- 目錄
本文旨在制定一套文員管理制度，旨在提高工作效率，保證工作質(zhì)量，優(yōu)化辦公環(huán)境，以及提升團(tuán)隊(duì)協(xié)作和溝通效果。我們將探討文員的職責(zé)劃分、工作流程、績(jī)效評(píng)估、培訓(xùn)發(fā)展、行為規(guī)范等方面，并強(qiáng)調(diào)制度的重要性和實(shí)施方案。
包括哪些方面
1. 職責(zé)與權(quán)限：明確文員的工作范圍、具體職責(zé)和相應(yīng)權(quán)限，確保職責(zé)清晰，避免工作重疊。
2. 工作流程：設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程，包括文件處理、會(huì)議安排、信息傳遞等，提高工作效率。
3. 績(jī)效管理：建立公正的績(jī)效評(píng)價(jià)體系，以量化指標(biāo)和定性評(píng)估相結(jié)合，激勵(lì)文員提升工作表現(xiàn)。
4. 培訓(xùn)與發(fā)展：定期提供專業(yè)技能培訓(xùn)，促進(jìn)文員個(gè)人成長(zhǎng)，提升團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)。
5. 行為規(guī)范：設(shè)定職業(yè)道德和行為準(zhǔn)則，確保文員遵守公司文化和辦公環(huán)境的和諧。
重要性
良好的文員管理制度對(duì)于企業(yè)運(yùn)營(yíng)至關(guān)重要。它能：
1. 提升效率：通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程，減少錯(cuò)誤和延誤，提高辦公效率。
2. 保證質(zhì)量：明確職責(zé)和標(biāo)準(zhǔn)，確保工作質(zhì)量穩(wěn)定，滿足客戶需求。
3. 促進(jìn)溝通：建立有效的信息傳遞機(jī)制，增進(jìn)團(tuán)隊(duì)間的溝通與協(xié)作。
4. 激發(fā)潛力：通過(guò)績(jī)效評(píng)估和培訓(xùn)，激發(fā)文員潛能，推動(dòng)個(gè)人和團(tuán)隊(duì)的發(fā)展。
5. 維護(hù)秩序：行為規(guī)范保障辦公環(huán)境的有序，維護(hù)公司形象。
方案
1. 制度制定：由人力資源部門(mén)主導(dǎo)，各部門(mén)參與，確保制度全面覆蓋文員工作各個(gè)方面。
2. 宣傳教育：組織全員培訓(xùn)，解讀制度內(nèi)容，使文員理解并接受新的管理制度。
3. 執(zhí)行監(jiān)督：設(shè)立專門(mén)的執(zhí)行小組，定期檢查制度執(zhí)行情況，及時(shí)調(diào)整和完善。
4. 反饋機(jī)制：鼓勵(lì)文員提出建議和問(wèn)題，定期收集反饋，以持續(xù)改進(jìn)制度。
5. 激勵(lì)與獎(jiǎng)懲：根據(jù)績(jī)效評(píng)估結(jié)果，實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰措施，確保制度的有效執(zhí)行。
這套文員管理制度將為我們的企業(yè)構(gòu)建一個(gè)高效、有序、和諧的辦公環(huán)境，為文員提供明確的職業(yè)發(fā)展路徑，同時(shí)也為企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。我們期待每位文員都能在這一制度下發(fā)揮出最大的工作效能，共同推動(dòng)公司的繁榮。
文員管理制度范文
第1篇 房地產(chǎn)工程管理中心文員崗位職責(zé)描述
房地產(chǎn)公司工程管理中心文員崗位描述
1、職務(wù)名稱:工程管理中心文員
2、直接上級(jí):工程管理中心副總經(jīng)理
3、本職工作:負(fù)責(zé)預(yù)決算部的全面工作
4、工作責(zé)任:
_負(fù)責(zé)收集、整理工程有關(guān)政策法規(guī)和信息動(dòng)態(tài)。
_負(fù)責(zé)有關(guān)工程項(xiàng)目的文字打印、整理工作。
_負(fù)責(zé)各工程項(xiàng)目組技術(shù)資料檔案的立卷歸檔和保管借閱工作。
_負(fù)責(zé)收集并保管公司和各項(xiàng)目監(jiān)理部拍攝的各種會(huì)議,工程業(yè)務(wù)上的照片和像片。
_負(fù)責(zé)圖紙、文件、資料的簽收、分發(fā)、保管等工作。
_完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦其它工作。
第2篇 管理部文員職責(zé)任職要求
不同的管理部門(mén),對(duì)于管理部文員的招聘都會(huì)有不同的經(jīng)驗(yàn)要求,以下制度職責(zé)大全區(qū)某企業(yè)的管理部文員任職要求資料,僅供參考。
1、熟練運(yùn)用word、e_cel、photoshop、ppt等辦公軟件。
2、熟悉考勤管理工作,有該崗位工作經(jīng)驗(yàn)優(yōu)先。
3、表達(dá)溝通能力、執(zhí)行力強(qiáng)。
4、熱愛(ài)本職工作,有良好的溝通能力。
第3篇 管理部文員工作崗位職責(zé)
在多個(gè)文員崗位中,管理部文員根據(jù)不同的行業(yè),其工作職責(zé)都不同,以下制度職責(zé)大全人才網(wǎng)整理了管理部文員崗位職責(zé),可供參考。
1、考勤數(shù)據(jù)收集,日、月考勤匯總,異常情況反饋、跟蹤、稽核
