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駐外辦事處管理制度旨在規(guī)范和優(yōu)化公司在海外的業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)，確保駐外團(tuán)隊(duì)的工作效率與合規(guī)性，同時(shí)維護(hù)公司的品牌形象和利益。其主要內(nèi)容涵蓋以下幾個(gè)方面：
1. 組織架構(gòu)與職責(zé)分工：明確辦事處的組織結(jié)構(gòu)，包括主任、副主任及各部門負(fù)責(zé)人等職位的職責(zé)與權(quán)限。
2. 業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)與管理：規(guī)定業(yè)務(wù)流程、項(xiàng)目審批、合同簽訂等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和流程。
3. 財(cái)務(wù)管理：設(shè)立財(cái)務(wù)規(guī)章制度，規(guī)范駐外辦事處的財(cái)務(wù)報(bào)告、預(yù)算編制和資金使用。
4. 人力資源管理：包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、福利待遇等方面的規(guī)定。
5. 行政后勤管理：涉及辦公場(chǎng)所、設(shè)備設(shè)施、日常行政事務(wù)的管理和維護(hù)。
6. 法規(guī)遵從與風(fēng)險(xiǎn)管理：強(qiáng)調(diào)遵守當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)，規(guī)避潛在風(fēng)險(xiǎn)。
7. 溝通協(xié)調(diào)機(jī)制：建立與總部及其他辦事處的有效溝通渠道，確保信息的及時(shí)傳遞。
包括哪些方面
1. 人員選拔與培訓(xùn)：確保駐外人員具備專業(yè)技能和跨文化交際能力，定期進(jìn)行業(yè)務(wù)和技能培訓(xùn)。
2. 內(nèi)部控制：設(shè)立內(nèi)部審計(jì)和監(jiān)督機(jī)制，保證業(yè)務(wù)透明度和合規(guī)性。
3. 客戶關(guān)系管理：規(guī)范客戶拜訪、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和危機(jī)處理流程。
4. 市場(chǎng)調(diào)研與分析：定期進(jìn)行市場(chǎng)研究，為公司戰(zhàn)略決策提供依據(jù)。
5. 公關(guān)活動(dòng)：指導(dǎo)辦事處參與當(dāng)?shù)氐墓碴P(guān)系活動(dòng)，提升公司形象。
6. 緊急應(yīng)對(duì)計(jì)劃：制定突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，確保辦事處在特殊情況下能迅速恢復(fù)運(yùn)營(yíng)。
7. 質(zhì)量與安全管理：確保產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量，遵守安全規(guī)定，防止事故的發(fā)生。
重要性
駐外辦事處管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1. 提高效率：通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程，減少?zèng)Q策層級(jí)，提高工作效率。
2. 保障合規(guī)：確保業(yè)務(wù)符合當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)，降低法律風(fēng)險(xiǎn)。
3. 維護(hù)形象：統(tǒng)一的行為準(zhǔn)則有助于塑造專業(yè)、負(fù)責(zé)任的公司形象。
4. 促進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作：清晰的職責(zé)分工和溝通機(jī)制，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力。
