公司合同檔案管理制度

有哪些

公司合同檔案管理制度

一、合同分類管理 1. 按照合同性質(zhì)，分為采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、合作合同等類別。

2. 按照合同金額，設(shè)置重大合同和普通合同兩類，重大合同需特別關(guān)注和跟蹤。

二、合同審批流程 1. 合同起草階段，由相關(guān)部門負責(zé)人審核合同條款。

2. 法務(wù)部門進行合法性審查，確保合同符合法律法規(guī)要求。

3. 財務(wù)部門審核合同的財務(wù)條款，確保符合預(yù)算和財務(wù)政策。

4. 最終由總經(jīng)理或授權(quán)代表審批，簽署生效。

三、合同存檔 1. 所有合同原件由檔案管理部門統(tǒng)一保管，復(fù)印件分發(fā)給相關(guān)部門。

2. 數(shù)字化合同檔案，實現(xiàn)電子化管理，便于檢索和查閱。

四、合同變更與終止 1. 合同變更需經(jīng)過原審批流程，確保所有相關(guān)方知曉并同意變更內(nèi)容。

2. 合同提前終止或到期，需書面通知對方，并辦理相關(guān)手續(xù)。

五、合同履行監(jiān)控 1. 建立合同執(zhí)行情況定期報告制度，監(jiān)控合同履行進度。

2. 對于重大合同，設(shè)立專門項目組跟進，確保合同目標(biāo)達成。

六、保密與安全 1. 保護合同信息的機密性，限制無關(guān)人員接觸。

2. 定期備份合同檔案，防止數(shù)據(jù)丟失。

實施細則

1. 合同檔案編碼：采用年份 部門代碼 合同類型 序號的方式，確保唯一性。

2. 存檔期限：一般合同檔案保存至少五年，重大合同保存十年以上。

3. 檔案借閱：員工需填寫借閱申請，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后方可借閱，歸還時需檢查文件完整性。

4. 檔案銷毀：超過保存期限的合同，由檔案管理部門提出銷毀清單，經(jīng)審批后按規(guī)定程序銷毀。

上墻內(nèi)容

1. "合同檔案，公司之魂，妥善保管，人人有責(zé)。"

2. "審批流程清晰，確保合同合法有效。"

3. "變更與終止，書面為證，保障權(quán)益。"

4. "保密工作，重如泰山，不得泄露。"

以上制度旨在規(guī)范公司合同管理工作，提高效率，防范風(fēng)險，確保合同執(zhí)行的順利進行。各部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，共同維護公司的合法權(quán)益。

公司合同檔案管理制度范文

第1篇 工程分公司合同檔案管理員崗位責(zé)任

建筑分公司合同檔案管理員崗位責(zé)任

一、遵守國家《建筑法》、《合同法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)。認真學(xué)習(xí)貫徹公司質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系文件,協(xié)助本部門領(lǐng)導(dǎo)搞好貫標(biāo)工作。

二、建立健全建設(shè)工程合同臺帳,運用微機實現(xiàn)建設(shè)工程合同動態(tài)管理。分析匯總各時期合同簽訂及經(jīng)濟指標(biāo)完成情況,為領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門提供及時、準(zhǔn)確、真實的數(shù)據(jù)信息。

三、按照建設(shè)工程投標(biāo)評審程序做好建設(shè)工程《合同評審記錄》及《合同會簽》,及時發(fā)送建設(shè)工程合同文本到相關(guān)部門,并做好發(fā)送登記。完成每年度合同文本的裝訂、立卷、歸檔,做到建設(shè)工程合同臺帳與文本檔案相統(tǒng)一,完備、整潔、規(guī)范。

四、建立分包合同及各類經(jīng)濟合同臺帳,整理備案分包合同及各類經(jīng)濟合同文本。

五、嚴(yán)格保守企業(yè)經(jīng)濟機密。

六、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。