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一、采購入庫管理制度是企業(yè)運營的重要環(huán)節(jié)，旨在規(guī)范采購行為，確保物資的質量和數量，優(yōu)化庫存管理，降低運營成本。
二、該制度涵蓋以下幾個方面：
1. 采購計劃與審批流程
2. 供應商選擇與評估
3. 物資驗收標準與程序
4. 入庫登記與存儲管理
5. 庫存盤點與異常處理
6. 質量控制與責任追究
三、重要性
采購入庫管理直接影響企業(yè)的生產效率、成本控制及財務健康。有效的制度能防止物資浪費，保證生產連續(xù)性，減少資金占用，提升整體運營效能。良好的供應商關系管理也有助于保障供應鏈的穩(wěn)定性。
四、方案
1. 采購計劃與審批流程：采購部門應根據生產需求、庫存情況制定采購計劃，并經財務和管理層審批。審批通過后，方可執(zhí)行采購。
2. 供應商選擇與評估：建立供應商數據庫，定期進行資質審核、質量評估，優(yōu)先選擇信譽良好、價格合理、交貨準時的供應商。
3. 物資驗收標準與程序：制定詳細的驗收標準，包括物資規(guī)格、數量、質量等。收到貨物后，由質檢部門與倉庫共同進行驗收，確保無誤后方可入庫。
4. 入庫登記與存儲管理：入庫物資需立即登記入賬，明確存放位置，遵循先進先出原則，確保物資新鮮度。定期檢查存儲條件，防止損壞。
5. 庫存盤點與異常處理：定期進行庫存盤點，對比賬面與實物，及時發(fā)現并處理差異。對于過期、損壞物資，應啟動報廢流程。
6. 質量控制與責任追究：建立質量問題追溯機制，對質量問題進行調查，明確責任歸屬，必要時采取法律手段維護企業(yè)利益。
總結，采購入庫管理制度是企業(yè)管理的基石，需要全員參與，嚴格執(zhí)行。各部門需密切協(xié)作，確保流程順暢，實現資源最優(yōu)配置，助力企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。
采購入庫管理制度范文
第1篇 材料采購入庫出庫管理條例
為了進一步搞好貨倉、采購部的管理工作,有利于健全完整的制度,現制定有關規(guī)定,有關部門予以配合執(zhí)行:
一、 采購:使用部門填寫申請購物單,經部門主管、總經理批準后,交由采購員根據申請進行采購;貴重物品及采購員對使用部門所提出申購物品要求有疑問時,須提供貨物樣板交總辦,使用部門主管確認為準。
二、 采購申請單一式四聯(lián),第一聯(lián)交財務,第二聯(lián)交貨倉存,第三聯(lián)交使用部門,四聯(lián)交采購存。
三、 鮮貨采購:出品部門提出書面申請,經出品部各分部主管批準(水吧提出書面申請,經營業(yè)部經理批準)后,交采購部門通知送貨,其他任何部門不得自行叫購貨;所有貨每逢十五日、三十日報價一次,報價單由財務部經理、營業(yè)部經理、采購部、出品部主管簽字為準。
四、 直接撥入用料部門的原材料例如蔬菜類、肉類、三鳥類、生果、海鮮等無須填寫領料單,由貨倉部驗收后開直撥單(必須有貨倉部經手人,驗收貨品的用貨部門主管簽名)直接送到用料部門。
五、 入庫:驗收入庫須根據采購申請單、發(fā)票(或收據),貨物數量及規(guī)格填寫驗收入庫單,驗收時必須過稱或點數,必須扣除皮重。
六、 供應商每天所送貨物,由貨倉員填寫驗收單并核實簽名,再交領料部門主管核實簽名。
七、 驗收入庫單一式四聯(lián),第一聯(lián)供應商存,第二聯(lián)倉庫,第三聯(lián)送往財務,第四聯(lián)用貨部門存。
八、 出庫:直接入貨倉物品,如:用料、糧油、鹽、醬料、糖煙酒水、蛋類、茶葉、牙簽、洗潔精等常用貨物品,領用時均須填寫領料單,經由領用部門主管簽名,總經理批準,貨倉核對簽名后方可照單發(fā)貨;貴重物品如:燕窩、鮑魚、魚翅等,由使用部門主管專人負責領取,領料單專用一本。
九、 領料單一式三聯(lián);領用部門自存,貨倉記賬,財務記賬,領料可由各部門事先領取三本自行保管使用。
十、 酒吧實行限額領料制度,根據實際銷售數量補充,實際數量由財務部根據收銀部資料核實。
十一、 有關材料、用品如經常需要且用量較大的,領取時必須以箱或件作為領取單位(罐頭類、牙簽等物),除特殊情況外,可先開單后暫存貨倉。