5. 適應(yīng)市場(chǎng)變化：靈活的管理制度能快速響應(yīng)市場(chǎng)變化，抓住商業(yè)機(jī)會(huì)。
方案
1. 制度制定：由公司高層與相關(guān)部門共同參與，結(jié)合駐外辦事處的實(shí)際需求，制定詳盡的管理制度。
2. 培訓(xùn)實(shí)施：定期對(duì)駐外人員進(jìn)行制度培訓(xùn)，確保全員理解并執(zhí)行。
3. 監(jiān)督評(píng)估：設(shè)立定期的制度執(zhí)行情況檢查，對(duì)不符合規(guī)定的進(jìn)行整改。
4. 反饋與調(diào)整：鼓勵(lì)員工反饋意見(jiàn)，根據(jù)實(shí)際情況適時(shí)調(diào)整和完善制度。
5. 案例分享：通過(guò)案例分析，強(qiáng)化制度執(zhí)行的效果，提升員工的合規(guī)意識(shí)。
駐外辦事處管理制度的構(gòu)建和執(zhí)行是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要全體員工的共同努力和持續(xù)改進(jìn)，以實(shí)現(xiàn)高效、合規(guī)的海外運(yùn)營(yíng)。
駐外辦事處管理制度范文
第1篇 某駐外辦事處合同管理規(guī)定
駐外辦事處合同管理規(guī)定
1. 目的
加強(qiáng)銷售分公司駐外辦事處合同的簽訂、保管、存檔等管理工作,減少失誤,提高公司經(jīng)濟(jì)效益,保障公司經(jīng)營(yíng)工作的健康發(fā)展。
2. 適用范圍
銷售分公司駐外辦事處
3. 執(zhí)行
銷售分公司駐外辦事處人員
4. 職責(zé)
銷售分公司駐外辦事處的銷售合同由業(yè)務(wù)員簽訂,駐外辦事處經(jīng)理審核,銷售分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
5. 制度
5.1銷售分公司駐外辦事處在簽訂銷售合同前,必須認(rèn)真了解對(duì)方當(dāng)事人的情況,主要包括:對(duì)方當(dāng)事人主體資格、經(jīng)營(yíng)權(quán)限、履約能力、資信情況以及對(duì)方簽約人的簽約權(quán)限等。做到既要考慮我方的經(jīng)濟(jì)利益,又要考慮對(duì)方的履約條件和能力,確保所簽合同有效、有利。
5.2營(yíng)銷人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)《合同法》、《民法通則》等。簽訂銷售合同,必須嚴(yán)格遵守國(guó)家的法律、法規(guī)、政策及其它有關(guān)規(guī)定。簽訂合同時(shí),必須以維護(hù)公司的合法權(quán)益和提高經(jīng)濟(jì)效益為宗旨,嚴(yán)禁借簽訂銷售合同假公濟(jì)私、損公肥私。因合同簽訂的不明、不實(shí)、不公,造成我方經(jīng)濟(jì)損失的,應(yīng)按其過(guò)失或故意所造成的損害后果,承擔(dān)相應(yīng)的行政責(zé)任,經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任甚至法律責(zé)任。
5.3 銷售合同在正式簽訂前,必須按規(guī)定執(zhí)行公司的合同管理辦法、程序與權(quán)限,以各種方式(書面、電話、傳真、電子郵件等)上報(bào)審查,經(jīng)銷售分公司經(jīng)理批準(zhǔn)后,方能正式簽訂。對(duì)合同所涉及的信息費(fèi)、傭金、回扣等費(fèi)用的支付,必須執(zhí)行公司的《財(cái)務(wù)管理辦法》。
5. 4銷售合同的簽訂一定要做到合法性、嚴(yán)密性和可行性。簽訂合同的營(yíng)銷人員作為合同的履約責(zé)任人,對(duì)合同的履行、款項(xiàng)的回收承擔(dān)責(zé)任,負(fù)責(zé)到底。責(zé)任人必須完整地收集合同執(zhí)行過(guò)程中產(chǎn)生的全部書面憑證,并妥善保管。
5.5 如合同履約過(guò)程中出現(xiàn)困難或問(wèn)題,需要變更、補(bǔ)充或解除的,一律采用書面形式(包括當(dāng)事人雙方往來(lái)的函電等),執(zhí)行合同簽訂的審批程序,獲得批準(zhǔn)后,方可執(zhí)行。