2、新進(jìn)人員入職手續(xù)辦理
3、來(lái)訪客人的前臺(tái)接待、被訪人確認(rèn);
4、應(yīng)聘人員的前臺(tái)接待、填表及面試指導(dǎo);
5、桶裝飲用水訂購(gòu),每月員工生日統(tǒng)計(jì)、紅包發(fā)放;
6、來(lái)往信件、報(bào)刊、包裹的接收、分發(fā);
7、公司各部門(mén)人員出差的飛機(jī)票、火車票、汽車票、宴請(qǐng)、酒店住宿的預(yù)訂;
第4篇 物業(yè)保安管理部文員錄用標(biāo)準(zhǔn)
物業(yè)(保安)管理部文員錄用標(biāo)準(zhǔn)
一.基本要求:
1.性別:女,身高158cm以上;
2.年齡:30歲以下,儀態(tài)端莊,氣質(zhì)良好;
3.身體狀況:經(jīng)正規(guī)醫(yī)院體檢合格。
二.學(xué)歷要求:高中、中?；蛞陨蠈W(xué)歷;
三.持證:身份證、學(xué)歷證書(shū)以及計(jì)算機(jī)培訓(xùn)(等級(jí))證書(shū);
四.專業(yè)要求:
1.一年以上辦公室文檔工作經(jīng)驗(yàn);
2.計(jì)算機(jī)應(yīng)用熟悉,打字速度每分鐘55個(gè)以上;
3.熟悉應(yīng)用文寫(xiě)作,具備一定的文字協(xié)作能力(可獨(dú)立擬報(bào)告、總結(jié)、通啟及訂計(jì)劃);
五.溝通協(xié)作能力:善于主動(dòng)溝通,能妥善處理各部門(mén)關(guān)系,交際能力
強(qiáng),協(xié)作性好;
六.基礎(chǔ)要求:
1.工作認(rèn)真細(xì)致,責(zé)任心強(qiáng),積極主動(dòng);
2.個(gè)性開(kāi)朗,熱情大方;
3.具備較好的涵養(yǎng),文明有禮。
第5篇 物業(yè)管理部文員 職務(wù)說(shuō)明書(shū)
物業(yè)管理部文員職務(wù)說(shuō)明書(shū)
工作概述:負(fù)責(zé)員工考勤、人事變動(dòng)記錄;保管、整理各類文檔與保密;負(fù)責(zé)物資申購(gòu)、歸類、保管與發(fā)放,做好來(lái)訪人員接待工作等。
(一).任職資格
1、性別:女
2、年齡要求:30歲以下;
3、身體要求:158cm以上,儀態(tài)端莊;
4、學(xué)歷要求:高中、中專或以上學(xué)歷;
5、工作經(jīng)歷:有一年以上辦公室文檔工作經(jīng)驗(yàn)
6、工作技能要求
經(jīng)《辦公室文員錄用標(biāo)準(zhǔn)》評(píng)測(cè)合格后予以試用;并經(jīng)《辦公室文員試用合格轉(zhuǎn)正標(biāo)準(zhǔn)》評(píng)測(cè)合格后予以轉(zhuǎn)正。
(二)工作關(guān)系
1、直接上級(jí):經(jīng)理助理
2、合作部門(mén):人力資源部、財(cái)務(wù)部、客戶服務(wù)部、倉(cāng)庫(kù)及管理處辦公室
(三)崗位職責(zé)
1、負(fù)責(zé)部門(mén)公文、函件、報(bào)刊、通訊、表格等資料的分類、登記、保管與保密;
2、負(fù)責(zé)辦公區(qū)域日常衛(wèi)生清潔及其公共用品、物件的整理;
3、負(fù)責(zé)接聽(tīng)辦公電話并做好記錄,重要情況及時(shí)匯報(bào);
4、做好來(lái)訪接待工作;
5、負(fù)責(zé)裝備物資、器材、辦公(崗位)用品的領(lǐng)取、保管;
6、做好部門(mén)會(huì)議記錄、整理;
7、負(fù)責(zé)員工的考勤、加班、休假、工傷、保險(xiǎn)的跟進(jìn)匯總及各類報(bào)表填寫(xiě)工作;
8、對(duì)部門(mén)工作提出參考性意見(jiàn)、建議;
9、負(fù)責(zé)部門(mén)板報(bào)、通啟欄、評(píng)比欄、制度欄等各類宣傳欄的標(biāo)貼、整理、布置等;
10、完成上級(jí)交辦的其它工作。
(四)工作目標(biāo)及衡量標(biāo)準(zhǔn)
1、確保各類文件資料分類保管清晰,標(biāo)簽齊全,無(wú)缺失;確保2分鐘內(nèi)可查閱到所需文檔資料;保密性好,無(wú)泄露或文件遺失;
2、確保辦公區(qū)內(nèi)無(wú)煙頭、紙屑,地面光亮。電腦網(wǎng)線無(wú)纏絞、混亂;門(mén)崗、柜、風(fēng)扇及沿?zé)o積塵,墻面無(wú)蜘蛛網(wǎng)及痕跡,物品設(shè)置直線分明、簡(jiǎn)潔;
3、確保來(lái)電號(hào)碼及要點(diǎn)記錄清晰,無(wú)誤記、漏報(bào)或轉(zhuǎn)告出錯(cuò);
4、按《來(lái)訪接待操作規(guī)程》接待客人,確保來(lái)訪客人無(wú)因接待不周,待客態(tài)度不積極而引致客人不悅、不滿或投訴;
5、確保辦公用品出入倉(cāng)簽名確認(rèn)核實(shí),無(wú)因管理不善而致公用物品流失;
6、確保會(huì)議記錄內(nèi)容要點(diǎn)齊全、工整,不出現(xiàn)漏記或整理不齊全的情況;
7、確保每月工資報(bào)表于3日前上報(bào)至管理處經(jīng)理,確保各類報(bào)表無(wú)出錯(cuò)、無(wú)退表或退單之情形出現(xiàn);
8、確保每季對(duì)部門(mén)工作提交可行性建議一條;
9、確保每?jī)稍仑?fù)責(zé)出一期板報(bào),每月跟進(jìn)整理宣傳評(píng)比欄;
10、確保在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成上級(jí)交辦的任務(wù).
