公司財務檔案管理制度

有哪些

公司財務檔案管理制度主要包括以下幾個核心部分：

1. 檔案分類與編碼：根據財務檔案的性質和內容，制定詳細的分類標準和編碼規(guī)則，以便于管理和檢索。

2. 收集與整理：規(guī)定財務檔案的收集時間、方式和整理流程，確保原始憑證和會計記錄的完整性和準確性。

3. 存儲與保管：明確財務檔案的存儲介質、保管期限和存放條件，保證檔案的安全性和長期可讀性。

4. 利用與借閱：設定檔案的查閱權限、借用流程和歸還規(guī)定，確保檔案的有效利用而不損害其完整性。

5. 銷毀與遷移：規(guī)定過期檔案的銷毀程序和電子化檔案的遷移策略，以優(yōu)化存儲資源。

實施細則

1. 檔案分類與編碼： - 所有財務檔案應根據會計科目、年度和業(yè)務類型進行分類，每類檔案賦予唯一的編碼。 - 編碼結構應包含檔案類別、年份和流水號，如“c01-2021-001”表示2021年的成本類第一份檔案。

2. 收集與整理： - 財務部門應在每月末或年末完成當期財務資料的收集和整理，包括發(fā)票、合同、銀行對賬單等。 - 所有原始憑證應按日期順序排列，并與相應的會計憑證一起裝訂成冊。

3. 存儲與保管： - 紙質檔案應存放在防潮、防火、防盜的檔案柜中，電子檔案應備份至安全的云存儲平臺。 - 根據相關法規(guī)，財務檔案的保管期限一般為五年至三十年，具體年限需根據當地法律法規(guī)執(zhí)行。

4. 利用與借閱： - 員工需填寫借閱申請表，經財務負責人審批后方可查閱檔案。 - 借閱期間，檔案應妥善保管，不得涂改、損壞，借閱后及時歸還。

5. 銷毀與遷移： - 過期檔案銷毀前，需編制銷毀清單，經財務部門負責人和審計部門審核后，按照國家規(guī)定程序進行銷毀。 - 電子檔案應定期遷移至更新的存儲系統(tǒng)，確保數據的兼容性和可訪問性。

上墻內容

1. 財務檔案管理原則：完整、準確、安全、有效。

2. 檔案分類示例：c01（成本）、a01（資產）、l01（負債）等。

3. 借閱流程圖：申請→審批→借閱→歸還。

4. 財務檔案保管期限提示：根據業(yè)務類型和法規(guī)要求確定。

5. 應急處理流程：檔案遺失、損壞時的報告和補救步驟。

以上制度旨在規(guī)范公司財務檔案管理工作，提高工作效率，保障財務信息安全，望全體員工嚴格執(zhí)行。

公司財務檔案管理制度范文

第1篇 大學物業(yè)公司財務檔案管理辦法

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第一章 總則

第一條 為了加強財務檔案的科學管理,建立財務檔案的立卷、歸檔保管、調閱和銷毀等管理制度,保證財務檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴防毀損、散失和泄密,使其規(guī)范化、系統(tǒng)化,特制定本制度。

第二條 財務部門是財務檔案的具體負責部門,財務檔案管理工作分為六大類,包括會計檔案管理、年度報告及審計資料管理、資金檔案管理、預算檔案管理、日常往來文件、決議檔案管理、合同檔案管理。其中每部分需依據具體情況進行詳細分類。

第二章 會計檔案管理

第三條 會計檔案管理包括會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算的專業(yè)資料,是記錄和反映公司經濟業(yè)務的重要史料。具體包括:

1.會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其它會計憑證。

2.會計賬簿類:總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。

3.財務報告類:月度、季度、年度財務報告,包括會計報表及附表、附注和文字說明,其它財務報告。

4.其它類:會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、銀行余額調節(jié)表、其它應保存的會計核算專業(yè)資料。

第四條 每月形成的會計檔案,應由專人按照歸檔要求,負責整理立卷、裝訂成冊、編制會計檔案保管清冊,檔案依據分類,分別保存,憑證按月整理保存,次年初將本年賬簿存檔。

第五條 應指定專人負責會計檔案的保管工作,檔案柜由專人負責分類整理,檔案柜鑰匙由專人負責保管。

第六條 保存的會計檔案不得外借。如有特殊需要,按公司借閱審批流程,經批準后,可以提供查閱或者復制,并辦理登記手續(xù)。查閱或者復制會計檔案的人員,不得在會計憑證上涂畫,不得拆封、抽換會計檔案。