5.6如合同履行過(guò)程中,出現(xiàn)糾紛的,經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見(jiàn)的,簽訂書面協(xié)議,由雙方簽字并加蓋法人公章或合同專用章。經(jīng)協(xié)商仍無(wú)法解決的,由公司指派專人負(fù)責(zé)提交仲裁機(jī)構(gòu)或人民法院依法處理。
5.7經(jīng)濟(jì)合同專用章應(yīng)嚴(yán)格按授權(quán)范圍使用,不準(zhǔn)濫用、代用或借用,嚴(yán)禁在空白合同文本上蓋章。經(jīng)濟(jì)合同專用章應(yīng)由專人妥善保管,若有遺失,除立即登報(bào)聲明作廢和向公安機(jī)關(guān)報(bào)案外,還要追究有關(guān)責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和行政責(zé)任。
5.8綜合管理部按業(yè)務(wù)部門分別建立合同檔案和用戶/客戶檔案。每一份合同有一個(gè)公司統(tǒng)一的編號(hào)。合同檔案包括合同正本、副本及附件、合同文本的簽收記錄、變更、補(bǔ)充、解除合同的協(xié)議(包括文本、函電)等,均應(yīng)妥善保管,如有丟失,公司將追究有關(guān)人員責(zé)任。用戶/客戶檔案要包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話 及用戶的自然情況等。
6 管理
6.1 綜合管理部按業(yè)務(wù)部門分別建立合同檔案,由分公司統(tǒng)一編號(hào),檔案內(nèi)容包括:
6.1.1 合同正本、副本、附件。
6.1.2文本簽收記錄。
6.1.3 變更、補(bǔ)充、解除合同的協(xié)議。
6.2綜合管理部/駐外辦事處應(yīng)按用戶/客戶建立用戶檔案,內(nèi)容包括。
6.2.1 用戶名稱、地址、聯(lián)系人、通訊方式。
6.2.2 用戶自然情況。
6.2.3 我公司提供產(chǎn)品/備件、日期、安裝使用情況、售前、售中、售后情況。
6.2.4 履行合同情況
6.2.5 質(zhì)量/技術(shù)問(wèn)題處理情況(表格)
6.3 綜合管理部按產(chǎn)品/備件建立管理臺(tái)帳一式 二份,一份于次月5日前上報(bào)財(cái)務(wù)部,一份銷售分公司保管備查,內(nèi)容包括:
6.3.1 合同號(hào)
6.3.2 合同標(biāo)的
6.3.3 簽約日期,結(jié)算日期,經(jīng)辦人。
6.3.4 用戶名稱
6.3.5 產(chǎn)品/備件名稱,數(shù)量/明細(xì)
6.4 合同作為公司對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要法律依據(jù)和憑證,有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密,嚴(yán)禁有意或無(wú)意向外界泄露合同信息。合同檔案和臺(tái)帳應(yīng)嚴(yán)格保密,未經(jīng)允許,無(wú)關(guān)人員不得查閱。
6.5 公司定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行考核,并逐步將合同簽約率、合同文本質(zhì)量、合同履行情況、合同臺(tái)帳記錄情況等納入公司對(duì)營(yíng)銷人員和駐外辦事處的工作業(yè)績(jī)考核范圍。任何人私自轉(zhuǎn)讓合同,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),公司對(duì)有關(guān)責(zé)任人給予開除處理,并追究其法律責(zé)任。
7 本規(guī)定發(fā)布之日起執(zhí)行。
第2篇 營(yíng)銷部駐外辦事處合同管理規(guī)定
公司營(yíng)銷部駐外辦事處合同管理規(guī)定
1目的
加強(qiáng)營(yíng)銷部駐外辦事處合同的簽訂、保管、存檔等管理工作,減少失誤,提高公司經(jīng)濟(jì)效益,保障公司經(jīng)營(yíng)工作的健康發(fā)展。
2.適用范圍
營(yíng)銷部駐外辦事處
3.執(zhí)行
營(yíng)銷部駐外辦事處人員
4.職責(zé)
營(yíng)銷部駐外辦事處的銷售合同由業(yè)務(wù)員簽訂,駐外辦事處經(jīng)理審核,銷售分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
5.制度