第6篇 酒店總經(jīng)理辦公室文員（兼檔案管理員打字員）崗位職責(zé)
酒店總經(jīng)理辦公室文員(兼檔案管理員、打字員)的崗位職責(zé)
[管理層級(jí)關(guān)系]
直接上級(jí):總經(jīng)理
[崗位職責(zé)]
1、負(fù)責(zé)酒店公文、函件、資料的打印工作,分別輕重緩急,優(yōu)質(zhì)、高效地完成任務(wù)。
2、嚴(yán)格執(zhí)行安全保密制度。妥善保管打印的原稿,并按規(guī)定移交校對(duì);及時(shí)清理和燒毀蠟紙,不得在辦公室接待與工作無(wú)關(guān)的人員。
3、熟悉打字機(jī)、復(fù)印機(jī)和電腦的性能,做好保養(yǎng)工作,保持機(jī)件處于良好狀態(tài)。
4、負(fù)責(zé)酒店公文、函件、內(nèi)部刊物的收發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦、辦理和登記、保管及使用工作。
5、負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室報(bào)刊、雜志分發(fā)工作。
6、負(fù)責(zé)檔案的登記、編號(hào)、借閱等管理工作。
7、負(fù)責(zé)檔案的安全工作,保證檔案無(wú)遺失、無(wú)蟲(chóng)蛀霉變、無(wú)火警的事故。
8、負(fù)責(zé)辦公室和檔案的清潔工作,注意經(jīng)常保持室內(nèi)環(huán)境的整潔。
第7篇 物業(yè)工程部文員資料管理員崗位職責(zé)
物業(yè)工程部文員(資料管理員)崗位職責(zé)
報(bào)告上級(jí):工程部經(jīng)理、副經(jīng)理
聯(lián)系部門(mén):工程部各專業(yè)
1、負(fù)責(zé)打印各類傳送文件、報(bào)表、文件的復(fù)印及收發(fā);
2、負(fù)責(zé)勞保、文具用品的發(fā)放工作;
3、負(fù)責(zé)對(duì)大廈、公寓全部圖紙和技術(shù)說(shuō)明書(shū)的分類保管、編排目錄、建立臺(tái)帳及借閱制度;
4、負(fù)責(zé)采購(gòu)單的報(bào)批、存檔及現(xiàn)金報(bào)銷、支票申請(qǐng)手續(xù);
5、負(fù)責(zé)工程報(bào)修單的分派和整理統(tǒng)計(jì)工作;
6、完成上級(jí)交給的各項(xiàng)任務(wù)。
第8篇 某工程管理部文員崗位職責(zé)
工程管理部文員崗位職責(zé)
1報(bào)告上級(jí):工程管理部經(jīng)理
2聯(lián)系部門(mén):各職能部門(mén)、工程管理部各專業(yè)
3崗位職責(zé):
3.1參加工程管理部的各種會(huì)議,做好會(huì)議記錄及文件材料整理工作。
3.2收發(fā)公司下發(fā)的通知、文件及各職能部門(mén)的行文,呈報(bào)經(jīng)理,經(jīng)理簽發(fā)后及時(shí)傳達(dá)有關(guān)人員。
3.3按考勤管理規(guī)定,嚴(yán)格檢查各專業(yè)每月執(zhí)行考勤制度的工作情況,并匯總上報(bào)。
3.4完成經(jīng)理交辦的各項(xiàng)事務(wù),傳達(dá)經(jīng)理有關(guān)工作安排,并將落實(shí)情況及時(shí)匯報(bào)。
3.5起草并打印部門(mén)文件,打印文件要規(guī)范,注意節(jié)約用紙。
3.6負(fù)責(zé)領(lǐng)用、發(fā)放辦公用品。
3.7負(fù)責(zé)收集、整理、復(fù)印、描繪、完善工程系統(tǒng)的竣工圖紙及改造工程圖紙和各種設(shè)備的使用說(shuō)明書(shū)、分類歸檔,做到隨時(shí)可供查閱。
3.8負(fù)責(zé)發(fā)放本部門(mén)員工的福利、勞保等事項(xiàng)。
3.9接待來(lái)訪人員。
3.10跟蹤統(tǒng)計(jì)設(shè)備的預(yù)防性維修計(jì)劃落實(shí)及完成情況。
第9篇 物業(yè)工程管理部 文員職務(wù)說(shuō)明書(shū)
物業(yè)工程管理部文員職務(wù)說(shuō)明書(shū)
工作概述:
根據(jù)部門(mén)有關(guān)部門(mén)規(guī)定和制度,對(duì)辦公室內(nèi)務(wù)和檔案資料的管理,以及完成上級(jí)交辦的其他事項(xiàng)。
(一)任職資格
1、性別:女性;
2、年齡要求:30歲以下;
3、學(xué)歷要求:中?；蛞陨蠈W(xué)歷;
4、工作經(jīng)驗(yàn):具備1年以上的辦公室文職或檔案管理工作經(jīng)驗(yàn);
5、工作技能:持物業(yè)管理上崗證及物業(yè)管理職業(yè)資格證書(shū);經(jīng)部門(mén)招聘考核標(biāo)準(zhǔn)(文員)評(píng)測(cè)合格可錄用,試用期經(jīng)員工轉(zhuǎn)正考核標(biāo)準(zhǔn)(文員)評(píng)測(cè)可轉(zhuǎn)正。(見(jiàn)附表)