第七條 財務部門負責設置會計檔案查閱登記清冊,及時登記查閱人或者復制人的姓名、部門、日期、查閱內容、歸還日期等。

第八條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類。

第九條 會計檔案的保管期限,從年度終了后的第一天算起。

第十條 對會計檔案保管期限有特殊要求的,可以報主管校長批準。

第十一條 保管期滿的會計檔案,可以按照以下程序銷毀:

1.編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀的會計檔案名稱、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

2.公司總經理、主管財務副總在會計檔案銷毀冊上簽署意見。

3.財務部負責銷毀會計檔案,主管財務副總與辦公室人員共同監(jiān)銷。

4.監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應在會計檔案銷毀清冊上簽字蓋章 ,并將監(jiān)銷情況報告公司總經理。

第十二條 保管期滿但未結清債權債務的原始憑證,不得銷毀。應獨立抽出立卷,保管到結清債權債務為止。

第十三條 計算機電子財務文檔,原則上應當打印出書面會計檔案進行保存,同時刻錄成移動硬盤進行備份保管。

第十四條 公司分立或撤銷,會計檔案由分立后的一方或撤銷后的接收方統(tǒng)一保管。對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證,應當單獨抽出,移交業(yè)務相關方保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

第十五條 公司合并,原單位形成的會計檔案應當由合并后的單位統(tǒng)一保管。

第十六條 公司之間交接會計檔案的,交接雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)。

第十七條 交接會計檔案時,交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接,并由交接雙方的財務負責人負責監(jiān)交。交接完畢后,交接雙方經辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章 。

第三章 年度會計報告及審計資料管理

第十八條 年度資料包括年度報表、審計報告、驗資報告等,這些報表及資料應依據時間、類別分別由專人保管。

第十九條 年終報告、審計、驗資報告應長期保存,分別裝訂,注明名稱、日期等。

第二十條 年度報告及審計資料原則上不予外借。如公司內部單位或學校等需要查閱或復制,需經公司借閱審批流程批準,資料保管人需記錄發(fā)放或借出時間、姓名、部門、數量等,并由接收人簽字或蓋章 。

第四章 資金類檔案管理

第二十一條 資金類檔案包括資金日報、資金周報、資金計劃,資金計劃執(zhí)行情況分析報告、資金臺賬、融資臺賬、員工薪酬信息等方面。

第二十二條 資金類檔案按月度、季度、年度進行分類保管。

第二十三條 融資臺賬信息記錄須完整,因融資業(yè)務而簽定的合同及協(xié)議必須將原件整理歸檔。

第二十四條 資金類檔案的管理應執(zhí)行公司保密制度。

第五章 預算檔案管理

第二十五條 預算檔案包含月度、季度、年度預算與年度預算方案,預算調整方案,預算執(zhí)行情況等,涉及收入、成本、費用及資本性支出等方面。

第二十六條 預算檔案按年度分類保管。年度預算應永久保存。

第六章 日常往來財務文件、決議檔案管理

第二十七條 日常往來財務文件分為內部往來財務文件及外部財務文件兩大類。其中內部往來財務文件包括各部門之間以及部門內部發(fā)放的文件,包括“內部請示報告”、“內部通知”等;外部文件包括公司同外單位之間的所有國內外往來文件。

第二十八條 日常往來財務文件應依據內容進行分類保存,如內部規(guī)章 制度,審計往來文件等等;外部往來財務文件應依據往來單位進行分類存檔。

第二十九條 公司內部往來財務文件或外部財務文件亦需依據時間順序存檔,以年度為限,以前年度檔案需另行存放。

第七章 合同檔案管理

第三十條 依據公司合同管理規(guī)定建立合同臺賬,進行合同檔案管理。

第三十一條 按合同性質進行分類保存,編制合同清單,每季度清理一次,如有遺失、毀損,要查明原因,及時處理。

第三十二條 合同原件無特殊情況不得外借?？稍谪攧詹块T查閱合同文檔,確因工作需要借出查閱,須按公司借閱審批流程,經批準后,可以提供查閱或者復制,并辦理登記手續(xù),以復印件借出。

第三十三條 合同文檔須指派專人負責。

第八章 附則

第三十四條 本辦法由公司財務部負責解釋、修訂。