5.1營(yíng)銷部駐外辦事處在簽訂銷售合同前,必須認(rèn)真了解對(duì)方當(dāng)事人的情況,主要包括:對(duì)方當(dāng)事人主體資格、經(jīng)營(yíng)權(quán)限、履約能力、資信情況以及對(duì)方簽約人的簽約權(quán)限等。做到既要考慮我方的經(jīng)濟(jì)利益,又要考慮對(duì)方的履約條件和能力,確保所簽合同有效、有利。
5.2營(yíng)銷人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)《合同法》、《民法通則》等。簽訂銷售合同,必須嚴(yán)格遵守國(guó)家的法律、法規(guī)、政策及其它有關(guān)規(guī)定。簽訂合同時(shí),必須以維護(hù)公司的合法權(quán)益和提高經(jīng)濟(jì)效益為宗旨,嚴(yán)禁借簽訂銷售合同假公濟(jì)私、損公肥私。因合同簽訂的不明、不實(shí)、不公,造成我方經(jīng)濟(jì)損失的,應(yīng)按其過(guò)失或故意所造成的損害后果,承擔(dān)相應(yīng)的行政責(zé)任,經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任甚至法律責(zé)任。
5.3賣買合同在正式簽訂前,必須按規(guī)定執(zhí)行公司的合同管理辦法、程序與權(quán)限,以各種方式(書面、電話、傳真、電子郵件等)上報(bào)審查,經(jīng)銷售分公司經(jīng)理批準(zhǔn)后,方能正式簽訂。對(duì)合同所涉及的信息費(fèi)、傭金、回扣等費(fèi)用的支付,必須執(zhí)行公司的《財(cái)務(wù)管理辦法》。
5.4賣買合同的簽訂一定要做到合法性、嚴(yán)密性和可行性。簽訂合同的營(yíng)銷人員作為合同的履約責(zé)任人,對(duì)合同的履行、款項(xiàng)的回收承擔(dān)責(zé)任,負(fù)責(zé)到底。責(zé)任人必須完整地收集合同執(zhí)行過(guò)程中產(chǎn)生的全部書面憑證,并妥善保管。
5.5如合同履約過(guò)程中出現(xiàn)困難或問(wèn)題,需要變更、補(bǔ)充或解除的,一律采用書面形式(包括當(dāng)事人雙方往來(lái)的函電等),執(zhí)行合同簽訂的審批程序,獲得批準(zhǔn)后,方可執(zhí)行。
5.6如合同履行過(guò)程中,出現(xiàn)糾紛的,經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見(jiàn)的,簽訂書面協(xié)議,由雙方簽字并加蓋法人公章或合同專用章。經(jīng)協(xié)商仍無(wú)法解決的,由公司指派專人負(fù)責(zé)提交仲裁機(jī)構(gòu)或人民法院依法處理。
5.7經(jīng)濟(jì)合同專用章應(yīng)嚴(yán)格按授權(quán)范圍使用,不準(zhǔn)濫用、代用或借用,嚴(yán)禁在空白合同文本上蓋章。經(jīng)濟(jì)合同專用章應(yīng)由專人妥善保管,若有遺失,除立即登報(bào)聲明作廢和向公安機(jī)關(guān)報(bào)案外,還要追究有關(guān)責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和行政責(zé)任。
5.8內(nèi)務(wù)處按業(yè)務(wù)部門分別建立合同檔案和用戶/客戶檔案。每一份合同有一個(gè)公司統(tǒng)一的編號(hào)。合同檔案包括合同正本、副本及附件、合同文本的簽收記錄、變更、補(bǔ)充、解除合同的協(xié)議(包括文本、函電)等,均應(yīng)妥善保管,如有丟失,公司將追究有關(guān)人員責(zé)任。用戶/客戶檔案要包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話及用戶的自然情況等。
6管理
6.1內(nèi)務(wù)處按業(yè)務(wù)部門分別建立合同檔案,由分公司統(tǒng)一編號(hào),檔案內(nèi)容包括:
6.1.1合同正本、副本、附件。
6.1.2文本簽收記錄。
6.1.3變更、補(bǔ)充、解除合同的協(xié)議。
6.2內(nèi)務(wù)處/駐外辦事處應(yīng)按用戶/客戶建立用戶檔案,內(nèi)容包括。
6.2.1用戶名稱、地址、聯(lián)系人、通訊方式。
6.2.2用戶自然情況。