十二、 出品部要貨時,貨單須在每天下午九時前下單給貨倉,以便備貨(特殊情況除外)。
十三、 采購員在采購時,必須按照申請購物單的要求按質按量購買,如果不對貨,貨倉有權拒收。采購部定額五仟元人民幣做備用金,購物時如果超過五仟元以上金額,可在財務部辦理暫借手續(xù),買回及時結清。各部門如需購買日用品、設備,必須由申購部門填寫申請購物單,由部門主管簽名后交總經理審批,采購部門方可購買。購回之物品,用品,必須經貨倉部驗收后方可報銷,需要入庫的要憑入庫單到財務部報銷。
十四、 辦公用品由人力資源部負責申請采購并保管,采購員負責購買。
十五、 每月到月終時,各部門要及時做好盤點工作。
十六、 貨倉部定編二人(其中有一人為記賬員),采購部二人,采購員要協(xié)助貨倉收發(fā)工作,收貨時要按質按量,把好質量關,公正嚴明。
十七、 凡是經本酒樓在驗收過程中因各種原因之退貨,均須由貨倉統(tǒng)一開放行條并且注明原因,交予保安部方可放行,放行時需核對其品種和數量。
第2篇 食品公司原材料采購入庫驗收管理規(guī)定
食品股份公司原材料采購入庫驗收管理規(guī)定
第一條采購單處理
倉庫保管員一旦接到采購部門轉來的“采購單”,即應按物資類別、來源和入庫時間等分門別類歸檔存放。
第二條物資標簽
物資在待驗入庫前應在外包裝上貼好標簽,詳細填寫批量、品名、規(guī)格、數量及入庫日期。熱點欄目:2009年個人總結
第三條內購物資入庫
1.材料入庫前,保管人員必須對照“采購單”,對物料名稱、規(guī)格、數量、送貨單和發(fā)票等一一清點核對,確認無誤后,將到貨日期及實收數量填入“請購單”。
2.如發(fā)現實物與“采購單”上所列的內容不符,保管人員應立即對通知采購人員和主管。在這種情況下原則上不予接受入庫,如采購部門要求接收則應在單據上注明實際收料狀況,并請采購部門會簽。
第四條外購物資入庫
1.材料進廠后,保管人員即會同檢驗人員對照“裝箱單”及“采購單”開箱核對材料名稱、規(guī)格和數量,并將到貨日期及實收數量填入“采購單”。
2.開箱后,如發(fā)現所裝載材料與“裝箱單”或“采購單”記載不符,應即通知辦理進口人員及采購部門處理。
3.如發(fā)現所裝載物料有傾覆、破損、變質、受潮等現象,經初步估算損失在2000元以上者,保管人員應即通知采購人員、公證人員等前來公證并通知代理商前來處理,此前應盡可能維持原來狀態(tài)以利公證作業(yè)。如未超過2000元,可按實際數量辦理入庫,并在“采購單”上注明損失程度和數量。
4.受損物品經公證或代理商確認后,保管人員即開具“索賠處理單”呈主管批示,再送財務部門及采購部門辦理索賠。
入庫以后,保管人員應將當日所收料品匯總填入“進貨日報表”作為入賬依據。
第五條交貨數量超額處理
交貨數量超過“訂購量”部分原則上應予退回,但對于以重量或長度計算的材料,其超交量在3%以下時,可在備注欄注明超交數量,經請示采購部門主管同意后予以接收。
第六條交貨數量短缺處理
交貨數量未達訂購數量時,原則上應予以補足。但經請購部門主管同意后,可采用財務方式解決。屆時保管部門應通知采購部門聯(lián)絡供應商處理。
第七條急用品入庫
緊急材料入庫交貨時,若保管部門尚未收到“請購單”,收料人員應先詢問采購部門。確認無誤后,方可辦理入庫。
第八條驗收與退貨
1.為保證企業(yè)產品與服務的高質量,須高度重視來料質量標準問題。質量管理部門應就材料重要性及特性等,適時召集使用部門和其他有關部門按照生產要求制定“材料驗收規(guī)范”,呈總經理核準后公布實施,作為采購驗收依據。
2.屬外觀等易識別性質檢驗的物料,驗收應于收料后一日內完成。
3.屬化學或物理檢驗的材料,檢驗部門應于收件后三日內完成。
4.對于必須試用才能實施檢驗者,由檢驗部門主管于“材料檢驗報告表”
(表12-11)中注明預定完成日期,一般不得超過7天。
5.檢驗合格的材料,檢驗人員在外包裝上貼合格標簽,交保管人員入庫定位。
6.檢驗不合格的材料,檢驗人員在外包裝上貼不合格標簽,并于“材料檢驗報告表”上注明具體評價意見,經主管核示處理辦法,轉采購部門處理并通知請購單位,通知保管部門辦理退貨。
7.對于檢驗不合格的材料辦理退貨時,應開具“材料交運單”并附“材料檢驗報告表”呈主管簽認,作為出廠憑證。
第九條實施與修訂
規(guī)定呈總經理核準后實施,修訂時亦同。
