的設(shè)備(儀器)材料,由檔案員參加開箱時(shí)直接收集歸檔;本公司形成的基建檔案,由檔案員在參加“基建工程竣工驗(yàn)收會(huì)”時(shí)隨時(shí)收集歸檔。
4.2.5 公司內(nèi)部形成的各種聲像材料,上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯及各種榮譽(yù)證書,由綜合檔案室隨時(shí)收集歸檔。
4.3 檔案保管制度
4.3.1 檔案保管要貫徹“以防為主,防治結(jié)合”的原則。要有適宜保存檔案的庫房和切實(shí)可行的檔案“八防”(防火、防盜、防潮、防塵、防強(qiáng)光、防高溫、防蟲蛀、防鼠咬)措施。
4.3.2 檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和放置易燃易爆危險(xiǎn)品以及對(duì)檔案保護(hù)不利的其它物品,做到專室專用。
4.3.3 檔案保管人員要提高警惕,增強(qiáng)保密觀念,出入檔案室要注意關(guān)門落鎖,下班前要將門窗、照明及其它設(shè)備全部關(guān)閉。
4.3.4 保持檔案室內(nèi)的清潔衛(wèi)生,按時(shí)記錄檔案室內(nèi)溫濕度,定期檢查,補(bǔ)充殺蟲滅菌藥物。
4.3.5 對(duì)室藏檔案要定期進(jìn)行檢查、核對(duì)、做到帳、物相符。對(duì)字跡褪變、損壞的檔案,應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
4.4 檔案安全保密制度
4.4.1 檔案工作人員要認(rèn)真執(zhí)行《中華人民共和國國保守國家秘密法》,嚴(yán)格遵守《保密守則》,切實(shí)保證檔案的安全管理。在調(diào)換工作時(shí),對(duì)所管的檔案要辦理交接手續(xù),離職后對(duì)所了解的機(jī)密情況,不得泄露。
4.4.2 綜合檔案室是機(jī)要部門,非本室人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。
4.4.3 未經(jīng)批準(zhǔn),任何人不得將檔案帶出檔案室,檔案內(nèi)容不得私自摘抄、復(fù)印和隨意傳播。
4.4.4 檔案員要經(jīng)常檢查庫房和檔案的安全,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,認(rèn)真處理。
4.4.5 凡查閱密級(jí)的檔案,應(yīng)按劃密規(guī)定掌握使用,嚴(yán)格控制保密范圍。
4.4.6 到期應(yīng)銷毀的案卷、資料,按規(guī)定手續(xù)報(bào)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),由二人以上監(jiān)銷處理。
4.5 檔案借閱制度
4.5.1 綜合檔案室應(yīng)及時(shí)提供檔案資料的借閱利用,為黨和國家及公司生產(chǎn)經(jīng)營工作服務(wù)。
4.5.2 借閱檔案時(shí),首先由借閱人認(rèn)真填寫借閱檔案登記簿,根據(jù)重要程度報(bào)請(qǐng)不同級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。借閱后應(yīng)按時(shí)歸還,逾期者續(xù)辦手續(xù),否則予以收回。
4.5.3 借閱檔案者,只能查閱指定的檔案材料,不準(zhǔn)翻閱其它文件。
4.5.4 借閱者要珍惜、愛護(hù)檔案,不準(zhǔn)涂改、拆卷、污損、撕抽頁、勾劃等。
4.5.5 借閱者要自覺遵守制度,違者要追究責(zé)任。
4.6 檔案庫房管理制度
4.6.1 按規(guī)定將檔案分類排放、排列整齊。
4.6.2 保持庫房清潔、干燥和衛(wèi)生,切實(shí)做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等工作。
4.6.3 庫房?jī)?nèi)禁止存放易燃、易爆、雜物、食品等危險(xiǎn)物品。經(jīng)常檢查庫房消防器材。
4.6.4 非經(jīng)允許,外人不得隨便進(jìn)入庫房。
4.6.5 管理人員做到人走關(guān)閉門窗,妥善保管庫房鑰匙,確保庫房安全。
4.6.6 檔案管理人員要熟悉庫藏情況,對(duì)庫藏檔案和資料和保管情況定期進(jìn)行檢查核對(duì),作到帳物相符。對(duì)已破損和字跡褪色的檔案,應(yīng)及時(shí)修復(fù)和復(fù)制。
