有哪些
酒店檔案管理制度是確保酒店日常運(yùn)營中各類信息有序管理和有效利用的重要規(guī)范。它涵蓋了以下幾個核心部分：
1. 檔案分類與編碼：對酒店的各類文件進(jìn)行科學(xué)分類，如財(cái)務(wù)記錄、員工檔案、客戶信息、合同文件等，并設(shè)定統(tǒng)一的編碼系統(tǒng)，便于檢索和管理。
2. 檔案收集與整理：明確各部門在文件產(chǎn)生后的收集責(zé)任，規(guī)定文件整理的時間節(jié)點(diǎn)和標(biāo)準(zhǔn)，確保文件的完整性。
3. 檔案存儲與保護(hù)：規(guī)定紙質(zhì)和電子檔案的存儲條件，包括溫度、濕度、防火、防潮等，同時設(shè)置訪問權(quán)限，保護(hù)敏感信息的安全。
4. 檔案利用與借閱：制定檔案借閱流程，明確審批權(quán)限，確保檔案在合法范圍內(nèi)被合理使用。
5. 檔案銷毀與更新：設(shè)立檔案生命周期，規(guī)定過期或無價(jià)值檔案的銷毀程序，同時規(guī)定檔案的定期更新機(jī)制。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案分類與編碼： - 根據(jù)酒店業(yè)務(wù)性質(zhì)，將檔案分為財(cái)務(wù)、人力資源、銷售、客戶服務(wù)、運(yùn)營維護(hù)五大類，每類下設(shè)子類，用字母數(shù)字組合進(jìn)行編碼。 - 新增檔案需在產(chǎn)生后一周內(nèi)完成分類和編碼，由部門負(fù)責(zé)人審核后錄入檔案管理系統(tǒng)。
2. 檔案收集與整理： - 各部門設(shè)立專職或兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門文件的收集和初步整理。 - 文件整理完成后，需在3個工作日內(nèi)提交至檔案管理部門，進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。
3. 檔案存儲與保護(hù)： - 紙質(zhì)檔案存放在防潮、防火設(shè)施完善的檔案室，電子檔案存于加密服務(wù)器，定期備份。 - 設(shè)立訪問權(quán)限，非授權(quán)人員不得私自查閱敏感檔案。
4. 檔案利用與借閱： - 借閱檔案需填寫申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門審批后方可獲取。 - 借閱期限一般為7天，特殊情況需提前申請延期，逾期未歸還將產(chǎn)生相應(yīng)罰款。
5. 檔案銷毀與更新： - 每年進(jìn)行一次檔案清理，過期或無保留價(jià)值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀建議，報(bào)管理層批準(zhǔn)后執(zhí)行。 - 定期更新檔案內(nèi)容，如員工變動、合同續(xù)簽等，確保信息時效性。
上墻內(nèi)容
1. “檔案管理制度概覽”海報(bào)，列出主要的檔案分類及管理流程。
2. “檔案借閱指南”，明確借閱流程、審批權(quán)限和借閱期限。
3. “檔案安全須知”，強(qiáng)調(diào)檔案存儲條件和保密規(guī)定。
4. “檔案管理人員職責(zé)”，公示各部門檔案管理員信息和聯(lián)系方式。
以上各項(xiàng)制度需全體員工遵守，共同維護(hù)酒店檔案的完整性和安全性。對于違反規(guī)定的，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。酒店管理層將持續(xù)優(yōu)化檔案管理制度，以適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展需求。
酒店檔案管理制度范文
第1篇 某酒店檔案管理工作流程
酒店檔案管理工作流程
辦公室負(fù)責(zé)酒店主體檔案的管理,并對各職能部門的檔案保管工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。各部門應(yīng)配備有關(guān)同志兼任部門檔案管理人員,按照國家《檔案法》等法規(guī)的規(guī)定精神,做好文件材料的收集積累、整理、預(yù)立卷和開具歸檔交接清單。酒店檔案工作的主要流程是:
項(xiàng)目工作規(guī)范
接收
凡酒店經(jīng)營管理活動中形成和使用的,業(yè)已辦理完畢并具有查考價(jià)值的文件、報(bào)告、規(guī)定、通知及有關(guān)資料、圖片、會議記錄等均應(yīng)列入酒店檔案的接收范圍。酒店檔案一年接收一次,酒店各部門應(yīng)于次年一月底前將檔案資料統(tǒng)一移交辦公室。
整理
酒店檔案按年綜合整理,一般在每年第一季度整理歸檔。酒店各部門的檔案按其形成的各種門類和體裁列為一個全宗。辦公室檔案,按其不同內(nèi)容和體裁,制成統(tǒng)一的分類檔案。按照案卷的排列順序編制卷號,案卷目錄上應(yīng)區(qū)別情況標(biāo)明不同保管期限。
保管及利用
酒店檔案應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管,并定期進(jìn)行檢查。凡使用檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù),填寫檔案借閱單。重要檔案的借閱應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱結(jié)束后,請借閱者在檔案借閱單上簽名。
鑒定和移交