6.2.3我公司提供產(chǎn)品/備件、日期、安裝使用情況、售前、售中、售后情況。
6.2.4履行合同情況
6.2.5質(zhì)量/技術(shù)問(wèn)題處理情況(表格)
6.3綜合管理部按產(chǎn)品/備件建立管理臺(tái)帳一式二份,一份于次月5日前上報(bào)財(cái)務(wù)部,一份銷售分公司保管備查,內(nèi)容包括:
6.3.1合同號(hào)
6.3.2合同標(biāo)的
6.3.3簽約日期,結(jié)算日期,經(jīng)辦人。
6.3.4用戶名稱
6.3.5產(chǎn)品/備件名稱,數(shù)量/明細(xì)
6.4合同作為公司對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要法律依據(jù)和憑證,有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密,嚴(yán)禁有意或無(wú)意向外界泄露合同信息。合同檔案和臺(tái)帳應(yīng)嚴(yán)格保密,未經(jīng)允許,無(wú)關(guān)人員不得查閱。
6.5公司定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行考核,并逐步將合同簽約率、合同文本質(zhì)量、合同履行情況、合同臺(tái)帳記錄情況等納入公司對(duì)營(yíng)銷人員和駐外辦事處的工作業(yè)績(jī)考核范圍。任何人私自轉(zhuǎn)讓合同,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),公司對(duì)有關(guān)責(zé)任人給予開除處理,并追究其法律責(zé)任。
7本規(guī)定發(fā)布之日起執(zhí)行。
第3篇 z駐外辦事處合同管理規(guī)定
1. 目的
加強(qiáng)銷售分公司駐外辦事處合同的簽訂、保管、存檔等管理工作,減少失誤,提高公司經(jīng)濟(jì)效益,保障公司經(jīng)營(yíng)工作的健康發(fā)展。
2. 適用范圍
銷售分公司駐外辦事處
3. 執(zhí)行
銷售分公司駐外辦事處人員
4. 職責(zé)
銷售分公司駐外辦事處的銷售合同由業(yè)務(wù)員簽訂,駐外辦事處經(jīng)理審核,銷售分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
5. 制度
5.1銷售分公司駐外辦事處在簽訂銷售合同前,必須認(rèn)真了解對(duì)方當(dāng)事人的情況,主要包括:對(duì)方當(dāng)事人主體資格、經(jīng)營(yíng)權(quán)限、履約能力、資信情況以及對(duì)方簽約人的簽約權(quán)限等。做到既要考慮我方的經(jīng)濟(jì)利益,又要考慮對(duì)方的履約條件和能力,確保所簽合同有效、有利。
5.2營(yíng)銷人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)《合同法》、《民法通則》等。簽訂銷售合同,必須嚴(yán)格遵守國(guó)家的法律、法規(guī)、政策及其它有關(guān)規(guī)定。簽訂合同時(shí),必須以維護(hù)公司的合法權(quán)益和提高經(jīng)濟(jì)效益為宗旨,嚴(yán)禁借簽訂銷售合同假公濟(jì)私、損公肥私。因合同簽訂的不明、不實(shí)、不公,造成我方經(jīng)濟(jì)損失的,應(yīng)按其過(guò)失或故意所造成的損害后果,承擔(dān)相應(yīng)的行政責(zé)任,經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任甚至法律責(zé)任。
5.3 銷售合同在正式簽訂前,必須按規(guī)定執(zhí)行公司的合同管理辦法、程序與權(quán)限,以各種方式(書面、電話、傳真、電子郵件等)上報(bào)審查,經(jīng)銷售分公司經(jīng)理批準(zhǔn)后,方能正式簽訂。對(duì)合同所涉及的信息費(fèi)、傭金、回扣等費(fèi)用的支付,必須執(zhí)行公司的《財(cái)務(wù)管理辦法》。
5. 4銷售合同的簽訂一定要做到合法性、嚴(yán)密性和可行性。簽訂合同的營(yíng)銷人員作為合同的履約責(zé)任人,對(duì)合同的履行、款項(xiàng)的回收承擔(dān)責(zé)任,負(fù)責(zé)到底。責(zé)任人必須完整地收集合同執(zhí)行過(guò)程中產(chǎn)生的全部書面憑證,并妥善保管。