4.6.7 有庫房溫濕度記錄,掌握溫濕度變化情況,進(jìn)行分析,制定管理計(jì)劃。檔案庫房的溫度應(yīng)控制在14度-24度,相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%-60%。
4.6.8 未經(jīng)批準(zhǔn),任何人不準(zhǔn)將檔案帶出庫房,更不準(zhǔn)私自摘抄、外傳、要嚴(yán)格遵守保密制度。
4.6.9 切實(shí)做好平時(shí)防范工作,做到人離燈滅,消除火災(zāi)隱患,保證檔案安全。
4.6.10 庫房由專人管理,借閱室與庫房分開。
4.7 檔案鑒定銷毀制度
4.7.1 檔案鑒定工作,就是甄別和鑒定檔案的價(jià)值,并根據(jù)它們的不同價(jià)值確定不同的保管期限,以便把需要長(zhǎng)久保存的檔案,妥善地保存起來,準(zhǔn)確地剔除無價(jià)值的檔案材料。
4.7.2 根據(jù)上級(jí)檔案部門的指導(dǎo)性文件及公司檔案歸檔范圍和保管期限表的規(guī)定,對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定,堅(jiān)持實(shí)事求是的原則,從實(shí)際出發(fā),正確判定檔案價(jià)值。
4.7.3 進(jìn)行檔案鑒定時(shí),公司檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組具體安排,綜合檔案室和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組共同進(jìn)行。采取直接鑒定的方法,一件一件地審查文件,準(zhǔn)確地進(jìn)行分析,判定其價(jià)值,要以卷內(nèi)最重要的文件價(jià)值來確定該卷的保管期限。
4.7.4 檔案的銷毀。各部門收到的各級(jí)來文,都無權(quán)自行銷毀,必須按照規(guī)定送交檔案室,經(jīng)鑒定后,統(tǒng)一銷毀。
4.7.5 檔案經(jīng)公司檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組鑒定后,組成檔案銷毀小組,負(fù)責(zé)檔案的銷毀工作。
4.7.6 對(duì)超過保管期限或確無保存價(jià)值的文件經(jīng)過鑒定,需要銷毀的檔案,必須編造銷毀登記簿,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可銷毀。
4.7.7 銷毀檔案時(shí),必須由二人以上在指定地點(diǎn)監(jiān)銷,監(jiān)銷人員必須在銷毀登記簿上簽名,并注明銷毀方式和日期。
4.7.8 銷毀檔案登記簿要妥善保管,并將所銷毀檔案在目錄中注銷。
4.8電子文件 電子檔案管理制度
4.8.1 凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中所形成能夠反映公司主要職能和歷史面貌,具有保存價(jià)值的電子文件、電子檔案,均應(yīng)收集、整理、移交綜合檔案室。
4.8.2 各部門兼職檔案員,應(yīng)及時(shí)收集平時(shí)部門產(chǎn)生的電子文件材料,并保持電子文件之間的歷史聯(lián)系,做到齊全完整。
4.8.3 各部門將已收集完整的電子文件材料按要求進(jìn)行整理、分類,轉(zhuǎn)成其它保管期限較長(zhǎng)的載體(光盤、磁盤等)。
4.8.4 對(duì)已形成的電子文件必須標(biāo)明載體信息的內(nèi)容、運(yùn)行工作環(huán)境,相關(guān)支持軟件、其他說明等一同歸檔,并做好電子檔案的登記、檢索工具。
4.8.5 每年3月底以前各部門向檔案室移交上年度的電子檔案。
4.8.6 對(duì)已歸檔的電子檔案有效性保證:每滿一年,對(duì)電子檔案讀取處理有關(guān)的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記,確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性,如不兼容,應(yīng)進(jìn)行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作,原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于3年。
4.8.7 定期檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)填入電子檔案管理登記表。