(二)工作關(guān)系
1、直接上級(jí):工程管理部副主管
2、合作部門(mén)
(1)內(nèi)部部門(mén):管理公司,建筑公司,售樓部,裝修公司,機(jī)電公司等;
(三)崗位職責(zé)
1、負(fù)責(zé)區(qū)內(nèi)日常服務(wù)單的管理工作;
2、負(fù)責(zé)部門(mén)資料檔案的管理工作;
3、負(fù)責(zé)部門(mén)辦公室內(nèi)務(wù)的管理工作;
4、負(fù)責(zé)部門(mén)人員通訊費(fèi)、車輛燃油費(fèi)的報(bào)銷管理工作;
5、負(fù)責(zé)部門(mén)人員辦公用品的簽領(lǐng)管理工作;
6、負(fù)責(zé)區(qū)內(nèi)裝飾裝修的指引工作。
(四)工作目標(biāo)及衡量標(biāo)準(zhǔn)
1、目標(biāo):按《服務(wù)單管理規(guī)程》對(duì)日常服務(wù)單進(jìn)行管理,確保每人每月違反規(guī)程扣分不超過(guò)10分;
2、目標(biāo):按《部門(mén)檔案資料管理規(guī)程》對(duì)檔案資料進(jìn)行管理,確保每人每月違反規(guī)程扣分不超過(guò)10分;
3、目標(biāo):按《辦公室內(nèi)務(wù)管理規(guī)程》對(duì)辦公室內(nèi)務(wù)進(jìn)行管理,確保每人每月違反規(guī)程扣分不超過(guò)10分;
4、目標(biāo):按《費(fèi)用報(bào)銷管理規(guī)程》對(duì)費(fèi)用報(bào)銷進(jìn)行管理,確保每人每月違反規(guī)程扣分不超過(guò)10分;
5、目標(biāo):按《辦公室用品簽領(lǐng)管理規(guī)程》對(duì)辦公室用品進(jìn)行管理,確保每人每月違反規(guī)程扣分不超過(guò)10分;
6、目標(biāo):按《裝飾裝修指引規(guī)程》進(jìn)行指引,確保由于裝修指引不明而引起的投訴每人每月不超過(guò)3次。
(五)工作要領(lǐng)和注意事項(xiàng)
1、禮貌、熱情、大方,說(shuō)話的語(yǔ)速、語(yǔ)調(diào)、語(yǔ)氣要恰當(dāng)。
2、熟悉業(yè)務(wù)流程,快捷、準(zhǔn)確。不擅自離崗、串崗,做與崗位職責(zé)無(wú)關(guān)的事。
3、切忌工作隨意,做事無(wú)計(jì)劃安排或做事無(wú)條理。
4、工作細(xì)心、認(rèn)真負(fù)責(zé)。切忌粗心大意,馬虎應(yīng)付。
5、切勿只顧手頭上的工作而怠慢客戶。
第10篇 銷售文員工作考核管理制度
銷售文員工作及考核管理制度
1、市場(chǎng)部門(mén)電話營(yíng)銷員工日電話量標(biāo)準(zhǔn)為50個(gè),傳真量或電子郵件標(biāo)準(zhǔn)為8份,尋找意向性客戶不少于4個(gè);網(wǎng)絡(luò)營(yíng)銷員工日信息發(fā)布量10個(gè)網(wǎng)站,電子郵件20個(gè),信息收集30個(gè)。(附表3)
2、電話量的考核與統(tǒng)計(jì)工作由市場(chǎng)部主管或指派助理兼職具體負(fù)責(zé),在每日下班前10分鐘內(nèi)將統(tǒng)計(jì)結(jié)果交部門(mén)經(jīng)理審核檢查;
3、營(yíng)銷人員必須詳細(xì)記錄當(dāng)天電話、網(wǎng)絡(luò)具體內(nèi)容,整理出意向明確客戶,有需求客戶,潛在客戶,一般客戶,及時(shí)更新客戶數(shù)據(jù)庫(kù)。
4、網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)布量的考核與統(tǒng)計(jì)工作由主管具體負(fù)責(zé),采取員工自報(bào)、主管監(jiān)督抽查的方式。
5、員工發(fā)傳真或電子郵件必須有詳細(xì)的記錄,包括聯(lián)系人、職務(wù)、單位名稱、電話及傳真等信息,信息不全或未事先電話聯(lián)系的傳真和電子郵件不能計(jì)入當(dāng)天傳真記錄,虛報(bào)傳真一經(jīng)查實(shí)一次扣除50元罰款;
6、本著“日清日結(jié)、日結(jié)日高”的工作原則,日電話量、傳真量、網(wǎng)站信息發(fā)布量、信息收集量、電子郵件量,原則上要求在下班前完成;對(duì)未能當(dāng)日完成工作量的員工,可延遲下班半小時(shí)完成;對(duì)延遲下班尚未完成的員工必須寫(xiě)檢討報(bào)告,由部門(mén)主管審核予以通過(guò);
7、對(duì)電話量與傳真量或電子郵件規(guī)定落實(shí)特別優(yōu)秀的員工,公司每月適當(dāng)給予一定物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì),并在月總結(jié)大會(huì)上通報(bào)嘉獎(jiǎng);
8、電話、電子郵件、傳真數(shù)量及質(zhì)量是員工工作業(yè)績(jī)與工作態(tài)度考核的重要指標(biāo),在轉(zhuǎn)正、工資調(diào)檔及晉升方面將予以優(yōu)先考慮。