5.5 如合同履約過(guò)程中出現(xiàn)困難或問(wèn)題,需要變更、補(bǔ)充或解除的,一律采用書面形式(包括當(dāng)事人雙方往來(lái)的函電等),執(zhí)行合同簽訂的審批程序,獲得批準(zhǔn)后,方可執(zhí)行。
5.6如合同履行過(guò)程中,出現(xiàn)糾紛的,經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見(jiàn)的,簽訂書面協(xié)議,由雙方簽字并加蓋法人公章或合同專用章。經(jīng)協(xié)商仍無(wú)法解決的,由公司指派專人負(fù)責(zé)提交仲裁機(jī)構(gòu)或人民法院依法處理。
5.7經(jīng)濟(jì)合同專用章應(yīng)嚴(yán)格按授權(quán)范圍使用,不準(zhǔn)濫用、代用或借用,嚴(yán)禁在空白合同文本上蓋章。經(jīng)濟(jì)合同專用章應(yīng)由專人妥善保管,若有遺失,除立即登報(bào)聲明作廢和向公安機(jī)關(guān)報(bào)案外,還要追究有關(guān)責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和行政責(zé)任。
5.8綜合管理部按業(yè)務(wù)部門分別建立合同檔案和用戶/客戶檔案。每一份合同有一個(gè)公司統(tǒng)一的編號(hào)。合同檔案包括合同正本、副本及附件、合同文本的簽收記錄、變更、補(bǔ)充、解除合同的協(xié)議(包括文本、函電)等,均應(yīng)妥善保管,如有丟失,公司將追究有關(guān)人員責(zé)任。用戶/客戶檔案要包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話 及用戶的自然情況等。
6 管理
6.1 綜合管理部按業(yè)務(wù)部門分別建立合同檔案,由分公司統(tǒng)一編號(hào),檔案內(nèi)容包括:
第4篇 某駐外辦事處合同管理規(guī)定
1. 目的
加強(qiáng)銷售分公司駐外辦事處合同的簽訂、保管、存檔等管理工作,減少失誤,提高公司經(jīng)濟(jì)效益,保障公司經(jīng)營(yíng)工作的健康發(fā)展。
2. 適用范圍
銷售分公司駐外辦事處
3. 執(zhí)行
銷售分公司駐外辦事處人員
4. 職責(zé)
銷售分公司駐外辦事處的銷售合同由業(yè)務(wù)員簽訂,駐外辦事處經(jīng)理審核,銷售分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
5. 制度
5.1銷售分公司駐外辦事處在簽訂銷售合同前,必須認(rèn)真了解對(duì)方當(dāng)事人的情況,主要包括:對(duì)方當(dāng)事人主體資格、經(jīng)營(yíng)權(quán)限、履約能力、資信情況以及對(duì)方簽約人的簽約權(quán)限等。做到既要考慮我方的經(jīng)濟(jì)利益,又要考慮對(duì)方的履約條件和能力,確保所簽合同有效、有利。
5.2營(yíng)銷人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)《合同法》、《民法通則》等。簽訂銷售合同,必須嚴(yán)格遵守國(guó)家的法律、法規(guī)、政策及其它有關(guān)規(guī)定。簽訂合同時(shí),必須以維護(hù)公司的合法權(quán)益和提高經(jīng)濟(jì)效益為宗旨,嚴(yán)禁借簽訂銷售合同假公濟(jì)私、損公肥私。因合同簽訂的不明、不實(shí)、不公,造成我方經(jīng)濟(jì)損失的,應(yīng)按其過(guò)失或故意所造成的損害后果,承擔(dān)相應(yīng)的行政責(zé)任,經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任甚至法律責(zé)任。
5.3 銷售合同在正式簽訂前,必須按規(guī)定執(zhí)行公司的合同管理辦法、程序與權(quán)限,以各種方式(書面、電話、傳真、電子郵件等)上報(bào)審查,經(jīng)銷售分公司經(jīng)理批準(zhǔn)后,方能正式簽訂。對(duì)合同所涉及的信息費(fèi)、傭金、回扣等費(fèi)用的支付,必須執(zhí)行公司的《財(cái)務(wù)管理辦法》。
