- 目錄
有哪些
公司檔案管理制度是確保企業(yè)運(yùn)營過程中各類文件、資料有序管理的重要規(guī)范，主要包括以下幾個核心組成部分：
1. 檔案分類與編碼：建立統(tǒng)一的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)文件性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)劃分，并為每個類別設(shè)定唯一的編碼，便于檢索和管理。
2. 檔案收集與整理：明確檔案收集的時間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人，確保文件的完整性和時效性。規(guī)定文件的整理流程，包括分類、裝訂、編號等步驟。
3. 檔案保管與保護(hù)：規(guī)定檔案的存放環(huán)境，如溫度、濕度控制，以及防火、防盜、防潮等安全措施。
4. 檔案利用與借閱：制定借閱規(guī)則，包括審批流程、借閱期限、保密協(xié)議等，確保檔案的安全使用。
5. 檔案銷毀與遷移：明確檔案的保存期限，過期或無保留價值的檔案應(yīng)按規(guī)定程序銷毀。隨著技術(shù)發(fā)展，電子檔案的遷移和備份也是重要環(huán)節(jié)。
6. 檔案信息化管理：利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲和檢索，提高管理效率。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案分類與編碼：由檔案管理部門負(fù)責(zé)制定并定期更新分類標(biāo)準(zhǔn)，所有員工在創(chuàng)建新文件時需遵循此標(biāo)準(zhǔn)，并在文件命名時附上對應(yīng)編碼。
2. 檔案收集與整理：各部門指定專人負(fù)責(zé)文件歸檔，每月進(jìn)行一次集中整理，確保文件及時入庫。檔案管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。
3. 檔案保管與保護(hù)：檔案室應(yīng)設(shè)在安全、干燥的環(huán)境中，配備必要的防火、防盜設(shè)施。定期進(jìn)行環(huán)境檢查和維護(hù)。
4. 檔案利用與借閱：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，由檔案管理部門審批。借閱期間，檔案不得轉(zhuǎn)借他人，到期未歸還者將受到相應(yīng)處罰。
5. 檔案銷毀與遷移：每年進(jìn)行一次檔案清理，無保留價值的檔案經(jīng)審批后銷毀。電子檔案定期備份，確保數(shù)據(jù)安全。
6. 檔案信息化管理：建立企業(yè)內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)，所有員工均可通過系統(tǒng)查詢和申請借閱。檔案管理部門負(fù)責(zé)系統(tǒng)的維護(hù)和升級。
上墻內(nèi)容
1. 檔案管理政策概要：簡述檔案管理制度的主要目標(biāo)和原則，提醒員工遵守相關(guān)規(guī)定。
2. 檔案分類圖示：清晰展示檔案分類結(jié)構(gòu)和編碼規(guī)則，便于員工理解和執(zhí)行。
3. 借閱流程圖：用圖表形式呈現(xiàn)借閱流程，包括申請、審批、借閱、歸還等步驟。
4. 安全提示：強(qiáng)調(diào)檔案安全的重要性，列出防火、防盜、保密等注意事項(xiàng)。
5. 責(zé)任人聯(lián)系方式：公示檔案管理部門和各科室檔案負(fù)責(zé)人的姓名及聯(lián)系方式，以便員工咨詢和反饋問題。
6. 檔案利用須知：簡明扼要地列出借閱規(guī)定，包括借閱期限、保密要求等。
以上內(nèi)容旨在為公司的日常運(yùn)營提供規(guī)范化的檔案管理，確保信息的準(zhǔn)確傳遞和有效利用。各相關(guān)部門和個人務(wù)必嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)良好的檔案管理秩序。
公司檔案管理制度范文
檔案管理制度
為了規(guī)范公司內(nèi)、外文件，資料、證件的管理，確保各類檔案保管的規(guī)范有序和完整準(zhǔn)確，提高檔案資料查閱、使用效率，特制訂本制度。本制度適用于公司各部門檔案的規(guī)范管理。
- 各級檔案管理員職責(zé)
- 公司辦公室負(fù)責(zé)公司級檔案資料的保管，各部門只負(fù)責(zé)涉及本部門業(yè)務(wù)的檔案資料的保管；
- 各級檔案管理部門必須指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，切實(shí)做好保密工作，嚴(yán)格按照本制度要求對各類檔案資料進(jìn)行分類、立目、歸檔等工作，確保各類檔案分類清晰、立目規(guī)范、歸檔及時準(zhǔn)確；
- 檔案管理人員必須做好檔案的“防火、防潮、防塵、防盜”工作，定期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理，確保安全；
- 各級各類檔案，一律采取紙質(zhì)檔案和電子檔案保管同步的方式，確保檔案查閱快捷、準(zhǔn)確。
- 檔案分類
- 法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需公司執(zhí)行的，或由公司發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。
- 公司的重大決議。包括由公司董事會、管委會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。
- 計劃性文件。包括公司總體計劃或規(guī)劃、項(xiàng)目發(fā)展計劃、經(jīng)營質(zhì)量計劃、營銷計劃、財務(wù)計劃等。
- 總結(jié)性文件。包括公司年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報告等。
- 憑證性文書材料。包括公司各部門上報的、在日?；顒又行纬傻脑加涗浐蛻{證，如財產(chǎn)狀況、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。
- 證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、公司和作品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。
- 匯報性文書資料。包括公司上報各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料。
- 勞資人事資料。包括公司下屬各部門的人事任命、調(diào)整，員工培訓(xùn)、工資審核記錄，員工檔案等相關(guān)資料。
- 聲像制品資料。包括公司及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文體娛樂活動中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。
- 檔案管理程序
- 建檔。檔案管理人員收集到的檔案資料，應(yīng)按照檔案性質(zhì)進(jìn)行合理分類，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，確保電子文檔記錄與紙質(zhì)檔案統(tǒng)一、對應(yīng)。遵循“批復(fù)在前、請示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后”原則進(jìn)行建檔。對于沒有名稱的資料，檔案管理人員必須命名。
- 編號。同類檔案資料，按收到資料的時間先后順序進(jìn)行排序。每份檔案資料可以用鉛筆或打印字條進(jìn)行編號，按編號順序在《檔案登記目錄表》（見附件一）中填寫名稱、日期等信息，以便查閱。
