社團檔案管理制度

有哪些

社團檔案管理制度主要包括以下幾個核心部分：檔案分類與編碼、檔案收集與整理、檔案保管與利用、檔案安全與保密、檔案數(shù)字化以及檔案的鑒定與銷毀。

實施細則

1. 檔案分類與編碼：社團活動產(chǎn)生的各種文件材料應(yīng)按照活動性質(zhì)、時間、重要程度進行科學(xué)分類。每類檔案應(yīng)設(shè)立統(tǒng)一的編碼體系，便于檢索和管理。編碼應(yīng)包括類別代碼、年度代碼、順序代碼，如“sjt2021-001”表示2021年社團活動的第一份文件。

2. 檔案收集與整理：社團成員需定期將活動記錄、會議紀(jì)要、財務(wù)報告等重要文件提交給檔案管理員。檔案管理員負責(zé)檢查文件的完整性和準(zhǔn)確性，按照分類編碼規(guī)則進行整理，并及時錄入電子目錄。

3. 檔案保管與利用：檔案應(yīng)妥善存放在防火、防潮、防蟲的環(huán)境中，確保其物理安全。社團成員需填寫借閱申請，經(jīng)負責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱檔案，查閱完畢應(yīng)及時歸還。

4. 檔案安全與保密：對于涉及社團機密或個人隱私的檔案，應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，防止非法獲取。檔案管理員需定期備份電子檔案，以防數(shù)據(jù)丟失。

5. 檔案數(shù)字化：鼓勵將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子形式，便于快速檢索和長期保存。數(shù)字化過程中，應(yīng)保證圖像清晰，文件格式統(tǒng)一。

6. 檔案的鑒定與銷毀：每年進行一次檔案鑒定，過期、無保存價值的檔案應(yīng)按照規(guī)定程序銷毀。銷毀前需填寫銷毀清單，由負責(zé)人簽字確認。

上墻內(nèi)容

1. “社團檔案管理，關(guān)乎我們的歷史和未來，每一位成員都有責(zé)任參與其中?！?

2. “檔案分類清晰，編碼有序，是高效管理的基礎(chǔ)。”

3. “保密是檔案管理的生命線，保護社團機密，人人有責(zé)?！?

4. “檔案是我們的寶貴財富，借閱需謹慎，歸還要及時?！?

5. “檔案數(shù)字化，讓過去觸手可及，讓未來更加便捷?！?

6. “定期鑒定，合理銷毀，保持檔案庫的活力?！?/p>

以上就是社團檔案管理制度的基本內(nèi)容和實施要點，旨在規(guī)范社團文件管理，保障信息的安全與有效利用，促進社團工作的順利進行。

社團檔案管理制度范文

第1篇 學(xué)生社團檔案管理制度(范本)

第一條 社團聯(lián)合會檔案是社團聯(lián)合會歷史延革、工作開展情況的真實記錄,是社團聯(lián)合會決策、開展工作的重要參考。

第二條 社團聯(lián)合會檔案由相應(yīng)部門管理,實施檔案登記管理制度,定期進行整理、歸檔和編目。

第三條 對于上級文件、外校來函及相關(guān)圖文資料等有保存價值的材料均作為檔案保存。

第四條 社團聯(lián)各部的部門工作計劃、工作總結(jié)、活動情況及時以書面形式上交辦公室,并由辦公室(社團資料檔案由秘書處管理,下同)整理后存檔。辦公室作好每一次會議記錄,整理后存檔作為社團聯(lián)合會會議記錄。

第五條 加強與各社團及其管理機構(gòu)的聯(lián)系,并對他們的工作計劃、活動開展情況、任務(wù)執(zhí)行情況等建立專門檔案。

第六條 加強對各社團的檔案管理,各社團的工作計劃、工作總結(jié)、活動開展情況,以書面或表格形式及時上交各分管常任理事,并由各類別社團工作委員會整理后交秘書處檔案人員存檔。

第七條 社團聯(lián)合會各部人事、各社團人事及社團負責(zé)人推薦表,社團負責(zé)人任命表,社團負責(zé)人檔案表,社團干部考查表,社團干部考查考核表,社團干事考核表,社團理事會登記表,社團會員登記表等一并整理,單獨存檔作為社團聯(lián)合會系統(tǒng)人事檔案檔。

第八條 社團聯(lián)合會各部、各社團每月必須及時上交每月帳目開支表,由經(jīng)費審查部核實并存檔作為社團聯(lián)合會系統(tǒng)財務(wù)檔案。

第九條 各部門須認真整理并妥善保管檔案,借用相關(guān)檔案的須經(jīng)得相應(yīng)部門同意,辦理手續(xù)后方可借用。

第十條 其它各部、社團及個人必須妥善保管并及時歸還所借檔案資料,檔案借閱期不得超過一周。

第十一條 主席團有權(quán)對檔案管理工作不定期進行檢查。

第十二條 本制度解釋權(quán)歸___學(xué)生社團聯(lián)合會,自通過之日起生效。