檔案鑒定工作在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)下,組成鑒定小組,按規(guī)定進(jìn)行。銷毀失去保存價(jià)值的檔案由鑒定小組提出意見,登記造冊,經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),由兩人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷。檔案移交要按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。檔案員調(diào)動工作,須辦完檔案移交手續(xù)后方能離崗。
第2篇 酒店檔案管理?xiàng)l例（6）
酒店檔案管理?xiàng)l例(六)
1、為加強(qiáng)酒店檔案管理和收集、整理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,特制定本條例。
2、總經(jīng)理室主管酒店檔案工作,對酒店檔案實(shí)行統(tǒng)籌管理,組織協(xié)調(diào),統(tǒng)一高度,監(jiān)督指導(dǎo),并對檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。
3、酒店檔案各部室及個人從事酒店公務(wù)活動直接形成的,對酒店有保存價(jià)值的各種文字、圖象、聲像等不同形式的歷史記錄。
4、酒店各部室和全體員工均有保存檔案的義務(wù),各部室須指定專人保管本部室的檔案,檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守并具備專業(yè)知識。
5、各部室應(yīng)按照酒店文書檔案、管轄和保管期限表中的有關(guān)規(guī)定,收集、整理、保管歸屬本部門管理的檔案,并向有管轄權(quán)的部室轉(zhuǎn)交有關(guān)資料。有關(guān)組織和個人因工作需要須查閱各類檔案時,各部門應(yīng)提供方便并按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。
6、任何個人都不得將屬于酒店所有的檔案據(jù)為已有或者拒絕歸檔,對有下列行為之一的,根據(jù)情節(jié)輕重,將給予必要的處罰、處分,并根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量,責(zé)令賠償損失。
a、損毀,丟失或者擅自銷毀部室應(yīng)保存的檔案,
b、將公務(wù)活動中形成的應(yīng)歸檔的文件、資料據(jù)為已有,拒絕向組織和檔案工作人員轉(zhuǎn)交。
c、擅自 提供 、抄錄、公布屬于酒店檔案以及應(yīng)當(dāng)保密的檔案。
d、涂改,偽造檔案。
e、玩忽職守,造成檔案損失 。
7、在檔案的收集、整理、保護(hù)和提供利用等方面成績顯著的單位或個人,由酒店保密委員會和總經(jīng)理室給予獎勵。
8、本條例由總經(jīng)理室負(fù)責(zé)解釋 。
附:酒店文書立卷歸檔的幾點(diǎn)說明
1、會議及酒店、部門召開的專業(yè)會、研討會,單獨(dú)立卷歸檔。其內(nèi)容包括:會議的籌備、時間、地點(diǎn)、會議文件資料、參加人員、領(lǐng)導(dǎo)人員講話、簡報(bào)、總結(jié)等。
2、各部的專題報(bào)告、集體和個人的調(diào)研資料亦須歸檔。
3、各種基建施工圖紙?jiān)诠こ探Y(jié)束后應(yīng)專門立卷歸檔。
4、以酒店名義的發(fā)文,包括與有關(guān)部門的聯(lián)合發(fā)文,由主管部門或會簽部門歸檔。
5、上級單位、各地方旅游部門發(fā)給酒店的文件,由有相關(guān)的業(yè)務(wù)部門歸檔。綜合性的總結(jié)、計(jì)劃,由總經(jīng)理室歸檔。
6、關(guān)于原稿,如有修改,以領(lǐng)導(dǎo)最后批簽字稿歸檔。
7、重要的照片和底版、錄音帶、題字、題詞等,亦應(yīng)立卷歸檔。
8、立卷歸檔的資料每卷不超過150面,超過者可立分卷。
第3篇 酒店檔案管理制度（5）
酒店檔案管理制度(五)
1.各部門辦理完畢的文件,要及時移交行政辦公室,并按條款類目分別存放,三個月后,經(jīng)檢查齊全后,整理立卷歸檔。
2.每天及時將文件歸檔,以免散失和積壓;嚴(yán)格執(zhí)行檔案清理和整理制度,實(shí)行周整理、季度大整理和年度大清理。防止借閱檔案催要不及時與遺失、檔案立卷不全和無效檔案大量積壓。
3.準(zhǔn)確做好檔案索引,以便于查找。
4.歸檔前要做好文件資料的歸卷和立卷工作,使所有資料和文件可隨查隨得,避免盲目查找。
5.卷內(nèi)文件包括正文和底稿、文件和附件、請示和批復(fù),頁號一律在右下角,案卷目錄打印四份,卷內(nèi)目錄打印五份。
6.案卷的厚度一般1.5一2cm,裝訂前要拆除金屬物,做好文件材料的檢查,對破損或褪色的材料要進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制;裝訂部位過窄或有字跡的材料要加紙襯邊;紙面過大的書寫材料要按卷宗大小折疊整齊;字跡難以辨認(rèn)的材料要附上抄件;卷宗標(biāo)題要標(biāo)明作者、問題或名稱,文字要簡練、確切,字跡要端正。
7.根據(jù)卷內(nèi)文件之聯(lián)系,進(jìn)行系統(tǒng)排列、編張?zhí)?、抄寫案卷題目和案卷封面、確定保管期限、裝訂案卷、排列案卷和編制案卷目錄等。檔案目錄包括封面、全卷說明、案卷目錄和卷內(nèi)目錄。
8.案卷按年代、部門排列,永久與長期、短期案卷分開保管。
9.行政辦公室的門窗要堅(jiān)固,做好防盜、防水、防潮、防塵、防鼠、防強(qiáng)光和防高溫。
10.每季度對檔案材料的數(shù)量和保管情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時補(bǔ)救,確保檔案的安全。
11.對于失效的檔案要進(jìn)行銷毀,銷毀檔案前,要認(rèn)真鑒定,并且登記造冊,并經(jīng)行政辦公室主任審批后方可銷毀。
12.秘密級或以上密級檔案銷毀時,必須派專人監(jiān)銷,防止失密,嚴(yán)禁將檔案作為廢品直接處理。