5. 4銷售合同的簽訂一定要做到合法性、嚴(yán)密性和可行性。簽訂合同的營(yíng)銷人員作為合同的履約責(zé)任人,對(duì)合同的履行、款項(xiàng)的回收承擔(dān)責(zé)任,負(fù)責(zé)到底。責(zé)任人必須完整地收集合同執(zhí)行過(guò)程中產(chǎn)生的全部書面憑證,并妥善保管。
5.5 如合同履約過(guò)程中出現(xiàn)困難或問(wèn)題,需要變更、補(bǔ)充或解除的,一律采用書面形式(包括當(dāng)事人雙方往來(lái)的函電等),執(zhí)行合同簽訂的審批程序,獲得批準(zhǔn)后,方可執(zhí)行。
5.6如合同履行過(guò)程中,出現(xiàn)糾紛的,經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見(jiàn)的,簽訂書面協(xié)議,由雙方簽字并加蓋法人公章或合同專用章。經(jīng)協(xié)商仍無(wú)法解決的,由公司指派專人負(fù)責(zé)提交仲裁機(jī)構(gòu)或人民法院依法處理。
5.7經(jīng)濟(jì)合同專用章應(yīng)嚴(yán)格按授權(quán)范圍使用,不準(zhǔn)濫用、代用或借用,嚴(yán)禁在空白合同文本上蓋章。經(jīng)濟(jì)合同專用章應(yīng)由專人妥善保管,若有遺失,除立即登報(bào)聲明作廢和向公安機(jī)關(guān)報(bào)案外,還要追究有關(guān)責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和行政責(zé)任。
5.8綜合管理部按業(yè)務(wù)部門分別建立合同檔案和用戶/客戶檔案。每一份合同有一個(gè)公司統(tǒng)一的編號(hào)。合同檔案包括合同正本、副本及附件、合同文本的簽收記錄、變更、補(bǔ)充、解除合同的協(xié)議(包括文本、函電)等,均應(yīng)妥善保管,如有丟失,公司將追究有關(guān)人員責(zé)任。用戶/客戶檔案要包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話 及用戶的自然情況等。
6 管理
6.1 綜合管理部按業(yè)務(wù)部門分別建立合同檔案,由分公司統(tǒng)一編號(hào),檔案內(nèi)容包括:
6.1.1 合同正本、副本、附件。
6.1.2文本簽收記錄。
6.1.3 變更、補(bǔ)充、解除合同的協(xié)議。
6.2綜合管理部/駐外辦事處應(yīng)按用戶/客戶建立用戶檔案,內(nèi)容包括。
6.2.1 用戶名稱、地址、聯(lián)系人、通訊方式。
6.2.2 用戶自然情況。
6.2.3 我公司提供產(chǎn)品/備件、日期、安裝使用情況、售前、售中、售后情況。
6.2.4 履行合同情況
6.2.5 質(zhì)量/技術(shù)問(wèn)題處理情況(表格)
6.3 綜合管理部按產(chǎn)品/備件建立管理臺(tái)帳一式 二份,一份于次月5日前上報(bào)財(cái)務(wù)部,一份銷售分公司保管備查,內(nèi)容包括:
6.3.1 合同號(hào)
6.3.2 合同標(biāo)的
6.3.3 簽約日期,結(jié)算日期,經(jīng)辦人。
6.3.4 用戶名稱
6.3.5 產(chǎn)品/備件名稱,數(shù)量/明細(xì)
6.4 合同作為公司對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要法律依據(jù)和憑證,有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密,嚴(yán)禁有意或無(wú)意向外界泄露合同信息。合同檔案和臺(tái)帳應(yīng)嚴(yán)格保密,未經(jīng)允許,無(wú)關(guān)人員不得查閱。
6.5 公司定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行考核,并逐步將合同簽約率、合同文本質(zhì)量、合同履行情況、合同臺(tái)帳記錄情況等納入公司對(duì)營(yíng)銷人員和駐外辦事處的工作業(yè)績(jī)考核范圍。任何人私自轉(zhuǎn)讓合同,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),公司對(duì)有關(guān)責(zé)任人給予開除處理,并追究其法律責(zé)任。
7 本規(guī)定發(fā)布之日起執(zhí)行。