第11篇 客戶服務(wù)部管理員前臺(tái)接待文員崗位職責(zé)描述
客戶服務(wù)部管理員、前臺(tái)接待文員崗位職責(zé)描述
1、崗位人數(shù):2人
2、直接上級(jí):客戶服務(wù)部主管
3、本職工作:負(fù)責(zé)業(yè)主接待,投訴、服務(wù)需求的受理登記,并轉(zhuǎn)給相關(guān)責(zé)任部門(mén)落實(shí);建立業(yè)主、住戶檔案;入伙時(shí)保管鑰匙。
4、任職要求:高中或中專以上學(xué)歷,熟練操作辦公設(shè)備、文字表達(dá)能力較強(qiáng),辦事條理性強(qiáng),有1年以上實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn),身體健康。
5、直接責(zé)任
(1)負(fù)責(zé)業(yè)主的入伙手續(xù)、裝修手續(xù)辦理工作;
(2)負(fù)責(zé)業(yè)主的接持、投訴、服務(wù)需求的受理和登記,并及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)責(zé)任部門(mén),最后將結(jié)果反饋給業(yè)主;
(3)負(fù)責(zé)業(yè)主、住戶的檔案建立和管理。
(4)負(fù)責(zé)業(yè)主房屋鑰匙的接收、標(biāo)識(shí)、保管、發(fā)放工作;
(5)完成領(lǐng)導(dǎo)交給的其它任務(wù)。
第12篇 a小區(qū)管理處前臺(tái)文員崗位職責(zé)
小區(qū)管理處前臺(tái)文員崗位職責(zé)
(此崗兼顧檔案資料崗工作)
1.0堅(jiān)守崗位,不得擅自離崗,對(duì)于業(yè)戶咨詢事項(xiàng)給予熱情、主動(dòng)、禮貌的答復(fù)和解釋。
2.0負(fù)責(zé)政府各職能部門(mén)和相關(guān)業(yè)務(wù)單位來(lái)人、來(lái)訪的咨詢、指引和接待,并做到文明禮貌、熱情周到。
3.0負(fù)責(zé)管理處各部門(mén)郵件、信件及報(bào)刊的簽收,并及時(shí)分發(fā)給各相關(guān)部門(mén)。
4.0監(jiān)督管理處工作人員的打卡考勤,并負(fù)責(zé)月底考勤統(tǒng)計(jì)。
5.0保持前臺(tái)位置的環(huán)境衛(wèi)生,并隨時(shí)負(fù)責(zé)清潔,以維護(hù)公司、管理處的形象。
6.0與檔案資料員并崗后,負(fù)責(zé)建立和完善管理處各類檔案資料(業(yè)主檔案、工程技術(shù)資料、管理處各類文件)的歸檔管理工作,每月查詢檔案情況,如有殘缺,應(yīng)及時(shí)督促補(bǔ)齊歸檔。
7.0完成領(lǐng)導(dǎo)安排的其它任務(wù)。
第13篇 某管理處前臺(tái)文員崗位說(shuō)明書(shū)
管理處前臺(tái)文員崗位說(shuō)明書(shū)
崗位名稱:前臺(tái)文員年齡:20-28歲
崗位條件
基本條件理想條件
文化程度高中文化程度大專以上學(xué)歷
資歷一年以上物業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)從事相似工作一年以上
個(gè)人素質(zhì)責(zé)任心強(qiáng),溝通協(xié)調(diào)能力,氣質(zhì)佳有一定的物業(yè)管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)
健康情況良好,能正常工作精力充沛,能適應(yīng)超時(shí)工作
崗位職責(zé)
1、負(fù)責(zé)寫(xiě)字樓大堂的接待工作禮儀,做到儀態(tài)端莊,態(tài)度和藹,熱情大方,反應(yīng)敏捷,處事穩(wěn)健,向管理處及時(shí)反饋客戶信息;
2、在業(yè)主/用戶大件物品搬出/搬出或搬家時(shí),核實(shí)其是否拖欠各類管理費(fèi)用或辦理好入住手續(xù),要求交清欠費(fèi)方可;如是租戶則需通知業(yè)主,在征得業(yè)主的同意下方可,具備以上兩個(gè)條件則開(kāi)據(jù)《放行條》才能搬出/搬入;
3、在上下班使用電梯高峰期間迅速完成人流疏導(dǎo),保障人員安全及秩序井然;
4、在力所能及的情況下應(yīng)客戶需求妥善代轉(zhuǎn)、代交、代存物件,務(wù)必做好封存及記錄工作,確保客戶物品安全;
5、積極主動(dòng)推銷開(kāi)展的管理處推出的各種商務(wù)經(jīng)營(yíng)服務(wù),如:代辦各種訂票、禮儀、管理處事務(wù)等事宜;
6、留意客戶服務(wù)需求動(dòng)向,向領(lǐng)導(dǎo)提供相適用的經(jīng)營(yíng)思想,為領(lǐng)導(dǎo)做發(fā)展規(guī)劃提供信息和依據(jù);
7、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它任務(wù)。
領(lǐng)導(dǎo)職責(zé) 無(wú)