- 保管。各部門應(yīng)具備檔案柜，對檔案柜及其鑰匙進(jìn)行編號?？梢圆捎梦募谢驒n案袋對各類檔案資料進(jìn)行裝存，文件盒或檔案袋上必須標(biāo)注清楚檔案分類名稱、年份等。
- 存檔。檔案保存期限分為定期、永久。定期按文件材料的保持價值分為1年，5年，10年。
- 永久保存：
- 公司章程、制度、合同
- 組織規(guī)程及辦事細(xì)則
- 董事會、管委會記錄
- 財務(wù)報表
- 政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件
- 不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證
- 工程設(shè)計圖
- 其他經(jīng)核定須永久保存的文書
- 10年保存：
- 預(yù)算、決算書類
- 會計憑證
- 事業(yè)計劃資料
- 其他經(jīng)核定須保存10年的文書
- 1年至5年保存：
- 期滿或解除之合約
- 其他經(jīng)核定保存5年的文書
- 會議紀(jì)錄
- 1年以下暫時保存：結(jié)案后無長期保存必要者。
- 借閱
- 借閱手續(xù)：
- 公司檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密和非密四給級別。因工作需要，公司的其他人員需借閱檔案時，由借閱人填寫《借閱檔案申請表》（見附件二），經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人審核并由辦公室主任簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。如果審核人或批準(zhǔn)人不在公司，可以由借閱人或經(jīng)辦人通過微信、手機(jī)短信等方式申請同意后辦理，待審核人或批準(zhǔn)人回公司后簽字確認(rèn)。
- 絕密級檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。
- 檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并在《借閱登記表》（見附件三）上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。
- 檔案歸還時，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。
- 借閱人須愛護(hù)檔案，保持整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆卸、遺失、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。
- 借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門負(fù)責(zé)人書面請示，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
- 借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。
- 會計檔案一律不準(zhǔn)外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人同意。外單位因特殊需要，查閱有關(guān)會計檔案時，應(yīng)持正式公文，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司；如需摘抄、復(fù)印，應(yīng)經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人同意方可辦理。
- 銷毀
- 公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
- 凡屬于密級的檔案資料必須由公司辦公室主任批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可銷毀。
- 每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案資料銷毀清冊》（見附件四），報公司主任審核批準(zhǔn)，并指定其監(jiān)銷人后方可進(jìn)行銷毀?！稒n案資料銷毀清冊》需注明：銷毀檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時間。
- 銷前，按照清冊清點(diǎn)；銷后，在清冊上簽名蓋章?！稒n案資料銷毀清冊》需永久保管。
- 保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項(xiàng)；正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價值者。應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時為止。
- 移交
- 需要進(jìn)行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》（見附件五），報公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交?！稒n案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。
- 移交前，按照清冊清點(diǎn)；移交后，在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。
- 保密
- 檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。
- 檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項(xiàng)工作服務(wù)的思想，主動，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案資料。
- 愛護(hù)檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動。
附件二：借閱檔案申請表
附件三：借閱登記表
附件四：檔案資料銷毀清冊
附件五：檔案移交登記表
附件一：檔案登記目錄表
檔案登記目錄表
| 目錄編號 | 檔案名稱內(nèi)容 | 種類 | 檔案編號 | 歸檔日期 | 交件人簽名 | 收件人簽名 | 備注 |
附件二：借閱檔案申請表
借閱檔案申請表
| 檔案名稱及文號 | 總頁（份）數(shù) | ||
| 借閱用途 | |||
| 借閱時間 | 歸還時間 | ||
| 借閱人 | 審核 | ||
| 批準(zhǔn) | |||
| 注：1、歸還時間原則上不超過15天，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)；秘密級檔案不得超過4小時。 2、人事檔案轉(zhuǎn)移時，歸還時間欄填檔案不歸還和檔案轉(zhuǎn)移字樣。 3、外單位借閱檔案，需持單位介紹信，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，副主任審核、主任批準(zhǔn)后借閱。 | |||
附件三：借閱登記表
借閱登記表
| 借閱日期 | 部門 | 檔案名稱及文號 | 方式 | 密級 | 頁數(shù) | 借閱人 | 歸還日期 | 收檔人 | 備注 | |
| 借閱 | 查閱 | |||||||||
檔案資料銷毀清冊
| 序號 | 檔案名稱 | 銷毀人簽章 | 監(jiān)銷人簽章 | 公司負(fù)責(zé)人意見 | 銷毀原因 | 銷毀時間 | 頁數(shù) | 備注 |
檔案移交登記表
| 序號 | 檔案名稱 | 份數(shù) | 移交方簽章 | 監(jiān)交人簽章 | 接交方簽章 | 移交時間 | 原因 | |
| 原件 | 復(fù)印件 | |||||||