工作關(guān)系
直接上級(jí)客服部主管直接下級(jí)無(wú)
權(quán)力范圍來(lái)訪人員登記、維持大堂秩序、代存代轉(zhuǎn)物品、辦理相關(guān)事宜
第14篇 物業(yè)管理處文員工作崗位職責(zé)
管理處文員工作崗位職責(zé)
1.負(fù)責(zé)協(xié)助組織轄區(qū)社區(qū)文化活動(dòng)。
2、負(fù)責(zé)協(xié)助做好管理處物業(yè)管理和精神文明建設(shè)的宣傳。
3、負(fù)責(zé)管理處周例會(huì)的會(huì)議紀(jì)要工作。
4、負(fù)責(zé)做好與業(yè)主委員會(huì)間的信息傳遞,工作協(xié)調(diào)等工作。
5.負(fù)責(zé)對(duì)管理處的資料及時(shí)歸檔、整理、發(fā)放和借閱管理。
6.負(fù)責(zé)對(duì)各種通知文件的校對(duì)及通知的張貼管理。
7.協(xié)助作好客戶來(lái)人來(lái)訪接待工作。
8.協(xié)助完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)安排的其它工作。
第15篇 項(xiàng)目管理處主任管理員收費(fèi)文員操作程序要求
項(xiàng)目管理處主任/管理員/收費(fèi)文員操作程序(要求)
1、操作要求
(1)熟悉《小區(qū)管理公約》、《前期物業(yè)管理協(xié)議》、《物業(yè)使用守則》、《裝修管理規(guī)定》的內(nèi)容。
(2)與業(yè)主做好溝通工作,注意與業(yè)主建立良好關(guān)系。
(3)處理并跟進(jìn)業(yè)主有關(guān)投訴或意見(jiàn)等,分類匯總后根據(jù)實(shí)際情況把有關(guān)的投訴或意見(jiàn)反映到有關(guān)部門(mén)進(jìn)行處理,并跟進(jìn)事情的發(fā)展,及時(shí)把投訴或意見(jiàn)的處理結(jié)果反饋給業(yè)主。
(4)提供業(yè)主相關(guān)的咨詢服務(wù)。
(5)建立和完善業(yè)主檔案,做好資料(鎖匙)收發(fā)、存檔及記錄工作。
(6)由填寫(xiě)人將服務(wù)之完成情況記錄,并交收費(fèi)文員存入業(yè)主檔案。
(7)應(yīng)注意言行舉止、儀容儀表、坐立姿態(tài)及接待客人的態(tài)度。當(dāng)客人進(jìn)入前臺(tái)區(qū)域時(shí),應(yīng)主動(dòng)站起,并面帶微笑說(shuō)先生/小姐,您好!有什么可以幫您嗎待客人座下后,工作人員方可座下。當(dāng)客人欲離開(kāi)時(shí),應(yīng)與客人同時(shí)站起,并說(shuō):請(qǐng)慢行。(以上語(yǔ)句僅作參考)。
(8)任何人不能擅自在業(yè)主面前作任何解決承諾。以免實(shí)際處理情況與承諾發(fā)生差異時(shí)引起不必要的糾紛。
(9)接待業(yè)主時(shí),必須要做到主動(dòng)熱情、耐心周到、百問(wèn)不煩。
(10)應(yīng)有較好的自控能力,善于控制自己的情緒。
(11)客戶提出之問(wèn)題,必須詳細(xì)記錄并據(jù)實(shí)際需要出工作單再由有關(guān)部門(mén)跟進(jìn)(此項(xiàng)工作需多次復(fù)查,確保無(wú)遺留項(xiàng)目)。
(12)對(duì)曾接觸過(guò)之客戶應(yīng)切記其稱謂,待再次見(jiàn)面時(shí)就能主動(dòng)稱叫客戶,以示對(duì)他(她)的重視。
(13)所有表格、協(xié)議應(yīng)書(shū)寫(xiě)好,必須按有關(guān)操作程序認(rèn)真填寫(xiě),字跡工整清楚,有關(guān)內(nèi)容表述清楚,不應(yīng)有錯(cuò)別字的現(xiàn)象發(fā)生。
(14)所要送遞給其它部門(mén)的資料必須嚴(yán)格執(zhí)行簽收制度,以免產(chǎn)生不必要的糾紛而影響工作質(zhì)量。對(duì)各部門(mén)分別建立資料簽收簿,由收費(fèi)文員統(tǒng)一管理。
(15)所用資料文件的存放應(yīng)固定合理,并準(zhǔn)備充分齊全,避免工作過(guò)程中臨時(shí)找尋,影響服務(wù)形象。
(16)工作臺(tái)面應(yīng)保持整潔,除相關(guān)工作用品資料外,不得擺置其余私人物品(如茶杯、化妝品等)。離開(kāi)工作位置時(shí),應(yīng)將所用座椅擺放整齊,文件資料的存放應(yīng)整齊劃一,方便取閱。建造和保持一個(gè)良好優(yōu)雅的工作環(huán)境。
(17)接聽(tīng)電話時(shí)間:響鈴第二聲起接聽(tīng),但不能響太久。
(18)接聽(tīng)語(yǔ):早晨,小區(qū)管理處、您好,小區(qū)管理處,有什么可以幫到你。
(19)接聽(tīng)要求:
①語(yǔ)調(diào)溫和,吐字清晰,禮貌委婉。
②語(yǔ)言應(yīng)以來(lái)電人所講語(yǔ)言為準(zhǔn)(必要時(shí),以國(guó)語(yǔ)為準(zhǔn))。
③詢問(wèn)來(lái)電人稱呼、路址、聯(lián)系電話、來(lái)電內(nèi)容。
④應(yīng)清楚了解來(lái)電內(nèi)容或投訴項(xiàng)目并詳細(xì)記錄,必要時(shí)向客戶重復(fù)一遍來(lái)電內(nèi)容,并待客戶認(rèn)同掛線后方可輕力放下話筒。
⑤當(dāng)來(lái)電需要對(duì)方稍等時(shí),需向?qū)Ψ秸f(shuō)明稍等原因并得到回應(yīng)后方可離開(kāi)話機(jī),但應(yīng)避免對(duì)方久等。
2、操作程序:
(1)收樓的操作程序
①確認(rèn)業(yè)主身份需帶備之有關(guān)資料。若業(yè)主不能親臨收樓可委托代理人,代理人除必須攜帶收樓通知書(shū)、購(gòu)房合同及有關(guān)發(fā)票收據(jù)外,還必須出具業(yè)主的授權(quán)書(shū)(律師簽證)、業(yè)主身份證明文件原件、代理人的身份證明文件。
②由業(yè)主填寫(xiě)《商品房移交接收書(shū)》(附表1)及簽署《前期物業(yè)管理協(xié)議》(附表2),《小區(qū)管理公約》(附表3),一式二份,一份交留業(yè)主,一份歸存業(yè)主檔案。
③由業(yè)主簽收《商品住宅質(zhì)量保證書(shū)》、《商品房使用說(shuō)明書(shū)》(附表4、附表5)、《物業(yè)使用守則》《房屋裝飾裝修管理規(guī)定》(附表6、附表7)等有關(guān)資料和房屋全套鎖匙(鎖匙數(shù)量須于《鎖鑰簽收簿》內(nèi)注明)。
④業(yè)主填寫(xiě)《住戶卡申請(qǐng)表》(附表8)申領(lǐng)業(yè)主卡,若需要租用摩托車/小汽車車位的同時(shí)填寫(xiě)《車位租用協(xié)議》(附表9)。
⑤交納業(yè)主(住戶)卡工本費(fèi)20元,及室內(nèi)/室外摩托車/小汽車車位月租(由駐前臺(tái)收費(fèi)文員收取)。
⑥由業(yè)主簽署《業(yè)主委托農(nóng)業(yè)銀行代繳費(fèi)用委托書(shū)》(附表10)。
⑦通知業(yè)主/業(yè)主委托人到現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)樓,驗(yàn)樓完畢后,業(yè)主/業(yè)主委托人填寫(xiě)《保修項(xiàng)目登記表》(附表11),并由業(yè)主確認(rèn)。管理處在填寫(xiě)《工作單》(附表12)后歸存業(yè)主檔案。
⑧將以上有關(guān)資料分類整理,然后裝入文件盒并作準(zhǔn)確清晰的標(biāo)識(shí)存檔。
(1)辦理房屋裝修申請(qǐng)的操作程序
① 裝修單位需提供的有關(guān)資料:
1)裝修施工單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、資質(zhì)證明復(fù)印件各一份。如業(yè)主不能親臨時(shí),必須由業(yè)主本人填寫(xiě)委托書(shū)并簽名(業(yè)主委托施工單位施工之證明)。
2)房屋各層平面圖。
3)室內(nèi)供電系統(tǒng)圖,給、排水管網(wǎng)圖。
② 填表:客戶于前臺(tái)索取《裝修申請(qǐng)表》(附表13)一式三份,填寫(xiě)裝修項(xiàng)目等內(nèi)容,附帶有關(guān)圖紙(如室內(nèi)裝修布置圖、水電安裝圖等),由業(yè)主及施工單位負(fù)責(zé)人親筆簽署后交還管理處(對(duì)有關(guān)影響外觀及結(jié)構(gòu)的項(xiàng)目將不予批準(zhǔn))。
注:各施工圖紙一定要正規(guī),具備尺寸、比例尺及圖例等;裝修如有涼亭、假山、水池(多層、高層不予批準(zhǔn)),需標(biāo)明其高度或深度及其離房屋、鐵欄距離。
③ 申報(bào)人于圖紙最后一頁(yè)注明圖紙總頁(yè)數(shù)并簽署。
④ 填寫(xiě)《裝修承諾書(shū)》(附表14)一式三份,《裝修委托書(shū)》(附表15),由業(yè)主、裝修負(fù)責(zé)人簽署。
⑤ 審批:呈交所有裝修資料及《裝修申請(qǐng)表》給管理處審批(最長(zhǎng)審批期限三個(gè)工作天,無(wú)特殊情況當(dāng)天能批核)。
⑥ 通過(guò)審批后,由管理處整理分類有關(guān)資料,業(yè)主手持《裝修申請(qǐng)表》(副本)《裝修承諾書(shū)》(副本)各一份,裝修負(fù)責(zé)人手持《裝修承諾書(shū)》(副本)《裝修委托書(shū)》(副本)各一份,水電維修人員手持《裝修申請(qǐng)表》(副本)一份,其余資料(正本)由管理處統(tǒng)一歸存。
⑦ 收費(fèi):裝修單位需繳交費(fèi)用。
1) 裝修押金:二期非復(fù)式800元,復(fù)式/商鋪2000元,其余各區(qū)800元。
2) 裝修期管理服務(wù)費(fèi)每天每戶元(待定)。
3) 裝修工人出入證按金每個(gè)50元,工本費(fèi)每個(gè)5元。
將新辦理裝修的單位名單(副本)交保安部一份!
⑧辦理裝修工人出入證:
1)必須核實(shí)該單位已辦理完有關(guān)的裝修報(bào)批手續(xù)。
2)必須由業(yè)
主或裝修負(fù)責(zé)人(持裝修委托書(shū))親臨申辦。
3)必須提交裝修工人1寸近照一張、身份證復(fù)印件一份。
4)填寫(xiě)《裝修工人出入證》應(yīng)注明有效日期及辦證日期。
5)裝修負(fù)責(zé)人之出入證應(yīng)于正面姓名后加以注明。
6)貼相、蓋章、收費(fèi)。
7)裝修工人如需在區(qū)內(nèi)加班的,業(yè)主或裝修負(fù)責(zé)人必須填寫(xiě)《加班申請(qǐng)表》(附表16)。經(jīng)審批通過(guò)后須復(fù)印一副本到保安部,以便其清場(chǎng)。(裝修工人一律不得留宿)。
8)如裝修工人于區(qū)內(nèi)有違規(guī)現(xiàn)象(在裝修人員出入證背面已注明相應(yīng)違規(guī)項(xiàng)目)發(fā)生,管理處人員/保安人員有權(quán)沒(méi)收其出入證。嚴(yán)重者除需承擔(dān)一切后果及罰款外,今后將不得再進(jìn)入?yún)^(qū)內(nèi)。
⑨辦理裝修退場(chǎng)手續(xù):
1)在綜合驗(yàn)收后三個(gè)月(鋪位另計(jì)),業(yè)主可能管理處辦理裝修退場(chǎng)手續(xù)。
2)將按金發(fā)票、施工許可證、裝修工人出入證和裝修工人出入證按金發(fā)票收回。
3)工作證押金需憑證及發(fā)票退回(缺一不可),工本費(fèi)不可退還。
4)由收費(fèi)文員填寫(xiě)《創(chuàng)佳物業(yè)管理有限公司洋房裝修退場(chǎng)手續(xù)表》(附表18)一式二份,交審批。審批后,一份歸存各戶檔案,一份留給業(yè)主作取還裝修押金的憑據(jù)。
(2)水電維修的處理操作程序
①適用項(xiàng)目:室內(nèi)設(shè)施損壞之維修或更換(如:水龍頭、排氣扇、燈飾、潔具、門(mén)鎖、玻璃座架及其它水電設(shè)施等)。
②接到業(yè)主的水電維修要求后,在《創(chuàng)佳物業(yè)管理有限公司工程預(yù)約登記表》(附表19)上作詳細(xì)記錄,查實(shí)需維修項(xiàng)目已否過(guò)保修期,若已過(guò)保修期,則需即時(shí)與業(yè)主說(shuō)明有關(guān)事宜,并據(jù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收取有關(guān)費(fèi)用。
③填寫(xiě)《工作單》(附表12)。
④填單要求:
1)注明出單日期、填寫(xiě)人姓名。
2)注明業(yè)主可否留家或已否留匙。
3)注明需維修項(xiàng)目的約定維修時(shí)間及其是否屬于保修范圍。
4)本單一式二份,第二聯(lián)交水電維修組,第一聯(lián)本部留底。
⑤ 通知水電維修組派員簽單。
⑥跟進(jìn):工程完工期到后,跟進(jìn)人員憑水電維修組反饋之維修單核對(duì)完工情況(必要時(shí)致電業(yè)主征詢意見(jiàn))。當(dāng)超出約定時(shí)間(以一天為準(zhǔn))仍未完工時(shí),跟進(jìn)人員須向水電維修組詳細(xì)了解原因并應(yīng)立即向業(yè)主進(jìn)行解釋,解釋?xiě)?yīng)得到業(yè)主的認(rèn)同。如業(yè)主不能認(rèn)同的,應(yīng)立即向主任匯報(bào)。主任接到匯報(bào)后,應(yīng)立即與水電維修組主管溝通協(xié)調(diào),商定解決措施,并親自向客戶進(jìn)行解釋。
⑦ 資料記錄存檔:由跟進(jìn)人員負(fù)責(zé)對(duì)有關(guān)部門(mén)的維修反饋單進(jìn)行核銷,本部留存的維修單交收費(fèi)文員存入業(yè)主檔案。
(3)工程維修的處理操作程序
①適用項(xiàng)目:房屋基建或配套工程問(wèn)題的檢修(如:地板、墻身、地腳線、天花、廚柜、鋁窗、陽(yáng)臺(tái)不銹鋼管、大門(mén)變形、門(mén)鎖,更換座廁等)。
②接到業(yè)主的工程維修要求后,在《投訴處理記錄表》(附表17)上作詳細(xì)記錄,查實(shí)需維修項(xiàng)目已否過(guò)保修期,若已過(guò)保修期,則需即時(shí)與業(yè)主說(shuō)明有關(guān)事宜,對(duì)于個(gè)別未能即時(shí)報(bào)價(jià)維修的項(xiàng)目,需另作處理。并立即填寫(xiě)《工作單》。
③填單要求:
1)注明出單日期、填寫(xiě)人姓名。
2)注明業(yè)主可否留家或已否留匙。
3)注明需維修項(xiàng)目的約定維修時(shí)間及其是否屬于保修范圍。
4)本單一式二份,第二聯(lián)交工程維修部,第一聯(lián)本部留底。
④通知土建給排水維修組派員簽單。必要時(shí),應(yīng)立即由跟進(jìn)人員親自將單送往土建給排水維修組。
⑤跟進(jìn):參照上一程序
